Dissocier la saisie des IBAN et la génération des virements
Il arrive que lors d'un audit extérieur, les pratiques internes des clients en matière de saisie et de traitement soient pointées. Par exemple, la personne qui génère le virement fournisseur ne soit pas être celle qui saisit l'iBAN du fournisseur. De même, la personne qui génère le virement des salaires ne doit pas saisir les IBAN des salariés. Les 2 premières pages expliquent comment paramétrer le configurateur. Elles sont donc à destination des administrateurs. Les 2 dernières comment saisir les IBAN en comptabilité et GRH. Elles sont donc à destination des personnes qui effectuent la saisie.
- Retirer la saisie des IBAN des gestionnaires de la comptabilité et de la paye
- Codifier la saisie des IBAN en comptabilité et en GRH
- Saisir un IBAN fournisseur en comptabilité
- Saisir un IBAN de salarié en GRH
Retirer la saisie des IBAN des gestionnaires de la comptabilité et de la paye
Prérequis
Etre administrateur EIG et avoir accès au configurateur EIG 
.
Comment procéder ?
Ouvrir le configurateur EIG et aller dans l'onglet "Profils",
Comptabilité
Dans le profil "Applications" des gestionnnaires de comptabilité, dans la partie "Gestion des plans comptables", décocher "Autoriser la gestion des RIB auxiliaires :
GRH
Dans le profil "Applications" des gestionnaires de paye, dans la partie "Modification d'une personne", décocher "Financier" :
Dans la partie "Visualisation d'une personne", il est également possible de décocher la même option. Mais, le gestionnaire de paie ne peut pas s'assurer que l'IBAN est correct :
Résultat
Compabilité
La personne peut toujours consulter le compte fournisseur mias les boutons d'actions sont grisés :
GRH si la personne a toujours la visualisation de l'IBAN
Le fait de laisser la case "Financier" de la "Visualisation de la personne" cochée permet au gestionnaire de paie de constater que l'IBAN est correctement saisi :
GRH si la personne n'a plus la visualisation de l'IBAN
L'option n'est pas proposée. En cas d'erreur, c'est lors de la génération du virement que le gestionnaire constate que l'IBAN est correctement saisi ou pas :
Codifier la saisie des IBAN en comptabilité et en GRH
Prérequis
Etre administrateur EIG et avoir accès au configurateur EIG .
Comment procéder ?
Ouvrir le configurateur EIG et aller dans l'onglet "Profils",
Comptabilité
Dans le profil "Applications" des gestionnnaires de comptabilité, dans la partie "Gestion des plans comptables", cocher "Gestion des comptes auxiliaires" et "Autoriser la gestion des RIB auxiliaires :
En effet, ne cocher que la seconde option, ne donne pas l'accès en saisie, juste à la visualisation.
GRH
Dans le profil "Applications" des gestionnaires de paye, dans la partie "Modification d'une personne", cocher "Financier" :
Dans la partie "Visualisation d'une personne", il est également possible de cocher la même option pour permettre à l'utilisateur de vérifier sa saisie :
Résultat
Compabilité
La personne n'a accès qu'à la gestion du plan comptable, les autres icônes sont grisés :
De plus, les accès y sont limités, seule la modification d'un compte existant est autorisée, les options de création et suppression sont grisées :
La saisie de l'IBAN fait l'objet d'une autre page wiki :
GRH
Seule la gestion des personnes est autorisée, les autres options sont grisées :
De plus, seule la modification est autorisée, les autres options sont grisées. De plus, la personne ne peut pas accéder à la fiche contrat :
Et à l'intéreur de la fiche, seule l'option "Financier" est accessible :
La saisie de l'IBAN fait l'objet d'une autre page wiki :
Saisir un IBAN fournisseur en comptabilité
- Choisir "Plan comptable" représentée par l"icône
(les autres options sont grisées) - Astuce : dans le menu, en faisant un clic-droit sur l'icône, il est possible de l'ajouter à ses favoris. Cela créé une barre de boutons permettant un accès plus rapide et évite ainsi de chercher dans les menus. Chaque utilisateur peut ainsi se créer sa barre de "raccourcis" :
-
- Cliquer sur l'onglet "Auxiliaires"
- Sélectionner le compte (il est surligné en bleu)
- Effectuer un double-clic sur le compte ou cliquer sur le bouton "Modifier" représenté par l'icône
pour accéder à son contenu - Cliquer sur l'onglet "Adresse"
- Cliquer sur le sous-onglet "Banque"
- Cliquer sur le bouton "Nouveau RIB" pour ajouter un IBAN/RIB (
) ou sur sur le bouton "Modifier RIB" pour modifier celui existant () - Saisir les données de l'iBAN directement y compris le code BIC ou renseigner les données du RIB et cliquer sur "Initialiser l'IBAN"
- Valider la saisie de l'IBAN par "OK" (le V vert).
- Valider la modification du compte par "OK" (le V vert).
Saisir un IBAN de salarié en GRH
- Aller dans le menu "Fichiers" de base et lancer l'option "Personnes" (la seule active)
-
Astuce 1 : dans le menu, en faisant un clic-droit sur l'icône, il est possible de l'ajouter à ses favoris. Cela créé une barre de boutons permettant un accès plus rapide et évite ainsi de chercher dans les menus. Chaque utilisateur peut ainsi se créer sa barre de "raccourcis" :
-
- Astuce 2 ; il est également possible de cliquer sur l'un des des trois boutons "Personnes", "Contrats" ou "Contrats actifs" qui sont également des raccourcis et lancent la liste des personnes
- Sélectionner la personne concernée (elle est surlignée en bleu) et cliquer sur le bouton "Modifier la personne" (
) ou sur la touche "F4" pour accéder au contenu autorisé 
- Cliquer sur le bouton "Financier"
- Cliquer sur le bouton "Plus"
pour ajouter un IBAN - Saisir les informations requises selon la configuration en place :
- Saisie du RIB avec initialisation de l'iBAN en cochant la case "Saisir l'IBAN"
- Saisie directe de l'IBAN et du BIC
- Saisie du RIB avec initialisation de l'iBAN en cochant la case "Saisir l'IBAN"
- Valider la fiche personne par le V vert
