Absences
- Gestion des absences
- Gestion des mandats
- Maintien de salaire
- Provisions IJSS
- Gestion des prestations IJSS
- Import des IJSS
- Attestation de prévoyance Chorum
- Gestion des arrêts de travail DSN
- Consultation : Gestion des IJSS
Gestion des absences
Visualisation d'une absence
La gestion des absences a été « relookée » pour plus de lisibilité et de confort d’utilisation.
L'utilisation de cette gestion reste inchangée.
Afin d'offrir une plus grande lisibilité, la surface de consultation type planning a été agrandie, la colorisation a été revue ainsi que l'identification des absences présentes.
Chaque absence dispose d'un marqueur vertical à droite permettant d'identifier la date de début.
Le libellé de la rubrique d'absence est indiqué. Si ce dernier est trop grand, une infobulle est affichée lors du survol de la souris.
Le code couleur de l'absence indique toujours sont impact sur le calcul de la paie du salarié (valorisée, déduite ou maintenue).
Il est maintenant possible de consulter l'ensemble des absences du salarié et non plus celles associées au contrat sélectionné.
La modification d'une absence existante se fait soit en double cliquant dessus soit en la sélectionnant et en cliquant sur le bouton "Modifier" situé en bas de l'écran (raccourci clavier F4).
L'ajout d'une absence se fait en utilisant le bouton "Ajouter" (raccourci clavier F3). Il est possible de prédéfinir les bornes de l'absence en sélectionnant à l'aide de la souris la plage sur la vue planning puis en appuyant sur la touche F3.
La suppression, quand elle est autorisée, est accessible via le bouton "Supprimer" (raccourci clavier F5).
Les accès aux régularisations, à l'historique de l'absence et au détail du maintien de salaire restent inchangés et sont disponibles dans la barre d'actions située en bas de l'écran.
Saisie des absences
La saisie a, elle aussi, été modifiée afin d'offrir une interface plus proche des évolutions de Windows et de maximiser la répartition de l'information sur la surface d'affichage disponible.
L'écran est découpé en plusieurs parties qui sont affichées en fonction du paramétrage de la rubrique d'absence sélectionnée.
La première concerne l'identification de l'absence.
Elle permet la sélection de la rubrique d'absence, la saisie des bornes de dates et la saisie personnalisée des durées.
La sélection de la rubrique d'absence a été modifiée.
Lors d'une saisie au clavier dans la zone "Rubrique" une liste auto filtrée est affichée à l'écran. La recherche est effectuée aussi bien sur le type (absence / congés), l'alias ou la désignation de la rubrique d'absence.
Il suffit ensuite d'utiliser la navigation au clavier et d'appuyer sur la touche "Entrée" pour valider la sélection (vous pouvez utiliser la souris et double cliquer sur la rubrique désirée).
L'absence courante est automatiquement inscrite dans la vue planning ce qui permet d'éviter des erreurs potentielles de saisie (aide visuelle).
Cette vue est mise à jour dès lors que vous modifiez la rubrique d'absence associée ou ses bornes.
Elle vous permet aussi une navigation par période afin de consulter les éléments déjà présents.
Lors de la saisie d'une absence de type congés, le détail des acquisitions de congés du salarié va s'intercaler entre la partie définition et la vue planning.
Cette présentation a été elle aussi modifiée mais la sélection de l'application de la prise par période d'acquisition est restée inchangée.
Les parties situées après vont concerner le paramétrage de l'absence et sont fonction des autorisations :
- Saisie d'un commentaire.
- Répartition de l'absence.
- Affectation par contrat.
- Mode de valorisation.
- Mode d'affichage sur le bulletin.
Une dernière information est disponible en bas de l'écran de saisie. Elle concerne le détail de la répartition de l'absence par période de paye.
Elle est par défaut réduite. Vous pouvez la développer en double cliquant sur son entête.
Cet affichage est automatiquement activé lors d'une saisie personnalisée de la durée sur une absence multi-périodes.
Consultation globale des absences
Un nouveau module de consultation des absences est disponible dans l'application à partir du menu principal :
Ce dernier va vous permettre de lancer une consultation de date à date pour l'ensemble des absences sur l'ensemble des salariés autorisés.
L'utilisation est simple. Il suffit de renseigner les dates de début et fin de votre recherche puis de cliquer sur le bouton "Rafraichir" ou d'utiliser le raccourci clavier F5.
Par défaut, au chargement, les bornes de recherche sont initialisées pour rechercher les absences de la période courante et de la période précédente.
Les absences sont présentées par période de paie. De fait si une absence est multi période elle sera éclatée sous plusieurs lignes afin d'indiquer un détail des montants de valorisation détaillé.
Les informations disponibles pour chaque absence sont les suivantes :
Une fois les données chargées, vous avez la possibilité d'effectuer des filtres, des regroupements et des recherches sur l'ensemble des informations présentes à l'écran.
Voici un exemple de regroupement par établissement, intégrant une recherche sur la période de Mai 2017 (recherche sur "/05/2017") et une sélection sur le libellé des absences.
Pour effectuer un regroupement vous devez glisser déplacer vers le haut l'entête de colonne à l'aide de la souris (double cliquer ensuite sur le regroupement pour le retirer).
Pour réaliser un filtrage vous devez effectuer un clic droit sur une cellule de la colonne concernée afin d'afficher les options de filtrage (un clic droit sur l'entête de colonne vous permet de le retirer).
Pour effectuer une recherche, il vous suffit de taper au clavier la valeur recherchée (touche Suppr ou Echap pour annuler).
La vue regroupée : 
La barre de bouton vous permet aussi d'afficher une vue regroupée des absences. Cette vue est en fait une représentation des absences en tant qu'arrêt de travail. Par exemple, si deux absences pour maladie sont présentes et que la seconde débute le lendemain de la fin de la première, une seule ligne sera présentée. Cette ligne sera le cumul des informations attenantes.
Ces trois absences pour le salarié FERNANDEZ,
donneront le résultat suivant en vue regroupée :
L'export des données :
Toutes les données affichées sont exportables aux formats suivants :
- Fichier type CSV (plat avec séparateur ";").
- Fichier type XLSX (Excel 2003 et supérieur).
- Fichier type ODS (Open office calc).
L'export est basé sur le principe du WYSIWYG (What You See Is What You Get).
De fait, si un filtrage est actif, l'export ne contiendra que les données présentes à l'écran.
Gestion des mandats
Accès : Dans le menu « Autres paramètres »
But
Permet de gérer des mandats en y associant une rubrique absence. Lors de la saisie d’une absence les contrôles d’acquisitions seront effectués.
Autorisations
Dans le configurateur EIG ajout des droits
« Autres paramètres » :
- Gestion des mandats – Création : permet de créer/supprimer les mandats dans la gestion
- Gestion des mandats – Visualisation : Visualisations des mandats dans la gestion
- Gestion des mandats – Modification : Permet de modifier les mandats dans la gestion
« Personne – Visualisation » :
- Mandat : Permet de visualiser l’onglet mandat de la fiche personne
« Personne – modification »
- Mandat : permet de créer/modifier/supprimer les affectations de mandat pour une personne
Mise en place
Création d’un mandat par le bouton « + », ajout de l’alias et de la désignation
Puis sélection de la « rubrique associée » (ne sont affichées que les rubriques d’absence en heures)
La case « Acquisition mensuelle » permet de spécifier si l’acquisition est remise à 0 tous les mois (« oui ») ou si les heures non prises sont reportées sur le mois suivant (« Non »)
Le paramétrage de l’acquisition mensuelle se fait en fonction du nombre de salariés de l’établissement :
L’effectif des établissements est saisissable dans la « gestion des constantes » (menu « Paramètres généraux ») sous la constante « EFFMANDAT »
Suppression
La suppression d’un mandat n’est possible que s’il n’a été affecté à aucune personne
Affectation d’un mandat
L’affectation se fait dans la fiche personne dans l’onglet « Mandats » :
|
|
 |
« Ajouter » pour sélectionner le mandat à créer et définir la période durant laquelle il sera actif (deux instances d’un même mandat ne peuvent pas se chevaucher).
La modification permet de saisir manuellement l’effectif défini (sinon c’est celui de la constante « EFFMANDAT ») et un ajustement en heures, positif ou négatif (qui sera acquis pour toute la durée du mandat et non pas par mois)
Suppression d’une affectation
La suppression d’une affectation n’est possible que si aucune prise d’absence liée à ce mandat n’a été effectuée
La saisie dans la paye
Lors de la saisie d’une absence liée à un mandat, un bandeau « Mandat » apparait, il contient le récapitulatif du mandat actif : le droit pour le mois en cours, le total des prises (incluant la prise en cours), le solde restant (déduction faite de la prise en cours)
Si aucun mandat n’a été affecté à la date de prise de l’absence, le bandeau « Mandat » ne contiendra aucune ligne et la validation ne pourra être faite :
Le calcul de la paye va ainsi produire le bulletin annexe lié à cette saisie
Consultation
La consultation des absences liées aux mandats est accessible via la fiche personne
Ou dans la gestion des mandats :
Maintien de salaire
Maintien de salaire en CCNT66
Intégration de l’application stricte des calculs au départ du maintien à la date anniversaire du type d’ancienneté sélectionnée en référence à article 26 de la CCN 66.
Maintien de salaire applicable au titre de l’article 26 de la CCN du 15 mars 1966.
Le bénéfice du maintien de salaire tel que prévu par l’article 26 de la CCN du 15 mars 1966 est ouvert aux salariés disposant d’un an de présence dans l’association.
A ce sujet, la commission nationale paritaire d’interprétation et de conciliation a précisé que « les salariés comptant un an de présence administrative à l’effectif de l’entreprise bénéficient des dispositions des articles 26 et 47. … » (Procès-verbal du 24 octobre 1984).
C’est-à-dire qu’un an après le jour d’embauche (même si une partie de l’année n’a pas été travaillée du fait de la suspension du contrat de travail du salarié, pour maladie notamment …) le salarié bénéficie du maintien de la rémunération, y compris s’il est déjà en arrêt à la date anniversaire de l’ancienneté.
L’indemnisation à la charge de l’employeur débute à cette date.
Aussi, les dispositions de l’article 26 de la CCN du 15 mars 1966 ne sont pleinement applicables qu’à partir d’un an de présence administrative dans l’association.
Les arrêts de travail antérieurs à la date d’application du maintien (1 an d’ancienneté) n’ont pas à être pris en compte puisque le salarié ne bénéficiait d’aucun maintien de salaire pour ces arrêts.
Impact
L’application de ce cadre se traduit par :
- Les absences antérieures à la date de début de l’application du maintien ne seront pas prises en compte dans le calcul du cumul des durées antérieures.
- L’application du maintien est effective à compté du jour de l’application du maintien.
- L’ancienneté prise en compte est implicitement l’ancienneté réelle au départ de l’arrêt.
Ces corrections sont effectives à compter de la mise à jour de Décembre 2020 et activées en fonction du paramétrage du module de maintien de salaire.
Paramétrage
Pour activer l’option vous devez cocher la case « Application stricte au départ du maintien » présente dans le module de paramétrage des règles de maintien.
Mise en place & étude de cas
La codification suivante est basée sur un paramétrage standard (non cadre) du maintien de salaire concernant une absence maladie.
Les conditions d’applications sont les suivantes :
La définition des règles d’application du maintien est modifiée pour prendre en compte l’option « Application stricte au départ du maintien ».
Considérons le contexte suivant :
La période de paye courante est Novembre 2020.
Le salarié absent pour maladie dispose d’une ancienneté conventionnelle de 11 mois au premier jour de la période avec un changement le 8 Novembre 2020 soit une ancienneté de 1 an au titre de la période courante.
Cette situation implique que :
- Du premier au huit novembre 2020, le salarié n’a pas l’ancienneté requise pour bénéficier du maintien de salaire.
- A partir du neuf novembre 2020, il peut bénéficier d’un maintien de salaire à 100% pendant 90 jours puis à 50% pendant les 90 jours suivants.
Le moteur de calcul de paye va traiter la saisie des absences maladie comme suit :
1er – Absence du 01/11/2020 au 02/11/2020 – durée 2 jours.
Le nombre de jours totalement non rémunérés est de 2 jours dans la mesure ou cette absence ne sera pas maintenue car elle est antérieure à la date de changement de l’ancienneté nécessaire pour bénéficier du maintien.
Cette absence sera seulement déduite au regard du traitement de la paye.
Le maintien ne sera pas activé et ne génèrera aucun suivi.
2nd – Absence du 03/11/2020 au 11/11/2020 – durée 9 jours
Le nombre de jours non rémunérés est de 5 jours.
L’absence sera maintenue à partir du 8 Novembre 2020 soit 9 jours déduits et 4 jours maintenus.
On peut noter, sur le détail du maintien appliqué à l’absence, que le cumul des durées antérieures et de zéro puisque les absences précédentes ne sont prises en compte qu’à partir du 8 Novembre 2020.
3ème – Absence du 12/11/2020 au 20/11/2020 – durée 9 jours
Le nombre de jours d’absence non rémunérés est de zéro.
L’absence est maintenue en totalité car elle est postérieure au 8 novembre 2020 et ne dépasse pas les règles d’application du maintien (90 jours à 100% et 90 jours à 50%).
Le détail du maintien indique 4 jours de durées antérieures ce qui correspond à la partie de l’absence précédente (du 03/11/2020 au 11/11/2020) en utilisant la date du changement d’ancienneté donc la durée du 08/11/2020 au 11/11/2020 qui est de 4 jours.
Le résultat des calculs de l’application du maintien met en évidence les trois cas étudiés.
Cas particuliers
Ces calculs sont tributaires du mode de calcul des durées des absences concernées.
Si ces dernières sont issues d’une saisie personnalisée ne correspondant pas à une durée calculée en jours civils, ouvrables et ouvrés ou déclarée en heures, la ventilation interne entre la partie à déduire et la partie à maintenir lorsque l’absence est à cheval sur la date de déclenchement du maintien obligera le moteur de calcul à effectuer un prorata.
Le prorata est effectué en utilisant la durée en jours civil de la partie de l’absence à traiter comme référence ce qui peut générer des écarts d’arrondis.
Par exemple, l’absence du 03/11/2020 au 11/11/2020 saisie pour une durée de 63 heures sera traitées comme suit :
- Durée civile = 9 jours.
- Durée antérieure au maintien (du 03/11/2020 au 08/11/2020 non inclus) = 5 jours.
- Durée non maintenue = 63 * 5 / 9 soit 35 heures.
- Durée à maintenir = 63 - 35 soit 28 heures.
Provisions IJSS
L'obligation de maintien du salaire par l'employeur en cas d'absence maladie, maternité/paternité ou accident du travail se fait, si ce dernier est subrogé sous déduction des indemnités journalières de sécurité sociale qui lui seront donc versées. Cela représente une avance non négligeable pour l'employeur qu'il est nécessaire d'estimer.
Présentation
Le module de génération des provisions IJSS disponible dans le solution R.H. permet d'associer l'initialisation automatique d'une provisions IJSS lors de la saisie d'une absence concernée.
- L'IJSS provisionnée est traitée, en terme de calcul, au même titre qu'une IJSS reçue.
- La régularisation est automatique en fonction des évènements, à savoir la régularisation de l'absence ou la saisie de l'IJSS reçue.
- Une consultation globale permet d'identifier les montants provisionnés, de les rapprocher des montants reçus et ainsi d'obtenir le reste à percevoir.
L'activation de cette fonctionnalité peut être réalisée par un technicien EIG et nécessite un atelier de prise en main à planifier.
Ajouter une Absence associée à un SJB.
Saisir une absence.
La saisie d'une absence associée à un SJB reste inchangée. Elle offre simplement un panel d'options permettant de piloter la génération des provisions associées sue nous allons détailler ci-après.
Les options disponibles sont les suivantes :
Générer la provisionsqui permet de désactiver ou d'activer (par défaut) la création des provisions IJSS.Forcer la carence SECU- Cette zone est initialisée au regard du paramétrage du SJB. Elle vous permet de modifier le nombre de jours de carence à prendre en compte dans le calcul de la provision.Forcer le SJB- Cette zone offre la possibilité de définir le SJB à utiliser pour le calcul des provisions.Employeur subrogé: si vous décochez cette option, la provision IJSS sera générée sans injection du montant de l'IJSS Nette dans le calcul du Net.- Le bouton
Réinitialiser le SJBpermet de forcer le recalcul du salaire journalier brut en cas d'absence longue durée afin de prendre en compte les évolutions de la rémunération du salarié.
Après avoir réalisé votre saisie, vous devez calculer la fiche (évaluation ou calcul de paye) pour consulter le résultat des opérations effectuées.
Calcul et présentation du bulletin
Lors du calcul, le programme va analyser les absences présentes afin de générer des IJSS provisionnées qui seront traitées comme les IJSS reçues importées ou saisies manuellement.
Le bulletin présente ainsi l'absence saisie ainsi que les IJSS calculées et l'incidence permettant la garantie du Net avant PAS.
L'employeur étant subrogé, vous retrouvez l'injection de l'IJSS Nette.
La répartition en IJSS soumises au PAS ou non est réalisée automatiquement en fonction de l'absence saisie et des absences précédentes (sous couvert du type d'IJSS).
Dans cet exemple, vous pouvez constater que l'absence de 14 jours à produit une IJSS de 11 jours (14 jours moins 3 jours de carence).
Le calcul effectué est le suivant pour cette absence maladie :
Le cumul sur les trois mois précédents la date de début de l'absence concernant la base de référence est de :
On obtient donc les opérations suivantes :
Ce SJB appliqué à nos 11 jours donne 11 x 36.45 soit 400,95 € d'IJSS Brute à appliquer.
En cumulant la part de CSG concernant l'IJSS présente sur le bulletin avec le montant de l'IJSS Nette on obtient 26,84 + 374.11 soit 400,95 €.
Consultation individuelle des IJSS provisionnées
Après calcul de la fiche, vous pouvez consulter le détail des prestations IJ pour retrouver les provisions générées.
Cliquer sur l'onglet Prestations IJ. Vous pouvez constater que votre provision est indiquée.
Dans la consultation individuelle des prestations IJ, les provisions sont présentées avec une police différente (texte vert). Le type de l'IJSS est précédé de (*) et la zone information contient le texte "Provision".
Vous pouvez choisir de les masquer ou de les afficher en cliquant sur le bouton Masquer Prov... (icone représentant un œil).
Les IJSS provisionnées ne sont pas modifiables.
Si vous double-cliquez sur une ligne de provision IJSS vous obtiendrez le récapitulatif détaillé du calcul réalisé.
Cet écran vous présente le détail du paramétrage du SJB associé, le calcul sous sa forme littérale et sous sa forme calculée.
Comprendre les mécanismes de régularisation des provisions IJSS.
Régulariser une Absence (avec provisions IJ)
Lors de la régularisation d'une absence ayant générée une provisions IJSS, une régularisation automatique de celle-ci est réalisée.
La régularisation de l'absence peut être totale ou partielle, cela n'a pas d'importance car le module va analyser les périodes à traiter en fonction des bornes de la régularisation au regard des bornes de la provision et de l'absence.
Prenons une absence Maladie du 18/01/2021 au 07/02/2021.
Cette absence a impacté les périodes de Janvier 2021 et Février 2021. Elle a produit les provisions suivantes :
- du 18/01/2021 au 31/01/2021 (par de carence car il s'agit d'une prolongation).
- du 01/02/2021 au 07/02/2021.
En Avril 2021, nous décidons de régulariser l'absence pour la période de Janvier 2021 (du 18/01/2021 au 31/01/2021).
Après calcul de la fiche, le bulletin suivant est obtenu :
Nous pouvons retrouver l'information dans la gestion individuelle des prestations IJ. La régularisation de la provision IJ pour les 14 jours concernés est présentée en négatif.
Un simple contrôle sur les prix unitaires vous permet de vérifier rapidement les valeurs de la régularisation.
Si nous appliquons maintenant une régularisation de l'absence du 25/01/2021 au 04/02/2021 à la place de la régularisation précédente.
Le résultat sur le bulletin sera le suivant :
Le programme a généré deux régularisations de provisions IJSS. La première pour la partie concernant la période de Janvier 2021 et la seconde pour Février 2021.
Ces régularisations sont cumulées au sein des rubriques d'IJSS et le détail est indiqué en commentaire sur la rubrique d'IJ brute. L'incidence nette est quand à elle recalculée pour garantir le maintien du Net.
Régularisation sur Saisie d'une IJSS reçue
Lors de la saisie d'une IJSS reçue de la CPAM, le moteur de calcul va analyser la présence d'IJSS provisionnées de même type sur les bornes de dates indiquées pour le salarié.
- L'IJSS reçue va être traitée et générer les éléments attendus sur le bulletin.
- Une régularisation de provisions IJSS va être générée et cumulée avec les éléments de l'IJSS reçue.
Si nous saisissons l'IJSS reçue suivante (du 18/01/2021 au 31/01/2021) :
Cette IJSS de 14 jours pour un montant brut de 505,10 € nous donne un prix unitaire de 36,08 € qui est inférieur au prix unitaire provisionné (38,59 €).
Nous obtenons sur le bulletin une IJSS de 32,92 € et 2,24 € de CSG soit une IJSS brute de 35,16 €.
Ce montant correspond au différentiel entre nos IJSS soit 504.14 - 471.22 = 32.92 €.
Les 504,14 € sont obtenus en prenant le prix unitaire de la provision multiplié par le nombre de jours à réguler et en retirant la part de la CSG/CRDS.
Dans ce cas de figure, la provision était supérieure à l'IJSS reçue donc le système rembourse l'écart.
Il est aussi possible de régulariser une absence et de saisir une IJSS sur la période. Le système va traiter la provision IJSS en conséquence et travailler sur les bornes de toutes les régularisations afin d'appliquer le traitement adéquat pour chaque journée concernée.
Consultation globale des provisions IJSS
Comment l'utiliser si bien dans une approche macro que détaillée.
Objet
Cette consultation est associée à l’activation de la génération des provisions IJSS.
Elle permet de consulter massivement les provisions générées en les croisant avec les IJSS reçues afin de faire un suivi des indemnités en attentes et de disposer d’une estimation du reste à percevoir.
Accès
Cette consultation est disponible à partir du menu « Traitements divers » sous l’item « Consultation des provisions IJSS ».
Sélection des données
Elle est positionnée automatiquement afin de réaliser une consultation des provisions IJSS concernant la période civile associée à la période de paye courante.
Vous avez la possibilité de sélectionner soit une période de paye, soit une plage entre deux périodes de paye. Une option est disponible pour ne consulter que les provisions IJSS pour lesquelles il manque totalement ou partiellement l’indemnité reçue (celles qui présentent un reste à percevoir).
La consultation
Elle est affichée avec les groupes de données suivants :
Identification du salarié.
Avec possibilité d’afficher les libellés de l’établissement et de la section
Identification du contrat.
Avec possibilité d’afficher les libellés de l’établissement et de la section ainsi que l’emploi occupé.
Identification de l'IJSS provisionnée.
Avec possibilité d’ajouter le SJB calculé.
La zone "Abs. régulée" permet de connaitre le nombre de jours régulés au titre d'une régularisation d'absence.
Identification de l'IJSS reçue pour cette IJSS provisionnée.
Avec possibilité d’ajouter le SJB de l’IJSS reçue.
La zone « Durée Traitée » vous indique le nombre de jours qui ont été rapprochés entre cette IJSS et la provision initiale.
Différences entre provision et réel et reste à percevoir.
La zone « Durée restante » vous indique le nombre de jours provisionnés pour lesquels aucune IJSS reçue n’est associée.
La zone « Ecart net » présente la différence entre le calcul effectué pour la provision et l’indemnité reçue. Cette dernière est calculée comme suit :
La zone « Ecart Brut » est aussi disponible et est calculée en utilisant le montant brut à la place du montant net.
La zone « Reste à percevoir » est le montant estimé à partir de la part de la provision non rapprochée avec une IJSS reçue. Le calcul est effectué sur la base du nombre de jours indiqués dans la « Durée restante ».
Les zones supplémentaires sont disponibles en réalisant un clic-droit sur une de ces entêtes et en sélectionnant l'option Sélection des colonnes.
Vous avez aussi la possibilité de réaliser des regroupements en glissant/déplaçant les entêtes de colonnes afin d'obtenir des cumuls ciblés.
Un export Excel est disponible ainsi que la possibilité d'appliquer des filtres et des recherches.
Vue détaillée.
Le double-clic sur chaque ligne de provision vous permet d'accéder à la vue détaillée.
Cet écran vous permet de consulter la provisions, ses régularisations ainsi que les IJSS reçues associées.
Principe de fonctionnement
Si nous prenons l’exemple suivant, à savoir la saisie de deux absences maladies :
- La première du 04/01/2021 au 17/01/2021.
- La seconde du 18/01/2021 au 07/02/2021.
Ces absences ont généré les provisions IJSS suivantes :
- La première du 07/01/2021 au 17/01/2021 (application des 3 jours de carence).
- La seconde du 18/01/2021 au 31/01/2021.
- La troisième du 01/02/2021 au 07/01/2021.
En Mars 2021, une IJSS reçue est saisie du 07/01/2021 au 25/01/2021 pour une durée de 19 jours.
Après calcul de cette fiche, les régularisations des provisions ont été générées.
La consultation des provisions IJSS va travailler à partir des provisions et les croiser avec l’IJSS reçue.
Vous retrouvez les trois provisions générées.
Pour les deux premières, l’IJSS reçue est indiquée car les dates correspondent :
- 2 Provisions du 07/01/2021 au 31/01/2021 et une IJSS Reçue du 07/01/2021 au 25/01/2021.
- La première provision d’une durée de 11 jours est rapprochée en totalité.
- La seconde provision d’une durée de 14 jours est rapprochée pour une durée de 8 jours.
Le suivi des différences donne les résultats suivants :
- La première provision est rapprochée en totalité. La durée restante est donc nulle.
- La seconde provision est rapprochée pour 8 jours sur 14, il reste donc 6 jours.
- La dernière provision est indiquée en totalité puisqu’elle n’a pas d’IJSS associée.
Les calculs effectués sont les suivants :
Ecart Net.
Provision du 07/01/2021 au 17/01/2021 rapprochée avec l’IJ reçue du 07/01/2021 au 25/01/2021.
Provision du 18/01/2021 au 31/01/2021 rapprochée avec l’IJ reçue du 07/01/2021 au 25/01/2021.
Reste à percevoir.
Provision du 07/01/2021 au 17/01/2021 rapprochée avec l’IJ reçue du 07/01/2021 au 25/01/2021.
Provision du 18/01/2021 au 31/01/2021 rapprochée avec l’IJ reçue du 07/01/2021 au 25/01/2021.
Provision du 01/02/2021 au 07/02/2021 non rapprochée.
Gestion des prestations IJSS
Dans le cadre de la mise en œuvre du prélèvement à la source, les indemnités journalières de sécurité sociale subrogées sont soumises au PAS, et ce dernier doit être prélevé par l’employeur.
Or, les indemnités journalières sont soumises à des taux d’imposition différents, en fonction du type :
- IJSS maternité : imposable à 100%.
- JSS accident du travail ou maladie professionnelle : imposable à 50%.
- IJSS maladie : Imposable à 100% uniquement les deux premiers mois de l’arrêt.
- IJSS temps partiel thérapeutique : non soumis au PAS
De ce fait, la saisie des IJSS tel qu’elle se fait actuellement n’est plus adaptée : En plus du montant d’indemnité journalière reçus, il est maintenant impératif d’indiquer le type d’IJSS, et les dates d’arrêt correspondantes.
Le module de saisie des IJSS permet une saisie facilitée et rapide compte tenu des données EIG a donc développé un module spécifique des prestations IJSS permettant une saisie facilitée et rapide, compte tenu des données supplémentaires à saisir.
Il est également possible d’importer le bordereau de paiement des indemnités journalières que l’on peut télécharger au format CSV, et ainsi s’éviter la saisie manuelle.
Paramétrage
Le paramétrage de la saisie (Bouton Paramétrage dans l’écran de prestation des IJSS) permet de définir les différentes informations relatives à la saisie des IJSS :
- Taux CDG/CRDS
- Employeur subrogé
- CSG/CRDS supporté par le salarié
Il est possible de définir ces informations au niveau associatif, mais aussi de les personnaliser en fonction de la section du contrat.
Le bouton Paramètres avancés permet lui de définir les rubriques destinatrices des IJ ( IJ brutes, incidence nette, CSG), et cela pour chaque type d’IJ.
Saisie globale
L’écran de prestation des IJSS est composé de trois parties :
Le bandeau du haut permet d’accéder aux différentes actions possibles :
Filtre des salariés, liste des contrats ou liste des prestations, vue individuelle, import du bordereau, paramétrage
La deuxième partie affiche la liste des salariés, avec un panel d’information détaillé sur le salarié sélectionné sur la partie droite.
Enfin la troisième partie affiche, soit la liste des contrats du salarié sélectionné, soit la liste de ses prestations IJ saisies (sur le mois ou antérieure).
Le bouton Vue individuelle (ou un double clic sur un salarié) permet d’afficher l’écran des prestations individuelle, et de saisir des IJSS.
NB : Il n’est pas possible de saisir des prestations IJSS pour un contrat clos dans cet écran. Pour cela, il sera nécessaire de créer un bulletin de régularisation.
Vue individuelle
L’écran de vue individuelle permet de :
- Saisir les prestations IJSS.
- Consulter les prestations saisies sur les mois antérieurs.
- Consulter la liste des arrêts DSN du salarié.
- Consulter la liste des absences du salarié.
En pratique, la saisie de prestation IJSS est liée à la présence d’un arrêt de travail DSN. C’est-à-dire qu’on ne pourra pas saisir de prestations IJ s’il n’y a pas d’arrêt DSN correspondant. Les dates de l’arrêt sont également contrôlées. Ce contrôle peut néanmoins être désactivé dans le paramétrage, mais cela est déconseillé.
Pour chaque prestation IJ, il faut au minimum saisir :
- La période de paiement de l’IJSS.
- Le montant IJ perçu : soit en brut, soit en net.
Dans la majorité des cas, le programme va remplir toutes les autres informations :
- S’il n’y a qu’un arrêt DSN, le type d’IJSS est rempli automatiquement.
- Le nombre de jour est calculé en fonction de la période saisie.
- Le montant de CSG/CRDS est calculé automatiquement.
- Le montant brut ou net (en fonction de ce que l’on a saisi) est également calculé.
- Le montant imposable et non imposable est également calculé automatiquement, en fonction du type d’IJSS, et, pour la maladie, en fonction de la règle des 60 jours (imposable avant puis non imposable après).
On peut éventuellement compléter la saisie pour indiquer une ventilation spécifique qui sera appliquée sur les rubriques destinatrices (IJ brutes, CSG/CRDS sur IJSS et incidence nette).
Les types d’IJSS
Les types d’IJSS vont permettre de :
- Calculer la partie imposable et non imposable de l’IJSS.
- Appliquer le contrôle des dates (Chevauchement de date, période de paiement dans la période de l’arrêt, etc.)
- Permettre des régularisations.
On peut distinguer deux catégories de type d’IJSS :
- Les types IJSS liés à un arrêt DSN : Ces types doivent être nécessairement liés à un arrêt DSN correspondant : Maladie pour un arrêt maladie, Maternité pour un arrêt maternité, Accident pour un arrêt AT/MP
- L’IJ Non Soumis au PAS : Elle peut être utilisée pour tout type d’IJ maladie que l’on ne veut pas soumettre au PAS : Ex : Les IJSS temps partiel thérapeutique.
- Les IJ nettes : A saisir lorsque l’on veut reverser directement le montant des IJ dans les rebrutaliser. C’est le cas lorsque l’employeur a déclaré à tort la subrogation alors qu’il n’a pas maintenu le salaire.
L’enregistrement de votre saisie est automatique. Vous pouvez donc quitter l’écran de saisie individuelle à tout moment, à condition d’avoir complété votre saisie.
Import du bordereau IJ
Il est possible d’importer la saisie des prestations IJSS :
- Soit à partir d’un fichier que vous pouvez télécharger sur votre compte CPAM. Dans ce cas, Deux formats sont disponibles : Format CSV ou XML. Dans la mesure du possible, le format XML est préférable car il contient des informations plus détaillées et fiables.
- Soit directement par le logiciel via la DSN
Dans l’écran de vue globale, cliquer sur le bouton importer pour afficher l'écran de gestion des importations.
Dans cet écran, la liste des fichiers téléchargés ou ajoutés manuellement sont affichés en fonction de leur date de création. Vous pouvez afficher des fichiers plus anciens en modifiant la date, puis en cliquant sur le bouton Charger.
Cette liste contient les colonnes suivantes :
- La date de création : Il s'agit de la date à laquelle le fichier a été enregistré dans la base
- La date de publication : Il s'agit de la date à laquelle la CPAM a émis ce fichier.
- Le type : Le type d'import, téléchargement via la DSN ou manuellement
- La section concernée avec son numéro SIRET
La colonne importée permet de savoir si le fichier a été importé dans la saisie des prestations IJSS.
Un fichier peut contenir plusieurs prestations avec plusieurs salariés, et il est possible de n'importer qu'une partie, dans ce cas le fichier est considéré comme importé.
Sur la droite de la barre de menu, deux boutons sont disponibles :
- Téléchargement DSN : Ce bouton permet de rechercher et télécharger les fichiers BPIJ disponibles et non téléchargés.
- Ajouter un fichier : Il s'agit ici d'enregistrer le fichier que vous avez préalablement télécharger sur votre compte CPAM. Avec le bouton précédent, cette option devient obsolète.
Le bouton Visualiser le fichier permet d'afficher le fichier XML sélectionné tel quel.
Pour intégrer les prestations IJSS des fichiers enregistrés, cochez chaque fichier et cliquez sur le bouton importer les fichiers sélectionnés.
Le programme analyse les fichiers, affiche la liste des prestations trouvées. Au besoin, la liste des anomalies est affichée, indiquant pour chaque ligne non importée la raison de l’anomalie.
Vous pouvez alors sélectionner tout ou partie des prestations pour les intégrer réellement dans la base.
Au niveau de la vue individuelle, vous avez accès au même écran mais l'intégration se limitera au salarié.
Prestations IJSS au niveau du contrat
Toutes les saisies faites par l’écran précédent se retrouvent dans la saisie des contrats.
Il est possible de modifier alors la saisie par ce biais, en cliquant sur le bouton Gestion des prestations, on retrouve alors l’écran Vue individuelle.
Contrats Clos
Deux cas de figure peuvent se présenter :
Le contrat est clos sur la période en cours
La saisie des IJ peut se faire dans l’écran de clôture du contrat. Si elle a été faite avant la clôture du contrat, on retrouve bien entendu cette saisie.
Le contrat a été clos antérieurement à la période en cours
Dans ce cas, il est nécessaire de créer un bulletin de régularisation, dans lequel on aura accès à la vue individuelle de saisie des IJSS.
Le calcul de paye
Lors du calcul de paye, la saisie des prestations IJSS est prise en compte, et les rubriques d’IJSS (celles indiquées dans le paramétrage) sont automatiquement alimentées. Il ne faut en aucun cas modifier le paramétrage de ces rubriques.
Dans le paramétrage par défaut, l’alias de ces rubriques commence par IJN_
Ces rubriques sont ensuite utilisées par la rubrique libre PAS_VARIABLES afin de les soumettre au PAS au taux en vigueur.
Divers
IJSS de 2018
Il est possible de saisir des IJSS faisant référence à un arrêt de 2018.
Toutefois, dans ce cas précis, les IJSS ne sont pas soumises au PAS, quel que soit le type d’IJSS.
De fait, le programme refusera la saisie d’une période d’IJSS à cheval sur 2018-2019. Il sera nécessaire de découper votre saisie.
Requalification d’IJSS
Lorsqu’il y a une requalification d’un arrêt de travail, par exemple une maladie requalifié en tout ou partie en AT, les IJSS seront recalculée par la Sécurité Sociale.
Il faudra donc dans un premier temps saisir l’annulation des IJSS maladie, en saisissant le montant en négatif, puis saisir les IJSS AT, en utilisant le type Accident .
IJSS Temps partiel thérapeutique
Les IJSS temps partiel thérapeutique ne sont pas pour le moment soumises au PAS.
Il faut donc les saisir en utilisant le type IJ Non imposable. Elles seront alors automatiquement affectées aux rubriques d’IJ maladie non imposable.
Carence
Les jours de carences de sont pas pris en charge par la Sécurité Sociale. Il n’est donc pas nécessaire de saisir les IJ correspondant puisqu’elles sont égales à zéro.
Lors de la saisie de la première IJSS reversée, attention à ne pas inclure dans période saisie les jours de carence.
Exemple : Arrêt du 15/01/2019 au 30/01/2019 avec trois jours de carence indeminisé
1200€
On peut saisir deux lignes d’IJSS :
Du 15/01 au 18/01 : 3 jours pour un montant de 0
Du 19/01 au 30/01 : 12 jours pour un montant de 1200€
Import des IJSS
Il est possible d’importer la saisie des prestations IJSS :
- Soit à partir d’un fichier que vous pouvez télécharger sur votre compte CPAM. Dans ce cas, Deux formats sont disponibles : Format CSV ou XML. Dans la mesure du possible, le format XML est préférable car il contient des informations plus détaillées et fiables.
- Soit directement par le logiciel via la DSN
Dans l’écran de vue globale, cliquer sur le bouton importer pour afficher l'écran de gestion des importations.
Dans cet écran, la liste des fichiers téléchargés ou ajoutés manuellement sont affichés en fonction de leur date de création. Vous pouvez afficher des fichiers plus anciens en modifiant la date, puis en cliquant sur le bouton Charger.
Cette liste contient les colonnes suivantes :
La date de création : Il s'agit de la date à laquelle le fichier a été enregistré dans la base
La date de publication : Il s'agit de la date à laquelle la CPAM a émis ce fichier.
Le type : Le type d'import, téléchargement via la DSN ou manuellement
La section concernée avec son numéro SIRET
La colonne importée permet de savoir si le fichier a été importé dans la saisie des prestations IJSS.
ATTENTION, Un fichier peut contenir plusieurs prestations avec plusieurs salariés, et il est possible de n'importer qu'une partie, dans ce cas le fichier est considéré comme importé.
Sur la droite de la barre de menu, deux boutons sont disponibles :
- Téléchargement DSN : Ce bouton permet de rechercher et télécharger les fichiers BPIJ disponibles et non téléchargés.
- Ajouter un fichier : Il s'agit ici d'enregistrer le fichier que vous avez préalablement télécharger sur votre compte CPAM. Avec le bouton précédent, cette option devient obsolète.
Le bouton Visualiser le fichier permet d'afficher le fichier XML sélectionné tel quel.
Pour intégrer les prestations IJSS des fichiers enregistrés, cochez chaque fichier et cliquez sur le bouton importer les fichiers sélectionnés.
Le programme analyse les fichiers, affiche la liste des prestations trouvées. Au besoin, la liste des anomalies est affichée, indiquant pour chaque ligne non importée la raison de l’anomalie.
Vous pouvez alors sélectionner tout ou partie des prestations pour les intégrer réellement dans la base.
Au niveau de la vue individuelle, vous avez accès au même écran mais l'intégration se limitera au salarié.
Attestation de prévoyance Chorum
Pour les associations ayant un contrat de prévoyance avec Chorum, il est désormais possible d’éditer l’attestation spécifique.
Paramétrage
Les fonctionnalités suivantes ne sont présentes que lorsque les codes organismes suivants sont présents dans liste des organismes de prévoyances (Codification DSN) :
529219040 et 442574166.
D’autre part cette édition n’est disponible que pour les contrats à la convention 66.
Le taux de charge tranche A, B et C qui est demandé dans l’édition est celui de la dernière période de référence. Il s’appuie sur trois rubriques itératives qui sont créées automatiquement :
- TXSALAREEL : Taux de charge réel de tranche A.
- TXSALBREEL : Taux de charge réel de tranche B.
- TXSALCREEL : Taux de charge réel de tranche C.
Il convient de vérifier que les rubriques itérative ont été créées correctement.
On retrouve ici toutes les taux salarials des rubriques de cotisation de type tranche A ou de type Brut.
Si vous éditez une attestation et que le taux de charge édité est égal à zéro, c’est parce pour le mois demandé, les rubriques n’ont pas été calculées.
Il est également nécessaire de regrouper les absences dans les trois motifs d’absences demandés par Chorum.
- Absence sans solde (justifiée ou pas)
- Maladie
- Congé Parental
L’édition est disponible par le biais des arrêts de travail DSN.
Il suffit de choisir l’arrêt de travail concerné et de cliquer sur le bouton Edition Chorum .
Puis, cochez les cases correspondant aux informations demandés, puis cliquez sur valider.
Gestion des arrêts de travail DSN
Introduction
Le module arrêt de travail DSN permet de transmettre les arrêts de travail via le canal DSN.
La mise en place peut se faire progressivement (Établissement de déclaration par établissement).
Les conditions requises pour la mise en place sont :
- Avoir démarré la DSN phase 2 depuis au moins trois mois.
- Créer tous les arrêts de travail en cours.
Afin de réaliser la reconstitution de la DSIJ (Déclaration de Salaire pour le versement des Indemnités Journalières), il est indispensable de pouvoir se baser sur les informations du salarié préalablement historisées via les dépôts des DSN mensuelles précédentes.
En pratique cela se traduit par :
- DSIJ Maladie/Maternité/Paternité :
3 mois d’historique pour les cas standards dans la limite de la date de début du contrat si l’ouverture de droits est acquise sur le nombre d’heures effectué par le salarié (150h). Dans le cas contraire, un historique de 6 mois est nécessaire afin d’étudier l’ouverture de droits basée sur les cotisations.
- DSIJ AT/MP :
12 mois d’historique dans la limite de la date de début du contrat. En effet, dans le cadre du calcul du salaire de référence, l’Assurance Maladie a besoin de calculer le prorata des primes trimestrielles voire annuelles de périodicité différente du mois.
Le programme autorise donc de transmettre un arrêt via la DSN si les conditions suivantes sont réunies sont requises :
- La date d’embauche du contrat de travail doit être antérieure de 3 mois au début de l’absence (12 mois pour un accident de travail).
- La DSN mensuelle du mois précédent le début de l’absence doit avoir été envoyé (cas des absences en début de mois).
Les arrêts de travail qui ne peuvent pas être transmis via la DSN doivent être transmis via l’ancien canal.
Principes de fonctionnement
En DSN, l’arrêt de travail est transmis via un fichier évènement (ou signalement) au format DSN et contenant un seul arrêt de travail. Les données transmises sont très simples :
- Le code motif d’arrêt.
- La date de dernier jour travaillée (DJT).
- La date de fin prévisionnelle.
- Date de début et de fin de subrogation.
- IBAN à utiliser.
Éventuellement si connu au moment de la transmission :
- Le motif de reprise.
- La date de reprise.
Toutes les autres données qui devait être fournies auparavant (attestation de salaire mode EFI ou EDI, ou manuel) ne sont pas nécessaires car déjà connues du système DSN au cours des mois précédents (Principe de l’historique DSN).
Le fichier évènement issue de l’arrêt de travail peut être transmis à tout moment dans le mois. En principe, si le salarié n’est pas subrogé, l’arrêt de travail doit être transmis dans les cinq jours suivant la connaissance de l’arrêt par l’employeur.
Chaque mois dans la DSN mensuelle, tous les arrêts de travail en cours sont récapitulés, à condition que les absences correspondantes soient saisies sur le bulletin (application du principe de la DSN reflet de la paye).
Seul l’arrêt de travail initial est transmis via le fichier évènement. Les prolongations ne sont jamais transmises, mais vous devez néanmoins les renseigner afin qu’elles soient récapitulées dans la DSN mensuelle.
Exception : Lors d’une reprise anticipée (c’est-à-dire avant la date de fin prévisionnelle), il sera également nécessaire de transmettre un évènement spécifique.
Le déclenchement du paiement des IJSS (à l’employeur ou au salarié selon) se fait lorsque les conditions suivantes sont réunies :
- L’employeur envoie le fichier Évènement arrêt de travail initial DSN.
- Le salarié envoie l’arrêt de travail à la Sécurité Sociale.
Dans le cas le plus classique, l’arrêt de travail initial est créé, transmis, puis récapitulé dans la DSN mensuelle suivante.
Lorsqu’une prolongation est reçue, la date de fin prévisionnelle est simplement mise à jour, puis transmise en DSN mensuelle.
Même chose dans le cas d’une reprise normale, le motif et la date de reprise est indiquée, puis transmise en DSN mensuelle.
En revanche, dans le cas d’une reprise anticipée, il est nécessaire de transmettre l’évènement.
Lorsque la prolongation est déjà connue au moment où l’on saisit l’arrêt de travail, on indique immédiatement la dernière fin prévisionnelle dans l’évènement.
Même chose lorsque la reprise est déjà faite au moment de la saisie.
La reprise n’est pas transmise dans l’évènement mais uniquement dans la DSN mensuelle.
Mais s’il s’agit d’une reprise anticipée, il sera nécessaire de créer un évènement spécifique.
Lorsque l’on saisit un arrêt de travail par erreur, plusieurs possibilités :
- On le supprime physiquement de la base si aucun traitement n’a été réalisé.
- Si l’évènement est transmis, il faut l’indiquer afin qu’il ne soit pas transmis en DSN mensuelle. Mais il n’est pas nécessaire de transmettre l’information. En effet la Sécurité Sociale ne recevra pas d’arrêt papier et ne tiendra pas compte de l’évènement transmis.
- Si l’évènement est transmis et récapitulé dans la DSN mensuelle M, il sera nécessaire, dans la DSN mensuelle M+1 d’annuler ce récapitulatif.
- Lors d’une erreur de saisie, plusieurs situations peuvent se produire :
- L’arrêt n’a pas été transmis, on le corrige simplement.
- L’arrêt a été transmis, on le corrige et on le renvoie en mode annule et remplace.
- L’arrêt a été transmis et récapitulé en DSN mensuelle, on le corrige, on le renvoie en mode annule et remplace et on récapitule l’annulation en DSN mensuelle.
Mise en place
La mise en place du module arrêt de travail peut se réaliser progressivement, établissement de déclaration par établissement de déclaration.
Il est préférable de réaliser cette mise en place en début de mois, après la transmission de la DSN du mois précédent.
Enfin comme indiqué précédemment, il est nécessaire de saisir tous les arrêts de travail en cours, même s’ils ont déjà été transmis par d’autres moyens. En effet, c’est sur cette saisie que le DSN mensuelle va récapituler les arrêts.
Paramétrage
Pour accéder au paramétrage dans le menu DSN/Paramétrage de la DSN sélectionnez l’établissement de déclaration et l’onglet AT & Subrogation.
Il est également possible de sélectionner le niveau association afin de réaliser le paramétrage pour l’ensemble de l’association.
Cliquez sur le bouton Activer pour activer la gestion des AT pour l’établissement et ainsi accéder au menu.
Subrogation
En cochant cette case, il est possible de définir la durée maximale de subrogation. Ainsi, lors de la saisie de l’arrêt, la date de fin de subrogation sera initialisée automatiquement en fonction du début de l’absence. Cependant, si vous utilisez le module maintien de salaire, la date de fin de subrogation sera calculée, au plus juste, en fonction de la situation du salarié (Ancienneté, absences antérieures, etc).
IBAN
ERREUR : quand on choisit le paramétrage association dans section de l’IBAN
Il s’agit ici de définir l’IBAN à utiliser pour le règlement des indemnités journalières.
Trois cas peuvent se présenter :
- Tous les établissements utilisent le même IBAN, celui du siège par exemple.
Dans ce cas, au niveau association, il faut indiquer la section de l’IBAN, c’est-à-dire le siège, et sélectionner l’IBAN. Puis pour chaque établissement, dans la zone section de l’IBAN, choisir Paramètres du niveau association.
Si tous les paramètres de la gestion des AT sont identiques pour tous les établissements (Subrogation, durée et IBAN), vous pouvez saisir la codification au niveau association, puis pour chaque établissement, cocher la case Utiliser les paramètres association.
- Chaque établissement utilise son propre IBAN.
Pour chaque établissement, dans la zone Section de l’IBAN, choisissez Structure courante et sélectionnez l’IBAN.
- L’établissement utilise, soit son propre IBAN, soit l’IBAN d’un autre établissement.
Dans le premier cas, dans la zone section de l’IBAN, choisissez Structure courante et sélectionnez l’IBAN. Dans le second, dans la zone section de l’IBAN, choisissez cet autre établissement.
Vérification des absences
Dans l’onglet Rubriques, vérifiez la codification de la ligne S21.G00.60.001.
Pour chaque motif d’arrêt, renseignez la liste des rubriques d’absences concernées. En effet, le programme doit en avoir connaissance afin de savoir si un arrêt a été saisi ou pas en paye.
Le motif 08 ne doit pas être renseigné pour le moment. Et le motif 99 n’est pas à remplir.
Quittez le programme pour avoir accès au menu Gestion des arrêts de travail du menu DSN.
Le configurateur EIG permet de gérer les autorisations d’accès au module arrêt de travail DSN, pour la visualisation, modification, création ou envoi des évènements.
Génération des absences en paye
Il est possible de générer les absences en paye à partir des arrêts de travail. Dans l’onglet Rubrique, la ligne Autres éléments de codification permet d’attribuer à chaque motif d’arrêt une rubrique d’absence de paye.
Connexion
Il n’y a pas de paramétrage spécifique pour transmettre les arrêts de travail, ce sont les mêmes informations de connexion que pour la DSN mensuelle.
Démarrer avec le module
Au lancement du module (Accessible par le menu DSN/Gestion des arrêts de travail), l’écran propose la liste des arrêts de travail. Au-dessus de cette liste, la barre de menu permet diverses fonctions.
Ajouter
Cette fonction permet de créer un nouvel arrêt de travail, ou une reprise anticipée (à condition qu’un arrêt soit préalablement sélectionné).
Après avoir choisi une personne et un contrat, il est demandé de saisir les informations minimales à la création d’un contrat.
Statut :
Par défaut positionné sur A envoyer, vous pouvez le modifier en Gestion manuelle. C’est le cas pour tous les arrêts que vous ne voulez pas (parce que déjà transmis par un autre moyen) ou que vous ne pouvez pas (historique insuffisant, salarié exclus exemple fonctionnaire détaché) envoyer par la DSN.
Début de l’absence
Cette zone n’est pas transmise dans l’évènement DSN, mais sera nécessaire pour éventuellement créer l’absence correspondante en paye. Elle permet aussi d’initialiser la date du dernier jour travaillé.
Fin prévisionnelle
Il s’agit de la date de fin d’arrêt, telle que prescrit par le médecin sur l’arrêt. Si une prolongation a été reçue, il faut indiquer dans cette zone la nouvelle fin prévisionnelle.
Cliquez sur Ok pour valider la création de l’arrêt et accéder aux zones suivantes.
Dernier jour travaillé
Elle est initialisée par défaut au jour précédent le début de l’absence, mais elle doit être modifiée, si ce jour correspond à un jour de repos (samedi, dimanche, jour férié). Attention les jours de congés (RTT, congés annuels, etc…) doivent être considérés comme des jours travaillés.
Motif et date de reprise
Si le salarié a repris le travail au moment de la saisie, vous pouvez immédiatement saisir l’information uniquement s’il ne s’agit pas d’une reprise anticipée (c’est-à-dire avant la date de fin prévisionnelle).
Ces informations ne sont pas transmises avec l’évènement mais avec la DSN mensuelle suivante.
Subrogation
Cette case est cochée par défaut si elle est codifiée dans le paramétrage de l’établissement concernée.
Mais vous pouvez bien sur la décocher si les conditions ne sont pas réunies par le salarié (Ancienneté, absences antérieures, etc…).
Si le maintien de salaire est activé, la date de fin de subrogation est automatiquement calculée (ou la case subrogation est décochée si le salarié n’y a pas ou plus droit). Sinon, cette date est initialisée en fonction de la durée inscrite dans le paramétrage.
Attention : La date de fin de subrogation doit être la fin théorique de subrogation et non pas la fin de l’arrêt. Dans le cas contraire et en cas de prolongation, il serait nécessaire de modifier cette date et de retransmettre l’évènement en annule et remplace.
La validation finale effectue un certain nombre de contrôles de cohérence et affiche un message d’avertissement en cas d’anomalie de saisie.
Transmettre
Le bouton Transmission permet de transmettre plusieurs arrêts de travail simultanément.
Utilisez les cases à cocher pour sélectionner les arrêts de travail à transmettre. Puis cliquez sur le bouton transmission. Seuls les arrêts de travail au statut A envoyer ou A renvoyer sont transmis. A la fin de cette transmission, un message affiche le nombre d’évènements transmis.
Certains arrêts n’ont pas de case à cocher. C’est le cas pour les arrêts qui ne peuvent être transmis via la DSN. La colonne Infos en indique généralement la raison (Historique insuffisant, fonctionnaires détachés, etc…).
La restriction de transmission peut être temporaire : Exemple : Lorsqu’un arrêt de travail débute entre le 1er et le 5 (ou 15) du mois, la DSN mensuelle précédente doit avoir été transmise avant de pouvoir transmettre l’évènement. Tant que ce n’est pas le cas, le message suivant est affiché dans la colonne Infos : DSN du mois précédent non transmise.
Retour de transmission
Cliquez sur le bouton pour interroger le système DSN sur les arrêts envoyés.
Dans la liste des arrêts de travail, les deux colonnes DSN et CPAM informent sur le statut des arrêts de travail sous la forme de point de couleur.
Roue crantée noire
Il s’agit d’un arrêt de travail en gestion manuelle, donc non transmis en DSN.
Rond gris
L’arrêt de travail n’a pas été transmis
Rond vert
L’arrêt de travail est validé. Dans la colonne DSN, cela veut dire que le fichier transmis est certifié conforme et il peut être envoyé à la CPAM. Dans la colonne CPAM, cela veut dire que l’arrêt de travail a été vérifié et traité par l’organisme.
Rond rouge
L’arrêt de travail est rejeté. Dans la colonne DSN, le fichier n’est pas conforme et ne sera pas envoyé à la CPAM. Et dans la colonne CPAM, le fichier a été vérifié mais l’arrêt ne peut pas être traité.
Dans ce cas, il est nécessaire de consulter le détail du motif du rejet, qu’il soit issu de la DSN ou de la CPAM.
Cliquez directement sur le rond pour consulter le rapport. Ou Double cliquez sur l’arrêt de travail pour passer en modification puis cliquez sur le bouton Rapport.
Reprise
Lorsque le salarié reprend le travail, il est indispensable d’indiquer le motif et la date de reprise effective. Ces informations sont reprises dans la DSN mensuelle, elles peuvent donc être saisies en fin de mois, avant la génération et l’envoi de la DSN Mensuelle (idéalement avant l’ouverture de la période suivante).
Il est possible de saisir ces informations arrêt par arrêt, en passant en modification sur chacun d’entre eux. Mais cela peut être long et fastidieux, il est plus avantageux d’utiliser le bouton Reprise.
Le module de reprise ne fonctionne que pour les reprises normales. Les autres motifs doivent être traités au cas par cas.
Par défaut, le programme affiche la liste des arrêts de travail qui n’ont pas de date de reprise, et dont la fin prévisionnelle est inférieure à la date du jour. La date de reprise est initialisée au jour suivant la fin prévisionnelle. Il peut être parfois nécessaire de la modifier lorsqu’elle tombe un jour un samedi, dimanche ou jour férié. Mais cela dépend aussi du poste occupé.
Les boutons Jours calendaires / Jours ouvrables / Jours ouvrés permettent respectivement d’initialiser la date de reprise en respectant les contraintes choisies.
Il faut tout d’abord sélectionner les salariés concernés en utilisant les cases à cocher. Un regroupement par Grille de convention facilite les choses, car cela permet de (Dé)sélectionner les salariés d’une grille donnée. Ensuite cliquez sur l’un des boutons Jours calendaires, ouvrables ou ouvrés pour initialiser la date de reprise.
Ensuite, Il est également possible de modifier la date de reprise au cas par cas.
Pour terminer, sélectionnez tous les arrêts de travail à modifier et cliquez sur le bouton Valider
Reprise anticipée
Lorsqu’un salarié reprend de manière anticipée, c’est-à-dire avant la fin prévisionnelle, il est nécessaire d’envoyer un évènement spécifique, lié à l’évènement de l’arrêt initial.
Pour cela, cliquez sur l’arrêt initial. Ce dernier doit avoir été envoyé et validé en DSN ou être en gestion manuelle. Puis cliquez sur Ajouter/Ajouter une reprise anticipée. Vous pouvez ensuite saisir le type de la reprise et la date avant de valider et envoyer l’évènement en DSN, comme pour un arrêt classique.
La gestion courante
Par défaut, l’écran affiche la liste des arrêts de travail en cours (ou actif).
Un arrêt de travail n’est plus actif lorsque :
- Il a été transmis et certifié conforme (ou en gestion manuelle).
- Il a été récapitulé dans la DSN mensuelle du mois précédent.
- Il a un motif et une date de reprise.
Le bouton Affichage permet de modifier cette liste avec un ensemble de filtre sur motif de l’arrêt, le DJT ou la fin prévisionnelle, etc…, ou de regrouper les arrêts par salarié.
Modification
Toutes les informations de l’arrêt de travail sont modifiables. Que la modification intervienne avant ou après l’envoi de l’arrêt, il suffit de double cliquer sur l’arrêt et de saisir les modifications.
En fonction des modifications effectuées, le programme modifiera automatiquement le statut.
Si le statut était en gestion manuelle ou en A envoyer, il n’y a aucune conséquence.
Si la modification concerne le motif de l’arrêt, la date de dernier jour travaillé, ou les zones de subrogation, et que l’arrêt de travail a été envoyé et validé, le programme modifie automatiquement le statut en A renvoyer. Ce statut signifie qu’il sera nécessaire de renvoyer l’évènement, et qu’il le sera en mode Annule et remplace.
Il n’est pas nécessaire de retransmettre l’arrêt pour les autres zones : Le début de l’absence, le motif et la date de reprise ne sont pas transmis dans l’évènement DSN. En revanche la modification sera prise en compte pour la DSN mensuelle suivante.
Pour la date de fin prévisionnelle, le programme ne change pas le statut en A renvoyer car la modification concerne généralement une prolongation. Si ce n’est pas le cas et que c’est une véritable erreur de saisie, il vous appartient de changer le statut et de retransmettre l’arrêt.
Annulation
Comme pour la modification, annuler un arrêt de travail avant son envoi ne pose aucun problème.
Double cliquez sur l’arrêt et cliquez sur le bouton Annuler. Le programme vous confirme que l’arrêt sera définitivement supprimé de la base.
En revanche, s’il a déjà été transmis, la manipulation est identique mais le programme indiquera cette fois que l’arrêt de travail sera simplement marqué comme supprimé. Comme indiqué dans les principes de fonctionnement, il n’y a pas d’autre opération à effectuer car la CPAM ne recevra pas d’arrêt de la part du salarié et ne tiendra donc pas compte de la transmission de l’évènement.
Retransmission d'un arrêt
Pour retransmettre un arrêt déjà envoyé, qu’il soit validé ou pas, il suffit de modifier le statut et de le retransmettre. Le changement de statut est automatique lors de la modification des zones de l’arrêt de travail, mais doit être parfois manuel lorsque l’arrêt a été rejeté pour des raisons non liées à l’arrêt lui-même.
Rejet d'un arrêt de travail
Dans la liste des arrêts de travail, deux colonnes comportent des informations relatives à la transmission :
La colonne DSN
Il s'agit du statut de transmission de l'arrêt de travail au niveau du système d'information DSN.
L'arrêt n'a pas été envoyé
L'arrêt envoyé est certifié conforme à la norme DSN-
L'arrêt envoyé a été refusé, il n'est pas conforme à la norme DSN 
L'arrêt a été envoyé avec un accusé de réception et est en attente d'un retour de certification-
L'arrêt envoyé a été certifié conforme la norme DSN mais comporte des anomalies non bloquantes.
Que faire dans ces différentes situations ?
- Cocher la case de l'arrêt puis cliquez sur le bouton transmission pour envoyer l'arrêt
- L'arrêt a été transmis à la CNAV qui va traiter le dossier (cf. colonne CPAM)
- Cliquez sur la pastille , puis sur le certificat de conformité. Sur la droite descendez au bas du texte pour afficher l'anomalie. Si le motif de refus ne peut pas être corrigé, passez en gestion manuelle.
- Cliquez sur le bouton retour de transmission pour télécharger le compte rendu (CRM) DSN de l'arrêt de travail. En principe, le CRM est disponible quelques minutes après la transmission. Si ce n'est pas le cas, il convient de réessayer le lendemain. Si l'arrêt a été transmis depuis plus de 7 jours, il faut indiquer la date de transmission afin de télécharger les retours depuis cette date.
- La plupart du temps, les anomalies non bloquantes sont dues au bilan d'identification des salariés. Les mêmes anomalies surviennent en DSN mensuelles.Cliquez sur la pastille jaune puis sur le bilan d'identification. Trés souvent, l'anomalie est "SALARIE RECONNU" . Il s'agit généralement d'un écart entre le nom ou le prénom enregistré dans la GRH et ceux enregistrés dans la base de la CNAV. Le salarié est alors identifié avec le numéro de sécurité sociale.
La colonne CPAM
Il s'agit de l'état de transmission de l'arrêt de travail au niveau de la CPAM.
- L'arrêt n'a pas été envoyé
- L'arrêt envoyé est certifié conforme à la norme DSN, a été envoyé à la CPAM qui l'a également traité sans erreur.
-
Arrêt refusé au niveau de la CPAM.
- L'arrêt a été envoyé. Si la colonne DSN indique envoyé certifié conforme ou avec des anomalies bloquantes, l'arrêt a été transmis à la CPAM. Il peut être en attente et donc non traité.
-
Il n'y a pas d'état d'anomalies non bloquantes au niveau de la colonne CPAM
Que faire dans ces différentes situations ?
- Envoyer l'arrêt
- Arrêt refusé au niveau de la CPAM. Cliquez sur la pastille et consultez le CRM de la CPAM.Le message vous indique si vous pouvez retransmettre une annule et remplace. Sinon passez en gestion manuelle
- En premier lieu, assurez vous d'avoir effectué un retour de transmission récemment. Il se peut que l'état évolue. Si l'arrêt n'a pas été certifié conforme DSN, rien n'a été transmis à la CPAM, donc le statut CPAM est bleu. Sinon cliquez sur la pastille pour connaitre l'état de transmission.
Sur la gauche de l'écran se situe la liste des CRM. Identifiez ceux de la CPAM
S'il n'y a que l'accusé de reception CNAM, c'est que la CPAM n'a pas traité l'arrêt ou n'a pas envoyé de réponse. Si le délai est trop long, contacter la CPAM.
Si le motif du rejet est lié au système DSN, il est probablement possible de corriger l’anomalie et de retransmettre l’arrêt (Exemple : zone du salarié invalide, nom, prénom, adresse, code postal, etc..).
En revanche, un rejet au niveau CPAM est souvent rédhibitoire : Historique DSN insuffisant, etc…
Dans ce cas, la seule solution est de changer le statut en Gestion manuelle et de transmettre l’attestation par un autre moyen (EFI sur net entreprise par exemple).
La consultation d’un compte rendu CPAM donne un code d’anomalie, qui n'est pas souvent expliqué.
Voici une liste des codes d’anomalies et leur libellé :
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CAR |
Carence |
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DNO |
Droits non ouverts |
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DPCS |
Demande de pièces complémentaire à votre salarié |
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PMNR |
Prescription médicale non réceptionnée |
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ATNI |
Arrêt de travail non indemnisable |
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TATT |
Transfert de l'attestation à la CPAM de rattachement du salarié |
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RNOD |
Régime n'ouvrant pas droit aux indemnités journalières |
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DJTNC |
Dernier jour de travail non cohérent avec prescription médicale |
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DATNR |
Déclaration AT non réceptionnée |
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DAMPNR |
Déclaration MP non réceptionnée |
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SALER |
Salaire(s) erroné(s) |
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ATDI |
Arrêt de travail déjà indemnisé |
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ASSNC |
Assuré non créé et justificatifs demandés |
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ACDR |
Attestation carence déjà réceptionnée |
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ATMPEC |
AT/MP en cours d'instruction |
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ATR |
AT rejeté |
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MPR |
MP rejetée |
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ECETD |
En cours d'étude |
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PROGRESS |
DSIJ n'a pu être intégrée dans l'outil de gestion de IJ Progrès et est en attente de prise en compte par un technicien |
Consultation sur net entreprise
En cas de doute, vous pouvez consulter les comptes rendu des arrêts de travail directement sur net entreprise. Identifiez d'abord la date et l'heure de transmission de votre arrêt (inscrit dans la fiche arrêt). Puis connectez-vous sur le site, cliquez sur le tableau de bord DSN, puis cocher la case Signalement d'évènements et cliquez sur afficher tout ou sélectionner au niveau du récapitulatif
Dans les critères de recherche vous pouvez indiquez une plage de date (respectez bien le format avec l'heure) et la nature de l'évènement que vous recherchez
L'écran suivant présente dans la partie récapitulatif, les évènements correspondants. Cliquez sur la loupe pour en avoir la liste.
Une fois l'évènement retrouvé, cliquez sur sa loupe pour avoir le détail des comptes rendus. Ici un exemple d'arrêt transmis depuis plus d'un mois, qui a bien été reçu par la CPAM, mais qui n'a donné aucune réponse.
Arrêts de travail successifs pour différents motifs
Lorsque plusieurs arrêts de travail se succèdent pour différents motifs, il est nécessaire de créer autant d’arrêts qu’il n’y a de motifs.
Un arrêt de travail Maladie du 01/01 au 15/01, suivi d’un arrêt maternité du 16/01 au 25/02 :
Créer le premier arrêt normalement. Indique le motif de reprise : Fin pour autre motif AT sans indiquer la date de reprise (car le salarié n’a pas repris le travail). Si possible effectuez la transmission. Puis créer le deuxième arrêt. Attention la date du DJT doit être la même que pour l’arrêt précédent.
Génération des absences en paye
Comme son nom l’indique, ce traitement permet de générer les absences dans la saisie de paye à partir des arrêts saisis en DSN. L’option n’est accessible que si l’utilisateur a l’autorisation de modification sur la gestion des variables directes et sur la saisie rapide.
Le traitement consiste à créer une saisie rapide avec les arrêts de travail actifs.
Il est possible de choisir les périodes à générer : Le mois en cours et/ou le mois précédent (Par sécurité, les mois antérieurs à M-1 ne sont pas proposés).
Dans tous les cas, les périodes d’absences déjà existantes (que ce soit par saisie manuelle ou par une génération précédente) ne sont pas prises en compte. Il n’est donc pas possible de doubler les absences.
Consultation : Gestion des IJSS
Nous avons un bouton > Consultation qui permet de consulter l'ensemble des IJSS
Nous avons la possibilité de filtrer la période à consulter et exporter.
Les données disponibles au niveau de cette consultation sont :
- les données du salarié et de son contrat
- les dates des IJSS
- les éléments de valorisation des IJSS => après la mise à jour de décembre 2023, l'entête est modifié pour : Valorisation cumulée (car on aura distingué les reçues de celles provisionnées)
- l'information si la valorisation indiquée quelle part est soumise au PAS ou non
Avant la mise à jour de décembre 2023, la valorisation regroupe les IJSS reçues et celles qui sont provisionnées qui sont identifiées par des codes couleurs. Il était donc difficile de différencier ces éléments.
Depuis la mise à jour de décembre, deux groupes d'information ont été ajoutés
- les IJSS reçues
- les provisions d'IJSS
