Facturation Résidents - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Ce chapitre est dédié à la facturation résident, c'est à dire à la facturation utilisée par les EHPAD (Etablissements Hébergeant des Personnes Agées Dépendantes).

Supprimer les factures d'une période quand elles sont éditées en réel (MR)

But

Cette opération sert quand la personne en charge de la facturation est allée trop vite dans ses manipulations. Une fois que les factures sont éditées en réel, il est impossible de les modifier. La période peut même être close et comptabilisée.

Cependant, des modifications doivent être apportées dans les fiches des personnes, des payeurs ou des produits et elles ont un impact sur le contenu des factures et donc leurs montants.

Il est alors possible à l'administrateur de les supprimer pour que sa collègue recommence les traitements de la période comme si elle venait de l'ouvrir.

Prérequis 

Être en mode administrateur

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Être sur de soi !!!

Procédure

  1. Aller dans le menu " Traitements" puis "Périodes"

    image-1724244769220.png et image-1724244848241.png

  2. Sélectionner la période de facturation et double-cliquer sur celle ci
  3. Changer le statut de "Clos" à "Ouverte" en utilisant la double flèche jaune et violette image-1724244940979.png  
  4. Passer en "Traitement de fin de mois" pour supprimer les écritures de la comptabilité

    image-1724245070986.png puis image-1724245124654.png

  5. Revenir sur la fenêtre de la période et utiliser le bouton corbeille pour supprimer les factures   

    image-1724247282408.png

  6. En fonction des indications de l'opératrice, au choix, fermer la période ou la laisser ouverte
  7. Informer l'opératrice qu'elle peut reprendre sa facturation. Il est possible qu'elle doive fermer le programme et le rouvrir

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/6kLoycbpCfH8ycH

Rouvrir un dossier clos ou en forcer la clôture

Pourquoi rouvrir un dossier clos ?

Dans le cas d'un décès, la facturière a :

Elle s'aperçoit ensuite qu'elle a oublié des éléments de facturation. A son niveau, il n'est pas posible d'intervenir. Seul(e) l'administrateur(trice) peut intervenir.

Comment procéder ?

La personne disparaît de la liste des personnes sorties et réapparait dans la liste des présents 

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Forcer la clôture d'un dossier

Il faut répéter la manipulation précédente mais à partir de la liste des personnes présentes.

C'est à la dernière étape qu'il faut

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/fcwFkgm6ksc5Qcs

Changer le statut d'une période

Rappel

Il n'y a pas d'obligation de clôturer les périodes.

Une période ouverte apparaît sur un fond vert, une période close apparaît sur un fond rouge :

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Prérequis

Être en mode "Administrateur (EIG)" 

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Comment procéder ?

  1. Aller dans le menu "Traitements"
  2. Sélectionner "Périodes"
  3. Se positionner sur la période concernée (la ligne est surlignée) 

     

  4. Faire un double-clic sur cette ligne
  5. Utiliser la double flèche jaune et violette pour changer le statut
  6. Confirmer l'opération
  7. Cliquer sur "OK" pour terminer l'opération

En images

  1. Le menu

    image-1727337717249.png

  2. L'option dans le menu image-1727337293944.png
  3. La période

     

    image-1727337807554.png
  4. Le statut

    image-1727337851231.png

  5. La confirmation

     

    image-1727337894430.png
  6. La finalisation

    image-1727337928103.png

Pour rouvrir la période, il faut procéder de la même façon. Seuls le texte des deux derniers messages change en fonction de l'opération.

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/Nfc8bmjSYRGSk9M

Supprimer les instances (Fac MR)

Rappel

Une instance est une facture d'attente pour une personne pour laquelle l'établissement n'a pas reçu la Prise en Charge ou l'attestation de droits de la sécurité sociale alors que la personne a intégré l'établissement.

Quand les conditions sont rétablies, ces factures sont reprises et réaffectées au bon payeur.

Prérequis

Être connecté en en mode administrateur :

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Comment procéder ?

  1. Aller dans le menu "Outils divers"

    image-1727345948311.png

  2. Sélectionner "Instances en cours" 

    image-1727345987798.png

  3. Sélectionner l'instance à supprimer (la ligne est surlignée et la couleur de la police passe de noir à bleu)

    image-1727346441344.png

  4. Cliquer sur la croix rouge pour la supprimer

    image-1727346146419.png

  5. Répondez à la demande de confirmation

    image-1727346191712.png

La ligne est supprimée. 

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Supprimer automatiquement les instances soldées

Cette option est possible, dans la même page, par l'utilisation du bouton

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Avant

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Noter les lignes surlignées en jaune.

Action

Le programme demande une confirmation :

image-1727353097971.png

Après

image-1727353138986.png

Les lignes surlignées en jaune ont disparu.

Supprimer automatiquement les instances des personnes sorties

Cette option est possible, dans a même page, par l'utilisation du bouton

image-1727354297677.png

Avant

image-1727354345547.png

Action

Le programme demande confirmation

image-1727354418093.png

Après

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Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/pebTNFyGY27ZT4H

Exclure un dossier avec une facture éditée

Prérequis 

  1. Être connecté en mode administrateur

    image-1727362378632.png

  2. Ne pas avoir comptabilisé la période concernée

    image-1727362430407.png

Supprimer les écritures de la comptabilité

  1. Aller dans le menu "Traitements"

    image-1727362534358.png

  2. Choisir "Périodes"

    image-1727362550148.png

  3. Sélectionner la période (la ligne est surlignée et la police passe du noir au bleu)
  4. Double-cliquer pour entrer dans l'écran de gestion
  5. Cliquer sur le bouton des "Traitements de fin de mois"

    image-1727362724093.png

  6. Cliquer  sur le bouton de suppression des écritures de la comptabilité

    image-1727362800259.png

  7. Valider la demande de confirmation

    image-1727362974694.png

  8. Cliquer sur "OK" pour finaliser le traitement

    image-1727363022500.png

  9. Cliquer sur le bouton "Fermer la fenêtre courante" de chaque écran pour revenir à la liste des périodes

    image-1727363108873.png 

  10. La période est renseignée à Non dans la colonne "Comptabilisation" 

    image-1727363166782.png

  11. Fermer la gestion des périodes par le même bouton

Exclure le dossier avec une facture éditée

  1. Activer le menu "Traitements"

    image-1727363496840.png

  2. Choisir la "Saisie des factures"

    image-1727363638161.png

  3. Sélectionner la personne en cliquant sur la ligne avec son nom. La ligne est surlignée et la couleur de la police passe de noir à bleu

    image-1727943720132.png

  4. Exclure la personne en cliquant sur le bouton représenté par une flèche jaune pointant vers le haut sur une page pliée

    image-1727943793702.png

  5. Répondre "Oui" à la demande de confirmation

     

    image-1727943847548.png

L'opération est réalisé et la liste est réactualisée avec la postion de la personne dans la liste des dossiers ouverts sans facturation :

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Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/xxHNYLoFGd2WEMn

Modifier ou supprimer une facture éditée

Prérequis 

  1. Être connecté en mode administrateur

    image-1727362378632.png

  2. Ne pas avoir comptabilisé la période concernée

    image-1727362430407.png

Supprimer les écritures de la comptabilité

  1. Aller dans le menu "Traitements"

    image-1727362534358.png

  2. Choisir "Périodes"

    image-1727362550148.png

  3. Sélectionner la période (la ligne est surlignée et la police passe du noir au bleu)
  4. Double-cliquer pour entrer dans l'écran de gestion
  5. Cliquer sur le bouton des "Traitements de fin de mois"

    image-1727362724093.png

  6. Cliquer  sur le bouton de suppression des écritures de la comptabilité

    image-1727362800259.png

  7. Valider la demande de confirmation

    image-1727362974694.png

  8. Cliquer sur "OK" pour finaliser le traitement

    image-1727363022500.png

  9. Cliquer sur le bouton "Fermer la fenêtre courante" de chaque écran pour revenir à la liste des périodes

    image-1727363108873.png 

  10. La période est renseignée à Non dans la colonne "Comptabilisation" 

    image-1727363166782.png

  11. Fermer la gestion des périodes par le même bouton

Modifier ou supprimer la facture

Selon le niveau de sélection dans la personne, la facture ou le produt, les interventions sont différentes. Procédons du plus grand au plus petit

Niveau résident

Repérer la personne concernée et sélectionner là en cliquant dessus. La ligne est surlignée et la police passe du noir au bleu :

image-1727949514217.png

Plusieurs possibilités existent. La barre de boutons est la même que celle des utilisateurs mais ils ont des inrterdictions que l'administrateur n'a pas.

Niveau facture 

Repérer la facture concernée et sélectionner la en cliquant dessus. La ligne est surlignée et la police passe du noir au bleu :

image-1727957018510.png

Plusieurs possibilités existent. La barre de boutons est presque identique à celle des utilisateurs mais ils n'ont pas celui avec le X rouge.

Niveau produit

Repérer le produit concerné et sélectionner le en cliquant dessus. La ligne est surlignée et la police passe du noir au bleu :

image-1727958666440.png

Plusieurs possibilités existent. La barre de boutons est presque identique à celle des utilisateurs mais ils n'ont pas celui avec le X rouge.

image-1727949729501.png

image-1727956633874.png puis

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Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/HBtjAfjBECbomTw

Effectuer un rappel sur des factures éditées en réel (MR)

Rappel

Dans les logiciels de facturations EIG, il existe 2 modes d'édition : l'essai et le réel.

C'est dans ce second cas que la présente page et la vidéo associée prennent leur sens. En effet, l'opératrice a effectué son travail et, entre l'édition en réel et la poursuite du traitement, elle est informée que le prix de journée est modifié rétroactivement ou qu'elle s'est trompée de tarif.

Comment procéder ?

Il faut d'abord mettre le produit concerné à jour (Menu "Fichiers de base", option "Produits"  image-1729252382951.png). C'est l'utilisatrice qui effectue cette opération.

L'administateur, lui, doit :

Le programme exécute le traitement, une barre de défilement verte apparaît

image-1730278675884.png

Puis un message confirme que le traitement s'est correctement déroulé

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Il faut cliquer sur la poste pour fermer cet écran et revenir sur la liste des factures. Celle-ci se réactualise et des factures de rappel sont affichées

image-1730278884980.png

Il est possible de mieux le constater en changeant l'organisation de la fenêtre par l'utilisation du bouton image-1730279042425.png et en sélectionnant "Tri par facture". L'écran se réorganise ainsi :

image-1730280548525.png

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/tSfBy5kdZwZXsJe

En attente - Forcer l'importation des proches dans NetSoins

Bonjour,
Nous sommes sensés constituer cette page wiki et y associer une vidéo explicative. Mais à ce jour, nous ignorons qui utise NetSoins de façon à prendre exemple sur une base existante.
Si vous êtes utilisateur de NetSoins et que effectuez la passerelle entre ce logiciel et EIG, merci de vous signaler par mail à sudest@eig.fr à l'attention de Jean-François.
Le lien vidéo
Pas de page wiki, pas de vidéo !

Consulter le journal des évènements de la facturation résidents

Depuis la mise à jour de mars 2023, le journal des évènements de la facturation résidents est disposnible à l'administrateur EIG. Il est représenté par l'icône :

image-1750665706498.png   situé dans le menu "Administration".

A noter que le même icône apparaît dans le même menu des utilisateurs mais il y est grisé.

Comment procéder ?

Une fois lancé, la fenêtre de sélection de dates apparaît :

image-1750665982604.png

La plage de dates proposée est celle du mois courant au jour le jour. Cette page est rédigée le 23 juin 2025. La date de fin est initialisée à cette date et la date de début au mois précédent soit le 23 mai 2025. Les boutons "Mois précédent" et "Mois suivant" permettent de faire évaluer la plage de dates. Il est également possible de modifier cette plage manuellement.

L'exécution s'effectue par le bouton image-1750666173794.png intitulé "Rafraichir".

Interpréter le résultat

Le résultat est affiché du plus récent au plus ancien :

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Le nombre de lignes résultant de la plage de dates est affiché sur la droite.

Les colonnes affichées sont :

Ce mode d'affichage est appelé "Mode entrepôt" .

En cliquant sur l'entête d'une colonne, le tableau est trié selon cette colonne et un chevron apparaît au dessus de l'intitulé de la colonne

image-1750666830149.png.

Il est également possible de cliquer sur l'entête d'une colonne et, en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, de monter cet entête au dessus de la ligne d'entête. Le tableau est présenté selon la colonne demandée :

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Pour revenir à l'état initial, il faut effectuer un double-clic sur le bouton sélectionné, dans le cas présent "Action".

En cliquant sur une ligne du tableau, celle-ci est surlignée en bleu, il est possible de taper au clavier pour isoler des informations. Par exemple, pour isoler les manipulations d'un utilisateur :

image-1750668866147.png

Pour revenir en arrière, il faut cliquer sur la touche "Suppr." du clavier ou sur la touche "Echap" ou "Esc" selon le clavier.

Sur la ligne d'entête, un clic droit permet d'afficher les options disponibles dont l'export vers Excel. Par défaut le programme propose le format "CSV" mais l'ascenceur à droite du type de fichier permet de proposer d'autres options dont Excel.

Exemple d'export Excel :

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Le lien vidéo

A venir