Gestion Commerciale - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Modifier un client d'une autre structure

Rappel

Les utilisateurs de la gestion commerciale peuvent visualiser la liste des clients présents dans toute l'association mais ne peuvent pas modifier les informations de ces fiches.

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Pour modifier les informations, l'utilisateur doit contacter sa collègue ou l'administrateur.

Prérequis

Etre connecté en mode EIG (Administrateur)

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Comment procéder ?

La liste des clients est accessible dans le menu "Fichiers de base", îcone image-1725009756524.png.

Quand la liste est affichée, il faut cocher la case "Afficher tous les clients de l'association" :

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La lste de tous les client s'affiche par ordre alphabétique.

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Il faut utiliser le bouton "Modifier" ou double-cliquer sur le client pour en modifier le contenu et valider par le V vert 

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Attention : en se positionnant sur la section du demandeur de la modification, la fiche client est affectée à cette section et n'est plus affectée à sa section d'origine. Si le client doit rester sur sa section d'origine, l'administrateur doit se positionner sur cette section et pas sur celle du demandeur.

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/7FqE4cMqW7ntRw3

Modifier la date de création d'un document édité en réel

Rappel

Il existe 2 modes d'éditions, l'essai et le réel 

Les utilisateurs ne peuvent pas modifier la date de création du document, l'administrateur le peut.

La date de création des documents, par défaut, est paramétrée dans la gestion des structures (Menu "Administration"), onglet "Facturation"

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Prérequis

Etre connecté en mode EIG (Administrateur)

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Comment procéder ?

Les documents sont accessibles dans le menu "Facturation", îcone "Saisie des documents"

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La liste des documents apparaît. Il faut :

En images

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Avant

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Après

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Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/ELgwe63XGHsKtQ5

Obtenir l'historique des prélèvements sur 36 mois

Rappel

Les utilisateurs de la facturation peuvent obtenir l'historique des prélèvements mais celui-ci est limité 9 mois.

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L'administrateur peut bénéficier d'un historique sur 36 mois.

Prérequis

Être connecté en EIG (Administrateur) 

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Comment procéder ?

La liste des prélèvements est affichée avec le détail des factures. En fermant ce détail, nous obtenons la liste de tous les mois présents jusqu'à 36 mois. en prenant 2024 comme année de référence, l'historique permet de remontern jusqu'en 2021

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Remarque : dans ce module, il n'y a ni extraction ni édition possible. Pour transmettre le contenu du prélèvement, il faut procéder par copies d'écran. 

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/m2tSYkLorTnDnjk

 

Obtenir l'historique des comptabilisations sur 36 mois

Rappel

Les utilisateurs de la Gestion Commerciale ne peuvent consulter que 9 mois d'historique :

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Les administrateurs peuvent consulter jusqu'à 36 mois. Comme il est indiqué sur la copie d'écran, nous sommes en septembre 2024. L'historique permet d'obtenir 3 ans rétroactifs donc 2024 - 3 = 2021.

Prérequis

Être connecté en EIG (Administrateur)

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Comment procéder ?

Remarque : dans ce module, il n'y a pas de possibilité ni d'extraction ni d'édition. Pour fournir le contenu d'une comptabilisation, il faut procéder par copie d'écran.

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/43sG4iMkHjHzdqN

 

Créer une facture antérieure à 3 mois

Rappel

Les utilisateurs ont la possibilité de créer une facture sur une plage de dates précises. En dehors de cette plage de dates, cela leur est interdit. Dans l'exemple présenté, nous antidatons la facture d'un an :

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A la validation, voici le message constaté :

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L'administrateur peut passer outre

Nous recréons une facture que nous antidatons :

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La validation (par le V vert) s'effectue correctement. Il n'y a même pas de message d'alerte.

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/neiHJYQ4dNN2NQn

 

Démarquer les factures de prélèvement

Le cas

Cette fonction est utile quand un client, codifié en prélèvement, a réglé une facture par un autre moyen de paiement sans que l'utilisateur (trice) change le mode de paiement dans la facture. Lors de la génération du prélèvement, la facture de ce client est incluse dans le prélèvement ; ce qui ne doit pas être. L'utilisateur (trice) de la Gestion Commerciale n'a pas la possibilité de retirer une facture du lot à prélever.

Prérequis

Être connecté en mode administrateur

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Comment procéder ?

La gestion des prélèvements se situe dans le menu "Facturation" et est représentée par le bouton :

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En actionnant ce bouton, le programme affiche la liste des factures à prélever. Cette liste peut être vide :

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Il faut :

Le lot disparait de l'écran. En cliquant sur "Factures à prélever", les factures apparaissent toutes présélectionnées : 

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Il reste à prévenir l'utilisateur (trice) qu'il (elle) peut procéder à nouveau à son prélèvement.

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/rwJDzdnPHcmKTp7

 

Obtenir l'historique des transmissions URSSAF sur 36 mois

Rappel

L'utilisateur/trice qui dispose de cette fonctionnalité peut consulter l'historique des transmissions sur 9 mois :

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L'administrateur peut obtenir 36 mois d'historique soit 3 ans ; 2024 - 3 = 2021.

Prérequis

Être connecté en mode EIG, Administrateur

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Comment procéder ?

Remarque : dans cette édition, il n'y a pas de possibilité ni d'édition ni d'extraction. Pour fournir le contenu précis d'une transmission, il faut procéder par copies d'écran.

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/mDCQNXgaS8GgEi7

 

Archiver la Gestion Commerciale

Remarque : les noms des clients sont modifiés pour anonymiser la base.

L'archivage s'effectue selon les règles du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

L'archivage RGPD se situe dans les clients, menu "Fichiers de base", item "Clients" :

image-1724076924157.png et image-1727172792575.png

Il est représenté par le bouton : image-1724077024999.png

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L'activation de ce bouton génère la fenêtre suivante :

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Par défaut, le programme propose :

La seule option possible est de sélectionner les personnes par le bouton en forme de loupe. Cette sélection est automatique à partir des dates de sorties de de la durée sélectionnée :

Archivage des clients de la section

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Archivage des clients de toute l'association

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Pour finaliser le traitement, il faut cliquer sur le bouton symbolisé par une corbeille. Une confirmation est demandée :

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Un compte-rendu est affiché. Cliquer sur OK pour mettre fin au traitement :

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Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/6QYRzXGBmqzdTrs

Rouvrir la période précédente de la gestion des stocks

Prérequis

Etre :

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Comment procéder ?

  1. Aller dans le menu "Stocks"
  2. Sélectionner l'option "Périodes" 

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  3. Cliquer sur le bouton "Réouvrir la période précédente" (dans le cas ci-dessous,  du mois d'octobre, rouvrir septembre)

    image-1730363134555.png

Attention : il n'est pas possible de rouvrir la période précédente si des mouvements sont saisis sur le mois courant.

Par exemple, une fois septembre rouvert, rouvrir aout :

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Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/bZF3soPJbPYm4C8

 

En attente - Gérer les droits du circuit de validation des achats

Bonjour,

Nous sommes sensés écrire une page wiki sur le sujet et y associer la vidéo explicative.

Mais, à ce jour, nous ne connaissons pas de structure EIG qui gère les achats par la gestion des stocks.

De ce fait, nous ne pouvons pas vous proposer ces 2 éléments.

Si vous êtes concerné, merci de vous faire connaître en écrivant à sudest@eig.fr à l'attention de Jean-François.

En attente lien vidéo

 

Consulter le journal des évènements de la gestion commerciale

Depuis la mise à jour de mars 2023, le journal des évènements de la gestion commerciale est disposnible à l'administrateur EIG. Il est représenté par l'icône :

image-1750665706498.png   situé dans le menu "Administration".

A noter que le même icône apparaît dans le même menu des utilisateurs mais il y est grisé.

Comment procéder ?

Une fois lancé, la fenêtre de sélection de dates apparaît :

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La plage de dates proposée est celle du mois courant au jour le jour. Cette page est rédigée le 23 juin 2025. La date de fin est initialisée à cette date et la date de début au mois précédent soit le 23 mai 2025. Les boutons "Mois précédent" et "Mois suivant" permettent de faire évaluer la plage de dates. Il est également possible de modifier cette plage manuellement.

L'exécution s'effectue par le bouton image-1750666173794.png intitulé "Rafraichir".

Interpréter le résultat

Le résultat est affiché du plus récent au plus ancien :

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Le nombre de lignes résultant de la plage de dates est affiché sur la droite.

Les colonnes affichées sont :

Ce mode d'affichage est appelé "Mode entrepôt" .

En cliquant sur l'entête d'une colonne, le tableau est trié selon cette colonne et un chevron apparaît au dessus de l'intitulé de la colonne

image-1750666830149.png.

Il est également possible de cliquer sur l'entête d'une colonne et, en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, de monter cet entête au dessus de la ligne d'entête. Le tableau est présenté selon la colonne demandée :

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Pour revenir à l'état initial, il faut effectuer un double-clic sur le bouton sélectionné, dans le cas présent "Action".

En cliquant sur une ligne du tableau, celle-ci est surlignée en bleu, il est possible de taper au clavier pour isoler des informations. Par exemple, pour isoler les manipulations d'un utilisateur :

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Pour revenir en arrière, il faut cliquer sur la touche "Suppr." du clavier ou sur la touche "Echap" ou "Esc" selon le clavier.

Sur la ligne d'entête, un clic droit permet d'afficher les options disponibles dont l'export vers Excel. Par défaut le programme propose le format "CSV" mais l'ascenceur à droite du type de fichier permet de proposer d'autres options dont Excel.

Exemple d'export Excel

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Le lien vidéo

A venir