Le Projet Majorité, module administrateur

• Objectif
• L'organisation du livre Console Mode Administrateur
• La vidéo explicative du livre Console Administrateur
• Les nouveautés de la mise à jour de juin 2025 (page publique)

Objectif

Le Projet Majorité consiste à :

• Donner plus d'autonomie aux utilisateurs
• Sécuriser les procédures
• Répondre aux obligations règlementaires selon la responsabilité de chacun
• Garantir la qualité des données

Pour cela, EIG décentralise plusieurs fonctionnalités du mode pupitre (uniquement accessible aux techniciens EIG) dans le mode EIG Administrateur.

Depuis la mise à jour de décembre 2023, chaque client doit nommer un administrateur EIG. Cette personne aura accès à l'utilisateur EIG Administrateur. 

Jusqu'au 30 juin 2025, ce mode EIG Administrateur sera accessible par le mot de passe pupitre. Puis, chaque client administrateur définira le mot de passe administrateur de son configurateur.

Si plusieurs bases sont présentes dans la même configuration, cet identifiant administrateur est commun à toutes les bases.

Les techniciens EIG ne connaîtront pas ce mot de passe. Ils ont cependant un mot de passe spécifique afin d'accéder à des fonctionnalités qui sont de leur domaine de compétance (généralement liées à des prestations payantes).

Les administrateurs seront progressivement formés à ces fonctionnalités qui seront accompagnées de supports écrits ou vidéos. Ces supports seront accessibles en page publique dans le wiki EIG. Les techniciens EIG auront accès à ces supports.

La liste des ces fonctionnalités sera prochainement communiquée. Les fonctions RH sont déjà listées dans la page wiki accessible depuis la mise à jour de mars 2024 : https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/mode-administrateur/page/liste-des-traitements.

A partir du lundi 7 juillet 2025, les techniciens EIG n'auront plus accès au mode pupitre.

Le configurateur

Parmi ces formations à la charge de l'administrateur, il y a la gestion des droits. En effet, ce sera à l'administrateur de créer les utilisateurs au sein du configurateur.

Nous rappelons que, depuis la mise à jour de décembre 2023, la désignation d'un administrateur est possible et deviendra obligatoire dans le configurateur EIG : https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/mise-a-jour-de-decembre-2023/page/configurateur

 

Les changements pour l'assistance à partir du 1 juillet 2025

Lors d'un appel téléphonique, le technicien EIG doit vérifier si l'appelant est l'administrateur ou pas.

L'appelant n'est pas l'administrateur

Le technicien EIG prend connaissance de la demande et l'analyse. Si la réponse nécessite une intervention manuelle, il faut vérifier que la fonction est disponible dans le mode Administrateur et dans ce cas, le technicien EIG doit demander à l'appelant de s'adresser à son administrateur. 

Dans ce cas, le technicien EIG ouvre un ticket qu'il clôture pour Renvoi vers l'administrateur configurateur (modèle de réponse) en renseignant l'administrateur en copie du ticket (Case CC à renseigner) s'il est connu : 

L'appelant est l'administrateur

Il doit effectuer une intervention manuelle et éprouve une difficulté pour sa réalisation. Le technicien l'oriente dans un premier temps vers les supports wiki.

La fonctionnalité n'existe pas en mode Administrateur

Lors de la création du ticket, un nouveau sujet et au moins un nouveau sous-sujet seront créés et devront être renseignés. Le ticket suivra la voie habituelle N3 puis R&D et c'est le service développement qui déterminera le bien-fondé de la déclarer dans le mode Administrateur.

Le technicien EIG doit procéder à l'intervention

Deux cas vont se présenter en fonction des périodes :

Pendant la période de transition (jusqu'au 30 juin 2025)

Si un client nous appelle pour une demande sur le configurateur,  il faut ouvrir un ticket à basculer en SP et à gérer par l'agence de référence non facturé

A partir de juillet

Si le client appelle et nous demande une intervention imminente sur le configurateur ou une fonction administrateur et que l’administrateur n’est pas disponible ou n’a pas encore été désigné. Nous informons le client que sa demande doit passer par une demande écrite qui fait l’objet dès réception de la création d’un ticket SP payant avec envoi d'un devis.

Le devis doit contenir la reprise de la demande du client avec la justification de la prestation, le détail de l'intervention (virement fournisseur à déverrouiller, quelle section et quelle banque voire s'il y a plusieurs virement présent le virement concerné ; l'exercice comptable à déclôturer pour quelle section, etc.  Il faut indiquer également le nom du demandeur, du responsable décideur et celui de l'administrateur (s'il existe). Le tarif est de 100€ HT pour 1 heure.

Le client doit émettre une demande précise. Qu'il nous faut interpréter et retranscrire dans le devis

Dès réception de l'accord du devis, une intervention sera planifiée avec obligation qu’une personne de leur structure soit présente lors de l’intervention et un compte rendu de fin d’intervention sera envoyé de la façon suivante  où il faut renseigner la date et l'heure de l'intervnetion, le nom de l'intervenant EIG, le nom de l'interlocuteur présent et le détail de l'intervention dans le corps du message :

 

Si le ticket SP est clos à l'envoi du devis (il y en a qui font ça), il faut créer un nouveau ticket en N1 qu'il faut clôturer avec la matrice décrite ci-dessus.

 

L'organisation du livre Console Mode Administrateur

Ce livre est organisé à raison de cette page d'introduction puis, pour chaque logiciel :

• Un chapitre comportant plusieurs pages. Chaque page traite un sujet précis. Chaque sujet est également illustré par une vidéo. Dans le bas de chaque page wiki, le lien vidéo est inséré pour permettre au client de consulter la page wiki et/ou la vidéo
• Une page wiki reprenant chaque sujet traité avec directement le lien vidéo. Les sujets sont organisés par ordre alphabétique. Cela permet de télécharger toutes les vidéos d'un logiciel et de les conserver sur un PC en local

• Certaines fonctions de la comptabilité sont, parfois, déjà à la disposition des utilisateurs finaux (déverrouillage des virements fournisseurs, régénération des comptes justifiés, etc.) par le biais des "Fonctions Administrateur Avancées" du configurateur.

  Ces fonctions sont toujours d'actualité. Elles existent toujours et ne sont pas supprimées.

  Les utilisateurs qui en bénéficient peuvent continuer à les utiliser sans solliciter leur administrateur.

  Ces fonctions sont décrites pour les utilisateurs qui n'y auraient pas accès et qui devaient faire appel à l'assistance EIG et doivent maintenant passer par leur administrateur

Présentation du livre

Présentation du contenu d'un chapitre (la GRH)

Présentation de la fin d'une page wiki

Présentation de la page des liens vidéos

La vidéo explicative

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/oMdHogMd3PM2aY9

La vidéo explicative du livre Console Administrateur

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/p2tadZCmJ4LMgKJ

Les nouveautés de la mise à jour de juin 2025 (page publique)

La mise à jour de juin 2025 a apporté des nouveautés qui ne sont pas encore traitées dans les pages wiki suivantes :

Comptabilité

• Réparation du budget, bouton en forme d'éclair dans la gestion du budget du menu 'Gestion du budget" au niveau établissement et au niveau section. Utile pour activer les comptes budgétaires d'une nouvelle section
• Nouveautés dans les "Outils compta" du menu "Général"
• Nouveautés liées à la dématérialisation. L'auteur de ces lignes n'est pas formé à ces outils, il ne procède pas à l'élaboration de pages wiki et de vidéos

GRH 

• Regroupement des fonctions administrateur dans un menu "Administrateur" dédié,le journal des évènements fait déjà l'objet d'une page wiki. Les autres options sont arrivées avec la mise à jour de juin (donc pas de pages wiki pour l'instant)

  

• Des fonctionnalités sont réservées aux techniciens EIG, généralement liées aux démarrages des nouveaux clients ou des prestations payantes

GRH Budget

* Mise à jours des valeurs N-1, permet de mettre à jour les zones "Valeurs N-1" des postes à partir d'un budget ou CBS précédent

Actuellement, il y a une fonction de GRH budget décrite avec la GRH. Nous verrons à faire une entrée spéciale GRH Budget. En effet, chez certains clients, la GRH Budget est gérée par les gestionnaires de comptabilité et pas ceux de la paie.

Immobilisations

Rien pour l'instant mais des nouveautés demandées et annoncées.

Les facturations

La facturation Prix de Journée, la facturation Résidents et la Gestion Commerciale présentent un journal des évènements qui font tous l'objet d'une page wiki dans leurs chapitres respectifs.

Les autres logiciels

A notre connaissance, à ce jour, rien de prévu.