Les fonctions "Administrateur" de la comptabilité - Les pages wiki

Avant-propos - Les fonctions administrateur avancées du configurateur

Bonjour,

Certaines fonctions décrites ci-après sont parfois déjà à la disposition des utilisateurs finaux (déverrouillage des virements fournisseurs, régénération des comptes justifiés, etc.) par le biais des "Fonctions Administrateur Avancées" du configurateur.

Ces fonctions sont toujours d'actualité. Elles existent toujours et ne sont pas supprimées.

Les utilisateurs qui en bénéficient peuvent continuer à les utiliser sans solliciter leur administrateur.

Ces fonctions sont décrites pour les utilisateurs qui n'y auraient pas accès et qui devaient faire appel à l'assistance EIG et qui maintenant doivent d'abord passer par leur administrateur.

Déclôturer un exercice - Supprimer les à-nouveaux

Il arrive parfois qu'un client demande la déclôture d'un exercice. Cette opération peut s'effectuer en mode EIG (Administrateur). 

Pour rappel, il existe une page wiki liée à la clôture et à la reprise des à-nouveaux : https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-comptabilite/page/cloturer-un-exercice-tcr.

Attention : il ne peut y avoir que 2 exercices ouverts en même temps. Si la manipulation risque d'en ouvir un 3ème, ne l'exécuter pas. Dans ce cas, il convient d'adresser une demande à son agence de référence expliquant le besoin et l'agence prendra contact avec le service développement.

Lors de la clôture, le journal ZX est créé en date du 1er janvier du nouvel exercice. Pour notre exemple, 2023 :

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Comment procéder ?

Il convient de commercer par supprimer les à-nouveaux puis ensuite de déclôturer.

1 - Se connecter en EIG (Administrateur)
2 - Annuler les à-nouveaux sur N
3 - Déclôturer l'exercice N-1
4 - Procéder ainsi pour tous les établissements concernés
5 - Informer les personnes concernées qu'elles peuvent reprendre le travail

 

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/ayizXzYGgSEes8E

Déverrouiller un virement fournisseur

Un virement fournisseur a 2 statuts successifs :

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Il est possible de revenir du statut Emis au statut Généré pour 2 raisons :

  1.  La banque ne peut pas lire le fichier et le rejette. Il faut alors obtenir de la banque la raison précise du rejet afin de pouvoir intervenir dans EIG
  2. La personne qui a préparé et émis le fichier (ou un responsable hiérarchique) constate une anomalie dans les factures traitées. Dans ce cas, il faut vérifier que la banque n'a pas traité le fichier. 

Pour procéder, il faut utiliser l'icône en forme clé image-1711020137260.png.

En cliquant dessus, le programme affiche le message :

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En cliquant sur Oui, le statut revient à la valeur Généré :

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Il est à nouveau possible de le modifier.

Attention à la date de paiement, elle ne doit pas être antérieur à la date du jour :

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Remarque

Des utilisateurs peuvent déjà bénéficier de cette fonctionnalité. Ils peuvent continuer à l'utiliser sans solliciter l'administrateur. Il en est de même pour les autres fonctions qui leurs sont attribuées.

Le lien vers la vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/4ETJtY9SjnL5M5e

Générer le fichier FEC

Cette fonction était déjà à disposition des utilisateurs ayant accès au menu Transfert de la comptabilité.

Son utilisation est déjà décrite à l'adresse :

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/transfert/page/generer-les-fichiers-fec-tcr

Le lien vers la vidéo :

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/WbLFAZ9MCX7QTT3

 

Régénérer un ou plusieurs comptes justifiés

Rappel

Les comptes justifiés sont les comptes présents en lettrage.

La présence d'un compte en lettrage est liée à la case "Justification du compte" cochée dans le plan comptable. Par exemple, le compte 442100, prélèvement à la source, codifié ainsi dans le plan comptable et présent dans le lettrage :

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La fonction de régénération est utile quand un compte est absent du lettrage et est ajouté alors que des écritures sont déjà présentes. Le fait de cocher la case rend le compte présent dans le lettrage dès la prochaine écriture saisie ou générée mais le fait de cocher la case ne reprend pas les écritures déjà présentes en comptabilité automatiquement dans le lettrage. Il faut, pour cela, régénérer le compte dans le lettrage. Par exemple, le compte 447100, taxe sur les salaires, n'est pas prévu dans le lettrage : 

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Il a déja des écritures pour l'exercice :

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Et pourtant, dans le lettrage, ces écritures ne sont pas reprises :

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Comment procéder ?

Il faut sélectionner le menu Général du programme de comptabilité image-1719500435544.png et y sélectionner  Outils Compta image-1719500472521.png.

Cette nouvelle entrée offre 3 possibilités chacune présente dans un sous-onglet :

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Les options de déclôture d'un exercice et de suppression des à-nouveaux sont traités dans une autre page.

Dans la présente page, nous traitons du 1er sous-onglet Comptes Justifiés. 

L'écran offre 2 options : la régénération des comptes justifiés et la modification en masse des paramètres des à-nouveaux détaillés.

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La régénération des comptes justifiés

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Comme il est indiqué dans la fenêtre de traitement, il existe 2 possibilités : la régénération et la suppression.

Dans les 2 cas, il faut indiquer le compte de début et le compte de fin (ils peuvent être identques).

Dans le cas de la régénération, il faut également renseigner les exercices concernés.

Les comptes justifiés avant la manipulation

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Prêtez attention au compte surligné dont le solde est créditeur de 14884,74, FOMARCH, Marché U et à celui qui le précède, FOMANEN, GEDIMAT dont les mouvements sont de 358,53 au débit et de 581,70 au crédit. 

Nous devons procéder à la régénération de ces deux comptes. 

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Le programme en demande la confirmation :

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Les comptes traités sont affichés dans le cadre de droite :

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Il faut noter que deux autres comptes que nous n'avions pas dans le lettrage sont ajoutés à la liste. Ce qui signifie que le programme passe en revue tous les comptes du plan comptable compris entre le début et la fin et les régénère. S'il avait fallu uniquement traiter les deux comptes de l'exemple, il aurait fallu faire :

Il est donc nécessaire que le demandeur soit précis dans l'expression de son besoin.

Les comptes justifiés après la manipulation

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Les mouvements des deux comptes sont supérieurs à ceux précédant l'intervention. Il convient de les reprendre un par un pour refaire le lettrage. Mais, la manipulation a également généré le compte FOMANUT, MANUTAN SA qu'il faut également lettrer.

La modification en masse des paramètres des à-nouveaux détaillés

Par défaut, le programme génère une ligne d'à-nouveau par compte mais pour les comptes en lettrage, il est possible de rependre les à-nouveaux de façon détaillée. C'est à dire que, pour chaque écriture non lettrée, le programme passe une ligne d'à-nouveau.

Le paramétrage s'effectue dans le plan compable, sur le premier sous-onglet, Général : 

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S'il faut modifier quelques comptes, il est possible de le faire un par un. Mais s'il faut le faire pour une majorité de comptes, cela peut devenir fastidieux.  Cette option permet de le faire pour tous les comptes d'un même groupe auxiliaire. 

Il est même possible de programmer la justification du compte de centralisation. De ce fait, tous ses comptes auxiliaires sont également justifiés et la création d'un nouveau compte auxiliaire reprend le paramétrage du compte de centralisation :

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Le module permet de :

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Le bouton Exécuter permet de lancer le traitement, une confirmation est demandée : 

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Un message est affiché pour informer l'administrateur du bon fonctionnement du traitement.

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Remarque

Des utilisateurs peuvent déjà bénéficier de cette fonctionnalité (par un autre chemin). Ils peuvent continuer à l'utiliser sans solliciter l'administrateur. Il en est de même pour les autres fonctions qui leurs sont attribuées.

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/JSZKHiLTq27XFZN

Effectuer un lettrage déséquilibré

Effectuer un lettrage déséquilibré peut s'avérer utile en cas de démarrage d'un nouveau client, lors de la reprise des écritures précédentes ou lors de la régénération d'un compte justifié pour lettrer les anciennes écritures déjà soldées afin de ne laisser dans le lettrage que les écritures actives.

Exemple sur le compte  447100 issu de la régénération du compte :

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La validation entraine le lettrage des écritures sélectionnées :

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Le lien vers la vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/mQDbCW5EjDcGwnd

Remarque : cette fonctionnalité existe aussi au niveau utilisateur en fonction des droits utilisateurs attribués :

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Plus plus d'informations à ce sujet, il faut se référer à la formation Configurateur EIG.

Saisir des OD analytiques déséquilibrées - Ne fonctionne pas - En attente

Le but de la saisie des OD analytiques déséquilibrée est de modifier la comptabilité analytique sans modifier la comptabilité générale. C'est le cas quand un traitement analytique est démarré en cours d'exercice. En effet, il n'y a pas de reprise automatique des écritures déjà passées depuis le début de l'exercice.  

Par défaut, les écritures sont toujours modifiables tant qu'elles ne sont pas validées. Généralement, pour les écritures générales, la validation a lieu lors de la clôture de l'exrcice. Mais elle est toujours effectuée pour les écritures automatiques (par exemple, celles de la GRH).

Dans ce cas, les codifications analytiques sont liées à la codification de la comptabilisation des TH en ESAT ou des salariés de l'Entreprise Adaptée (voire des travailleurs sociaux qui sont affectés à l'ESAT ou ventilés comptablement sur l'ESAT). Il est possible de modifier les codifications dans la fiche contrat (y compris rétroactivement) mais cela suppose de régénérer les écritures comptables.

En fonction des règles internes de la structure ou des droits utilisateurs, cette possibilité n'est peut-être pas active. De ce fait, quand la comptabilité analytique est incorrecte, il convient de passer des OD analytiques pour la corriger.

L'accès s'effectue par le menu Gestion Comptabilité et le bouton Saisie Analytique image-1712326110623.png .

Dans l'exemple qui suit, l'établissement créé une nouvelle comptabilité analytique Salaires chargés.

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Les postes analytiques sont les catégories de l'annexe 13, tableau des effectifs, du compte administratif.

La consultation de la balance analytique présente un écran vide. En effet, les écritures du mois courant (avril 2024) ne seront intégrées qu'au traitement des charges d'avril. Il faut donc saisir les 3 mois antérieurs. 

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Solder les comptes 18 de liaisons interstructures

La comptabilité EIG permet de passer des écritures comptables (manuelles ou automatiques) d'un établissement à l'autre sans avoir à saisir d'écritures dans les comptes 18 de liaisons. Ceux-ci sont alimentés automatiquement.

Nous rappelons que la codification de cet automatisme se situe dans la gestion des constantes (Menu Fichiers de base) à raison d'une codification par logiciel :

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Au fil du temps, les mouvements se cumulent avec les à-nouveaux et augmentent les soldes, ce qui est visible sur la balance générale :

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Il est donc parfois nécessaire de les solder.

Cette opération s'effectue par la saisie d'écritures. Il faut obligatoirement saisir un code de saisie d'OD ; il est possible d'en créer un spécifique pour isoler ces écritures et cliquer sur la ligne de petits points. 

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La ligne "Je veux effectuer une saisie de Régule IS en connaissance de cause" est masquée au lancement de la fenêtre. Elle s'affiche en cliquant sur les petits points. Il faut la cocher et cliquer sur OK pour continuer.

La grille de saisie est simple :

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La saisie s'effectue en mode pièce et doit être équilibrée.

Il faut penser à également solder le même compte dans son établissement miroir.

Le lien vers la vidéo :

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/bwaQyoHEajMBirR

 

En cours de construction- Optimiser le temps de génération du classeur EPRD/ERRD - Générer le classeur Excel EPRD/ERRD sans les données

Ne pas faire attention aux temps chiffrés, ils sont incorretcs.

Constat

La génération du classeur Excel de l'EPRD/ERRD peut prendre quelques secondes (pour un seul FINESS) ou plusieurs heures pour plusieurs FINESS. Une étude montre que pour 30 FINESS, la génération dure plus de 6 heures. Lors de cette génération, le programme créé les différentes feuilles du classeur, y insère les données mais réactualise également les feuilles précédentes. C'est cet ensemble d'automatismes qui fait que le temps augmente de façon exponentielle.

Pour réduire ce temps, il existe une possibilité ; procéder en 2 temps, créer le classeur à vide pour tous les FINESS puis alimenter ce classeur par les données. De cette façon, le temps de génération du classeur prend beaucoup moins de temps.

Exemple

L'EPRD est établi pour 30 établissements. La génération du classeur entier dure plus de 6 heures.

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Comment procéder

C'est lors de la génération du classeur que la fenêtre de génération évolue :

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Dans la partie Avancé, la création complète du classeur est toujours possible. Pour peu de FINESS, elle est toujours utilisable et fiable.

Mais pour beaucoup de FINESS, les 2 autres options s'avèrent plus utiles.

Dans un premier temps, il faut créer le classeur avec les FINESS uniquement. Puis une fois ce classeur généré, il faut l'utiliser pour le remplir avec son contenu. Toutes les feuilles de chaque tableau de chaque établissement sont créées par la première phase. Elles sont complétées par la deuxième. Comme elles existent déjà et que le format définitif du classeur est déjà établi, la mise à jour des données prend moins de temps.

La première phase de création du classeur à vide pour seulement les FINESS a duré 12 minutes.

La seconde phase de remplissage du classeur vide à duré 2 heures et 8 minutes soit un total de 2 heures et 20 minutes.

Soit un gain de temps de plus de 75%. Dans ce cas, le client aurait tout intérêt à opter pour le traitement en 2 fois.

Nous vous informons que l'option existe non seulement au niveau administrateur mais également au niveau utilisateur. C'est à dire que le dépositaire de la génération du classeur Excel peut le faire de sa session. Il n'a pas besoin de se déconnecter et de se connecter en EIG (Administrateur).

Lien vers la vidéo

A venir