Les fonctions "Administrateur" de la Facturation Prix de Journée - Les pages wiki
La majorité des pages wiki citées existaient déjà mais uniquement majoritairement accessibles pour les techniciens EIG en mode pupitre. Elles sont modifiées pour indiquer le mode Administrateur. Un lien est présenté pour y accéder.
- Dévalider une facture éditée en mode réel
- Supprimer les factures d'une période quand elles sont éditées en réel (PJ)
- Clôturer ou rouvrir manuellement une période de facturation
- Dévalider toutes les factures éditées en réel
- Marquer des factures à télétransmettre
- Supprimer des instances (Fac PJ)
- Archiver la facturation Prix de Journée
- Dévalider des factures éditées en réel de la gestion des ressources
Dévalider une facture éditée en mode réel
Rappel
Dans les logiciels de facturations EIG, il existe 2 modes d'édition : l'essai et le réel.
- L'essai permet de simuler l'édition sans la dater ni lui affecter de numéro. Elle reste en mode "brouillard" afin de la laisser en libre accès pour y apporter des modifications
- Le réel date la facture, lui attribue son numéro et la verrouille pour empêcher les modifications en partant du principe qu'il est interdit de modifier une facture éditée en réel. En effet, celle-ci peut être déjà parvenue à son destinataire voire réglée
C'est dans ce second cas que la présente page et la vidéo associée prennent leur sens. En effet, l'opératrice a effectué son travail et, entre l'édition en réel et la poursuite du traitement, elle reçoit des informations complémentaires qui doivent modifier le contenu de la facture.
Et donc, comment procéder
Comme il est indiqué dans le commentaire du chapitre, la page wiki existe déjà. Elle est accessible au lien ci-dessous :
Facture de rappel
La procédure est identique pour modifier une facture de rappel, il faut se positionner dans la saisie des rappels :
Le lien vers la vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/X2RdjJAjYt2bDKW
Supprimer les factures d'une période quand elles sont éditées en réel (PJ)
Avertissement
Comme il est précisé dans la page wiki, cette manipulation est définitive et s'effectue sans retour possible en arrière.
Elle sert quand l'opératrice est allée trop vite dans ses manipulations. Une fois que les factures sont éditées en réel, il est impossible de les modifier.
Cependant, des modifications doivent être apportées dans les fiches des personnes, des payeurs ou des produits et elles ont un impact sur le contenu des factures et donc leur montant.
Comment procéder
Comme il est précisé dans l'introduction générale, la page wiki existe déjà. Elle est accessible à l'adresse :
Le lien vers la vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/36osMbN8HfgEr7w
Clôturer ou rouvrir manuellement une période de facturation
Comme il est précisé dans la page wiki, cette action peut être utilisée dans le cas ou la gestion des périodes est en mensuelle et que l'établissement est fermé sur une période et durant laquelle elle ne doit pas facturer.
Comment procéder
Comme il est précisé dans l'introduction générale, la page wiki existe déjà. Elle est accessible à l'adresse :
La gestion des ressources
Dans la gestion des ressources, la même possibilité existe. Dans le haut de l'écran, il faut sélectionner "Gestion des ressources" et la procédure est identique :
Le lien vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/rpeZePtfrsDz2PL
Dévalider toutes les factures éditées en réel
Rappel
Dans les logiciels de facurations EIG, il existe 2 modes d'édition : l'essai et le réel.
- L'essai permet de simuler l'édition sans la dater ni lui affecter de numéro. Elle reste en mode "brouillard" afin de la laisser en libre accès pour y apporter des modifications
- Le réel date la facture, lui attribue son numéro et la verrouille pour empêcher les modifications en partant du principe qu'il est interdit de modifier une facture éditée en réel. En effet, celle-ci peut être déjà parvenue à son destinataire voire réglée.
C'est dans ce second cas que la présente page et la vidéo associée prennent leur sens. En effet, l'opératrice a effectué son travail et, entre l'édition en réel et la poursuite du traitement, elle reçoit des informations complémentaires qui doivent modifier le contenu de la facture.
Et donc, comment procéder
Comme il est indiqué dans le commentaire du chapitre, la page wiki existe déjà. Elle est accessible au lien ci-dessous :
Les factures de rappel
La procédure est la même pour modifier les factures de rappel à ceci près qu'il faut se positionner dans la saisie des rappels :
Le lien vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/Pmjn5f5LdEAy6EK
Marquer des factures à télétransmettre
But
A utiliser en cas de rejet global de la facture ou partiel ou parce que les références de télétransmission n'étaient pas correctement codifiées dans la fiche payeur, fiche produit ou dans le référent payeur.
Comment procéder ?
Comme précédemment, la page wiki existe déjà et est accessible à l'adresse :
Le lien vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/BaEHdKXfweY8NKd
Supprimer des instances (Fac PJ)
Rappel
Une instance est une facture d'attente pour une personne pour laquelle l'établissement n'a pas reçu la Prise en Charge ou l'attestation de droits de la sécurité sociale alors que la personne a intégré l'établissement.
Quand les conditions sont rétablies, ces factures sont reprises et réaffectées au bon payeur.
Le paramétrage global se situe dans le menu "Administration", item "Gestion des structures" :
Comment procéder ?
Comme il est précisé dans le commentaire général du chapitre; la page wiki existe déjà et est accessible à l'adresse :
Le lien vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/bFqt9H7XkKH6D7Z
Archiver la facturation Prix de Journée
Remarque : les noms des personnes sont modifiés pour anonymiser la base.
L'archivage s'effectue selon les règles du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).
Il existe déjà une page wiki traitant cette information accessible à l'adresse :
https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/mise-a-jour-decembre-2021/page/facturation-prix-de-journee
L'archivage RGPD se situe dans la gestion des personnes, menu "Fichiers de base", item "Personnes" :
et 
Il est représenté par le bouton : 
L'activation de ce bouton génère la fenêtre suivante :
Par défaut, le programme propose :
- De supprimer sur 10 ans (la plus petite échéance) mais il est possible de demander plus à l'aide de la liste (de 10 à 20 ans)
- D'exclure les personnes sans factures
- De supprimer l'historique des personnes
- D'effectuer le traitement sur toutes les personnes de l'association. A confirmer auprès de tous les intervenants de la facturation ou du responsable de la facturation ou de la sécurité des données au sein de l'association
La seule option possible est de sélectionner les personnes par le bouton en forme de loupe. Cette sélection est automatique à partir des dates de sorties de de la durée sélectionnée :
Ci-dessous, la liste de toutes les personnes :
Quand des personnes apparaissent dans dans la sélection d'archivage et qu'elles ne sont pas dans l'établissement, c'est qu'elles sont dans d'autres établissements et qu'elles ont été partagées pour d'autres structures. Cette codification est située dans la fiche personne :
Pour finaliser le traitement, il faut cliquer sur le bouton symbolisé par une corbeille. Une confirmation est demandée :
Un compte-rendu est affiché. Cliquer sur OK pour mettre fin au traitement :
Le lien vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/6QYRzXGBmqzdTrs
Dévalider des factures éditées en réel de la gestion des ressources
Attention : à ne pas confondre avec la dévalidation des factures prix de journée.
Il s'agit de la gestion des ressources qu'il faut activer en cliquant sur le bouton correspondant dans le haut de l'écran :
Ce bouton est alors en blanc et celui de "Facturation" devient gris.
Comment procéder ?
La page explicative wiki existe déjà et est accessible à l'adresse :