Les fonctions "Administrateur" de la Gestion Commerciale - Les pages wiki

• Modifier un client d'une autre structure
• Modifier la date de création d'un document édité en réel
• Obtenir l'historique des prélèvements sur 36 mois
• Obtenir l'historique des comptabilisations sur 36 mois
• Créer une facture antérieure à 3 mois
• Démarquer les factures de prélèvement
• Obtenir l'historique des transmissions URSSAF sur 36 mois
• Archiver la Gestion Commerciale
• Rouvrir la période précédente de la gestion des stocks
• En attente - Gérer les droits du circuit de validation des achats

Modifier un client d'une autre structure

Rappel

Les utilisateurs de la gestion commerciale peuvent visualiser la liste des clients présents dans toute l'association mais ne peuvent pas modifier les informations de ces fiches.

Pour modifier les informations, l'utilisateur doit contacter sa collègue ou l'administrateur.

Prérequis

Etre connecté en mode EIG (Administrateur)

Comment procéder ?

La liste des clients est accessible dans le menu "Fichiers de base", îcone .

Quand la liste est affichée, il faut cocher la case "Afficher tous les clients de l'association" :

La lste de tous les client s'affiche par ordre alphabétique.

Il faut utiliser le bouton "Modifier" ou double-cliquer sur le client pour en modifier le contenu et valider par le V vert 

Attention : en se positionnant sur la section du demandeur de la modification, la fiche client est affectée à cette section et n'est plus affectée à sa section d'origine. Si le client doit rester sur sa section d'origine, l'administrateur doit se positionner sur cette section et pas sur celle du demandeur.

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/7FqE4cMqW7ntRw3

Modifier la date de création d'un document édité en réel

Rappel

Il existe 2 modes d'éditions, l'essai et le réel 

• L'essai permet de simuler l'édition sans attribuer de numéro au document et sans en figer les zones qui sont toujours accessibles en modification
• Le réel permet d'attribuer un numéro au document et fige plusieurs zones de saisie dont ses dates internes 

Les utilisateurs ne peuvent pas modifier la date de création du document, l'administrateur le peut.

La date de création des documents, par défaut, est paramétrée dans la gestion des structures (Menu "Administration"), onglet "Facturation"

Prérequis

Etre connecté en mode EIG (Administrateur)

Comment procéder ?

Les documents sont accessibles dans le menu "Facturation", îcone "Saisie des documents"

La liste des documents apparaît. Il faut :

• Repérer le document à modifier. L'utilisatrice a dû commiuiquer le nom du client et le numéro du document
• Cliquer sur la ligne du document. Celle-ci est surlignée en gris sombre
• Faire un double-clic pour y accéder. Les dates sont situées dans l'onglet "Paramètres". Par défaut, c'est l'onglet "Lignes" qui est présenté
• Modifier la date de création (les autres dates ne sont pas modifiables)
• Valider par le V vert

En images

Avant

Après

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/ELgwe63XGHsKtQ5

Obtenir l'historique des prélèvements sur 36 mois

Rappel

Les utilisateurs de la facturation peuvent obtenir l'historique des prélèvements mais celui-ci est limité 9 mois.

L'administrateur peut bénéficier d'un historique sur 36 mois.

Prérequis

Être connecté en EIG (Administrateur) 

Comment procéder ?

• Aller dans le menu "Facturation"
• Sélectionner "Prelèvements"

  

• Cliquer sur le bouton "Historique des prélèvements"

La liste des prélèvements est affichée avec le détail des factures. En fermant ce détail, nous obtenons la liste de tous les mois présents jusqu'à 36 mois. en prenant 2024 comme année de référence, l'historique permet de remontern jusqu'en 2021

Remarque : dans ce module, il n'y a ni extraction ni édition possible. Pour transmettre le contenu du prélèvement, il faut procéder par copies d'écran. 

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/m2tSYkLorTnDnjk

 

Obtenir l'historique des comptabilisations sur 36 mois

Rappel

Les utilisateurs de la Gestion Commerciale ne peuvent consulter que 9 mois d'historique :

Les administrateurs peuvent consulter jusqu'à 36 mois. Comme il est indiqué sur la copie d'écran, nous sommes en septembre 2024. L'historique permet d'obtenir 3 ans rétroactifs donc 2024 - 3 = 2021.

Prérequis

Être connecté en EIG (Administrateur)

Comment procéder ?

• Aller dans le menu "Facturation"
• Sélectionner l'icône "Comptabilisation"

  

• Cliquer sur le bouton "Historique des comptabilisations"

  

• L'affichage détaille les comptabilisations. En fermant ces détails, nous constatons que l'historique remonte bien jusqu'en 2021 :

  

Remarque : dans ce module, il n'y a pas de possibilité ni d'extraction ni d'édition. Pour fournir le contenu d'une comptabilisation, il faut procéder par copie d'écran.

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/43sG4iMkHjHzdqN

 

Créer une facture antérieure à 3 mois

Rappel

Les utilisateurs ont la possibilité de créer une facture sur une plage de dates précises. En dehors de cette plage de dates, cela leur est interdit. Dans l'exemple présenté, nous antidatons la facture d'un an :

A la validation, voici le message constaté :

L'administrateur peut passer outre

Nous recréons une facture que nous antidatons :

La validation (par le V vert) s'effectue correctement. Il n'y a même pas de message d'alerte.

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/neiHJYQ4dNN2NQn

 

Démarquer les factures de prélèvement

Le cas

Cette fonction est utile quand un client, codifié en prélèvement, a réglé une facture par un autre moyen de paiement sans que l'utilisateur (trice) change le mode de paiement dans la facture. Lors de la génération du prélèvement, la facture de ce client est incluse dans le prélèvement ; ce qui ne doit pas être. L'utilisateur (trice) de la Gestion Commerciale n'a pas la possibilité de retirer une facture du lot à prélever.

Prérequis

Être connecté en mode administrateur

Comment procéder ?

La gestion des prélèvements se situe dans le menu "Facturation" et est représentée par le bouton :

En actionnant ce bouton, le programme affiche la liste des factures à prélever. Cette liste peut être vide :

Il faut :

• Cliquer sur "Historique des prélèvements"

  

• Le programme affiche la liste des prélèvements du plus récent au plus ancien avec le détail des factures
  
  
• Supprimer les écritures de prélèvement de la comptabilité. Ceci est à faire quand la mention "N écritures comptables" est renseignée ) à droite de la date. 
  • Sélectionner la totalité du prélèvement en cliquant sur la date du prélèvement (à ce niveau, il n'est pas possible de sélectionner une seule facture). La couleur du texte passe de noir à bleu 

    

  • Cliquer sur le bouton représenté par un journal plié et une flèche jaune pointant vers le haut
  • Confirmer la suppression

    

  • Cliquer sur "OK pour finaliser cette phase

    

• Sélectionner à nouveau la ligne en cliquant sur la date. La mention "N écritures comptables" a disparu. La couleur du texte repasse en bleu
• Cliquer sur le bouton . Il est intitulé "Démarquer les factures virées". Cela sera prochainement corrigé
• Confirmer le démarquage

  

• Cliquer sur "OK" pour finaliser le traitement

  

Le lot disparait de l'écran. En cliquant sur "Factures à prélever", les factures apparaissent toutes présélectionnées : 

Il reste à prévenir l'utilisateur (trice) qu'il (elle) peut procéder à nouveau à son prélèvement.

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/rwJDzdnPHcmKTp7

 

Obtenir l'historique des transmissions URSSAF sur 36 mois

Rappel

L'utilisateur/trice qui dispose de cette fonctionnalité peut consulter l'historique des transmissions sur 9 mois :

L'administrateur peut obtenir 36 mois d'historique soit 3 ans ; 2024 - 3 = 2021.

Prérequis

Être connecté en mode EIG, Administrateur

Comment procéder ?

• Aller dans le menu "Facturation"
• Sélectionner l'icône "Transmission à l'URSSAF" représenté par

  

• Cliquer sur "Historique des transmissions"

  

• Le programme affiche la liste avec le détail des transmissions. En fermant chaque détail, nous constatons que l'historique remonte jusqu'au 2 février 2023 (date de la mise en place du module)

  

Remarque : dans cette édition, il n'y a pas de possibilité ni d'édition ni d'extraction. Pour fournir le contenu précis d'une transmission, il faut procéder par copies d'écran.

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/mDCQNXgaS8GgEi7

 

Archiver la Gestion Commerciale

Remarque : les noms des clients sont modifiés pour anonymiser la base.

L'archivage s'effectue selon les règles du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

L'archivage RGPD se situe dans les clients, menu "Fichiers de base", item "Clients" :

et 

Il est représenté par le bouton : 

L'activation de ce bouton génère la fenêtre suivante :

Par défaut, le programme propose :

• De supprimer sur 10 ans (la plus petite échéance) mais il est possible de demander plus à l'aide de la liste (de 10 à 20 ans)
• D'exclure les clients sans factures (par exemple les prospects)
• De supprimer l'historique des clients
• D'effectuer le traitement sur tous les clients de l'association.  A confirmer auprès de tous les intervenants de la facturation ou du responsable de la facturation ou de la sécurité des données au sein de l'association 

La seule option possible est de sélectionner les personnes par le bouton en forme de loupe. Cette sélection est automatique à partir des dates de sorties de de la durée sélectionnée :

Archivage des clients de la section

Archivage des clients de toute l'association

Pour finaliser le traitement, il faut cliquer sur le bouton symbolisé par une corbeille. Une confirmation est demandée :

Un compte-rendu est affiché. Cliquer sur OK pour mettre fin au traitement :

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/6QYRzXGBmqzdTrs

Rouvrir la période précédente de la gestion des stocks

Prérequis

Etre :

• Connecté en tant qu'administrateur

• Positionné sur une structure qui gère les stocks. Cela se vérifie par le menu

  

• Pour rappel, le menu sans gestion de stocks 

  

Comment procéder ?

1. Aller dans le menu "Stocks"
2. Sélectionner l'option "Périodes" 

   

3. Cliquer sur le bouton "Réouvrir la période précédente" (dans le cas ci-dessous,  du mois d'octobre, rouvrir septembre)

   

Attention : il n'est pas possible de rouvrir la période précédente si des mouvements sont saisis sur le mois courant.

Par exemple, une fois septembre rouvert, rouvrir aout :

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/bZF3soPJbPYm4C8

 

En attente - Gérer les droits du circuit de validation des achats

Bonjour,

Nous sommes sensés écrire une page wiki sur le sujet et y associer la vidéo explicative.

Mais, à ce jour, nous ne connaissons pas de structure EIG qui gère les achats par la gestion des stocks.

De ce fait, nous ne pouvons pas vous proposer ces 2 éléments.

Si vous êtes concerné, merci de vous faire connaître en écrivant à sudest@eig.fr à l'attention de Jean-François.

En attente lien vidéo