Les fonctions "Administrateur" de la GRH - Les pages wiki

Modifier les dates d'interrogation de la DSN

Pourquoi cette option ?

Lorsque le client procède à un téléchargement, les dates d'opération sont stockées dans EIG. Cela permet, lors du téléchargement suivant, de limiter le volume d'information à télécharger et donc que le téléchargement soit plus rapide.

Cela vaut pour :

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Il peut arriver que les données attendues ne viennent pas. 

Dans ce cas, il est possible de lancer les téléchargements sur une période plus longue mais qui ne peut exécéder 3 mois (délai de mise à disposition de fichiers, contrainte DSN). C'est pour cela que cette option existe.

L'accès

Il se situe dans le paramétrage DSN, au niveau association (SIREN) et dans l'onglet Connexion (Menu DSN). Il est indiqué par une ligne supplémentaire :

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Lors de l'interrogation des retours par les utilisateurs, le programme interroge le serveur DSN à partir de la dernière date d'interrogation afin de limiter le temps de traitement. Ce traitement permet de réinitialiser la dernière date d'interrogation en fonction du type de message DSN.

Le traitement

Il faut cliquer sur le bouton Modifier pour accéder aux données. Par défaut, le programme affiche la date des derniers téléchargements :

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 La ligne Général concerne la DSN mensuelle.

Il faut double-cliquer sur la ligne à modifier. Une confirmation est demandée :

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En répondant Oui, la date est effacée pour permettre de télécharger les retours mis à disposition.

Attention : ainsi qu'il est indiqué dans la 1ère copie d'écran de cette page, le téléchargement ne peut excéder 3 mois.

Une fois, l'opération effectuée, il faut cliquer sur le bouton Enregister.

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Précision : c'est la seule fois ou le mot de passe de connexion apparaît en clair. Il doit être le même que celui de votre connexion générale à Net-Entreprises. Quand vous modifiez celui de Net-Entreprises, vous devez modifiez celui d'EIG.

Le lien vers la vidéo :

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/785wm4zR8bABDHn

Ignorer les erreurs SSL (DSN)

Les erreurs de connexion SSL surviennent lorsque vous essayer d'accéder à un site web via le protocole de transfert hypertexte sécurisé (HTTPS) et que quelque chose ne fonctionne pas correctement avec le certificat SSL du site.

SSL signifie "Secure Sockets Layer", il s'agit d'un protocole de sécurité qui créé un lien chiffré entre un serveur Web et un navigateur Web.

Les messages d'erreur peuvent varier d'un navigateur Internet à l'autre (Microsoft Edge, Google Chrome, Firefox, etc.). Il existe également plusieurs interventions possibles pour résoudre ces erreurs.

Nous n'entrerons pas dans les détails ici. Nous vous invitons à effectuer une recherche Internet pour plus d'informations.

Comment ignorer ces erreurs ?

Il suffit d'une case à cocher dans les paramètres de connexion de la DSN.

Il faut accéder aux paramètres de la DSN, au niveau association (SIREN) et à l'onglet Connexion (Menu DSN).

La case à cocher s'intitule Ignorer les erreurs SSL :

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Il faut cliquer sur le bouton Modifier pour accéder à la case et la cocher.

En une la manipulation effectuée, il faut cliquer sur le bouton Enregister pour la valider.

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Lors des prochains téléchargements à partir de la DSN, le programme passera outre ces erreurs pour effecter le téléchargement requis.

Précision : c'est la seule fois ou le mot de passe de connexion apparaît en clair. Il doit être le même que celui de votre connexion générale à Net-Entreprises. Quand vous modifiez celui de Net-Entreprises, vous devez modifiez celui d'EIG.

Le lien vers la vidéo :

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/3RfgpFnK6BHqq3w

 

Désactiver l'EDI de la DSN

EDI signifie Echange de Données Informatiques.

C'est le mode qui permet d'envoyer directement les informations de la DSN à Net-Entreprises par les boutons Transmission (DSN mensuelle et Arrêts de travail DSN) ou Envoyer (FCTU et SADV). Il permet également de télécharger les taux PAS ou les indemnités de sécurité sociale.

Désactiver ce mode permet d'extraire la DSN mensuelle d'EIG pour la déposer manuellement sur le site de Net-Entreprises ou directement sur les sites des différents tiers sociaux concernés.

Attention : tant que l'EDI est désactivé, il est impossible d'envoyer des arrêts de travail, des FCTU et des SADV.

Le lien vers la vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/dSQbzPYSoikMJiz

Générer un établissement en mode réel de la DSN

Rappel du fonctionnement de la DSN dans EIG

Tant que le mois de paye est ouvert, la DSN est en mode TEST. Ce mode est présent afin de vérifier que la DSN ne présente pas d'erreurs. Nous préconisons toujours de faire un test de transmission afin de s'assurer que la DSN ne présente pas d'erreurs et d'anticiper la résolution tant que la paye est toujours active.

C'est lors du changement de mois que la DSN réelle est générée.

De ce fait, seule la génération totale est possible.

Quand l'utilisateur ne pratique pas la DSN en mode Test et effectue directement une DSN réelle (ce qu'EIG déconseille), il peut avoir un retour négatif. Or, comme la paye du mois suivant est ouverte, il n'est plus possible de revenir sur la paye du mois précédent. En clair, quand la paye d'avril est ouverte, il n'est plus possible de modifier les payes de mars.

Selon l'erreur constatée, il faut parfois utiliser les régularisations DSN de masse des Autres traitements et de ce fait, il faut régénérer la DSN de l'établissement concerné 

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Avant, seul le mode Pupitre le permettait.

Maintenant, cette régénération est disponible en mode administrateur.

Attention

En cas de paiement centralisé sur un établissement pour toute ou partie de l'association, il faut régénérer toute l'association sinon les blocs spécifiques de paiement ne sont pas créés. Cette information ne figure pas dans la vidéo.

Le lien vers la vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/X8DWNb94dZpQJXq

 

Codifier une fraction de déclaration en DSN

A quoi sert le fractionnement de la DSN ?

Déclarer une fraction en DSN pour une section de déclaration de DSN est obligatoire quand une partie de la paye de la section est gérée et transmise par un organisme tiers.

Par exemple, un cabinet comptable gère les payes des travailleurs sociaux d'un ESAT et les transmets en DSN par son propre logiciel. Tandis que l'établissement gère les payes des travailleurs handicapés et les transmet par EIG.

Il n'est pas possible d'envoyer 2 DSN différentes pour le même siret. Le premier qui envoie sa DSN réelle juste la verra validée. L'autre aura sa DSN rejetée parce qu'une DSN réelle sera déjà validée pour le même SIRET. 

Le seul moyen de traiter ces 2 parties d'une même DSN est de procéder par fractionnement de la DSN. Le premier déclare sa partie avec un numéro de fraction égal à 1/2 et l'autre déclare sa partie avec un numéro de fraction 2/2.

Ainsi quand la première partie de la DSN est reçue, les organismes savent qu'elle est en deux parties. Et donc, la seconde partie n'est pas rejetée.

Comment procéder ?

La codification s'effectue dans le paramétrage de la DSN (menu DSN) sur kla section de déclaration :

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Une section déclarée par une autre n'a pas le même paramétrage 

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Par défaut, toutes les sections de déclaration ont un numéro de fraction égal à 11, soit 1 sur 1. 

La plupart du temps, c'est l'organisme tiers qui déclare le premier numéro de fraction, 12 soit 1 sur 2.

La section, elle, doit codifier le numéro de fraction 22 soit 2 sur 2 et indiquer la date à partir de laquelle le fractionnement entre en vigueur. 

Le programme demande confirmation avant de valider l'opération :

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Le lien vers la vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/A9Qqzctzxcxs4ST

 

Consulter le journal des évènements de la GRH

Le journal des évènements recense les opérations réalisées en GRH et GRHBudget sur 1 an. Plusieurs informations y sont renseignées :

L'accès est situé dans le menu Options utilisateur, par le boutonimage-1713868049951.png

Comme pour toutes les fonctions administrateur de GRH, un message d'avertissement est affiché :

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Il faut cliquer sur OK, la GRH lance un programme indépêndant, indiqué dans la barre des tâches par le bouton image-1713868161477.png

Au début, le cadre est vide :

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Il faut utiliser le cartouche du haut pour sélectionner les éléments du requêtage :

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Par défaut, c'est la période de paye courant qui est présélectionnée. Il est possible de modifier ces dates.

Il est possible de filtrer sur une personne,par la zone Alias. En cochant cette case, la liste des personnes présentes en GRH est affichée pour en sélectionner une. Dans le cas d'un CDD ayant plusieurs contrats, il est possible de filtrer sur le contrat par la zone Contrat.

La base présentée dans cette page wiki est celle de l'atelier GRH 2024. Tous les évènements sont liés au mois de janvier. Nous sélectionnons les dates du 1er janvier au 5 février.

L'exécution de la sélection s'effectue en cliquant sur le bouton Rafraichir :

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Une barre de défilement verte apparaît sous le titre Journal des évènements

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Et le résultat est affiché :

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L'affichage continue sur la droite de l'écran, la barre horizontale permet d'afficher la suite des informations :

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Comme dans Excel, il est possible de double-cliquer sur la séparation entre les colonnes afin de restreindre la largeur de la colonne à celle de la donnée la plus large et ainsi, obtenir un affichage complet :

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Ce type d'affichage est appelé mode entrepôt. En faisant un clic-droit sur la ligne d'entête, il est possible de sélectionner des colonnes pour l'affichage :

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Ou d'exporter le résultat à l'écran sous forme de tableau en format CSV qu'il est possible d'ouvrir par Excel.

Il est possible d'organiser la liste en fonction d'une des colonnes. Pour cela, il faut

Par exemple à partir la colonne évènement, nous obtenons un affichage regroupé :

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Dans l'affichage réel, le groupe Modification est ouvert. Nous l'avons fermé pour présenter le résultat ci-dessus. Pour revenir à l'état initial, il suffit de faire un double-clic sur le bouton évènement et celui reprend sa place d'origine.

Plusieurs ensembles sont présentés, chacun caractérisé par un code couleur :

Horodatage

Présente la date et l'heure de la manipulation

Ensemble Evènement

La liste des éléments de la colonne Evènements sont :

La colonne source contient le nom interne de la fonction du programme concernée.

La période correspond à la période de paye active.

La colonne Portée contient plusieurs possibilités :

La colonne Libellé contient le sujet précis concerné par l'évènement et la portée.

La colonne Module contient 2 options :

Ensemble Structure

La colonne Structure subdivisée en Etab et Section est généralement vide. Elle contient des informations de paramétrage général spécifique. 

Ensemble Système

La partie Système est subdivisée en 4 colonnes :

Ensemble Utilisateur EIG

La partie Utilisateur EIG permet d'identifier la personne qui a réalisé la manipulation. Elle est subdivisée en 4 parties :

Ensemble Applicatif

L'ensemble applicatif présente le nom du programme, sa version et celles de la base de données, de la bibliothèque et du gestionnaire de rubriques. Pour une fourchette de date sur le même mois, il est possible de ne pas les afficher.

Ensemble Complément

L'ensemble complément contient 3 colonnes : Alias, Id1 et Id2. Les colonnes Id1 et Id2 sont des références internes de matricule et de contrat. Elles sont plus à destination des développeurs. C'est la colonne Alias qui présente le plus d'intérêt. Selon l'opération réalisée, elle précise ce qui fait son objet :

Le cartouche

Quelle que soit la ligne, les informations sont reprises dans le cartouche du bas d'écran avec des informations complémentaires :

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Lors d'un calcul de paye, de l'édition des bulletin, du calcul des charges, les matricules traités sont indiquées dans la partie de droite :

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A noter : l'étude du journal des évènements peut s'avérer assez longue. Surtout pour chercher un évènement précis, ce qui est souvent le cas.

Exemple d'étude réelle menée par un technicien EIG

Une cliente (la DRH) avait réalisé un bulletin de régularisation pour un salarié sorti suite à un jugement des prud'hommes et ne retrouvait pas le bulletin dans la base alors qu'elle en avait l'édition. Elle a donc sollicité l'assistance pour en connaître la raison. 

En fonction des dates de travail fournies par la cliente, le technicien EIG a étudié le journal des évènements. Il a retouvé la date de création du contrat, a constaté que le bulletin a bien été calculé, édité et traité dans les charges (manipulations effectuées par la DRH et son adjointe). La finalité est qu'avant d'ouvrir la période du mois suivant pour envoyer la DSN en réel, un des utilisateurs a supprimé le bulletin en question. 

Un message a été adressé à la cliente avec la copie d'écran de la date de création et de la tache de suppression. La copie d'écran reprenait la ligne concernée et le cartouche de bas d'écran avec le détail des informations. La cliente a du refaire le bulletin.

L'épuration du journal

Elle a lieu lors des compactages. Pour les clients hébergés ou disposant de leur propre serveur, une opération de compactage est programmée une fois par semaine.

Pour les clients qui fonctionnent avec un réseau de quelques PC, voire un seul PC, c'est quand ils procèdent au compactage de la base GRH que le journal des évènements est épuré.

Le lien vers la vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/rXY7odLEetZLtjR

Supprimer les variables de rappel de valeur de point

Rappel

Quand un rappel de valeur est constitué (Menu traitements divers), le programme propose de générer les variables de paye automatiquement :

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Dans un premier temps, il faut répondre Non afin de vérifier le contenu de l'édition. Pour créer les variables, il faut ensuite utiliser le bouton image-1714057652834.png et demande une confirmation :

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Les variables sont directement imputées dans les fiches contrats :

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Sans créer de liste de saisie :

 

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Quand un utilisateur autre que l'administrateur modifie les paramètres du rappel pour le valoriser à nouveau, la génération suivante des variables de paye annule et remplace la génération précédente.

Il existe une possibilité intermédiaire pour l'administrateur : la suppression de toutes les variables précédemment générées. C'est le X rouge en bas de l'écran qui permet cette manipulation

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En cliquant sur ce bouton, un écran d'avertissement apparaît demandant confirmation du traitement

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L'opération se conclue par un écran 

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Et l'écran des variables est vide

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Le lien vers la vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/ZsQn5J9YjP5GkB4

Supprimer le CBS et le budget en cours d'année

Rappel et postulat de départ

Le budget prévisionnel GRH est établi entre juin et octobre 2023 pour être déposé au financeur au 31 octobre dernier délai.

Pendant cette période, l'utilisateur (trice) a généré son budget GRH 2024 puis l'avait dupliqué en 3024 pour préparer une autre version selon une autre orientation. Le conseil d'administration décide de déposer cette nouvelle mouture au financeur (donc le budget 3024). 

Quand l'année de paye 2024 démarre, c'est le budget GRH 2024 qui devient le budget actif. C'est ce budget qui permet de générer le CBS 2024.

A partir de juin 2024, la structure reçoit son budget exécutoire 2024 et la version de budget 3024 est validée par le financeur.

C'est donc ce budget qui doit servir de base au CBS 2024 et non plus l'ancien budget 2024 devenu obsolète.

Le CBS d'une année va forcément de pair avec l'année de paye et l'année budgétaire. Donc, en générant un CBS à partir du budget 3024, le CBS sera le CBS 3024 et ne fonctionnera qu'avec la paye de l'année 3024. Pour avoir un CBS 2024 utilisant la paye 2024, il faut donc un budget 2024.

Comment faire pour obtenir un budget 2024 d'actualité ?

Il faut :

  1. Supprimer le CBS 2024
  2. Supprimer le budget 2024
  3. Générer un nouveau budget 2024 à partir du budget 3024
  4. Générer le CBS 2024 à partir du nouveau budget 2024
Mais

Les utilisateurs n'ont pas ce droit, seul l'administrateur EIG l'a :

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L'utilisateur (trice) doit alors contacter l'administrateur qui va procéder aux opérations de suppressions décrites précédemment (1 et 2).

Une fois les suppressions réalisées, il prévient son collègue qu'il (elle) peut générer son nouveau budget 2024 à partir de son budget 3024 puis générer son CBS 2024 à partir du nouveau budget 2024 (3 et 4).

Comment l'administrateur doit-il procéder ?

  1. Supprimer le CBS 2024. 
    1. Activer la gestion des budgets, menu "Paramètres Généraux"
    2. Sélectionner l'année du CBS à supprimer, la ligne est surlignée en bleu
    3. Cliquer sur le X rouge de la partie CBS de la barre de boutons. Il est intitulé "Supprimer  le CBS"

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    4. Réponse "Oui" aux 2 questions

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      et

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    5.  

      Cliquer sur "OK" pour finaliser la première phase
  2. Relancer la GRH budget
  3. Supprimer le budget 2024
    1. Activer la gestion des budgets, menu "Paramètres Généraux" (le CBS 2024 a disparu de la liste)
    2. Sélectionner le budget à supprimer, la ligne est surlignée en bleu
    3. Cliquer sur le X rouge de la partie Budget de la barre de boutons. Il est intitulé "Supprimer le budget sélectionné" 

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    4. Répondre "Oui" aux 2 questions

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      et

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    5. Cliquer sur OK pour finaliser la deuxième phase

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  4. Prévenir son/sa collègue qu'il/elle peut recréer son budget 2024 à partir de son budget 3024

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Une fois le budget 2024 recréé, c'est à partir de ce budget (qui a repris le bon budget 3024) que le CBS 2024 peut être généré.

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/o6cXBxaqWx24X5Y