Console - Mode Administrateur
- 1 - Objectif
- L'organisation du livre Console Mode Administrateur
- 2 - La liste des fonctions Administrateurs de la comptabilité
- Les fonctions "Administrateur" de la comptabilité - Les pages wiki
- Avant-propos - Les fonctions administrateur avancées du configurateur
- Déclôturer un exercice - Supprimer les à-nouveaux
- Déverrouiller un virement fournisseur
- Générer le fichier FEC
- Régénérer un ou plusieurs comptes justifiés
- Effectuer un lettrage déséquilibré
- Saisir des OD analytiques déséquilibrées - Ne fonctionne pas - En attente
- Solder les comptes 18 de liaisons interstructures
- En cours de construction- Optimiser le temps de génération du classeur EPRD/ERRD - Générer le classeur Excel EPRD/ERRD sans les données
- 3 - La liste des fonctions Administrateur de la GRH
- La vidéo explicative du livre Console Administrateur
- Comptabilité - Les liens vidéos des fonctions "Administrateur"
- Les fonctions "Administrateur" de la GRH - Les pages wiki
- Modifier les dates d'interrogation de la DSN
- Ignorer les erreurs SSL (DSN)
- Désactiver l'EDI de la DSN
- Générer un établissement en mode réel de la DSN
- Codifier une fraction de déclaration en DSN
- Consulter le journal des évènements de la GRH
- Supprimer les variables de rappel de valeur de point
- Supprimer le CBS et le budget en cours d'année
- GRH - Les liens vidéos des fonctions "Administrateur"
- Les fonctions "Administrateur" de la Facturation Prix de Journée - Les pages wiki
- Dévalider une facture éditée en mode réel
- Supprimer les factures d'une période quand elles sont éditées en réel (PJ)
- Clôturer ou rouvrir manuellement une période de facturation
- Dévalider toutes les factures éditées en réel
- Marquer des factures à télétransmettre
- Supprimer des instances (Fac PJ)
- Archiver la facturation Prix de Journée
- Dévalider des factures éditées en réel de la gestion des ressources
- Facturation Prix de Journée - Les liens vers les vidéos des fonctions "Administrateur"
- Les fonctions "Administrateur" de la Facturation Résidents - Les pages wiki
- Supprimer les factures d'une période quand elles sont éditées en réel (MR)
- Rouvrir un dossier clos ou en forcer la clôture
- Changer le statut d'une période
- Supprimer les instances (Fac MR)
- Exclure un dossier avec une facture éditée
- Modifier ou supprimer une facture éditée
- Effectuer un rappel sur des factures éditées en réel (MR)
- En attente - Forcer l'importation des proches dans NetSoins
- Facturation Résidents - Les liens vers les vidéos des fonctions "Administrateur"
- Les fonctions "Administrateur" de la Gestion Commerciale - Les pages wiki
- Modifier un client d'une autre structure
- Modifier la date de création d'un document édité en réel
- Obtenir l'historique des prélèvements sur 36 mois
- Obtenir l'historique des comptabilisations sur 36 mois
- Créer une facture antérieure à 3 mois
- Démarquer les factures de prélèvement
- Obtenir l'historique des transmissions URSSAF sur 36 mois
- Archiver la Gestion Commerciale
- Rouvrir la période précédente de la gestion des stocks
- En attente - Gérer les droits du circuit de validation des achats
- Gestion Commerciale - Les liens vers les vidéos des fonctions "Administrateur"
- Que faire en cas d'anomalie ?
- Effectuer une demande d'évolution
1 - Objectif
Le Projet Majorité consiste à :
- Donner plus d'autonomie aux utilisateurs
- Sécuriser les procédures
- Répondre aux obligations règlementaires selon la responsabilité de chacun
- Garantir la qualité des données
Pour cela, EIG décentralise plusieurs fonctionnalités du mode pupitre (uniquement accessible aux techniciens EIG) dans le mode EIG Administrateur.
Depuis la mise à jour de décembre 2023, chaque client doit nommer un administrateur EIG. Cette personne aura accès à l'utilisateur EIG Administrateur.
Jusqu'au 30 juin 2025, ce mode EIG Administrateur sera accessible par le mot de passe pupitre. Puis, chaque client administrateur définira le mot de passe administrateur de son configurateur.
Si plusieurs bases sont présentes dans la même configuration, cet identifiant administrateur est commun à toutes les bases.
Les techniciens EIG ne connaîtront pas ce mot de passe.
Les administrateurs seront progressivement formés à ces fonctionnalités qui seront accompagnées de supports écrits ou vidéos. Ces supports seront accessibles en page publique dans le wiki EIG. Les techniciens EIG auront accès à ces supports.
La liste des ces fonctionnalités sera prochainement communiquée. Les fonctions RH sont déjà listées dans la page wiki accessible depuis la mise à jour de mars 2024 : https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/mode-administrateur/page/liste-des-traitements.
A partir du 1 juillet 2025, les techniciens EIG n'auront plus accès au mode pupitre sauf en de très rares cas.
Le configurateur
Parmi ces formations à la charge de l'administrateur, il y a la gestion des droits. En effet, ce sera à l'administrateur de créer les utilisateurs au sein du configurateur.
Nous rappelons que, depuis la mise à jour de décembre 2023, la désignation d'un administrateur est possible et deviendra obligatoire dans le configurateur EIG : https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/mise-a-jour-de-decembre-2023/page/configurateur
Information : les trigrammes précédemment utilisés disparaitront pour ne laisser que le nom de l'utilisateur.
Ainsi : EIG (Administrateur) sera remplacé par Administrateur
ou JFK (Jean-François KERSERHO) sera remplacé par Jean-François KERSERHO
Les changements pour l'assistance à partir du 1 juillet 2025
Lors d'un appel téléphonique, le technicien EIG doit vérifier si l'appelant est l'administrateur ou pas.
L'appelant n'est pas l'administrateur
Le technicien EIG prend connaissance de la demande et l'analyse. Si la réponse nécessite une intervention manuelle, il faut vérifier que la fonction est disponible dans le mode Administrateur et dans ce cas, le technicien EIG doit demander à l'appelant de s'adresser à son administrateur.
Dans ce cas, le technicien EIG ouvre un ticket qu'il clôture pour Renvoi vers l'administrateur configurateur (modèle de réponse) en renseignant l'administrateur en copie du ticket (Case CC à renseigner) s'il est connu :
L'appelant est l'administrateur
Il doit effectuer une intervention manuelle et éprouve une difficulté pour sa réalisation. Le technicien l'oriente dans un premier temps vers les supports wiki.
La fonctionnalité n'existe pas en mode Administrateur
Lors de la création du ticket, un nouveau sujet et au moins un nouveau sous-sujet seront créés et devront être renseignés. Le ticket suivra la voie habituelle N3 puis R&D et c'est le service développement qui déterminera le bien-fondé de la déclarer dans le mode Administrateur.
Le technicien EIG doit procéder à l'intervention
Deux cas vont se présenter en fonction des périodes :
- Pendant la période de transition (jusqu'au 30 juin 2025), si un client nous appelle pour une demande sur le configurateur, il faut que cette demande face l’objet d’un écrit. Puis, si on constate qu’en mode administrateur l’intervention n’est pas possible, il faut ouvrir un ticket en N3 et escalade en R&D avec comme sujet dans le ticket « Système applicatifs » et sous-sujet « configurateur eig »
- A partir de juillet : Si le client appelle et nous demande une intervention imminente sur le configurateur et que l’administrateur n’est pas disponible ou n’a pas encore été désigné. Nous informons au client que sa demande doit passer par une demande écrite qui fera l’objet dès réception de la création d’un ticket SP payant avec envoi d'un devis. Dès réception de l'accord du devis, une intervention sera planifiée avec obligation qu’une personne de leur structure soit présente lors de l’intervention et un compte rendu de fin d’intervention sera envoyé.
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L'organisation du livre Console Mode Administrateur
Ce livre est organisé à raison de cette page d'introduction puis, pour chaque logiciel :
- Un chapitre comportant plusieurs pages. Chaque page traite un sujet précis. Chaque sujet est également illustré par une vidéo. Dans le bas de chaque page wiki, le lien vidéo est inséré pour permettre au client de consulter la page wiki et/ou la vidéo
- Une page wiki reprenant chaque sujet traité avec directement le lien vidéo. Les sujets sont organisés par ordre alphabétique. Cela permet de télécharger toutes les vidéos d'un logiciel et de les conserver sur un PC en local
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Certaines fonctions de la comptabilité sont, parfois, déjà à la disposition des utilisateurs finaux (déverrouillage des virements fournisseurs, régénération des comptes justifiés, etc.) par le biais des "Fonctions Administrateur Avancées" du configurateur.
Ces fonctions sont toujours d'actualité. Elles existent toujours et ne sont pas supprimées.
Les utilisateurs qui en bénéficient peuvent continuer à les utiliser sans solliciter leur administrateur.
Ces fonctions sont décrites pour les utilisateurs qui n'y auraient pas accès et qui devaient faire appel à l'assistance EIG et doivent maintenant passer par leur administrateur
Présentation du livre
Présentation du contenu d'un chapitre (la GRH)
Présentation de la fin d'une page wiki
Présentation de la page des liens vidéos
La vidéo explicative
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/oMdHogMd3PM2aY9
2 - La liste des fonctions Administrateurs de la comptabilité
Déverrouiller un virement fournisseur
Effectuer un lettrage déséquilibré
Génération du fichier FEC
https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/console-mode-administrateur/page/generer-le-fichier-fec
Régénérer un compte justifié
https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/console-mode-administrateur/page/regenerer-un-compte-justifie
Les fonctions "Administrateur" de la comptabilité - Les pages wiki
Avant-propos - Les fonctions administrateur avancées du configurateur
Bonjour,
Certaines fonctions décrites ci-après sont parfois déjà à la disposition des utilisateurs finaux (déverrouillage des virements fournisseurs, régénération des comptes justifiés, etc.) par le biais des "Fonctions Administrateur Avancées" du configurateur.
Ces fonctions sont toujours d'actualité. Elles existent toujours et ne sont pas supprimées.
Les utilisateurs qui en bénéficient peuvent continuer à les utiliser sans solliciter leur administrateur.
Ces fonctions sont décrites pour les utilisateurs qui n'y auraient pas accès et qui devaient faire appel à l'assistance EIG et qui maintenant doivent d'abord passer par leur administrateur.
Déclôturer un exercice - Supprimer les à-nouveaux
Il arrive parfois qu'un client demande la déclôture d'un exercice. Cette opération peut s'effectuer en mode EIG (Administrateur).
Pour rappel, il existe une page wiki liée à la clôture et à la reprise des à-nouveaux : https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-comptabilite/page/cloturer-un-exercice-tcr.
Attention : il ne peut y avoir que 2 exercices ouverts en même temps. Si la manipulation risque d'en ouvir un 3ème, ne l'exécuter pas. Dans ce cas, il convient d'adresser une demande à son agence de référence expliquant le besoin et l'agence prendra contact avec le service développement.
Lors de la clôture, le journal ZX est créé en date du 1er janvier du nouvel exercice. Pour notre exemple, 2023 :
Comment procéder ?
Il convient de commercer par supprimer les à-nouveaux puis ensuite de déclôturer.
1 - Se connecter en EIG (Administrateur)
2 - Annuler les à-nouveaux sur N
- Sélectionner l'établissement concerné et l'exercice N (pour notre exemple, 2023)
- Sélectionner le menu "Général"
- Sélectionner l'option "Outils Compta"
- Sélectionner le 3ème sous-onglet "Suppression des à-nouveaux" et valider par le V vert.
- Répondre Oui à la demande de confirmation
- Le traitement s'effectue et le message suivant s'affiche
3 - Déclôturer l'exercice N-1
- Revenir sur l'écran d'accueil pour sélectionner l'exercice N-1 (pour notre exemple, 2022)
- Retourner dans les "Outils Compta"
- Sélectionner le 2ème sous-onglet "Déclôture d'un exercice" et valider par le V vert.
- Répondre Oui à la demande de confirmation
- Le traitement s'effectue et le message suivant s'affiche
4 - Procéder ainsi pour tous les établissements concernés
5 - Informer les personnes concernées qu'elles peuvent reprendre le travail
Le lien vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/ayizXzYGgSEes8E
Déverrouiller un virement fournisseur
Un virement fournisseur a 2 statuts successifs :
- Généré : il est préparé et toujours accessible en modification
- Emis : le fichier est sorti du logicel pour être transmis à la banque pour virement. De ce fait, il n'est plus possible de le modifier. Seule la visualisation est possible :
Il est possible de revenir du statut Emis au statut Généré pour 2 raisons :
- La banque ne peut pas lire le fichier et le rejette. Il faut alors obtenir de la banque la raison précise du rejet afin de pouvoir intervenir dans EIG
- La personne qui a préparé et émis le fichier (ou un responsable hiérarchique) constate une anomalie dans les factures traitées. Dans ce cas, il faut vérifier que la banque n'a pas traité le fichier.
Pour procéder, il faut utiliser l'icône en forme clé .
En cliquant dessus, le programme affiche le message :
En cliquant sur Oui, le statut revient à la valeur Généré :
Il est à nouveau possible de le modifier.
Attention à la date de paiement, elle ne doit pas être antérieur à la date du jour :
Remarque
Des utilisateurs peuvent déjà bénéficier de cette fonctionnalité. Ils peuvent continuer à l'utiliser sans solliciter l'administrateur. Il en est de même pour les autres fonctions qui leurs sont attribuées.
Le lien vers la vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/4ETJtY9SjnL5M5e
Générer le fichier FEC
Cette fonction était déjà à disposition des utilisateurs ayant accès au menu Transfert de la comptabilité.
Son utilisation est déjà décrite à l'adresse :
https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/transfert/page/generer-les-fichiers-fec-tcr
Le lien vers la vidéo :
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/WbLFAZ9MCX7QTT3
Régénérer un ou plusieurs comptes justifiés
Rappel
Les comptes justifiés sont les comptes présents en lettrage.
La présence d'un compte en lettrage est liée à la case "Justification du compte" cochée dans le plan comptable. Par exemple, le compte 442100, prélèvement à la source, codifié ainsi dans le plan comptable et présent dans le lettrage :
La fonction de régénération est utile quand un compte est absent du lettrage et est ajouté alors que des écritures sont déjà présentes. Le fait de cocher la case rend le compte présent dans le lettrage dès la prochaine écriture saisie ou générée mais le fait de cocher la case ne reprend pas les écritures déjà présentes en comptabilité automatiquement dans le lettrage. Il faut, pour cela, régénérer le compte dans le lettrage. Par exemple, le compte 447100, taxe sur les salaires, n'est pas prévu dans le lettrage :
Il a déja des écritures pour l'exercice :
Et pourtant, dans le lettrage, ces écritures ne sont pas reprises :
Comment procéder ?
Il faut sélectionner le menu Général du programme de comptabilité et y sélectionner Outils Compta
.
Cette nouvelle entrée offre 3 possibilités chacune présente dans un sous-onglet :
Les options de déclôture d'un exercice et de suppression des à-nouveaux sont traités dans une autre page.
Dans la présente page, nous traitons du 1er sous-onglet Comptes Justifiés.
L'écran offre 2 options : la régénération des comptes justifiés et la modification en masse des paramètres des à-nouveaux détaillés.
La régénération des comptes justifiés
Comme il est indiqué dans la fenêtre de traitement, il existe 2 possibilités : la régénération et la suppression.
Dans les 2 cas, il faut indiquer le compte de début et le compte de fin (ils peuvent être identques).
Dans le cas de la régénération, il faut également renseigner les exercices concernés.
Les comptes justifiés avant la manipulation
Prêtez attention au compte surligné dont le solde est créditeur de 14884,74, FOMARCH, Marché U et à celui qui le précède, FOMANEN, GEDIMAT dont les mouvements sont de 358,53 au débit et de 581,70 au crédit.
Nous devons procéder à la régénération de ces deux comptes.
- Compte de début : nous renseignons le compte manuellement
- Compte de fin : il est initialisé automatiquement à l'identique du compte de début. Nous saisissons le second
- Exercice de début : par défaut, le programme indique 2002, année de mise en service du logiciel. Nous choisissons de les régénérer depuis 2023 (il vaut mieux reprendre 2 exercices)
- Exercice de fin : par défaut, c'est l'exercice courant qui est proposé
- Il faut valider le traitement en cliquant sur le V vert
Le programme en demande la confirmation :
Les comptes traités sont affichés dans le cadre de droite :
Il faut noter que deux autres comptes que nous n'avions pas dans le lettrage sont ajoutés à la liste. Ce qui signifie que le programme passe en revue tous les comptes du plan comptable compris entre le début et la fin et les régénère. S'il avait fallu uniquement traiter les deux comptes de l'exemple, il aurait fallu faire :
- Un premier traitement avec le compte de début égal au compte de fin égal à FOMANEN
- Un second traitement avec le compte de début égal au compte de fin égal à FOMARCH
Il est donc nécessaire que le demandeur soit précis dans l'expression de son besoin.
Les comptes justifiés après la manipulation
Les mouvements des deux comptes sont supérieurs à ceux précédant l'intervention. Il convient de les reprendre un par un pour refaire le lettrage. Mais, la manipulation a également généré le compte FOMANUT, MANUTAN SA qu'il faut également lettrer.
La modification en masse des paramètres des à-nouveaux détaillés
Par défaut, le programme génère une ligne d'à-nouveau par compte mais pour les comptes en lettrage, il est possible de rependre les à-nouveaux de façon détaillée. C'est à dire que, pour chaque écriture non lettrée, le programme passe une ligne d'à-nouveau.
Le paramétrage s'effectue dans le plan compable, sur le premier sous-onglet, Général :
S'il faut modifier quelques comptes, il est possible de le faire un par un. Mais s'il faut le faire pour une majorité de comptes, cela peut devenir fastidieux. Cette option permet de le faire pour tous les comptes d'un même groupe auxiliaire.
Il est même possible de programmer la justification du compte de centralisation. De ce fait, tous ses comptes auxiliaires sont également justifiés et la création d'un nouveau compte auxiliaire reprend le paramétrage du compte de centralisation :
Le module permet de :
- Sélectionner l'opération à mener : cocher automatiquement la case Justification du compte pour les comptes auxilaires d'un ou plusieurs groupes et/ou de procéder aux à-nouveaux détaillés pour les mêmes groupes auxiliaires
- Sélectionner les groupes auxiliaires concernés. Attention, si un groupe est concerné par la justification du compte et un autre par les à-nouveaux détaillés, il faut faire 2 traitements distincts
- Choisir de le faire pour les 2 exercices. Si la case n'est pas cochée, l'opération ne concerne que l'exercice en cours
- Sélectionner les établissements concernés
Le bouton Exécuter permet de lancer le traitement, une confirmation est demandée :
Un message est affiché pour informer l'administrateur du bon fonctionnement du traitement.
Remarque
Des utilisateurs peuvent déjà bénéficier de cette fonctionnalité (par un autre chemin). Ils peuvent continuer à l'utiliser sans solliciter l'administrateur. Il en est de même pour les autres fonctions qui leurs sont attribuées.
Le lien vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/JSZKHiLTq27XFZN
Effectuer un lettrage déséquilibré
Effectuer un lettrage déséquilibré peut s'avérer utile en cas de démarrage d'un nouveau client, lors de la reprise des écritures précédentes ou lors de la régénération d'un compte justifié pour lettrer les anciennes écritures déjà soldées afin de ne laisser dans le lettrage que les écritures actives.
Exemple sur le compte 447100 issu de la régénération du compte :
La validation entraine le lettrage des écritures sélectionnées :
Le lien vers la vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/mQDbCW5EjDcGwnd
Remarque : cette fonctionnalité existe aussi au niveau utilisateur en fonction des droits utilisateurs attribués :
Plus plus d'informations à ce sujet, il faut se référer à la formation Configurateur EIG.
Saisir des OD analytiques déséquilibrées - Ne fonctionne pas - En attente
Le but de la saisie des OD analytiques déséquilibrée est de modifier la comptabilité analytique sans modifier la comptabilité générale. C'est le cas quand un traitement analytique est démarré en cours d'exercice. En effet, il n'y a pas de reprise automatique des écritures déjà passées depuis le début de l'exercice.
Par défaut, les écritures sont toujours modifiables tant qu'elles ne sont pas validées. Généralement, pour les écritures générales, la validation a lieu lors de la clôture de l'exrcice. Mais elle est toujours effectuée pour les écritures automatiques (par exemple, celles de la GRH).
Dans ce cas, les codifications analytiques sont liées à la codification de la comptabilisation des TH en ESAT ou des salariés de l'Entreprise Adaptée (voire des travailleurs sociaux qui sont affectés à l'ESAT ou ventilés comptablement sur l'ESAT). Il est possible de modifier les codifications dans la fiche contrat (y compris rétroactivement) mais cela suppose de régénérer les écritures comptables.
En fonction des règles internes de la structure ou des droits utilisateurs, cette possibilité n'est peut-être pas active. De ce fait, quand la comptabilité analytique est incorrecte, il convient de passer des OD analytiques pour la corriger.
L'accès s'effectue par le menu Gestion Comptabilité et le bouton Saisie Analytique .
Dans l'exemple qui suit, l'établissement créé une nouvelle comptabilité analytique Salaires chargés.
Les postes analytiques sont les catégories de l'annexe 13, tableau des effectifs, du compte administratif.
La consultation de la balance analytique présente un écran vide. En effet, les écritures du mois courant (avril 2024) ne seront intégrées qu'au traitement des charges d'avril. Il faut donc saisir les 3 mois antérieurs.
Solder les comptes 18 de liaisons interstructures
La comptabilité EIG permet de passer des écritures comptables (manuelles ou automatiques) d'un établissement à l'autre sans avoir à saisir d'écritures dans les comptes 18 de liaisons. Ceux-ci sont alimentés automatiquement.
Nous rappelons que la codification de cet automatisme se situe dans la gestion des constantes (Menu Fichiers de base) à raison d'une codification par logiciel :
Au fil du temps, les mouvements se cumulent avec les à-nouveaux et augmentent les soldes, ce qui est visible sur la balance générale :
Il est donc parfois nécessaire de les solder.
Cette opération s'effectue par la saisie d'écritures. Il faut obligatoirement saisir un code de saisie d'OD ; il est possible d'en créer un spécifique pour isoler ces écritures et cliquer sur la ligne de petits points.
La ligne "Je veux effectuer une saisie de Régule IS en connaissance de cause" est masquée au lancement de la fenêtre. Elle s'affiche en cliquant sur les petits points. Il faut la cocher et cliquer sur OK pour continuer.
La grille de saisie est simple :
La saisie s'effectue en mode pièce et doit être équilibrée.
Il faut penser à également solder le même compte dans son établissement miroir.
Le lien vers la vidéo :
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/bwaQyoHEajMBirR
En cours de construction- Optimiser le temps de génération du classeur EPRD/ERRD - Générer le classeur Excel EPRD/ERRD sans les données
Ne pas faire attention aux temps chiffrés, ils sont incorretcs.
Constat
La génération du classeur Excel de l'EPRD/ERRD peut prendre quelques secondes (pour un seul FINESS) ou plusieurs heures pour plusieurs FINESS. Une étude montre que pour 30 FINESS, la génération dure plus de 6 heures. Lors de cette génération, le programme créé les différentes feuilles du classeur, y insère les données mais réactualise également les feuilles précédentes. C'est cet ensemble d'automatismes qui fait que le temps augmente de façon exponentielle.
Pour réduire ce temps, il existe une possibilité ; procéder en 2 temps, créer le classeur à vide pour tous les FINESS puis alimenter ce classeur par les données. De cette façon, le temps de génération du classeur prend beaucoup moins de temps.
Exemple
L'EPRD est établi pour 30 établissements. La génération du classeur entier dure plus de 6 heures.
Comment procéder
C'est lors de la génération du classeur que la fenêtre de génération évolue :
Dans la partie Avancé, la création complète du classeur est toujours possible. Pour peu de FINESS, elle est toujours utilisable et fiable.
Mais pour beaucoup de FINESS, les 2 autres options s'avèrent plus utiles.
Dans un premier temps, il faut créer le classeur avec les FINESS uniquement. Puis une fois ce classeur généré, il faut l'utiliser pour le remplir avec son contenu. Toutes les feuilles de chaque tableau de chaque établissement sont créées par la première phase. Elles sont complétées par la deuxième. Comme elles existent déjà et que le format définitif du classeur est déjà établi, la mise à jour des données prend moins de temps.
La première phase de création du classeur à vide pour seulement les FINESS a duré 12 minutes.
La seconde phase de remplissage du classeur vide à duré 2 heures et 8 minutes soit un total de 2 heures et 20 minutes.
Soit un gain de temps de plus de 75%. Dans ce cas, le client aurait tout intérêt à opter pour le traitement en 2 fois.
Nous vous informons que l'option existe non seulement au niveau administrateur mais également au niveau utilisateur. C'est à dire que le dépositaire de la génération du classeur Excel peut le faire de sa session. Il n'a pas besoin de se déconnecter et de se connecter en EIG (Administrateur).
Lien vers la vidéo
A venir
3 - La liste des fonctions Administrateur de la GRH
Modifier les dates d'interrogation de la DSN
Ignorer les erreurs SSL
https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/console-mode-administrateur/page/ignorer-les-erreurs-ssl-dsn
Désactiver l'EDI
https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/console-mode-administrateur/page/desactiver-ledi
Générer un établissement en mode réel de la DSN
Codifier une fraction de déclaration en DSN
La vidéo explicative du livre Console Administrateur
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/p2tadZCmJ4LMgKJ
Comptabilité - Les liens vidéos des fonctions "Administrateur"
Déclôturer un exercice - Supprimer les à-nouveaux
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/ayizXzYGgSEes8E
Déverrouiller un virement fournisseur
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/4ETJtY9SjnL5M5e
Effectuer un lettrage déséquilibré
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/mQDbCW5EjDcGwnd
Générer le fichier FEC
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/WbLFAZ9MCX7QTT3
Régénérer les comptes justifiés
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/JSZKHiLTq27XFZN
Solder les comptes 18 de liaisons interstructures
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/bwaQyoHEajMBirR
Les fonctions "Administrateur" de la GRH - Les pages wiki
Modifier les dates d'interrogation de la DSN
Pourquoi cette option ?
Lorsque le client procède à un téléchargement, les dates d'opération sont stockées dans EIG. Cela permet, lors du téléchargement suivant, de limiter le volume d'information à télécharger et donc que le téléchargement soit plus rapide.
Cela vaut pour :
- Les retours des FCTU en cliquant sur le bouton Recevoir
- Les retours des arrêts de travail en cliquant sur le bouton Retours de transmission
- Le téléchargement des fichiers d'IJSS en cliquant sur le bouton Téléchargement DSN
- Les retourrs de SADV en cliquant sur le bouton Recevoir
Il peut arriver que les données attendues ne viennent pas.
Dans ce cas, il est possible de lancer les téléchargements sur une période plus longue mais qui ne peut exécéder 3 mois (délai de mise à disposition de fichiers, contrainte DSN). C'est pour cela que cette option existe.
L'accès
Il se situe dans le paramétrage DSN, au niveau association (SIREN) et dans l'onglet Connexion (Menu DSN). Il est indiqué par une ligne supplémentaire :
- Nombre de mois à interroger, libellé de la zone suivante
- Nombre de mois à interroger, liste allant de 1 à 3. Trois étant le nombre de mois maximum de mise à disposition des informations
- Date d'interrogation, le bouton à modifier pour atteindre les données à modifier
Lors de l'interrogation des retours par les utilisateurs, le programme interroge le serveur DSN à partir de la dernière date d'interrogation afin de limiter le temps de traitement. Ce traitement permet de réinitialiser la dernière date d'interrogation en fonction du type de message DSN.
Le traitement
Il faut cliquer sur le bouton Modifier pour accéder aux données. Par défaut, le programme affiche la date des derniers téléchargements :
La ligne Général concerne la DSN mensuelle.
Il faut double-cliquer sur la ligne à modifier. Une confirmation est demandée :
En répondant Oui, la date est effacée pour permettre de télécharger les retours mis à disposition.
Attention : ainsi qu'il est indiqué dans la 1ère copie d'écran de cette page, le téléchargement ne peut excéder 3 mois.
Une fois, l'opération effectuée, il faut cliquer sur le bouton Enregister.
Précision : c'est la seule fois ou le mot de passe de connexion apparaît en clair. Il doit être le même que celui de votre connexion générale à Net-Entreprises. Quand vous modifiez celui de Net-Entreprises, vous devez modifiez celui d'EIG.
Le lien vers la vidéo :
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/785wm4zR8bABDHn
Ignorer les erreurs SSL (DSN)
Les erreurs de connexion SSL surviennent lorsque vous essayer d'accéder à un site web via le protocole de transfert hypertexte sécurisé (HTTPS) et que quelque chose ne fonctionne pas correctement avec le certificat SSL du site.
SSL signifie "Secure Sockets Layer", il s'agit d'un protocole de sécurité qui créé un lien chiffré entre un serveur Web et un navigateur Web.
Les messages d'erreur peuvent varier d'un navigateur Internet à l'autre (Microsoft Edge, Google Chrome, Firefox, etc.). Il existe également plusieurs interventions possibles pour résoudre ces erreurs.
Nous n'entrerons pas dans les détails ici. Nous vous invitons à effectuer une recherche Internet pour plus d'informations.
Comment ignorer ces erreurs ?
Il suffit d'une case à cocher dans les paramètres de connexion de la DSN.
Il faut accéder aux paramètres de la DSN, au niveau association (SIREN) et à l'onglet Connexion (Menu DSN).
La case à cocher s'intitule Ignorer les erreurs SSL :
Il faut cliquer sur le bouton Modifier pour accéder à la case et la cocher.
En une la manipulation effectuée, il faut cliquer sur le bouton Enregister pour la valider.
Lors des prochains téléchargements à partir de la DSN, le programme passera outre ces erreurs pour effecter le téléchargement requis.
Précision : c'est la seule fois ou le mot de passe de connexion apparaît en clair. Il doit être le même que celui de votre connexion générale à Net-Entreprises. Quand vous modifiez celui de Net-Entreprises, vous devez modifiez celui d'EIG.
Le lien vers la vidéo :
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/3RfgpFnK6BHqq3w
Désactiver l'EDI de la DSN
EDI signifie Echange de Données Informatiques.
C'est le mode qui permet d'envoyer directement les informations de la DSN à Net-Entreprises par les boutons Transmission (DSN mensuelle et Arrêts de travail DSN) ou Envoyer (FCTU et SADV). Il permet également de télécharger les taux PAS ou les indemnités de sécurité sociale.
Désactiver ce mode permet d'extraire la DSN mensuelle d'EIG pour la déposer manuellement sur le site de Net-Entreprises ou directement sur les sites des différents tiers sociaux concernés.
Attention : tant que l'EDI est désactivé, il est impossible d'envoyer des arrêts de travail, des FCTU et des SADV.
Le lien vers la vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/dSQbzPYSoikMJiz
Générer un établissement en mode réel de la DSN
Rappel du fonctionnement de la DSN dans EIG
Tant que le mois de paye est ouvert, la DSN est en mode TEST. Ce mode est présent afin de vérifier que la DSN ne présente pas d'erreurs. Nous préconisons toujours de faire un test de transmission afin de s'assurer que la DSN ne présente pas d'erreurs et d'anticiper la résolution tant que la paye est toujours active.
C'est lors du changement de mois que la DSN réelle est générée.
De ce fait, seule la génération totale est possible.
Quand l'utilisateur ne pratique pas la DSN en mode Test et effectue directement une DSN réelle (ce qu'EIG déconseille), il peut avoir un retour négatif. Or, comme la paye du mois suivant est ouverte, il n'est plus possible de revenir sur la paye du mois précédent. En clair, quand la paye d'avril est ouverte, il n'est plus possible de modifier les payes de mars.
Selon l'erreur constatée, il faut parfois utiliser les régularisations DSN de masse des Autres traitements et de ce fait, il faut régénérer la DSN de l'établissement concerné
Avant, seul le mode Pupitre le permettait.
Maintenant, cette régénération est disponible en mode administrateur.
Attention
En cas de paiement centralisé sur un établissement pour toute ou partie de l'association, il faut régénérer toute l'association sinon les blocs spécifiques de paiement ne sont pas créés. Cette information ne figure pas dans la vidéo.
Le lien vers la vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/X8DWNb94dZpQJXq
Codifier une fraction de déclaration en DSN
A quoi sert le fractionnement de la DSN ?
Déclarer une fraction en DSN pour une section de déclaration de DSN est obligatoire quand une partie de la paye de la section est gérée et transmise par un organisme tiers.
Par exemple, un cabinet comptable gère les payes des travailleurs sociaux d'un ESAT et les transmets en DSN par son propre logiciel. Tandis que l'établissement gère les payes des travailleurs handicapés et les transmet par EIG.
Il n'est pas possible d'envoyer 2 DSN différentes pour le même siret. Le premier qui envoie sa DSN réelle juste la verra validée. L'autre aura sa DSN rejetée parce qu'une DSN réelle sera déjà validée pour le même SIRET.
Le seul moyen de traiter ces 2 parties d'une même DSN est de procéder par fractionnement de la DSN. Le premier déclare sa partie avec un numéro de fraction égal à 1/2 et l'autre déclare sa partie avec un numéro de fraction 2/2.
Ainsi quand la première partie de la DSN est reçue, les organismes savent qu'elle est en deux parties. Et donc, la seconde partie n'est pas rejetée.
Comment procéder ?
La codification s'effectue dans le paramétrage de la DSN (menu DSN) sur kla section de déclaration :
Une section déclarée par une autre n'a pas le même paramétrage
Par défaut, toutes les sections de déclaration ont un numéro de fraction égal à 11, soit 1 sur 1.
La plupart du temps, c'est l'organisme tiers qui déclare le premier numéro de fraction, 12 soit 1 sur 2.
La section, elle, doit codifier le numéro de fraction 22 soit 2 sur 2 et indiquer la date à partir de laquelle le fractionnement entre en vigueur.
Le programme demande confirmation avant de valider l'opération :
Le lien vers la vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/A9Qqzctzxcxs4ST
Consulter le journal des évènements de la GRH
Le journal des évènements recense les opérations réalisées en GRH et GRHBudget sur 1 an. Plusieurs informations y sont renseignées :
- La date et l'heure
- La session Windows
- L'utilisateur EIG
- L'objet de la manipulation
L'accès est situé dans le menu Options utilisateur, par le bouton
Comme pour toutes les fonctions administrateur de GRH, un message d'avertissement est affiché :
Il faut cliquer sur OK, la GRH lance un programme indépêndant, indiqué dans la barre des tâches par le bouton
Au début, le cadre est vide :
Il faut utiliser le cartouche du haut pour sélectionner les éléments du requêtage :
Par défaut, c'est la période de paye courant qui est présélectionnée. Il est possible de modifier ces dates.
Il est possible de filtrer sur une personne,par la zone Alias. En cochant cette case, la liste des personnes présentes en GRH est affichée pour en sélectionner une. Dans le cas d'un CDD ayant plusieurs contrats, il est possible de filtrer sur le contrat par la zone Contrat.
La base présentée dans cette page wiki est celle de l'atelier GRH 2024. Tous les évènements sont liés au mois de janvier. Nous sélectionnons les dates du 1er janvier au 5 février.
L'exécution de la sélection s'effectue en cliquant sur le bouton Rafraichir :
Une barre de défilement verte apparaît sous le titre Journal des évènements
Et le résultat est affiché :
L'affichage continue sur la droite de l'écran, la barre horizontale permet d'afficher la suite des informations :
Comme dans Excel, il est possible de double-cliquer sur la séparation entre les colonnes afin de restreindre la largeur de la colonne à celle de la donnée la plus large et ainsi, obtenir un affichage complet :
Ce type d'affichage est appelé mode entrepôt. En faisant un clic-droit sur la ligne d'entête, il est possible de sélectionner des colonnes pour l'affichage :
Ou d'exporter le résultat à l'écran sous forme de tableau en format CSV qu'il est possible d'ouvrir par Excel.
Il est possible d'organiser la liste en fonction d'une des colonnes. Pour cela, il faut
- Cliquer en l'entête de la colonne
- Maintenir le bouton de souris enfoncé
- Soulever cet entête vers le haut
- Relacher la souris
Par exemple à partir la colonne évènement, nous obtenons un affichage regroupé :
Dans l'affichage réel, le groupe Modification est ouvert. Nous l'avons fermé pour présenter le résultat ci-dessus. Pour revenir à l'état initial, il suffit de faire un double-clic sur le bouton évènement et celui reprend sa place d'origine.
Plusieurs ensembles sont présentés, chacun caractérisé par un code couleur :
Horodatage
Présente la date et l'heure de la manipulation
Ensemble Evènement
La liste des éléments de la colonne Evènements sont :
- Autre. Concerne les traitements génériques ou de masse
- Exception
- Création. Tout type, le sujet concerné est renseigné dans la colonne Libellé
- Modification. Tout type, le sujet concerné est renseigné dans la colonne Libellé
- Suppression. Tout type, le sujet concerné est renseigné dans la colonne Libellé
- Traitement : début
- Traitement : fin
- Traitement : arrêt
- Traitement : anomalie
- Notification
La colonne source contient le nom interne de la fonction du programme concernée.
La période correspond à la période de paye active.
La colonne Portée contient plusieurs possibilités :
- Contrat. Concerne une manipulation validée dans la fiche contrat
- Globale. Concerne une opération globale, calcul de paye, des charges, édition des bulletins, etc.
- Personne. Concerne une manipulation validée dans la fiche personne
- Structure. Concerne le paramétrage général, paramétrage association/section, modification des constantes
- Inconnue. Concerne les modifications de l'ordre d'édition des rubriques dans la gestion des bulletins
La colonne Libellé contient le sujet précis concerné par l'évènement et la portée.
La colonne Module contient 2 options :
- Base. Concerne tous les évènements liés à la personne ou au contrat
- Structure. Concerne le paramétrage général
Ensemble Structure
La colonne Structure subdivisée en Etab et Section est généralement vide. Elle contient des informations de paramétrage général spécifique.
Ensemble Système
La partie Système est subdivisée en 4 colonnes :
- Utilisateur Windows. Contient le nom de la session Windows.
- Pour les utilisateurs hébergés par EIG, leur session est représenté par l'initiale de leur prénom attachée à leur nom de famille.
- Quand la base est en local sur un PC, il s'agit du nom de la session Windows
- Pour les clients disposant de leur propre serveur, dépend du nom Windows géré par leur service informatique
- Ordinateur. Contient le nom de l'ordinateur tel que décrit dans le système du panneau de configuration. Pour les clients hébergés par EIG, il s'agit du nom du serveur d'hébergement
- Adresse IP
- Pour les postes locaux, contient le nom de l'ordinateur décrit dans le système du panneau de configuration
- Pour les clients hébergés par EIG, il s'agit du serveur d'hébergement
- Pour les clients disposant de leur propre serveur, il s'agit de l'adresse IP fixe de leur session
- Domaine. Contient le nom du domaine quel que soit le poste. Quand la base est en local sur le poste, il s'agit du nom de l'ordinateur tel que décrit dans le système du panneau de configuration
Ensemble Utilisateur EIG
La partie Utilisateur EIG permet d'identifier la personne qui a réalisé la manipulation. Elle est subdivisée en 4 parties :
- Nom. Nom de la personne tel que renseigné dans le configurateur EIG
- Identifiant. Il s'agit des 2 ou 3 lettres précédent le nom tel que renseigné dans le configurateur et apparaissant dans l'écran de connexion EIG
- Poste. Est égal à la colonne Système/Utilisateur
- Site. Il s'agit du numéro de site renseigné dans les propiétés du configurateur
Ensemble Applicatif
L'ensemble applicatif présente le nom du programme, sa version et celles de la base de données, de la bibliothèque et du gestionnaire de rubriques. Pour une fourchette de date sur le même mois, il est possible de ne pas les afficher.
Ensemble Complément
L'ensemble complément contient 3 colonnes : Alias, Id1 et Id2. Les colonnes Id1 et Id2 sont des références internes de matricule et de contrat. Elles sont plus à destination des développeurs. C'est la colonne Alias qui présente le plus d'intérêt. Selon l'opération réalisée, elle précise ce qui fait son objet :
- Pour une portée de type Contrat ou Personne, contient le matricule de la personne
- Pour la modification d'une constante générale, c'est l'alias de la constante qui est indiqué
- Pour une opération globale, c'est le nom interne de la procédure qui est renseigné
- Pour une manipulation sur une rubrique (dans le gestionnaire de rubriques ou dans la gestion du bulletin), c'est l'alias de la rubrique qui est renseigné
- Pour un usage, c'est l'intitulé de l'usage qui est renseigné
- Pour la saisie d'IJSS, c'est le nom du salarié qui est indiqué
Le cartouche
Quelle que soit la ligne, les informations sont reprises dans le cartouche du bas d'écran avec des informations complémentaires :
Lors d'un calcul de paye, de l'édition des bulletin, du calcul des charges, les matricules traités sont indiquées dans la partie de droite :
A noter : l'étude du journal des évènements peut s'avérer assez longue. Surtout pour chercher un évènement précis, ce qui est souvent le cas.
Exemple d'étude réelle menée par un technicien EIG
Une cliente (la DRH) avait réalisé un bulletin de régularisation pour un salarié sorti suite à un jugement des prud'hommes et ne retrouvait pas le bulletin dans la base alors qu'elle en avait l'édition. Elle a donc sollicité l'assistance pour en connaître la raison.
En fonction des dates de travail fournies par la cliente, le technicien EIG a étudié le journal des évènements. Il a retouvé la date de création du contrat, a constaté que le bulletin a bien été calculé, édité et traité dans les charges (manipulations effectuées par la DRH et son adjointe). La finalité est qu'avant d'ouvrir la période du mois suivant pour envoyer la DSN en réel, un des utilisateurs a supprimé le bulletin en question.
Un message a été adressé à la cliente avec la copie d'écran de la date de création et de la tache de suppression. La copie d'écran reprenait la ligne concernée et le cartouche de bas d'écran avec le détail des informations. La cliente a du refaire le bulletin.
L'épuration du journal
Elle a lieu lors des compactages. Pour les clients hébergés ou disposant de leur propre serveur, une opération de compactage est programmée une fois par semaine.
Pour les clients qui fonctionnent avec un réseau de quelques PC, voire un seul PC, c'est quand ils procèdent au compactage de la base GRH que le journal des évènements est épuré.
Le lien vers la vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/rXY7odLEetZLtjR
Supprimer les variables de rappel de valeur de point
Rappel
Quand un rappel de valeur est constitué (Menu traitements divers), le programme propose de générer les variables de paye automatiquement :
Dans un premier temps, il faut répondre Non afin de vérifier le contenu de l'édition. Pour créer les variables, il faut ensuite utiliser le bouton et demande une confirmation :
Les variables sont directement imputées dans les fiches contrats :
Sans créer de liste de saisie :
Quand un utilisateur autre que l'administrateur modifie les paramètres du rappel pour le valoriser à nouveau, la génération suivante des variables de paye annule et remplace la génération précédente.
Il existe une possibilité intermédiaire pour l'administrateur : la suppression de toutes les variables précédemment générées. C'est le X rouge en bas de l'écran qui permet cette manipulation
En cliquant sur ce bouton, un écran d'avertissement apparaît demandant confirmation du traitement
L'opération se conclue par un écran
Et l'écran des variables est vide
Le lien vers la vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/ZsQn5J9YjP5GkB4
Supprimer le CBS et le budget en cours d'année
Rappel et postulat de départ
Le budget prévisionnel GRH est établi entre juin et octobre 2023 pour être déposé au financeur au 31 octobre dernier délai.
Pendant cette période, l'utilisateur (trice) a généré son budget GRH 2024 puis l'avait dupliqué en 3024 pour préparer une autre version selon une autre orientation. Le conseil d'administration décide de déposer cette nouvelle mouture au financeur (donc le budget 3024).
Quand l'année de paye 2024 démarre, c'est le budget GRH 2024 qui devient le budget actif. C'est ce budget qui permet de générer le CBS 2024.
A partir de juin 2024, la structure reçoit son budget exécutoire 2024 et la version de budget 3024 est validée par le financeur.
C'est donc ce budget qui doit servir de base au CBS 2024 et non plus l'ancien budget 2024 devenu obsolète.
Le CBS d'une année va forcément de pair avec l'année de paye et l'année budgétaire. Donc, en générant un CBS à partir du budget 3024, le CBS sera le CBS 3024 et ne fonctionnera qu'avec la paye de l'année 3024. Pour avoir un CBS 2024 utilisant la paye 2024, il faut donc un budget 2024.
Comment faire pour obtenir un budget 2024 d'actualité ?
Il faut :
- Supprimer le CBS 2024
- Supprimer le budget 2024
- Générer un nouveau budget 2024 à partir du budget 3024
- Générer le CBS 2024 à partir du nouveau budget 2024
Mais
Les utilisateurs n'ont pas ce droit, seul l'administrateur EIG l'a :
L'utilisateur (trice) doit alors contacter l'administrateur qui va procéder aux opérations de suppressions décrites précédemment (1 et 2).
Une fois les suppressions réalisées, il prévient son collègue qu'il (elle) peut générer son nouveau budget 2024 à partir de son budget 3024 puis générer son CBS 2024 à partir du nouveau budget 2024 (3 et 4).
Comment l'administrateur doit-il procéder ?
- Supprimer le CBS 2024.
- Activer la gestion des budgets, menu "Paramètres Généraux"
- Sélectionner l'année du CBS à supprimer, la ligne est surlignée en bleu
- Cliquer sur le X rouge de la partie CBS de la barre de boutons. Il est intitulé "Supprimer le CBS"
- Réponse "Oui" aux 2 questions et
-
- Relancer la GRH budget
- Supprimer le budget 2024
- Activer la gestion des budgets, menu "Paramètres Généraux" (le CBS 2024 a disparu de la liste)
- Sélectionner le budget à supprimer, la ligne est surlignée en bleu
- Cliquer sur le X rouge de la partie Budget de la barre de boutons. Il est intitulé "Supprimer le budget sélectionné"
- Répondre "Oui" aux 2 questions et
- Cliquer sur OK pour finaliser la deuxième phase
- Prévenir son/sa collègue qu'il/elle peut recréer son budget 2024 à partir de son budget 3024
Une fois le budget 2024 recréé, c'est à partir de ce budget (qui a repris le bon budget 3024) que le CBS 2024 peut être généré.
Le lien vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/o6cXBxaqWx24X5Y
GRH - Les liens vidéos des fonctions "Administrateur"
DSN
Codifier un fractionnement de déclaration de DSN
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/A9Qqzctzxcxs4ST
Consulter le Journal des Evènements
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/rXY7odLEetZLtjR
Désactiver le mode EDI
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/dSQbzPYSoikMJiz
Ignorer les erreurs SSL
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/3RfgpFnK6BHqq3w
Modifier les dates d'interrogation de la DSN
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/785wm4zR8bABDHn
Régénérer un établissement de DSN en mode réel
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/X8DWNb94dZpQJXq
Supprimer le CBS et le budget en cours d'année
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/o6cXBxaqWx24X5Y
Supprimer les variables de rappel de valeur de point
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/ZsQn5J9YjP5GkB4
Les fonctions "Administrateur" de la Facturation Prix de Journée - Les pages wiki
La majorité des pages wiki citées existaient déjà mais uniquement majoritairement accessibles pour les techniciens EIG en mode pupitre. Elles sont modifiées pour indiquer le mode Administrateur. Un lien est présenté pour y accéder.
Dévalider une facture éditée en mode réel
Rappel
Dans les logiciels de facturations EIG, il existe 2 modes d'édition : l'essai et le réel.
- L'essai permet de simuler l'édition sans la dater ni lui affecter de numéro. Elle reste en mode "brouillard" afin de la laisser en libre accès pour y apporter des modifications
- Le réel date la facture, lui attribue son numéro et la verrouille pour empêcher les modifications en partant du principe qu'il est interdit de modifier une facture éditée en réel. En effet, celle-ci peut être déjà parvenue à son destinataire voire réglée
C'est dans ce second cas que la présente page et la vidéo associée prennent leur sens. En effet, l'opératrice a effectué son travail et, entre l'édition en réel et la poursuite du traitement, elle reçoit des informations complémentaires qui doivent modifier le contenu de la facture.
Et donc, comment procéder
Comme il est indiqué dans le commentaire du chapitre, la page wiki existe déjà. Elle est accessible au lien ci-dessous :
Facture de rappel
La procédure est identique pour modifier une facture de rappel, il faut se positionner dans la saisie des rappels :
Le lien vers la vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/X2RdjJAjYt2bDKW
Supprimer les factures d'une période quand elles sont éditées en réel (PJ)
Avertissement
Comme il est précisé dans la page wiki, cette manipulation est définitive et s'effectue sans retour possible en arrière.
Elle sert quand l'opératrice est allée trop vite dans ses manipulations. Une fois que les factures sont éditées en réel, il est impossible de les modifier.
Cependant, des modifications doivent être apportées dans les fiches des personnes, des payeurs ou des produits et elles ont un impact sur le contenu des factures et donc leur montant.
Comment procéder
Comme il est précisé dans l'introduction générale, la page wiki existe déjà. Elle est accessible à l'adresse :
Le lien vers la vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/36osMbN8HfgEr7w
Clôturer ou rouvrir manuellement une période de facturation
Comme il est précisé dans la page wiki, cette action peut être utilisée dans le cas ou la gestion des périodes est en mensuelle et que l'établissement est fermé sur une période et durant laquelle elle ne doit pas facturer.
Comment procéder
Comme il est précisé dans l'introduction générale, la page wiki existe déjà. Elle est accessible à l'adresse :
La gestion des ressources
Dans la gestion des ressources, la même possibilité existe. Dans le haut de l'écran, il faut sélectionner "Gestion des ressources" et la procédure est identique :
Le lien vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/rpeZePtfrsDz2PL
Dévalider toutes les factures éditées en réel
Rappel
Dans les logiciels de facurations EIG, il existe 2 modes d'édition : l'essai et le réel.
- L'essai permet de simuler l'édition sans la dater ni lui affecter de numéro. Elle reste en mode "brouillard" afin de la laisser en libre accès pour y apporter des modifications
- Le réel date la facture, lui attribue son numéro et la verrouille pour empêcher les modifications en partant du principe qu'il est interdit de modifier une facture éditée en réel. En effet, celle-ci peut être déjà parvenue à son destinataire voire réglée.
C'est dans ce second cas que la présente page et la vidéo associée prennent leur sens. En effet, l'opératrice a effectué son travail et, entre l'édition en réel et la poursuite du traitement, elle reçoit des informations complémentaires qui doivent modifier le contenu de la facture.
Et donc, comment procéder
Comme il est indiqué dans le commentaire du chapitre, la page wiki existe déjà. Elle est accessible au lien ci-dessous :
Les factures de rappel
La procédure est la même pour modifier les factures de rappel à ceci près qu'il faut se positionner dans la saisie des rappels :
Le lien vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/Pmjn5f5LdEAy6EK
Marquer des factures à télétransmettre
But
A utiliser en cas de rejet global de la facture ou partiel ou parce que les références de télétransmission n'étaient pas correctement codifiées dans la fiche payeur, fiche produit ou dans le référent payeur.
Comment procéder ?
Comme précédemment, la page wiki existe déjà et est accessible à l'adresse :
Le lien vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/BaEHdKXfweY8NKd
Supprimer des instances (Fac PJ)
Rappel
Une instance est une facture d'attente pour une personne pour laquelle l'établissement n'a pas reçu la Prise en Charge ou l'attestation de droits de la sécurité sociale alors que la personne a intégré l'établissement.
Quand les conditions sont rétablies, ces factures sont reprises et réaffectées au bon payeur.
Le paramétrage global se situe dans le menu "Administration", item "Gestion des structures" :
Comment procéder ?
Comme il est précisé dans le commentaire général du chapitre; la page wiki existe déjà et est accessible à l'adresse :
Le lien vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/bFqt9H7XkKH6D7Z
Archiver la facturation Prix de Journée
Remarque : les noms des personnes sont modifiés pour anonymiser la base.
L'archivage s'effectue selon les règles du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).
Il existe déjà une page wiki traitant cette information accessible à l'adresse :
https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/mise-a-jour-decembre-2021/page/facturation-prix-de-journee
L'archivage RGPD se situe dans la gestion des personnes, menu "Fichiers de base", item "Personnes" :
Il est représenté par le bouton :
L'activation de ce bouton génère la fenêtre suivante :
Par défaut, le programme propose :
- De supprimer sur 10 ans (la plus petite échéance) mais il est possible de demander plus à l'aide de la liste (de 10 à 20 ans)
- D'exclure les personnes sans factures
- De supprimer l'historique des personnes
- D'effectuer le traitement sur toutes les personnes de l'association. A confirmer auprès de tous les intervenants de la facturation ou du responsable de la facturation ou de la sécurité des données au sein de l'association
La seule option possible est de sélectionner les personnes par le bouton en forme de loupe. Cette sélection est automatique à partir des dates de sorties de de la durée sélectionnée :
Ci-dessous, la liste de toutes les personnes :
Quand des personnes apparaissent dans dans la sélection d'archivage et qu'elles ne sont pas dans l'établissement, c'est qu'elles sont dans d'autres établissements et qu'elles ont été partagées pour d'autres structures. Cette codification est située dans la fiche personne :
Pour finaliser le traitement, il faut cliquer sur le bouton symbolisé par une corbeille. Une confirmation est demandée :
Un compte-rendu est affiché. Cliquer sur OK pour mettre fin au traitement :
Le lien vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/6QYRzXGBmqzdTrs
Dévalider des factures éditées en réel de la gestion des ressources
Attention : à ne pas confondre avec la dévalidation des factures prix de journée.
Il s'agit de la gestion des ressources qu'il faut activer en cliquant sur le bouton correspondant dans le haut de l'écran :
Ce bouton est alors en blanc et celui de "Facturation" devient gris.
Comment procéder ?
La page explicative wiki existe déjà et est accessible à l'adresse :
Le lien vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/e2rzxddXZS5TjLs
Facturation Prix de Journée - Les liens vers les vidéos des fonctions "Administrateur"
Archiver la facturation Prix de Journée
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/6QYRzXGBmqzdTrs
Clôturer ou rouvrir une période manuellement
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/rpeZePtfrsDz2PL
Dévalider une facture éditée en réel
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/X2RdjJAjYt2bDKW
Dévalider des factures éditées en réel de la gestion des ressources
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/e2rzxddXZS5TjLs
Dévalider toutes les factures éditées en réel
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/Pmjn5f5LdEAy6EK
Marquer les factures pour transmettre un fichier à mon payeur
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/BaEHdKXfweY8NKd
Supprimer les factures quand elles sont éditées en réel
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/36osMbN8HfgEr7w
Supprimer les instances
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/bFqt9H7XkKH6D7Z
Les fonctions "Administrateur" de la Facturation Résidents - Les pages wiki
Ce chapitre est dédié à la facturation résident, c'est à dire à la facturation utilisée par les EHPAD (Etablissements Hébergeant des Personnes Agées Dépendantes).
Supprimer les factures d'une période quand elles sont éditées en réel (MR)
But
Cette opération sert quand la personne en charge de la facturation est allée trop vite dans ses manipulations. Une fois que les factures sont éditées en réel, il est impossible de les modifier. La période peut même être close et comptabilisée.
Cependant, des modifications doivent être apportées dans les fiches des personnes, des payeurs ou des produits et elles ont un impact sur le contenu des factures et donc leurs montants.
Il est alors possible à l'administrateur de les supprimer pour que sa collègue recommence les traitements de la période comme si elle venait de l'ouvrir.
Prérequis
Être en mode administrateur
Être sur de soi !!!
Procédure
Le lien vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/6kLoycbpCfH8ycH
Rouvrir un dossier clos ou en forcer la clôture
Pourquoi rouvrir un dossier clos ?
Dans le cas d'un décès, la facturière a :
- Etabli la dernière facture
- Clos le dossier
Elle s'aperçoit ensuite qu'elle a oublié des éléments de facturation. A son niveau, il n'est pas posible d'intervenir. Seul(e) l'administrateur(trice) peut intervenir.
Comment procéder ?
- Activer la liste des personnes (menu "Fichiers de base")
- Sélectionner "Sorties" dans la zone "Filtres"
- Sélectionner la personne concernée dans la liste. Les personnes sorties sont présentées sur un fond bleu. La personne sélectionnée est surlignée en bleu et la police est graissée. Dans l'exemple ci-dessous, nous sélectionnons Marthe AMBERIEUX
- Effectuer un double-clic ou cliquer sur le bouton Modifier pour accéder au contenu de la fiche
- Cliquer sur l'onglet "Facturation"
- Sélectionner la ligne du dossier. Le numéro de dossier est constitué des initiales de la personne (Nom et Prénom puis d'un numéro, par défaut 01. Dans le cas présent AM01. dans la zone "Statut", la mention "Clos" est renseignée
-
- Cliquer sur le bouton "Ouvrir le dossier". Noter que le statut est "Clos"
- Répondre Oui à la demande de confirmation
- Le statut passe à "Ouvert", valider chaque niveau par le V vert
La personne disparaît de la liste des personnes sorties et réapparait dans la liste des présents
Forcer la clôture d'un dossier
Il faut répéter la manipulation précédente mais à partir de la liste des personnes présentes.
C'est à la dernière étape qu'il faut
- Cliquer sur le bouton "Clôture du dossier"
- Validez la demande de confirmation
- Le statut passe à "Clos", valider chaque niveau par le V vert
Le lien vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/fcwFkgm6ksc5Qcs
Changer le statut d'une période
Rappel
Il n'y a pas d'obligation de clôturer les périodes.
Une période ouverte apparaît sur un fond vert, une période close apparaît sur un fond rouge :
Prérequis
Être en mode "Administrateur (EIG)"
Comment procéder ?
En images
Pour rouvrir la période, il faut procéder de la même façon. Seuls le texte des deux derniers messages change en fonction de l'opération.
Le lien vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/Nfc8bmjSYRGSk9M
Supprimer les instances (Fac MR)
Rappel
Une instance est une facture d'attente pour une personne pour laquelle l'établissement n'a pas reçu la Prise en Charge ou l'attestation de droits de la sécurité sociale alors que la personne a intégré l'établissement.
Quand les conditions sont rétablies, ces factures sont reprises et réaffectées au bon payeur.
Prérequis
Être connecté en en mode administrateur :
Comment procéder ?
La ligne est supprimée.
Supprimer automatiquement les instances soldées
Cette option est possible, dans la même page, par l'utilisation du bouton
Avant
Noter les lignes surlignées en jaune.
Action
Le programme demande une confirmation :
Après
Les lignes surlignées en jaune ont disparu.
Supprimer automatiquement les instances des personnes sorties
Cette option est possible, dans a même page, par l'utilisation du bouton
Avant
Action
Le programme demande confirmation
Après
Le lien vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/pebTNFyGY27ZT4H
Exclure un dossier avec une facture éditée
Prérequis
Supprimer les écritures de la comptabilité
Exclure le dossier avec une facture éditée
L'opération est réalisé et la liste est réactualisée avec la postion de la personne dans la liste des dossiers ouverts sans facturation :
Le lien vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/xxHNYLoFGd2WEMn
Modifier ou supprimer une facture éditée
Prérequis
Supprimer les écritures de la comptabilité
Modifier ou supprimer la facture
Selon le niveau de sélection dans la personne, la facture ou le produt, les interventions sont différentes. Procédons du plus grand au plus petit
Niveau résident
Repérer la personne concernée et sélectionner là en cliquant dessus. La ligne est surlignée et la police passe du noir au bleu :
Plusieurs possibilités existent. La barre de boutons est la même que celle des utilisateurs mais ils ont des inrterdictions que l'administrateur n'a pas.
- Changer l'ordre de tri des factures
-
- Saisir une ou plusieurs absences
- Ajouter une facture pour le résident
- Effectuer une saisie multiple d'un même produit pour plusieurs personnes
- Exclure une personne
- Exclure une personne et la réinclure
- Surgénérer une personne
- Modifier la fiche personne
- Modifier le dossier de facturation de la personne
- Générer un rappel de prix de journée
- Extraire les factures
Niveau facture
Repérer la facture concernée et sélectionner la en cliquant dessus. La ligne est surlignée et la police passe du noir au bleu :
Plusieurs possibilités existent. La barre de boutons est presque identique à celle des utilisateurs mais ils n'ont pas celui avec le X rouge.
- Changer l'ordre de tri des factures
-
- Saisir une ou plusieurs absences
- Ajouter un produit dans la facture
- Effectuer une saisie multiple d'un même produit pour plusieurs personnes
- Modifier les éléments de la facture
- Verrouiller la facture à l'affichage
- Supprimer la facture
- Créer un avoir pour la facture
- Modifier la fiche personne
- Modifier le dossier de facturation de la personne
- Générer un rappel de prix de journée
- Extraire les factures
Niveau produit
Repérer le produit concerné et sélectionner le en cliquant dessus. La ligne est surlignée et la police passe du noir au bleu :
Plusieurs possibilités existent. La barre de boutons est presque identique à celle des utilisateurs mais ils n'ont pas celui avec le X rouge.
- Changer l'ordre de tri des factures
-
- Saisir une ou plusieurs absences
- Effectuer une saisie multiple d'un même produit pour plusieurs personnes
- Modifier le produit
- Supprimer le produit
- Modifier la fiche personne
- Modifier le dossier de facturation de la personne
- Modifier la fiche produit
- Générer un rappel de prix de journée
- Extraire les factures
Le lien vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/HBtjAfjBECbomTw
Effectuer un rappel sur des factures éditées en réel (MR)
Rappel
Dans les logiciels de facturations EIG, il existe 2 modes d'édition : l'essai et le réel.
- L'essai permet de simuler l'édition sans la dater et sans lui affecter de numéro. Elle reste en mode "brouillard" afin de la laisser en libre accès pour y apporter des modifications
- Le réel date la facture, lui attribue son numéro et la verrouille pour empêcher les modifications en partant du principe qu'il est interdit de modifier une facture éditée en réel. En effet, celle-ci peut être déjà parvenue à son destinataire voire réglée
C'est dans ce second cas que la présente page et la vidéo associée prennent leur sens. En effet, l'opératrice a effectué son travail et, entre l'édition en réel et la poursuite du traitement, elle est informée que le prix de journée est modifié rétroactivement ou qu'elle s'est trompée de tarif.
Comment procéder ?
Il faut d'abord mettre le produit concerné à jour (Menu "Fichiers de base", option "Produits" ). C'est l'utilisatrice qui effectue cette opération.
L'administateur, lui, doit :
- Aller dans le menu "Traitements
- Activer la "Saisie des factures"
- Cliquer sur le bouton "Génération d'un rappel de prix de journée"
- Sélectionner le produit dans la liste en utilisant le bouton surligné en jaune
- Vérifier les informations du produit
- Exécuter en cliquant sur le V vert
- Confirmer le traitement en cliquant sur "Oui"
Le programme exécute le traitement, une barre de défilement verte apparaît
Puis un message confirme que le traitement s'est correctement déroulé
Il faut cliquer sur la poste pour fermer cet écran et revenir sur la liste des factures. Celle-ci se réactualise et des factures de rappel sont affichées
Il est possible de mieux le constater en changeant l'organisation de la fenêtre par l'utilisation du bouton et en sélectionnant "Tri par facture". L'écran se réorganise ainsi :
Le lien vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/tSfBy5kdZwZXsJe
En attente - Forcer l'importation des proches dans NetSoins
Bonjour,
Nous sommes sensés constituer cette page wiki et y associer une vidéo explicative. Mais à ce jour, nous ignorons qui utise NetSoins de façon à prendre exemple sur une base existante.
Si vous êtes utilisateur de NetSoins et que effectuez la passerelle entre ce logiciel et EIG, merci de vous signaler par mail à sudest@eig.fr à l'attention de Jean-François.
Le lien vidéo
Pas de page wiki, pas de vidéo !
Facturation Résidents - Les liens vers les vidéos des fonctions "Administrateur"
Changer le statut d'une période
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/Nfc8bmjSYRGSk9M
Effectuer un rappel de prix de journée
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/tSfBy5kdZwZXsJe
Exclure un dossier avec une facture éditée
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/xxHNYLoFGd2WEMn
Modifier ou supprimée une facture éditée (sans TVA)
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/HBtjAfjBECbomTw
Rouvrir un dossier clos
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/fcwFkgm6ksc5Qcs
Supprimer les factures d'une période quand elles sont éditées en réel
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/6kLoycbpCfH8ycH
Supprimer les instances
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/pebTNFyGY27ZT4H
Les fonctions "Administrateur" de la Gestion Commerciale - Les pages wiki
Modifier un client d'une autre structure
Rappel
Les utilisateurs de la gestion commerciale peuvent visualiser la liste des clients présents dans toute l'association mais ne peuvent pas modifier les informations de ces fiches.
Pour modifier les informations, l'utilisateur doit contacter sa collègue ou l'administrateur.
Prérequis
Etre connecté en mode EIG (Administrateur)
Comment procéder ?
La liste des clients est accessible dans le menu "Fichiers de base", îcone .
Quand la liste est affichée, il faut cocher la case "Afficher tous les clients de l'association" :
La lste de tous les client s'affiche par ordre alphabétique.
Il faut utiliser le bouton "Modifier" ou double-cliquer sur le client pour en modifier le contenu et valider par le V vert
Attention : en se positionnant sur la section du demandeur de la modification, la fiche client est affectée à cette section et n'est plus affectée à sa section d'origine. Si le client doit rester sur sa section d'origine, l'administrateur doit se positionner sur cette section et pas sur celle du demandeur.
Le lien vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/7FqE4cMqW7ntRw3
Modifier la date de création d'un document édité en réel
Rappel
Il existe 2 modes d'éditions, l'essai et le réel
- L'essai permet de simuler l'édition sans attribuer de numéro au document et sans en figer les zones qui sont toujours accessibles en modification
- Le réel permet d'attribuer un numéro au document et fige plusieurs zones de saisie dont ses dates internes
Les utilisateurs ne peuvent pas modifier la date de création du document, l'administrateur le peut.
La date de création des documents, par défaut, est paramétrée dans la gestion des structures (Menu "Administration"), onglet "Facturation"
Prérequis
Etre connecté en mode EIG (Administrateur)
Comment procéder ?
Les documents sont accessibles dans le menu "Facturation", îcone "Saisie des documents"
La liste des documents apparaît. Il faut :
- Repérer le document à modifier. L'utilisatrice a dû commiuiquer le nom du client et le numéro du document
- Cliquer sur la ligne du document. Celle-ci est surlignée en gris sombre
- Faire un double-clic pour y accéder. Les dates sont situées dans l'onglet "Paramètres". Par défaut, c'est l'onglet "Lignes" qui est présenté
- Modifier la date de création (les autres dates ne sont pas modifiables)
- Valider par le V vert
En images
Avant
Après
Le lien vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/ELgwe63XGHsKtQ5
Obtenir l'historique des prélèvements sur 36 mois
Rappel
Les utilisateurs de la facturation peuvent obtenir l'historique des prélèvements mais celui-ci est limité 9 mois.
L'administrateur peut bénéficier d'un historique sur 36 mois.
Prérequis
Être connecté en EIG (Administrateur)
Comment procéder ?
La liste des prélèvements est affichée avec le détail des factures. En fermant ce détail, nous obtenons la liste de tous les mois présents jusqu'à 36 mois. en prenant 2024 comme année de référence, l'historique permet de remontern jusqu'en 2021
Remarque : dans ce module, il n'y a ni extraction ni édition possible. Pour transmettre le contenu du prélèvement, il faut procéder par copies d'écran.
Le lien vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/m2tSYkLorTnDnjk
Obtenir l'historique des comptabilisations sur 36 mois
Rappel
Les utilisateurs de la Gestion Commerciale ne peuvent consulter que 9 mois d'historique :
Les administrateurs peuvent consulter jusqu'à 36 mois. Comme il est indiqué sur la copie d'écran, nous sommes en septembre 2024. L'historique permet d'obtenir 3 ans rétroactifs donc 2024 - 3 = 2021.
Prérequis
Être connecté en EIG (Administrateur)
Comment procéder ?
Remarque : dans ce module, il n'y a pas de possibilité ni d'extraction ni d'édition. Pour fournir le contenu d'une comptabilisation, il faut procéder par copie d'écran.
Le lien vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/43sG4iMkHjHzdqN
Créer une facture antérieure à 3 mois
Rappel
Les utilisateurs ont la possibilité de créer une facture sur une plage de dates précises. En dehors de cette plage de dates, cela leur est interdit. Dans l'exemple présenté, nous antidatons la facture d'un an :
A la validation, voici le message constaté :
L'administrateur peut passer outre
Nous recréons une facture que nous antidatons :
La validation (par le V vert) s'effectue correctement. Il n'y a même pas de message d'alerte.
Le lien vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/neiHJYQ4dNN2NQn
Démarquer les factures de prélèvement
Le cas
Cette fonction est utile quand un client, codifié en prélèvement, a réglé une facture par un autre moyen de paiement sans que l'utilisateur (trice) change le mode de paiement dans la facture. Lors de la génération du prélèvement, la facture de ce client est incluse dans le prélèvement ; ce qui ne doit pas être. L'utilisateur (trice) de la Gestion Commerciale n'a pas la possibilité de retirer une facture du lot à prélever.
Prérequis
Être connecté en mode administrateur
Comment procéder ?
La gestion des prélèvements se situe dans le menu "Facturation" et est représentée par le bouton :
En actionnant ce bouton, le programme affiche la liste des factures à prélever. Cette liste peut être vide :
Il faut :
- Cliquer sur "Historique des prélèvements"
- Le programme affiche la liste des prélèvements du plus récent au plus ancien avec le détail des factures
- Supprimer les écritures de prélèvement de la comptabilité. Ceci est à faire quand la mention "N écritures comptables" est renseignée ) à droite de la date.
- Sélectionner la totalité du prélèvement en cliquant sur la date du prélèvement (à ce niveau, il n'est pas possible de sélectionner une seule facture). La couleur du texte passe de noir à bleu
- Cliquer sur le bouton représenté par un journal plié et une flèche jaune pointant vers le haut
- Confirmer la suppression
- Cliquer sur "OK pour finaliser cette phase
- Sélectionner à nouveau la ligne en cliquant sur la date. La mention "N écritures comptables" a disparu. La couleur du texte repasse en bleu
- Cliquer sur le bouton
. Il est intitulé "Démarquer les factures virées". Cela sera prochainement corrigé
- Confirmer le démarquage
- Cliquer sur "OK" pour finaliser le traitement
Le lot disparait de l'écran. En cliquant sur "Factures à prélever", les factures apparaissent toutes présélectionnées :
Il reste à prévenir l'utilisateur (trice) qu'il (elle) peut procéder à nouveau à son prélèvement.
Le lien vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/rwJDzdnPHcmKTp7
Obtenir l'historique des transmissions URSSAF sur 36 mois
Rappel
L'utilisateur/trice qui dispose de cette fonctionnalité peut consulter l'historique des transmissions sur 9 mois :
L'administrateur peut obtenir 36 mois d'historique soit 3 ans ; 2024 - 3 = 2021.
Prérequis
Être connecté en mode EIG, Administrateur
Comment procéder ?
Remarque : dans cette édition, il n'y a pas de possibilité ni d'édition ni d'extraction. Pour fournir le contenu précis d'une transmission, il faut procéder par copies d'écran.
Le lien vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/mDCQNXgaS8GgEi7
Archiver la Gestion Commerciale
Remarque : les noms des clients sont modifiés pour anonymiser la base.
L'archivage s'effectue selon les règles du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).
L'archivage RGPD se situe dans les clients, menu "Fichiers de base", item "Clients" :
Il est représenté par le bouton :
L'activation de ce bouton génère la fenêtre suivante :
Par défaut, le programme propose :
- De supprimer sur 10 ans (la plus petite échéance) mais il est possible de demander plus à l'aide de la liste (de 10 à 20 ans)
- D'exclure les clients sans factures (par exemple les prospects)
- De supprimer l'historique des clients
- D'effectuer le traitement sur tous les clients de l'association. A confirmer auprès de tous les intervenants de la facturation ou du responsable de la facturation ou de la sécurité des données au sein de l'association
La seule option possible est de sélectionner les personnes par le bouton en forme de loupe. Cette sélection est automatique à partir des dates de sorties de de la durée sélectionnée :
Archivage des clients de la section
Archivage des clients de toute l'association
Pour finaliser le traitement, il faut cliquer sur le bouton symbolisé par une corbeille. Une confirmation est demandée :
Un compte-rendu est affiché. Cliquer sur OK pour mettre fin au traitement :
Le lien vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/6QYRzXGBmqzdTrs
Rouvrir la période précédente de la gestion des stocks
Prérequis
Etre :
- Connecté en tant qu'administrateur
- Positionné sur une structure qui gère les stocks. Cela se vérifie par le menu
- Pour rappel, le menu sans gestion de stocks
Comment procéder ?
Attention : il n'est pas possible de rouvrir la période précédente si des mouvements sont saisis sur le mois courant.
Par exemple, une fois septembre rouvert, rouvrir aout :
Le lien vidéo
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/bZF3soPJbPYm4C8
En attente - Gérer les droits du circuit de validation des achats
Bonjour,
Nous sommes sensés écrire une page wiki sur le sujet et y associer la vidéo explicative.
Mais, à ce jour, nous ne connaissons pas de structure EIG qui gère les achats par la gestion des stocks.
De ce fait, nous ne pouvons pas vous proposer ces 2 éléments.
Si vous êtes concerné, merci de vous faire connaître en écrivant à sudest@eig.fr à l'attention de Jean-François.
En attente lien vidéo
Gestion Commerciale - Les liens vers les vidéos des fonctions "Administrateur"
Archiver la gestion commerciale
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/5yA8HP4DesrbsyR
Créer une facture antérieure à 3 mois
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/neiHJYQ4dNN2NQn
Démarquer les factures de prélèvement
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/rwJDzdnPHcmKTp7
Modifier la date de création d'un document édité en réel
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/ELgwe63XGHsKtQ5
Modifier un client d'une autre structure
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/7FqE4cMqW7ntRw3
Obtenir l'historique des comptabilisations sur 36 mois
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/43sG4iMkHjHzdqN
Obtenir l'historique des prélèvements sur 36 mois
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/m2tSYkLorTnDnjk
Obtenir l'historique des transmissions URSSAF sur 36 mois
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/mDCQNXgaS8GgEi7
Rouvrir la période précédente de la gestion des stocks
https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/bZF3soPJbPYm4C8
Que faire en cas d'anomalie ?
Ce chapitre traite les anomalies constatées par les clients lors de la mise en place du mode administrateur.
Le bouton "Fichier" est grisé
Contexte :
- A la suite de l’inscription par le formulaire, le client reçoit un mail et un fichier en pièce jointe. Ce fichier va lui permettre de s’inscrire en tant qu’administrateur dans la configuration.
- Lorsqu’il lance le configurateur, après sélection de la configuration voulue, il se rend compte que le bouton Fichier est grisé.
Trois possibilités de solution :
- Le client n’a pas la dernière maj, c’est-à-dire la maj de juin 2024.
- Le client a bien la dernière maj, mais enfin de compte le client avait déjà son mot de passe administrateur et c’était connecté en tant qu’administrateur. Dans ce cas, il n’y a rien à faire.
- Il y a déjà une personne de référencée en tant qu’administrateur, dans ce cas-là, il est possible de renseigner un deuxième administrateur en rajoutant dans la fenêtre paramètres de la configuration, au niveau du champ « Adresse mail de récupération du mot de passe », une deuxième adresse mail en séparant par un ; voire plusieurs adresses mails toutes spéarées par un ; mais attention : la totalité de la saisie ne doit pas dépasser 128 caractères.
Il n'y a pas de bouton "Fichier"
Règle de base
IL NE PEUT Y AVOIR QU'UN SEUL ET UNIQUE ADMINISTRATEUR PAR SITE
Constat
Le client a entrepris les démarches pour s'enregistrer comme administrateur. Il a reçu le fichier qu'il faut enregistrer dans le configurateur.
Il lance le configurateur, sélectionne la configuration et clique sur le bouton "Ouverture d'une configuration existante" et constate qu'il n' y a pas de bouton "Fichier"
La raison : un administrateur est déjà enregistré.
Récupérer le bouton "Fichier"
Il faut vérifier le nom de la personne déjà enregistré et, si elle est toujours présente, déterminer lequel des deux est l'administrateur.
Procédure
- Entrer dans le configurateur
- Activer les propriétés de la configuration
- Les noms et prénoms de l'administrateur sont déjà enregistrés
- Effacer ces informations et valide en cliquant sur "OK"
- Quitter le configurateur et le relancer. Le bouton est revenu
Effectuer une demande d'évolution
Introduction
Cette page wiki est placée dans le livre "Console Mode Administrateur" mais il n'y a pas besoin d'être connecté en tant qu'administrateur pour l'utiliser. Il suffit de disposer d'une connexion et d'un mot de passe pour accéder à EIG.
Il ne sert à rien de solliciter l'assistance EIG pour effectuer une demande d'évolution. Celle-ci sera rejetée par le service développement.
EIG a mis en place un système de saisie de ces demandes par le connecteur EIG, c'est à dire l'écran ou vous saisissez votre mot de passe.
Une fois celui-ci saisi et la connexion effectuée, un 3ème bouton apparaît : "Nous contacter"
C'est ce bouton que vous devez utiliser pour effectuer une demande d'évolution.
Comment procéder ?
En cliquant sur le bouton précité, une fenêtre de saisie apparaît. Nous l'avons décomposé en 4 parties :
Partie 1 : identification du demandeur
L'identifiant et l'identité de la personne sont repris du conencteur ainsi que le nom de l'association.
Pour pouvoir être contacté, il / elle diot renseigner :
- Un numéro de téléphone professionnel (ligne directe de préférence)
- Son mail professionnel
- Son agence de référence
Partie 2 : la demande
Il s'agit d'une liste de 5 choix :
- Suggérer une évolution fonctionnelle d'un logiciel
- Obtenir un devis pour une prestation de service
- Obtenir un devis pour un développement spécifique
- Contacter votre agence
- Création d'un ticket
C'est évidemment la première option qui nous intéresse ici. En fonction du type de demande, la composition du reste de l'écran évolue (partie 3).
Partie 3 : la formulation
- Produit concerné : les différents logiciels sont présentés sous forme de liste. Il convient de sélectionner le logiciel. Si la demande ne concerne pas de logiciel mais un autre sujet (dans le cas d’un développement spécifique, il faut choisir ‘Autres’
- En avez-vous parlé à un technicien EIG : si la réponse est Oui, il faut renseigner le nom du technicien dans le "Nom du contact"
- Type de demande : il faut cocher une des 3 optons, réglementaire, technique ou amélioration
- Fonctionnalité : préciser l’objet de la demande de façon par un libellé (intitulé générique ; par exemple : nouvelle valeur du point pour la convention XX)
- Formalisation de la demande : détailler la demande. Pour des calculs spécifiques, préciser les formules en donnant des exemples.
- Etes-vous prêt à soutenir votre proposition lors d’un CAU ? Si le demandeur participe à un des 2 CAU semestriels, il peut évoquer sa demande au Président d’EIG qui est toujours présent et au Chef de marché et service qui y est souvent présent (au moins à l’un des deux)
Partie 4 : la pièce jointe et l'envoi
Ajouter une pièce jointe : cette option est présente dans le bas à gauche de l’écran sous forme de lien hypertexte de couleur cyan. Tout document officiel ou courrier permet de mieux comprendre la demande et de l’argumenter.
Celle-ci parvient aux responsables du service développement qui :
- L’étudie
- Juge de son opportunité
- Détermine le degré d’urgence et le délai si la demande est acceptée
- Informe le client demandeur
Ces informations sont également valables pour une demande de développement spécifique. Dans ce cas, un devis est transmis au demandeur.