Console - Mode Administrateur

1 - Objectif

Le Projet Majorité consiste à :

Pour cela, EIG décentralise plusieurs fonctionnalités du mode pupitre (uniquement accessible aux techniciens EIG) dans le mode EIG Administrateur.

Depuis la mise à jour de décembre 2023, chaque client doit nommer un administrateur EIG. Cette personne aura accès à l'utilisateur EIG Administrateur. 

Pendant une période transitoire qui débute le 01/04/2024 et dure environ 3 mois (d'une mise à jour générale à une autre), ce mode EIG Administrateur sera accessible par le mot de passe pupitre. Puis, chaque client administrateur définiera le mot de passe administrateur de son configurateur.

Si plusieurs bases sont présentes dans la même configuration, cet identifiant administrateur est commun à toutes les bases.

Les techniciens EIG ne connaîtront pas ce mot de passe.

Les administrateurs seront progressivement formés à ces fonctionnalités qui seront accompagnées de supports écrits ou vidéos. Ces supports seront accessibles en page publique dans le wiki EIG. Les techniciens EIG auront accès à ces supports.

La liste des ces fonctionnalités sera prochainement communiquée. Les fonctions RH sont déjà listées dans la page wiki accessible depuis la mise à jour de mars 2024 : https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/mode-administrateur/page/liste-des-traitements.

A terme, les techniciens EIG n'auront plus accès au mode pupitre sauf en de très rares cas.

Le configurateur

Parmi ces formations à la charge de l'administrateur, il y a la gestion des droits. En effet, ce sera à l'administrateur de créer les utilisateurs au sein du configurateur.

Nous rappelons que, depuis la mise à jour de décembre 2023, la désignation d'un administrateur est possible et deviendra obligatoire dans le configurateur EIG : https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/mise-a-jour-de-decembre-2023/page/configurateur

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Information : les trigrammes précédemment utilisés disparaitront pour ne laisser que le nom de l'utilisateur.

Ainsi : EIG (Administrateur) sera remplacé par Administrateur

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ou JFK (Jean-François KERSERHO) sera remplacé par Jean-François KERSERHO

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Les changements pour l'assistance

Lors d'un appel téléphonique, le technicien EIG doit vérifier si l'appelant est l'administrateur ou pas.

L'appelant n'est pas l'administrateur

Le technicien EIG prend connaissance de la demande et l'analyse. Si la réponse nécessite une intervention manuelle, il faut vérifier que la fonction est disponible dans le mode Administrateur et dans ce cas, le technicien EIG doit demander à l'appelant de s'adresser à son administrateur. 

Dans ce cas, le technicien EIG ouvre un ticket qu'il clôture pour Renvoi vers l'administrateur configurateur (modèle de réponse) en renseignant l'administrateur en copie du ticket (Case CC à renseigner) s'il est connu : 

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L'appelant est l'administrateur

Il doit effectuer une intervention manuelle et éprouve une difficulté pour sa réalisation. Le technicien l'oriente dans un premier temps vers les supports wiki.

La fonctionnalité n'existe pas en mode Administrateur

Lors de la création du ticket, un nouveau sujet et au moins un nouveau sous-sujet seront créés et devront être renseignés. Le ticket suivra la voie habituelle N3 puis R&D et c'est le service développement qui déterminera le bien-fondé de la déclarer dans le mode Administrateur.

Le technicien EIG soit procédér à l'intervention

Deux cas vont se présenter en fonction des périodes :

 

L'organisation du livre Console Mode Administrateur

Ce livre est organisé à raison de cette page d'introduction puis, pour chaque logiciel :

Présentation du livre

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Présentation du contenu d'un chapitre (la GRH)

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Présentation de la fin d'une page wiki

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Présentation de la page des liens vidéos

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La vidéo explicative

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/oMdHogMd3PM2aY9

2 - La liste des fonctions Administrateurs de la comptabilité

Déverrouiller un virement fournisseur

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/console-mode-administrateur/page/deverrouiller-un-virement-fournisseur

Effectuer un lettrage déséquilibré

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/console-mode-administrateur/page/effectuer-un-lettrage-desequilibre

Génération du fichier FEC

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/console-mode-administrateur/page/generer-le-fichier-fec

Régénérer un compte justifié

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/console-mode-administrateur/page/regenerer-un-compte-justifie

Les fonctions "Administrateur" de la comptabilité - Les pages wiki

Les fonctions "Administrateur" de la comptabilité - Les pages wiki

Avant-propos - Les fonctions administrateur avancées du configurateur

Bonjour,

Certaines fonctions décrites ci-après sont parfois déjà à la disposition des utilisateurs finaux (déverrouillage des virements fournisseurs, régénération des comptes justifiés, etc.) par le biais des "Fonctions Administrateur Avancées" du configurateur.

Ces fonctions sont toujours d'actualité. Elles existent toujours et ne sont pas supprimées.

Les utilisateurs qui en bénéficient peuvent continuer à les utiliser sans solliciter leur administrateur.

Ces fonctions sont décrites pour les utilisateurs qui n'y auraient pas accès et qui devaient faire appel à l'assistance EIG et qui maintenant doivent d'abord passer par leur administrateur.

Les fonctions "Administrateur" de la comptabilité - Les pages wiki

Déclôturer un exercice - Supprimer les à-nouveaux

Il arrive parfois qu'un client demande la déclôture d'un exercice. Cette opération peut s'effectuer en mode EIG (Administrateur). 

Pour rappel, il existe une page wiki liée à la clôture et à la reprise des à-nouveaux : https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-comptabilite/page/cloturer-un-exercice-tcr.

Attention : il ne peut y avoir que 2 exercices ouverts en même temps. Si la manipulation risque d'en ouvir un 3ème, ne l'exécuter pas. Dans ce cas, il convient d'adresser une demande à son agence de référence expliquant le besoin et l'agence prendra contact avec le service développement.

Lors de la clôture, le journal ZX est créé en date du 1er janvier du nouvel exercice. Pour notre exemple, 2023 :

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Comment procéder ?

Il convient de commercer par supprimer les à-nouveaux puis ensuite de déclôturer.

1 - Se connecter en EIG (Administrateur)
2 - Annuler les à-nouveaux sur N
3 - Déclôturer l'exercice N-1
4 - Procéder ainsi pour tous les établissements concernés
5 - Informer les personnes concernées qu'elles peuvent reprendre le travail

 

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/ayizXzYGgSEes8E

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Déverrouiller un virement fournisseur

Un virement fournisseur a 2 statuts successifs :

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Il est possible de revenir du statut Emis au statut Généré pour 2 raisons :

  1.  La banque ne peut pas lire le fichier et le rejette. Il faut alors obtenir de la banque la raison précise du rejet afin de pouvoir intervenir dans EIG
  2. La personne qui a préparé et émis le fichier (ou un responsable hiérarchique) constate une anomalie dans les factures traitées. Dans ce cas, il faut vérifier que la banque n'a pas traité le fichier. 

Pour procéder, il faut utiliser l'icône en forme clé image-1711020137260.png.

En cliquant dessus, le programme affiche le message :

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En cliquant sur Oui, le statut revient à la valeur Généré :

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Il est à nouveau possible de le modifier.

Attention à la date de paiement, elle ne doit pas être antérieur à la date du jour :

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Remarque

Des utilisateurs peuvent déjà bénéficier de cette fonctionnalité. Ils peuvent continuer à l'utiliser sans solliciter l'administrateur. Il en est de même pour les autres fonctions qui leurs sont attribuées.

Le lien vers la vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/4ETJtY9SjnL5M5e

Les fonctions "Administrateur" de la comptabilité - Les pages wiki

Générer le fichier FEC

Cette fonction était déjà à disposition des utilisateurs ayant accès au menu Transfert de la comptabilité.

Son utilisation est déjà décrite à l'adresse :

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/transfert/page/generer-les-fichiers-fec-tcr

Le lien vers la vidéo :

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/WbLFAZ9MCX7QTT3

 

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Régénérer un ou plusieurs comptes justifiés

Rappel

Les comptes justifiés sont les comptes présents en lettrage.

La présence d'un compte en lettrage est liée à la case "Justification du compte" cochée dans le plan comptable. Par exemple, le compte 442100, prélèvement à la source, codifié ainsi dans le plan comptable et présent dans le lettrage :

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La fonction de régénération est utile quand un compte est absent du lettrage et est ajouté alors que des écritures sont déjà présentes. Le fait de cocher la case rend le compte présent dans le lettrage dès la prochaine écriture saisie ou générée mais le fait de cocher la case ne reprend pas les écritures déjà présentes en comptabilité automatiquement dans le lettrage. Il faut, pour cela, régénérer le compte dans le lettrage. Par exemple, le compte 447100, taxe sur les salaires, n'est pas prévu dans le lettrage : 

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Il a déja des écritures pour l'exercice :

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Et pourtant, dans le lettrage, ces écritures ne sont pas reprises :

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Comment procéder ?

Il faut sélectionner le menu Général du programme de comptabilité image-1719500435544.png et y sélectionner  Outils Compta image-1719500472521.png.

Cette nouvelle entrée offre 3 possibilités chacune présente dans un sous-onglet :

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Les options de déclôture d'un exercice et de suppression des à-nouveaux sont traités dans une autre page.

Dans la présente page, nous traitons du 1er sous-onglet Comptes Justifiés. 

L'écran offre 2 options : la régénération des comptes justifiés et la modification en masse des paramètres des à-nouveaux détaillés.

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La régénération des comptes justifiés

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Comme il est indiqué dans la fenêtre de traitement, il existe 2 possibilités : la régénération et la suppression.

Dans les 2 cas, il faut indiquer le compte de début et le compte de fin (ils peuvent être identques).

Dans le cas de la régénération, il faut également renseigner les exercices concernés.

Les comptes justifiés avant la manipulation

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Prêtez attention au compte surligné dont le solde est créditeur de 14884,74, FOMARCH, Marché U et à celui qui le précède, FOMANEN, GEDIMAT dont les mouvements sont de 358,53 au débit et de 581,70 au crédit. 

Nous devons procéder à la régénération de ces deux comptes. 

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Le programme en demande la confirmation :

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Les comptes traités sont affichés dans le cadre de droite :

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Il faut noter que deux autres comptes que nous n'avions pas dans le lettrage sont ajoutés à la liste. Ce qui signifie que le programme passe en revue tous les comptes du plan comptable compris entre le début et la fin et les régénère. S'il avait fallu uniquement traiter les deux comptes de l'exemple, il aurait fallu faire :

Il est donc nécessaire que le demandeur soit précis dans l'expression de son besoin.

Les comptes justifiés après la manipulation

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Les mouvements des deux comptes sont supérieurs à ceux précédant l'intervention. Il convient de les reprendre un par un pour refaire le lettrage. Mais, la manipulation a également généré le compte FOMANUT, MANUTAN SA qu'il faut également lettrer.

La modification en masse des paramètres des à-nouveaux détaillés

Par défaut, le programme génère une ligne d'à-nouveau par compte mais pour les comptes en lettrage, il est possible de rependre les à-nouveaux de façon détaillée. C'est à dire que, pour chaque écriture non lettrée, le programme passe une ligne d'à-nouveau.

Le paramétrage s'effectue dans le plan compable, sur le premier sous-onglet, Général : 

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S'il faut modifier quelques comptes, il est possible de le faire un par un. Mais s'il faut le faire pour une majorité de comptes, cela peut devenir fastidieux.  Cette option permet de le faire pour tous les comptes d'un même groupe auxiliaire. 

Il est même possible de programmer la justification du compte de centralisation. De ce fait, tous ses comptes auxiliaires sont également justifiés et la création d'un nouveau compte auxiliaire reprend le paramétrage du compte de centralisation :

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Le module permet de :

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Le bouton Exécuter permet de lancer le traitement, une confirmation est demandée : 

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Un message est affiché pour informer l'administrateur du bon fonctionnement du traitement.

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Remarque

Des utilisateurs peuvent déjà bénéficier de cette fonctionnalité (par un autre chemin). Ils peuvent continuer à l'utiliser sans solliciter l'administrateur. Il en est de même pour les autres fonctions qui leurs sont attribuées.

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/JSZKHiLTq27XFZN

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Effectuer un lettrage déséquilibré

Effectuer un lettrage déséquilibré peut s'avérer utile en cas de démarrage d'un nouveau client, lors de la reprise des écritures précédentes ou lors de la régénération d'un compte justifié pour lettrer les anciennes écritures déjà soldées afin de ne laisser dans le lettrage que les écritures actives.

Exemple sur le compte  447100 issu de la régénération du compte :

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La validation entraine le lettrage des écritures sélectionnées :

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Le lien vers la vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/mQDbCW5EjDcGwnd

Remarque : cette fonctionnalité existe aussi au niveau utilisateur en fonction des droits utilisateurs attribués :

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Plus plus d'informations à ce sujet, il faut se référer à la formation Configurateur EIG.

Les fonctions "Administrateur" de la comptabilité - Les pages wiki

Saisir des OD analytiques déséquilibrées - Ne fonctionne pas - En attente

Le but de la saisie des OD analytiques déséquilibrée est de modifier la comptabilité analytique sans modifier la comptabilité générale. C'est le cas quand un traitement analytique est démarré en cours d'exercice. En effet, il n'y a pas de reprise automatique des écritures déjà passées depuis le début de l'exercice.  

Par défaut, les écritures sont toujours modifiables tant qu'elles ne sont pas validées. Généralement, pour les écritures générales, la validation a lieu lors de la clôture de l'exrcice. Mais elle est toujours effectuée pour les écritures automatiques (par exemple, celles de la GRH).

Dans ce cas, les codifications analytiques sont liées à la codification de la comptabilisation des TH en ESAT ou des salariés de l'Entreprise Adaptée (voire des travailleurs sociaux qui sont affectés à l'ESAT ou ventilés comptablement sur l'ESAT). Il est possible de modifier les codifications dans la fiche contrat (y compris rétroactivement) mais cela suppose de régénérer les écritures comptables.

En fonction des règles internes de la structure ou des droits utilisateurs, cette possibilité n'est peut-être pas active. De ce fait, quand la comptabilité analytique est incorrecte, il convient de passer des OD analytiques pour la corriger.

L'accès s'effectue par le menu Gestion Comptabilité et le bouton Saisie Analytique image-1712326110623.png .

Dans l'exemple qui suit, l'établissement créé une nouvelle comptabilité analytique Salaires chargés.

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Les postes analytiques sont les catégories de l'annexe 13, tableau des effectifs, du compte administratif.

La consultation de la balance analytique présente un écran vide. En effet, les écritures du mois courant (avril 2024) ne seront intégrées qu'au traitement des charges d'avril. Il faut donc saisir les 3 mois antérieurs. 

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Solder les comptes 18 de liaisons interstructures

La comptabilité EIG permet de passer des écritures comptables (manuelles ou automatiques) d'un établissement à l'autre sans avoir à saisir d'écritures dans les comptes 18 de liaisons. Ceux-ci sont alimentés automatiquement.

Nous rappelons que la codification de cet automatisme se situe dans la gestion des constantes (Menu Fichiers de base) à raison d'une codification par logiciel :

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Au fil du temps, les mouvements se cumulent avec les à-nouveaux et augmentent les soldes, ce qui est visible sur la balance générale :

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Il est donc parfois nécessaire de les solder.

Cette opération s'effectue par la saisie d'écritures. Il faut obligatoirement saisir un code de saisie d'OD ; il est possible d'en créer un spécifique pour isoler ces écritures et cliquer sur la ligne de petits points. 

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La ligne "Je veux effectuer une saisie de Régule IS en connaissance de cause" est masquée au lancement de la fenêtre. Elle s'affiche en cliquant sur les petits points. Il faut la cocher et cliquer sur OK pour continuer.

La grille de saisie est simple :

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La saisie s'effectue en mode pièce et doit être équilibrée.

Il faut penser à également solder le même compte dans son établissement miroir.

Le lien vers la vidéo :

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/bwaQyoHEajMBirR

 

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En cours de construction- Optimiser le temps de génération du classeur EPRD/ERRD - Générer le classeur Excel EPRD/ERRD sans les données

Ne pas faire attention aux temps chiffrés, ils sont incorretcs.

Constat

La génération du classeur Excel de l'EPRD/ERRD peut prendre quelques secondes (pour un seul FINESS) ou plusieurs heures pour plusieurs FINESS. Une étude montre que pour 30 FINESS, la génération dure plus de 6 heures. Lors de cette génération, le programme créé les différentes feuilles du classeur, y insère les données mais réactualise également les feuilles précédentes. C'est cet ensemble d'automatismes qui fait que le temps augmente de façon exponentielle.

Pour réduire ce temps, il existe une possibilité ; procéder en 2 temps, créer le classeur à vide pour tous les FINESS puis alimenter ce classeur par les données. De cette façon, le temps de génération du classeur prend beaucoup moins de temps.

Exemple

L'EPRD est établi pour 30 établissements. La génération du classeur entier dure plus de 6 heures.

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Comment procéder

C'est lors de la génération du classeur que la fenêtre de génération évolue :

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Dans la partie Avancé, la création complète du classeur est toujours possible. Pour peu de FINESS, elle est toujours utilisable et fiable.

Mais pour beaucoup de FINESS, les 2 autres options s'avèrent plus utiles.

Dans un premier temps, il faut créer le classeur avec les FINESS uniquement. Puis une fois ce classeur généré, il faut l'utiliser pour le remplir avec son contenu. Toutes les feuilles de chaque tableau de chaque établissement sont créées par la première phase. Elles sont complétées par la deuxième. Comme elles existent déjà et que le format définitif du classeur est déjà établi, la mise à jour des données prend moins de temps.

La première phase de création du classeur à vide pour seulement les FINESS a duré 12 minutes.

La seconde phase de remplissage du classeur vide à duré 2 heures et 8 minutes soit un total de 2 heures et 20 minutes.

Soit un gain de temps de plus de 75%. Dans ce cas, le client aurait tout intérêt à opter pour le traitement en 2 fois.

Nous vous informons que l'option existe non seulement au niveau administrateur mais également au niveau utilisateur. C'est à dire que le dépositaire de la génération du classeur Excel peut le faire de sa session. Il n'a pas besoin de se déconnecter et de se connecter en EIG (Administrateur).

Lien vers la vidéo

A venir

 

3 - La liste des fonctions Administrateur de la GRH

Modifier les dates d'interrogation de la DSN

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/console-mode-administrateur/page/modifier-les-dates-dinterrogation-de-la-dsn

Ignorer les erreurs SSL

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/console-mode-administrateur/page/ignorer-les-erreurs-ssl-dsn

Désactiver l'EDI

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/console-mode-administrateur/page/desactiver-ledi

Générer un établissement en mode réel de la DSN

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/console-mode-administrateur/page/generer-un-etablissement-en-mode-reel-de-la-dsn

Codifier une fraction de déclaration en DSN

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/console-mode-administrateur/page/codifier-une-fraction-de-declaration-en-dsn

 

La vidéo explicative du livre Console Administrateur

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/p2tadZCmJ4LMgKJ

Comptabilité - Les liens vidéos des fonctions "Administrateur"

Déclôturer un exercice - Supprimer les à-nouveaux

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/ayizXzYGgSEes8E

Déverrouiller un virement fournisseur

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/4ETJtY9SjnL5M5e

Effectuer un lettrage déséquilibré

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/mQDbCW5EjDcGwnd

Générer le fichier FEC

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/WbLFAZ9MCX7QTT3

Régénérer les comptes justifiés

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/JSZKHiLTq27XFZN

Solder les comptes 18 de liaisons interstructures

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/bwaQyoHEajMBirR

 

Les fonctions "Administrateur" de la GRH - Les pages wiki

Les fonctions "Administrateur" de la GRH - Les pages wiki

Modifier les dates d'interrogation de la DSN

Pourquoi cette option ?

Lorsque le client procède à un téléchargement, les dates d'opération sont stockées dans EIG. Cela permet, lors du téléchargement suivant, de limiter le volume d'information à télécharger et donc que le téléchargement soit plus rapide.

Cela vaut pour :

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Il peut arriver que les données attendues ne viennent pas. 

Dans ce cas, il est possible de lancer les téléchargements sur une période plus longue mais qui ne peut exécéder 3 mois (délai de mise à disposition de fichiers, contrainte DSN). C'est pour cela que cette option existe.

L'accès

Il se situe dans le paramétrage DSN, au niveau association (SIREN) et dans l'onglet Connexion (Menu DSN). Il est indiqué par une ligne supplémentaire :

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Lors de l'interrogation des retours par les utilisateurs, le programme interroge le serveur DSN à partir de la dernière date d'interrogation afin de limiter le temps de traitement. Ce traitement permet de réinitialiser la dernière date d'interrogation en fonction du type de message DSN.

Le traitement

Il faut cliquer sur le bouton Modifier pour accéder aux données. Par défaut, le programme affiche la date des derniers téléchargements :

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 La ligne Général concerne la DSN mensuelle.

Il faut double-cliquer sur la ligne à modifier. Une confirmation est demandée :

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En répondant Oui, la date est effacée pour permettre de télécharger les retours mis à disposition.

Attention : ainsi qu'il est indiqué dans la 1ère copie d'écran de cette page, le téléchargement ne peut excéder 3 mois.

Une fois, l'opération effectuée, il faut cliquer sur le bouton Enregister.

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Précision : c'est la seule fois ou le mot de passe de connexion apparaît en clair. Il doit être le même que celui de votre connexion générale à Net-Entreprises. Quand vous modifiez celui de Net-Entreprises, vous devez modifiez celui d'EIG.

Le lien vers la vidéo :

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/785wm4zR8bABDHn

Les fonctions "Administrateur" de la GRH - Les pages wiki

Ignorer les erreurs SSL (DSN)

Les erreurs de connexion SSL surviennent lorsque vous essayer d'accéder à un site web via le protocole de transfert hypertexte sécurisé (HTTPS) et que quelque chose ne fonctionne pas correctement avec le certificat SSL du site.

SSL signifie "Secure Sockets Layer", il s'agit d'un protocole de sécurité qui créé un lien chiffré entre un serveur Web et un navigateur Web.

Les messages d'erreur peuvent varier d'un navigateur Internet à l'autre (Microsoft Edge, Google Chrome, Firefox, etc.). Il existe également plusieurs interventions possibles pour résoudre ces erreurs.

Nous n'entrerons pas dans les détails ici. Nous vous invitons à effectuer une recherche Internet pour plus d'informations.

Comment ignorer ces erreurs ?

Il suffit d'une case à cocher dans les paramètres de connexion de la DSN.

Il faut accéder aux paramètres de la DSN, au niveau association (SIREN) et à l'onglet Connexion (Menu DSN).

La case à cocher s'intitule Ignorer les erreurs SSL :

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Il faut cliquer sur le bouton Modifier pour accéder à la case et la cocher.

En une la manipulation effectuée, il faut cliquer sur le bouton Enregister pour la valider.

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Lors des prochains téléchargements à partir de la DSN, le programme passera outre ces erreurs pour effecter le téléchargement requis.

Précision : c'est la seule fois ou le mot de passe de connexion apparaît en clair. Il doit être le même que celui de votre connexion générale à Net-Entreprises. Quand vous modifiez celui de Net-Entreprises, vous devez modifiez celui d'EIG.

Le lien vers la vidéo :

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/3RfgpFnK6BHqq3w

 

Les fonctions "Administrateur" de la GRH - Les pages wiki

Désactiver l'EDI de la DSN

EDI signifie Echange de Données Informatiques.

C'est le mode qui permet d'envoyer directement les informations de la DSN à Net-Entreprises par les boutons Transmission (DSN mensuelle et Arrêts de travail DSN) ou Envoyer (FCTU et SADV). Il permet également de télécharger les taux PAS ou les indemnités de sécurité sociale.

Désactiver ce mode permet d'extraire la DSN mensuelle d'EIG pour la déposer manuellement sur le site de Net-Entreprises ou directement sur les sites des différents tiers sociaux concernés.

Attention : tant que l'EDI est désactivé, il est impossible d'envoyer des arrêts de travail, des FCTU et des SADV.

Le lien vers la vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/dSQbzPYSoikMJiz

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Générer un établissement en mode réel de la DSN

Rappel du fonctionnement de la DSN dans EIG

Tant que le mois de paye est ouvert, la DSN est en mode TEST. Ce mode est présent afin de vérifier que la DSN ne présente pas d'erreurs. Nous préconisons toujours de faire un test de transmission afin de s'assurer que la DSN ne présente pas d'erreurs et d'anticiper la résolution tant que la paye est toujours active.

C'est lors du changement de mois que la DSN réelle est générée.

De ce fait, seule la génération totale est possible.

Quand l'utilisateur ne pratique pas la DSN en mode Test et effectue directement une DSN réelle (ce qu'EIG déconseille), il peut avoir un retour négatif. Or, comme la paye du mois suivant est ouverte, il n'est plus possible de revenir sur la paye du mois précédent. En clair, quand la paye d'avril est ouverte, il n'est plus possible de modifier les payes de mars.

Selon l'erreur constatée, il faut parfois utiliser les régularisations DSN de masse des Autres traitements et de ce fait, il faut régénérer la DSN de l'établissement concerné 

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Avant, seul le mode Pupitre le permettait.

Maintenant, cette régénération est disponible en mode administrateur.

Le lien vers la vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/X8DWNb94dZpQJXq

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Codifier une fraction de déclaration en DSN

A quoi sert le fractionnement de la DSN ?

Déclarer une fraction en DSN pour une section de déclaration de DSN est obligatoire quand une partie de la paye de la section est gérée et transmise par un organisme tiers.

Par exemple, un cabinet comptable gère les payes des travailleurs sociaux d'un ESAT et les transmets en DSN par son propre logiciel. Tandis que l'établissement gère les payes des travailleurs handicapés et les transmet par EIG.

Il n'est pas possible d'envoyer 2 DSN différentes pour le même siret. Le premier qui envoie sa DSN réelle juste la verra validée. L'autre aura sa DSN rejetée parce qu'une DSN réelle sera déjà validée pour le même SIRET. 

Le seul moyen de traiter ces 2 parties d'une même DSN est de procéder par fractionnement de la DSN. Le premier déclare sa partie avec un numéro de fraction égal à 1/2 et l'autre déclare sa partie avec un numéro de fraction 2/2.

Ainsi quand la première partie de la DSN est reçue, les organismes savent qu'elle est en deux parties. Et donc, la seconde partie n'est pas rejetée.

Comment procéder ?

La codification s'effectue dans le paramétrage de la DSN (menu DSN) sur kla section de déclaration :

image-1712065908674.png

Une section déclarée par une autre n'a pas le même paramétrage 

image-1712066003005.png

Par défaut, toutes les sections de déclaration ont un numéro de fraction égal à 11, soit 1 sur 1. 

La plupart du temps, c'est l'organisme tiers qui déclare le premier numéro de fraction, 12 soit 1 sur 2.

La section, elle, doit codifier le numéro de fraction 22 soit 2 sur 2 et indiquer la date à partir de laquelle le fractionnement entre en vigueur. 

Le programme demande confirmation avant de valider l'opération :

image-1712066599603.png

Le lien vers la vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/A9Qqzctzxcxs4ST

 

Les fonctions "Administrateur" de la GRH - Les pages wiki

Consulter le journal des évènements de la GRH

Le journal des évènements recense les opérations réalisées en GRH et GRHBudget sur 1 an. Plusieurs informations y sont renseignées :

L'accès est situé dans le menu Options utilisateur, par le boutonimage-1713868049951.png

Comme pour toutes les fonctions administrateur de GRH, un message d'avertissement est affiché :

image-1713877836891.png

Il faut cliquer sur OK, la GRH lance un programme indépêndant, indiqué dans la barre des tâches par le bouton image-1713868161477.png

Au début, le cadre est vide :

image-1713878075543.png

Il faut utiliser le cartouche du haut pour sélectionner les éléments du requêtage :

image-1713878170611.png

Par défaut, c'est la période de paye courant qui est présélectionnée. Il est possible de modifier ces dates.

Il est possible de filtrer sur une personne,par la zone Alias. En cochant cette case, la liste des personnes présentes en GRH est affichée pour en sélectionner une. Dans le cas d'un CDD ayant plusieurs contrats, il est possible de filtrer sur le contrat par la zone Contrat.

La base présentée dans cette page wiki est celle de l'atelier GRH 2024. Tous les évènements sont liés au mois de janvier. Nous sélectionnons les dates du 1er janvier au 5 février.

L'exécution de la sélection s'effectue en cliquant sur le bouton Rafraichir :

image-1713879698006.png

Une barre de défilement verte apparaît sous le titre Journal des évènements

image-1713879908296.png

Et le résultat est affiché :

image-1713880199751.png

L'affichage continue sur la droite de l'écran, la barre horizontale permet d'afficher la suite des informations :

image-1713880323642.png

Comme dans Excel, il est possible de double-cliquer sur la séparation entre les colonnes afin de restreindre la largeur de la colonne à celle de la donnée la plus large et ainsi, obtenir un affichage complet :

image-1713880529877.png

Ce type d'affichage est appelé mode entrepôt. En faisant un clic-Droit sur la ligne d'entête, il est possible de sélectionner des colonnes pour l'affichage :

image-1713880803201.png

Ou d'exporter le résultat à l'écran sous forme de tableau en format CSV qu'il est possible d'ouvrir par Excel.

Il est possible d'organiser la liste en fonction d'une des colonnes. Pour cela, il faut

Par exemple à partir la colonne évènement, nous obtenons un affichage regroupé :

image-1713881371358.png

Dans l'affichage réel, le groupe Modification est ouvert. Nous l'avons fermé pour présenter le résultat ci-dessus. Pour revenir à l'état initial, il suffit de faire un double-clic sur le bouton évènement et celui reprend sa place d'origine.

Plusieurs ensembles sont présentés, chacun caractérisé par un code couleur :

Horodatage

Présente la date et l'heure de la manipulation

Ensemble Evènement

La liste des éléments de la colonne Evènements sont :

La colonne source contient le nom interne de la fonction du programme concernée.

La période correspond à la période de paye active.

La colonne Portée contient plusieurs possibilités :

La colonne Libellé contient le sujet précis concerné par l'évènement et la portée.

La colonne Module contient 2 options :

Ensemble Structure

La colonne Structure subdivisée en Etab et Section est généralement vide. Elle contient des informations de paramétrage général spécifique. 

Ensemble Système

La partie Système est subdivisée en 4 colonnes :

Ensemble Utilisateur EIG

La partie Utilisateur EIG permet d'identifier la personne qui a réalisé la manipulation. Elle est subdivisée en 4 parties :

Ensemble Applicatif

L'ensemble applicatif présente le nom du programme, sa version et celles de la base de données, de la bibliothèque et du gestionnaire de rubriques. Pour une fourchette de date sur le même mois, il est possible de ne pas les afficher.

Ensemble Complément

L'ensemble complément contient 3 colonnes : Alias, Id1 et Id2. Les colonnes Id1 et Id2 sont des références internes de matricule et de contrat. Elles sont plus à destination des développeurs. C'est la colonne Alias qui présente le plus d'intérêt. Selon l'opération réalisée, elle précise ce qui fait son objet :

Le cartouche

Quelle que soit la ligne, les informations sont reprises dans le cartouche du bas d'écran avec des informations complémentaires :

image-1714052531072.png

Lors d'un calcul de paye, de l'édition des bulletin, du calcul des charges, les matricules traités sont indiquées dans la partie de droite :

image-1714052852703.png

A noter : l'étude du journal des évènements peut s'avérer assez longue. Surtout pour chercher un évènement précis, ce qui est souvent le cas.

Exemple d'étude réelle menée par un technicien EIG

Une cliente (la DRH) avait réalisé un bulletin de régularisation pour un salarié sorti suite à un jugement des prud'hommes et ne retrouvait pas le bulletin dans la base alors qu'elle en avait l'édition. Elle a donc sollicité l'assistance pour en connaître la raison. 

En fonction des dates de travail fournies par la cliente, le technicien EIG a étudié le journal des évènements. Il a retouvé la date de création du contrat, a constaté que le bulletin a bien été calculé, édité et traité dans les charges (manipulations effectuées par la DRH et son adjointe). La finalité est qu'avant d'ouvrir la période du mois suivant pour envoyer la DSN en réel, un des utilisateurs a supprimé le bulletin en question. 

Un message a été adressé à la cliente avec la copie d'écran de la date de création et de la tache de suppression. La copie d'écran reprenait la ligne concernée et le cartouche de bas d'écran avec le détail des informations. La cliente a du refaire le bulletin.

L'épuration du journal

Elle a lieu lors des compactages. Pour les clients hébergés ou disposant de leur propre serveur, une opération de compactage est programmée une fois par semaine.

Pour les clients qui fonctionnent avec un réseau de quelques PC, voire un seul PC, c'est quand ils procèdent au compactage de la base GRH que le journal des évènements est épuré.

Le lien vers la vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/rXY7odLEetZLtjR

Les fonctions "Administrateur" de la GRH - Les pages wiki

Supprimer les variables de rappel de valeur de point

Rappel

Quand un rappel de valeur est constitué (Menu traitements divers), le programme propose de générer les variables de paye automatiquement :

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Dans un premier temps, il faut répondre Non afin de vérifier le contenu de l'édition. Pour créer les variables, il faut ensuite utiliser le bouton image-1714057652834.png et demande une confirmation :

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Les variables sont directement imputées dans les fiches contrats :

image-1714058170928.png

Sans créer de liste de saisie :

 

image-1714058445923.png

Quand un utilisateur autre que l'administrateur modifie les paramètres du rappel pour le valoriser à nouveau, la génération suivante des variables de paye annule et remplace la génération précédente.

Il existe une possibilité intermédiaire pour l'administrateur : la suppression de toutes les variables précédemment générées. C'est le X rouge en bas de l'écran qui permet cette manipulation

image-1714746687364.png

En cliquant sur ce bouton, un écran d'avertissement apparaît demandant confirmation du traitement

image-1714746839957.png

L'opération se conclue par un écran 

image-1714746889272.png

Et l'écran des variables est vide

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Le lien vers la vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/ZsQn5J9YjP5GkB4

Les fonctions "Administrateur" de la GRH - Les pages wiki

Supprimer le CBS et le budget en cours d'année

Rappel et postulat de départ

Le budget prévisionnel GRH est établi entre juin et octobre 2023 pour être déposé au financeur au 31 octobre dernier délai.

Pendant cette période, l'utilisateur (trice) a généré son budget GRH 2024 puis l'avait dupliqué en 3024 pour préparer une autre version selon une autre orientation. Le conseil d'administration décide de déposer cette nouvelle mouture au financeur (donc le budget 3024). 

Quand l'année de paye 2024 démarre, c'est le budget GRH 2024 qui devient le budget actif. C'est ce budget qui permet de générer le CBS 2024.

A partir de juin 2024, la structure reçoit son budget exécutoire 2024 et la version de budget 3024 est validée par le financeur.

C'est donc ce budget qui doit servir de base au CBS 2024 et non plus l'ancien budget 2024 devenu obsolète.

Le CBS d'une année va forcément de pair avec l'année de paye et l'année budgétaire. Donc, en générant un CBS à partir du budget 3024, le CBS sera le CBS 3024 et ne fonctionnera qu'avec la paye de l'année 3024. Pour avoir un CBS 2024 utilisant la paye 2024, il faut donc un budget 2024.

Comment faire pour obtenir un budget 2024 d'actualité ?

Il faut :

  1. Supprimer le CBS 2024
  2. Supprimer le budget 2024
  3. Générer un nouveau budget 2024 à partir du budget 3024
  4. Générer le CBS 2024 à partir du nouveau budget 2024
Mais

Les utilisateurs n'ont pas ce droit, seul l'administrateur EIG l'a :

image-1725549165139.png

L'utilisateur (trice) doit alors contacter l'administrateur qui va procéder aux opérations de suppressions décrites précédemment (1 et 2).

Une fois les suppressions réalisées, il prévient son collègue qu'il (elle) peut générer son nouveau budget 2024 à partir de son budget 3024 puis générer son CBS 2024 à partir du nouveau budget 2024 (3 et 4).

Comment l'administrateur doit-il procéder ?

  1. Supprimer le CBS 2024. 
    1. Activer la gestion des budgets, menu "Paramètres Généraux"
    2. Sélectionner l'année du CBS à supprimer, la ligne est surlignée en bleu
    3. Cliquer sur le X rouge de la partie CBS de la barre de boutons. Il est intitulé "Supprimer  le CBS"

      image-1726472290458.png

    4. Réponse "Oui" aux 2 questions

      image-1726472346586.png

      et

      image-1726472396842.png

    5.  

      Cliquer sur "OK" pour finaliser la première phase
  2. Relancer la GRH budget
  3. Supprimer le budget 2024
    1. Activer la gestion des budgets, menu "Paramètres Généraux" (le CBS 2024 a disparu de la liste)
    2. Sélectionner le budget à supprimer, la ligne est surlignée en bleu
    3. Cliquer sur le X rouge de la partie Budget de la barre de boutons. Il est intitulé "Supprimer le budget sélectionné" 

      image-1726472735312.png

    4. Répondre "Oui" aux 2 questions

      image-1726472878140.png

      et

      image-1726472906874.png

    5. Cliquer sur OK pour finaliser la deuxième phase

      image-1726473294712.png

  4. Prévenir son/sa collègue qu'il/elle peut recréer son budget 2024 à partir de son budget 3024

image-1726474512328.png

Une fois le budget 2024 recréé, c'est à partir de ce budget (qui a repris le bon budget 3024) que le CBS 2024 peut être généré.

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/o6cXBxaqWx24X5Y

 

GRH - Les liens vidéos des fonctions "Administrateur"

DSN

Codifier un fractionnement de déclaration de DSN

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/A9Qqzctzxcxs4ST

Consulter le Journal des Evènements

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/rXY7odLEetZLtjR

Désactiver le mode EDI

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/dSQbzPYSoikMJiz

Ignorer les erreurs SSL

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/3RfgpFnK6BHqq3w

Modifier les dates d'interrogation de la DSN

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/785wm4zR8bABDHn

Régénérer un établissement de DSN en mode réel

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/X8DWNb94dZpQJXq

Supprimer le CBS et le budget en cours d'année

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/o6cXBxaqWx24X5Y

Supprimer les variables de rappel de valeur de point

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/ZsQn5J9YjP5GkB4

 

Les fonctions "Administrateur" de la Facturation Prix de Journée - Les pages wiki

La majorité des pages wiki citées existaient déjà mais uniquement majoritairement accessibles pour les techniciens EIG en mode pupitre. Elles sont modifiées pour indiquer le mode Administrateur. Un lien est présenté pour y accéder.

Les fonctions "Administrateur" de la Facturation Prix de Journée - Les pages wiki

Dévalider une facture éditée en mode réel

Rappel

Dans les logiciels de facturations EIG, il existe 2 modes d'édition : l'essai et le réel.

C'est dans ce second cas que la présente page et la vidéo associée prennent leur sens. En effet, l'opératrice a effectué son travail et, entre l'édition en réel et la poursuite du traitement, elle reçoit des informations complémentaires qui doivent modifier le contenu de la facture. 

Et donc, comment procéder

Comme il est indiqué dans le commentaire du chapitre, la page wiki existe déjà. Elle est accessible au lien ci-dessous :

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-facturation-prix-de-journee/page/fact-prix-de-journee-devalider-une-seule-facture-editee-en-reelle-dun-mois-en-pupitre

Facture de rappel

La procédure est identique pour modifier une facture de rappel, il faut se positionner dans la saisie des rappels :

image-1723627652679.png

Le lien vers la vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/X2RdjJAjYt2bDKW

 

Les fonctions "Administrateur" de la Facturation Prix de Journée - Les pages wiki

Supprimer les factures d'une période quand elles sont éditées en réel (PJ)

Avertissement

Comme il est précisé dans la page wiki, cette manipulation est définitive et s'effectue sans retour possible en arrière.

Elle sert quand l'opératrice est allée trop vite dans ses manipulations. Une fois que les factures sont éditées en réel, il est impossible de les modifier.

Cependant, des modifications doivent être apportées dans les fiches des personnes, des payeurs ou des produits et elles ont un impact sur le contenu des factures et donc leur montant.

Comment procéder 

Comme il est précisé dans l'introduction générale, la page wiki existe déjà. Elle est accessible à l'adresse :

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-facturation-prix-de-journee/page/fact-prix-de-journee-suppression-dune-periode-avec-des-factures-editees-en-reel

Le lien vers la vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/36osMbN8HfgEr7w

Les fonctions "Administrateur" de la Facturation Prix de Journée - Les pages wiki

Clôturer ou rouvrir manuellement une période de facturation

Comme il est précisé dans la page wiki, cette action peut être utilisée dans le cas ou la gestion des périodes est en mensuelle et que l'établissement est fermé sur une période et durant laquelle elle ne doit pas facturer.

Comment procéder

Comme il est précisé dans l'introduction générale, la page wiki existe déjà. Elle est accessible à l'adresse : 

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-facturation-prix-de-journee/page/fact-prix-de-journee-cloture-ou-ouverture-manuelle-dune-periode

La gestion des ressources

Dans la gestion des ressources, la même possibilité existe. Dans le haut de l'écran, il faut sélectionner "Gestion des ressources" et la procédure est identique :

image-1724148391398.JPG

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/rpeZePtfrsDz2PL

Les fonctions "Administrateur" de la Facturation Prix de Journée - Les pages wiki

Dévalider toutes les factures éditées en réel

Rappel

Dans les logiciels de facurations EIG, il existe 2 modes d'édition : l'essai et le réel.

C'est dans ce second cas que la présente page et la vidéo associée prennent leur sens. En effet, l'opératrice a effectué son travail et, entre l'édition en réel et la poursuite du traitement, elle reçoit des informations complémentaires qui doivent modifier le contenu de la facture. 

Et donc, comment procéder

Comme il est indiqué dans le commentaire du chapitre, la page wiki existe déjà. Elle est accessible au lien ci-dessous :

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-facturation-prix-de-journee/page/fact-prix-de-journee-devalider-les-factures-editees-en-reelles-dun-mois

Les factures de rappel

La procédure est la même pour modifier les factures de rappel à ceci près qu'il faut se positionner dans la saisie des rappels :

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Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/Pmjn5f5LdEAy6EK

Les fonctions "Administrateur" de la Facturation Prix de Journée - Les pages wiki

Marquer des factures à télétransmettre

But

A utiliser en cas de rejet global de la facture ou partiel ou parce que les références de télétransmission n'étaient pas correctement codifiées dans la fiche payeur, fiche produit ou dans le référent payeur.

Comment procéder ?

Comme précédemment, la page wiki existe déjà et est accessible à l'adresse : 

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-facturation-prix-de-journee/page/fact-prix-de-journee-transmettre-un-fichier-a-mon-payeur-absent-de-la-gestion-des-transmissions

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/BaEHdKXfweY8NKd

Les fonctions "Administrateur" de la Facturation Prix de Journée - Les pages wiki

Supprimer des instances (Fac PJ)

Rappel

Une instance est une facture d'attente pour une personne pour laquelle l'établissement n'a pas reçu la Prise en Charge ou l'attestation de droits de la sécurité sociale alors que la personne a intégré l'établissement.

Quand les conditions sont rétablies, ces factures sont reprises et réaffectées au bon payeur.

Le paramétrage global se situe dans le menu "Administration", item "Gestion des structures" :

image-1723649061488.png image-1723649088655.png

image-1723649132009.png

 

Comment procéder ?

Comme il est précisé dans le commentaire général du chapitre; la page wiki existe déjà et est accessible à l'adresse : 

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-facturation-prix-de-journee/page/suppression-manuelle-dune-instance-ou-dinstances-soldees

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/bFqt9H7XkKH6D7Z

Les fonctions "Administrateur" de la Facturation Prix de Journée - Les pages wiki

Archiver la facturation Prix de Journée

Remarque : les noms des personnes sont modifiés pour anonymiser la base.

L'archivage s'effectue selon les règles du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

Il existe déjà une page wiki traitant cette information accessible à l'adresse :

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/mise-a-jour-decembre-2021/page/facturation-prix-de-journee

L'archivage RGPD se situe dans la gestion des personnes, menu "Fichiers de base", item "Personnes" :

image-1724076924157.png et image-1724076973285.png

Il est représenté par le bouton : image-1724077024999.png

image-1724077939625.JPG

L'activation de ce bouton génère la fenêtre suivante :

image-1724138903454.png

Par défaut, le programme propose :

La seule option possible est de sélectionner les personnes par le bouton en forme de loupe. Cette sélection est automatique à partir des dates de sorties de de la durée sélectionnée :

image-1724081168925.png

Ci-dessous, la liste de toutes les personnes :

image-1724081114830.png

Quand des personnes apparaissent dans dans la sélection d'archivage et qu'elles ne sont pas dans l'établissement, c'est qu'elles sont dans d'autres établissements et qu'elles ont été partagées pour d'autres structures. Cette codification est située dans la fiche personne : 

image-1724769810958.png

Pour finaliser le traitement, il faut cliquer sur le bouton symbolisé par une corbeille. Une confirmation est demandée :

image-1724769981666.png

Un compte-rendu est affiché. Cliquer sur OK pour mettre fin au traitement :

image-1724770077790.png

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/6QYRzXGBmqzdTrs

Les fonctions "Administrateur" de la Facturation Prix de Journée - Les pages wiki

Dévalider des factures éditées en réel de la gestion des ressources

Attention : à ne pas confondre avec la dévalidation des factures prix de journée.

Il s'agit de la gestion des ressources qu'il faut activer en cliquant sur le bouton correspondant dans le haut de l'écran :

image-1724162858715.png

Ce bouton est alors en blanc et celui de "Facturation" devient gris.

Comment procéder ?

La page explicative wiki existe déjà et est accessible à l'adresse :

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-facturation-prix-de-journee/page/gestion-des-ressources-devalider-des-factures-en-reel

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/e2rzxddXZS5TjLs

Facturation Prix de Journée - Les liens vers les vidéos des fonctions "Administrateur"

Archiver la facturation Prix de Journée

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/6QYRzXGBmqzdTrs

Clôturer ou rouvrir une période manuellement

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/rpeZePtfrsDz2PL

Dévalider une facture éditée en réel

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/X2RdjJAjYt2bDKW

Dévalider des factures éditées en réel de la gestion des ressources

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/e2rzxddXZS5TjLs

Dévalider toutes les factures éditées en réel

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/Pmjn5f5LdEAy6EK

Marquer les factures pour transmettre un fichier à mon payeur

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/BaEHdKXfweY8NKd

Supprimer les factures quand elles sont éditées en réel

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/36osMbN8HfgEr7w

Supprimer les instances

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/bFqt9H7XkKH6D7Z

 

 

Les fonctions "Administrateur" de la Facturation Résidents - Les pages wiki

Ce chapitre est dédié à la facturation résident, c'est à dire à la facturation utilisée par les EHPAD (Etablissements Hébergeant des Personnes Agées Dépendantes).

Les fonctions "Administrateur" de la Facturation Résidents - Les pages wiki

Supprimer les factures d'une période quand elles sont éditées en réel (MR)

But

Cette opération sert quand la personne en charge de la facturation est allée trop vite dans ses manipulations. Une fois que les factures sont éditées en réel, il est impossible de les modifier. La période peut même être close et comptabilisée.

Cependant, des modifications doivent être apportées dans les fiches des personnes, des payeurs ou des produits et elles ont un impact sur le contenu des factures et donc leurs montants.

Il est alors possible à l'administrateur de les supprimer pour que sa collègue recommence les traitements de la période comme si elle venait de l'ouvrir.

Prérequis 

Être en mode administrateur

image-1723188507275.png

Être sur de soi !!!

Procédure

  1. Aller dans le menu " Traitements" puis "Périodes"

    image-1724244769220.png et image-1724244848241.png

  2. Sélectionner la période de facturation et double-cliquer sur celle ci
  3. Changer le statut de "Clos" à "Ouverte" en utilisant la double flèche jaune et violette image-1724244940979.png  
  4. Passer en "Traitement de fin de mois" pour supprimer les écritures de la comptabilité

    image-1724245070986.png puis image-1724245124654.png

  5. Revenir sur la fenêtre de la période et utiliser le bouton corbeille pour supprimer les factures   

    image-1724247282408.png

  6. En fonction des indications de l'opératrice, au choix, fermer la période ou la laisser ouverte
  7. Informer l'opératrice qu'elle peut reprendre sa facturation. Il est possible qu'elle doive fermer le programme et le rouvrir

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/6kLoycbpCfH8ycH

Les fonctions "Administrateur" de la Facturation Résidents - Les pages wiki

Rouvrir un dossier clos ou en forcer la clôture

Pourquoi rouvrir un dossier clos ?

Dans le cas d'un décès, la facturière a :

Elle s'aperçoit ensuite qu'elle a oublié des éléments de facturation. A son niveau, il n'est pas posible d'intervenir. Seul(e) l'administrateur(trice) peut intervenir.

Comment procéder ?

La personne disparaît de la liste des personnes sorties et réapparait dans la liste des présents 

image-1727187952101.png

Forcer la clôture d'un dossier

Il faut répéter la manipulation précédente mais à partir de la liste des personnes présentes.

C'est à la dernière étape qu'il faut

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/fcwFkgm6ksc5Qcs

Les fonctions "Administrateur" de la Facturation Résidents - Les pages wiki

Changer le statut d'une période

Rappel

Il n'y a pas d'obligation de clôturer les périodes.

Une période ouverte apparaît sur un fond vert, une période close apparaît sur un fond rouge :

image-1727338153890.png

Prérequis

Être en mode "Administrateur (EIG)" 

image-1727336872825.png

Comment procéder ?

  1. Aller dans le menu "Traitements"
  2. Sélectionner "Périodes"
  3. Se positionner sur la période concernée (la ligne est surlignée) 

     

  4. Faire un double-clic sur cette ligne
  5. Utiliser la double flèche jaune et violette pour changer le statut
  6. Confirmer l'opération
  7. Cliquer sur "OK" pour terminer l'opération

En images

  1. Le menu

    image-1727337717249.png

  2. L'option dans le menu image-1727337293944.png
  3. La période

     

    image-1727337807554.png
  4. Le statut

    image-1727337851231.png

  5. La confirmation

     

    image-1727337894430.png
  6. La finalisation

    image-1727337928103.png

Pour rouvrir la période, il faut procéder de la même façon. Seuls le texte des deux derniers messages change en fonction de l'opération.

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/Nfc8bmjSYRGSk9M

Les fonctions "Administrateur" de la Facturation Résidents - Les pages wiki

Supprimer les instances (Fac MR)

Rappel

Une instance est une facture d'attente pour une personne pour laquelle l'établissement n'a pas reçu la Prise en Charge ou l'attestation de droits de la sécurité sociale alors que la personne a intégré l'établissement.

Quand les conditions sont rétablies, ces factures sont reprises et réaffectées au bon payeur.

Prérequis

Être connecté en en mode administrateur :

image-1723819106558.png

Comment procéder ?

  1. Aller dans le menu "Outils divers"

    image-1727345948311.png

  2. Sélectionner "Instances en cours" 

    image-1727345987798.png

  3. Sélectionner l'instance à supprimer (la ligne est surlignée et la couleur de la police passe de noir à bleu)

    image-1727346441344.png

  4. Cliquer sur la croix rouge pour la supprimer

    image-1727346146419.png

  5. Répondez à la demande de confirmation

    image-1727346191712.png

La ligne est supprimée. 

image-1727346470371.png

Supprimer automatiquement les instances soldées

Cette option est possible, dans la même page, par l'utilisation du bouton

image-1727352982474.png

Avant

image-1727353364496.png

Noter les lignes surlignées en jaune.

Action

Le programme demande une confirmation :

image-1727353097971.png

Après

image-1727353138986.png

Les lignes surlignées en jaune ont disparu.

Supprimer automatiquement les instances des personnes sorties

Cette option est possible, dans a même page, par l'utilisation du bouton

image-1727354297677.png

Avant

image-1727354345547.png

Action

Le programme demande confirmation

image-1727354418093.png

Après

image-1727354441782.png

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/pebTNFyGY27ZT4H

Les fonctions "Administrateur" de la Facturation Résidents - Les pages wiki

Exclure un dossier avec une facture éditée

Prérequis 

  1. Être connecté en mode administrateur

    image-1727362378632.png

  2. Ne pas avoir comptabilisé la période concernée

    image-1727362430407.png

Supprimer les écritures de la comptabilité

  1. Aller dans le menu "Traitements"

    image-1727362534358.png

  2. Choisir "Périodes"

    image-1727362550148.png

  3. Sélectionner la période (la ligne est surlignée et la police passe du noir au bleu)
  4. Double-cliquer pour entrer dans l'écran de gestion
  5. Cliquer sur le bouton des "Traitements de fin de mois"

    image-1727362724093.png

  6. Cliquer  sur le bouton de suppression des écritures de la comptabilité

    image-1727362800259.png

  7. Valider la demande de confirmation

    image-1727362974694.png

  8. Cliquer sur "OK" pour finaliser le traitement

    image-1727363022500.png

  9. Cliquer sur le bouton "Fermer la fenêtre courante" de chaque écran pour revenir à la liste des périodes

    image-1727363108873.png 

  10. La période est renseignée à Non dans la colonne "Comptabilisation" 

    image-1727363166782.png

  11. Fermer la gestion des périodes par le même bouton

Exclure le dossier avec une facture éditée

  1. Activer le menu "Traitements"

    image-1727363496840.png

  2. Choisir la "Saisie des factures"

    image-1727363638161.png

  3. Sélectionner la personne en cliquant sur la ligne avec son nom. La ligne est surlignée et la couleur de la police passe de noir à bleu

    image-1727943720132.png

  4. Exclure la personne en cliquant sur le bouton représenté par une flèche jaune pointant vers le haut sur une page pliée

    image-1727943793702.png

  5. Répondre "Oui" à la demande de confirmation

     

    image-1727943847548.png

L'opération est réalisé et la liste est réactualisée avec la postion de la personne dans la liste des dossiers ouverts sans facturation :

image-1727943960980.png

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/xxHNYLoFGd2WEMn

Les fonctions "Administrateur" de la Facturation Résidents - Les pages wiki

Modifier ou supprimer une facture éditée

Prérequis 

  1. Être connecté en mode administrateur

    image-1727362378632.png

  2. Ne pas avoir comptabilisé la période concernée

    image-1727362430407.png

Supprimer les écritures de la comptabilité

  1. Aller dans le menu "Traitements"

    image-1727362534358.png

  2. Choisir "Périodes"

    image-1727362550148.png

  3. Sélectionner la période (la ligne est surlignée et la police passe du noir au bleu)
  4. Double-cliquer pour entrer dans l'écran de gestion
  5. Cliquer sur le bouton des "Traitements de fin de mois"

    image-1727362724093.png

  6. Cliquer  sur le bouton de suppression des écritures de la comptabilité

    image-1727362800259.png

  7. Valider la demande de confirmation

    image-1727362974694.png

  8. Cliquer sur "OK" pour finaliser le traitement

    image-1727363022500.png

  9. Cliquer sur le bouton "Fermer la fenêtre courante" de chaque écran pour revenir à la liste des périodes

    image-1727363108873.png 

  10. La période est renseignée à Non dans la colonne "Comptabilisation" 

    image-1727363166782.png

  11. Fermer la gestion des périodes par le même bouton

Modifier ou supprimer la facture

Selon le niveau de sélection dans la personne, la facture ou le produt, les interventions sont différentes. Procédons du plus grand au plus petit

Niveau résident

Repérer la personne concernée et sélectionner là en cliquant dessus. La ligne est surlignée et la police passe du noir au bleu :

image-1727949514217.png

Plusieurs possibilités existent. La barre de boutons est la même que celle des utilisateurs mais ils ont des inrterdictions que l'administrateur n'a pas.

Niveau facture 

Repérer la facture concernée et sélectionner la en cliquant dessus. La ligne est surlignée et la police passe du noir au bleu :

image-1727957018510.png

Plusieurs possibilités existent. La barre de boutons est presque identique à celle des utilisateurs mais ils n'ont pas celui avec le X rouge.

Niveau produit

Repérer le produit concerné et sélectionner le en cliquant dessus. La ligne est surlignée et la police passe du noir au bleu :

image-1727958666440.png

Plusieurs possibilités existent. La barre de boutons est presque identique à celle des utilisateurs mais ils n'ont pas celui avec le X rouge.

image-1727949729501.png

image-1727956633874.png puis

image-1727957369830.png

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/HBtjAfjBECbomTw

Les fonctions "Administrateur" de la Facturation Résidents - Les pages wiki

Effectuer un rappel sur des factures éditées en réel (MR)

Rappel

Dans les logiciels de facturations EIG, il existe 2 modes d'édition : l'essai et le réel.

C'est dans ce second cas que la présente page et la vidéo associée prennent leur sens. En effet, l'opératrice a effectué son travail et, entre l'édition en réel et la poursuite du traitement, elle est informée que le prix de journée est modifié rétroactivement ou qu'elle s'est trompée de tarif.

Comment procéder ?

Il faut d'abord mettre le produit concerné à jour (Menu "Fichiers de base", option "Produits"  image-1729252382951.png). C'est l'utilisatrice qui effectue cette opération.

L'administateur, lui, doit :

Le programme exécute le traitement, une barre de défilement verte apparaît

image-1730278675884.png

Puis un message confirme que le traitement s'est correctement déroulé

image-1730278773157.png

Il faut cliquer sur la poste pour fermer cet écran et revenir sur la liste des factures. Celle-ci se réactualise et des factures de rappel sont affichées

image-1730278884980.png

Il est possible de mieux le constater en changeant l'organisation de la fenêtre par l'utilisation du bouton image-1730279042425.png et en sélectionnant "Tri par facture". L'écran se réorganise ainsi :

image-1730280548525.png

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/tSfBy5kdZwZXsJe

Les fonctions "Administrateur" de la Facturation Résidents - Les pages wiki

En attente - Forcer l'importation des proches dans NetSoins

Bonjour,
Nous sommes sensés constituer cette page wiki et y associer une vidéo explicative. Mais à ce jour, nous ignorons qui utise NetSoins de façon à prendre exemple sur une base existante.
Si vous êtes utilisateur de NetSoins et que effectuez la passerelle entre ce logiciel et EIG, merci de vous signaler par mail à sudest@eig.fr à l'attention de Jean-François.
Le lien vidéo
Pas de page wiki, pas de vidéo !

Facturation Résidents - Les liens vers les vidéos des fonctions "Administrateur"

Changer le statut d'une période

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/Nfc8bmjSYRGSk9M

Effectuer un rappel de prix de journée

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/tSfBy5kdZwZXsJe

Exclure un dossier avec une facture éditée

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/xxHNYLoFGd2WEMn

Modifier ou supprimée une facture éditée (sans TVA)

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/HBtjAfjBECbomTw

Rouvrir un dossier clos

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/fcwFkgm6ksc5Qcs

Supprimer les factures d'une période quand elles sont éditées en réel

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/6kLoycbpCfH8ycH

Supprimer les instances

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/pebTNFyGY27ZT4H

Les fonctions "Administrateur" de la Gestion Commerciale - Les pages wiki

Les fonctions "Administrateur" de la Gestion Commerciale - Les pages wiki

Modifier un client d'une autre structure

Rappel

Les utilisateurs de la gestion commerciale peuvent visualiser la liste des clients présents dans toute l'association mais ne peuvent pas modifier les informations de ces fiches.

image-1725009380842.png

image-1725009433450.png

Pour modifier les informations, l'utilisateur doit contacter sa collègue ou l'administrateur.

Prérequis

Etre connecté en mode EIG (Administrateur)

image-1725010178274.png

Comment procéder ?

La liste des clients est accessible dans le menu "Fichiers de base", îcone image-1725009756524.png.

Quand la liste est affichée, il faut cocher la case "Afficher tous les clients de l'association" :

image-1725009876962.png

La lste de tous les client s'affiche par ordre alphabétique.

image-1725011813758.png

Il faut utiliser le bouton "Modifier" ou double-cliquer sur le client pour en modifier le contenu et valider par le V vert 

image-1725012550448.png

image-1725012628766.png

Attention : en se positionnant sur la section du demandeur de la modification, la fiche client est affectée à cette section et n'est plus affectée à sa section d'origine. Si le client doit rester sur sa section d'origine, l'administrateur doit se positionner sur cette section et pas sur celle du demandeur.

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/7FqE4cMqW7ntRw3

Les fonctions "Administrateur" de la Gestion Commerciale - Les pages wiki

Modifier la date de création d'un document édité en réel

Rappel

Il existe 2 modes d'éditions, l'essai et le réel 

Les utilisateurs ne peuvent pas modifier la date de création du document, l'administrateur le peut.

La date de création des documents, par défaut, est paramétrée dans la gestion des structures (Menu "Administration"), onglet "Facturation"

image-1729237187942.png

Prérequis

Etre connecté en mode EIG (Administrateur)

image-1725026182253.png

Comment procéder ?

Les documents sont accessibles dans le menu "Facturation", îcone "Saisie des documents"

image-1725026294485.png

La liste des documents apparaît. Il faut :

En images

image-1725027330153.png

image-1725027417405.png

Avant

image-1729236996618.png

Après

image-1729237291518.png

image-1729237431472.png

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/ELgwe63XGHsKtQ5

Les fonctions "Administrateur" de la Gestion Commerciale - Les pages wiki

Obtenir l'historique des prélèvements sur 36 mois

Rappel

Les utilisateurs de la facturation peuvent obtenir l'historique des prélèvements mais celui-ci est limité 9 mois.

image-1725458887958.png

L'administrateur peut bénéficier d'un historique sur 36 mois.

Prérequis

Être connecté en EIG (Administrateur) 

image-1725452900146.png

Comment procéder ?

La liste des prélèvements est affichée avec le détail des factures. En fermant ce détail, nous obtenons la liste de tous les mois présents jusqu'à 36 mois. en prenant 2024 comme année de référence, l'historique permet de remontern jusqu'en 2021

image-1725459076719.png

Remarque : dans ce module, il n'y a ni extraction ni édition possible. Pour transmettre le contenu du prélèvement, il faut procéder par copies d'écran. 

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/m2tSYkLorTnDnjk

 

Les fonctions "Administrateur" de la Gestion Commerciale - Les pages wiki

Obtenir l'historique des comptabilisations sur 36 mois

Rappel

Les utilisateurs de la Gestion Commerciale ne peuvent consulter que 9 mois d'historique :

image-1725461714988.png

Les administrateurs peuvent consulter jusqu'à 36 mois. Comme il est indiqué sur la copie d'écran, nous sommes en septembre 2024. L'historique permet d'obtenir 3 ans rétroactifs donc 2024 - 3 = 2021.

Prérequis

Être connecté en EIG (Administrateur)

image-1725462365339.png

Comment procéder ?

Remarque : dans ce module, il n'y a pas de possibilité ni d'extraction ni d'édition. Pour fournir le contenu d'une comptabilisation, il faut procéder par copie d'écran.

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/43sG4iMkHjHzdqN

 

Les fonctions "Administrateur" de la Gestion Commerciale - Les pages wiki

Créer une facture antérieure à 3 mois

Rappel

Les utilisateurs ont la possibilité de créer une facture sur une plage de dates précises. En dehors de cette plage de dates, cela leur est interdit. Dans l'exemple présenté, nous antidatons la facture d'un an :

image-1726652618067.png

A la validation, voici le message constaté :

image-1726652651210.png

L'administrateur peut passer outre

Nous recréons une facture que nous antidatons :

image-1726653279699.png

La validation (par le V vert) s'effectue correctement. Il n'y a même pas de message d'alerte.

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/neiHJYQ4dNN2NQn

 

Les fonctions "Administrateur" de la Gestion Commerciale - Les pages wiki

Démarquer les factures de prélèvement

Le cas

Cette fonction est utile quand un client, codifié en prélèvement, a réglé une facture par un autre moyen de paiement sans que l'utilisateur (trice) change le mode de paiement dans la facture. Lors de la génération du prélèvement, la facture de ce client est incluse dans le prélèvement ; ce qui ne doit pas être. L'utilisateur (trice) de la Gestion Commerciale n'a pas la possibilité de retirer une facture du lot à prélever.

Prérequis

Être connecté en mode administrateur

image-1726664957867.png

Comment procéder ?

La gestion des prélèvements se situe dans le menu "Facturation" et est représentée par le bouton :

image-1726665052556.png

En actionnant ce bouton, le programme affiche la liste des factures à prélever. Cette liste peut être vide :

image-1726665171074.png

Il faut :

Le lot disparait de l'écran. En cliquant sur "Factures à prélever", les factures apparaissent toutes présélectionnées : 

image-1726666537774.png

Il reste à prévenir l'utilisateur (trice) qu'il (elle) peut procéder à nouveau à son prélèvement.

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/rwJDzdnPHcmKTp7

 

Les fonctions "Administrateur" de la Gestion Commerciale - Les pages wiki

Obtenir l'historique des transmissions URSSAF sur 36 mois

Rappel

L'utilisateur/trice qui dispose de cette fonctionnalité peut consulter l'historique des transmissions sur 9 mois :

image-1726671090613.png

L'administrateur peut obtenir 36 mois d'historique soit 3 ans ; 2024 - 3 = 2021.

Prérequis

Être connecté en mode EIG, Administrateur

image-1726671274940.png

Comment procéder ?

Remarque : dans cette édition, il n'y a pas de possibilité ni d'édition ni d'extraction. Pour fournir le contenu précis d'une transmission, il faut procéder par copies d'écran.

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/mDCQNXgaS8GgEi7

 

Les fonctions "Administrateur" de la Gestion Commerciale - Les pages wiki

Archiver la Gestion Commerciale

Remarque : les noms des clients sont modifiés pour anonymiser la base.

L'archivage s'effectue selon les règles du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

L'archivage RGPD se situe dans les clients, menu "Fichiers de base", item "Clients" :

image-1724076924157.png et image-1727172792575.png

Il est représenté par le bouton : image-1724077024999.png

image-1727172843017.png

L'activation de ce bouton génère la fenêtre suivante :

image-1727172930488.png

Par défaut, le programme propose :

La seule option possible est de sélectionner les personnes par le bouton en forme de loupe. Cette sélection est automatique à partir des dates de sorties de de la durée sélectionnée :

Archivage des clients de la section

image-1727173131099.png

Archivage des clients de toute l'association

image-1727178854069.png

Pour finaliser le traitement, il faut cliquer sur le bouton symbolisé par une corbeille. Une confirmation est demandée :

image-1727179064332.png

Un compte-rendu est affiché. Cliquer sur OK pour mettre fin au traitement :

image-1727179093259.png

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/6QYRzXGBmqzdTrs

Les fonctions "Administrateur" de la Gestion Commerciale - Les pages wiki

Rouvrir la période précédente de la gestion des stocks

Prérequis

Etre :

image-1730362656307.png

Comment procéder ?

  1. Aller dans le menu "Stocks"
  2. Sélectionner l'option "Périodes" 

    image-1730363058893.png

  3. Cliquer sur le bouton "Réouvrir la période précédente" (dans le cas ci-dessous,  du mois d'octobre, rouvrir septembre)

    image-1730363134555.png

Attention : il n'est pas possible de rouvrir la période précédente si des mouvements sont saisis sur le mois courant.

Par exemple, une fois septembre rouvert, rouvrir aout :

image-1730363390196.png

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/bZF3soPJbPYm4C8

 

Les fonctions "Administrateur" de la Gestion Commerciale - Les pages wiki

En attente - Gérer les droits du circuit de validation des achats

Bonjour,

Nous sommes sensés écrire une page wiki sur le sujet et y associer la vidéo explicative.

Mais, à ce jour, nous ne connaissons pas de structure EIG qui gère les achats par la gestion des stocks.

De ce fait, nous ne pouvons pas vous proposer ces 2 éléments.

Si vous êtes concerné, merci de vous faire connaître en écrivant à sudest@eig.fr à l'attention de Jean-François.

En attente lien vidéo

 

Gestion Commerciale - Les liens vers les vidéos des fonctions "Administrateur"

Archiver la gestion commerciale

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/5yA8HP4DesrbsyR

Créer une facture antérieure à 3 mois

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/neiHJYQ4dNN2NQn

Démarquer les factures de prélèvement

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/rwJDzdnPHcmKTp7

Modifier la date de création d'un document édité en réel

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/ELgwe63XGHsKtQ5

Modifier un client d'une autre structure

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/7FqE4cMqW7ntRw3

Obtenir l'historique des comptabilisations sur 36 mois

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/43sG4iMkHjHzdqN

Obtenir l'historique des prélèvements sur 36 mois

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/m2tSYkLorTnDnjk

Obtenir l'historique des transmissions URSSAF sur 36 mois

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/mDCQNXgaS8GgEi7

Rouvrir la période précédente de la gestion des stocks

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/bZF3soPJbPYm4C8

Que faire en cas d'anomalie ?

Ce chapitre traite les anomalies constatées par les clients lors de la mise en place du mode administrateur.

Que faire en cas d'anomalie ?

Le bouton "Fichier" est grisé

Contexte :

Trois possibilités de solution :

  1. Le client n’a pas la dernière maj, c’est-à-dire la maj de juin 2024.
  2. Le client a bien la dernière maj, mais enfin de compte le client avait déjà son mot de passe administrateur et c’était connecté en tant qu’administrateur. Dans ce cas, il n’y a rien à faire.
  3. Il y a déjà une personne de référencée en tant qu’administrateur, dans ce cas-là, il est possible de renseigner un deuxième administrateur en rajoutant dans la fenêtre paramètres de la configuration, au niveau du champ « Adresse mail de récupération du mot de passe », une deuxième adresse mail en séparant par un ; voire plusieurs adresses mails toutes spéarées par un ; mais attention : la totalité de la saisie ne doit pas dépasser 128 caractères.

image-1719560776297.png

 

Que faire en cas d'anomalie ?

Il n'y a pas de bouton "Fichier"

Règle de base

IL NE PEUT Y AVOIR QU'UN SEUL ET UNIQUE ADMINISTRATEUR PAR SITE

Constat

Le client a entrepris les démarches pour s'enregistrer comme administrateur. Il a reçu le fichier qu'il faut enregistrer dans le configurateur.

Il lance le configurateur, sélectionne la configuration et clique sur le bouton "Ouverture d'une configuration existante" image-1729240842891.pnget constate qu'il n' y a pas de bouton "Fichier"

image-1729240884989.JPG

La raison : un administrateur est déjà enregistré.

Récupérer le bouton "Fichier"

Il faut vérifier le nom de la personne déjà enregistré et, si elle est toujours présente, déterminer lequel des deux est l'administrateur.

Procédure

image-1729241672030.png

 

 

 

Effectuer une demande d'évolution

Introduction

Cette fonctionnalité est décrite dans la console administrateur. Mais, il n'y a pas besoin d'être administrateur pour l'utiliser. Tout utilisateur disposant d'un mot de passe peut la pratiquer. 

Il ne sert à rien de solliciter l'assistance EIG pour effectuer une demande d'évolution. Celle-ci sera rejetée par le service développement.

EIG a mis en place un système de saisie de ces demandes par le connecteur EIG, c'est à dire l'écran ou vous saisissez votre mot de passe.

Une fois celui-ci saisi et la connexion effectuée, un 3ème bouton apparaît : "Nous contacter"

image-1733760725207.png

C'est ce bouton que vous devez utiliser pour effectuer une demande d'évolution.

Comment procéder ?

En cliquant sur le bouton précité, une fenêtre de saisie apparaît. Nous l'avons décomposé en 4 parties :

image-1733761740115.JPG

Partie 1 : identification du demandeur

L'identifiant et l'identité de la personne sont repris du conencteur ainsi que le nom de l'association.

Pour pouvoir être contacté, il / elle diot renseigner :

Partie 2 : la demande

Il s'agit d'une liste de 5 choix :

C'est évidemment la première option qui nous intéresse ici. En fonction du type de demande, la composition du reste de l'écran évolue (partie 3).

image-1733994728631.png

Partie 3 : la formulation

Partie 4 : la pièce jointe et l'envoi

Ajouter une pièce jointe : cette option est présente dans le bas à gauche de l’écran sous forme de lien hypertexte de couleur cyan. Tout document officiel ou courrier permet de mieux comprendre la demande et de l’argumenter.

Celle-ci parvient aux responsables du service développement qui :

Ces informations sont également valables pour une demande de développement spécifique. Dans ce cas, un devis est transmis au demandeur.