Console - Mode Administrateur

Le Projet Majorité, module administrateur

Le Projet Majorité, module administrateur

L'organisation du livre Console Mode Administrateur

Ce livre est organisé à raison de cette page d'introduction puis, pour chaque logiciel :

Présentation du livre

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Présentation du contenu d'un chapitre (la GRH)

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Présentation de la fin d'une page wiki

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Présentation de la page des liens vidéos

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La vidéo explicative

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/oMdHogMd3PM2aY9

Le Projet Majorité, module administrateur

La vidéo explicative du livre Console Administrateur

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/p2tadZCmJ4LMgKJ

Le Projet Majorité, module administrateur

Les nouveautés de la mise à jour de juin 2025 (page publique)

La mise à jour de juin 2025 a apporté des nouveautés qui ne sont pas encore traitées dans les pages wiki suivantes :

Comptabilité

GRH 

GRH Budget

* Mise à jours des valeurs N-1, permet de mettre à jour les zones "Valeurs N-1" des postes à partir d'un budget ou CBS précédent

Actuellement, il y a une fonction de GRH budget décrite avec la GRH. Nous verrons à faire une entrée spéciale GRH Budget. En effet, chez certains clients, la GRH Budget est gérée par les gestionnaires de comptabilité et pas ceux de la paie.

Immobilisations

Rien pour l'instant mais des nouveautés demandées et annoncées.

Les facturations

La facturation Prix de Journée, la facturation Résidents et la Gestion Commerciale présentent un journal des évènements qui font tous l'objet d'une page wiki dans leurs chapitres respectifs.

Les autres logiciels

A notre connaissance, à ce jour, rien de prévu.

Comptabilité - Les pages wiki des fonctions "Administrateur" -

Comptabilité - Les pages wiki des fonctions "Administrateur" -

Avant-propos - Les fonctions administrateur avancées du configurateur

Information

Bonjour,

Certaines fonctions décrites ci-après sont parfois déjà à la disposition des utilisateurs finaux (déverrouillage des virements fournisseurs, régénération des comptes justifiés, etc.) par le biais des "Fonctions Administrateur Avancées" du configurateur.

Ces fonctions sont toujours d'actualité. Elles existent toujours et ne sont pas supprimées.

Les utilisateurs qui en bénéficient peuvent continuer à les utiliser sans solliciter leur administrateur.

Ces fonctions sont décrites pour les utilisateurs qui n'y auraient pas accès et qui devaient faire appel à l'assistance EIG et qui maintenant doivent d'abord passer par leur administrateur.

Additif du mardi 2 septembre 

Une page wiki a été ajoutée à ce sujet. Pour la consulter, se référer à l'adresse :

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/console-mode-administrateur/page/les-fonctions-administrateur-avancees-du-configurateur-applicatif-compta

 

Comptabilité - Les pages wiki des fonctions "Administrateur" -

Déclôturer un exercice - Supprimer les à-nouveaux

Il arrive parfois qu'un client demande la déclôture d'un exercice. Cette opération peut s'effectuer en mode EIG (Administrateur). 

Pour rappel, il existe une page wiki liée à la clôture et à la reprise des à-nouveaux : https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-comptabilite/page/cloturer-un-exercice-tcr.

Attention : il ne peut y avoir que 2 exercices ouverts en même temps. Si la manipulation risque d'en ouvir un 3ème, ne l'exécuter pas. Dans ce cas, il convient d'adresser une demande à son agence de référence expliquant le besoin et l'agence prendra contact avec le service développement.

Lors de la clôture, le journal ZX est créé en date du 1er janvier du nouvel exercice. Pour notre exemple, 2023 :

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Comment procéder ?

Il convient de commercer par supprimer les à-nouveaux puis ensuite de déclôturer.

1 - Se connecter en EIG (Administrateur)
2 - Annuler les à-nouveaux sur N
3 - Déclôturer l'exercice N-1
4 - Procéder ainsi pour tous les établissements concernés
5 - Informer les personnes concernées qu'elles peuvent reprendre le travail

 

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/ayizXzYGgSEes8E

Comptabilité - Les pages wiki des fonctions "Administrateur" -

Déverrouiller un virement fournisseur

Un virement fournisseur a 2 statuts successifs :

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Il est possible de revenir du statut Emis au statut Généré pour 2 raisons :

  1.  La banque ne peut pas lire le fichier et le rejette. Il faut alors obtenir de la banque la raison précise du rejet afin de pouvoir intervenir dans EIG
  2. La personne qui a préparé et émis le fichier (ou un responsable hiérarchique) constate une anomalie dans les factures traitées. Dans ce cas, il faut vérifier que la banque n'a pas traité le fichier. 

Pour procéder, il faut utiliser l'icône en forme clé image-1711020137260.png.

En cliquant dessus, le programme affiche le message :

image-1711020189779.png

 

En cliquant sur Oui, le statut revient à la valeur Généré :

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Il est à nouveau possible de le modifier.

Attention à la date de paiement, elle ne doit pas être antérieur à la date du jour :

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Remarque

Des utilisateurs peuvent déjà bénéficier de cette fonctionnalité. Ils peuvent continuer à l'utiliser sans solliciter l'administrateur. Il en est de même pour les autres fonctions qui leurs sont attribuées.

Le lien vers la vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/4ETJtY9SjnL5M5e

Comptabilité - Les pages wiki des fonctions "Administrateur" -

Générer le fichier FEC

Cette fonction était déjà à disposition des utilisateurs ayant accès au menu Transfert de la comptabilité.

Son utilisation est déjà décrite à l'adresse :

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/transfert/page/generer-les-fichiers-fec-tcr

Le lien vers la vidéo :

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/WbLFAZ9MCX7QTT3

 

Comptabilité - Les pages wiki des fonctions "Administrateur" -

Régénérer un ou plusieurs comptes justifiés

Rappel

Les comptes justifiés sont les comptes présents en lettrage.

La présence d'un compte en lettrage est liée à la case "Justification du compte" cochée dans le plan comptable. Par exemple, le compte 442100, prélèvement à la source, codifié ainsi dans le plan comptable et présent dans le lettrage :

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La fonction de régénération est utile quand un compte est absent du lettrage et est ajouté alors que des écritures sont déjà présentes. Le fait de cocher la case rend le compte présent dans le lettrage dès la prochaine écriture saisie ou générée mais le fait de cocher la case ne reprend pas les écritures déjà présentes en comptabilité automatiquement dans le lettrage. Il faut, pour cela, régénérer le compte dans le lettrage. Par exemple, le compte 447100, taxe sur les salaires, n'est pas prévu dans le lettrage : 

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Il a déja des écritures pour l'exercice :

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Et pourtant, dans le lettrage, ces écritures ne sont pas reprises :

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Comment procéder ?

Il faut sélectionner le menu Général du programme de comptabilité image-1719500435544.png et y sélectionner  Outils Compta image-1719500472521.png.

Cette nouvelle entrée offre 3 possibilités chacune présente dans un sous-onglet :

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Les options de déclôture d'un exercice et de suppression des à-nouveaux sont traités dans une autre page.

Dans la présente page, nous traitons du 1er sous-onglet Comptes Justifiés. 

L'écran offre 2 options : la régénération des comptes justifiés et la modification en masse des paramètres des à-nouveaux détaillés.

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La régénération des comptes justifiés

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Comme il est indiqué dans la fenêtre de traitement, il existe 2 possibilités : la régénération et la suppression.

Dans les 2 cas, il faut indiquer le compte de début et le compte de fin (ils peuvent être identques).

Dans le cas de la régénération, il faut également renseigner les exercices concernés.

Les comptes justifiés avant la manipulation

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Prêtez attention au compte surligné dont le solde est créditeur de 14884,74, FOMARCH, Marché U et à celui qui le précède, FOMANEN, GEDIMAT dont les mouvements sont de 358,53 au débit et de 581,70 au crédit. 

Nous devons procéder à la régénération de ces deux comptes. 

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Le programme en demande la confirmation :

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Les comptes traités sont affichés dans le cadre de droite :

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Il faut noter que deux autres comptes que nous n'avions pas dans le lettrage sont ajoutés à la liste. Ce qui signifie que le programme passe en revue tous les comptes du plan comptable compris entre le début et la fin et les régénère. S'il avait fallu uniquement traiter les deux comptes de l'exemple, il aurait fallu faire :

Il est donc nécessaire que le demandeur soit précis dans l'expression de son besoin.

Les comptes justifiés après la manipulation

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Les mouvements des deux comptes sont supérieurs à ceux précédant l'intervention. Il convient de les reprendre un par un pour refaire le lettrage. Mais, la manipulation a également généré le compte FOMANUT, MANUTAN SA qu'il faut également lettrer.

La modification en masse des paramètres des à-nouveaux détaillés

Par défaut, le programme génère une ligne d'à-nouveau par compte mais pour les comptes en lettrage, il est possible de rependre les à-nouveaux de façon détaillée. C'est à dire que, pour chaque écriture non lettrée, le programme passe une ligne d'à-nouveau.

Le paramétrage s'effectue dans le plan compable, sur le premier sous-onglet, Général : 

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S'il faut modifier quelques comptes, il est possible de le faire un par un. Mais s'il faut le faire pour une majorité de comptes, cela peut devenir fastidieux.  Cette option permet de le faire pour tous les comptes d'un même groupe auxiliaire. 

Il est même possible de programmer la justification du compte de centralisation. De ce fait, tous ses comptes auxiliaires sont également justifiés et la création d'un nouveau compte auxiliaire reprend le paramétrage du compte de centralisation :

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Le module permet de :

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Le bouton Exécuter permet de lancer le traitement, une confirmation est demandée : 

Un message est affiché pour informer l'administrateur du bon fonctionnement du traitement.

Remarque

Des utilisateurs peuvent déjà bénéficier de cette fonctionnalité (par un autre chemin). Ils peuvent continuer à l'utiliser sans solliciter l'administrateur. Il en est de même pour les autres fonctions qui leurs sont attribuées.

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/JSZKHiLTq27XFZN

Comptabilité - Les pages wiki des fonctions "Administrateur" -

Effectuer un lettrage déséquilibré

Effectuer un lettrage déséquilibré peut s'avérer utile en cas de démarrage d'un nouveau client, lors de la reprise des écritures précédentes ou lors de la régénération d'un compte justifié pour lettrer les anciennes écritures déjà soldées afin de ne laisser dans le lettrage que les écritures actives.

Exemple sur le compte  447100 issu de la régénération du compte :

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La validation entraine le lettrage des écritures sélectionnées :

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Le lien vers la vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/mQDbCW5EjDcGwnd

Remarque : cette fonctionnalité existe aussi au niveau utilisateur en fonction des droits utilisateurs attribués :

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Plus plus d'informations à ce sujet, il faut se référer à la formation Configurateur EIG.

Comptabilité - Les pages wiki des fonctions "Administrateur" -

Saisir des OD analytiques déséquilibrées - Ne fonctionne pas - En attente

Le but de la saisie des OD analytiques déséquilibrée est de modifier la comptabilité analytique sans modifier la comptabilité générale. C'est le cas quand un traitement analytique est démarré en cours d'exercice. En effet, il n'y a pas de reprise automatique des écritures déjà passées depuis le début de l'exercice.  

Par défaut, les écritures sont toujours modifiables tant qu'elles ne sont pas validées. Généralement, pour les écritures générales, la validation a lieu lors de la clôture de l'exrcice. Mais elle est toujours effectuée pour les écritures automatiques (par exemple, celles de la GRH).

Dans ce cas, les codifications analytiques sont liées à la codification de la comptabilisation des TH en ESAT ou des salariés de l'Entreprise Adaptée (voire des travailleurs sociaux qui sont affectés à l'ESAT ou ventilés comptablement sur l'ESAT). Il est possible de modifier les codifications dans la fiche contrat (y compris rétroactivement) mais cela suppose de régénérer les écritures comptables.

En fonction des règles internes de la structure ou des droits utilisateurs, cette possibilité n'est peut-être pas active. De ce fait, quand la comptabilité analytique est incorrecte, il convient de passer des OD analytiques pour la corriger.

L'accès s'effectue par le menu Gestion Comptabilité et le bouton Saisie Analytique image-1712326110623.png .

Dans l'exemple qui suit, l'établissement créé une nouvelle comptabilité analytique Salaires chargés.

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Les postes analytiques sont les catégories de l'annexe 13, tableau des effectifs, du compte administratif.

La consultation de la balance analytique présente un écran vide. En effet, les écritures du mois courant (avril 2024) ne seront intégrées qu'au traitement des charges d'avril. Il faut donc saisir les 3 mois antérieurs. 

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Comptabilité - Les pages wiki des fonctions "Administrateur" -

Solder les comptes 18 de liaisons interstructures

La comptabilité EIG permet de passer des écritures comptables (manuelles ou automatiques) d'un établissement à l'autre sans avoir à saisir d'écritures dans les comptes 18 de liaisons. Ceux-ci sont alimentés automatiquement.

Nous rappelons que la codification de cet automatisme se situe dans la gestion des constantes (Menu Fichiers de base) à raison d'une codification par logiciel :

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Au fil du temps, les mouvements se cumulent avec les à-nouveaux et augmentent les soldes, ce qui est visible sur la balance générale :

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Il est donc parfois nécessaire de les solder.

Cette opération s'effectue par la saisie d'écritures. Il faut obligatoirement saisir un code de saisie d'OD ; il est possible d'en créer un spécifique pour isoler ces écritures et cliquer sur la ligne de petits points. 

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La ligne "Je veux effectuer une saisie de Régule IS en connaissance de cause" est masquée au lancement de la fenêtre. Elle s'affiche en cliquant sur les petits points. Il faut la cocher et cliquer sur OK pour continuer.

La grille de saisie est simple :

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La saisie s'effectue en mode pièce et doit être équilibrée.

Il faut penser à également solder le même compte dans son établissement miroir.

Le lien vers la vidéo :

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/bwaQyoHEajMBirR

 

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Consulter le journal des évènements de la comptabilité

Introduction

Une fois n'est pas coutule, pour consulter le journal des évènements de la comptabilité, il faut ouvrir les fonctions administrateur du logiciel Immobilisations.

En effet, à l'origine, il était prévu des gérer un journal des évènements général commun à tous les logiciels. Puis cette idée a été abandonnéeau profit d'un journal par groupe de logiciels (La comptabilité et les immobilisations, les facturations; la GRH avec la GRH Budget et la GPEC)

Prérequis

Etre connecté(e) en (EIG) Administrateur

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Le fait d'être connecté(e) en (EIG) Administrateur donne droit à un menu supplémentaire "Administrateur". A noter que ces fonctions étaient précédemment réservées aux techniciens EIG par le mode "Pupitre" ce qui explique que l'entête de chapitre reste "Outils Pupitre" :

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Comment procéder ?

Le journal des évènements est accessible par l'icône image-1757922457575.png.

La fenêtre de sélection

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Par défaut, la sélection est la plus large possible :

Il faut exécuter le traitement en cliquant sdur le bouton image-1759494001464.png.

Présentation du résultat

Le résultat s'affiche dans la partie située sous l'écran de sélection du plus récent au plus ancien. Noter sur la ligne d'entête, dans la première colonne Date de l'action la présence d'un triangle dont la point est dirigée vers le bas. La présence du triangle dans l'entête indique la colonne qui sert de base pour le tri des informations. En cliquant sur le libellé Utilisateur, le triangle se déplace et Le passage d'un utilisateur à l'autre se constate :

image-1759494707757.png

La règle au dessus le la ligne d'entête permet d'augmenter la taille de la fenêtre d'affichage.

image-1759501536557.JPG

Les informations affichées sont :

La grille utilisée est la même que celle de la gestion des immobilisations et ses fonctionnalités sont les mêmes.

 

Comptabilité - Les liens vidéos des fonctions "Administrateur"

Déclôturer un exercice - Supprimer les à-nouveaux

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Déverrouiller un virement fournisseur

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Effectuer un lettrage déséquilibré

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Générer le fichier FEC

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Régénérer les comptes justifiés

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Solder les comptes 18 de liaisons interstructures

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GRH - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

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Modifier les dates d'interrogation de la DSN

Pourquoi cette option ?

Lorsque le client procède à un téléchargement, les dates d'opération sont stockées dans EIG. Cela permet, lors du téléchargement suivant, de limiter le volume d'information à télécharger et donc que le téléchargement soit plus rapide.

Cela vaut pour :

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image-1711461872298.png

Il peut arriver que les données attendues ne viennent pas. 

Dans ce cas, il est possible de lancer les téléchargements sur une période plus longue mais qui ne peut exécéder 3 mois (délai de mise à disposition de fichiers, contrainte DSN). C'est pour cela que cette option existe.

L'accès

Il se situe dans le paramétrage DSN, au niveau association (SIREN) et dans l'onglet Connexion (Menu DSN). Il est indiqué par une ligne supplémentaire :

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Lors de l'interrogation des retours par les utilisateurs, le programme interroge le serveur DSN à partir de la dernière date d'interrogation afin de limiter le temps de traitement. Ce traitement permet de réinitialiser la dernière date d'interrogation en fonction du type de message DSN.

Le traitement

Il faut cliquer sur le bouton Modifier pour accéder aux données. Par défaut, le programme affiche la date des derniers téléchargements :

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 La ligne Général concerne la DSN mensuelle.

Il faut double-cliquer sur la ligne à modifier. Une confirmation est demandée :

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En répondant Oui, la date est effacée pour permettre de télécharger les retours mis à disposition.

Attention : ainsi qu'il est indiqué dans la 1ère copie d'écran de cette page, le téléchargement ne peut excéder 3 mois.

Une fois, l'opération effectuée, il faut cliquer sur le bouton Enregister.

image-1764768302833.JPG

 

Précision : c'est la seule fois ou le mot de passe de connexion apparaît en clair. Il doit être le même que celui de votre connexion générale à Net-Entreprises. Quand vous modifiez celui de Net-Entreprises, vous devez modifiez celui d'EIG.

Le lien vers la vidéo :

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/785wm4zR8bABDHn

GRH - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Ignorer les erreurs SSL (DSN)

Les erreurs de connexion SSL surviennent lorsque vous essayer d'accéder à un site web via le protocole de transfert hypertexte sécurisé (HTTPS) et que quelque chose ne fonctionne pas correctement avec le certificat SSL du site.

SSL signifie "Secure Sockets Layer", il s'agit d'un protocole de sécurité qui créé un lien chiffré entre un serveur Web et un navigateur Web.

Les messages d'erreur peuvent varier d'un navigateur Internet à l'autre (Microsoft Edge, Google Chrome, Firefox, etc.). Il existe également plusieurs interventions possibles pour résoudre ces erreurs.

Nous n'entrerons pas dans les détails ici. Nous vous invitons à effectuer une recherche Internet pour plus d'informations.

Comment ignorer ces erreurs ?

Il suffit d'une case à cocher dans les paramètres de connexion de la DSN.

Il faut accéder aux paramètres de la DSN, au niveau association (SIREN) et à l'onglet Connexion (Menu DSN).

La case à cocher s'intitule Ignorer les erreurs SSL :

image-1764768741065.JPG

 

Il faut cliquer sur le bouton Modifier pour accéder à la case et la cocher.

En une la manipulation effectuée, il faut cliquer sur le bouton "Enregister" pour la valider.

Lors des prochains téléchargements à partir de la DSN, le programme passera outre ces erreurs pour effecter le téléchargement requis.

Précision : c'est la seule fois ou le mot de passe de connexion apparaît en clair. Il doit être le même que celui de votre connexion générale à Net-Entreprises. Quand vous modifiez celui de Net-Entreprises, vous devez modifiez celui d'EIG.

Le lien vers la vidéo :

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/3RfgpFnK6BHqq3w

 

GRH - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Désactiver l'EDI de la DSN

EDI signifie Echange de Données Informatiques.

C'est le mode qui permet d'envoyer directement les informations de la DSN à Net-Entreprises par les boutons Transmission (DSN mensuelle et Arrêts de travail DSN) ou Envoyer (FCTU et SADV). Il permet également de télécharger les taux PAS ou les indemnités de sécurité sociale.

Désactiver ce mode permet d'extraire la DSN mensuelle d'EIG pour la déposer manuellement sur le site de Net-Entreprises ou directement sur les sites des différents tiers sociaux concernés.

Attention : tant que l'EDI est désactivé, il est impossible d'envoyer des arrêts de travail, des FCTU et des SADV.

Le lien vers la vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/dSQbzPYSoikMJiz

GRH - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Générer un établissement en mode réel de la DSN

Rappel du fonctionnement de la DSN dans EIG

Tant que le mois de paye est ouvert, la DSN est en mode TEST. Ce mode est présent afin de vérifier que la DSN ne présente pas d'erreurs. Nous préconisons toujours de faire un test de transmission afin de s'assurer que la DSN ne présente pas d'erreurs et d'anticiper la résolution tant que la paye est toujours active.

C'est lors du changement de mois que la DSN réelle est générée.

De ce fait, seule la génération totale est possible.

Quand l'utilisateur ne pratique pas la DSN en mode Test et effectue directement une DSN réelle (ce qu'EIG déconseille), il peut avoir un retour négatif. Or, comme la paye du mois suivant est ouverte, il n'est plus possible de revenir sur la paye du mois précédent. En clair, quand la paye d'avril est ouverte, il n'est plus possible de modifier les payes de mars.

Selon l'erreur constatée, il faut parfois utiliser les régularisations DSN de masse des Autres traitements et de ce fait, il faut régénérer la DSN de l'établissement concerné 

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Avant, seul le mode Pupitre le permettait.

Maintenant, cette régénération est disponible en mode administrateur.

Attention

En cas de paiement centralisé sur un établissement pour toute ou partie de l'association, il faut régénérer toute l'association sinon les blocs spécifiques de paiement ne sont pas créés. Cette information ne figure pas dans la vidéo.

Le lien vers la vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/X8DWNb94dZpQJXq

 

GRH - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Codifier une fraction de déclaration en DSN

A quoi sert le fractionnement de la DSN ?

Déclarer une fraction en DSN pour une section de déclaration de DSN est obligatoire quand une partie de la paye de la section est gérée et transmise par un organisme tiers.

Par exemple, un cabinet comptable gère les payes des travailleurs sociaux d'un ESAT et les transmets en DSN par son propre logiciel. Tandis que l'établissement gère les payes des travailleurs handicapés et les transmet par EIG.

Il n'est pas possible d'envoyer 2 DSN différentes pour le même siret. Le premier qui envoie sa DSN réelle juste la verra validée. L'autre aura sa DSN rejetée parce qu'une DSN réelle sera déjà validée pour le même SIRET. 

Le seul moyen de traiter ces 2 parties d'une même DSN est de procéder par fractionnement de la DSN. Le premier déclare sa partie avec un numéro de fraction égal à 1/2 et l'autre déclare sa partie avec un numéro de fraction 2/2.

Ainsi quand la première partie de la DSN est reçue, les organismes savent qu'elle est en deux parties. Et donc, la seconde partie n'est pas rejetée.

Comment procéder ?

La codification s'effectue dans le paramétrage de la DSN (menu DSN) sur kla section de déclaration :

image-1764769444746.JPG

 

Une section déclarée par une autre n'a pas le même paramétrage 

Par défaut, toutes les sections de déclaration ont un numéro de fraction égal à 11, soit 1 sur 1. 

La plupart du temps, c'est l'organisme tiers qui déclare le premier numéro de fraction, 12 soit 1 sur 2.

La section, elle, doit codifier le numéro de fraction 22 soit 2 sur 2 et indiquer la date à partir de laquelle le fractionnement entre en vigueur. 

Le programme demande confirmation avant de valider l'opération :

image-1712066599603.png

Le lien vers la vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/A9Qqzctzxcxs4ST

 

GRH - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Consulter le journal des évènements de la GRH

Le journal des évènements recense les opérations réalisées en GRH et GRHBudget sur 1 an. Plusieurs informations y sont renseignées :

L'accès est situé dans le menu Options utilisateur, par le boutonimage-1713868049951.png

Comme pour toutes les fonctions administrateur de GRH, un message d'avertissement est affiché :

image-1713877836891.png

Il faut cliquer sur OK, la GRH lance un programme indépêndant, indiqué dans la barre des tâches par le bouton image-1713868161477.png

Au début, le cadre est vide :

image-1713878075543.png

Il faut utiliser le cartouche du haut pour sélectionner les éléments du requêtage :

image-1713878170611.png

Par défaut, c'est la période de paye courant qui est présélectionnée. Il est possible de modifier ces dates.

Il est possible de filtrer sur une personne,par la zone Alias. En cochant cette case, la liste des personnes présentes en GRH est affichée pour en sélectionner une. Dans le cas d'un CDD ayant plusieurs contrats, il est possible de filtrer sur le contrat par la zone Contrat.

La base présentée dans cette page wiki est celle de l'atelier GRH 2024. Tous les évènements sont liés au mois de janvier. Nous sélectionnons les dates du 1er janvier au 5 février.

L'exécution de la sélection s'effectue en cliquant sur le bouton Rafraichir :

image-1713879698006.png

Une barre de défilement verte apparaît sous le titre Journal des évènements

image-1713879908296.png

Et le résultat est affiché :

image-1767605747251.JPG

 

L'affichage continue sur la droite de l'écran, la barre horizontale permet d'afficher la suite des informations :

image-1767606136944.JPG

 

Comme dans Excel, il est possible de double-cliquer sur la séparation entre les colonnes afin de restreindre la largeur de la colonne à celle de la donnée la plus large et ainsi, obtenir un affichage complet :

image-1767609306759.JPG

 

Ce type d'affichage est appelé mode entrepôt. En faisant un clic-droit sur la ligne d'entête, il est possible de sélectionner des colonnes pour l'affichage :

image-1713880803201.png

Ou d'exporter le résultat à l'écran sous forme de tableau en format CSV qu'il est possible d'ouvrir par Excel.

Il est possible d'organiser la liste en fonction d'une des colonnes. Pour cela, il faut

Par exemple à partir la colonne évènement, nous obtenons un affichage regroupé :

image-1713881371358.png

Dans l'affichage réel, le groupe Modification est ouvert. Nous l'avons fermé pour présenter le résultat ci-dessus. Pour revenir à l'état initial, il suffit de faire un double-clic sur le bouton évènement et celui reprend sa place d'origine.

Plusieurs ensembles sont présentés, chacun caractérisé par un code couleur :

Horodatage

Présente la date et l'heure de la manipulation

Ensemble Evènement

La liste des éléments de la colonne Evènements sont :

La colonne source contient le nom interne de la fonction du programme concernée.

La période correspond à la période de paye active.

La colonne Portée contient plusieurs possibilités :

La colonne Libellé contient le sujet précis concerné par l'évènement et la portée.

La colonne Module contient 2 options :

Ensemble Structure

La colonne Structure subdivisée en Etab et Section est généralement vide. Elle contient des informations de paramétrage général spécifique. 

Ensemble Système

La partie Système est subdivisée en 4 colonnes :

Ensemble Utilisateur EIG

La partie Utilisateur EIG permet d'identifier la personne qui a réalisé la manipulation. Elle est subdivisée en 4 parties :

Ensemble Applicatif

L'ensemble applicatif présente le nom du programme, sa version et celles de la base de données, de la bibliothèque et du gestionnaire de rubriques. Pour une fourchette de date sur le même mois, il est possible de ne pas les afficher.

Ensemble Complément

L'ensemble complément contient 3 colonnes : Alias, Id1 et Id2. Les colonnes Id1 et Id2 sont des références internes de matricule et de contrat. Elles sont plus à destination des développeurs. C'est la colonne Alias qui présente le plus d'intérêt. Selon l'opération réalisée, elle précise ce qui fait son objet :

Le cartouche

Quelle que soit la ligne, les informations sont reprises dans le cartouche du bas d'écran avec des informations complémentaires :

image-1767609491487.JPG

 

Lors d'un calcul de paye, de l'édition des bulletin, du calcul des charges, les matricules traités sont indiquées dans la partie de droite :

image-1767609704632.JPG

 

A noter : l'étude du journal des évènements peut s'avérer assez longue. Surtout pour chercher un évènement précis, ce qui est souvent le cas.

Exemple d'étude réelle menée par un technicien EIG

Une cliente (la DRH) avait réalisé un bulletin de régularisation pour un salarié sorti suite à un jugement des prud'hommes et ne retrouvait pas le bulletin dans la base alors qu'elle en avait l'édition. Elle a donc sollicité l'assistance pour en connaître la raison. 

En fonction des dates de travail fournies par la cliente, le technicien EIG a étudié le journal des évènements. Il a retouvé la date de création du contrat, a constaté que le bulletin a bien été calculé, édité et traité dans les charges (manipulations effectuées par la DRH et son adjointe). La finalité est qu'avant d'ouvrir la période du mois suivant pour envoyer la DSN en réel, un des utilisateurs a supprimé le bulletin en question. 

Un message a été adressé à la cliente avec la copie d'écran de la date de création et de la tache de suppression. La copie d'écran reprenait la ligne concernée et le cartouche de bas d'écran avec le détail des informations. La cliente a du refaire le bulletin.

L'épuration du journal

Elle a lieu lors des compactages. Pour les clients hébergés ou disposant de leur propre serveur, une opération de compactage est programmée une fois par semaine.

Pour les clients qui fonctionnent avec un réseau de quelques PC, voire un seul PC, c'est quand ils procèdent au compactage de la base GRH que le journal des évènements est épuré.

Le lien vers la vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/rXY7odLEetZLtjR

GRH - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Supprimer les variables de rappel de valeur de point

Rappel

Quand un rappel de valeur est constitué (Menu traitements divers), le programme propose de générer les variables de paye automatiquement :

image-1714057529587.png

Dans un premier temps, il faut répondre Non afin de vérifier le contenu de l'édition. Pour créer les variables, il faut ensuite utiliser le bouton image-1714057652834.png et demande une confirmation :

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Les variables sont directement imputées dans les fiches contrats :

image-1714058170928.png

Sans créer de liste de saisie :

 

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Quand un utilisateur autre que l'administrateur modifie les paramètres du rappel pour le valoriser à nouveau, la génération suivante des variables de paye annule et remplace la génération précédente.

Il existe une possibilité intermédiaire pour l'administrateur : la suppression de toutes les variables précédemment générées. C'est le X rouge en bas de l'écran qui permet cette manipulation

image-1714746687364.png

En cliquant sur ce bouton, un écran d'avertissement apparaît demandant confirmation du traitement

image-1714746839957.png

L'opération se conclue par un écran 

image-1714746889272.png

Et l'écran des variables est vide

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Le lien vers la vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/ZsQn5J9YjP5GkB4

GRH - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Supprimer le CBS et le budget en cours d'année

Rappel et postulat de départ

Le budget prévisionnel GRH est établi entre juin et octobre 2023 pour être déposé au financeur au 31 octobre dernier délai.

Pendant cette période, l'utilisateur (trice) a généré son budget GRH 2024 puis l'avait dupliqué en 3024 pour préparer une autre version selon une autre orientation. Le conseil d'administration décide de déposer cette nouvelle mouture au financeur (donc le budget 3024). 

Quand l'année de paye 2024 démarre, c'est le budget GRH 2024 qui devient le budget actif. C'est ce budget qui permet de générer le CBS 2024.

A partir de juin 2024, la structure reçoit son budget exécutoire 2024 et la version de budget 3024 est validée par le financeur.

C'est donc ce budget qui doit servir de base au CBS 2024 et non plus l'ancien budget 2024 devenu obsolète.

Le CBS d'une année va forcément de pair avec l'année de paye et l'année budgétaire. Donc, en générant un CBS à partir du budget 3024, le CBS sera le CBS 3024 et ne fonctionnera qu'avec la paye de l'année 3024. Pour avoir un CBS 2024 utilisant la paye 2024, il faut donc un budget 2024.

Comment faire pour obtenir un budget 2024 d'actualité ?

Il faut :

  1. Supprimer le CBS 2024
  2. Supprimer le budget 2024
  3. Générer un nouveau budget 2024 à partir du budget 3024
  4. Générer le CBS 2024 à partir du nouveau budget 2024
Mais

Les utilisateurs n'ont pas ce droit, seul l'administrateur EIG l'a :

image-1767610083715.JPG

 

L'utilisateur (trice) doit alors contacter l'administrateur qui va procéder aux opérations de suppressions décrites précédemment (1 et 2).

Une fois les suppressions réalisées, il prévient son collègue qu'il (elle) peut générer son nouveau budget 2024 à partir de son budget 3024 puis générer son CBS 2024 à partir du nouveau budget 2024 (3 et 4).

Comment l'administrateur doit-il procéder ?

  1. Supprimer le CBS 2024. 
    1. Activer la gestion des budgets, menu "Paramètres Généraux"
    2. Sélectionner l'année du CBS à supprimer, la ligne est surlignée en bleu
    3. Cliquer sur le X rouge de la partie CBS de la barre de boutons. Il est intitulé "Supprimer  le CBS"

      image-1726472290458.png

    4. Réponse "Oui" aux 2 questions

      image-1726472346586.png

      et

      image-1726472396842.png

    5.  

      Cliquer sur "OK" pour finaliser la première phase
  2. Relancer la GRH budget
  3. Supprimer le budget 2024
    1. Activer la gestion des budgets, menu "Paramètres Généraux" (le CBS 2024 a disparu de la liste)
    2. Sélectionner le budget à supprimer, la ligne est surlignée en bleu
    3. Cliquer sur le X rouge de la partie Budget de la barre de boutons. Il est intitulé "Supprimer le budget sélectionné" 

      image-1726472735312.png

    4. Répondre "Oui" aux 2 questions

      image-1726472878140.png

      et

      image-1726472906874.png

    5. Cliquer sur OK pour finaliser la deuxième phase

      image-1726473294712.png

  4. Prévenir son/sa collègue qu'il/elle peut recréer son budget 2024 à partir de son budget 3024

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Une fois le budget 2024 recréé, c'est à partir de ce budget (qui a repris le bon budget 3024) que le CBS 2024 peut être généré.

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/o6cXBxaqWx24X5Y

 

GRH - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Reconstruire les bulletins historisés

Présentation

Cette fonction permet de rééditer un bulletin d'une ancienne période de paye close réactualisé de nouvelles données administratives.

Par exemple, en septembre 2025 : 

Les changements sont portés après l'ouverture de la période d'octobre 2025. Ces deux salariés demandent à ce que leurs bulletins de septembre soient éditées avec leurs nouvelles données.

1er cas : Mademoiselle CORDY devient Madame CROCHE, son bulletin de septembre

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2ème cas : une salariée habitait au 7 rue André Citroën, Immeuble Antarès à Crestet. Elle a déménagé au 8 rue Jean-Claude DUSSE à Carpentras, son bulletin de septembre

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Mettre à jour les fiches personnes

Tout d'abord, il faut aller dans chaque fiche personne et modifier les données concernées. Cela peut être effectué au niveau utilisateur, il n'y a pas besoin d'être connecté en EIG (Administrateur) ou d'avoir accès au menu Administrateur pour effectuer ces modifications. Chaque utilisateur disposant des droits sur la fiche personne peut le faire.

Il faut ensuite prévenir l'administrateur EIG ou l'administrateur de la GRH afin qu'il intervienne.

Intervention de l'administrateur

Prérequis

Etre connecté en EIG (Administrateur) ou disposer des droits du menu Administrateur 

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Comment procéder ?
 
Pour le changement de nom

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Pour le changement d'adresse

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Attention : si plusieurs mois sont concernés, il est possible d'en sélectionner plusieurs mais l'expérience montre que cela ne  fonctionne pas toujours. Il faut alors recommencer ces manipulations en procédant mois par mois

GRH - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Mettre à jour les différents taux des fiches en fonction de ceux de la section

Rappel

Il existe une fonctionnalité qui permet d'attribuer automatiquement les bons taux AT (accident du travail), médecine du  travail et transport (versement mobilité) en les codifiant dans les paramètres de chaque section (Menu Paramètres Généraux, option Structures).

Ainsi, dans cette structure, les taux sont bien codifiés 

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Et lors de la création d'un salarié dans cette stucture, ses taux sont initialisés par défaut (pavé 8 - Régime):

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En revanche, pour la section suivante, rien n'est codifié 

image-1759756869064.png

De ce fait, dans son, pavé 8, aucun taux n'est initialisé

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Si l'utilisateur ne fait pas d'effort pour aller chercher le bon taux, les cotisations respectives ne se déclenchent pas. Il manquera donc des cotisations obligatoires dans la DSN, ce qui générera un courrier d'anomalies.

Comment y remédier ?

Premièrement, il faut mettre à jour les taux par défaut de la section. Si cela ne concerne que quelques personnes, il est possible de les modifier manuellement. Mais, si ce sont toutes les personnes de la section ou une grande majorité qui sont concernés, il faut faire intervenir l'administrateur EIG ou l'administrateur GRH.

Intervention de l'administrateur

Prérequis

Etre connecté en EIG (Administrateur) ou disposer des droits du menu Administrateur 

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Comment procéder ?

Il faut informer le gestionnaire de paie qu'il devra procéder à des régularisations rétroactives. Attention, pour les taux relevant de l'URSSAF, ces régularisations doivent être mensuelles. Il faut également penser aux contrats clos.

 

GRH - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Créer les codes taux VMRR

Rappel 

VMRR = Versement Mobilité Régional et Rural

Son action est décrite dans une page spécifique de la mise à jour de septembre 2025

Se référer à la page wiki https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/calcul-de-paye-rubriques/page/versement-mobilite-regional-et-rural-vmrr

 

GRH - Les liens vidéos des fonctions "Administrateur"

DSN

Codifier un fractionnement de déclaration de DSN

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/A9Qqzctzxcxs4ST

Consulter le Journal des Evènements

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/rXY7odLEetZLtjR

Désactiver le mode EDI

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/dSQbzPYSoikMJiz

Ignorer les erreurs SSL

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/3RfgpFnK6BHqq3w

Modifier les dates d'interrogation de la DSN

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/785wm4zR8bABDHn

Régénérer un établissement de DSN en mode réel

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/X8DWNb94dZpQJXq

Supprimer le CBS et le budget en cours d'année

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/o6cXBxaqWx24X5Y

Supprimer les variables de rappel de valeur de point

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/ZsQn5J9YjP5GkB4

 

Immobilisations - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Nouveau chapitre lié aux ajouts de la mise à jour de juin 2025

Immobilisations - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Consulter le journal des évènements des immobilisations

Introduction

Comme il est indiqué dans l'entête du chapitre, cette fonction est disponible depuis la mise à jour de juin 2025.

Prérequis

Etre connecté(e) en (EIG) Administrateur

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Le fait d'être connecté(e) en (EIG) Administrateur donne droit à un menu supplémentaire "Administrateur". A noter que ces fonctions étaient précédemment réservées aux techniciens EIG par le mode "Pupitre" ce qui explique que l'entête de chapitre reste "Outils Pupitre" :

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Comment procéder ?

Le journal des évènements est accessible par l'icône image-1757922457575.png.

La fenêtre de sélection

image-1759500157606.JPG

Par défaut, la sélection est la plus large possible :

Il faut exécuter le traitement en cliquant sdur le bouton image-1759494001464.png.

Présentation du résultat

Le résultat s'affiche dans la partie située sous l'écran de sélection du plus récent au plus ancien. Noter sur la ligne d'entête, dans la première colonne Date de l'action la présence d'un triangle dont la point est dirigée vers le bas. La présence du triangle dans l'entête indique la colonne qui sert de base pour le tri des informations. En cliquant sur le libellé Utilisateur, le triangle se déplace et Le passage d'un utilisateur à l'autre se constate :

image-1759494707757.png

La règle au dessus le la ligne d'entête permet d'augmenter la taille de la fenêtre d'affichage.

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Les informations affichées sont :

La grille utilisée est la même que celle de la gestion des immobilisations et ses fonctionnalités sont les mêmes.

Anecdote réelle de mise en pratique

Il y a quelques années, une Directrice Administrative et Financière, en contrôlant les écritures d'mmobilisations, constate que dans certains établissements, les écritures mensuelles, au lieu d'être réparties par mois étaient toutes regoupées sur un même mois. Par exemple :

image-1759499847751.png

La date des écritures est le 31/12 et les intitulés d'écritures portent les mois de janvier à décembre. Il existe 2 raisons à cela :

  1. Le comptable a pris du retard et génère toutes ses écritures d'avril à novembre en novembre. Le mois concerné est intégré dans le libellé de l'écriture
  2. Le comptable a oublié de créer la fiche une immobilisation acquise tôt dans l'année et la créée en fin d'année, ce qui fait qu'en générant les écritures, chaque libellé contient le mois mais toutes portent la même date
Recherche cas 1

Une recherche comme celle évoquée pour le cas 1 peut donner un résultat comme celui-ci ;

image-1759498945772.JPG

Dans ce cas, le 8 aout 2023, le comptable a généré les écritures de janvier à juin.

Recherche cas 2

Une recherche pour le cas 2 peut donner un résultat comme celui-ci :

image-1759499301356.JPG

L'immobilisation est créée me 03/10/2025 avec des dates de février 2024 (l'exerice 2024 est toujours ouvert).

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La régénération des écritures de décembre 2024 explique les écritures en comptabilité.

Immobilisations - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Annuler un transfert

Rappel

Un transfert d'immobilisation permet de faire transiter un bien d'un établissement A (l'émetteur) vers un établissement B (le récepteur) en passant les écritures comptables correspondantes dans chacun des dossiers.

Annuler un transfert

Prérequis

Être connecté en EIg (Administrateur) 

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Comment procéder ?

 

Immobilisations - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Annuler un éclatement

Rappel

Un éclatement d'immobilisation permet de subdiviser un bien (fiche mère) en plusieurs biens (fiches filles) pour leur faire suivre des chemins différents. L'une reste active, une autre peut être cédée, réfomée ou transférée.

Pour plus d'informations, se référer à la page wiki https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-immobilisations/page/eclater-une-immobilisation.

Annuler un éclatement

Prérequis

Être connecté en EIg (Administrateur) 

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Comment procéder ?

 

Immobilisations - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Corriger les anomalies de comptabilisation lors de la clôture d’exercice

Prérequis

Il faut être connecté en tant qu'EIG (Administrateur)

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Ou disposer du menu Administrateur dans ses fonctions

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Préambule

Cette fonction permet de gérer le message d’erreur directement. Si beaucoup de sections sont concernées, ce traitement peut être assez long ; en effet, il faut procéder section par section.

Rappel : la clôture d’exercice d’immobilisations peut s’effectuer indépendamment de la clôture d’exercice comptable (avant) mais la clôture d’exercice comptable entraine automatiquement la clôture de l’exercice d’immobilisations.

Cette clôture s’effectue dans le menu "Traitements" et commence obligatoirement par le contrôle des immobilisations 

controle.png.

Le message d’erreur à l'origine de l'intervention

Lors de cette clôture, un message "La clôture n'est pas autorisée" apparaît et une liste d'immobilisations est affichée :

messer.png

Le détail (par l’ouverture du +) indique que les immobilisations renseignées ne sont pas comptabilisées en indiquant une référence année/mois alors que celles-ci l’ont été correctement (il convient de le vérifier en comptabilité).

L'intervention en mode Administrateur

Il convient de :

L'écran s'affiche comme suit :

image-1759736589854.png

Le deuxième pavé (celui du milieu) permet de corriger l’erreur :

image-1759736768654.png

Une fois le traitement terminé, le message Correction terminée apparaît

image-1660038559192.png

Il faut ensuite retourner en clôture d'exercie pour l'établissement.

Le message d'erreur initial a disparu et la clôture est possible.

Attention : si l'établissement a plusieurs sections qui comportent des immobilisations, il faut procéder section par section.

Immobilisations - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Corriger le message d'erreur "Erreur de lecture Aucune réponse pour la pièce -1

Prérequis

Il faut être connecté en tant qu'EIG (Administrateur)

image-1759736053484.png

Ou disposer du menu Administrateur dans ses fonctions

image-1759736212568.png

Le message d’erreur à l'origine de l'intervention

Ci-dessous le message d’erreur constaté : 

image-1660039542184.png

L'intervention en mode Administrateur

Il convient de :

Le dernier pavé de l’écran permet de corriger l’erreur :

image-1759737796673.png

Une fois le traitement terminé, le message Correction terminée apparaît

image-1660039961303.png

Il faut ensuite retourner en génération des écritures pour la section. Le message d’erreur initial a disparu et la génération est possible.

Facturation Prix de Journée - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

La majorité des pages wiki citées existaient déjà mais uniquement majoritairement accessibles pour les techniciens EIG en mode pupitre. Elles sont modifiées pour indiquer le mode Administrateur. Un lien est présenté pour y accéder.

Facturation Prix de Journée - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Dévalider une facture éditée en mode réel

Rappel

Dans les logiciels de facturations EIG, il existe 2 modes d'édition : l'essai et le réel.

C'est dans ce second cas que la présente page et la vidéo associée prennent leur sens. En effet, l'opératrice a effectué son travail et, entre l'édition en réel et la poursuite du traitement, elle reçoit des informations complémentaires qui doivent modifier le contenu de la facture. 

Et donc, comment procéder

Comme il est indiqué dans le commentaire du chapitre, la page wiki existe déjà. Elle est accessible au lien ci-dessous :

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-facturation-prix-de-journee/page/fact-prix-de-journee-devalider-une-seule-facture-editee-en-reelle-dun-mois-en-pupitre

Facture de rappel

La procédure est identique pour modifier une facture de rappel, il faut se positionner dans la saisie des rappels :

image-1723627652679.png

Le lien vers la vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/X2RdjJAjYt2bDKW

 

Facturation Prix de Journée - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Supprimer les factures d'une période quand elles sont éditées en réel (PJ)

Avertissement

Comme il est précisé dans la page wiki, cette manipulation est définitive et s'effectue sans retour possible en arrière.

Elle sert quand l'opératrice est allée trop vite dans ses manipulations. Une fois que les factures sont éditées en réel, il est impossible de les modifier.

Cependant, des modifications doivent être apportées dans les fiches des personnes, des payeurs ou des produits et elles ont un impact sur le contenu des factures et donc leur montant.

Comment procéder 

Comme il est précisé dans l'introduction générale, la page wiki existe déjà. Elle est accessible à l'adresse :

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-facturation-prix-de-journee/page/fact-prix-de-journee-suppression-dune-periode-avec-des-factures-editees-en-reel

Le lien vers la vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/36osMbN8HfgEr7w

Facturation Prix de Journée - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Clôturer ou rouvrir manuellement une période de facturation

Comme il est précisé dans la page wiki, cette action peut être utilisée dans le cas ou la gestion des périodes est en mensuelle et que l'établissement est fermé sur une période et durant laquelle elle ne doit pas facturer.

Comment procéder

Comme il est précisé dans l'introduction générale, la page wiki existe déjà. Elle est accessible à l'adresse : 

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-facturation-prix-de-journee/page/fact-prix-de-journee-cloture-ou-ouverture-manuelle-dune-periode

La gestion des ressources

Dans la gestion des ressources, la même possibilité existe. Dans le haut de l'écran, il faut sélectionner "Gestion des ressources" et la procédure est identique :

image-1724148391398.JPG

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/rpeZePtfrsDz2PL

Facturation Prix de Journée - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Dévalider toutes les factures éditées en réel

Rappel

Dans les logiciels de facurations EIG, il existe 2 modes d'édition : l'essai et le réel.

C'est dans ce second cas que la présente page et la vidéo associée prennent leur sens. En effet, l'opératrice a effectué son travail et, entre l'édition en réel et la poursuite du traitement, elle reçoit des informations complémentaires qui doivent modifier le contenu de la facture. 

Et donc, comment procéder

Comme il est indiqué dans le commentaire du chapitre, la page wiki existe déjà. Elle est accessible au lien ci-dessous :

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-facturation-prix-de-journee/page/fact-prix-de-journee-devalider-les-factures-editees-en-reelles-dun-mois

Les factures de rappel

La procédure est la même pour modifier les factures de rappel à ceci près qu'il faut se positionner dans la saisie des rappels :

image-1723627858857.png

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/Pmjn5f5LdEAy6EK

Facturation Prix de Journée - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Marquer des factures à télétransmettre

But

A utiliser en cas de rejet global de la facture ou partiel ou parce que les références de télétransmission n'étaient pas correctement codifiées dans la fiche payeur, fiche produit ou dans le référent payeur.

Comment procéder ?

Comme précédemment, la page wiki existe déjà et est accessible à l'adresse : 

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-facturation-prix-de-journee/page/fact-prix-de-journee-transmettre-un-fichier-a-mon-payeur-absent-de-la-gestion-des-transmissions

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/BaEHdKXfweY8NKd

Facturation Prix de Journée - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Supprimer des instances (Fac PJ)

Rappel

Une instance est une facture d'attente pour une personne pour laquelle l'établissement n'a pas reçu la Prise en Charge ou l'attestation de droits de la sécurité sociale alors que la personne a intégré l'établissement.

Quand les conditions sont rétablies, ces factures sont reprises et réaffectées au bon payeur.

Le paramétrage global se situe dans le menu "Administration", item "Gestion des structures" :

image-1723649061488.png image-1723649088655.png

image-1723649132009.png

 

Comment procéder ?

Comme il est précisé dans le commentaire général du chapitre; la page wiki existe déjà et est accessible à l'adresse : 

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-facturation-prix-de-journee/page/suppression-manuelle-dune-instance-ou-dinstances-soldees

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/bFqt9H7XkKH6D7Z

Facturation Prix de Journée - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Archiver la facturation Prix de Journée

Remarque : les noms des personnes sont modifiés pour anonymiser la base.

L'archivage s'effectue selon les règles du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

Il existe déjà une page wiki traitant cette information accessible à l'adresse :

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/mise-a-jour-decembre-2021/page/facturation-prix-de-journee

L'archivage RGPD se situe dans la gestion des personnes, menu "Fichiers de base", item "Personnes" :

image-1724076924157.png et image-1724076973285.png

Il est représenté par le bouton : image-1724077024999.png

image-1767610497327.JPG

 

L'activation de ce bouton génère la fenêtre suivante :

image-1724138903454.png

Par défaut, le programme propose :

La seule option possible est de sélectionner les personnes par le bouton en forme de loupe. Cette sélection est automatique à partir des dates de sorties de de la durée sélectionnée :

image-1767610602809.JPG

 

Ci-dessous, la liste de toutes les personnes :

image-1724081114830.png

Quand des personnes apparaissent dans dans la sélection d'archivage et qu'elles ne sont pas dans l'établissement, c'est qu'elles sont dans d'autres établissements et qu'elles ont été partagées pour d'autres structures. Cette codification est située dans la fiche personne : 

image-1767610798493.JPG

 

Pour finaliser le traitement, il faut cliquer sur le bouton symbolisé par une corbeille. Une confirmation est demandée :

image-1724769981666.png

Un compte-rendu est affiché. Cliquer sur OK pour mettre fin au traitement :

image-1724770077790.png

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/6QYRzXGBmqzdTrs

Facturation Prix de Journée - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Dévalider des factures éditées en réel de la gestion des ressources

Attention : à ne pas confondre avec la dévalidation des factures prix de journée.

Il s'agit de la gestion des ressources qu'il faut activer en cliquant sur le bouton correspondant dans le haut de l'écran :

image-1724162858715.png

Ce bouton est alors en blanc et celui de "Facturation" devient gris.

Comment procéder ?

La page explicative wiki existe déjà et est accessible à l'adresse :

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-facturation-prix-de-journee/page/gestion-des-ressources-devalider-des-factures-en-reel

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/e2rzxddXZS5TjLs

Facturation Prix de Journée - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Consulter le journal des évènements de la facturation prix de journée

Depuis la mise à jour de mars 2023, le journal des évènements de la facturation prix de journée est disposnible à l'administrateur EIG. Il est représenté par l'icône :

image-1750665706498.png   situé dans le menu "Administration".

A noter que le même icône apparaît dans le même menu des utilisateurs mais il y est grisé.

Comment procéder ?

Une fois lancé, la fenêtre de sélection de dates apparaît :

image-1750665982604.png

La plage de dates proposée est celle du mois courant au jour le jour. Cette page est rédigée le 23 juin 2025. La date de fin est initialisée à cette date et la date de début au mois précédent soit le 23 mai 2025. Les boutons "Mois précédent" et "Mois suivant" permettent de faire évaluer la plage de dates. Il est également possible de modifier cette plage manuellement.

L'exécution s'effectue par le bouton image-1750666173794.png intitulé "Rafraichir".

Interpréter le résultat

Le résultat est affiché du plus récent au plus ancien :

image-1750666484276.png

Le nombre de lignes résultant de la plage de dates est affiché sur la droite.

Les colonnes affichées sont :

Ce mode d'affichage est appelé "Mode entrepôt" .

En cliquant sur l'entête d'une colonne, le tableau est trié selon cette colonne et un chevron apparaît au dessus de l'intitulé de la colonne

image-1750666830149.png.

Il est également possible de cliquer sur l'entête d'une colonne et, en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, de monter cet entête au dessus de la ligne d'entête. Le tableau est présenté selon la colonne demandée :

image-1750666978975.png

Pour revenir à l'état initial, il faut effectuer un double-clic sur le bouton sélectionné, dans le cas présent "Action".

En cliquant sur une ligne du tableau, celle-ci est surlignée en bleu, il est possible de taper au clavier pour isoler des informations. Par exemple, pour isoler les manipulations d'un utilisateur :

image-1767610982858.JPG

 

Pour revenir en arrière, il faut cliquer sur la touche "Suppr." du clavier ou sur la touche "Echap" ou "Esc" selon le clavier.

Sur la ligne d'entête, un clic droit permet d'afficher les options disponibles dont l'export vers Excel. Par défaut le programme propose le format "CSV" mais l'ascenceur à droite du type de fichier permet de proposer d'autres options dont Excel.

Exemple d'export Excel :

image-1767611179301.JPG

 

Le lien vidéo

A venir

Facturation Prix de Journée - Les liens vers les vidéos des fonctions "Administrateur"

Archiver la facturation Prix de Journée

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/6QYRzXGBmqzdTrs

Clôturer ou rouvrir une période manuellement

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/rpeZePtfrsDz2PL

Dévalider une facture éditée en réel

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/X2RdjJAjYt2bDKW

Dévalider des factures éditées en réel de la gestion des ressources

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/e2rzxddXZS5TjLs

Dévalider toutes les factures éditées en réel

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/Pmjn5f5LdEAy6EK

Marquer les factures pour transmettre un fichier à mon payeur

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/BaEHdKXfweY8NKd

Supprimer les factures quand elles sont éditées en réel

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/36osMbN8HfgEr7w

Supprimer les instances

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/bFqt9H7XkKH6D7Z

 

 

Facturation Résidents - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Ce chapitre est dédié à la facturation résident, c'est à dire à la facturation utilisée par les EHPAD (Etablissements Hébergeant des Personnes Agées Dépendantes).

Facturation Résidents - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Supprimer les factures d'une période quand elles sont éditées en réel (MR)

But

Cette opération sert quand la personne en charge de la facturation est allée trop vite dans ses manipulations. Une fois que les factures sont éditées en réel, il est impossible de les modifier. La période peut même être close et comptabilisée.

Cependant, des modifications doivent être apportées dans les fiches des personnes, des payeurs ou des produits et elles ont un impact sur le contenu des factures et donc leurs montants.

Il est alors possible à l'administrateur de les supprimer pour que sa collègue recommence les traitements de la période comme si elle venait de l'ouvrir.

Prérequis 

Être en mode administrateur

image-1723188507275.png

Être sur de soi !!!

Procédure

  1. Aller dans le menu " Traitements" puis "Périodes"

    image-1724244769220.png et image-1724244848241.png

  2. Sélectionner la période de facturation et double-cliquer sur celle ci
  3. Changer le statut de "Clos" à "Ouverte" en utilisant la double flèche jaune et violette image-1724244940979.png  
  4. Passer en "Traitement de fin de mois" pour supprimer les écritures de la comptabilité

    image-1724245070986.png puis image-1724245124654.png

  5. Revenir sur la fenêtre de la période et utiliser le bouton corbeille pour supprimer les factures   

    image-1724247282408.png

  6. En fonction des indications de l'opératrice, au choix, fermer la période ou la laisser ouverte
  7. Informer l'opératrice qu'elle peut reprendre sa facturation. Il est possible qu'elle doive fermer le programme et le rouvrir

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/6kLoycbpCfH8ycH

Facturation Résidents - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Rouvrir un dossier clos ou en forcer la clôture

Pourquoi rouvrir un dossier clos ?

Dans le cas d'un décès, la facturière a :

Elle s'aperçoit ensuite qu'elle a oublié des éléments de facturation. A son niveau, il n'est pas posible d'intervenir. Seul(e) l'administrateur(trice) peut intervenir.

Comment procéder ?

La personne disparaît de la liste des personnes sorties et réapparait dans la liste des présents 

image-1767622904224.JPG

 

Forcer la clôture d'un dossier

Il faut répéter la manipulation précédente mais à partir de la liste des personnes présentes.

C'est à la dernière étape qu'il faut

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/fcwFkgm6ksc5Qcs

Facturation Résidents - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Changer le statut d'une période

Rappel

Il n'y a pas d'obligation de clôturer les périodes.

Une période ouverte apparaît sur un fond vert, une période close apparaît sur un fond rouge :

image-1727338153890.png

Prérequis

Être en mode "Administrateur (EIG)" 

image-1727336872825.png

Comment procéder ?

  1. Aller dans le menu "Traitements"
  2. Sélectionner "Périodes"
  3. Se positionner sur la période concernée (la ligne est surlignée) 

     

  4. Faire un double-clic sur cette ligne
  5. Utiliser la double flèche jaune et violette pour changer le statut
  6. Confirmer l'opération
  7. Cliquer sur "OK" pour terminer l'opération

En images

  1. Le menu

    image-1727337717249.png

  2. L'option dans le menu image-1727337293944.png
  3. La période

     

    image-1727337807554.png
  4. Le statut

    image-1727337851231.png

  5. La confirmation

     

    image-1727337894430.png
  6. La finalisation

    image-1727337928103.png

Pour rouvrir la période, il faut procéder de la même façon. Seuls le texte des deux derniers messages change en fonction de l'opération.

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/Nfc8bmjSYRGSk9M

Facturation Résidents - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Supprimer les instances (Fac MR)

Rappel

Une instance est une facture d'attente pour une personne pour laquelle l'établissement n'a pas reçu la Prise en Charge ou l'attestation de droits de la sécurité sociale alors que la personne a intégré l'établissement.

Quand les conditions sont rétablies, ces factures sont reprises et réaffectées au bon payeur.

Prérequis

Être connecté en en mode administrateur :

image-1723819106558.png

Comment procéder ?

  1. Aller dans le menu "Outils divers"

    image-1727345948311.png

  2. Sélectionner "Instances en cours" 

    image-1727345987798.png

  3. Sélectionner l'instance à supprimer (la ligne est surlignée et la couleur de la police passe de noir à bleu)

    image-1767623061241.JPG

  4. Cliquer sur la croix rouge pour la supprimer

    image-1727346146419.png

  5. Répondez à la demande de confirmation

    image-1727346191712.png

La ligne est supprimée. 

image-1767623147486.JPG

 

Supprimer automatiquement les instances soldées

Cette option est possible, dans la même page, par l'utilisation du bouton

image-1727352982474.png

Avant

image-1767623202559.JPG

 

Noter les lignes surlignées en jaune.

Action

Le programme demande une confirmation :

image-1727353097971.png

Après

image-1767623251806.JPG

 

Les lignes surlignées en jaune ont disparu.

Supprimer automatiquement les instances des personnes sorties

Cette option est possible, dans a même page, par l'utilisation du bouton

image-1727354297677.png

Avant

image-1767623296198.JPG

 

Action

Le programme demande confirmation

image-1727354418093.png

Après

image-1727354441782.png

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/pebTNFyGY27ZT4H

Facturation Résidents - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Exclure un dossier avec une facture éditée

Prérequis 

  1. Être connecté en mode administrateur

    image-1727362378632.png

  2. Ne pas avoir comptabilisé la période concernée

    image-1727362430407.png

Supprimer les écritures de la comptabilité

  1. Aller dans le menu "Traitements"

    image-1727362534358.png

  2. Choisir "Périodes"

    image-1727362550148.png

  3. Sélectionner la période (la ligne est surlignée et la police passe du noir au bleu)
  4. Double-cliquer pour entrer dans l'écran de gestion
  5. Cliquer sur le bouton des "Traitements de fin de mois"

    image-1727362724093.png

  6. Cliquer  sur le bouton de suppression des écritures de la comptabilité

    image-1767623400257.JPG

  7. Valider la demande de confirmation

    image-1727362974694.png

  8. Cliquer sur "OK" pour finaliser le traitement

    image-1727363022500.png

  9. Cliquer sur le bouton "Fermer la fenêtre courante" de chaque écran pour revenir à la liste des périodes

    image-1727363108873.png 

  10. La période est renseignée à Non dans la colonne "Comptabilisation" 

    image-1727363166782.png

  11. Fermer la gestion des périodes par le même bouton

Exclure le dossier avec une facture éditée

  1. Activer le menu "Traitements"

    image-1727363496840.png

  2. Choisir la "Saisie des factures"

    image-1727363638161.png

  3. Sélectionner la personne en cliquant sur la ligne avec son nom. La ligne est surlignée et la couleur de la police passe de noir à bleu

    image-1767623462563.JPG

  4. Exclure la personne en cliquant sur le bouton représenté par une flèche jaune pointant vers le haut sur une page pliée

    image-1727943793702.png

  5. Répondre "Oui" à la demande de confirmation

     

    image-1767623566835.JPG

L'opération est réalisé et la liste est réactualisée avec la postion de la personne dans la liste des dossiers ouverts sans facturation :

image-1767623696123.JPG

 

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/xxHNYLoFGd2WEMn

Facturation Résidents - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Modifier ou supprimer une facture éditée

Prérequis 

  1. Être connecté en mode administrateur

    image-1727362378632.png

  2. Ne pas avoir comptabilisé la période concernée

    image-1727362430407.png

Supprimer les écritures de la comptabilité

  1. Aller dans le menu "Traitements"

    image-1727362534358.png

  2. Choisir "Périodes"

    image-1727362550148.png

  3. Sélectionner la période (la ligne est surlignée et la police passe du noir au bleu)
  4. Double-cliquer pour entrer dans l'écran de gestion
  5. Cliquer sur le bouton des "Traitements de fin de mois"

    image-1727362724093.png

  6. Cliquer  sur le bouton de suppression des écritures de la comptabilité

    image-1767624984933.JPG

  7. Valider la demande de confirmation

    image-1727362974694.png

  8. Cliquer sur "OK" pour finaliser le traitement

    image-1727363022500.png

  9. Cliquer sur le bouton "Fermer la fenêtre courante" de chaque écran pour revenir à la liste des périodes

    image-1727363108873.png 

  10. La période est renseignée à Non dans la colonne "Comptabilisation" 

    image-1727363166782.png

  11. Fermer la gestion des périodes par le même bouton

Modifier ou supprimer la facture

Selon le niveau de sélection dans la personne, la facture ou le produt, les interventions sont différentes. Procédons du plus grand au plus petit

Niveau résident

Repérer la personne concernée et sélectionner là en cliquant dessus. La ligne est surlignée et la police passe du noir au bleu :

image-1767625063345.JPG

 

Plusieurs possibilités existent. La barre de boutons est la même que celle des utilisateurs mais ils ont des inrterdictions que l'administrateur n'a pas.

Niveau facture 

Repérer la facture concernée et sélectionner la en cliquant dessus. La ligne est surlignée et la police passe du noir au bleu :

image-1767625304137.JPG

 

Plusieurs possibilités existent. La barre de boutons est presque identique à celle des utilisateurs mais ils n'ont pas celui avec le X rouge.

Niveau produit

Repérer le produit concerné et sélectionner le en cliquant dessus. La ligne est surlignée et la police passe du noir au bleu :

image-1767625620160.JPG

 

Plusieurs possibilités existent. La barre de boutons est presque identique à celle des utilisateurs mais ils n'ont pas celui avec le X rouge.

image-1727949729501.png

image-1727956633874.png puis

image-1767625731541.JPG

 

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/HBtjAfjBECbomTw

Facturation Résidents - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Effectuer un rappel sur des factures éditées en réel (MR)

Rappel

Dans les logiciels de facturations EIG, il existe 2 modes d'édition : l'essai et le réel.

C'est dans ce second cas que la présente page et la vidéo associée prennent leur sens. En effet, l'opératrice a effectué son travail et, entre l'édition en réel et la poursuite du traitement, elle est informée que le prix de journée est modifié rétroactivement ou qu'elle s'est trompée de tarif.

Comment procéder ?

Il faut d'abord mettre le produit concerné à jour (Menu "Fichiers de base", option "Produits"  image-1729252382951.png). C'est l'utilisatrice qui effectue cette opération.

L'administateur, lui, doit :

Le programme exécute le traitement, une barre de défilement verte apparaît

image-1730278675884.png

Puis un message confirme que le traitement s'est correctement déroulé

image-1730278773157.png

Il faut cliquer sur la poste pour fermer cet écran et revenir sur la liste des factures. Celle-ci se réactualise et des factures de rappel sont affichées

image-1767625880064.JPG

 

Il est possible de mieux le constater en changeant l'organisation de la fenêtre par l'utilisation du bouton image-1730279042425.png et en sélectionnant "Tri par facture". L'écran se réorganise ainsi :

image-1767626024904.JPG

 

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/tSfBy5kdZwZXsJe

Facturation Résidents - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

En attente - Forcer l'importation des proches dans NetSoins

Bonjour,
Nous sommes sensés constituer cette page wiki et y associer une vidéo explicative. Mais à ce jour, nous ignorons qui utise NetSoins de façon à prendre exemple sur une base existante.
Si vous êtes utilisateur de NetSoins et que effectuez la passerelle entre ce logiciel et EIG, merci de vous signaler par mail à sudest@eig.fr à l'attention de Jean-François.
Le lien vidéo
Pas de page wiki, pas de vidéo !
Facturation Résidents - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Consulter le journal des évènements de la facturation résidents

Depuis la mise à jour de mars 2023, le journal des évènements de la facturation résidents est disposnible à l'administrateur EIG. Il est représenté par l'icône :

image-1750665706498.png   situé dans le menu "Administration".

A noter que le même icône apparaît dans le même menu des utilisateurs mais il y est grisé.

Comment procéder ?

Une fois lancé, la fenêtre de sélection de dates apparaît :

image-1750665982604.png

La plage de dates proposée est celle du mois courant au jour le jour. Cette page est rédigée le 23 juin 2025. La date de fin est initialisée à cette date et la date de début au mois précédent soit le 23 mai 2025. Les boutons "Mois précédent" et "Mois suivant" permettent de faire évaluer la plage de dates. Il est également possible de modifier cette plage manuellement.

L'exécution s'effectue par le bouton image-1750666173794.png intitulé "Rafraichir".

Interpréter le résultat

Le résultat est affiché du plus récent au plus ancien :

image-1750668812583.png

Le nombre de lignes résultant de la plage de dates est affiché sur la droite.

Les colonnes affichées sont :

Ce mode d'affichage est appelé "Mode entrepôt" .

En cliquant sur l'entête d'une colonne, le tableau est trié selon cette colonne et un chevron apparaît au dessus de l'intitulé de la colonne

image-1750666830149.png.

Il est également possible de cliquer sur l'entête d'une colonne et, en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, de monter cet entête au dessus de la ligne d'entête. Le tableau est présenté selon la colonne demandée :

image-1750666978975.png

Pour revenir à l'état initial, il faut effectuer un double-clic sur le bouton sélectionné, dans le cas présent "Action".

En cliquant sur une ligne du tableau, celle-ci est surlignée en bleu, il est possible de taper au clavier pour isoler des informations. Par exemple, pour isoler les manipulations d'un utilisateur :

image-1767626106298.JPG

 

Pour revenir en arrière, il faut cliquer sur la touche "Suppr." du clavier ou sur la touche "Echap" ou "Esc" selon le clavier.

Sur la ligne d'entête, un clic droit permet d'afficher les options disponibles dont l'export vers Excel. Par défaut le programme propose le format "CSV" mais l'ascenceur à droite du type de fichier permet de proposer d'autres options dont Excel.

Exemple d'export Excel :

image-1767626199573.JPG

 

Le lien vidéo

A venir

Facturation Résidents - Les liens vers les vidéos des fonctions "Administrateur"

Changer le statut d'une période

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/Nfc8bmjSYRGSk9M

Effectuer un rappel de prix de journée

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/tSfBy5kdZwZXsJe

Exclure un dossier avec une facture éditée

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/xxHNYLoFGd2WEMn

Modifier ou supprimée une facture éditée (sans TVA)

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/HBtjAfjBECbomTw

Rouvrir un dossier clos

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/fcwFkgm6ksc5Qcs

Supprimer les factures d'une période quand elles sont éditées en réel

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/6kLoycbpCfH8ycH

Supprimer les instances

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/pebTNFyGY27ZT4H

Gestion Commerciale - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Gestion Commerciale - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Modifier un client d'une autre structure

Rappel

Les utilisateurs de la gestion commerciale peuvent visualiser la liste des clients présents dans toute l'association mais ne peuvent pas modifier les informations de ces fiches.

image-1767626345772.JPG

 

image-1767626486336.JPG

 

Pour modifier les informations, l'utilisateur doit contacter sa collègue ou l'administrateur.

Prérequis

Etre connecté en mode EIG (Administrateur)

image-1725010178274.png

Comment procéder ?

La liste des clients est accessible dans le menu "Fichiers de base", îcone image-1725009756524.png.

Quand la liste est affichée, il faut cocher la case "Afficher tous les clients de l'association" :

image-1767626543758.JPG

 

La lste de tous les client s'affiche par ordre alphabétique.

image-1767626675517.JPG

 

Il faut utiliser le bouton "Modifier" ou double-cliquer sur le client pour en modifier le contenu et valider par le V vert 

image-1767626734665.JPG

 

image-1767626842190.JPG

 

Attention : en se positionnant sur la section du demandeur de la modification, la fiche client est affectée à cette section et n'est plus affectée à sa section d'origine. Si le client doit rester sur sa section d'origine, l'administrateur doit se positionner sur cette section et pas sur celle du demandeur.

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/7FqE4cMqW7ntRw3

Gestion Commerciale - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Modifier la date de création d'un document édité en réel

Rappel

Il existe 2 modes d'éditions, l'essai et le réel 

Les utilisateurs ne peuvent pas modifier la date de création du document, l'administrateur le peut.

La date de création des documents, par défaut, est paramétrée dans la gestion des structures (Menu "Administration"), onglet "Facturation"

image-1767626979796.JPG

 

Prérequis

Etre connecté en mode EIG (Administrateur)

image-1725026182253.png

Comment procéder ?

Les documents sont accessibles dans le menu "Facturation", îcone "Saisie des documents"

image-1725026294485.png

La liste des documents apparaît. Il faut :

En images

image-1767627032287.JPG

 

image-1767627089953.JPG

 

Avant

image-1767627136254.JPG

 

Après

image-1767627203120.JPG

 

image-1767627256122.JPG

 

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/ELgwe63XGHsKtQ5

Gestion Commerciale - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Obtenir l'historique des prélèvements sur 36 mois

Rappel

Les utilisateurs de la facturation peuvent obtenir l'historique des prélèvements mais celui-ci est limité 9 mois.

image-1767627351045.JPG

 

L'administrateur peut bénéficier d'un historique sur 36 mois.

Prérequis

Être connecté en EIG (Administrateur) 

image-1725452900146.png

Comment procéder ?

La liste des prélèvements est affichée avec le détail des factures. En fermant ce détail, nous obtenons la liste de tous les mois présents jusqu'à 36 mois. en prenant 2024 comme année de référence, l'historique permet de remontern jusqu'en 2021

image-1767627457733.JPG

 

Remarque : dans ce module, il n'y a ni extraction ni édition possible. Pour transmettre le contenu du prélèvement, il faut procéder par copies d'écran. 

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/m2tSYkLorTnDnjk

 

Gestion Commerciale - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Obtenir l'historique des comptabilisations sur 36 mois

Rappel

Les utilisateurs de la Gestion Commerciale ne peuvent consulter que 9 mois d'historique :

image-1767627529058.JPG

 

Les administrateurs peuvent consulter jusqu'à 36 mois. Comme il est indiqué sur la copie d'écran, nous sommes en septembre 2024. L'historique permet d'obtenir 3 ans rétroactifs donc 2024 - 3 = 2021.

Prérequis

Être connecté en EIG (Administrateur)

image-1725462365339.png

Comment procéder ?

Remarque : dans ce module, il n'y a pas de possibilité ni d'extraction ni d'édition. Pour fournir le contenu d'une comptabilisation, il faut procéder par copie d'écran.

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/43sG4iMkHjHzdqN

 

Gestion Commerciale - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Créer une facture antérieure à 3 mois

Rappel

Les utilisateurs ont la possibilité de créer une facture sur une plage de dates précises. En dehors de cette plage de dates, cela leur est interdit. Dans l'exemple présenté, nous antidatons la facture d'un an :

image-1767627733952.JPG

 

A la validation, voici le message constaté :

image-1726652651210.png

L'administrateur peut passer outre

Nous recréons une facture que nous antidatons :

image-1767627820791.JPG

 

La validation (par le V vert) s'effectue correctement. Il n'y a même pas de message d'alerte.

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/neiHJYQ4dNN2NQn

 

Gestion Commerciale - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Démarquer les factures de prélèvement

Le cas

Cette fonction est utile quand un client, codifié en prélèvement, a réglé une facture par un autre moyen de paiement sans que l'utilisateur (trice) change le mode de paiement dans la facture. Lors de la génération du prélèvement, la facture de ce client est incluse dans le prélèvement ; ce qui ne doit pas être. L'utilisateur (trice) de la Gestion Commerciale n'a pas la possibilité de retirer une facture du lot à prélever.

Prérequis

Être connecté en mode administrateur

image-1726664957867.png

Comment procéder ?

La gestion des prélèvements se situe dans le menu "Facturation" et est représentée par le bouton :

image-1726665052556.png

En actionnant ce bouton, le programme affiche la liste des factures à prélever. Cette liste peut être vide :

image-1726665171074.png

Il faut :

Le lot disparait de l'écran. En cliquant sur "Factures à prélever", les factures apparaissent toutes présélectionnées : 

image-1767628055877.JPG

 

Il reste à prévenir l'utilisateur (trice) qu'il (elle) peut procéder à nouveau à son prélèvement.

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/rwJDzdnPHcmKTp7

 

Gestion Commerciale - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Obtenir l'historique des transmissions URSSAF sur 36 mois

Rappel

L'utilisateur/trice qui dispose de cette fonctionnalité peut consulter l'historique des transmissions sur 9 mois :

image-1726671090613.png

L'administrateur peut obtenir 36 mois d'historique soit 3 ans ; 2024 - 3 = 2021.

Prérequis

Être connecté en mode EIG, Administrateur

image-1726671274940.png

Comment procéder ?

Remarque : dans cette édition, il n'y a pas de possibilité ni d'édition ni d'extraction. Pour fournir le contenu précis d'une transmission, il faut procéder par copies d'écran.

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/mDCQNXgaS8GgEi7

 

Gestion Commerciale - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Archiver la Gestion Commerciale

Remarque : les noms des clients sont modifiés pour anonymiser la base.

L'archivage s'effectue selon les règles du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

L'archivage RGPD se situe dans les clients, menu "Fichiers de base", item "Clients" :

image-1724076924157.png et image-1727172792575.png

Il est représenté par le bouton : image-1724077024999.png

image-1767628175766.JPG

 

L'activation de ce bouton génère la fenêtre suivante :

image-1727172930488.png

Par défaut, le programme propose :

La seule option possible est de sélectionner les personnes par le bouton en forme de loupe. Cette sélection est automatique à partir des dates de sorties de de la durée sélectionnée :

Archivage des clients de la section

image-1767628267307.JPG

 

Archivage des clients de toute l'association

image-1767628354625.JPG

 

Pour finaliser le traitement, il faut cliquer sur le bouton symbolisé par une corbeille. Une confirmation est demandée :

image-1727179064332.png

Un compte-rendu est affiché. Cliquer sur OK pour mettre fin au traitement :

image-1727179093259.png

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/6QYRzXGBmqzdTrs

Gestion Commerciale - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Rouvrir la période précédente de la gestion des stocks

Prérequis

Etre :

image-1730362656307.png

Comment procéder ?

  1. Aller dans le menu "Stocks"
  2. Sélectionner l'option "Périodes" 

    image-1730363058893.png

  3. Cliquer sur le bouton "Réouvrir la période précédente" (dans le cas ci-dessous,  du mois d'octobre, rouvrir septembre)

    image-1730363134555.png

Attention : il n'est pas possible de rouvrir la période précédente si des mouvements sont saisis sur le mois courant.

Par exemple, une fois septembre rouvert, rouvrir aout :

image-1730363390196.png

Le lien vidéo

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/bZF3soPJbPYm4C8

 

Gestion Commerciale - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

En attente - Gérer les droits du circuit de validation des achats

Bonjour,

Nous sommes sensés écrire une page wiki sur le sujet et y associer la vidéo explicative.

Mais, à ce jour, nous ne connaissons pas de structure EIG qui gère les achats par la gestion des stocks.

De ce fait, nous ne pouvons pas vous proposer ces 2 éléments.

Si vous êtes concerné, merci de vous faire connaître en écrivant à sudest@eig.fr à l'attention de Jean-François.

En attente lien vidéo

 

Gestion Commerciale - Les pages wiki des fonctions "Administrateur"

Consulter le journal des évènements de la gestion commerciale

Depuis la mise à jour de mars 2023, le journal des évènements de la gestion commerciale est disposnible à l'administrateur EIG. Il est représenté par l'icône :

image-1750665706498.png   situé dans le menu "Administration".

A noter que le même icône apparaît dans le même menu des utilisateurs mais il y est grisé.

Comment procéder ?

Une fois lancé, la fenêtre de sélection de dates apparaît :

image-1750665982604.png

La plage de dates proposée est celle du mois courant au jour le jour. Cette page est rédigée le 23 juin 2025. La date de fin est initialisée à cette date et la date de début au mois précédent soit le 23 mai 2025. Les boutons "Mois précédent" et "Mois suivant" permettent de faire évaluer la plage de dates. Il est également possible de modifier cette plage manuellement.

L'exécution s'effectue par le bouton image-1750666173794.png intitulé "Rafraichir".

Interpréter le résultat

Le résultat est affiché du plus récent au plus ancien :

image-1767628856160.JPG

Le nombre de lignes résultant de la plage de dates est affiché sur la droite.

Les colonnes affichées sont :

Ce mode d'affichage est appelé "Mode entrepôt" .

En cliquant sur l'entête d'une colonne, le tableau est trié selon cette colonne et un chevron apparaît au dessus de l'intitulé de la colonne

image-1750666830149.png.

Il est également possible de cliquer sur l'entête d'une colonne et, en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, de monter cet entête au dessus de la ligne d'entête. Le tableau est présenté selon la colonne demandée :

image-1750666978975.png

Pour revenir à l'état initial, il faut effectuer un double-clic sur le bouton sélectionné, dans le cas présent "Action".

En cliquant sur une ligne du tableau, celle-ci est surlignée en bleu, il est possible de taper au clavier pour isoler des informations. Par exemple, pour isoler les manipulations d'un utilisateur :

image-1750669418439.png

Pour revenir en arrière, il faut cliquer sur la touche "Suppr." du clavier ou sur la touche "Echap" ou "Esc" selon le clavier.

Sur la ligne d'entête, un clic droit permet d'afficher les options disponibles dont l'export vers Excel. Par défaut le programme propose le format "CSV" mais l'ascenceur à droite du type de fichier permet de proposer d'autres options dont Excel.

Exemple d'export Excel

image-1767629032429.JPG

 

Le lien vidéo

A venir

Gestion Commerciale - Les liens vers les vidéos des fonctions "Administrateur"

Archiver la gestion commerciale

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/5yA8HP4DesrbsyR

Créer une facture antérieure à 3 mois

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/neiHJYQ4dNN2NQn

Démarquer les factures de prélèvement

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/rwJDzdnPHcmKTp7

Modifier la date de création d'un document édité en réel

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/ELgwe63XGHsKtQ5

Modifier un client d'une autre structure

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/7FqE4cMqW7ntRw3

Obtenir l'historique des comptabilisations sur 36 mois

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/43sG4iMkHjHzdqN

Obtenir l'historique des prélèvements sur 36 mois

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/m2tSYkLorTnDnjk

Obtenir l'historique des transmissions URSSAF sur 36 mois

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/mDCQNXgaS8GgEi7

Rouvrir la période précédente de la gestion des stocks

https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/bZF3soPJbPYm4C8

Que faire en cas d'anomalie ?

Ce chapitre traite les anomalies constatées par les clients lors de la mise en place du mode administrateur.

Que faire en cas d'anomalie ?

Le bouton "Fichier" est grisé

Contexte :

Trois possibilités de solution :

  1. Le client n’a pas la dernière maj, c’est-à-dire la maj de juin 2024.
  2. Le client a bien la dernière maj, mais enfin de compte le client avait déjà son mot de passe administrateur et c’était connecté en tant qu’administrateur. Dans ce cas, il n’y a rien à faire.
  3. Il y a déjà une personne de référencée en tant qu’administrateur, dans ce cas-là, il est possible de renseigner un deuxième administrateur en rajoutant dans la fenêtre paramètres de la configuration, au niveau du champ « Adresse mail de récupération du mot de passe », une deuxième adresse mail en séparant par un ; voire plusieurs adresses mails toutes spéarées par un ; mais attention : la totalité de la saisie ne doit pas dépasser 128 caractères.

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Que faire en cas d'anomalie ?

Il n'y a pas de bouton "Fichier"

Règle de base

IL NE PEUT Y AVOIR QU'UN SEUL ET UNIQUE ADMINISTRATEUR PAR SITE

Constat

Le client a entrepris les démarches pour s'enregistrer comme administrateur. Il a reçu le fichier qu'il faut enregistrer dans le configurateur.

Il lance le configurateur, sélectionne la configuration et clique sur le bouton "Ouverture d'une configuration existante" image-1729240842891.pnget constate qu'il n' y a pas de bouton "Fichier"

image-1729240884989.JPG

La raison : un administrateur est déjà enregistré.

Récupérer le bouton "Fichier"

Il faut vérifier le nom de la personne déjà enregistré et, si elle est toujours présente, déterminer lequel des deux est l'administrateur.

Procédure

image-1729241672030.png

 

 

 

Autres informations

Ce chapitre englobe plusieurs pages indépendantes qui ne sont pas liées aux fonctions spécifiques du mode administrateur.

Autres informations

Effectuer une demande d'évolution

Introduction

Cette page wiki est placée dans le livre "Console Mode Administrateur" mais il n'y a pas besoin d'être connecté en tant qu'administrateur pour l'utiliser. Il suffit de disposer d'une connexion et d'un mot de passe pour accéder à EIG.

Il ne sert à rien de solliciter l'assistance EIG pour effectuer une demande d'évolution. Celle-ci sera rejetée par le service développement.

EIG a mis en place un système de saisie de ces demandes par le connecteur EIG, c'est à dire l'écran ou vous saisissez votre mot de passe.

Une fois celui-ci saisi et la connexion effectuée, un 3ème bouton apparaît : "Nous contacter"

image-1733760725207.png

C'est ce bouton que vous devez utiliser pour effectuer une demande d'évolution.

Comment procéder ?

En cliquant sur le bouton précité, une fenêtre de saisie apparaît. Nous l'avons décomposé en 4 parties :

image-1767629619320.JPG

 

Partie 1 : identification du demandeur

L'identifiant et l'identité de la personne sont repris du conencteur ainsi que le nom de l'association.

Pour pouvoir être contacté, il / elle doit renseigner :

Partie 2 : la demande

Il s'agit d'une liste de 5 choix :

C'est évidemment la première option qui nous intéresse ici. En fonction du type de demande, la composition du reste de l'écran évolue (partie 3).

image-1733994728631.png

Partie 3 : la formulation

Partie 4 : la pièce jointe et l'envoi

Ajouter une pièce jointe : cette option est présente dans le bas à gauche de l’écran sous forme de lien hypertexte de couleur cyan. Tout document officiel ou courrier permet de mieux comprendre la demande et de l’argumenter.

Celle-ci parvient aux responsables du service développement qui :

Ces informations sont également valables pour une demande de développement spécifique. Dans ce cas, un devis est transmis au demandeur.  

Autres informations

Création d'un profil Maintenance EIG

 

Depuis la mise en place du profil administrateur dans chaque association, il n'y a plus la notion de pupitre.

Celle nouvelle fonctionnalité peut-être bloquante pour traiter certains tickets ou de paramétrage à faire hors prise en main à distance.

Si  l'administrateur le souhaite, il peut  créer un profil maintenance EIG avec les accès aux modules pour les TCR EIG.

Cela permettra aux TCR d'accéder via le serveur du client à leur base avec la connexion MAINTENANCE créée. 

 

Création d'un profil maintenance EIG

Dans le configurateur EIG après connexion de l'administrateur avec son mot de passe

Créer un utilisateur "MAINTENANCE" et renseigner l'Identification, Nom, Mot de passe  

Il est possible de renseigner des dates de validité.

image-1752058458438.png

 

Dans le menu déroulant des profils, sélectionnez le ou les profils à affecter et ajouter le lieu et l'applicatif : exemple COMPTA Complet  de l'Etablissement 1

 

image-1752059661071.png

 

 

Si besoin d'un profil non existant il conviendra de le créer 

Création d'un profil lieu : 

Aller sur l'onglet "profils", cliquer sur créer, nommer le profil  et cochez ETS souhaité 

image-1752061599661.png

Création d'un profil applications : 

Aller sur l'onglet "profils" cliquer sur créer, nommer le profil  et cochez le ou les applications souhaité(es) partie droite

image-1752062195449.png

quand les profils lieu et applications sont crées, il convient de les affecter au profil utilisateur. 

Ne pas oublier de valider et fermer le configurateur , ensuite aller sur le connecteur EIG choisir l'utilisateur avec le mot de passe 

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Autres informations

Créer un nouvel établissement, une nouvelle section

Prérequis

Une fois le mot de passe EIG saisi, la barre des logiciels disponibles en fonction des droits s'affiche. Il faut bénéficier de l'accès à la "Gestion des associations" représentée par l'icône 

image-1756912522064.png

L'organisation des structures dans EIG

Une fois activé, la liste des 3 niveaux organisationnels de la structure s'affiche. Dans l'exemple ci-dessous, nous avons inclus une légende pour expliquer ces niveaux :

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L'organisation minimale

Pour qu'une association et un établissement soient visibles dans la liste des structures, il faut que l'association ait au moins 1 établissement et l'établissement au moins 1 section :

image-1756978576586.png

Comment créer un établissement ?

Il faut se positionner sur le niveau le plus haut, celui de l'association et utiliser le bouton "Nouveau" représenté par l'icône image-1756973796908.png. Une info-bulle fugace indique "Nouvel établissement" mais la mention est indiquée dans la ligne d'informamtion en bas de cet écran :

image-1756973762785.png

La fenêtre de création s'ouvre et quelques informations sont à saisir :

image-1756977076036.png

Comment créer une section ?

Il faut se positionner sur le niveau intermédiaire de l'établissement et utiliser le bouton "Nouveau" représenté par l'icône image-1756973796908.png. Une info-bulle fugace indique "Nouvelle section" mais la mention est indiquée dans la ligne d'information en bas de cet écran :

image-1756978887122.png

La fenêtre de création s'ouvre et quelques informations sont à saisir :

image-1756978983430.png

Comment créer les adresses ?

Une fois le bouton "Changer l'adresse" activé, la liste des adresse présente s'affiche : 

image-1756995784949.JPG

La saisie d'une adresse se compose de 2 onglets "Adresse" et "Divers"

Onglet "Adresse"

Les zones à saisir sont surlignées en jaune :

image-1756996109824.png

Ne pas oublier de saisir le code INSEE, surtout sur l'adresse de l'association. Si ce n'est pas fait, un message d'alerte apparaît à chaque ouverture de la GRH.

Onglet "Divers"

Les zones SIREN et NIC forment le SIRET de l'établissement, et, avec le code INSEE  et le code APE et sont reprises dans la codification de la DSN et figurent dans les données transmises :

image-1756996382450.png

Terminer la saisie par la touche "OK".

Comment créer un RIB/IBAN ?

Une fois ces données saisies, un 3ème sous-onglet apparaît : "Banques" apparaît dans la définition de la structure. Il permet de saisir les RIB/IBAN au niveau de l'association ainsi que sur chaque section, ceux-ci sont ensuite repris automatiquement dans les logiciels.

La saisie se compose de 2 écrans : "RIB" et "Adresse"

Onglet "RIB"

image-1756999169457.png

La saisie du RIB permet d'initialiser l'IBAN. Mais il n'y a aucune obligation à saisir le RIB. En revanche, le code BIC doit obligatoirement être saisi manuellement.

Voir les nouvelles structures

Pour que les nouvelles structures sient visibles dans les logiciels, il faut :

En fonction des droits utilisateurs, les utilisateurs verront ou pas ces nouvelles structures.

Les conséquences en Comptabilité

L'ajout de nouvelles structures en comptabilité se fait "à vide". il faut attibuer un plan comptable, des codes journaux. En un mot, paramétrer la comptabilité.

Il existe une fonction dans le menu "Outils divers" de la comptabilité qui permet d'automatiser une reprise de paramètres d'un dossier à l'autre. Pou plus d'informations, se référer à la page wiki https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-comptabilite/page/dupliquer-le-parametrage-dune-structure-tcr.

Les conséquences en GRH

L'ajout de nouvelles structures a également des conséquences en GRH et en DSN. Pour plus d'informations, se référer à la page wiki https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-grh/page/creer-une-nouvelle-section-les-consequences-en-grh.