Console - Mode Administrateur Le Projet Majorité, module administrateur L'organisation du livre Console Mode Administrateur Ce livre est organisé à raison de cette page d'introduction puis, pour chaque logiciel : Un chapitre comportant plusieurs pages. Chaque page traite un sujet précis. Chaque sujet est également illustré par une vidéo. Dans le bas de chaque page wiki, le lien vidéo est inséré pour permettre au client de consulter la page wiki et/ou la vidéo Une page wiki reprenant chaque sujet traité avec directement le lien vidéo. Les sujets sont organisés par ordre alphabétique. Cela permet de télécharger toutes les vidéos d'un logiciel et de les conserver sur un PC en local Certaines fonctions de la comptabilité sont, parfois, déjà à la disposition des utilisateurs finaux (déverrouillage des virements fournisseurs, régénération des comptes justifiés, etc.) par le biais des "Fonctions Administrateur Avancées" du configurateur. Ces fonctions sont toujours d'actualité. Elles existent toujours et ne sont pas supprimées. Les utilisateurs qui en bénéficient peuvent continuer à les utiliser sans solliciter leur administrateur. Ces fonctions sont décrites pour les utilisateurs qui n'y auraient pas accès et qui devaient faire appel à l'assistance EIG et doivent maintenant passer par leur administrateur Présentation du livre Présentation du contenu d'un chapitre (la GRH) Présentation de la fin d'une page wiki Présentation de la page des liens vidéos La vidéo explicative https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/oMdHogMd3PM2aY9La vidéo explicative du livre Console Administrateur https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/p2tadZCmJ4LMgKJLes nouveautés de la mise à jour de juin 2025 (page publique) La mise à jour de juin 2025 a apporté des nouveautés qui ne sont pas encore traitées dans les pages wiki suivantes : Comptabilité Réparation du budget, bouton en forme d'éclair dans la gestion du budget du menu 'Gestion du budget" au niveau établissement et au niveau section. Utile pour activer les comptes budgétaires d'une nouvelle section Nouveautés dans les "Outils compta" du menu "Général" Nouveautés liées à la dématérialisation. L'auteur de ces lignes n'est pas formé à ces outils, il ne procède pas à l'élaboration de pages wiki et de vidéos GRH Regroupement des fonctions administrateur dans un menu "Administrateur" dédié,le journal des évènements fait déjà l'objet d'une page wiki. Les autres options sont arrivées avec la mise à jour de juin (donc pas de pages wiki pour l'instant) Des fonctionnalités sont réservées aux techniciens EIG, généralement liées aux démarrages des nouveaux clients ou des prestations payantes GRH Budget * Mise à jours des valeurs N-1, permet de mettre à jour les zones "Valeurs N-1" des postes à partir d'un budget ou CBS précédent Actuellement, il y a une fonction de GRH budget décrite avec la GRH. Nous verrons à faire une entrée spéciale GRH Budget. En effet, chez certains clients, la GRH Budget est gérée par les gestionnaires de comptabilité et pas ceux de la paie. Immobilisations Rien pour l'instant mais des nouveautés demandées et annoncées. Les facturations La facturation Prix de Journée, la facturation Résidents et la Gestion Commerciale présentent un journal des évènements qui font tous l'objet d'une page wiki dans leurs chapitres respectifs. Les autres logiciels A notre connaissance, à ce jour, rien de prévu.Comptabilité - Les pages wiki des fonctions "Administrateur" - Avant-propos - Les fonctions administrateur avancées du configurateur Information Bonjour, Certaines fonctions décrites ci-après sont parfois déjà à la disposition des utilisateurs finaux (déverrouillage des virements fournisseurs, régénération des comptes justifiés, etc.) par le biais des "Fonctions Administrateur Avancées" du configurateur. Ces fonctions sont toujours d'actualité. Elles existent toujours et ne sont pas supprimées. Les utilisateurs qui en bénéficient peuvent continuer à les utiliser sans solliciter leur administrateur. Ces fonctions sont décrites pour les utilisateurs qui n'y auraient pas accès et qui devaient faire appel à l'assistance EIG et qui maintenant doivent d'abord passer par leur administrateur. Additif du mardi 2 septembre Une page wiki a été ajoutée à ce sujet. Pour la consulter, se référer à l'adresse : https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/console-mode-administrateur/page/les-fonctions-administrateur-avancees-du-configurateur-applicatif-compta Déclôturer un exercice - Supprimer les à-nouveaux Il arrive parfois qu'un client demande la déclôture d'un exercice. Cette opération peut s'effectuer en mode EIG (Administrateur). Pour rappel, il existe une page wiki liée à la clôture et à la reprise des à-nouveaux : https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-comptabilite/page/cloturer-un-exercice-tcr. Attention : il ne peut y avoir que 2 exercices ouverts en même temps. Si la manipulation risque d'en ouvir un 3ème, ne l'exécuter pas. Dans ce cas, il convient d'adresser une demande à son agence de référence expliquant le besoin et l'agence prendra contact avec le service développement. Lors de la clôture, le journal ZX est créé en date du 1er janvier du nouvel exercice. Pour notre exemple, 2023 : Comment procéder ? Il convient de commercer par supprimer les à-nouveaux puis ensuite de déclôturer. 1 - Se connecter en EIG (Administrateur) 2 - Annuler les à-nouveaux sur N Sélectionner l'établissement concerné et l'exercice N (pour notre exemple, 2023) Sélectionner le menu "Général" Sélectionner l'option "Outils Compta" Sélectionner le 3ème sous-onglet "Suppression des à-nouveaux" et valider par le V vert. Répondre Oui à la demande de confirmation Le traitement s'effectue et le message suivant s'affiche 3 - Déclôturer l'exercice N-1 Revenir sur l'écran d'accueil pour sélectionner l'exercice N-1 (pour notre exemple, 2022) Retourner dans les "Outils Compta" Sélectionner le 2ème sous-onglet "Déclôture d'un exercice" et valider par le V vert. Répondre Oui à la demande de confirmation Le traitement s'effectue et le message suivant s'affiche 4 - Procéder ainsi pour tous les établissements concernés 5 - Informer les personnes concernées qu'elles peuvent reprendre le travail Le lien vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/ayizXzYGgSEes8EDéverrouiller un virement fournisseur Un virement fournisseur a 2 statuts successifs : Généré : il est préparé et toujours accessible en modification Emis : le fichier est sorti du logicel pour être transmis à la banque pour virement. De ce fait, il n'est plus possible de le modifier. Seule la visualisation est possible : Il est possible de revenir du statut Emis au statut Généré pour 2 raisons : La banque ne peut pas lire le fichier et le rejette. Il faut alors obtenir de la banque la raison précise du rejet afin de pouvoir intervenir dans EIG La personne qui a préparé et émis le fichier (ou un responsable hiérarchique) constate une anomalie dans les factures traitées. Dans ce cas, il faut vérifier que la banque n'a pas traité le fichier. Pour procéder, il faut utiliser l'icône en forme clé . En cliquant dessus, le programme affiche le message : En cliquant sur Oui, le statut revient à la valeur Généré : Il est à nouveau possible de le modifier. Attention à la date de paiement, elle ne doit pas être antérieur à la date du jour : Remarque Des utilisateurs peuvent déjà bénéficier de cette fonctionnalité. Ils peuvent continuer à l'utiliser sans solliciter l'administrateur. Il en est de même pour les autres fonctions qui leurs sont attribuées. Le lien vers la vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/4ETJtY9SjnL5M5eGénérer le fichier FEC Cette fonction était déjà à disposition des utilisateurs ayant accès au menu Transfert de la comptabilité. Son utilisation est déjà décrite à l'adresse : https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/transfert/page/generer-les-fichiers-fec-tcr Le lien vers la vidéo : https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/WbLFAZ9MCX7QTT3 Régénérer un ou plusieurs comptes justifiés Rappel Les comptes justifiés sont les comptes présents en lettrage. La présence d'un compte en lettrage est liée à la case "Justification du compte" cochée dans le plan comptable. Par exemple, le compte 442100, prélèvement à la source, codifié ainsi dans le plan comptable et présent dans le lettrage : La fonction de régénération est utile quand un compte est absent du lettrage et est ajouté alors que des écritures sont déjà présentes. Le fait de cocher la case rend le compte présent dans le lettrage dès la prochaine écriture saisie ou générée mais le fait de cocher la case ne reprend pas les écritures déjà présentes en comptabilité automatiquement dans le lettrage. Il faut, pour cela, régénérer le compte dans le lettrage. Par exemple, le compte 447100, taxe sur les salaires, n'est pas prévu dans le lettrage : Il a déja des écritures pour l'exercice : Et pourtant, dans le lettrage, ces écritures ne sont pas reprises : Comment procéder ? Il faut sélectionner le menu Général du programme de comptabilité et y sélectionner  Outils Compta . Cette nouvelle entrée offre 3 possibilités chacune présente dans un sous-onglet : Les options de déclôture d'un exercice et de suppression des à-nouveaux sont traités dans une autre page. Dans la présente page, nous traitons du 1er sous-onglet Comptes Justifiés. L'écran offre 2 options : la régénération des comptes justifiés et la modification en masse des paramètres des à-nouveaux détaillés. La régénération des comptes justifiés Comme il est indiqué dans la fenêtre de traitement, il existe 2 possibilités : la régénération et la suppression. Dans les 2 cas, il faut indiquer le compte de début et le compte de fin (ils peuvent être identques). Dans le cas de la régénération, il faut également renseigner les exercices concernés. Les comptes justifiés avant la manipulation Prêtez attention au compte surligné dont le solde est créditeur de 14884,74, FOMARCH, Marché U et à celui qui le précède, FOMANEN, GEDIMAT dont les mouvements sont de 358,53 au débit et de 581,70 au crédit. Nous devons procéder à la régénération de ces deux comptes. Compte de début : nous renseignons le compte manuellement Compte de fin : il est initialisé automatiquement à l'identique du compte de début. Nous saisissons le second Exercice de début : par défaut, le programme indique 2002, année de mise en service du logiciel. Nous choisissons de les régénérer depuis 2023 (il vaut mieux reprendre 2 exercices) Exercice de fin : par défaut, c'est l'exercice courant qui est proposé Il faut valider le traitement en cliquant sur le V vert Le programme en demande la confirmation : Les comptes traités sont affichés dans le cadre de droite : Il faut noter que deux autres comptes que nous n'avions pas dans le lettrage sont ajoutés à la liste. Ce qui signifie que le programme passe en revue tous les comptes du plan comptable compris entre le début et la fin et les régénère. S'il avait fallu uniquement traiter les deux comptes de l'exemple, il aurait fallu faire : Un premier traitement avec le compte de début égal au compte de fin égal à FOMANEN Un second traitement avec le compte de début égal au compte de fin égal à FOMARCH Il est donc nécessaire que le demandeur soit précis dans l'expression de son besoin. Les comptes justifiés après la manipulation Les mouvements des deux comptes sont supérieurs à ceux précédant l'intervention. Il convient de les reprendre un par un pour refaire le lettrage. Mais, la manipulation a également généré le compte FOMANUT, MANUTAN SA qu'il faut également lettrer. La modification en masse des paramètres des à-nouveaux détaillés Par défaut, le programme génère une ligne d'à-nouveau par compte mais pour les comptes en lettrage, il est possible de rependre les à-nouveaux de façon détaillée. C'est à dire que, pour chaque écriture non lettrée, le programme passe une ligne d'à-nouveau. Le paramétrage s'effectue dans le plan compable, sur le premier sous-onglet, Général : S'il faut modifier quelques comptes, il est possible de le faire un par un. Mais s'il faut le faire pour une majorité de comptes, cela peut devenir fastidieux.  Cette option permet de le faire pour tous les comptes d'un même groupe auxiliaire. Il est même possible de programmer la justification du compte de centralisation. De ce fait, tous ses comptes auxiliaires sont également justifiés et la création d'un nouveau compte auxiliaire reprend le paramétrage du compte de centralisation : Le module permet de : Sélectionner l'opération à mener : cocher automatiquement la case Justification du compte pour les comptes auxilaires d'un  ou plusieurs groupes et/ou de procéder aux à-nouveaux détaillés pour les mêmes groupes auxiliaires Sélectionner les groupes auxiliaires concernés. Attention, si un groupe est concerné par la justification du compte et un autre par les à-nouveaux détaillés, il faut faire 2 traitements distincts Choisir de le faire pour les 2 exercices. Si la case n'est pas cochée, l'opération ne concerne que l'exercice en cours Sélectionner les établissements concernés Le bouton Exécuter permet de lancer le traitement, une confirmation est demandée : Un message est affiché pour informer l'administrateur du bon fonctionnement du traitement. Remarque Des utilisateurs peuvent déjà bénéficier de cette fonctionnalité (par un autre chemin). Ils peuvent continuer à l'utiliser sans solliciter l'administrateur. Il en est de même pour les autres fonctions qui leurs sont attribuées. Le lien vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/JSZKHiLTq27XFZNEffectuer un lettrage déséquilibré Effectuer un lettrage déséquilibré peut s'avérer utile en cas de démarrage d'un nouveau client, lors de la reprise des écritures précédentes ou lors de la régénération d'un compte justifié pour lettrer les anciennes écritures déjà soldées afin de ne laisser dans le lettrage que les écritures actives. Exemple sur le compte  447100 issu de la régénération du compte : La validation entraine le lettrage des écritures sélectionnées : Le lien vers la vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/mQDbCW5EjDcGwnd Remarque : cette fonctionnalité existe aussi au niveau utilisateur en fonction des droits utilisateurs attribués : Plus plus d'informations à ce sujet, il faut se référer à la formation Configurateur EIG.Saisir des OD analytiques déséquilibrées - Ne fonctionne pas - En attente Le but de la saisie des OD analytiques déséquilibrée est de modifier la comptabilité analytique sans modifier la comptabilité générale. C'est le cas quand un traitement analytique est démarré en cours d'exercice. En effet, il n'y a pas de reprise automatique des écritures déjà passées depuis le début de l'exercice. Par défaut, les écritures sont toujours modifiables tant qu'elles ne sont pas validées. Généralement, pour les écritures générales, la validation a lieu lors de la clôture de l'exrcice. Mais elle est toujours effectuée pour les écritures automatiques (par exemple, celles de la GRH). Dans ce cas, les codifications analytiques sont liées à la codification de la comptabilisation des TH en ESAT ou des salariés de l'Entreprise Adaptée (voire des travailleurs sociaux qui sont affectés à l'ESAT ou ventilés comptablement sur l'ESAT). Il est possible de modifier les codifications dans la fiche contrat (y compris rétroactivement) mais cela suppose de régénérer les écritures comptables. En fonction des règles internes de la structure ou des droits utilisateurs, cette possibilité n'est peut-être pas active. De ce fait, quand la comptabilité analytique est incorrecte, il convient de passer des OD analytiques pour la corriger. L'accès s'effectue par le menu Gestion Comptabilité et le bouton Saisie Analytique  . Dans l'exemple qui suit, l'établissement créé une nouvelle comptabilité analytique Salaires chargés. Les postes analytiques sont les catégories de l'annexe 13, tableau des effectifs, du compte administratif. La consultation de la balance analytique présente un écran vide. En effet, les écritures du mois courant (avril 2024) ne seront intégrées qu'au traitement des charges d'avril. Il faut donc saisir les 3 mois antérieurs. Solder les comptes 18 de liaisons interstructures La comptabilité EIG permet de passer des écritures comptables (manuelles ou automatiques) d'un établissement à l'autre sans avoir à saisir d'écritures dans les comptes 18 de liaisons. Ceux-ci sont alimentés automatiquement. Nous rappelons que la codification de cet automatisme se situe dans la gestion des constantes (Menu Fichiers de base) à raison d'une codification par logiciel : Au fil du temps, les mouvements se cumulent avec les à-nouveaux et augmentent les soldes, ce qui est visible sur la balance générale : Il est donc parfois nécessaire de les solder. Cette opération s'effectue par la saisie d'écritures. Il faut obligatoirement saisir un code de saisie d'OD ; il est possible d'en créer un spécifique pour isoler ces écritures et cliquer sur la ligne de petits points. La ligne "Je veux effectuer une saisie de Régule IS en connaissance de cause" est masquée au lancement de la fenêtre. Elle s'affiche en cliquant sur les petits points. Il faut la cocher et cliquer sur OK pour continuer. La grille de saisie est simple : La saisie s'effectue en mode pièce et doit être équilibrée. Il faut penser à également solder le même compte dans son établissement miroir. Le lien vers la vidéo : https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/bwaQyoHEajMBirR Consulter le journal des évènements de la comptabilité Introduction Une fois n'est pas coutule, pour consulter le journal des évènements de la comptabilité, il faut ouvrir les fonctions administrateur du logiciel Immobilisations. En effet, à l'origine, il était prévu des gérer un journal des évènements général commun à tous les logiciels. Puis cette idée a été abandonnéeau profit d'un journal par groupe de logiciels (La comptabilité et les immobilisations, les facturations; la GRH avec la GRH Budget et la GPEC) Prérequis Etre connecté(e) en (EIG) Administrateur Le fait d'être connecté(e) en (EIG) Administrateur donne droit à un menu supplémentaire "Administrateur". A noter que ces fonctions étaient précédemment réservées aux techniciens EIG par le mode "Pupitre" ce qui explique que l'entête de chapitre reste "Outils Pupitre" : Comment procéder ? Le journal des évènements est accessible par l'icône . La fenêtre de sélection Par défaut, la sélection est la plus large possible : La case Tous les utilisateurs est précochée mais il est possible de sélectionner un utilisateur en décochant la case et un menu déroulant est proposé avec tous les noms des utilisateurs du logiciel Immobilisations référencés La case Pas de sélection de dates est précochée. La recherche permet de remonter dans le temps Action : toutes les actions sont précochées Archivage, l'option tous est précochée Application, Imobilisation est précochée. Il faut la décocher et cocher Comptabilité Il faut exécuter le traitement en cliquant sdur le bouton . Présentation du résultat Le résultat s'affiche dans la partie située sous l'écran de sélection du plus récent au plus ancien. Noter sur la ligne d'entête, dans la première colonne Date de l'action la présence d'un triangle dont la point est dirigée vers le bas. La présence du triangle dans l'entête indique la colonne qui sert de base pour le tri des informations. En cliquant sur le libellé Utilisateur, le triangle se déplace et Le passage d'un utilisateur à l'autre se constate : La règle au dessus le la ligne d'entête permet d'augmenter la taille de la fenêtre d'affichage. Les informations affichées sont : La date et l'heure de l'action L'établissement concerné La section concernée L'utilisateur EIG par les lettres de son nom d'utilisateur EIG L'action qui recense celles proposées dans la fenêtre de sélection Le libellé qui décrit précisément le pourquoi de l'action La colonne Archiver avec une case qui peut être cochée ou pas. La case est cochée quand le traitement est définitif : Sorties (cession, réforme, transfert) Eclatements Traitement (génération des écritures ou du prévisionnel), clôture de l'exercice ou traitement spécial L'application, égale à Comptabilité La version du programme en cours lors de l'action La grille utilisée est la même que celle de la gestion des immobilisations et ses fonctionnalités sont les mêmes. Comptabilité - Les liens vidéos des fonctions "Administrateur" Déclôturer un exercice - Supprimer les à-nouveaux https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/ayizXzYGgSEes8E Déverrouiller un virement fournisseur https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/4ETJtY9SjnL5M5e Effectuer un lettrage déséquilibré https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/mQDbCW5EjDcGwnd Générer le fichier FEC https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/WbLFAZ9MCX7QTT3 Régénérer les comptes justifiés https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/JSZKHiLTq27XFZN Solder les comptes 18 de liaisons interstructures https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/bwaQyoHEajMBirR GRH - Les pages wiki des fonctions "Administrateur" Modifier les dates d'interrogation de la DSN Pourquoi cette option ? Lorsque le client procède à un téléchargement, les dates d'opération sont stockées dans EIG. Cela permet, lors du téléchargement suivant, de limiter le volume d'information à télécharger et donc que le téléchargement soit plus rapide. Cela vaut pour : Les retours des FCTU en cliquant sur le bouton Recevoir Les retours des arrêts de travail en cliquant sur le bouton Retours de transmission Le téléchargement des fichiers d'IJSS en cliquant sur le bouton Téléchargement DSN Les retourrs de SADV en cliquant sur le bouton Recevoir Il peut arriver que les données attendues ne viennent pas. Dans ce cas, il est possible de lancer les téléchargements sur une période plus longue mais qui ne peut exécéder 3 mois (délai de mise à disposition de fichiers, contrainte DSN). C'est pour cela que cette option existe. L'accès Il se situe dans le paramétrage DSN, au niveau association (SIREN) et dans l'onglet Connexion (Menu DSN). Il est indiqué par une ligne supplémentaire : Nombre de mois à interroger, libellé de la zone suivante Nombre de mois à interroger, liste allant de 1 à 3. Trois étant le nombre de mois maximum de mise à disposition des informations Date d'interrogation, le bouton à modifier pour atteindre les données à modifier Lors de l'interrogation des retours par les utilisateurs, le programme interroge le serveur DSN à partir de la dernière date d'interrogation afin de limiter le temps de traitement. Ce traitement permet de réinitialiser la dernière date d'interrogation en fonction du type de message DSN. Le traitement Il faut cliquer sur le bouton Modifier pour accéder aux données. Par défaut, le programme affiche la date des derniers téléchargements : La ligne Général concerne la DSN mensuelle. Il faut double-cliquer sur la ligne à modifier. Une confirmation est demandée : En répondant Oui, la date est effacée pour permettre de télécharger les retours mis à disposition. Attention : ainsi qu'il est indiqué dans la 1ère copie d'écran de cette page, le téléchargement ne peut excéder 3 mois. Une fois, l'opération effectuée, il faut cliquer sur le bouton Enregister. Précision : c'est la seule fois ou le mot de passe de connexion apparaît en clair. Il doit être le même que celui de votre connexion générale à Net-Entreprises. Quand vous modifiez celui de Net-Entreprises, vous devez modifiez celui d'EIG. Le lien vers la vidéo : https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/785wm4zR8bABDHnIgnorer les erreurs SSL (DSN) Les erreurs de connexion SSL surviennent lorsque vous essayer d'accéder à un site web via le protocole de transfert hypertexte sécurisé (HTTPS) et que quelque chose ne fonctionne pas correctement avec le certificat SSL du site. SSL signifie "Secure Sockets Layer", il s'agit d'un protocole de sécurité qui créé un lien chiffré entre un serveur Web et un navigateur Web. Les messages d'erreur peuvent varier d'un navigateur Internet à l'autre (Microsoft Edge, Google Chrome, Firefox, etc.). Il existe également plusieurs interventions possibles pour résoudre ces erreurs. Nous n'entrerons pas dans les détails ici. Nous vous invitons à effectuer une recherche Internet pour plus d'informations. Comment ignorer ces erreurs ? Il suffit d'une case à cocher dans les paramètres de connexion de la DSN. Il faut accéder aux paramètres de la DSN, au niveau association (SIREN) et à l'onglet Connexion (Menu DSN). La case à cocher s'intitule Ignorer les erreurs SSL : Il faut cliquer sur le bouton Modifier pour accéder à la case et la cocher. En une la manipulation effectuée, il faut cliquer sur le bouton "Enregister" pour la valider. Lors des prochains téléchargements à partir de la DSN, le programme passera outre ces erreurs pour effecter le téléchargement requis. Précision : c'est la seule fois ou le mot de passe de connexion apparaît en clair. Il doit être le même que celui de votre connexion générale à Net-Entreprises. Quand vous modifiez celui de Net-Entreprises, vous devez modifiez celui d'EIG. Le lien vers la vidéo : https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/3RfgpFnK6BHqq3w Désactiver l'EDI de la DSN EDI signifie Echange de Données Informatiques. C'est le mode qui permet d'envoyer directement les informations de la DSN à Net-Entreprises par les boutons Transmission (DSN mensuelle et Arrêts de travail DSN) ou Envoyer (FCTU et SADV). Il permet également de télécharger les taux PAS ou les indemnités de sécurité sociale. Désactiver ce mode permet d'extraire la DSN mensuelle d'EIG pour la déposer manuellement sur le site de Net-Entreprises ou directement sur les sites des différents tiers sociaux concernés. Attention : tant que l'EDI est désactivé, il est impossible d'envoyer des arrêts de travail, des FCTU et des SADV. Le lien vers la vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/dSQbzPYSoikMJizGénérer un établissement en mode réel de la DSN Rappel du fonctionnement de la DSN dans EIG Tant que le mois de paye est ouvert, la DSN est en mode TEST. Ce mode est présent afin de vérifier que la DSN ne présente pas d'erreurs. Nous préconisons toujours de faire un test de transmission afin de s'assurer que la DSN ne présente pas d'erreurs et d'anticiper la résolution tant que la paye est toujours active. C'est lors du changement de mois que la DSN réelle est générée. De ce fait, seule la génération totale est possible. Quand l'utilisateur ne pratique pas la DSN en mode Test et effectue directement une DSN réelle (ce qu'EIG déconseille), il peut avoir un retour négatif. Or, comme la paye du mois suivant est ouverte, il n'est plus possible de revenir sur la paye du mois précédent. En clair, quand la paye d'avril est ouverte, il n'est plus possible de modifier les payes de mars. Selon l'erreur constatée, il faut parfois utiliser les régularisations DSN de masse des Autres traitements et de ce fait, il faut régénérer la DSN de l'établissement concerné Avant, seul le mode Pupitre le permettait. Maintenant, cette régénération est disponible en mode administrateur. Attention En cas de paiement centralisé sur un établissement pour toute ou partie de l'association, il faut régénérer toute l'association sinon les blocs spécifiques de paiement ne sont pas créés. Cette information ne figure pas dans la vidéo. Le lien vers la vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/X8DWNb94dZpQJXq Codifier une fraction de déclaration en DSN A quoi sert le fractionnement de la DSN ? Déclarer une fraction en DSN pour une section de déclaration de DSN est obligatoire quand une partie de la paye de la section est gérée et transmise par un organisme tiers. Par exemple, un cabinet comptable gère les payes des travailleurs sociaux d'un ESAT et les transmets en DSN par son propre logiciel. Tandis que l'établissement gère les payes des travailleurs handicapés et les transmet par EIG. Il n'est pas possible d'envoyer 2 DSN différentes pour le même siret. Le premier qui envoie sa DSN réelle juste la verra validée. L'autre aura sa DSN rejetée parce qu'une DSN réelle sera déjà validée pour le même SIRET. Le seul moyen de traiter ces 2 parties d'une même DSN est de procéder par fractionnement de la DSN. Le premier déclare sa partie avec un numéro de fraction égal à 1/2 et l'autre déclare sa partie avec un numéro de fraction 2/2. Ainsi quand la première partie de la DSN est reçue, les organismes savent qu'elle est en deux parties. Et donc, la seconde partie n'est pas rejetée. Comment procéder ? La codification s'effectue dans le paramétrage de la DSN (menu DSN) sur kla section de déclaration : Une section déclarée par une autre n'a pas le même paramétrage Par défaut, toutes les sections de déclaration ont un numéro de fraction égal à 11, soit 1 sur 1. La plupart du temps, c'est l'organisme tiers qui déclare le premier numéro de fraction, 12 soit 1 sur 2. La section, elle, doit codifier le numéro de fraction 22 soit 2 sur 2 et indiquer la date à partir de laquelle le fractionnement entre en vigueur. Le programme demande confirmation avant de valider l'opération : Le lien vers la vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/A9Qqzctzxcxs4ST Consulter le journal des évènements de la GRH Le journal des évènements recense les opérations réalisées en GRH et GRHBudget sur 1 an. Plusieurs informations y sont renseignées : La date et l'heure La session Windows L'utilisateur EIG L'objet de la manipulation L'accès est situé dans le menu Options utilisateur, par le bouton Comme pour toutes les fonctions administrateur de GRH, un message d'avertissement est affiché : Il faut cliquer sur OK, la GRH lance un programme indépêndant, indiqué dans la barre des tâches par le bouton Au début, le cadre est vide : Il faut utiliser le cartouche du haut pour sélectionner les éléments du requêtage : Par défaut, c'est la période de paye courant qui est présélectionnée. Il est possible de modifier ces dates. Il est possible de filtrer sur une personne,par la zone Alias. En cochant cette case, la liste des personnes présentes en GRH est affichée pour en sélectionner une. Dans le cas d'un CDD ayant plusieurs contrats, il est possible de filtrer sur le contrat par la zone Contrat. La base présentée dans cette page wiki est celle de l'atelier GRH 2024. Tous les évènements sont liés au mois de janvier. Nous sélectionnons les dates du 1er janvier au 5 février. L'exécution de la sélection s'effectue en cliquant sur le bouton Rafraichir : Une barre de défilement verte apparaît sous le titre Journal des évènements Et le résultat est affiché : L'affichage continue sur la droite de l'écran, la barre horizontale permet d'afficher la suite des informations : Comme dans Excel, il est possible de double-cliquer sur la séparation entre les colonnes afin de restreindre la largeur de la colonne à celle de la donnée la plus large et ainsi, obtenir un affichage complet : Ce type d'affichage est appelé mode entrepôt. En faisant un clic-droit sur la ligne d'entête, il est possible de sélectionner des colonnes pour l'affichage : Ou d'exporter le résultat à l'écran sous forme de tableau en format CSV qu'il est possible d'ouvrir par Excel. Il est possible d'organiser la liste en fonction d'une des colonnes. Pour cela, il faut Cliquer en l'entête de la colonne Maintenir le bouton de souris enfoncé Soulever cet entête vers le haut Relacher la souris Par exemple à partir la colonne évènement, nous obtenons un affichage regroupé : Dans l'affichage réel, le groupe Modification est ouvert. Nous l'avons fermé pour présenter le résultat ci-dessus. Pour revenir à l'état initial, il suffit de faire un double-clic sur le bouton évènement et celui reprend sa place d'origine. Plusieurs ensembles sont présentés, chacun caractérisé par un code couleur : Horodatage Présente la date et l'heure de la manipulation Ensemble Evènement La liste des éléments de la colonne Evènements sont : Autre. Concerne les traitements génériques ou de masse Exception Création. Tout type, le sujet concerné est renseigné dans la colonne Libellé Modification. Tout type, le sujet concerné est renseigné dans la colonne Libellé Suppression. Tout type, le sujet concerné est renseigné dans la colonne Libellé Traitement : début Traitement : fin Traitement : arrêt Traitement : anomalie Notification La colonne source contient le nom interne de la fonction du programme concernée. La période correspond à la période de paye active. La colonne Portée contient plusieurs possibilités : Contrat. Concerne une manipulation validée dans la fiche contrat Globale. Concerne une opération globale, calcul de paye, des charges, édition des bulletins, etc. Personne. Concerne une manipulation validée dans la fiche personne Structure. Concerne le paramétrage général, paramétrage association/section, modification des constantes Inconnue. Concerne les modifications de l'ordre d'édition des rubriques dans la gestion des bulletins La colonne Libellé contient le sujet précis concerné par l'évènement et la portée. La colonne Module contient 2 options : Base. Concerne tous les évènements liés à la personne ou au contrat Structure. Concerne le paramétrage général Ensemble Structure La colonne Structure subdivisée en Etab et Section est généralement vide. Elle contient des informations de paramétrage général spécifique. Ensemble Système La partie Système est subdivisée en 4 colonnes : Utilisateur Windows. Contient le nom de la session Windows. Pour les utilisateurs hébergés par EIG, leur session est représenté par l'initiale de leur prénom attachée à leur nom de famille. Quand la base est en local sur un PC, il s'agit du nom de la session Windows Pour les clients disposant de leur propre serveur, dépend du nom Windows géré par leur service informatique Ordinateur. Contient le nom de l'ordinateur tel que décrit dans le système du panneau de configuration. Pour les clients hébergés par EIG, il s'agit du nom du serveur d'hébergement Adresse IP Pour les postes locaux, contient le nom de l'ordinateur décrit dans le système du panneau de configuration Pour les clients hébergés par EIG, il s'agit du serveur d'hébergement Pour les clients disposant de leur propre serveur, il s'agit de l'adresse IP fixe de leur session Domaine. Contient le nom du domaine quel que soit le poste. Quand la base est en local sur le poste, il s'agit du nom de l'ordinateur tel que décrit dans le système du panneau de configuration Ensemble Utilisateur EIG La partie Utilisateur EIG permet d'identifier la personne qui a réalisé la manipulation. Elle est subdivisée en 4 parties : Nom. Nom de la personne tel que renseigné dans le configurateur EIG Identifiant. Il s'agit des 2 ou 3 lettres précédent le nom tel que renseigné dans le configurateur et apparaissant dans l'écran de connexion EIG Poste. Est égal à la colonne Système/Utilisateur Site. Il s'agit du numéro de site renseigné dans les propiétés du configurateur Ensemble Applicatif L'ensemble applicatif présente le nom du programme, sa version et celles de la base de données, de la bibliothèque et du gestionnaire de rubriques. Pour une fourchette de date sur le même mois, il est possible de ne pas les afficher. Ensemble Complément L'ensemble complément contient 3 colonnes : Alias, Id1 et Id2. Les colonnes Id1 et Id2 sont des références internes de matricule et de contrat. Elles sont plus à destination des développeurs. C'est la colonne Alias qui présente le plus d'intérêt. Selon l'opération réalisée, elle précise ce qui fait son objet : Pour une portée de type Contrat ou Personne, contient le matricule de la personne Pour la modification d'une constante générale, c'est l'alias de la constante qui est indiqué Pour une opération globale, c'est le nom interne de la procédure qui est renseigné Pour  une manipulation sur une rubrique (dans le gestionnaire de rubriques ou dans la gestion du bulletin), c'est l'alias de la rubrique qui est renseigné Pour un usage, c'est l'intitulé de l'usage qui est renseigné Pour la saisie d'IJSS, c'est le nom du salarié qui est indiqué Le cartouche Quelle que soit la ligne, les informations sont reprises dans le cartouche du bas d'écran avec des informations complémentaires : Lors d'un calcul de paye, de l'édition des bulletin, du calcul des charges, les matricules traités sont indiquées dans la partie de droite : A noter : l'étude du journal des évènements peut s'avérer assez longue. Surtout pour chercher un évènement précis, ce qui est souvent le cas. Exemple d'étude réelle menée par un technicien EIG Une cliente (la DRH) avait réalisé un bulletin de régularisation pour un salarié sorti suite à un jugement des prud'hommes et ne retrouvait pas le bulletin dans la base alors qu'elle en avait l'édition. Elle a donc sollicité l'assistance pour en connaître la raison. En fonction des dates de travail fournies par la cliente, le technicien EIG a étudié le journal des évènements. Il a retouvé la date de création du contrat, a constaté que le bulletin a bien été calculé, édité et traité dans les charges (manipulations effectuées par la DRH et son adjointe). La finalité est qu'avant d'ouvrir la période du mois suivant pour envoyer la DSN en réel, un des utilisateurs a supprimé le bulletin en question. Un message a été adressé à la cliente avec la copie d'écran de la date de création et de la tache de suppression. La copie d'écran reprenait la ligne concernée et le cartouche de bas d'écran avec le détail des informations. La cliente a du refaire le bulletin. L'épuration du journal Elle a lieu lors des compactages. Pour les clients hébergés ou disposant de leur propre serveur, une opération de compactage est programmée une fois par semaine. Pour les clients qui fonctionnent avec un réseau de quelques PC, voire un seul PC, c'est quand ils procèdent au compactage de la base GRH que le journal des évènements est épuré. Le lien vers la vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/rXY7odLEetZLtjRSupprimer les variables de rappel de valeur de point Rappel Quand un rappel de valeur est constitué (Menu traitements divers), le programme propose de générer les variables de paye automatiquement : Dans un premier temps, il faut répondre Non afin de vérifier le contenu de l'édition. Pour créer les variables, il faut ensuite utiliser le bouton et demande une confirmation : Les variables sont directement imputées dans les fiches contrats : Sans créer de liste de saisie : Quand un utilisateur autre que l'administrateur modifie les paramètres du rappel pour le valoriser à nouveau, la génération suivante des variables de paye annule et remplace la génération précédente. Il existe une possibilité intermédiaire pour l'administrateur : la suppression de toutes les variables précédemment générées. C'est le X rouge en bas de l'écran qui permet cette manipulation En cliquant sur ce bouton, un écran d'avertissement apparaît demandant confirmation du traitement L'opération se conclue par un écran Et l'écran des variables est vide Le lien vers la vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/ZsQn5J9YjP5GkB4Supprimer le CBS et le budget en cours d'année Rappel et postulat de départ Le budget prévisionnel GRH est établi entre juin et octobre 2023 pour être déposé au financeur au 31 octobre dernier délai. Pendant cette période, l'utilisateur (trice) a généré son budget GRH 2024 puis l'avait dupliqué en 3024 pour préparer une autre version selon une autre orientation. Le conseil d'administration décide de déposer cette nouvelle mouture au financeur (donc le budget 3024). Quand l'année de paye 2024 démarre, c'est le budget GRH 2024 qui devient le budget actif. C'est ce budget qui permet de générer le CBS 2024. A partir de juin 2024, la structure reçoit son budget exécutoire 2024 et la version de budget 3024 est validée par le financeur. C'est donc ce budget qui doit servir de base au CBS 2024 et non plus l'ancien budget 2024 devenu obsolète. Le CBS d'une année va forcément de pair avec l'année de paye et l'année budgétaire. Donc, en générant un CBS à partir du budget 3024, le CBS sera le CBS 3024 et ne fonctionnera qu'avec la paye de l'année 3024. Pour avoir un CBS 2024 utilisant la paye 2024, il faut donc un budget 2024. Comment faire pour obtenir un budget 2024 d'actualité ? Il faut : Supprimer le CBS 2024 Supprimer le budget 2024 Générer un nouveau budget 2024 à partir du budget 3024 Générer le CBS 2024 à partir du nouveau budget 2024 Mais Les utilisateurs n'ont pas ce droit, seul l'administrateur EIG l'a : L'utilisateur (trice) doit alors contacter l'administrateur qui va procéder aux opérations de suppressions décrites précédemment (1 et 2). Une fois les suppressions réalisées, il prévient son collègue qu'il (elle) peut générer son nouveau budget 2024 à partir de son budget 3024 puis générer son CBS 2024 à partir du nouveau budget 2024 (3 et 4). Comment l'administrateur doit-il procéder ? Supprimer le CBS 2024. Activer la gestion des budgets, menu "Paramètres Généraux" Sélectionner l'année du CBS à supprimer, la ligne est surlignée en bleu Cliquer sur le X rouge de la partie CBS de la barre de boutons. Il est intitulé "Supprimer  le CBS" Réponse "Oui" aux 2 questions et Cliquer sur "OK" pour finaliser la première phase Relancer la GRH budget Supprimer le budget 2024 Activer la gestion des budgets, menu "Paramètres Généraux" (le CBS 2024 a disparu de la liste) Sélectionner le budget à supprimer, la ligne est surlignée en bleu Cliquer sur le X rouge de la partie Budget de la barre de boutons. Il est intitulé "Supprimer le budget sélectionné" Répondre "Oui" aux 2 questions et Cliquer sur OK pour finaliser la deuxième phase Prévenir son/sa collègue qu'il/elle peut recréer son budget 2024 à partir de son budget 3024 Une fois le budget 2024 recréé, c'est à partir de ce budget (qui a repris le bon budget 3024) que le CBS 2024 peut être généré. Le lien vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/o6cXBxaqWx24X5Y Reconstruire les bulletins historisés Présentation Cette fonction permet de rééditer un bulletin d'une ancienne période de paye close réactualisé de nouvelles données administratives. Par exemple, en septembre 2025 : Une salariée se marie et décide de porter le nom de famille de son époux . Son bulletin de septembre 2025 est édité avec la mention Mademoiselle Nom de jeune fille Prénom au lieu de Madame Nom d'épouse Prénom Un salarié déménage et son bulletin de septembre 2025 est établi à son ancienne adresse Les changements sont portés après l'ouverture de la période d'octobre 2025. Ces deux salariés demandent à ce que leurs bulletins de septembre soient éditées avec leurs nouvelles données. 1er cas : Mademoiselle CORDY devient Madame CROCHE, son bulletin de septembre 2ème cas : une salariée habitait au 7 rue André Citroën, Immeuble Antarès à Crestet. Elle a déménagé au 8 rue Jean-Claude DUSSE à Carpentras, son bulletin de septembre Mettre à jour les fiches personnes Tout d'abord, il faut aller dans chaque fiche personne et modifier les données concernées. Cela peut être effectué au niveau utilisateur, il n'y a pas besoin d'être connecté en EIG (Administrateur) ou d'avoir accès au menu Administrateur pour effectuer ces modifications. Chaque utilisateur disposant des droits sur la fiche personne peut le faire. Il faut ensuite prévenir l'administrateur EIG ou l'administrateur de la GRH afin qu'il intervienne. Intervention de l'administrateur Prérequis Etre connecté en EIG (Administrateur) ou disposer des droits du menu Administrateur Comment procéder ? Aller dans le menu Administrateur Choisir l'option Traitements spéciaux représenté par l'icône Choisir la première ligne, elle est déjà surlignée en bleu car présélectionnée Faire un double-clic pour y accéder Première manipulation : repérer les personnes dans la liste des salariés qui s'affiche, la recherche intuitive fonctionne. Astuce, en cliquant sur Affichage par groupe dans le haut à droite de la liste, les personnes sont classées par la première de leur nom de famille (les A ensemble, puis les B, ensuite les C, etc.) Sélectionner les personnes concernées en cochant la case sur la gauche, noter que dans le cas d'un changement de nom, c'est le nouveau nom qui s'affiche Deuxième manipulation : cliquer une fois sur le chevron de la ligne 2 - Sélection des périodes L'année en cours est présélectionnée, son affichage et son fonctionnement son les mêmes que ceux de l'historique de paye Ne laisser cocher que le(s) mois concerné(s) Exécuter le traitement en cliquant sur le bouton en forme d'éclair Cliquer sur Oui lors de la demande de confirmation Cliquer sur Ok pour finaliser le traitement Sortir pour vérifier que le traitement a fonctionné Pour le changement de nom Pour le changement d'adresse Attention : si plusieurs mois sont concernés, il est possible d'en sélectionner plusieurs mais l'expérience montre que cela ne  fonctionne pas toujours. Il faut alors recommencer ces manipulations en procédant mois par moisMettre à jour les différents taux des fiches en fonction de ceux de la section Rappel Il existe une fonctionnalité qui permet d'attribuer automatiquement les bons taux AT (accident du travail), médecine du  travail et transport (versement mobilité) en les codifiant dans les paramètres de chaque section (Menu Paramètres Généraux, option Structures). Ainsi, dans cette structure, les taux sont bien codifiés Et lors de la création d'un salarié dans cette stucture, ses taux sont initialisés par défaut (pavé 8 - Régime): En revanche, pour la section suivante, rien n'est codifié De ce fait, dans son, pavé 8, aucun taux n'est initialisé Si l'utilisateur ne fait pas d'effort pour aller chercher le bon taux, les cotisations respectives ne se déclenchent pas. Il manquera donc des cotisations obligatoires dans la DSN, ce qui générera un courrier d'anomalies. Comment y remédier ? Premièrement, il faut mettre à jour les taux par défaut de la section. Si cela ne concerne que quelques personnes, il est possible de les modifier manuellement. Mais, si ce sont toutes les personnes de la section ou une grande majorité qui sont concernés, il faut faire intervenir l'administrateur EIG ou l'administrateur GRH. Intervention de l'administrateur Prérequis Etre connecté en EIG (Administrateur) ou disposer des droits du menu Administrateur Comment procéder ? Aller dans le menu Administrateur Choisir l'option Traitements spéciaux représenté par l'icône Sélectionner la deuxième ligne en cliquant dessus, elle est alors surlignée en bleu et dans le bas de l'écran, cochez les taux à mettre  à jour. La case Seulement les taux non saisis permet de restreindre le traitement aux sections pour lesquelles les taux des fiches contrats ne sont pas renseignés. Si cette case n'est pas cochée, tous les taux sont mis à jour en fonction de ceux de leurs sections respectives. Attention donc, aux sections qui ont un taux AT général et un taux AT dit taux bureau inférieur au taux général. Les personnes au taux bureau pourraient avoir le taux général au terme de la manipulation Double-cliquer sur cette ligne pour exécuter le traitement Répondre Oui aux 2 demandes de confirmation cliquer sur Ok pour finaliser le traitement et voir la liste des modifications Fermer la liste puis qutter le traitement Il faut informer le gestionnaire de paie qu'il devra procéder à des régularisations rétroactives. Attention, pour les taux relevant de l'URSSAF, ces régularisations doivent être mensuelles. Il faut également penser aux contrats clos. Créer les codes taux VMRR Rappel VMRR = Versement Mobilité Régional et Rural Son action est décrite dans une page spécifique de la mise à jour de septembre 2025 Se référer à la page wiki https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/calcul-de-paye-rubriques/page/versement-mobilite-regional-et-rural-vmrr GRH - Les liens vidéos des fonctions "Administrateur" DSN Codifier un fractionnement de déclaration de DSN https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/A9Qqzctzxcxs4ST Consulter le Journal des Evènements https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/rXY7odLEetZLtjR Désactiver le mode EDI https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/dSQbzPYSoikMJiz Ignorer les erreurs SSL https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/3RfgpFnK6BHqq3w Modifier les dates d'interrogation de la DSN https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/785wm4zR8bABDHn Régénérer un établissement de DSN en mode réel https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/X8DWNb94dZpQJXq Supprimer le CBS et le budget en cours d'année https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/o6cXBxaqWx24X5Y Supprimer les variables de rappel de valeur de point https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/ZsQn5J9YjP5GkB4 Immobilisations - Les pages wiki des fonctions "Administrateur" Nouveau chapitre lié aux ajouts de la mise à jour de juin 2025 Consulter le journal des évènements des immobilisations Introduction Comme il est indiqué dans l'entête du chapitre, cette fonction est disponible depuis la mise à jour de juin 2025. Prérequis Etre connecté(e) en (EIG) Administrateur Le fait d'être connecté(e) en (EIG) Administrateur donne droit à un menu supplémentaire "Administrateur". A noter que ces fonctions étaient précédemment réservées aux techniciens EIG par le mode "Pupitre" ce qui explique que l'entête de chapitre reste "Outils Pupitre" : Comment procéder ? Le journal des évènements est accessible par l'icône . La fenêtre de sélection Par défaut, la sélection est la plus large possible : La case Tous les utilisateurs est précochée mais il est possible de sélectionner un utilisateur en décochant la case et un menu déroulant est proposé avec tous les noms des utilisateurs du logiciel Immobilisations référencés La case Pas de sélection de dates est précochée. La recherche permet de remonter dans le temps Action : toutes les actions sont précochées Archivage, l'option tous est précochée Application, Imobilisation est précochée. D'autres applications sont également présentes mais seule l'option Comptabilité fonctionne. A la base, il était prévu un journal des évènements commun, mais par la suite, un journal spécifique à été créé pour les facturations et pour la GRH Il faut exécuter le traitement en cliquant sdur le bouton . Présentation du résultat Le résultat s'affiche dans la partie située sous l'écran de sélection du plus récent au plus ancien. Noter sur la ligne d'entête, dans la première colonne Date de l'action la présence d'un triangle dont la point est dirigée vers le bas. La présence du triangle dans l'entête indique la colonne qui sert de base pour le tri des informations. En cliquant sur le libellé Utilisateur, le triangle se déplace et Le passage d'un utilisateur à l'autre se constate : La règle au dessus le la ligne d'entête permet d'augmenter la taille de la fenêtre d'affichage. Les informations affichées sont : La date et l'heure de l'action L'établissement concerné La section concernée L'utilisateur EIG par les 3 lettres de son nom d'utilisateur EIG L'action qui recense celles proposées dans la fenêtre de sélection Le libellé qui décrit précisément le pourquoi de l'action La colonne Archiver avec une case qui peut être cochée ou pas. La case est cochée quand le traitement est définitif : Sorties (cession, réforme, transfert) Eclatements Traitement (génération des écritures ou du prévisionnel), clôture de l'exercice ou traitement spécial L'application, égale à Immobilisation La version du programme en cours lors de l'action La grille utilisée est la même que celle de la gestion des immobilisations et ses fonctionnalités sont les mêmes. Anecdote réelle de mise en pratique Il y a quelques années, une Directrice Administrative et Financière, en contrôlant les écritures d'mmobilisations, constate que dans certains établissements, les écritures mensuelles, au lieu d'être réparties par mois étaient toutes regoupées sur un même mois. Par exemple : La date des écritures est le 31/12 et les intitulés d'écritures portent les mois de janvier à décembre. Il existe 2 raisons à cela : Le comptable a pris du retard et génère toutes ses écritures d'avril à novembre en novembre. Le mois concerné est intégré dans le libellé de l'écriture Le comptable a oublié de créer la fiche une immobilisation acquise tôt dans l'année et la créée en fin d'année, ce qui fait qu'en générant les écritures, chaque libellé contient le mois mais toutes portent la même date Recherche cas 1 Une recherche comme celle évoquée pour le cas 1 peut donner un résultat comme celui-ci ; Dans ce cas, le 8 aout 2023, le comptable a généré les écritures de janvier à juin. Recherche cas 2 Une recherche pour le cas 2 peut donner un résultat comme celui-ci : L'immobilisation est créée me 03/10/2025 avec des dates de février 2024 (l'exerice 2024 est toujours ouvert). La régénération des écritures de décembre 2024 explique les écritures en comptabilité.Annuler un transfert Rappel Un transfert d'immobilisation permet de faire transiter un bien d'un établissement A (l'émetteur) vers un établissement B (le récepteur) en passant les écritures comptables correspondantes dans chacun des dossiers. Annuler un transfert Prérequis Être connecté en EIg (Administrateur) Comment procéder ? Aller dans la Gestion des immobilisations (Menu Fichiers de base) Cocher la case Transfert(s) en base de page (le nombre de transferts est affiché pour information), noter que le code couleur est le rouge Repérer l'immobilisation transférée à annuler. Astuce, il est possible de trier la grille en fonction du numéro d'immobilisation ou de la colonne CRT (Cession, réforme, transfert). Les immobilisations transférées sont surlignées en rouge et en cliquant sur celle concernée, sa date de transfert est affichée Entrer dans la fiche d'immobilisation par un double-clic. Activer le bouton Cession, réforme, transfert identifié par l'icône  Prendre connaissance de l'avertissement affiché Effectuer les vérifications demandées c'est à dire que l'immobilisation réceptrice est toujours active sinon l'annulation sera refusée. Astuce, il faut mieux effectuer ces vérifications avant de procéder à l'annulation Répondre Oui Valider le message d'information La mention Transférée le a disparu, l'immobilisation n'est plus surlignée en rouge.Le nombre de transferts est diminué de 1 Recommencer pour chaque immobilisation concernée Annuler un éclatement Rappel Un éclatement d'immobilisation permet de subdiviser un bien (fiche mère) en plusieurs biens (fiches filles) pour leur faire suivre des chemins différents. L'une reste active, une autre peut être cédée, réfomée ou transférée. Pour plus d'informations, se référer à la page wiki https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-immobilisations/page/eclater-une-immobilisation. Annuler un éclatement Prérequis Être connecté en EIg (Administrateur) Comment procéder ? Aller dans la Gestion des immobilisations (Menu Fichiers de base) Cocher la case Eclatement(s) en base de page (le nombre d'éclatements est affiché pour information), noter que le code couleur est le bleu ciel Repérer l'immobilisation transférée à annuler. Astuce, il est possible de trier la grille en fonction du numéro d'immobilisation ou de la colonne CRT (Cession, réforme, transfert). Les immobilisations éclates sont surlignées en bleu ciel et en cliquant sur celle concernée, sa date d'éclatement est affichée Entrer dans la fiche d'immobilisation par un double-clic. Activer le bouton Eclater l'immobilisation identifié par l'icône Prendre connaissance de l'avertissement affiché Effectuer les vérifications demandées c'est à dire que l'immobilisation réceptrice est toujours active sinon l'annulation sera refusée. Astuce, il faut mieux effectuer ces vérifications avant de procéder à l'annulation Répondre Oui Valider le message d'information La mention Eclatée le a disparu, l'immobilisation n'est plus surlignée en bleu.Le nombre d'éclatements est diminué de 1 Recommencer pour chaque immobilisation concernée Corriger les anomalies de comptabilisation lors de la clôture d’exercice Prérequis Il faut être connecté en tant qu'EIG (Administrateur) Ou disposer du menu Administrateur dans ses fonctions Préambule Cette fonction permet de gérer le message d’erreur directement. Si beaucoup de sections sont concernées, ce traitement peut être assez long ; en effet, il faut procéder section par section. Rappel : la clôture d’exercice d’immobilisations peut s’effectuer indépendamment de la clôture d’exercice comptable (avant) mais la clôture d’exercice comptable entraine automatiquement la clôture de l’exercice d’immobilisations. Cette clôture s’effectue dans le menu "Traitements" et commence obligatoirement par le contrôle des immobilisations . Le message d’erreur à l'origine de l'intervention Lors de cette clôture, un message "La clôture n'est pas autorisée" apparaît et une liste d'immobilisations est affichée : Le détail (par l’ouverture du +) indique que les immobilisations renseignées ne sont pas comptabilisées en indiquant une référence année/mois alors que celles-ci l’ont été correctement (il convient de le vérifier en comptabilité). L'intervention en mode Administrateur Il convient de : Se positionner sur la section concernée (Attention : si la clôture s’effectue au niveau établissement, la correction s’effectue au niveau section car la comptabilisation s’effectue à ce niveau) Choisir le menu Administrateur Activer l’option Vérification de la base (1er bouton) illustré par l'icône Cliquer sur le bouton Corriger les erreurs (celui du milieu)  L'écran s'affiche comme suit : Le deuxième pavé (celui du milieu) permet de corriger l’erreur : Ne pas s'occuper de la mention liée à l'application abal, il n'est plus d'actualité. Mais, c'est bien cette option qui importe Cocher la case "Correction pour la clôture de l’exercice d’immobilisation" Renseigner l’exercice concerné dans la zone « Dernière année comptabilisée en abal » et valider Lancer le traitement par le bouton Une fois le traitement terminé, le message Correction terminée apparaît Il faut ensuite retourner en clôture d'exercie pour l'établissement. Le message d'erreur initial a disparu et la clôture est possible. Attention : si l'établissement a plusieurs sections qui comportent des immobilisations, il faut procéder section par section.Corriger le message d'erreur "Erreur de lecture Aucune réponse pour la pièce -1 Prérequis Il faut être connecté en tant qu'EIG (Administrateur) Ou disposer du menu Administrateur dans ses fonctions Le message d’erreur à l'origine de l'intervention Ci-dessous le message d’erreur constaté : L'intervention en mode Administrateur Il convient de : Se positionner sur la section concernée Choisir le menu Administrateur Activer l’option Vérification de la base (1er bouton) Cliquer sur le bouton Corriger les erreurs (celui du milieu)  Le dernier pavé de l’écran permet de corriger l’erreur : Cocher la case Correction pour la génération des écritures Renseigner l’exercice concerné et valider Lancer le traitement par le bouton  Une fois le traitement terminé, le message Correction terminée apparaît Il faut ensuite retourner en génération des écritures pour la section. Le message d’erreur initial a disparu et la génération est possible.Facturation Prix de Journée - Les pages wiki des fonctions "Administrateur" La majorité des pages wiki citées existaient déjà mais uniquement majoritairement accessibles pour les techniciens EIG en mode pupitre. Elles sont modifiées pour indiquer le mode Administrateur. Un lien est présenté pour y accéder. Dévalider une facture éditée en mode réel Rappel Dans les logiciels de facturations EIG, il existe 2 modes d'édition : l'essai et le réel. L'essai permet de simuler l'édition sans la dater ni lui affecter de numéro. Elle reste en mode "brouillard" afin de la laisser en libre accès pour y apporter des modifications Le réel date la facture, lui attribue son numéro et la verrouille pour empêcher les modifications en partant du principe qu'il est interdit de modifier une facture éditée en réel. En effet, celle-ci peut être déjà parvenue à son destinataire voire réglée C'est dans ce second cas que la présente page et la vidéo associée prennent leur sens. En effet, l'opératrice a effectué son travail et, entre l'édition en réel et la poursuite du traitement, elle reçoit des informations complémentaires qui doivent modifier le contenu de la facture. Et donc, comment procéder Comme il est indiqué dans le commentaire du chapitre, la page wiki existe déjà. Elle est accessible au lien ci-dessous : https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-facturation-prix-de-journee/page/fact-prix-de-journee-devalider-une-seule-facture-editee-en-reelle-dun-mois-en-pupitre Facture de rappel La procédure est identique pour modifier une facture de rappel, il faut se positionner dans la saisie des rappels : Le lien vers la vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/X2RdjJAjYt2bDKW Supprimer les factures d'une période quand elles sont éditées en réel (PJ) Avertissement Comme il est précisé dans la page wiki, cette manipulation est définitive et s'effectue sans retour possible en arrière. Elle sert quand l'opératrice est allée trop vite dans ses manipulations. Une fois que les factures sont éditées en réel, il est impossible de les modifier. Cependant, des modifications doivent être apportées dans les fiches des personnes, des payeurs ou des produits et elles ont un impact sur le contenu des factures et donc leur montant. Comment procéder Comme il est précisé dans l'introduction générale, la page wiki existe déjà. Elle est accessible à l'adresse : https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-facturation-prix-de-journee/page/fact-prix-de-journee-suppression-dune-periode-avec-des-factures-editees-en-reel Le lien vers la vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/36osMbN8HfgEr7wClôturer ou rouvrir manuellement une période de facturation Comme il est précisé dans la page wiki, cette action peut être utilisée dans le cas ou la gestion des périodes est en mensuelle et que l'établissement est fermé sur une période et durant laquelle elle ne doit pas facturer. Comment procéder Comme il est précisé dans l'introduction générale, la page wiki existe déjà. Elle est accessible à l'adresse : https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-facturation-prix-de-journee/page/fact-prix-de-journee-cloture-ou-ouverture-manuelle-dune-periode La gestion des ressources Dans la gestion des ressources, la même possibilité existe. Dans le haut de l'écran, il faut sélectionner "Gestion des ressources" et la procédure est identique : Le lien vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/rpeZePtfrsDz2PLDévalider toutes les factures éditées en réel Rappel Dans les logiciels de facurations EIG, il existe 2 modes d'édition : l'essai et le réel. L'essai permet de simuler l'édition sans la dater ni lui affecter de numéro. Elle reste en mode "brouillard" afin de la laisser en libre accès pour y apporter des modifications Le réel date la facture, lui attribue son numéro et la verrouille pour empêcher les modifications en partant du principe qu'il est interdit de modifier une facture éditée en réel. En effet, celle-ci peut être déjà parvenue à son destinataire voire réglée. C'est dans ce second cas que la présente page et la vidéo associée prennent leur sens. En effet, l'opératrice a effectué son travail et, entre l'édition en réel et la poursuite du traitement, elle reçoit des informations complémentaires qui doivent modifier le contenu de la facture. Et donc, comment procéder Comme il est indiqué dans le commentaire du chapitre, la page wiki existe déjà. Elle est accessible au lien ci-dessous : https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-facturation-prix-de-journee/page/fact-prix-de-journee-devalider-les-factures-editees-en-reelles-dun-mois Les factures de rappel La procédure est la même pour modifier les factures de rappel à ceci près qu'il faut se positionner dans la saisie des rappels : Le lien vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/Pmjn5f5LdEAy6EKMarquer des factures à télétransmettre But A utiliser en cas de rejet global de la facture ou partiel ou parce que les références de télétransmission n'étaient pas correctement codifiées dans la fiche payeur, fiche produit ou dans le référent payeur. Comment procéder ? Comme précédemment, la page wiki existe déjà et est accessible à l'adresse : https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-facturation-prix-de-journee/page/fact-prix-de-journee-transmettre-un-fichier-a-mon-payeur-absent-de-la-gestion-des-transmissions Le lien vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/BaEHdKXfweY8NKdSupprimer des instances (Fac PJ) Rappel Une instance est une facture d'attente pour une personne pour laquelle l'établissement n'a pas reçu la Prise en Charge ou l'attestation de droits de la sécurité sociale alors que la personne a intégré l'établissement. Quand les conditions sont rétablies, ces factures sont reprises et réaffectées au bon payeur. Le paramétrage global se situe dans le menu "Administration", item "Gestion des structures" : Comment procéder ? Comme il est précisé dans le commentaire général du chapitre; la page wiki existe déjà et est accessible à l'adresse : https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-facturation-prix-de-journee/page/suppression-manuelle-dune-instance-ou-dinstances-soldees Le lien vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/bFqt9H7XkKH6D7ZArchiver la facturation Prix de Journée Remarque : les noms des personnes sont modifiés pour anonymiser la base. L'archivage s'effectue selon les règles du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Il existe déjà une page wiki traitant cette information accessible à l'adresse : https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/mise-a-jour-decembre-2021/page/facturation-prix-de-journee L'archivage RGPD se situe dans la gestion des personnes, menu "Fichiers de base", item "Personnes" : et Il est représenté par le bouton : L'activation de ce bouton génère la fenêtre suivante : Par défaut, le programme propose : De supprimer sur 10 ans (la plus petite échéance) mais il est possible de demander plus à l'aide de la liste (de 10 à 20 ans) D'exclure les personnes sans factures De supprimer l'historique des personnes D'effectuer le traitement sur toutes les personnes de l'association.  A confirmer auprès de tous les intervenants de la facturation ou du responsable de la facturation ou de la sécurité des données au sein de l'association La seule option possible est de sélectionner les personnes par le bouton en forme de loupe. Cette sélection est automatique à partir des dates de sorties de de la durée sélectionnée : Ci-dessous, la liste de toutes les personnes : Quand des personnes apparaissent dans dans la sélection d'archivage et qu'elles ne sont pas dans l'établissement, c'est qu'elles sont dans d'autres établissements et qu'elles ont été partagées pour d'autres structures. Cette codification est située dans la fiche personne : Pour finaliser le traitement, il faut cliquer sur le bouton symbolisé par une corbeille. Une confirmation est demandée : Un compte-rendu est affiché. Cliquer sur OK pour mettre fin au traitement : Le lien vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/6QYRzXGBmqzdTrsDévalider des factures éditées en réel de la gestion des ressources Attention : à ne pas confondre avec la dévalidation des factures prix de journée. Il s'agit de la gestion des ressources qu'il faut activer en cliquant sur le bouton correspondant dans le haut de l'écran : Ce bouton est alors en blanc et celui de "Facturation" devient gris. Comment procéder ? La page explicative wiki existe déjà et est accessible à l'adresse : https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-facturation-prix-de-journee/page/gestion-des-ressources-devalider-des-factures-en-reel Le lien vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/e2rzxddXZS5TjLsConsulter le journal des évènements de la facturation prix de journée Depuis la mise à jour de mars 2023, le journal des évènements de la facturation prix de journée est disposnible à l'administrateur EIG. Il est représenté par l'icône :  situé dans le menu "Administration". A noter que le même icône apparaît dans le même menu des utilisateurs mais il y est grisé. Comment procéder ? Une fois lancé, la fenêtre de sélection de dates apparaît : La plage de dates proposée est celle du mois courant au jour le jour. Cette page est rédigée le 23 juin 2025. La date de fin est initialisée à cette date et la date de début au mois précédent soit le 23 mai 2025. Les boutons "Mois précédent" et "Mois suivant" permettent de faire évaluer la plage de dates. Il est également possible de modifier cette plage manuellement. L'exécution s'effectue par le bouton  intitulé "Rafraichir". Interpréter le résultat Le résultat est affiché du plus récent au plus ancien : Le nombre de lignes résultant de la plage de dates est affiché sur la droite. Les colonnes affichées sont : L'établissement et la section concernée La date et l'heure de l'intervention Le code et le nom de l'utilisateur EIG Le type d'action Le libellé Le numéro de version du programme Ce mode d'affichage est appelé "Mode entrepôt" . En cliquant sur l'entête d'une colonne, le tableau est trié selon cette colonne et un chevron apparaît au dessus de l'intitulé de la colonne . Il est également possible de cliquer sur l'entête d'une colonne et, en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, de monter cet entête au dessus de la ligne d'entête. Le tableau est présenté selon la colonne demandée : Pour revenir à l'état initial, il faut effectuer un double-clic sur le bouton sélectionné, dans le cas présent "Action". En cliquant sur une ligne du tableau, celle-ci est surlignée en bleu, il est possible de taper au clavier pour isoler des informations. Par exemple, pour isoler les manipulations d'un utilisateur : Pour revenir en arrière, il faut cliquer sur la touche "Suppr." du clavier ou sur la touche "Echap" ou "Esc" selon le clavier. Sur la ligne d'entête, un clic droit permet d'afficher les options disponibles dont l'export vers Excel. Par défaut le programme propose le format "CSV" mais l'ascenceur à droite du type de fichier permet de proposer d'autres options dont Excel. Exemple d'export Excel : Le lien vidéo A venirFacturation Prix de Journée - Les liens vers les vidéos des fonctions "Administrateur" Archiver la facturation Prix de Journée https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/6QYRzXGBmqzdTrs Clôturer ou rouvrir une période manuellement https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/rpeZePtfrsDz2PL Dévalider une facture éditée en réel https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/X2RdjJAjYt2bDKW Dévalider des factures éditées en réel de la gestion des ressources https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/e2rzxddXZS5TjLs Dévalider toutes les factures éditées en réel https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/Pmjn5f5LdEAy6EK Marquer les factures pour transmettre un fichier à mon payeur https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/BaEHdKXfweY8NKd Supprimer les factures quand elles sont éditées en réel https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/36osMbN8HfgEr7w Supprimer les instances https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/bFqt9H7XkKH6D7Z Facturation Résidents - Les pages wiki des fonctions "Administrateur" Ce chapitre est dédié à la facturation résident, c'est à dire à la facturation utilisée par les EHPAD (Etablissements Hébergeant des Personnes Agées Dépendantes). Supprimer les factures d'une période quand elles sont éditées en réel (MR) But Cette opération sert quand la personne en charge de la facturation est allée trop vite dans ses manipulations. Une fois que les factures sont éditées en réel, il est impossible de les modifier. La période peut même être close et comptabilisée. Cependant, des modifications doivent être apportées dans les fiches des personnes, des payeurs ou des produits et elles ont un impact sur le contenu des factures et donc leurs montants. Il est alors possible à l'administrateur de les supprimer pour que sa collègue recommence les traitements de la période comme si elle venait de l'ouvrir. Prérequis Être en mode administrateur Être sur de soi !!! Procédure Aller dans le menu " Traitements" puis "Périodes" et Sélectionner la période de facturation et double-cliquer sur celle ci Changer le statut de "Clos" à "Ouverte" en utilisant la double flèche jaune et violette Passer en "Traitement de fin de mois" pour supprimer les écritures de la comptabilité puis Revenir sur la fenêtre de la période et utiliser le bouton corbeille pour supprimer les factures  En fonction des indications de l'opératrice, au choix, fermer la période ou la laisser ouverte Informer l'opératrice qu'elle peut reprendre sa facturation. Il est possible qu'elle doive fermer le programme et le rouvrir Le lien vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/6kLoycbpCfH8ycHRouvrir un dossier clos ou en forcer la clôture Pourquoi rouvrir un dossier clos ? Dans le cas d'un décès, la facturière a : Etabli la dernière facture Clos le dossier Elle s'aperçoit ensuite qu'elle a oublié des éléments de facturation. A son niveau, il n'est pas posible d'intervenir. Seul(e) l'administrateur(trice) peut intervenir. Comment procéder ? Activer la liste des personnes (menu "Fichiers de base")  Sélectionner "Sorties" dans la zone "Filtres" Sélectionner la personne concernée dans la liste. Les personnes sorties sont présentées sur un fond bleu. La personne sélectionnée est surlignée en bleu et la police est graissée. Dans l'exemple ci-dessous, nous sélectionnons Marthe AMBERIEUX Effectuer un double-clic ou cliquer sur le bouton Modifier pour accéder au contenu de la fiche Cliquer sur l'onglet "Facturation" Sélectionner la ligne du dossier. Le numéro de dossier est constitué des initiales de la personne (Nom et Prénom puis d'un numéro, par défaut 01. Dans le cas présent AM01. dans la zone "Statut", la mention "Clos" est renseignée Modifier cette ligne en cliquant sur le bouton "Modifier" ou en effectuant un double-clic Cliquer sur le bouton "Ouvrir le dossier". Noter que le statut est "Clos" Répondre Oui à la demande de confirmation Le statut passe à "Ouvert", valider chaque niveau par le V vert La personne disparaît de la liste des personnes sorties et réapparait dans la liste des présents Forcer la clôture d'un dossier Il faut répéter la manipulation précédente mais à partir de la liste des personnes présentes. C'est à la dernière étape qu'il faut Cliquer sur le bouton "Clôture du dossier" Validez la demande de confirmation Le statut passe à "Clos", valider chaque niveau par le V vert Le lien vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/fcwFkgm6ksc5QcsChanger le statut d'une période Rappel Il n'y a pas d'obligation de clôturer les périodes. Une période ouverte apparaît sur un fond vert, une période close apparaît sur un fond rouge : Prérequis Être en mode "Administrateur (EIG)" Comment procéder ? Aller dans le menu "Traitements" Sélectionner "Périodes" Se positionner sur la période concernée (la ligne est surlignée) Faire un double-clic sur cette ligne Utiliser la double flèche jaune et violette pour changer le statut Confirmer l'opération Cliquer sur "OK" pour terminer l'opération En images Le menu L'option dans le menu La période Le statut La confirmation La finalisation Pour rouvrir la période, il faut procéder de la même façon. Seuls le texte des deux derniers messages change en fonction de l'opération. Le lien vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/Nfc8bmjSYRGSk9MSupprimer les instances (Fac MR) Rappel Une instance est une facture d'attente pour une personne pour laquelle l'établissement n'a pas reçu la Prise en Charge ou l'attestation de droits de la sécurité sociale alors que la personne a intégré l'établissement. Quand les conditions sont rétablies, ces factures sont reprises et réaffectées au bon payeur. Prérequis Être connecté en en mode administrateur : Comment procéder ? Aller dans le menu "Outils divers" Sélectionner "Instances en cours" Sélectionner l'instance à supprimer (la ligne est surlignée et la couleur de la police passe de noir à bleu) Cliquer sur la croix rouge pour la supprimer Répondez à la demande de confirmation La ligne est supprimée. Supprimer automatiquement les instances soldées Cette option est possible, dans la même page, par l'utilisation du bouton Avant Noter les lignes surlignées en jaune. Action Le programme demande une confirmation : Après Les lignes surlignées en jaune ont disparu. Supprimer automatiquement les instances des personnes sorties Cette option est possible, dans a même page, par l'utilisation du bouton Avant Action Le programme demande confirmation Après Le lien vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/pebTNFyGY27ZT4HExclure un dossier avec une facture éditée Prérequis Être connecté en mode administrateur Ne pas avoir comptabilisé la période concernée Supprimer les écritures de la comptabilité Aller dans le menu "Traitements" Choisir "Périodes" Sélectionner la période (la ligne est surlignée et la police passe du noir au bleu) Double-cliquer pour entrer dans l'écran de gestion Cliquer sur le bouton des "Traitements de fin de mois" Cliquer  sur le bouton de suppression des écritures de la comptabilité Valider la demande de confirmation Cliquer sur "OK" pour finaliser le traitement Cliquer sur le bouton "Fermer la fenêtre courante" de chaque écran pour revenir à la liste des périodes La période est renseignée à Non dans la colonne "Comptabilisation" Fermer la gestion des périodes par le même bouton Exclure le dossier avec une facture éditée Activer le menu "Traitements" Choisir la "Saisie des factures" Sélectionner la personne en cliquant sur la ligne avec son nom. La ligne est surlignée et la couleur de la police passe de noir à bleu Exclure la personne en cliquant sur le bouton représenté par une flèche jaune pointant vers le haut sur une page pliée Répondre "Oui" à la demande de confirmation L'opération est réalisé et la liste est réactualisée avec la postion de la personne dans la liste des dossiers ouverts sans facturation : Le lien vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/xxHNYLoFGd2WEMnModifier ou supprimer une facture éditée Prérequis Être connecté en mode administrateur Ne pas avoir comptabilisé la période concernée Supprimer les écritures de la comptabilité Aller dans le menu "Traitements" Choisir "Périodes" Sélectionner la période (la ligne est surlignée et la police passe du noir au bleu) Double-cliquer pour entrer dans l'écran de gestion Cliquer sur le bouton des "Traitements de fin de mois" Cliquer  sur le bouton de suppression des écritures de la comptabilité Valider la demande de confirmation Cliquer sur "OK" pour finaliser le traitement Cliquer sur le bouton "Fermer la fenêtre courante" de chaque écran pour revenir à la liste des périodes La période est renseignée à Non dans la colonne "Comptabilisation" Fermer la gestion des périodes par le même bouton Modifier ou supprimer la facture Selon le niveau de sélection dans la personne, la facture ou le produt, les interventions sont différentes. Procédons du plus grand au plus petit Niveau résident Repérer la personne concernée et sélectionner là en cliquant dessus. La ligne est surlignée et la police passe du noir au bleu : Plusieurs possibilités existent. La barre de boutons est la même que celle des utilisateurs mais ils ont des inrterdictions que l'administrateur n'a pas. Changer l'ordre de tri des factures Réduire ou développer l'arborescence Saisir une ou plusieurs absences Ajouter une facture pour le résident puis Effectuer une saisie multiple d'un même produit pour plusieurs personnes puis Exclure une personne Exclure une personne et la réinclure Surgénérer une personne Modifier la fiche personne Modifier le dossier de facturation de la personne Générer un rappel de prix de journée Extraire les factures Niveau facture Repérer la facture concernée et sélectionner la en cliquant dessus. La ligne est surlignée et la police passe du noir au bleu : Plusieurs possibilités existent. La barre de boutons est presque identique à celle des utilisateurs mais ils n'ont pas celui avec le X rouge. Changer l'ordre de tri des factures Réduire ou développer l'arborescence Saisir une ou plusieurs absences Ajouter un produit dans la facture puis Effectuer une saisie multiple d'un même produit pour plusieurs personnes puis Modifier les éléments de la facture puis Verrouiller la facture à l'affichage Supprimer la facture Créer un avoir pour la facture puis Modifier la fiche personne Modifier le dossier de facturation de la personne Générer un rappel de prix de journée Extraire les factures Niveau produit Repérer le produit concerné et sélectionner le en cliquant dessus. La ligne est surlignée et la police passe du noir au bleu : Plusieurs possibilités existent. La barre de boutons est presque identique à celle des utilisateurs mais ils n'ont pas celui avec le X rouge. Changer l'ordre de tri des factures Réduire ou développer l'arborescence Saisir une ou plusieurs absences Effectuer une saisie multiple d'un même produit pour plusieurs personnes puis Modifier le produit puis Supprimer le produit Modifier la fiche personne Modifier le dossier de facturation de la personne Modifier la fiche produit Générer un rappel de prix de journée Extraire les factures Le lien vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/HBtjAfjBECbomTwEffectuer un rappel sur des factures éditées en réel (MR) Rappel Dans les logiciels de facturations EIG, il existe 2 modes d'édition : l'essai et le réel. L'essai permet de simuler l'édition sans la dater et sans lui affecter de numéro. Elle reste en mode "brouillard" afin de la laisser en libre accès pour y apporter des modifications Le réel date la facture, lui attribue son numéro et la verrouille pour empêcher les modifications en partant du principe qu'il est interdit de modifier une facture éditée en réel. En effet, celle-ci peut être déjà parvenue à son destinataire voire réglée C'est dans ce second cas que la présente page et la vidéo associée prennent leur sens. En effet, l'opératrice a effectué son travail et, entre l'édition en réel et la poursuite du traitement, elle est informée que le prix de journée est modifié rétroactivement ou qu'elle s'est trompée de tarif. Comment procéder ? Il faut d'abord mettre le produit concerné à jour (Menu "Fichiers de base", option "Produits"  ). C'est l'utilisatrice qui effectue cette opération. L'administateur, lui, doit : Aller dans le menu "Traitements Activer la "Saisie des factures" Cliquer sur le bouton "Génération d'un rappel de prix de journée" Sélectionner le produit dans la liste en utilisant le bouton surligné en jaune Vérifier les informations du produit Exécuter en cliquant sur le V vert Confirmer le traitement en cliquant sur "Oui" Le programme exécute le traitement, une barre de défilement verte apparaît Puis un message confirme que le traitement s'est correctement déroulé Il faut cliquer sur la poste pour fermer cet écran et revenir sur la liste des factures. Celle-ci se réactualise et des factures de rappel sont affichées Il est possible de mieux le constater en changeant l'organisation de la fenêtre par l'utilisation du bouton  et en sélectionnant "Tri par facture". L'écran se réorganise ainsi : Le lien vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/tSfBy5kdZwZXsJeEn attente - Forcer l'importation des proches dans NetSoins Bonjour, Nous sommes sensés constituer cette page wiki et y associer une vidéo explicative. Mais à ce jour, nous ignorons qui utise NetSoins de façon à prendre exemple sur une base existante. Si vous êtes utilisateur de NetSoins et que effectuez la passerelle entre ce logiciel et EIG, merci de vous signaler par mail à sudest@eig.fr à l'attention de Jean-François. Le lien vidéo Pas de page wiki, pas de vidéo !Consulter le journal des évènements de la facturation résidents Depuis la mise à jour de mars 2023, le journal des évènements de la facturation résidents est disposnible à l'administrateur EIG. Il est représenté par l'icône :  situé dans le menu "Administration". A noter que le même icône apparaît dans le même menu des utilisateurs mais il y est grisé. Comment procéder ? Une fois lancé, la fenêtre de sélection de dates apparaît : La plage de dates proposée est celle du mois courant au jour le jour. Cette page est rédigée le 23 juin 2025. La date de fin est initialisée à cette date et la date de début au mois précédent soit le 23 mai 2025. Les boutons "Mois précédent" et "Mois suivant" permettent de faire évaluer la plage de dates. Il est également possible de modifier cette plage manuellement. L'exécution s'effectue par le bouton  intitulé "Rafraichir". Interpréter le résultat Le résultat est affiché du plus récent au plus ancien : Le nombre de lignes résultant de la plage de dates est affiché sur la droite. Les colonnes affichées sont : L'établissement et la section concernée La date et l'heure de l'intervention Le code et le nom de l'utilisateur EIG Le type d'action Le libellé Le numéro de version du programme Ce mode d'affichage est appelé "Mode entrepôt" . En cliquant sur l'entête d'une colonne, le tableau est trié selon cette colonne et un chevron apparaît au dessus de l'intitulé de la colonne . Il est également possible de cliquer sur l'entête d'une colonne et, en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, de monter cet entête au dessus de la ligne d'entête. Le tableau est présenté selon la colonne demandée : Pour revenir à l'état initial, il faut effectuer un double-clic sur le bouton sélectionné, dans le cas présent "Action". En cliquant sur une ligne du tableau, celle-ci est surlignée en bleu, il est possible de taper au clavier pour isoler des informations. Par exemple, pour isoler les manipulations d'un utilisateur : Pour revenir en arrière, il faut cliquer sur la touche "Suppr." du clavier ou sur la touche "Echap" ou "Esc" selon le clavier. Sur la ligne d'entête, un clic droit permet d'afficher les options disponibles dont l'export vers Excel. Par défaut le programme propose le format "CSV" mais l'ascenceur à droite du type de fichier permet de proposer d'autres options dont Excel. Exemple d'export Excel : Le lien vidéo A venirFacturation Résidents - Les liens vers les vidéos des fonctions "Administrateur" Changer le statut d'une période https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/Nfc8bmjSYRGSk9M Effectuer un rappel de prix de journée https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/tSfBy5kdZwZXsJe Exclure un dossier avec une facture éditée https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/xxHNYLoFGd2WEMn Modifier ou supprimée une facture éditée (sans TVA) https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/HBtjAfjBECbomTw Rouvrir un dossier clos https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/fcwFkgm6ksc5Qcs Supprimer les factures d'une période quand elles sont éditées en réel https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/6kLoycbpCfH8ycH Supprimer les instances https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/pebTNFyGY27ZT4HGestion Commerciale - Les pages wiki des fonctions "Administrateur" Modifier un client d'une autre structure Rappel Les utilisateurs de la gestion commerciale peuvent visualiser la liste des clients présents dans toute l'association mais ne peuvent pas modifier les informations de ces fiches. Pour modifier les informations, l'utilisateur doit contacter sa collègue ou l'administrateur. Prérequis Etre connecté en mode EIG (Administrateur) Comment procéder ? La liste des clients est accessible dans le menu "Fichiers de base", îcone . Quand la liste est affichée, il faut cocher la case "Afficher tous les clients de l'association" : La lste de tous les client s'affiche par ordre alphabétique. Il faut utiliser le bouton "Modifier" ou double-cliquer sur le client pour en modifier le contenu et valider par le V vert Attention : en se positionnant sur la section du demandeur de la modification, la fiche client est affectée à cette section et n'est plus affectée à sa section d'origine. Si le client doit rester sur sa section d'origine, l'administrateur doit se positionner sur cette section et pas sur celle du demandeur. Le lien vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/7FqE4cMqW7ntRw3Modifier la date de création d'un document édité en réel Rappel Il existe 2 modes d'éditions, l'essai et le réel L'essai permet de simuler l'édition sans attribuer de numéro au document et sans en figer les zones qui sont toujours accessibles en modification Le réel permet d'attribuer un numéro au document et fige plusieurs zones de saisie dont ses dates internes Les utilisateurs ne peuvent pas modifier la date de création du document, l'administrateur le peut. La date de création des documents, par défaut, est paramétrée dans la gestion des structures (Menu "Administration"), onglet "Facturation" Prérequis Etre connecté en mode EIG (Administrateur) Comment procéder ? Les documents sont accessibles dans le menu "Facturation", îcone "Saisie des documents" La liste des documents apparaît. Il faut : Repérer le document à modifier. L'utilisatrice a dû commiuiquer le nom du client et le numéro du document Cliquer sur la ligne du document. Celle-ci est surlignée en gris sombre Faire un double-clic pour y accéder. Les dates sont situées dans l'onglet "Paramètres". Par défaut, c'est l'onglet "Lignes" qui est présenté Modifier la date de création (les autres dates ne sont pas modifiables) Valider par le V vert En images Avant Après Le lien vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/ELgwe63XGHsKtQ5Obtenir l'historique des prélèvements sur 36 mois Rappel Les utilisateurs de la facturation peuvent obtenir l'historique des prélèvements mais celui-ci est limité 9 mois. L'administrateur peut bénéficier d'un historique sur 36 mois. Prérequis Être connecté en EIG (Administrateur) Comment procéder ? Aller dans le menu "Facturation" Sélectionner "Prelèvements" Cliquer sur le bouton "Historique des prélèvements" La liste des prélèvements est affichée avec le détail des factures. En fermant ce détail, nous obtenons la liste de tous les mois présents jusqu'à 36 mois. en prenant 2024 comme année de référence, l'historique permet de remontern jusqu'en 2021 Remarque : dans ce module, il n'y a ni extraction ni édition possible. Pour transmettre le contenu du prélèvement, il faut procéder par copies d'écran. Le lien vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/m2tSYkLorTnDnjk Obtenir l'historique des comptabilisations sur 36 mois Rappel Les utilisateurs de la Gestion Commerciale ne peuvent consulter que 9 mois d'historique : Les administrateurs peuvent consulter jusqu'à 36 mois. Comme il est indiqué sur la copie d'écran, nous sommes en septembre 2024. L'historique permet d'obtenir 3 ans rétroactifs donc 2024 - 3 = 2021. Prérequis Être connecté en EIG (Administrateur) Comment procéder ? Aller dans le menu "Facturation" Sélectionner l'icône "Comptabilisation" Cliquer sur le bouton "Historique des comptabilisations" L'affichage détaille les comptabilisations. En fermant ces détails, nous constatons que l'historique remonte bien jusqu'en 2021 : Remarque : dans ce module, il n'y a pas de possibilité ni d'extraction ni d'édition. Pour fournir le contenu d'une comptabilisation, il faut procéder par copie d'écran. Le lien vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/43sG4iMkHjHzdqN Créer une facture antérieure à 3 mois Rappel Les utilisateurs ont la possibilité de créer une facture sur une plage de dates précises. En dehors de cette plage de dates, cela leur est interdit. Dans l'exemple présenté, nous antidatons la facture d'un an : A la validation, voici le message constaté : L'administrateur peut passer outre Nous recréons une facture que nous antidatons : La validation (par le V vert) s'effectue correctement. Il n'y a même pas de message d'alerte. Le lien vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/neiHJYQ4dNN2NQn Démarquer les factures de prélèvement Le cas Cette fonction est utile quand un client, codifié en prélèvement, a réglé une facture par un autre moyen de paiement sans que l'utilisateur (trice) change le mode de paiement dans la facture. Lors de la génération du prélèvement, la facture de ce client est incluse dans le prélèvement ; ce qui ne doit pas être. L'utilisateur (trice) de la Gestion Commerciale n'a pas la possibilité de retirer une facture du lot à prélever. Prérequis Être connecté en mode administrateur Comment procéder ? La gestion des prélèvements se situe dans le menu "Facturation" et est représentée par le bouton : En actionnant ce bouton, le programme affiche la liste des factures à prélever. Cette liste peut être vide : Il faut : Cliquer sur "Historique des prélèvements" Le programme affiche la liste des prélèvements du plus récent au plus ancien avec le détail des factures Supprimer les écritures de prélèvement de la comptabilité. Ceci est à faire quand la mention "N écritures comptables" est renseignée ) à droite de la date. Sélectionner la totalité du prélèvement en cliquant sur la date du prélèvement (à ce niveau, il n'est pas possible de sélectionner une seule facture). La couleur du texte passe de noir à bleu Cliquer sur le bouton représenté par un journal plié et une flèche jaune pointant vers le haut Confirmer la suppression Cliquer sur "OK pour finaliser cette phase Sélectionner à nouveau la ligne en cliquant sur la date. La mention "N écritures comptables" a disparu. La couleur du texte repasse en bleu Cliquer sur le bouton . Il est intitulé "Démarquer les factures virées". Cela sera prochainement corrigé Confirmer le démarquage Cliquer sur "OK" pour finaliser le traitement Le lot disparait de l'écran. En cliquant sur "Factures à prélever", les factures apparaissent toutes présélectionnées : Il reste à prévenir l'utilisateur (trice) qu'il (elle) peut procéder à nouveau à son prélèvement. Le lien vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/rwJDzdnPHcmKTp7 Obtenir l'historique des transmissions URSSAF sur 36 mois Rappel L'utilisateur/trice qui dispose de cette fonctionnalité peut consulter l'historique des transmissions sur 9 mois : L'administrateur peut obtenir 36 mois d'historique soit 3 ans ; 2024 - 3 = 2021. Prérequis Être connecté en mode EIG, Administrateur Comment procéder ? Aller dans le menu "Facturation" Sélectionner l'icône "Transmission à l'URSSAF" représenté par Cliquer sur "Historique des transmissions" Le programme affiche la liste avec le détail des transmissions. En fermant chaque détail, nous constatons que l'historique remonte jusqu'au 2 février 2023 (date de la mise en place du module) Remarque : dans cette édition, il n'y a pas de possibilité ni d'édition ni d'extraction. Pour fournir le contenu précis d'une transmission, il faut procéder par copies d'écran. Le lien vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/mDCQNXgaS8GgEi7 Archiver la Gestion Commerciale Remarque : les noms des clients sont modifiés pour anonymiser la base. L'archivage s'effectue selon les règles du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). L'archivage RGPD se situe dans les clients, menu "Fichiers de base", item "Clients" : et Il est représenté par le bouton : L'activation de ce bouton génère la fenêtre suivante : Par défaut, le programme propose : De supprimer sur 10 ans (la plus petite échéance) mais il est possible de demander plus à l'aide de la liste (de 10 à 20 ans) D'exclure les clients sans factures (par exemple les prospects) De supprimer l'historique des clients D'effectuer le traitement sur tous les clients de l'association.  A confirmer auprès de tous les intervenants de la facturation ou du responsable de la facturation ou de la sécurité des données au sein de l'association La seule option possible est de sélectionner les personnes par le bouton en forme de loupe. Cette sélection est automatique à partir des dates de sorties de de la durée sélectionnée : Archivage des clients de la section Archivage des clients de toute l'association Pour finaliser le traitement, il faut cliquer sur le bouton symbolisé par une corbeille. Une confirmation est demandée : Un compte-rendu est affiché. Cliquer sur OK pour mettre fin au traitement : Le lien vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/6QYRzXGBmqzdTrsRouvrir la période précédente de la gestion des stocks Prérequis Etre : Connecté en tant qu'administrateur Positionné sur une structure qui gère les stocks. Cela se vérifie par le menu Pour rappel, le menu sans gestion de stocks Comment procéder ? Aller dans le menu "Stocks" Sélectionner l'option "Périodes" Cliquer sur le bouton "Réouvrir la période précédente" (dans le cas ci-dessous,  du mois d'octobre, rouvrir septembre) Attention : il n'est pas possible de rouvrir la période précédente si des mouvements sont saisis sur le mois courant. Par exemple, une fois septembre rouvert, rouvrir aout : Le lien vidéo https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/bZF3soPJbPYm4C8 En attente - Gérer les droits du circuit de validation des achats Bonjour, Nous sommes sensés écrire une page wiki sur le sujet et y associer la vidéo explicative. Mais, à ce jour, nous ne connaissons pas de structure EIG qui gère les achats par la gestion des stocks. De ce fait, nous ne pouvons pas vous proposer ces 2 éléments. Si vous êtes concerné, merci de vous faire connaître en écrivant à sudest@eig.fr à l'attention de Jean-François. En attente lien vidéo Consulter le journal des évènements de la gestion commerciale Depuis la mise à jour de mars 2023, le journal des évènements de la gestion commerciale est disposnible à l'administrateur EIG. Il est représenté par l'icône :  situé dans le menu "Administration". A noter que le même icône apparaît dans le même menu des utilisateurs mais il y est grisé. Comment procéder ? Une fois lancé, la fenêtre de sélection de dates apparaît : La plage de dates proposée est celle du mois courant au jour le jour. Cette page est rédigée le 23 juin 2025. La date de fin est initialisée à cette date et la date de début au mois précédent soit le 23 mai 2025. Les boutons "Mois précédent" et "Mois suivant" permettent de faire évaluer la plage de dates. Il est également possible de modifier cette plage manuellement. L'exécution s'effectue par le bouton  intitulé "Rafraichir". Interpréter le résultat Le résultat est affiché du plus récent au plus ancien : Le nombre de lignes résultant de la plage de dates est affiché sur la droite. Les colonnes affichées sont : L'établissement et la section concernée La date et l'heure de l'intervention Le code et le nom de l'utilisateur EIG Le type d'action Le libellé Le numéro de version du programme Ce mode d'affichage est appelé "Mode entrepôt" . En cliquant sur l'entête d'une colonne, le tableau est trié selon cette colonne et un chevron apparaît au dessus de l'intitulé de la colonne . Il est également possible de cliquer sur l'entête d'une colonne et, en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, de monter cet entête au dessus de la ligne d'entête. Le tableau est présenté selon la colonne demandée : Pour revenir à l'état initial, il faut effectuer un double-clic sur le bouton sélectionné, dans le cas présent "Action". En cliquant sur une ligne du tableau, celle-ci est surlignée en bleu, il est possible de taper au clavier pour isoler des informations. Par exemple, pour isoler les manipulations d'un utilisateur : Pour revenir en arrière, il faut cliquer sur la touche "Suppr." du clavier ou sur la touche "Echap" ou "Esc" selon le clavier. Sur la ligne d'entête, un clic droit permet d'afficher les options disponibles dont l'export vers Excel. Par défaut le programme propose le format "CSV" mais l'ascenceur à droite du type de fichier permet de proposer d'autres options dont Excel. Exemple d'export Excel Le lien vidéo A venirGestion Commerciale - Les liens vers les vidéos des fonctions "Administrateur" Archiver la gestion commerciale https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/5yA8HP4DesrbsyR Créer une facture antérieure à 3 mois https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/neiHJYQ4dNN2NQn Démarquer les factures de prélèvement https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/rwJDzdnPHcmKTp7 Modifier la date de création d'un document édité en réel https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/ELgwe63XGHsKtQ5 Modifier un client d'une autre structure https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/7FqE4cMqW7ntRw3 Obtenir l'historique des comptabilisations sur 36 mois https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/43sG4iMkHjHzdqN Obtenir l'historique des prélèvements sur 36 mois https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/m2tSYkLorTnDnjk Obtenir l'historique des transmissions URSSAF sur 36 mois https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/mDCQNXgaS8GgEi7 Rouvrir la période précédente de la gestion des stocks https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/bZF3soPJbPYm4C8Que faire en cas d'anomalie ? Ce chapitre traite les anomalies constatées par les clients lors de la mise en place du mode administrateur. Le bouton "Fichier" est grisé Contexte : A la suite de l’inscription par le formulaire, le client reçoit un mail et un fichier en pièce jointe. Ce fichier va lui permettre de s’inscrire en tant qu’administrateur dans la configuration. Lorsqu’il lance le configurateur, après sélection de la configuration voulue, il se rend compte que le bouton Fichier est grisé. Trois possibilités de solution : Le client n’a pas la dernière maj, c’est-à-dire la maj de juin 2024. Le client a bien la dernière maj, mais enfin de compte le client avait déjà son mot de passe administrateur et c’était connecté en tant qu’administrateur. Dans ce cas, il n’y a rien à faire. Il y a déjà une personne de référencée en tant qu’administrateur, dans ce cas-là, il est possible de renseigner un deuxième administrateur en rajoutant dans la fenêtre paramètres de la configuration, au niveau du champ « Adresse mail de récupération du mot de passe », une deuxième adresse mail en séparant par un ; voire plusieurs adresses mails toutes spéarées par un ; mais attention : la totalité de la saisie ne doit pas dépasser 128 caractères. Il n'y a pas de bouton "Fichier" Règle de base IL NE PEUT Y AVOIR QU'UN SEUL ET UNIQUE ADMINISTRATEUR PAR SITE Constat Le client a entrepris les démarches pour s'enregistrer comme administrateur. Il a reçu le fichier qu'il faut enregistrer dans le configurateur. Il lance le configurateur, sélectionne la configuration et clique sur le bouton "Ouverture d'une configuration existante" et constate qu'il n' y a pas de bouton "Fichier" La raison : un administrateur est déjà enregistré. Récupérer le bouton "Fichier" Il faut vérifier le nom de la personne déjà enregistré et, si elle est toujours présente, déterminer lequel des deux est l'administrateur. Procédure Entrer dans le configurateur Activer les propriétés de la configuration Les noms et prénoms de l'administrateur sont déjà enregistrés Effacer ces informations et valide en cliquant sur "OK" Quitter le configurateur et le relancer. Le bouton est revenu Autres informations Ce chapitre englobe plusieurs pages indépendantes qui ne sont pas liées aux fonctions spécifiques du mode administrateur. Effectuer une demande d'évolution Introduction Cette page wiki est placée dans le livre "Console Mode Administrateur" mais il n'y a pas besoin d'être connecté en tant qu'administrateur pour l'utiliser. Il suffit de disposer d'une connexion et d'un mot de passe pour accéder à EIG. Il ne sert à rien de solliciter l'assistance EIG pour effectuer une demande d'évolution. Celle-ci sera rejetée par le service développement. EIG a mis en place un système de saisie de ces demandes par le connecteur EIG, c'est à dire l'écran ou vous saisissez votre mot de passe. Une fois celui-ci saisi et la connexion effectuée, un 3ème bouton apparaît : "Nous contacter" C'est ce bouton que vous devez utiliser pour effectuer une demande d'évolution. Comment procéder ? En cliquant sur le bouton précité, une fenêtre de saisie apparaît. Nous l'avons décomposé en 4 parties : Partie 1 : identification du demandeur L'identifiant et l'identité de la personne sont repris du conencteur ainsi que le nom de l'association. Pour pouvoir être contacté, il / elle doit renseigner : Un numéro de téléphone professionnel (ligne directe de préférence) Son mail professionnel Son agence de référence Partie 2 : la demande Il s'agit d'une liste de 5 choix : Suggérer une évolution fonctionnelle d'un logiciel. Obtenir un devis pour une prestation de service. Obtenir un devis pour un développement spécifique. Contacter votre agence. Création d'un ticket. C'est évidemment la première option qui nous intéresse ici. En fonction du type de demande, la composition du reste de l'écran évolue (partie 3). Partie 3 : la formulation Produit concerné : les différents logiciels sont présentés sous forme de liste. Il convient de sélectionner le logiciel. Si la demande ne concerne pas de logiciel mais un autre sujet (dans le cas d’un développement spécifique, il faut choisir ‘Autres’ En avez-vous parlé à un technicien EIG : si la réponse est Oui, il faut renseigner le nom du technicien dans le "Nom du contact" Type de demande : il faut cocher une des 3 optons : réglementaire, technique ou amélioration Fonctionnalité : préciser l’objet de la demande par un libellé clair et précis (intitulé générique ; par exemple : nouvelle valeur du point pour la convention XX) Formalisation de la demande : détailler la demande. Pour des calculs spécifiques, préciser les formules en donnant des exemples. Etes-vous prêt à soutenir votre proposition lors d’un CAU ? Si le demandeur participe à un des 2 CAU semestriels, il peut évoquer sa demande au Président d’EIG qui est toujours présent et au Chef de marché et service qui y est souvent présent (au moins à l’un des deux) Partie 4 : la pièce jointe et l'envoi Ajouter une pièce jointe : cette option est présente dans le bas à gauche de l’écran sous forme de lien hypertexte de couleur cyan. Tout document officiel ou courrier permet de mieux comprendre la demande et de l’argumenter. Celle-ci parvient aux responsables du service développement qui : L’étudie Juge de son opportunité Détermine le degré d’urgence et le délai si la demande est acceptée Informe le client demandeur Ces informations sont également valables pour une demande de développement spécifique. Dans ce cas, un devis est transmis au demandeur.  Création d'un profil Maintenance EIG Depuis la mise en place du profil administrateur dans chaque association, il n'y a plus la notion de pupitre. Celle nouvelle fonctionnalité peut-être bloquante pour traiter certains tickets ou de paramétrage à faire hors prise en main à distance. Si  l'administrateur le souhaite, il peut  créer un profil maintenance EIG avec les accès aux modules pour les TCR EIG. Cela permettra aux TCR d'accéder via le serveur du client à leur base avec la connexion MAINTENANCE créée. Création d'un profil maintenance EIG Dans le configurateur EIG après connexion de l'administrateur avec son mot de passe Créer un utilisateur "MAINTENANCE" et renseigner l'Identification, Nom, Mot de passe Il est possible de renseigner des dates de validité. Dans le menu déroulant des profils, sélectionnez le ou les profils à affecter et ajouter le lieu et l'applicatif : exemple COMPTA Complet  de l'Etablissement 1 Si besoin d'un profil non existant il conviendra de le créer Création d'un profil lieu : Aller sur l'onglet "profils", cliquer sur créer, nommer le profil  et cochez ETS souhaité Création d'un profil applications : Aller sur l'onglet "profils" cliquer sur créer, nommer le profil  et cochez le ou les applications souhaité(es) partie droite quand les profils lieu et applications sont crées, il convient de les affecter au profil utilisateur. Ne pas oublier de valider et fermer le configurateur , ensuite aller sur le connecteur EIG choisir l'utilisateur avec le mot de passe Créer un nouvel établissement, une nouvelle section Prérequis Une fois le mot de passe EIG saisi, la barre des logiciels disponibles en fonction des droits s'affiche. Il faut bénéficier de l'accès à la "Gestion des associations" représentée par l'icône L'organisation des structures dans EIG Une fois activé, la liste des 3 niveaux organisationnels de la structure s'affiche. Dans l'exemple ci-dessous, nous avons inclus une légende pour expliquer ces niveaux : L'organisation minimale Pour qu'une association et un établissement soient visibles dans la liste des structures, il faut que l'association ait au moins 1 établissement et l'établissement au moins 1 section : Comment créer un établissement ? Il faut se positionner sur le niveau le plus haut, celui de l'association et utiliser le bouton "Nouveau" représenté par l'icône . Une info-bulle fugace indique "Nouvel établissement" mais la mention est indiquée dans la ligne d'informamtion en bas de cet écran : La fenêtre de création s'ouvre et quelques informations sont à saisir : Le code de l'établissement. Il s'agit d'un code interne pour identifier la structure. Une fois créé, il ne peut pas être modifié. Attention, il est interdit d'utiliser 2 fois le même code. Nous conseillons d'avoir un numéro avec une terminaison en "00" pour la décliner ensuite au niveau section. Ainsi, dans la base minimale présentée précédemment, l'établissement a le code 1000 et la section 1001. Donc, pour le nouvel établissement, nous utilisons 2000. Ce code peut être alphanumérique comme dans l'exemple présenté dans le paragraphe "L'organisation des structures dans EIG", E100, E300 Le code section. Il est grissé à ce niveau et est accessible lors de la création d'une section L'alias. Il est initialisé à partir du code établissement. Il est affecté à chaque enregistement effectué quel que soit le logiciel. Par la suite, il est modifiable. Mais nous déconseillons très fortement de le modifier. En effet, le lien avec les informations précédemment saisies avec un autre alias seraient alors inaccessibles. Il faudrait une intervention payante des développeurs pour rectifier la situation La désignation. Il s'agit du nom de l'établissement L'adresse. Il s'agit de renseigner l'adresse de l'établissement, telle qu'utilisée dans les logiciels. Cette saisie est traitée par la suite dans le paragraphe "Comment créer les adresses ?" Comment créer une section ? Il faut se positionner sur le niveau intermédiaire de l'établissement et utiliser le bouton "Nouveau" représenté par l'icône . Une info-bulle fugace indique "Nouvelle section" mais la mention est indiquée dans la ligne d'information en bas de cet écran : La fenêtre de création s'ouvre et quelques informations sont à saisir : Le code de l'établissement. Il est grissé à ce niveau et reprend celui du niveau établissement auquel la section est rattacchée Le code section. Il s'agit d'un code interne pour identifier la structure. Une fois créé, il ne peut pas être modifié. Attention, il est interdit d'utiliser 2 fois le même code. Nous conseillons de décliner le numéro attribué à l'établissement. Ainsi, dans la base minimale présentée précédemment, l'établissement a le code 1000 et la section 1001. Donc, pour le nouvel établissement, nous avons utillsons 2000, nous utilisons 2001, 2002, etc pour les sections. Ce code peut être alphanumérique comme dans l'exemple présenté dans le paragraphe "L'organisation des structures dans EIG", S101, S301, etc. L'alias. Il est initialisé à partir du code section. Il est affecté à chaque enregistement effectué quel que soit le logiciel. Par la suite, il est modifiable. Mais nous déconseillons très fortement de le modifier. En effet, le lien avec les informations précédemment saisies avec un autre alias seraient alors inaccessibles. Il faudrait une intervention payante des développeurs pour rectifier la situation La désignation. Il s'agit du nom de l'établissement L'adresse. Il s'agit de renseigner l'adresse de l'établissement, telle qu'utilisée dans les logiciels. Cette saisie est traitée par la suite dans le paragraphe "Comment créer les adresses ?" Comment créer les adresses ? Une fois le bouton "Changer l'adresse" activé, la liste des adresse présente s'affiche : La saisie d'une adresse se compose de 2 onglets "Adresse" et "Divers" Onglet "Adresse" Les zones à saisir sont surlignées en jaune : Ne pas oublier de saisir le code INSEE, surtout sur l'adresse de l'association. Si ce n'est pas fait, un message d'alerte apparaît à chaque ouverture de la GRH. Onglet "Divers" Les zones SIREN et NIC forment le SIRET de l'établissement, et, avec le code INSEE  et le code APE et sont reprises dans la codification de la DSN et figurent dans les données transmises : L'entête, bloc S10 La déclaration; bloc S20 La définition de l'entreprise, bloc S21.G00.06 La définition de l'établissement, bloc S21.G00.11 L'identification du contrat nominatif, bloc S21.G0.40 Terminer la saisie par la touche "OK". Comment créer un RIB/IBAN ? Une fois ces données saisies, un 3ème sous-onglet apparaît : "Banques" apparaît dans la définition de la structure. Il permet de saisir les RIB/IBAN au niveau de l'association ainsi que sur chaque section, ceux-ci sont ensuite repris automatiquement dans les logiciels. La saisie se compose de 2 écrans : "RIB" et "Adresse" Onglet "RIB" La saisie du RIB permet d'initialiser l'IBAN. Mais il n'y a aucune obligation à saisir le RIB. En revanche, le code BIC doit obligatoirement être saisi manuellement. Voir les nouvelles structures Pour que les nouvelles structures sient visibles dans les logiciels, il faut : Fermer les applications EIG Revenir sur le connecteur Cliquer sur "Déconnexion" Se reconnecter en tapant le mot de passe En fonction des droits utilisateurs, les utilisateurs verront ou pas ces nouvelles structures. Les conséquences en Comptabilité L'ajout de nouvelles structures en comptabilité se fait "à vide". il faut attibuer un plan comptable, des codes journaux. En un mot, paramétrer la comptabilité. Il existe une fonction dans le menu "Outils divers" de la comptabilité qui permet d'automatiser une reprise de paramètres d'un dossier à l'autre. Pou plus d'informations, se référer à la page wiki https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-comptabilite/page/dupliquer-le-parametrage-dune-structure-tcr. Les conséquences en GRH L'ajout de nouvelles structures a également des conséquences en GRH et en DSN. Pour plus d'informations, se référer à la page wiki https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-grh/page/creer-une-nouvelle-section-les-consequences-en-grh.