Saisie des contrats

Saisie contrôlée des contrats

La saisie des contrats est pilotée par un module qui permet de contrôler la saisie des zones en fonction de la valeur d’autres zones. Ce contrôle est effectué par des modèles de saisie et des modèles de contrat.

Le modèle de saisie

Description fonctionnelle

Chaque zone saisie est contrôlée par une ou plusieurs zones saisies précédemment.

Exemple 1 : Si la zone statut conventionnel est « autre cadre », la zone régime ne donnera le choix qu’à des régimes cadres.

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Exemple 2 : Si la zone nature du contrat de travail est « contrat d’apprentissage », la zone dispositif de politique publique ne pourra être que « 64 contrat d’apprentissage  - de 11 salariés » ou « 65 contrat d’apprentissage  + de 11 salariés ». Et le régime ne pourra être que le régime apprenti.

En fonction de la situation de l’association, on pourra affiner le modèle de saisie en excluant le code 64 ou 65.

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En fonction des besoins de l’association, une zone peut être invisible (non saisie), désactivée (avec une valeur par défaut), obligatoire.

Ces restrictions peuvent être appliquées en fonction de la valeur des zones saisies précédemment.

Description technique

Un modèle de saisie est constitué d’une liste de restrictions portant sur une ou plusieurs zones :

L’utilisateur peut créer autant de modèle de saisie qu’il le souhaite. Il détermine ensuite les sections sur lesquelles il désire appliquer le modèle :

ATTENTION : On ne peut avoir qu’un seul modèle défini au niveau association. Si on crée un autre modèle, et qu’on applique ce dernier au niveau association, le précédent ne s’appliquera plus.

Par extension, le même principe s’applique pour le niveau établissement et le niveau section.

Lors de la saisie du contrat, on ne choisit pas le modèle que l’on veut utiliser. C’est en fonction de la section/Etablissement du contrat que les modèles correspondant vont être empilés et utilisés.

Les restrictions de chaque modèle concerné sont appliquées, dans l’ordre, jusqu’au niveau le plus bas.

Une restriction définie à un niveau ne pourra pas changer ensuite. Cela veut dire que si une zone est obligatoire au niveau association, elle le sera quel que soit la section utilisée. Et un code libellé interdit par le modèle de niveau association ne pourra pas être autorisé par modèle de niveau inférieur.

Dans tous les cas, le premier modèle appliqué est le modèle EIG, qui est fourni en standard, sur la base des libellés et des codifications livrées dans la base de référence.

Que ce soit un contrat ou une proposition de contrat, les règles sont les mêmes.

Le modèle de contrat

Un modèle de contrat est hérité du modèle de saisie, mais a les particularités suivantes :

Par défaut, lorsque l’on crée un modèle de contrat, il est appliqué automatiquement à l’association. Mais on peut décider que le modèle ne contrat ne soit autorisé que pour les contrats appartenant à une seule section (on peut imaginer un modèle de contrat TH spécifique aux sections TH).

Contrairement aux modèles de saisies, on peut avoir une infinité de modèles de contrat défini au niveau association, ou à une section particulière.

C’est lors de la création du contrat que l’utilisateur choisit éventuellement, d’abord la section d’affectation du contrat, et ensuite un modèle de contrat.

La gestion des modèles dans la pratique

Les autorisations

La gestion des modèles de saisie et des modèles de contrats  sont soumises à autorisation selon les fonctionnalités configurées dans le configurateur EIG. En fonction de l’utilisateur, il est possible également d’interdire la modification du modèle de contrat lié à un contrat

La gestion  des modèles de saisie est accessible via le menu Autres paramètres. Attention, il est indispensable d’être au moins dans la version 40 du gestionnaire de rubrique.

Créer un modèle de saisie

Lors de la première utilisation, il n’y a qu’un modèle de saisie : Le modèle EIG. Ce dernier peut être consulté mais pas modifié.

Le bouton  permet de créer un modèle de saisie. Il faut ensuite saisir un alias et une désignation pour le modèle créé. Attention l’alias est un identifiant unique. Le premier modèle est en principe destiné à être appliqué au niveau association, choisissez donc l’identifiant ASSOCIATION.

Cliquez ensuite sur le bouton Créer le modèle.

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Astuce : La case à cocher Modèle actif est cochée par défaut. En décochant cette case, vous pouvez élaborer un modèle de saisie sans qu’il en soit tenu compte dans la saisie réelle des contrats.

Créer une restriction

L’écran proposé affiche ensuite la liste des zones sur la partie gauche, et ses caractéristiques sur la partie droite. Sélectionner la zone Dispositif de politique publique et cliquez sur le boutonimage-1639608273384.pngpour créer une restriction.

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Il faut d’abord choisir le type de restriction que l’on veut créer.

Le type Usages – Valeurs par défaut permet de définir les caractéristiques de la zone (Visible, désactivé, obligatoire), sa valeur par défaut et les valeurs autorisées.

Votre association a plus de 11 salariés, il s’agit donc d’interdire la saisie du code 64 contrat d’apprentissage –11 salariés.

Cliquez sur le image-1639608296609.pngsur la ligne correspondante pour  interdire le code 64.

Astuce : Cliquez sur l’entête de la colonne (sur le texte Autorisé) et vous inversez automatiquement le mode sur toutes les lignes.

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Validez la restriction avec le bouton correspondant.

Vous pouvez ensuite créer d’autres restrictions.

N’oubliez pas de cliquer sur le boutonimage-1639608336021.png pour valider le modèle de saisie.

Comme pour le modèle de saisie, vous pouvez désactiver temporairement chaque restriction à l’aide de la case à cocher Restriction active

Affecter un modèle à une structure

Votre modèle est créé mais aucune structure n’y est affecté, il ne sera donc pas utilisé dans la saisie réelle.

Sélectionnez votre modèle de saisie et cliquez sur le boutonimage-1639608374093.png.

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Cochez ensuite les structures concernées par votre modèle.

Cochez la case Association pour affecter votre modèle au niveau association.

Détermination des niveaux :

Si un autre modèle est déjà affecté au niveau association, cette affectation sera supprimée. IL NE PEUT Y AVOIR QU’UN MODELE DE SAISIE ASSOCIATION.

Il en est de même pour les modèles de niveau établissement ou section :

Exemple : Le modèle 1 est affecté à l’établissement ET01.

Si on affecte au modèle 2 l’établissement ET02 et ET03, aucun problème.

Si on affecte au modèle 2 l’établissement ET01 et ET03, le modèle 1 perdra son affectation à l’établissement ET01.

Créer une restriction de type usage selon la valeur d’une zone

Cas d’utilisation : L’association a créé des modèles d’export de contrat pour les CDI, les CDD mais par pour les autres nature de contrat. On veut donc rendre obligatoire la zone modèles d’export lorsque le contrat est de nature CDI ou CDD, et désactiver pour les autres natures de contrat.

Il faut donc créer une restriction sur la zone modèle d’export en fonction de la valeur de la zone Nature de contrat.

Créer la restriction et choisir le type de restriction Usages selon la valeur d’une zone.

Choisir ensuite dans la liste des zones contrôlées la zone Nature du contrat. Cette liste ne présente que les zones saisies avant la zone modèle d’export et qui sont de type liste ou de type Oui/Non. Cette liste est également restreinte si une restriction de même type existe déjà.

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Cliquez sur le image-1639608449483.png sur les cellules correspondantes activer l’usage et les transformer en image-1639608456442.png

Astuce : Cliquez sur les entêtes de colonnes (Non renseigné, Désactivé, Obligatoire) pour inverser l’usage pour toute la colonne. Cliquez sur le code d’une ligne pour les trois usages de la ligne.

Créer une restriction selon la valeur d’une zone

Ce type de restriction ne concerne que les zones de type liste ou de type Oui/Non.

Cas d’utilisation : Il s’agit de compléter le cas précédent en n’autorisant que les modèles de contrat CDI lorsque la nature de contrat est CDI, et les modèles de contrat CDD lorsque la nature de contrat est CDD.

Créer la restriction et choisir le type de restriction Restrictions selon la valeur d’une zone.

Choisir ensuite dans la liste des zones contrôlées la zone Nature du contrat.

Cliquez sur le  sur les cellules correspondantes activer la restriction et les transformer en .

Pour afficher le libellé complet des codes de la zone nature du contrat, passer la souris devant l’entête de colonne.

Cliquez sur les entêtes de colonnes ou sur  pour inverser la restriction pour toute la colonne ou pour toute la ligne.

La zone de saisie grille de convention

Contrairement aux autres zones des saisie, le contrôle sur la zone grille de convention se crée en sélectionnant les valeurs autorisées (c'est à dire les grilles) plutôt qu'en interdisant les valeurs non autorisées.

Une autre différence, le type de restriction pour la zone grille ne peut être que le type 'Usages - Valeurs par défaut'. Les autres type (Usages selon la valeur d'une zone et restrictions selon la valeur d'une zone) ne sont pas disponibles.

Pour mettre en place un contrôle de saisie sur la grille, choisissez un modèle de saisie ou un modèle de contrat, sélectionnez la zone grille et utiliser le bouton créer.

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Sélectionnez ensuite toutes les grilles que vous désirez autoriser dans modèle de saisie puis validez.

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Vous pouvez ensuite valider votre modèle de saisie et le tester.

Attention, il n'y a pas de lien avec le contrôle de saisie sur la zone convention. Cela veut dire que si vous autorisez la saisie d'une grille de la convention 66 sans autoriser cette dernière, vous ne pourrez pas saisir la grille. Et réciproquement.

Si vous créez une nouvelle grille, celle-ci n'est pas autorisée par défaut, il conviendra de revenir sur le ou les modèles de saisie .

PS : Pour supprimer le contrôle de saisie sur la zone grille, il suffit de désélectionner toutes les grilles.

Tester la saisie

Le bouton image-1639608623457.pngpermet de tester la saisie.

Si on est au niveau de la saisie d’un modèle, c’est ce modèle qui est testé.

Si on est dans l’écran de départ (avec la liste des modèles), le test de saisie est réalisé dans les conditions réelles :

En fonction de la section choisie, les modèles à appliquer sont sélectionnés automatiquement et affichés sur la partie droite.

Dans tous les cas, le modèle EIG est toujours appliqué en premier.

Vérifier un modèle de saisie

Le bouton image-1639608654808.png permet de vérifier les modèles de saisie. Il s’agit ici de tester tous les cas de saisie possibles, et de vérifier qu’il y a toujours un choix possible lors de la saisie d’une zone de type liste, si elle est obligatoire, quelques soient les saisies des zones précédentes.

En fonction du nombre de restrictions et du nombre de modèles à vérifier, ce traitement peut être assez long. Utilisez la vérification du modèle EIG pour faire un étalonnage. La vérification du modèle EIG sur un ordinateur rapide dure moins d’une minute.

Au niveau de la saisie d’un modèle, la vérification porte sur le cumul de ce modèle avec le modèle EIG.

Pour vérifier un modèle dans les conditions réelles, il faut être sur l’écran de départ (liste des modèles) :

Sélectionner le modèle à vérifier.

Si c’est le modèle association, la vérification porte sur le cumul des modèles association et modèle EIG.

Si c’est un modèle établissement, la vérification porte sur le cumul de ce modèle, du modèle association et du modèle EIG.

Si c’est un modèle section, il y aura plusieurs vérifications : Pour chaque section, le programme va réaliser une vérification avec le modèle courant plus le modèle établissement (correspondant à la section vérifiée) plus le modèle association plus le modèle EIG.

Exemple : on a 6 modèles :

Deux vérifications sont effectuées :

Présentation des anomalies

Lorsque des anomalies sont détectées, le programme détaille la liste des zones en anomalies, c’est-à-dire celle pour lesquelles aucun choix n’est possible.

Dans l’exemple ci-dessous, le modèle association est constitué d’une restriction d’usage sur le dispositif de politique publique qui interdit le code 64 contrat d’apprentissage -11 salariés.

Un modèle établissement a été créé avec une restriction d’usage sur le dispositif de politique publique, et qui interdit le code 65 contrat d’apprentissage +11 salariés.

La vérification du modèle association seul ne présente pas d’anomalie. Celle du modèle établissement seul non plus.

Mais si l’on effectue la vérification du modèle établissement dans les conditions réelles (c’est-à-dire à partir de l’écran de départ), on retrouve les anomalies suivantes.

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La première anomalie indique que lorsque l’on saisit le code 04 contrat d’apprentissage pour la zone nature de contrat, il n’y a plus de choix possible pour la zone Dispositif de politique publique.

Pour en connaitre la raison, il suffit de cliquer sur la ligne Pas de choix pour la zone Dispositif de politique publique

Cet écran présente la liste des restrictions de la zone Dispositif de politique publique, et les codes autorisés pour chaque restriction.

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On constate que les codes 64 et 65 et 81 ne sont pas autorisés pour la restriction d’usage.  Et ce sont ces seuls codes qui sont autorisés par la restriction selon la nature de contrat pour le code 04 Contrat d’apprentissage.

Pour en savoir plus, il faut cliquer sur le bouton Afficher le détail des modèles, ce qui va permettre de connaitre le détail des restrictions pour chaque modèle.

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La concaténation des restrictions d’usage des trois modèles utilisés supprime dans la liste des codes  autorisés les codes 64 et 65.

Le modèle établissement présente probablement une erreur, en interdisant le code 65, au lieu du code 64.

Le carré vert devant le code de la zone indique que ce code est présent dans tous les modèles de la restriction présentée, et est donc présent dans la concaténation des modèles.

Le modèle de contrat

Le modèle de contrat est hérité du modèle de saisie, la création et modification de celui-ci est donc en tout point identique.

Sa destination étant différente, on ne créera généralement que des restrictions de type usage dans un modèle de contrat, afin de définir des valeurs par défaut, et restreindre le nombre de choix.

Par défaut, un modèle de contrat est affecté à toute l’association, on pourra donc le choisir quelle que soit la section du contrat.

Pour créer un modèle de contrat, cliquez sur le bouton Modèle de contrat dans l’écran principal pour afficher la liste des modèles de contrat.

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Procédez ensuite de la même manière que pour un modèle de saisie.

Vérifier un modèle de contrat

Comme pour un modèle de saisie, au niveau de la saisie d’un modèle, la vérification porte sur le cumul de ce modèle avec le modèle EIG.

En revanche, pour vérifier un modèle dans les conditions réelles, il faut être sur l’écran de départ (liste des modèles).

Chaque possibilité va être examinée. Si le modèle de contrat est de niveau association, le programme va effectuer plusieurs  vérifications :

Pour chaque section de l’association, le programme effectue une vérification en cumulant le modèle de contrat à vérifier, le modèle section, établissement, association et modèle EIG. Bien entendu, si ces modèles sont identiques par rapport à une vérification effectuée précédemment, celle-ci n’est pas effectuée une seconde fois.

Vérifiez que la vérification des modèles de saisie a été effectuée sans anomalies, sans cela, la vérification des modèles de contrat sera également en anomalie.

Utilisation de la saisie contrôlée

L’un des points important de la saisie contrôlée est la fiabilité des données saisies.

Qu’en est-il des contrats déjà saisi ?

En effet, après avoir mis en place un modèle de saisie association, avec des règles de saisies particulière, il est nécessaire de corriger les contrats qui ne respectent pas ces règles.

Pour cela, utilisez la liste des personnes, et cliquez sur le bouton Consultation/Contrats en anomalies

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La liste des contrats en anomalie ne concerne que les contrats actifs, c’est-à-dire les contrats non clos, ou les contrats clos pendant la période.

Sélectionnez et ouvrez un contrat en anomalie.

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La réponse à cette question est généralement Oui.

Mais il peut être nécessaire dans certains cas de modifier le contrat sans forcément corriger l’incohérence de suite. Dans ce cas répondez non.

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L’exemple ci-dessus indique que la zone dispositif de politique publique  comporte une incohérence par rapport à la saisie contrôlée : La zone comporte le code 64 Contrat d’apprentissage -11 salariés, mais la liste n’autorise que le code 65 contrat d’apprentissage +11 salariés.

Sélectionnez la zone Dispositif de politique publique et cliquez sur le boutonimage-1639608862754.png. Ou cliquez sur le bouton droit au niveau de la zone et cliquez sur le menu Expliquer le contrôle de saisie. Cela fait apparaitre un écran déjà vu précédemment (dans la vérification des modèles) et qui présente la liste des restrictions de la zone sélectionnées et les codes autorisés pour chaque restriction.

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La création d’un contrat

La création d’un contrat ne change pratiquement pas. En revanche, afin de faciliter la mise en place de la DSN (Notamment avec l’introduction des blocs Changement de contrat), les règles de création d’un contrat  sont maintenant contrôlées. Voici les cas possibles :

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Un changement de situation est un contrat clôturé avec le motif de clôture 0001 Changement de situation, ou avec un autre type de clôture codifié comme tel dans le paramétrage DDMO dans la fiche structure

La création du contrat a donc été modifiée en ce sens. Vous n’avez plus le choix de créer la fiche contractuelle dans un nouveau contrat ou dans un contrat existant : Le programme sélectionne ce choix automatiquement en fonction du mode de duplication de la fiche. Sachant que l'écran de création utilise la fiche contractuelle les modes de duplication de la fiche sont les suivants :

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Au final, toutes les fiches contractuelles d'un contrat font partie d'un même contrat et sont des 'avenants'.

Modèle de contrat

Lorsque l’on sélectionne le mode de duplication de la fiche A partir d’un modèle existant, il faut maintenant choisir l’établissement/section, puis le modèle de contrat.

Par défaut, les anciens modèles de contrat n’ont pas étés repris pour les raisons suivantes :

Néanmoins, afin d’assurer la transition, vous pouvez activer les anciens modèles de contrat. Pour cela, cliquez sur le menu Paramètre des structures\Structures. Cliquez sur le bouton en haut à gauche, Activer les anciens modèles de contrat. Lors de la création d’un contrat, il sera alors possible de choisir l’item A partir d’un ANCIEN MODELE DE CONTRAT. En revanche, vous ne pouvez plus créer d’ancien modèle de contrat. Cette possibilité sera définitivement désactivée en juin 2015, mais vous pouvez désactiver les anciens modèles de contrat à tout moment, toujours par le menu Paramètre des structures\Structures.

Lorsque l’on sélectionne le mode de duplication de la fiche A partir d’un modèle existant, il faut maintenant choisir l’établissement/section, puis le modèle de contrat.

Lorsque l’on crée un modèle de contrat, on crée généralement des restrictions d’usage, dans lesquelles on définit une valeur par défaut.

 Exemple : Modèle de contrat apprenti,  Nature du contrat= 04 Contrat d’apprentissage.

Mais tout l’intérêt d’un modèle de contrat est non seulement de remplir la zone par défaut, mais aussi de ne pas pouvoir la modifier par la suite. C’est pourquoi il faut aussi restreindre les choix possibles pour n’autoriser dans le cas présent que le code 04.

Parfois aussi, on ne définira pas de valeurs par défaut. L’utilisateur sera alors contraint de choisir un code parmi la liste proposée.

Exemple : Un modèle de contrat Cadre restreint la liste des codes statuts conventionnel à deux choix : 03 Cadre dirigeant et 04 Autres Cadres mais ne propose pas de valeur par défaut.

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Lorsqu’un contrat a été créé avec un modèle de contrat, il reste lié avec ce dernier.

Il est possible de modifier le modèle de contrat lié au contrat (soumis à autorisation selon la fonctionnalité du configurateur) voire même de supprimer le lien. Le contrat est alors soumis aux contraintes du nouveau modèle de contrat et doit être modifié en conséquence.

 

Saisie contrôlée des grilles

La saisie contrôlée permet de superviser la majorité des zones de saisie du contrat.

Toutefois, un contrôle ne pouvais pas être mis en place sur la zone de saisie de la grille de convention. C'est désormais chose possible.

Cela permet de limiter la saisie aux grilles réellement utilisées dans l'association.

Cela permet également de créer des modèles de saisie de contrat en autorisant une ou plusieurs grilles.

Mise en place

Contrairement aux autres zones des saisie, le contrôle sur la zone grille de convention se crée en sélectionnant les valeurs autorisées (c'est à dire les grilles) plutôt qu'en interdisant les valeurs non autorisées.

Une autre différence, le type de restriction pour la zone grille ne peut être que le type 'Usages - Valeurs par défaut'. Les autres type (Usages selon la valeur d'une zone et restrictions selon la valeuyr d'une zone) ne sont pas disponibles.

Pour mettre en place un contrôle de saisie sur la grille, choisissez un modèle de saisie ou un modèle de contrat, sélectionnez la zone grille et utiliser le bouton créer.

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Sélectionnez ensuite toutes les grilles que vous désirez autoriser dans modèle de saisie puis validez.

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Vous pouvez ensuite valider votre modèle de saisie et le tester.

Attention, il n'y a pas de lien avec le contrôle de saisie sur la zone convention. Cela veut dire que si vous autorisez la saisie d'une grille de la convention 66 sans autoriser cette dernière, vous ne pourrez pas saisir la grille. Et réciproquement.

Si vous créez une nouvelle grille, celle-ci n'est pas autorisée par défaut, il conviendra de revenir sur le ou les modèles de saisie .

PS : Pour supprimer le contrôle de saisie sur la zone grille, il suffit de désélectionner toutes les grilles.

 

Comprendre le statut conventionnel, son lien avec les codes métiers et les catégories de l'index égalité femme-homme

Le lien entre le statut conventionnel et les codes métiers

Le statut conventionnel

Depuis l'instauration de la DSN (2015), de nouvelles zones ont été ajoutées à la fiche contrat dont le statut conventionnel. Ceux-ci sont imposés par le chaier des charges de la DSN :

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Au sein du secteur Social, Médico-social et Sanitaire couvert par le logiciel EIG, les codes 01 et 02 ne sont jamais proposés. 

Les autres codes sont conditionnés à la nature de contrat (DSN) ou et au dispositif de politique publique (DSN). De ce fait, les codes 08 à 10 sont rarement proposés.

La donnée se codifie dans le pavé 1 - Généralités de la fiche contrat, sur l'avant-dernière ligne :

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Le Code profession et catégorie socioprofessionnelle (PCS-ESE appelé code métier dans EIG)

Celui-ci est obligatoire depuis les anciennces DADSU / N4DS. Il est composé de 3 chiffres et d'une lettre, exemple : 434d - éducateurs spécialisés. Il est également obligatoire dans la DSN.

Les codes fournis par l'INSEE sont :

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Les codes 1 et 2 ne sont jamais proposés dans EIG. 

Ce code est présent dans le pavé 4 - Eléments de salaire de la fiche contrat :

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Il est très souvent lié à la grille de la convention collective dans laquelle il est possible de le codifier pour automatiser sa saisie dans la fiche :

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Cependant, si beaucoup d'éléments conventionnels sont précodifiés ou peuvent l'être, certains intitulés très génériques ne peuvent pas l'être. Par exemple, l'annexe 6 des Cadres de la convention 66 :

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Si l'association a plusieurs Cadres de classe 2 niveau 2 et que les personnes sont Chefs (fes) de service, le service est-il administratif, logistique ou éducatif ? Dans les 2 premiers cas, les codes métiers sont ceux du sous-code 37, cadres administratifs et commerciaux des entreprises. Dans le 3ème cas, il relève du code 434a, cadre de l'intervention socio-éducative.

Il est donc difficile d'en codifier un par défaut. C'est pour cela qu'il faut le saisir dans la fiche.

Nous laisssons à chaque utilisateur le choix de vérifier les grilles de sa convention collective et d'en ajuster le paramétrage.

Comparaison entre les 2 listes

Si l'on compare la liste des statuts conventionnels de la DSN et la liste des codes métiers, nous observons que :

Statut conventionnel Code PCS-ESE (code métier)
1 - Agriculteur 1 - Agriculteur
2 - Artisan 2 - Artisan
3 - Cadre dirigeant 3 - Cadres
4 - Autres cadres 4 - Professions intermédiaires
5 - Professions intermédiaires 5 - Employés 
6 - Employés administratifs, agents de service 6 - Ouvriers
7 - Ouvriers  

A partir de la ligne 4, il existe un décalage d'une ligne entre les 2 listes. Mais supposons que la DSN n'ait pas séparé les cadres dirigeants des autres cadres, nous aurions alors :

Statut conventionnel Code PCS-ESE (code métier)
1 - Agriculteur 1 - Agriculteur
2 - Artisan 2 - Artisan
3 - Cadres 3 - Cadres
4 - Professions intermédiares 4 - Professions intermédiaires
5 - Employés 5 - Employés 
6 - Ouvriers 6 - Ouvriers

Nous aurions une égalité parfaite. C'est donc que les 2 listes sont liées et que les codes métiers doivent correspondrent au statut conventionnel. A la fin du document, nous proposons une liste de ce qui, selon EIG, devrait être en place.

L'index égalité femme/homme

Depuis l'instauration de l'index égalité femme/homme, le statut conventionnel a pris une importance non négligeable. En effet, les tableaux 1 - écart de rémunération et 2 - écart augmentations sont établis selon les critères suivants : 

Source : le document de présentation de la DIRECCTE de 2018

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Dans le module EIG (Menu Traitements divers, Gestion de l'égalité   image-1697724858822.png, c'est le statut conventionnel qui est utilisé pour appareiller les catégories :

Catégorie de l'index Statut conventionnel Intitulé
Ouvriers 07 Ouvriers qualifiés et non qualifiés
Employés 06 Employés administratifs et agents de service
Techniciens et agents de maîtrise 05 Professions intermédiaires
Ingénieurs et cadres 03 et 04

Cadre dirigeant (03) et autres cadres (04)

Les salariés sont -ils bien référencés ?

Selon le statut conventionnel de la fiche contrat, les salariés sont placés dans l'une ou l'autre catégorie de l'index mais des erreurs de codification peuvent fausser le résultat.

En comparant les 3 listes officielles, statuts conventionnels, codes métiers et catégories de l'index, un lien apparaît entre ces éléments.

Pour s'en assurer, il faut se positionner sur la liste des personnes en sélectionnant les contrats actifs et procéder à 3 regroupements :

Observons les résultats tels qu'il ne faut pas faire :

Statuts 03 et 04, cadre dirigeant et autres cadres

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Pour les statuts 03 et 04, aucune surprise. A noter la présence du code 434a, cadres de l'intervention socio-éducative dans le statut conventionnel 04, autres cadres.  Bien que ce code soit un code des professions intermédiaires, les personnes ont un statut de cadre et sont donc bien référencées en statut conventionnel 04, autres cadres. Le code 431a, cadres infirmiers et assimilés doit également être lié au statut conventionnel 4.

Statut 05, profession intermédiaire

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Pour ce statut, la présence des codes métiers de classe 4 est conforme et correspond à la liste des codes métiers. 

En revanche, le code métier 526a, aides-soignants, devrait être référencé dans le statut conventionnel des employés puisque le code 5 des métiers est celui des employés. Certes, le métier d'aide-soignant relève des professions de la santé et du travail social mais comme employé et pas comme profession intermédiaire.

A la droite de la ligne, figurent le nombre de personnes et le nombre de contrats concernés. Cela indique le nombre de personnes qui ne sont pas référencés dans la bonne catégorie de l'index.

Statut 06, employés administratifs et agents de service

C'est généralement dans ce statut que l'on rencontre le plus grand nombre de disparités. En effet, comme il n'y a pas vraiment d'indication, c'est un peu le statut "fourre-tout".

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Dans l'exemple ci-dessus, beaucoup de codes métiers relevant des professions intermédiaires (classe 4) qui faussent le résultat de l'index. La présence des codes métiers de classe 5 est conforme. Mais la présence des codes métiers de classe 6 n'est pas non plus à sa place et devrait être en statut conventionnel 7, ouvriers. La présence d'un code 9999, inconnu est toléré mais il est souhaitable de codifier un code métier existant. 

La consultation des éléments de salaire d'une fiche donne :

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Bien que contrat aidé hors convention, la personne est agent de service donc est dans le bon statut conventionnel. Mais nous conseillons d'utiliser le code 564b, employés des services divers. 

De plus, en comparant le décompte des personnes et des contrats de la liste avec les tableaux des effectifs (annexe 13) du budget prévisionnel ou du compte administratif, il n'y a pas autant de personnel administratif et d'agents de service autorisés par les financeurs.

Il faut noter que le code 542a, secrétaires est à sa place ici. Mais les secrétaires de direction ont un code métier qui leur est dédié, le 461b, secrétaires de direction, assistants de direction. Donc, en profession intérmédiaire et statut conventionnel 05.

Statut 07, ouvriers

Dans ce statut, nous constatons aussi des disparités qui peuvent fausser le résultat de l'index :

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Présence de codes métiers de classe 4 (professions intermédiaires) et 5 (employés) qui faussent les résultats de ces 3 catégories dans l'index. Présence d'un code 9999, la consultation des éléments de salaire indique : 

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Dasn la classe 5, la sous-classe 56 est dédiée aux personnels des services directs aux particuliers. Même si le métier de maîtresse (ou maitre) de maison n'est pas référencé, il existe le code 564b, employés des services divers qui permet de reclasser la personne en statut conventionnel 06.

En résumé, cahier des charges de la DSN

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Pour rappel, le statut conventionnel est la 2ème information du bloc 40 juste après la date de début du contrat.

Suite à la comparaison établie dans le 1er chapitre de ce document, nous proposons la liste suivante. Toutefois, c'est au responsable RH de chaque structure de déterminer comment effectuer les codifications en interne.

Statut conventionnel 03, cadre dirigeant

Ne doit figurer dans ce statut conventionnel que les votants (votantes) au collège employeur donc le Directeur Général, le Directeur Adjoint, les Directeurs d'Etablissement. 

Selon EIG,

Statut conventionnel 04, autres cadres

Selon EIG,

Statut conventionnel 05, profession intermédiaire

Selon EIG,

Statut conventionnel 06 employé administratif, agent de service
Statut conventionnel 07, ouvriers qualifiés et non qualifiés

L'association présentée ci-dessus est théorique. Il est possible de l'ajuster en fonction des codes métiers qui concernent des responsables principalement dans la classe 4 des professions intermédiaires et qui doivent être associés au statut conventionnel  04, autres cadres. Se rapprocher des décideurs RH de la structure.

Conclusion

Nous espérons que cette présentation vous sera utile afin de mieux référencer les salariés et de mieux préparer vos index égalité femmes/hommes.

EIG ne fait que conseiller. C'est aux responsables RH de chaque structure d'organiser la liste des salariés et de préparer son index égalité. 

Toutefois, il vaut mieux éviter les codes 9999, inconnus.

Saisie des CDD en lots

La saisie des CDD en lots est un nouveau module qui permet de créer à la chaine, les contrats CDD (généralement les contrats courts de remplacement) par duplication d’un autre contrat.

 

Le module est accessible dans le menu traitement, et est soumis à autorisation dans le configurateur.

 

NB : Tout au long de la saisie, utilisez les flèches droite et gauche pour passer d’une zone à l’autre. Pour passer en mode édition, utilisez la barre d’espace ou le double clic.

 

La saisie se déroule de la manière suivante :

 

Cliquer sur le bouton Ajouter, puis sélectionner en premier lieu la personne (Appuyez sur la barre d’espace ou double clic pour afficher la liste des personnes). La liste des salariés proposée respecte les  autorisations de section de l’utilisateur.

 

Chosir ensuite la structure dans laquelle sera créé le contrat (par défaut celui de la personne).

 

Enfin choisir le mode de duplication en cliquant sur la colonne Contrat référent.

 

L’initialisation des zones

 

En règle générale, les zones du contrat sont intialisées avec les valeurs du contrat référent.

Exception faite des zones suivantes :

 

Les zones qui ne sont pas affichées sur l’écran de saisie ne sont pas modifiable et prennent obligatoirement la valeur du contrat référent.

 

 

La valeur des autres zones est ensuite ajustée en fonction de l’origine du contrat référent (A la suite ou par duplication) et du motif de CDD (remplacement ou pas).

 

 

 

 

 

 

 

Créer à la suite

 

Le contrat référent est le dernier contrat CDD du salarié. De ce fait, ce  mode n’est pas disponible si le salarié n’a jamais eu de contrat CDD.

 

La date d’embauche est initialisée à la date de cloture (ou la date de fin prévue) du contrat d’origine plus un jour. Même chose pour la date de fin prévue.

 

Remplacement

 

La zone suivante permet de déterminer si c’est un remplacement ou pas. Dans ce cas, il faudra choisir le contrat remplacé. Il servira pour mettre à jour les zones suivantes :

 

 

Autre

 

Si ce n’est pas un remplacement la zone contrat remplacé est initialisée à vide.

Les autres zones sont initialisées comme la règle générale le prévoit.

 

 

Saisie par duplication

 

Dans ce cas, le contrat référent est choisi dans une liste de contrat composée de tous les derniers contrats CDD (clos ou non clos) de chaque salarié.

Par défaut, cette liste ne contient que les contrats de la section choisie précédemment (filtrage établissement).

 

On peut éventuellement supprimer le filtrage établissement et choisir parmi une liste plus importante (utilisez la touche Esc ou Sup. pour supprimer le filtre).

 

Si on choisit un contrat d’une autre section, la zone Section n’est pas remise à jour. On peut par la suite la modifier, mais dans ce cas, les imputations comptables sont réinitialisées et doivent être ressaisies.

 

La date d’embauche et la date de fin prévue sont initialisées à la date du jour.

 

On définit ensuite si c’est un remplacement.

A partir de ce moment, c’est le même fonctionnement que précédemment.

 

 

 

 

Validation

 

Il est possible, soit de créer des contrats, soit des propositions de contrat. Si l’utilisateur n’a pas les autorisations nécessaires pour créer des contrats, ça sera automatiquement de proposition de contrat.

 

Lors de la validation, chaque ligne est contrôlée par le système de sauvegarde des contrats. Si le système de sauvegarde retourne une anomalie, le contrat n’est pas sauvegardé, sinon il est sauvegardé et disparait de la liste.

 

 

 

Importation

 

Il s’agit d’une fonctionnalité soumise à autorisation qui permet d’importer dans la saisie CDD les contrats à créer.

Le fichier doit être constitué au format CSV ou Excel (extension xlsx uniquement).

 

Voici les  entêtes possibles (en gras les entêtes obligatoires) :

 

MATRICULE       : matricule du salarié

SECTION             : Section dans laquelle doit être créé le contrat. Si non présent, le contrat sera créé en utilisant la section du contrat d’origine.

                               Sous la forme Code établissement/Code section

COPIETYPE         : Le type de copie de contrat à réaliser.

Les différentes valeurs sont :

COPIEMATRICULE : Le matricule du contrat à recopier. Il peut être vide si le type de copie est SUITE.

COPIENUMCTR                    : Le  numéro de contrat à recopier. Sous la forme tel qu’il apparait dans le logiciel GRH, c’est-à-dire 9.9.9 Il peut être vide si le type de copie est SUITE.

REMPMATRICULE : Le matricule du contrat à remplacer. S’il est vide ou si la colonne est inexistante, c’est que ce n’est pas un remplacement

REMPNUMCTR                    : Le  numéro de contrat à recopier. Sous la forme tel qu’il apparait dans le logiciel GRH, c’est-à-dire 9.9.9 Il peut être vide REMPMATRICULE est vide ou non existant.

DATEEMBAUCHE : La date d’embauche sous la forme JJ/MM/AAAA

DATEFINP              : La date de fin prévue.

MOTIFCDD            : le code motif CDD. Motif DSN (01 Remplacement, 02 Accroissement temporaire d’activité, etc)

MOTIFCDDPRE    : le code motif précis. Liste de libelles utilisateur.

AUTREMOTIF       : libellé libre.

HORAIREMENS    : L’horaire mensuel.

MODEPAIE           : Code du mode de paiement.

RANGPAIE           : Code du rang de paiement.

VENSECTION01 : Section de la première ventilation comptable. Sous la forme Code établissement/Code section

VENPOUR01 : Pourcentage de la première ventilation comptable.

VENSECTION02 , VENPOUR02

BUDSECTION01 : Section de la première ventilation budgétaire. Sous la forme Code établissement/Code section.

BUDPOSTE01           : Numéro de poste de la première ventilation budgétaire.

BUDPOUR01            : Pourcentage de la première ventilation budgétaire.

BUDSECTION02, BUDPOSTE02, BUDPOUR02 : Suite.

 

A noter que si ces champs ne sont pas renseignés, c’est la ventilation du contrat d’origine qui est prise en compte

Si la zone BUDPOSTE n’est pas renseignée, la ventilation sera quand même reprise, avec poste inconnu.

Chaque ligne est initialisée comme suit :

 

 

 

 

 

CDD multiples

Préambule

L’article 6 de la loi n° 2022-1598 du 21 décembre 2022 portant mesures d’urgence relatives au fonctionnement du marché du travail en vue du plein emploi, a réintroduit la possibilité pour les entreprises de conclure, à titre expérimental, un seul contrat court pour assurer le remplacement de plusieurs salariés absents.

Ainsi, à titre expérimental et pour une durée de deux ans à compter de la publication du décret d’application listant les secteurs éligibles à l’expérimentation, un employeur pourra conclure un seul contrat de travail à durée déterminée (CDD) ou un seul contrat de travail temporaire (CTT) pour remplacer plusieurs salariés absents.

L’expérimentation introduit une dérogation à la règle selon laquelle un seul contrat de travail à durée déterminée (CDD) ou un seul contrat de travail temporaire (CTT) peut être conclu pour le remplacement d’un seul salarié (absence, passage provisoire à temps partiel, suspension de contrat de travail, départ définitif précédant la suppression de poste de travail ou attente de l’entrée en service effective d’un salarié recruté sous contrat à durée indéterminée).

Le décret n°2023-263 du 12 avril 2023 fixe les secteurs autorisés à mettre en œuvre l’expérimentation. Les réponses apportées aux questions portant sur les contrats à durée déterminée (CDD) sont transposables aux contrats de travail temporaires conclus pour un motif de remplacement, dans le respect du régime juridique de l’intérim.

La documentation qui va suivre décrit l'ensemble des modifications effectuées dans le logiciel GRH afin de répondre aux problématiques liées à la saisie et au calcul d'un CDD multiple :

Cette documentation n'a pas de vocation juridique. Les informations que vous indiquerez dans le contrat, et celles qui seront envoyées en DSN  seront celles que vous déciderez avec votre conseil juridique.

En ce qui concerne la DSN, nous avons interrogé le GIP-MDS début juillet, la réponse est sans équivoque  : Pour le moment, la DSN ne gère pas les CDD multiples.

Communication du GIP-MDS sur le CDD multi-remplacement en DSN https://www.net-entreprises.fr/dsn-experimentation-du-cdd-multi-remplacement/

Après analyse, nous avons identifié deux problématiques :

Des contrôles ont été réalisés afin de sécuriser et pérenniser la saisie. L'inconvénient de ces contrôles est qu'il est difficile de modifier certains éléments lorsque la paye est terminée et que la période suivante est ouverte.

Références

Questions-réponses Ministère du droit du travail

https://travail-emploi.gouv.fr/droit-du-travail/les-contrats-de-travail/article/cdd-multi-remplacement-relance-de-l-experimentation-questions-reponses

Notes sur les remplacements multiples sur le site de Nexem

Les hypothèses

De la documentation précédente de Nexem, ressort trois situations qui peuvent arriver dans le cadre d'un CDD multiple.

Hypothèse 1

Remplacement simultané de plusieurs salariés à temps partiel. Un salarié en CDD remplace deux salariés qui sont absent pendant la même période.

Hypothèse 2

Remplacement successif de plusieurs salariés. Un salarié en CDD remplace plusieurs salariés qui sont successivement absents.

Hypothèse 3

Remplacement de plusieurs salariés en partie simultanés. Les absences des salariés se chevauchent mais ne sont pas identiques. Un salarié en CDD peut les remplacer.

Il est probable que c’est cette dernière hypothèse qui sera le plus souvent utilisée.

Calcul de paye

Hypothèse 1

Pour ce cas, l’horaire contractuel total ne change pas, il sera égal à la somme des horaires contractuel des salariés remplacés. La ventilation comptable devrait être calculée en fonction du prorata des ventilations des contrats remplacés.

Exemple :

 

Horaire

Etab

%

Etab

%

Etab

%

Salarié N°1

20

ET01

50

ET02

50

 

 

Salarié N°2

30

ET01

30

 

 

ET03

70

Salarié N°3

50

ET01

100

 

 

 

 

Salarié CDD

 

ET01

(20*50%+30*30%+50)/100

ET02

(20*50%)/100

ET03

(30*70%)/100

 

100

ET01

69

ET02

10

ET03

21

Hypothèse 2

Exemple :

A remplace B du 1er au 15 janvier pour un mi temps puis le salarié C du 11 janvier au 15 février pour un trois quart temps.

Il vous appartient de décider l'horaire contractuel qui sera indiqué dans le contrat selon les propositions de Nexem ou de votre conseil juridique.

Soit un lissage de l'horaire contractuel soit un changement d'horaire contractuel le jour du changement. Il sera alors indispensable de faire un avenant (ou un changement de situation) au 16 pour signifier le changement d’horaire à la dsn.

Le changement de situation a l’avantage de bien séparer les deux remplacements avec deux bulletins séparés. Mais on verra que ça ne sera pas possible dans l'hypothèse 3.

Dans tous les cas, il sera nécessaire de saisir le nombre d'heure effectué chaque mois pour chaque remplacé.

 

Période

 

 

 

 

 

 

 

ETP

Hor.Mens

Janvier

Février

Salarié N° 1

01/01/2023

15/01/2023

 0.5

75.84

75.84

0

Salarié N°2

16/01/2023

15/02/2023

0.75

113.75

56.88

56.87

Salarié CDD

 

 

 

 

132.72

56.87

En ce qui concerne la ventilation comptable on devrait appliquer le même principe que précédemment. A ceci prés que cette ventilation sera différente chaque mois puis qu'elle serait calculé non pas au prorata de l'horaire contractuel, mais au prorata des heures effectuées

Hypothèse 3

Exemple :

A remplace B du 1er au 15 février pour un mi temps et le salarié C du 15  janvier au 31/03/2023 février pour un mi temps.

 

Période

 

 

 

 

 

 

 

 

ETP

Hor.Mens

Janvier

Février

Mars

Salarié N° 1

01/01/2023

28/02/2023

0.5

75.84

75.84

75.84

0

Salarié N°2

15/01/2023

31/03/2023

0.5

75.84

37.92

75.84

75.84

Salarié CDD

 

 

 

 

113.76

151.67

75.84

Encore une fois, on constate que le nombre d'heure effectué chaque mois est différent, il sera donc nécessaire de le saisir.

Même chose pour l'horaire mensuel, théoriquement c'est un mi temps du 1er au 15 janvier, puis un temps plein jusqu'au 28 février, et de  nouveau un mi temps.

Qu'en sera t-il au niveau du contrat juridique ? Ce n'est pas à nous de répondre mais la déclaration DSN devrait être identique

En ce qui concerne la ventilation comptable, ce sera le même principe que précédemment.

Le CDD Multiple dans la GRH

Préambule

Un CDD multiple ne sera possible que dans le cas d'un contrat CDD avec comme motif CDD remplacement.

Un CDD multiple sera forcément en forfait d'heure. Le forfait d'heure correspond en principe à la somme des heures effectuées pour chacun des contrats remplacés. S'il est à cheval sur plusieurs mois de paye, il faudra saisir le nombre d'heure effectué chaque mois. Le programme calculera automatiquement la somme des heures effectuées chaque mois et l'utilisera pour le calcul de paye. Il sera toutefois possible de déroger à cette règle et saisir chaque mois le nombre d'heure total effectué.

La ventilation comptable utilisée sera calculée comme indiqué précédemment en fonction des ventilations de chaque contrat remplacés et des heures effectuées dans le mois. Comme pour les heures, il sera possible de déroger à cette règle et saisir manuellement la ventilation à utiliser.

La saisie

Dans l'onglet généralité, une nouvelle zone a été crée est n'est saisissable que dans le cas d'un contrat CDD avec motif Remplacement.

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Lors de la création d'un nouveau contrat, il est nécessaire de valider la création avant de pouvoir accéder au détail des contrats.

image-1693242826885.png

Cliquez ensuite sur Détail des contrats pour accéder à la liste des remplacés.

image-1693237475243.png

Partie 1 En tête

C'est dans cette partie que l'on peut cocher la case saisie manuelle du forfait d'heure ainsi que la saisie manuelle de la ventilation. Elle permet également d'ajouter, modifier et supprimer des contrats remplacés.

Partie 2 : Les contrats remplacés

Ici, on retrouve la liste des contrats remplacés, le début et la fin du remplacement ainsi que le nombre d'heure de remplacement pour chaque mois.

Partie 3

Il s'agit ici des informations du contrat du remplaçant avec pour chaque mois la somme des heures effectuées.

Partie 4

En fonction de la ligne de contrat sélectionnée, on retrouve sa ventilation comptable et sur la droite des informations supplémentaire. Si l'on clique sur la ligne du contrat du remplaçant, c'est la ventilation calculée qui s'affiche.

Ajouter un contrat remplacé

Cliquez sur le bouton Ajouter puis sélectionner un contrat/salarié dans la liste proposée. Cette liste affiche les contrats actifs et clos après la date d'embauche du salarié ou clos au minimum le mois précédent la période en cours.

Avant l'ajout, le programme vérifie que la ventilation du contrat sélectionné peut s'intégrer dans la section du contrat du remplaçant : Exemple :

Un contrat CDD multiple est créé dans la section 1. Les autorisations comptables ne permettent de ventiler le contrat que dans la section 1 et 2. Il ne sera pas possible d'ajouter un contrat ventilé dans la section 3.

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Il sera nécessaire, soit de modifier les autorisations comptables, soit de cocher la case saisie manuelle de la ventilation. Ce sera donc à l'utilisateur de gérer la ventilation et il ne pourra pas ventiler vers l'établissement 3.

Si le contrôle est passé, la fenêtre suivante s'affiche :

image-1693239615423.png

Elle permet de définir les dates de remplacement et éventuellement d'affiner les informations d'ETP et de durée hebdomadaire (calculée à partir du contrat remplacé). Il est également possible de saisir le motif d'absence (La liste des motifs d'absence se trouve dans la gestion des libellés sous le code MOAB).

Hormis les dates de remplacement, ces informations ne seront utiles et reprises que dans le contrat Word.

Une fois le contrat ajouté, il sera possible de saisir les heures effectuées pour chaque mois à venir en fonction des dates de remplacement saisies précédemment.

Dans l'exemple suivant, bien qu'étant sur la période d'août 2023, on peut déjà saisir les heures de septembre pour le deuxième remplacement

image-1693241412384.png

Les heures saisies pour chaque mois ne sont pas les heures effectuées mais les heures qui doivent être comptabilisées dans le calcul de paye. Si il y a des régularisations, il faut en tenir compte.

Modifier un contrat remplacé

Cliquez sur le bouton Modifier puis saisissez les informations comme précédemment. Tant que le contrat remplacé a été ajouté dans la période en cours, toutes les modifications et la suppression sont possible. En revanche, un contrat remplacé ajouté le mois précédent ne pourra pas être supprimé. Il sera toutefois possible de modifier la date de fin de remplacement.

La ventilation calculée

Lorsque l'on clique sur un contrat remplacé, la partie 4 affiche la ventilation de ce contrat.

Pour le matricule 108, la ventilation est assez simple :

image-1693241530272.png

Mais un peu plus complexe pour le matricule 602 :

image-1693241576980.png

Lorsque l'on clique sur le contrat du remplaçant (partie 3), la partie 4 affiche la ventilation calculée du mois en cours.

image-1693241650182.png

Pour des questions de clarté, la base de répartition est la somme des heures effectuées, ici 151.67 pour le mois d'aout.

Pour le siège administratif, les 83.41 correspondent à 75.83 heures du matricule 108 plus 10% de 75.84 heures c'est à dire 7.58 heures.

Sur la période de septembre, il n'y aura plus que le contrat du matricule 602, en l’occurrence, la ventilation calculée sera identique au matricule 602 avec une différence toutefois puisque la base sera égale au nombre d'heures effectuées en septembre.

La ventilation du contrat du remplaçant sera également consultable dans l'onglet comptabilisation du contrat (Sauf si vous avez coché la case Saisie manuelle de la ventilation auquel cas il sera effectivement nécessaire de saisir cette ventilation).

Le contrat de travail Word

Afin d'établir le contrat de travail Word contenant les éléments des différents contrats remplacés, un paramétrage particulier est nécessaire.

Avec ce paramétrage, il sera possible d'intégrer dans le contrat Word une phrase type pour chaque contrat remplacé.

Cette phrase type pourra contenir toutes les informations saisies du contrat remplacé : Le nom, prénom, civilité, le motif du remplacement, les dates de remplacement, l'emploi, l'horaire hebdomadaire, l'ETP.

Dans le menu paramétrage généraux/Modèles de contrats de travail, cliquez sur le bouton Options (image-1707074584485.png) 

Allez ensuite sur le dernier onglet Contrat.CddMultiple.

image-1707074763762.png

Sur la partie gauche, tapez votre phrase type en incluant les champs désirés.

Pour insérer la phrase type dans votre contrat, sélectionnez le champ CDD Multiple qui se trouve dans la partie Contrat/Généralité

image-1707075070855.png

On retrouve alors la phrase type pour chaque contrat remplacé :

image-1707075791663.png

 

Le format de votre modèle de contrat doit impérativement être le format HTML. Tout autre format aura pour conséquence qu'il n'y aura pas de retour à la ligne entre chaque contrat remplacé.

image-1707736159347.png

Cas concrets

Contrat antérieur

Il est possible de créer un contrat CDD Multiple démarrant le mois précédent. Il faut procéder de la même manière que pour les autres contrats :

Sur la période d'aout, créer le contrat avec une date d'embauche et une date de début d'activité au 15 juillet.

Saisir les informations du CDD multiple. Attention les heures effectuées en juillet sont payées en aout, il faut donc les saisir sur la colonne d'aout. Ici, on remplace deux mi temps sur les 15 jours de juillet dont un total de 75.84 heures.

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On procède en suite à la clôture du contrat en changement de situation et on crée un contrat à la suite du précédent.

Il faut alors modifier les heures de la colonne d'aout puisque sur ce contrat ce sont les heures effectuées en aout qui seront payées.

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Régularisation d'heures

En théorie, les heures effectuées chaque mois correspondent aux heures payées et sont définies au moment de la création du contrat. Mais dans la réalité, il y a de nombreux cas qui nécessitent des régularisations. La solution la plus simple consiste à saisir une régularisation sur une rubrique d'heure quelconque (H_normale).

Modification de date impossibles

 

Passer d'un contrat CDD Multiple à un CDI ou un CDD classique

Lorsqu'un contrat CDD multiple a été créé dans une période précédente, il n'est pas possible de le transformer en CDD simple ou en CDI. Cela pour conserver les données du CDD multiple.

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Si cela s'avère nécessaire, il faut clôturer le contrat en changement de situation.

Puis créer une fiche à la suite de la précédente et la modifier en conséquence.

Proposition de contrat

Il est tout à fait possible de créer une proposition de contrat en CDD multiple, de la valider ou de la supprimer si nécessaire.

Questionnaire CDD multi-remplacement

Afin de répondre au questionnaire d'AXESS sur l'utilisation des CDD multi-remplacement, EIG a développé un module permettant de faciliter le remplissage de ce questionnaire.

Certains point demandaient des éclaircissements mais les délais étant très courts (dernier délai 5 avril), nous avons du interprété les demandes.

L'accès au module se fait par le menu Traitements divers/Questionnaire CDD multi-remplacement

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L'écran qui suit permet de modifier le tableau de correspondance entre les motifs d'absences qui ont été utilisés dans la gestion des contrats CDD multiples et les motifs demandés par le questionnaire.

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Par exemple, si vous désirez modifier le type de remplacement pour l'absence 0007 congés payés, double-cliquez sur la ligne et choisissez le type de remplacement :

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Une fois le paramétrage terminé, cliquez sur le bouton Exécuter.

Le paramétrage n'est pas conservé une fois que vous quittez l'écran

Comme indiqué dans l'écran, la collecte de donnée concerne une période spécifique. Elle sera modifiée lors de la deuxième collecte.

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Comme pour tous les tableaux présentés en GRH, il est possible d'enregistrer chaque tableau en format CSV ou Excel en cliquant sur le bouton droit de la souris sur l'entête de colonne et choisissant Exporter la liste sous...

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L'option Copier permet de copier le tableau dans le presse papier mais ne fonctionne pas avec les configurations serveur

Pour des raisons techniques, liées à la protection de la feuille Excel fourni par ACESS, il ne nous a pas été possible de remplir automatiquement ce modèle. Il sera donc nécessaire de le remplir manuellement.

 

Questionnaire CDD multi-remplacement à remplir avant le 15/10/24

Nous avons été informés très tardivement du questionnaire à rendre avant le 15/10/24.

Les modifications seront disponibles dans la maj globale disponible lundi 14 octobre 2024.

Les dates de l'analyse ont été modifiées, il suffit de cocher ou décocher la case en fonction de votre situation :

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Voir le fichier ci-dessous pour le nouveau questionnaire.

Evaluation CDD multiremplacement 2ème collecte.xlsx

 

 

Saisie des salariés en Entreprise Adaptée

Fiche consigne 2122

Dans le cadre de la préparation du passage de la déclaration des bordereaux EA en DSN, le GIP-MDS, en charge de la norme DSN, nous a alerté sur l’absence de valeur dans la rubrique S21.G00.40.073, complément de dispositif publique pour les travailleurs handicapés en Entreprise Adaptée. Cette zone identifiable dans le contrat dans l'onglet compléments généralités, permet d'indiquer avec la valeur 01 que le poste est éligible à l'aide en entreprise adaptée. Si elle n'est pas renseignée, l'aide ne sera plus accordée lorsque la DSN sera utilisée pour la déclaration des bordereaux EA.

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Nous avons envoyé un mail aux clients concernés, d'après la liste que nous a envoyé le GIP-MDS.

La fonctionnalité suivante n'est disponible qu'à partir de la version 2023.6.4 du logiciel GRH, cette version sera intégrée dans le complément de mise à jour à partir du 19 juillet 2024 (https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/mise-a-jour-de-juin-2024/page/complements-de-mise-a-jour#bkmrk-sfx-2406020)

Afin d'identifier et de corriger facilement les contrats des salariés TH en EA qui n'ont pas cette zone renseignée, il est possible de faire un regroupement, d'une part pour identifier le type de salarié (TH en EA) et d'autre part par le complément de dispositif de politique publique.

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Il est possible également de passer par un filtre personnalisé pour sélection les TH en EA, puis de faire un export CSV en sélectionnant la zone complément de dispositif de politique publique.

Au niveau de la validation du contrat, un contrôle non bloquant est opéré lorsque le salarié est de type TH en EA et que le complément de dispositif publique n'est pas renseigné.

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Pour les travailleurs handicapés en entreprise adaptée, le niveau de formation le plus élevé obtenu par l'individu (S21.G00.30.024) doit également être indiqué, cette fois ci dans la fiche personne dans l'onglet T.H. partie CDAPH

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Si vous n'avez pas mis à jour la fiche, un message d'alerte non bloquant sera affiché :

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D'autre part, un contrôle est également présent au niveau de la DSN :

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Contrat démarrant le mois précédent

Il peut arriver qu'un contrat démarrant en fin de mois ne soit pas pris en compte dans la paye si cette dernière est terminée.

Dans ce cas, on crée le contrat dans la période suivante, et en cochant la case prendre en compte les jours antérieurs le programme intègre automatiquement les jours antérieurs à la période de paye courante dans le bulletin de paye.

Cette solution présente plusieurs inconvénients :

La solution qui permet de supprimer ces inconvénients est de faire deux bulletins de salaire :

Lors de la création du premier contrat, un message d'avertissement signalera qu'il est nécessaire de créer une autre fiche.

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Il y aura donc deux bulletins de salaire calculés chacun avec le bon régime de cotisation. Bien évidemment, il y aura également deux virement de salaire.

En DSN, il n'y aura qu'un contrat (bloc 40) mais deux blocs versements (bloc 50) avec chacun la bonne période de rattachement.

Le premier contrat doit être clôturé en changement de situation. Pour un CDD, il ne faut pas payer la précarité et l'ICP sauf si elles doivent être payées tout les mois.

L'indemnité de congé payé pour les CDD ne se calculait pas correctement car elle ne prenait pas en compte l'historique du premier contrat cf. https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/mise-a-jour-mars-2023/page/correction-et-mise-a-jour-du-gestionnaire-de-rubrique#bkmrk-modification-de-i_ic

 

Datation du bloc 51

Attention, une incohérence au niveau des datations du bloc 51 a été remonté.

Il faut absolument rattacher les variables sur le mois d'imputation du contrat.

 

 

Exemple d'un salarié entrant le 25 janvier 2023 et créé sur Février 2023 Le taux maladie est passé de 6% à 7%

Version un bulletin :

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Version deux bulletins :

Janvier

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Février

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Le brut est identique entre la version un bulletin et la version deux bulletins.

En revanche, on constate une différence sur le taux maladie qui est à 6% sur la partie de janvier.

En DSN un seul bloc 40 mais deux blocs 50 :

Celui de janvier

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Celui de février

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Effectuer une ventilation différenciée

Les copies d'écran de cette page sont issues d'un jeu d'essai. Tous les noms sont fictifs. Certaines rubriques également.

Rappel

La définition comptable du contrat s'effectue dans le pavé 10 "Comptabilisation" de la fiche contrat.

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Par défaut, toutes les variables de paye de la personne obéissent à ce schéma.

Mais, il peut arriver qu'une variable précise ne soit pas acceptée par un financeur. Elle soit être supportée par l'autre.

Il est possible de le codifier dans EIG par le biais d'une ventilation différenciée.

La consultation de son bulletin permet de constater que la personne bénéficie de l'indemnité Ségur :

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Suppossons que l'ARS ne prenne pas en charge le montant de l'indemnité.. La totalité de la somme doit s'imputer sur l'hébergement donc sur le budget dépendant du Conseil Départemental.

Dans la fiche contrat, il faut activer la ligne "Ventilation différenciée" :

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En l'activant, le programme affiche la liste des rubriques qu'il est possible de redéfinir comptablement. Or, dans le cas présent, l'indemnité Ségur n'y figure pas. Nous ne voyons que des rubriques de net :

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Pour qu'une rubrique apparaisse dans cette liste, il faut qu'elle ait un profil comptable de renseigné dans sa codification. Ce qui est le cas pour toutes les rubriques de net.

Codifier le profil comptable de la rubrique

il faut bénéficier des droits d'accès au gestionnaire de rubriques (Menu "Paramètres Généraux"). Si ce n'est pas le cas, il faut s'adresser à un responsable hiérarchique qui en bénéficie.

Il faut :

Remarque

Pour les besoins de cette page wiki, nous avons créé un compte comptable dédié aux indemnités de type Ségur et détaillé pour l'édition de la comptabilisation : 

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Codifier la ventilation différenciée

Il faut retourner dans la fiche contrat pour codifier la ventilation différenciée. L'indemnité apparaît dans la liste. Il faut cocher la case à gauche de l'alias. Le bouton "Créer / Modifier" apparaît sur la droite du libellé (il n'apparait sur la copie d'écran) :

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Le fait de cliquer sur ce bouton active la fenêtre de saisie de ventilation vierge :

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Il est donc possible de créer une ventilation spécifique pour cet élément de paye :

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Une fois la validation effectuée, la rubrique bénéficie du commentaire "Ventilation différenciée" :

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Ne pas oublier de valider la fiche contrat à la fin.

Vérification par le bulletin de paye et les charges

La codification établie ne modifie en rien le calcul du bulletin :

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 Pour illustrer le propos, nous exécutons uniquement la comptabilisation du matricule de la personne et dans la partie consacréer à la section hébergement, nous constatons la présence de la ligne de 198,57 € :

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Les charges liées à ce montant sont également intégrées aux charges de la section.

Conclusion

La ventilation différenciée permet d'isoler un élément de paye. Ce besin est généralement lié à une demande / un refus d'un financeur au sujet d'un élement de paye précis.

Sa comptabiliastion s'effectue bien en fonction de la codification spécifique 

Les anciennetés

Préambule

Quelques clients nous ont interpellés sur le fait que l'ancienneté "reculait" au lieu d'avancer.

C'est uniquement dans le cas d'un salarié qui effectue régulièrement des contrats CDD.

On constate alors cette anomalie en consultant les contrats en cours et les précédents.

Nous avons compris l'origine de l'anomalie. Pour résumer la situation, deux cas sont présents :

Explications

Voici un exemple permettant d'expliquer concrètement ce qui se passe.

Un salarié réalise 3 contrats. L'ancienneté de départ au 1er juin 2024 est de 366 jours soit un an. On exprimera toujours dans l'exemple l'ancienneté en jours.

Juin

L'affichage de l'ancienneté du contrat N°1 est de 366 jours au 01/06/2024

Juillet

L'affichage de l'ancienneté du contrat N°1 est de 366+5=371 jours au 01/07/2024. Cette ancienneté doit être en principe figée puisque le contrat est clos.

Lorsque l'on crée le contrat N°2 en reprenant l'ancienneté du N°1, on aura donc 371 jours au 01/07/2024 ce qui est correct.

Aout

Cette fois, l'affichage de l'ancienneté du contrat N°1 est de 371 +31 jours de juillet. C'est une anomalie car le contrat est clos.

L'ancienneté du contrat N°2 est correcte, 371 + 11 = 382 jours

Septembre

Contrat N°1 : 371+31+31 = 433 jours toujours incorrect

Contrat N°2 : 382 + 31 = 413 jours incorrect également

Lorsque l'on crée le contrat N°3, l'ancienneté reprise est de 413 jours au lieu de 382.

Octobre

Les contrats 1 et 2 voient leurs anciennetés augmenter à tort.

Le contrat N°3 a une ancienneté de 413 + 6 = 419 jours

Ci dessous la visualisation des anciennetés des différents contrats en octobre

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Modifications

Le défaut d'affichage des contrats clos a été corrigé. La correction a été effectuée dans la mise à jour de décembre 2024.

Attention, si l'on reprend l'exemple précédent, le contrat N°3 aura toujours une ancienneté incorrecte car c'est lors de la création de ce dernier que l'ancienneté était incorrecte

Nous avons également modifié le mode de reprise des anciennetés lors de la création du contrat. Plusieurs options sont disponibles :

Anciennetés cumulées des fiches du mois précédent

Il s'agit, de notre point de vue, de l'option qui devrait toujours être choisies pour les CDD. En effet, lorsque dans un mois, il y a plusieurs CDD successifs, on peut reprendre l'ancienneté du contrat juste précédent. Mais il faut qu'il soit clôturé.

Il est plus simple de reprendre l'ancienneté cumulée des fiches du mois précédent. Dans cette option, le programme prend l'ancienneté du premier contrat (celle qu'il avait à la création) et y ajoute le nombre de jour de chaque contrat du mois.

Exemple :

En juin, trois contrats ont été créés avec une ancienneté égale à zéro.

En juillet, si l'on reprend l'ancienneté cumulées des fiches du mois précédent, elle sera égale à 0 + 5 + 11 + 3 = 19 jours

Anciennetés de la dernière fiche du mois précédent

Anciennetés de la dernière fiche

Anciennetés de la fiche sélectionnée

Cette option doit être utilisée lors d'un changement de situation. C'est d'ailleurs la seule option disponible

Anciennetés de la personne

Utiliser les anciennetés les plus grandes des fiches antérieures

Cette option existait auparavant et est conservée. Elle permet de sélectionner l'ancienneté la plus élevée parmi les fiches précédentes.