Contrats

Début de contrat

Début de contrat

SADV : Signalement d'Amorçage des Données Variables

Présentation

Le signalement d'amorçage des données variables permet de transmettre des informations en amont de la DSN mensuelle pour la couverture des droits (OC) et pour récupérer le taux PAS.

Il est utilisé principalement pour les embauches.

Il ne remplace pas la DPAE. En effet la DPAE est une Déclaration Préalable à l'embauche, elle ne préfigure pas d'une embauche réelle.

En résumé le SADV sert à :

Usage

Chaque signalement SADV doit être accompagné de son usage :

Dans le logiciel EIG, on utilise le 01 pour les nouvelles embauches, ou le 06 pour les salariés sortis (dans le cas où il est nécessaire de faire un bulletin de régularisation).

Sélection des contrats

On considère qu'un taux personnalisé valide est un taux, ou une absence de taux, récupéré de la DGfIP dans les deux mois qui précède la paye en cours. Ainsi, un salarié peut avoir un taux non personnalisé (visible sur le bulletin) et pourtant ne pas apparaître dans la liste des contrats. Cela veut dire qu'une absence de taux a été récupéré de la DGfIP via un autre canal (TOPAzE ou ancienne DSN mensuelle).

Les types d'envois

Il n'existe qu'un type d'envoi : La déclaration normale

Il n'y a pas de déclaration annule : Il suffit de supprimer le contrat

Il n'y a pas non plus de déclaration annule et remplace.

Contenu

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Le signalement SADV contient un bloc 30 (données du salarié), un bloc 40 (données contrat), un ou plusieurs blocs 70 (données des contrats OC) et un bloc 86 (ancienneté du salarié).

Dans le cas d'un salarié sorti, le bloc 40 est remplacé par le bloc S89.G00.91 : bloc des individus non salariés.

Cinématique

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Le SADV est envoyé au Système d'Information DSN.

Celui ci envoie alors les données nécessaires à la DGfIP et aux organismes complémentaires.

Les Organismes Complémentaires accusent réception tandis que la DGfIP envoie un CRM contenant le taux PAS. Ces données transitent par le SI DSN avant d'être envoyées au déclarant.

Le SADV dans le logiciel EIG

Le bouton Générer permet de générer un ou plusieurs signalement. Il faut en premier lieu choisir le type de signalement que l'on veut générer.

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L'option Nouvelles embauches permet de sélectionner tous les contrats dont la date d'embauche est supérieure à deux mois avant le mois de paye en cours, et qui n'ont pas de taux personnalisé valide (inférieur à deux mois).

L'option Salariés sortis permet de sélectionner les salariés sortis, afin de récupérer leur taux PAS actif dans le cas d'un bulletin de régularisation. En effet, le taux PAS n'est plus forcément valide. Le signalement SADV permet de récupérer le taux PAS en cours et ainsi éviter un taux par défaut pour le salarié en question. Dans ce cas, c'est un bloc S89.G00.91 qui sera utilisé en lieu et place du bloc 40.

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Le bouton Envoyer permet d'envoyer les signalements préalablement cochés.

Enfin le bouton Recevoir permet de recevoir les comptes rendu et notamment le compte rendu DGFip qui contient le taux PAS personnalisé.

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Ce dernier sera automatiquement intégré dans la gestion des taux PAS et sera utilisé dans le calcul de paye

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Début de contrat

La Déclaration Préalable A l'Embauche

Préambule

Le module de gestion des DPAE permet de faciliter la création et la saisie des déclarations préalables à l’embauche.

Chaque embauche doit être précédée d’une déclaration préalable à l’embauche qui doit être remplie par formulaire sur le site de l’URSSAF ou sur le site de la MSA.

Il est aujourd’hui possible de déposer un fichier créé par le logiciel, et contenant les éléments nécessaires à cette déclaration.

De fait, les DPAE seront saisies dans le logiciel GRH. Cette saisie pourra être manuelle, mais pourra également être générée à partir des propositions de contrat, ou même des contrats. Cela permet d’éviter les erreurs de recopie.

Prérequis

La gestion des DPAE est soumise à autorisation dans le configurateur. Il faut donc configurer ces autorisations pour accéder au module

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Afin de pouvoir déposer un fichier de DPAE, il est nécessaire d’activer l’option sur le site de l’URSSAF.

Pour cela, connectez-vous sur votre compte URSSAF, sélectionnez l’onglet Mon Profil et cliquez sur Gérer la liste des services

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Puis cliquez sur le bouton Modifier l’abonnement

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Sélectionnez l’option DPAE Service Plus, puis cliquez sur Enregistrer

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La mise en place du service prend 24 à 48h

Pour les DPAE MSA, aucune activation n’est nécessaire sur le site de la MSA.

Paramétrage

Certaines données doivent être codifiées avant l’utilisation de la gestion des DPAE.

Le code URSSAF

Dans la gestion des tiers sociaux, modifiez le tiers URSSAF et renseignez le code URSSAF. Rappelons que c’est un code à trois chiffres.

Si vous avez plusieurs URSSAF, vous devez remplir le code pour chaque URSSAF.

Attention, vous avez peut-être un tiers de type URSSAF qui a été utilisé pour le CITS. Vous devez pour ce tiers enlever le code URSSAF.

Vous devez également faire la même chose pour le tiers MSA.

Code Service de Santé au Travail

Le code SST doit être renseigné au niveau des structures. Si vous n’avez qu’un seul centre, indiquez-le dans la gestion des structures au niveau association.

Si vous avez plusieurs SST, vous pouvez les indiquez au niveau établissement ou même au niveau section.

Lors de la saisie de la DPAE, ce code gestion sera repris automatiquement en fonction de la section du contrat mais il sera possible de le modifier.

Ce code est composé des lettres MT suivi de trois chiffres.

Code BTPAE

Si vous avez des salariés à la MSA, il est nécessaire d’indiquer le code BTPAE. Cela correspond au secteur d’activité. Il doit être renseigné dans la gestion des structures au niveau association. Mais comme pour le code SST, il peut être redéfini au niveau établissement ou section.

Tous les codes précédemment cités sont en annexe

Gestion des DPAE

La gestion des DPAE se situe dans le menu Traitements.

Les DPAE sont regroupées en fonction de la période de paye à laquelle elles ont été enregistrées. Peu importe la date prévue d’embauche.

En sélectionnant un DPAE, vous pouvez visualiser simplement le détail sur le bas de l’écran

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L’écran proposé permet de :

A noter que les informations de la liste comportent le mode de saisie, ainsi que le mode de dépôt (aujourd’hui de création du fichier) et la date.

Création des DPAE

La création des DPAE peut se faire selon trois modes :

Cliquez sur le bouton Créer et choisissez le mode désiré.

A chaque création, un contrôle est effectué afin de vérifier que la DPAE n’existe pas déjà : Même matricule, même date d’embauche.

Saisie manuelle

Il faut, au préalable, créer la fiche salarié qui doit contenir au minimum le nom, prénom, le numéro de SS et la date de naissance.

Ces informations sont alors reprises dans la fiche DPAE et il convient de renseigner les autres zones :

A partir de ces informations, le programme va déterminer le déclarant (qui n’est pas forcément le même) et donc son SIRET, le code récepteur (c’est-à-dire le code URSSAF ou MSA), et le code SST. Ces deux derniers codes peuvent bien entendu être modifiés.

Une fois ces informations saisie, la fiche DPAE pour l’URSSAF contient très peu d’information et est très rapide à saisir.

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Ce n’est pas le cas de la fiche DPAE MSA bien qu’il n’y ait pas de code SST.

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Les informations supplémentaires affichées sont obligatoires et doivent être saisies.

Le bouton Saisie avancée permet d’afficher les autres zones qui la plupart du temps, n’ont besoin d’être modifiées qu’occasionnellement.

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C’est la raison pour laquelle il est préférable de créer la DPAE à partir d’une proposition de contrat ou d’un contrat.

Proposition de contrat

La liste de toutes les propositions de contrat est affichée, il suffit de les sélectionner.

Contrat

Par défaut, les contrats affichés sont les embauches du mois de paye en cours et du mois précédent.

Toutefois, la réglementation permet de transmettre les DPAE jusqu’à un an après la date d’embauche.

 Une DPAE créée à partir d’un contrat ou d’une proposition de contrat ne peut pas être modifiée : Seules les informations supplémentaires relatives au destinataire MSA peuvent être modifiées. Même si les informations du contrat sont modifiées, celles de la DPAE resteront inchangées.

Comment faire pour modifier quand même ces informations ?

Si la DPAE n’a pas été transmise, il suffit de la supprimer et de la recréer.

Si elle a été transmise et acceptée, c’est sur le site URSSAF (ou MSA) que vous devez modifier vos informations.

Génération du fichier des DPAE

Dans l’écran de gestion des DPAE, cliquez sur le bouton Fichier. La liste des DPAE apparait.

Cochez le type d’envoi (Test ou Réel), cochez les DPAE à transmettre puis cliquez sur le bouton Valider.

Le programme crée un fichier par type d’organisme (MSA et URSSAF).

Vous pouvez créer un seul fichier pour plusieurs DPAE.

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En fonction de vos autorisations, vous pouvez, soit enregistrer directement le fichier sur le disque, soit via le module GEFI.

Dépôt du fichier

Dépôt sur le site URSSAF

Connectez-vous sur votre compte URSSAF.

Cliquez sur l’onglet Accueil, puis dans la partie Embauche, cliquez sur Déposer un fichier

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Suivez ensuite les instructions pour déposer votre fichier. Après quelques instants, vous pouvez consulter l’historique des dépôts afin de prendre connaissance des résultats.

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Dépôt sur le site MSA

Pour les DPAE sur le site de la MSA, aucune activation n’est nécessaire.

Connectez-vous sur le site de la MSA et cliquez sur le lien correspondant :

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Cliquez sur le bouton Déposer un nouveau fichier :

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Enfin cliquez sur le bouton parcourir, pour télécharger le fichier généré dans le logiciel GRH

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Cochez la case d’acceptation des conditions générales et cliquez sur Déposer.

Vous pouvez ensuite revenir sur l’écran précédent pour consulter les fichiers déposés et vérifier le bilan.

Saisie des contrats

Saisie des contrats

Saisie contrôlée des contrats

La saisie des contrats est pilotée par un module qui permet de contrôler la saisie des zones en fonction de la valeur d’autres zones. Ce contrôle est effectué par des modèles de saisie et des modèles de contrat.

Le modèle de saisie

Description fonctionnelle

Chaque zone saisie est contrôlée par une ou plusieurs zones saisies précédemment.

Exemple 1 : Si la zone statut conventionnel est « autre cadre », la zone régime ne donnera le choix qu’à des régimes cadres.

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Exemple 2 : Si la zone nature du contrat de travail est « contrat d’apprentissage », la zone dispositif de politique publique ne pourra être que « 64 contrat d’apprentissage  - de 11 salariés » ou « 65 contrat d’apprentissage  + de 11 salariés ». Et le régime ne pourra être que le régime apprenti.

En fonction de la situation de l’association, on pourra affiner le modèle de saisie en excluant le code 64 ou 65.

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En fonction des besoins de l’association, une zone peut être invisible (non saisie), désactivée (avec une valeur par défaut), obligatoire.

Ces restrictions peuvent être appliquées en fonction de la valeur des zones saisies précédemment.

Description technique

Un modèle de saisie est constitué d’une liste de restrictions portant sur une ou plusieurs zones :

L’utilisateur peut créer autant de modèle de saisie qu’il le souhaite. Il détermine ensuite les sections sur lesquelles il désire appliquer le modèle :

ATTENTION : On ne peut avoir qu’un seul modèle défini au niveau association. Si on crée un autre modèle, et qu’on applique ce dernier au niveau association, le précédent ne s’appliquera plus.

Par extension, le même principe s’applique pour le niveau établissement et le niveau section.

Lors de la saisie du contrat, on ne choisit pas le modèle que l’on veut utiliser. C’est en fonction de la section/Etablissement du contrat que les modèles correspondant vont être empilés et utilisés.

Les restrictions de chaque modèle concerné sont appliquées, dans l’ordre, jusqu’au niveau le plus bas.

Une restriction définie à un niveau ne pourra pas changer ensuite. Cela veut dire que si une zone est obligatoire au niveau association, elle le sera quel que soit la section utilisée. Et un code libellé interdit par le modèle de niveau association ne pourra pas être autorisé par modèle de niveau inférieur.

Dans tous les cas, le premier modèle appliqué est le modèle EIG, qui est fourni en standard, sur la base des libellés et des codifications livrées dans la base de référence.

Que ce soit un contrat ou une proposition de contrat, les règles sont les mêmes.

Le modèle de contrat

Un modèle de contrat est hérité du modèle de saisie, mais a les particularités suivantes :

Par défaut, lorsque l’on crée un modèle de contrat, il est appliqué automatiquement à l’association. Mais on peut décider que le modèle ne contrat ne soit autorisé que pour les contrats appartenant à une seule section (on peut imaginer un modèle de contrat TH spécifique aux sections TH).

Contrairement aux modèles de saisies, on peut avoir une infinité de modèles de contrat défini au niveau association, ou à une section particulière.

C’est lors de la création du contrat que l’utilisateur choisit éventuellement, d’abord la section d’affectation du contrat, et ensuite un modèle de contrat.

La gestion des modèles dans la pratique

Les autorisations

La gestion des modèles de saisie et des modèles de contrats  sont soumises à autorisation selon les fonctionnalités configurées dans le configurateur EIG. En fonction de l’utilisateur, il est possible également d’interdire la modification du modèle de contrat lié à un contrat

La gestion  des modèles de saisie est accessible via le menu Autres paramètres. Attention, il est indispensable d’être au moins dans la version 40 du gestionnaire de rubrique.

Créer un modèle de saisie

Lors de la première utilisation, il n’y a qu’un modèle de saisie : Le modèle EIG. Ce dernier peut être consulté mais pas modifié.

Le bouton  permet de créer un modèle de saisie. Il faut ensuite saisir un alias et une désignation pour le modèle créé. Attention l’alias est un identifiant unique. Le premier modèle est en principe destiné à être appliqué au niveau association, choisissez donc l’identifiant ASSOCIATION.

Cliquez ensuite sur le bouton Créer le modèle.

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Astuce : La case à cocher Modèle actif est cochée par défaut. En décochant cette case, vous pouvez élaborer un modèle de saisie sans qu’il en soit tenu compte dans la saisie réelle des contrats.

Créer une restriction

L’écran proposé affiche ensuite la liste des zones sur la partie gauche, et ses caractéristiques sur la partie droite. Sélectionner la zone Dispositif de politique publique et cliquez sur le boutonimage-1639608273384.pngpour créer une restriction.

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Il faut d’abord choisir le type de restriction que l’on veut créer.

Le type Usages – Valeurs par défaut permet de définir les caractéristiques de la zone (Visible, désactivé, obligatoire), sa valeur par défaut et les valeurs autorisées.

Votre association a plus de 11 salariés, il s’agit donc d’interdire la saisie du code 64 contrat d’apprentissage –11 salariés.

Cliquez sur le image-1639608296609.pngsur la ligne correspondante pour  interdire le code 64.

Astuce : Cliquez sur l’entête de la colonne (sur le texte Autorisé) et vous inversez automatiquement le mode sur toutes les lignes.

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Validez la restriction avec le bouton correspondant.

Vous pouvez ensuite créer d’autres restrictions.

N’oubliez pas de cliquer sur le boutonimage-1639608336021.png pour valider le modèle de saisie.

Comme pour le modèle de saisie, vous pouvez désactiver temporairement chaque restriction à l’aide de la case à cocher Restriction active

Affecter un modèle à une structure

Votre modèle est créé mais aucune structure n’y est affecté, il ne sera donc pas utilisé dans la saisie réelle.

Sélectionnez votre modèle de saisie et cliquez sur le boutonimage-1639608374093.png.

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Cochez ensuite les structures concernées par votre modèle.

Cochez la case Association pour affecter votre modèle au niveau association.

Détermination des niveaux :

Si un autre modèle est déjà affecté au niveau association, cette affectation sera supprimée. IL NE PEUT Y AVOIR QU’UN MODELE DE SAISIE ASSOCIATION.

Il en est de même pour les modèles de niveau établissement ou section :

Exemple : Le modèle 1 est affecté à l’établissement ET01.

Si on affecte au modèle 2 l’établissement ET02 et ET03, aucun problème.

Si on affecte au modèle 2 l’établissement ET01 et ET03, le modèle 1 perdra son affectation à l’établissement ET01.

Créer une restriction de type usage selon la valeur d’une zone

Cas d’utilisation : L’association a créé des modèles d’export de contrat pour les CDI, les CDD mais par pour les autres nature de contrat. On veut donc rendre obligatoire la zone modèles d’export lorsque le contrat est de nature CDI ou CDD, et désactiver pour les autres natures de contrat.

Il faut donc créer une restriction sur la zone modèle d’export en fonction de la valeur de la zone Nature de contrat.

Créer la restriction et choisir le type de restriction Usages selon la valeur d’une zone.

Choisir ensuite dans la liste des zones contrôlées la zone Nature du contrat. Cette liste ne présente que les zones saisies avant la zone modèle d’export et qui sont de type liste ou de type Oui/Non. Cette liste est également restreinte si une restriction de même type existe déjà.

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Cliquez sur le image-1639608449483.png sur les cellules correspondantes activer l’usage et les transformer en image-1639608456442.png

Astuce : Cliquez sur les entêtes de colonnes (Non renseigné, Désactivé, Obligatoire) pour inverser l’usage pour toute la colonne. Cliquez sur le code d’une ligne pour les trois usages de la ligne.

Créer une restriction selon la valeur d’une zone

Ce type de restriction ne concerne que les zones de type liste ou de type Oui/Non.

Cas d’utilisation : Il s’agit de compléter le cas précédent en n’autorisant que les modèles de contrat CDI lorsque la nature de contrat est CDI, et les modèles de contrat CDD lorsque la nature de contrat est CDD.

Créer la restriction et choisir le type de restriction Restrictions selon la valeur d’une zone.

Choisir ensuite dans la liste des zones contrôlées la zone Nature du contrat.

Cliquez sur le  sur les cellules correspondantes activer la restriction et les transformer en .

Pour afficher le libellé complet des codes de la zone nature du contrat, passer la souris devant l’entête de colonne.

Cliquez sur les entêtes de colonnes ou sur  pour inverser la restriction pour toute la colonne ou pour toute la ligne.

La zone de saisie grille de convention

Contrairement aux autres zones des saisie, le contrôle sur la zone grille de convention se crée en sélectionnant les valeurs autorisées (c'est à dire les grilles) plutôt qu'en interdisant les valeurs non autorisées.

Une autre différence, le type de restriction pour la zone grille ne peut être que le type 'Usages - Valeurs par défaut'. Les autres type (Usages selon la valeur d'une zone et restrictions selon la valeur d'une zone) ne sont pas disponibles.

Pour mettre en place un contrôle de saisie sur la grille, choisissez un modèle de saisie ou un modèle de contrat, sélectionnez la zone grille et utiliser le bouton créer.

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Sélectionnez ensuite toutes les grilles que vous désirez autoriser dans modèle de saisie puis validez.

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Vous pouvez ensuite valider votre modèle de saisie et le tester.

Attention, il n'y a pas de lien avec le contrôle de saisie sur la zone convention. Cela veut dire que si vous autorisez la saisie d'une grille de la convention 66 sans autoriser cette dernière, vous ne pourrez pas saisir la grille. Et réciproquement.

Si vous créez une nouvelle grille, celle-ci n'est pas autorisée par défaut, il conviendra de revenir sur le ou les modèles de saisie .

PS : Pour supprimer le contrôle de saisie sur la zone grille, il suffit de désélectionner toutes les grilles.

Tester la saisie

Le bouton image-1639608623457.pngpermet de tester la saisie.

Si on est au niveau de la saisie d’un modèle, c’est ce modèle qui est testé.

Si on est dans l’écran de départ (avec la liste des modèles), le test de saisie est réalisé dans les conditions réelles :

En fonction de la section choisie, les modèles à appliquer sont sélectionnés automatiquement et affichés sur la partie droite.

Dans tous les cas, le modèle EIG est toujours appliqué en premier.

Vérifier un modèle de saisie

Le bouton image-1639608654808.png permet de vérifier les modèles de saisie. Il s’agit ici de tester tous les cas de saisie possibles, et de vérifier qu’il y a toujours un choix possible lors de la saisie d’une zone de type liste, si elle est obligatoire, quelques soient les saisies des zones précédentes.

En fonction du nombre de restrictions et du nombre de modèles à vérifier, ce traitement peut être assez long. Utilisez la vérification du modèle EIG pour faire un étalonnage. La vérification du modèle EIG sur un ordinateur rapide dure moins d’une minute.

Au niveau de la saisie d’un modèle, la vérification porte sur le cumul de ce modèle avec le modèle EIG.

Pour vérifier un modèle dans les conditions réelles, il faut être sur l’écran de départ (liste des modèles) :

Sélectionner le modèle à vérifier.

Si c’est le modèle association, la vérification porte sur le cumul des modèles association et modèle EIG.

Si c’est un modèle établissement, la vérification porte sur le cumul de ce modèle, du modèle association et du modèle EIG.

Si c’est un modèle section, il y aura plusieurs vérifications : Pour chaque section, le programme va réaliser une vérification avec le modèle courant plus le modèle établissement (correspondant à la section vérifiée) plus le modèle association plus le modèle EIG.

Exemple : on a 6 modèles :

Deux vérifications sont effectuées :

Présentation des anomalies

Lorsque des anomalies sont détectées, le programme détaille la liste des zones en anomalies, c’est-à-dire celle pour lesquelles aucun choix n’est possible.

Dans l’exemple ci-dessous, le modèle association est constitué d’une restriction d’usage sur le dispositif de politique publique qui interdit le code 64 contrat d’apprentissage -11 salariés.

Un modèle établissement a été créé avec une restriction d’usage sur le dispositif de politique publique, et qui interdit le code 65 contrat d’apprentissage +11 salariés.

La vérification du modèle association seul ne présente pas d’anomalie. Celle du modèle établissement seul non plus.

Mais si l’on effectue la vérification du modèle établissement dans les conditions réelles (c’est-à-dire à partir de l’écran de départ), on retrouve les anomalies suivantes.

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La première anomalie indique que lorsque l’on saisit le code 04 contrat d’apprentissage pour la zone nature de contrat, il n’y a plus de choix possible pour la zone Dispositif de politique publique.

Pour en connaitre la raison, il suffit de cliquer sur la ligne Pas de choix pour la zone Dispositif de politique publique

Cet écran présente la liste des restrictions de la zone Dispositif de politique publique, et les codes autorisés pour chaque restriction.

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On constate que les codes 64 et 65 et 81 ne sont pas autorisés pour la restriction d’usage.  Et ce sont ces seuls codes qui sont autorisés par la restriction selon la nature de contrat pour le code 04 Contrat d’apprentissage.

Pour en savoir plus, il faut cliquer sur le bouton Afficher le détail des modèles, ce qui va permettre de connaitre le détail des restrictions pour chaque modèle.

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La concaténation des restrictions d’usage des trois modèles utilisés supprime dans la liste des codes  autorisés les codes 64 et 65.

Le modèle établissement présente probablement une erreur, en interdisant le code 65, au lieu du code 64.

Le carré vert devant le code de la zone indique que ce code est présent dans tous les modèles de la restriction présentée, et est donc présent dans la concaténation des modèles.

Le modèle de contrat

Le modèle de contrat est hérité du modèle de saisie, la création et modification de celui-ci est donc en tout point identique.

Sa destination étant différente, on ne créera généralement que des restrictions de type usage dans un modèle de contrat, afin de définir des valeurs par défaut, et restreindre le nombre de choix.

Par défaut, un modèle de contrat est affecté à toute l’association, on pourra donc le choisir quelle que soit la section du contrat.

Pour créer un modèle de contrat, cliquez sur le bouton Modèle de contrat dans l’écran principal pour afficher la liste des modèles de contrat.

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Procédez ensuite de la même manière que pour un modèle de saisie.

Vérifier un modèle de contrat

Comme pour un modèle de saisie, au niveau de la saisie d’un modèle, la vérification porte sur le cumul de ce modèle avec le modèle EIG.

En revanche, pour vérifier un modèle dans les conditions réelles, il faut être sur l’écran de départ (liste des modèles).

Chaque possibilité va être examinée. Si le modèle de contrat est de niveau association, le programme va effectuer plusieurs  vérifications :

Pour chaque section de l’association, le programme effectue une vérification en cumulant le modèle de contrat à vérifier, le modèle section, établissement, association et modèle EIG. Bien entendu, si ces modèles sont identiques par rapport à une vérification effectuée précédemment, celle-ci n’est pas effectuée une seconde fois.

Vérifiez que la vérification des modèles de saisie a été effectuée sans anomalies, sans cela, la vérification des modèles de contrat sera également en anomalie.

Utilisation de la saisie contrôlée

L’un des points important de la saisie contrôlée est la fiabilité des données saisies.

Qu’en est-il des contrats déjà saisi ?

En effet, après avoir mis en place un modèle de saisie association, avec des règles de saisies particulière, il est nécessaire de corriger les contrats qui ne respectent pas ces règles.

Pour cela, utilisez la liste des personnes, et cliquez sur le bouton Consultation/Contrats en anomalies

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La liste des contrats en anomalie ne concerne que les contrats actifs, c’est-à-dire les contrats non clos, ou les contrats clos pendant la période.

Sélectionnez et ouvrez un contrat en anomalie.

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La réponse à cette question est généralement Oui.

Mais il peut être nécessaire dans certains cas de modifier le contrat sans forcément corriger l’incohérence de suite. Dans ce cas répondez non.

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L’exemple ci-dessus indique que la zone dispositif de politique publique  comporte une incohérence par rapport à la saisie contrôlée : La zone comporte le code 64 Contrat d’apprentissage -11 salariés, mais la liste n’autorise que le code 65 contrat d’apprentissage +11 salariés.

Sélectionnez la zone Dispositif de politique publique et cliquez sur le boutonimage-1639608862754.png. Ou cliquez sur le bouton droit au niveau de la zone et cliquez sur le menu Expliquer le contrôle de saisie. Cela fait apparaitre un écran déjà vu précédemment (dans la vérification des modèles) et qui présente la liste des restrictions de la zone sélectionnées et les codes autorisés pour chaque restriction.

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La création d’un contrat

La création d’un contrat ne change pratiquement pas. En revanche, afin de faciliter la mise en place de la DSN (Notamment avec l’introduction des blocs Changement de contrat), les règles de création d’un contrat  sont maintenant contrôlées. Voici les cas possibles :

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Un changement de situation est un contrat clôturé avec le motif de clôture 0001 Changement de situation, ou avec un autre type de clôture codifié comme tel dans le paramétrage DDMO dans la fiche structure

La création du contrat a donc été modifiée en ce sens. Vous n’avez plus le choix de créer la fiche contractuelle dans un nouveau contrat ou dans un contrat existant : Le programme sélectionne ce choix automatiquement en fonction du mode de duplication de la fiche. Sachant que l'écran de création utilise la fiche contractuelle les modes de duplication de la fiche sont les suivants :

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Au final, toutes les fiches contractuelles d'un contrat font partie d'un même contrat et sont des 'avenants'.

Modèle de contrat

Lorsque l’on sélectionne le mode de duplication de la fiche A partir d’un modèle existant, il faut maintenant choisir l’établissement/section, puis le modèle de contrat.

Par défaut, les anciens modèles de contrat n’ont pas étés repris pour les raisons suivantes :

Néanmoins, afin d’assurer la transition, vous pouvez activer les anciens modèles de contrat. Pour cela, cliquez sur le menu Paramètre des structures\Structures. Cliquez sur le bouton en haut à gauche, Activer les anciens modèles de contrat. Lors de la création d’un contrat, il sera alors possible de choisir l’item A partir d’un ANCIEN MODELE DE CONTRAT. En revanche, vous ne pouvez plus créer d’ancien modèle de contrat. Cette possibilité sera définitivement désactivée en juin 2015, mais vous pouvez désactiver les anciens modèles de contrat à tout moment, toujours par le menu Paramètre des structures\Structures.

Lorsque l’on sélectionne le mode de duplication de la fiche A partir d’un modèle existant, il faut maintenant choisir l’établissement/section, puis le modèle de contrat.

Lorsque l’on crée un modèle de contrat, on crée généralement des restrictions d’usage, dans lesquelles on définit une valeur par défaut.

 Exemple : Modèle de contrat apprenti,  Nature du contrat= 04 Contrat d’apprentissage.

Mais tout l’intérêt d’un modèle de contrat est non seulement de remplir la zone par défaut, mais aussi de ne pas pouvoir la modifier par la suite. C’est pourquoi il faut aussi restreindre les choix possibles pour n’autoriser dans le cas présent que le code 04.

Parfois aussi, on ne définira pas de valeurs par défaut. L’utilisateur sera alors contraint de choisir un code parmi la liste proposée.

Exemple : Un modèle de contrat Cadre restreint la liste des codes statuts conventionnel à deux choix : 03 Cadre dirigeant et 04 Autres Cadres mais ne propose pas de valeur par défaut.

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Lorsqu’un contrat a été créé avec un modèle de contrat, il reste lié avec ce dernier.

Il est possible de modifier le modèle de contrat lié au contrat (soumis à autorisation selon la fonctionnalité du configurateur) voire même de supprimer le lien. Le contrat est alors soumis aux contraintes du nouveau modèle de contrat et doit être modifié en conséquence.

 

Saisie contrôlée des grilles

La saisie contrôlée permet de superviser la majorité des zones de saisie du contrat.

Toutefois, un contrôle ne pouvais pas être mis en place sur la zone de saisie de la grille de convention. C'est désormais chose possible.

Cela permet de limiter la saisie aux grilles réellement utilisées dans l'association.

Cela permet également de créer des modèles de saisie de contrat en autorisant une ou plusieurs grilles.

Mise en place

Contrairement aux autres zones des saisie, le contrôle sur la zone grille de convention se crée en sélectionnant les valeurs autorisées (c'est à dire les grilles) plutôt qu'en interdisant les valeurs non autorisées.

Une autre différence, le type de restriction pour la zone grille ne peut être que le type 'Usages - Valeurs par défaut'. Les autres type (Usages selon la valeur d'une zone et restrictions selon la valeuyr d'une zone) ne sont pas disponibles.

Pour mettre en place un contrôle de saisie sur la grille, choisissez un modèle de saisie ou un modèle de contrat, sélectionnez la zone grille et utiliser le bouton créer.

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Sélectionnez ensuite toutes les grilles que vous désirez autoriser dans modèle de saisie puis validez.

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Vous pouvez ensuite valider votre modèle de saisie et le tester.

Attention, il n'y a pas de lien avec le contrôle de saisie sur la zone convention. Cela veut dire que si vous autorisez la saisie d'une grille de la convention 66 sans autoriser cette dernière, vous ne pourrez pas saisir la grille. Et réciproquement.

Si vous créez une nouvelle grille, celle-ci n'est pas autorisée par défaut, il conviendra de revenir sur le ou les modèles de saisie .

PS : Pour supprimer le contrôle de saisie sur la zone grille, il suffit de désélectionner toutes les grilles.

 

Saisie des contrats

Comprendre le statut conventionnel, son lien avec les codes métiers et les catégories de l'index égalité femme-homme

Le lien entre le statut conventionnel et les codes métiers

Le statut conventionnel

Depuis l'instauration de la DSN (2015), de nouvelles zones ont été ajoutées à la fiche contrat dont le statut conventionnel. Ceux-ci sont imposés par le chaier des charges de la DSN :

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Au sein du secteur Social, Médico-social et Sanitaire couvert par le logiciel EIG, les codes 01 et 02 ne sont jamais proposés. 

Les autres codes sont conditionnés à la nature de contrat (DSN) ou et au dispositif de politique publique (DSN). De ce fait, les codes 08 à 10 sont rarement proposés.

La donnée se codifie dans le pavé 1 - Généralités de la fiche contrat, sur l'avant-dernière ligne :

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Le Code profession et catégorie socioprofessionnelle (PCS-ESE appelé code métier dans EIG)

Celui-ci est obligatoire depuis les anciennces DADSU / N4DS. Il est composé de 3 chiffres et d'une lettre, exemple : 434d - éducateurs spécialisés. Il est également obligatoire dans la DSN.

Les codes fournis par l'INSEE sont :

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Les codes 1 et 2 ne sont jamais proposés dans EIG. 

Ce code est présent dans le pavé 4 - Eléments de salaire de la fiche contrat :

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Il est très souvent lié à la grille de la convention collective dans laquelle il est possible de le codifier pour automatiser sa saisie dans la fiche :

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Cependant, si beaucoup d'éléments conventionnels sont précodifiés ou peuvent l'être, certains intitulés très génériques ne peuvent pas l'être. Par exemple, l'annexe 6 des Cadres de la convention 66 :

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Si l'association a plusieurs Cadres de classe 2 niveau 2 et que les personnes sont Chefs (fes) de service, le service est-il administratif, logistique ou éducatif ? Dans les 2 premiers cas, les codes métiers sont ceux du sous-code 37, cadres administratifs et commerciaux des entreprises. Dans le 3ème cas, il relève du code 434a, cadre de l'intervention socio-éducative.

Il est donc difficile d'en codifier un par défaut. C'est pour cela qu'il faut le saisir dans la fiche.

Nous laisssons à chaque utilisateur le choix de vérifier les grilles de sa convention collective et d'en ajuster le paramétrage.

Comparaison entre les 2 listes

Si l'on compare la liste des statuts conventionnels de la DSN et la liste des codes métiers, nous observons que :

Statut conventionnel Code PCS-ESE (code métier)
1 - Agriculteur 1 - Agriculteur
2 - Artisan 2 - Artisan
3 - Cadre dirigeant 3 - Cadres
4 - Autres cadres 4 - Professions intermédiaires
5 - Professions intermédiaires 5 - Employés 
6 - Employés administratifs, agents de service 6 - Ouvriers
7 - Ouvriers  

A partir de la ligne 4, il existe un décalage d'une ligne entre les 2 listes. Mais supposons que la DSN n'ait pas séparé les cadres dirigeants des autres cadres, nous aurions alors :

Statut conventionnel Code PCS-ESE (code métier)
1 - Agriculteur 1 - Agriculteur
2 - Artisan 2 - Artisan
3 - Cadres 3 - Cadres
4 - Professions intermédiares 4 - Professions intermédiaires
5 - Employés 5 - Employés 
6 - Ouvriers 6 - Ouvriers

Nous aurions une égalité parfaite. C'est donc que les 2 listes sont liées et que les codes métiers doivent correspondrent au statut conventionnel. A la fin du document, nous proposons une liste de ce qui, selon EIG, devrait être en place.

L'index égalité femme/homme

Depuis l'instauration de l'index égalité femme/homme, le statut conventionnel a pris une importance non négligeable. En effet, les tableaux 1 - écart de rémunération et 2 - écart augmentations sont établis selon les critères suivants : 

Source : le document de présentation de la DIRECCTE de 2018

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Dans le module EIG (Menu Traitements divers, Gestion de l'égalité   image-1697724858822.png, c'est le statut conventionnel qui est utilisé pour appareiller les catégories :

Catégorie de l'index Statut conventionnel Intitulé
Ouvriers 07 Ouvriers qualifiés et non qualifiés
Employés 06 Employés administratifs et agents de service
Techniciens et agents de maîtrise 05 Professions intermédiaires
Ingénieurs et cadres 03 et 04

Cadre dirigeant (03) et autres cadres (04)

Les salariés sont -ils bien référencés ?

Selon le statut conventionnel de la fiche contrat, les salariés sont placés dans l'une ou l'autre catégorie de l'index mais des erreurs de codification peuvent fausser le résultat.

En comparant les 3 listes officielles, statuts conventionnels, codes métiers et catégories de l'index, un lien apparaît entre ces éléments.

Pour s'en assurer, il faut se positionner sur la liste des personnes en sélectionnant les contrats actifs et procéder à 3 regroupements :

Observons les résultats tels qu'il ne faut pas faire :

Statuts 03 et 04, cadre dirigeant et autres cadres

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Pour les statuts 03 et 04, aucune surprise. A noter la présence du code 434a, cadres de l'intervention socio-éducative dans le statut conventionnel 04, autres cadres.  Bien que ce code soit un code des professions intermédiaires, les personnes ont un statut de cadre et sont donc bien référencées en statut conventionnel 04, autres cadres. Le code 431a, cadres infirmiers et assimilés doit également être lié au statut conventionnel 4.

Statut 05, profession intermédiaire

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Pour ce statut, la présence des codes métiers de classe 4 est conforme et correspond à la liste des codes métiers. 

En revanche, le code métier 526a, aides-soignants, devrait être référencé dans le statut conventionnel des employés puisque le code 5 des métiers est celui des employés. Certes, le métier d'aide-soignant relève des professions de la santé et du travail social mais comme employé et pas comme profession intermédiaire.

A la droite de la ligne, figurent le nombre de personnes et le nombre de contrats concernés. Cela indique le nombre de personnes qui ne sont pas référencés dans la bonne catégorie de l'index.

Statut 06, employés administratifs et agents de service

C'est généralement dans ce statut que l'on rencontre le plus grand nombre de disparités. En effet, comme il n'y a pas vraiment d'indication, c'est un peu le statut "fourre-tout".

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Dans l'exemple ci-dessus, beaucoup de codes métiers relevant des professions intermédiaires (classe 4) qui faussent le résultat de l'index. La présence des codes métiers de classe 5 est conforme. Mais la présence des codes métiers de classe 6 n'est pas non plus à sa place et devrait être en statut conventionnel 7, ouvriers. La présence d'un code 9999, inconnu est toléré mais il est souhaitable de codifier un code métier existant. 

La consultation des éléments de salaire d'une fiche donne :

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Bien que contrat aidé hors convention, la personne est agent de service donc est dans le bon statut conventionnel. Mais nous conseillons d'utiliser le code 564b, employés des services divers. 

De plus, en comparant le décompte des personnes et des contrats de la liste avec les tableaux des effectifs (annexe 13) du budget prévisionnel ou du compte administratif, il n'y a pas autant de personnel administratif et d'agents de service autorisés par les financeurs.

Il faut noter que le code 542a, secrétaires est à sa place ici. Mais les secrétaires de direction ont un code métier qui leur est dédié, le 461b, secrétaires de direction, assistants de direction. Donc, en profession intérmédiaire et statut conventionnel 05.

Statut 07, ouvriers

Dans ce statut, nous constatons aussi des disparités qui peuvent fausser le résultat de l'index :

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Présence de codes métiers de classe 4 (professions intermédiaires) et 5 (employés) qui faussent les résultats de ces 3 catégories dans l'index. Présence d'un code 9999, la consultation des éléments de salaire indique : 

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Dasn la classe 5, la sous-classe 56 est dédiée aux personnels des services directs aux particuliers. Même si le métier de maîtresse (ou maitre) de maison n'est pas référencé, il existe le code 564b, employés des services divers qui permet de reclasser la personne en statut conventionnel 06.

En résumé, cahier des charges de la DSN

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Pour rappel, le statut conventionnel est la 2ème information du bloc 40 juste après la date de début du contrat.

Suite à la comparaison établie dans le 1er chapitre de ce document, nous proposons la liste suivante. Toutefois, c'est au responsable RH de chaque structure de déterminer comment effectuer les codifications en interne.

Statut conventionnel 03, cadre dirigeant

Ne doit figurer dans ce statut conventionnel que les votants (votantes) au collège employeur donc le Directeur Général, le Directeur Adjoint, les Directeurs d'Etablissement. 

Selon EIG,

Statut conventionnel 04, autres cadres

Selon EIG,

Statut conventionnel 05, profession intermédiaire

Selon EIG,

Statut conventionnel 06 employé administratif, agent de service
Statut conventionnel 07, ouvriers qualifiés et non qualifiés

L'association présentée ci-dessus est théorique. Il est possible de l'ajuster en fonction des codes métiers qui concernent des responsables principalement dans la classe 4 des professions intermédiaires et qui doivent être associés au statut conventionnel  04, autres cadres. Se rapprocher des décideurs RH de la structure.

Conclusion

Nous espérons que cette présentation vous sera utile afin de mieux référencer les salariés et de mieux préparer vos index égalité femmes/hommes.

EIG ne fait que conseiller. C'est aux responsables RH de chaque structure d'organiser la liste des salariés et de préparer son index égalité. 

Toutefois, il vaut mieux éviter les codes 9999, inconnus.

Saisie des contrats

Saisie des CDD en lots

La saisie des CDD en lots est un nouveau module qui permet de créer à la chaine, les contrats CDD (généralement les contrats courts de remplacement) par duplication d’un autre contrat.

 

Le module est accessible dans le menu traitement, et est soumis à autorisation dans le configurateur.

 

NB : Tout au long de la saisie, utilisez les flèches droite et gauche pour passer d’une zone à l’autre. Pour passer en mode édition, utilisez la barre d’espace ou le double clic.

 

La saisie se déroule de la manière suivante :

 

Cliquer sur le bouton Ajouter, puis sélectionner en premier lieu la personne (Appuyez sur la barre d’espace ou double clic pour afficher la liste des personnes). La liste des salariés proposée respecte les  autorisations de section de l’utilisateur.

 

Chosir ensuite la structure dans laquelle sera créé le contrat (par défaut celui de la personne).

 

Enfin choisir le mode de duplication en cliquant sur la colonne Contrat référent.

 

L’initialisation des zones

 

En règle générale, les zones du contrat sont intialisées avec les valeurs du contrat référent.

Exception faite des zones suivantes :

 

Les zones qui ne sont pas affichées sur l’écran de saisie ne sont pas modifiable et prennent obligatoirement la valeur du contrat référent.

 

 

La valeur des autres zones est ensuite ajustée en fonction de l’origine du contrat référent (A la suite ou par duplication) et du motif de CDD (remplacement ou pas).

 

 

 

 

 

 

 

Créer à la suite

 

Le contrat référent est le dernier contrat CDD du salarié. De ce fait, ce  mode n’est pas disponible si le salarié n’a jamais eu de contrat CDD.

 

La date d’embauche est initialisée à la date de cloture (ou la date de fin prévue) du contrat d’origine plus un jour. Même chose pour la date de fin prévue.

 

Remplacement

 

La zone suivante permet de déterminer si c’est un remplacement ou pas. Dans ce cas, il faudra choisir le contrat remplacé. Il servira pour mettre à jour les zones suivantes :

 

 

Autre

 

Si ce n’est pas un remplacement la zone contrat remplacé est initialisée à vide.

Les autres zones sont initialisées comme la règle générale le prévoit.

 

 

Saisie par duplication

 

Dans ce cas, le contrat référent est choisi dans une liste de contrat composée de tous les derniers contrats CDD (clos ou non clos) de chaque salarié.

Par défaut, cette liste ne contient que les contrats de la section choisie précédemment (filtrage établissement).

 

On peut éventuellement supprimer le filtrage établissement et choisir parmi une liste plus importante (utilisez la touche Esc ou Sup. pour supprimer le filtre).

 

Si on choisit un contrat d’une autre section, la zone Section n’est pas remise à jour. On peut par la suite la modifier, mais dans ce cas, les imputations comptables sont réinitialisées et doivent être ressaisies.

 

La date d’embauche et la date de fin prévue sont initialisées à la date du jour.

 

On définit ensuite si c’est un remplacement.

A partir de ce moment, c’est le même fonctionnement que précédemment.

 

 

 

 

Validation

 

Il est possible, soit de créer des contrats, soit des propositions de contrat. Si l’utilisateur n’a pas les autorisations nécessaires pour créer des contrats, ça sera automatiquement de proposition de contrat.

 

Lors de la validation, chaque ligne est contrôlée par le système de sauvegarde des contrats. Si le système de sauvegarde retourne une anomalie, le contrat n’est pas sauvegardé, sinon il est sauvegardé et disparait de la liste.

 

 

 

Importation

 

Il s’agit d’une fonctionnalité soumise à autorisation qui permet d’importer dans la saisie CDD les contrats à créer.

Le fichier doit être constitué au format CSV ou Excel (extension xlsx uniquement).

 

Voici les  entêtes possibles (en gras les entêtes obligatoires) :

 

MATRICULE       : matricule du salarié

SECTION             : Section dans laquelle doit être créé le contrat. Si non présent, le contrat sera créé en utilisant la section du contrat d’origine.

                               Sous la forme Code établissement/Code section

COPIETYPE         : Le type de copie de contrat à réaliser.

Les différentes valeurs sont :

COPIEMATRICULE : Le matricule du contrat à recopier. Il peut être vide si le type de copie est SUITE.

COPIENUMCTR                    : Le  numéro de contrat à recopier. Sous la forme tel qu’il apparait dans le logiciel GRH, c’est-à-dire 9.9.9 Il peut être vide si le type de copie est SUITE.

REMPMATRICULE : Le matricule du contrat à remplacer. S’il est vide ou si la colonne est inexistante, c’est que ce n’est pas un remplacement

REMPNUMCTR                    : Le  numéro de contrat à recopier. Sous la forme tel qu’il apparait dans le logiciel GRH, c’est-à-dire 9.9.9 Il peut être vide REMPMATRICULE est vide ou non existant.

DATEEMBAUCHE : La date d’embauche sous la forme JJ/MM/AAAA

DATEFINP              : La date de fin prévue.

MOTIFCDD            : le code motif CDD. Motif DSN (01 Remplacement, 02 Accroissement temporaire d’activité, etc)

MOTIFCDDPRE    : le code motif précis. Liste de libelles utilisateur.

AUTREMOTIF       : libellé libre.

HORAIREMENS    : L’horaire mensuel.

MODEPAIE           : Code du mode de paiement.

RANGPAIE           : Code du rang de paiement.

VENSECTION01 : Section de la première ventilation comptable. Sous la forme Code établissement/Code section

VENPOUR01 : Pourcentage de la première ventilation comptable.

VENSECTION02 , VENPOUR02

BUDSECTION01 : Section de la première ventilation budgétaire. Sous la forme Code établissement/Code section.

BUDPOSTE01           : Numéro de poste de la première ventilation budgétaire.

BUDPOUR01            : Pourcentage de la première ventilation budgétaire.

BUDSECTION02, BUDPOSTE02, BUDPOUR02 : Suite.

 

A noter que si ces champs ne sont pas renseignés, c’est la ventilation du contrat d’origine qui est prise en compte

Si la zone BUDPOSTE n’est pas renseignée, la ventilation sera quand même reprise, avec poste inconnu.

Chaque ligne est initialisée comme suit :

 

 

 

 

 

Saisie des contrats

CDD multiples

Préambule

L’article 6 de la loi n° 2022-1598 du 21 décembre 2022 portant mesures d’urgence relatives au fonctionnement du marché du travail en vue du plein emploi, a réintroduit la possibilité pour les entreprises de conclure, à titre expérimental, un seul contrat court pour assurer le remplacement de plusieurs salariés absents.

Ainsi, à titre expérimental et pour une durée de deux ans à compter de la publication du décret d’application listant les secteurs éligibles à l’expérimentation, un employeur pourra conclure un seul contrat de travail à durée déterminée (CDD) ou un seul contrat de travail temporaire (CTT) pour remplacer plusieurs salariés absents.

L’expérimentation introduit une dérogation à la règle selon laquelle un seul contrat de travail à durée déterminée (CDD) ou un seul contrat de travail temporaire (CTT) peut être conclu pour le remplacement d’un seul salarié (absence, passage provisoire à temps partiel, suspension de contrat de travail, départ définitif précédant la suppression de poste de travail ou attente de l’entrée en service effective d’un salarié recruté sous contrat à durée indéterminée).

Le décret n°2023-263 du 12 avril 2023 fixe les secteurs autorisés à mettre en œuvre l’expérimentation. Les réponses apportées aux questions portant sur les contrats à durée déterminée (CDD) sont transposables aux contrats de travail temporaires conclus pour un motif de remplacement, dans le respect du régime juridique de l’intérim.

La documentation qui va suivre décrit l'ensemble des modifications effectuées dans le logiciel GRH afin de répondre aux problématiques liées à la saisie et au calcul d'un CDD multiple :

Cette documentation n'a pas de vocation juridique. Les informations que vous indiquerez dans le contrat, et celles qui seront envoyées en DSN  seront celles que vous déciderez avec votre conseil juridique.

En ce qui concerne la DSN, nous avons interrogé le GIP-MDS début juillet, la réponse est sans équivoque  : Pour le moment, la DSN ne gère pas les CDD multiples.

Communication du GIP-MDS sur le CDD multi-remplacement en DSN https://www.net-entreprises.fr/dsn-experimentation-du-cdd-multi-remplacement/

Après analyse, nous avons identifié deux problématiques :

Des contrôles ont été réalisés afin de sécuriser et pérenniser la saisie. L'inconvénient de ces contrôles est qu'il est difficile de modifier certains éléments lorsque la paye est terminée et que la période suivante est ouverte.

Références

Questions-réponses Ministère du droit du travail

https://travail-emploi.gouv.fr/droit-du-travail/les-contrats-de-travail/article/cdd-multi-remplacement-relance-de-l-experimentation-questions-reponses

Doc Nexem 2023 - cdd-remplacement-multiples

NEXEM Note-variation-temps-de-travail-CDD-remplacements-multiples-2023

Les hypothèses

De la documentation précédente de Nexem, ressort trois situations qui peuvent arriver dans le cadre d'un CDD multiple.

Hypothèse 1

Remplacement simultané de plusieurs salariés à temps partiel. Un salarié en CDD remplace deux salariés qui sont absent pendant la même période.

Hypothèse 2

Remplacement successif de plusieurs salariés. Un salarié en CDD remplace plusieurs salariés qui sont successivement absents.

Hypothèse 3

Remplacement de plusieurs salariés en partie simultanés. Les absences des salariés se chevauchent mais ne sont pas identiques. Un salarié en CDD peut les remplacer.

Il est probable que c’est cette dernière hypothèse qui sera le plus souvent utilisée.

Calcul de paye

Hypothèse 1

Pour ce cas, l’horaire contractuel total ne change pas, il sera égal à la somme des horaires contractuel des salariés remplacés. La ventilation comptable devrait être calculée en fonction du prorata des ventilations des contrats remplacés.

Exemple :

 

Horaire

Etab

%

Etab

%

Etab

%

Salarié N°1

20

ET01

50

ET02

50

 

 

Salarié N°2

30

ET01

30

 

 

ET03

70

Salarié N°3

50

ET01

100

 

 

 

 

Salarié CDD

 

ET01

(20*50%+30*30%+50)/100

ET02

(20*50%)/100

ET03

(30*70%)/100

 

100

ET01

69

ET02

10

ET03

21

Hypothèse 2

Exemple :

A remplace B du 1er au 15 janvier pour un mi temps puis le salarié C du 11 janvier au 15 février pour un trois quart temps.

Il vous appartient de décider l'horaire contractuel qui sera indiqué dans le contrat selon les propositions de Nexem ou de votre conseil juridique.

Soit un lissage de l'horaire contractuel soit un changement d'horaire contractuel le jour du changement. Il sera alors indispensable de faire un avenant (ou un changement de situation) au 16 pour signifier le changement d’horaire à la dsn.

Le changement de situation a l’avantage de bien séparer les deux remplacements avec deux bulletins séparés. Mais on verra que ça ne sera pas possible dans l'hypothèse 3.

Dans tous les cas, il sera nécessaire de saisir le nombre d'heure effectué chaque mois pour chaque remplacé.

 

Période

 

 

 

 

 

 

 

ETP

Hor.Mens

Janvier

Février

Salarié N° 1

01/01/2023

15/01/2023

 0.5

75.84

75.84

0

Salarié N°2

16/01/2023

15/02/2023

0.75

113.75

56.88

56.87

Salarié CDD

 

 

 

 

132.72

56.87

En ce qui concerne la ventilation comptable on devrait appliquer le même principe que précédemment. A ceci prés que cette ventilation sera différente chaque mois puis qu'elle serait calculé non pas au prorata de l'horaire contractuel, mais au prorata des heures effectuées

Hypothèse 3

Exemple :

A remplace B du 1er au 15 février pour un mi temps et le salarié C du 15  janvier au 31/03/2023 février pour un mi temps.

 

Période

 

 

 

 

 

 

 

 

ETP

Hor.Mens

Janvier

Février

Mars

Salarié N° 1

01/01/2023

28/02/2023

0.5

75.84

75.84

75.84

0

Salarié N°2

15/01/2023

31/03/2023

0.5

75.84

37.92

75.84

75.84

Salarié CDD

 

 

 

 

113.76

151.67

75.84

Encore une fois, on constate que le nombre d'heure effectué chaque mois est différent, il sera donc nécessaire de le saisir.

Même chose pour l'horaire mensuel, théoriquement c'est un mi temps du 1er au 15 janvier, puis un temps plein jusqu'au 28 février, et de  nouveau un mi temps.

Qu'en sera t-il au niveau du contrat juridique ? Ce n'est pas à nous de répondre mais la déclaration DSN devrait être identique

En ce qui concerne la ventilation comptable, ce sera le même principe que précédemment.

Le CDD Multiple dans la GRH

Préambule

Un CDD multiple ne sera possible que dans le cas d'un contrat CDD avec comme motif CDD remplacement.

Un CDD multiple sera forcément en forfait d'heure. Le forfait d'heure correspond en principe à la somme des heures effectuées pour chacun des contrats remplacés. S'il est à cheval sur plusieurs mois de paye, il faudra saisir le nombre d'heure effectué chaque mois. Le programme calculera automatiquement la somme des heures effectuées chaque mois et l'utilisera pour le calcul de paye. Il sera toutefois possible de déroger à cette règle et saisir chaque mois le nombre d'heure total effectué.

La ventilation comptable utilisée sera calculée comme indiqué précédemment en fonction des ventilations de chaque contrat remplacés et des heures effectuées dans le mois. Comme pour les heures, il sera possible de déroger à cette règle et saisir manuellement la ventilation à utiliser.

La saisie

Dans l'onglet généralité, une nouvelle zone a été crée est n'est saisissable que dans le cas d'un contrat CDD avec motif Remplacement.

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Lors de la création d'un nouveau contrat, il est nécessaire de valider la création avant de pouvoir accéder au détail des contrats.

image-1693242826885.png

Cliquez ensuite sur Détail des contrats pour accéder à la liste des remplacés.

image-1693237475243.png

Partie 1 En tête

C'est dans cette partie que l'on peut cocher la case saisie manuelle du forfait d'heure ainsi que la saisie manuelle de la ventilation. Elle permet également d'ajouter, modifier et supprimer des contrats remplacés.

Partie 2 : Les contrats remplacés

Ici, on retrouve la liste des contrats remplacés, le début et la fin du remplacement ainsi que le nombre d'heure de remplacement pour chaque mois.

Partie 3

Il s'agit ici des informations du contrat du remplaçant avec pour chaque mois la somme des heures effectuées.

Partie 4

En fonction de la ligne de contrat sélectionnée, on retrouve sa ventilation comptable et sur la droite des informations supplémentaire. Si l'on clique sur la ligne du contrat du remplaçant, c'est la ventilation calculée qui s'affiche.

Ajouter un contrat remplacé

Cliquez sur le bouton Ajouter puis sélectionner un contrat/salarié dans la liste proposée. Cette liste affiche les contrats actifs et clos après la date d'embauche du salarié ou clos au minimum le mois précédent la période en cours.

Avant l'ajout, le programme vérifie que la ventilation du contrat sélectionné peut s'intégrer dans la section du contrat du remplaçant : Exemple :

Un contrat CDD multiple est créé dans la section 1. Les autorisations comptables ne permettent de ventiler le contrat que dans la section 1 et 2. Il ne sera pas possible d'ajouter un contrat ventilé dans la section 3.

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Il sera nécessaire, soit de modifier les autorisations comptables, soit de cocher la case saisie manuelle de la ventilation. Ce sera donc à l'utilisateur de gérer la ventilation et il ne pourra pas ventiler vers l'établissement 3.

Si le contrôle est passé, la fenêtre suivante s'affiche :

image-1693239615423.png

Elle permet de définir les dates de remplacement et éventuellement d'affiner les informations d'ETP et de durée hebdomadaire (calculée à partir du contrat remplacé). Il est également possible de saisir le motif d'absence (La liste des motifs d'absence se trouve dans la gestion des libellés sous le code MOAB).

Hormis les dates de remplacement, ces informations ne seront utiles et reprises que dans le contrat Word.

Une fois le contrat ajouté, il sera possible de saisir les heures effectuées pour chaque mois à venir en fonction des dates de remplacement saisies précédemment.

Dans l'exemple suivant, bien qu'étant sur la période d'août 2023, on peut déjà saisir les heures de septembre pour le deuxième remplacement

image-1693241412384.png

Les heures saisies pour chaque mois ne sont pas les heures effectuées mais les heures qui doivent être comptabilisées dans le calcul de paye. Si il y a des régularisations, il faut en tenir compte.

Modifier un contrat remplacé

Cliquez sur le bouton Modifier puis saisissez les informations comme précédemment. Tant que le contrat remplacé a été ajouté dans la période en cours, toutes les modifications et la suppression sont possible. En revanche, un contrat remplacé ajouté le mois précédent ne pourra pas être supprimé. Il sera toutefois possible de modifier la date de fin de remplacement.

La ventilation calculée

Lorsque l'on clique sur un contrat remplacé, la partie 4 affiche la ventilation de ce contrat.

Pour le matricule 108, la ventilation est assez simple :

image-1693241530272.png

Mais un peu plus complexe pour le matricule 602 :

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Lorsque l'on clique sur le contrat du remplaçant (partie 3), la partie 4 affiche la ventilation calculée du mois en cours.

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Pour des questions de clarté, la base de répartition est la somme des heures effectuées, ici 151.67 pour le mois d'aout.

Pour le siège administratif, les 83.41 correspondent à 75.83 heures du matricule 108 plus 10% de 75.84 heures c'est à dire 7.58 heures.

Sur la période de septembre, il n'y aura plus que le contrat du matricule 602, en l’occurrence, la ventilation calculée sera identique au matricule 602 avec une différence toutefois puisque la base sera égale au nombre d'heures effectuées en septembre.

La ventilation du contrat du remplaçant sera également consultable dans l'onglet comptabilisation du contrat (Sauf si vous avez coché la case Saisie manuelle de la ventilation auquel cas il sera effectivement nécessaire de saisir cette ventilation).

Le contrat de travail Word

Afin d'établir le contrat de travail Word contenant les éléments des différents contrats remplacés, un paramétrage particulier est nécessaire.

Avec ce paramétrage, il sera possible d'intégrer dans le contrat Word une phrase type pour chaque contrat remplacé.

Cette phrase type pourra contenir toutes les informations saisies du contrat remplacé : Le nom, prénom, civilité, le motif du remplacement, les dates de remplacement, l'emploi, l'horaire hebdomadaire, l'ETP.

Dans le menu paramétrage généraux/Modèles de contrats de travail, cliquez sur le bouton Options (image-1707074584485.png) 

Allez ensuite sur le dernier onglet Contrat.CddMultiple.

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Sur la partie gauche, tapez votre phrase type en incluant les champs désirés.

Pour insérer la phrase type dans votre contrat, sélectionnez le champ CDD Multiple qui se trouve dans la partie Contrat/Généralité

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On retrouve alors la phrase type pour chaque contrat remplacé :

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Le format de votre modèle de contrat doit impérativement être le format HTML. Tout autre format aura pour conséquence qu'il n'y aura pas de retour à la ligne entre chaque contrat remplacé.

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Cas concrets

Contrat antérieur

Il est possible de créer un contrat CDD Multiple démarrant le mois précédent. Il faut procéder de la même manière que pour les autres contrats :

Sur la période d'aout, créer le contrat avec une date d'embauche et une date de début d'activité au 15 juillet.

Saisir les informations du CDD multiple. Attention les heures effectuées en juillet sont payées en aout, il faut donc les saisir sur la colonne d'aout. Ici, on remplace deux mi temps sur les 15 jours de juillet dont un total de 75.84 heures.

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On procède en suite à la clôture du contrat en changement de situation et on crée un contrat à la suite du précédent.

Il faut alors modifier les heures de la colonne d'aout puisque sur ce contrat ce sont les heures effectuées en aout qui seront payées.

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Régularisation d'heures

En théorie, les heures effectuées chaque mois correspondent aux heures payées et sont définies au moment de la création du contrat. Mais dans la réalité, il y a de nombreux cas qui nécessitent des régularisations. La solution la plus simple consiste à saisir une régularisation sur une rubrique d'heure quelconque (H_normale).

Modification de date impossibles

 

Passer d'un contrat CDD Multiple à un CDI ou un CDD classique

Lorsqu'un contrat CDD multiple a été créé dans une période précédente, il n'est pas possible de le transformer en CDD simple ou en CDI. Cela pour conserver les données du CDD multiple.

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Si cela s'avère nécessaire, il faut clôturer le contrat en changement de situation.

Puis créer une fiche à la suite de la précédente et la modifier en conséquence.

Proposition de contrat

Il est tout à fait possible de créer une proposition de contrat en CDD multiple, de la valider ou de la supprimer si nécessaire.

Questionnaire CDD multi-remplacement

Afin de répondre au questionnaire d'AXESS sur l'utilisation des CDD multi-remplacement, EIG a développé un module permettant de faciliter le remplissage de ce questionnaire.

Certains point demandaient des éclaircissements mais les délais étant très courts (dernier délai 5 avril), nous avons du interprété les demandes.

L'accès au module se fait par le menu Traitements divers/Questionnaire CDD multi-remplacement

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L'écran qui suit permet de modifier le tableau de correspondance entre les motifs d'absences qui ont été utilisés dans la gestion des contrats CDD multiples et les motifs demandés par le questionnaire.

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Par exemple, si vous désirez modifier le type de remplacement pour l'absence 0007 congés payés, double-cliquez sur la ligne et choisissez le type de remplacement :

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Une fois le paramétrage terminé, cliquez sur le bouton Exécuter.

Le paramétrage n'est pas conservé une fois que vous quittez l'écran

Comme indiqué dans l'écran, la collecte de donnée concerne une période spécifique. Elle sera modifiée lors de la deuxième collecte.

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Comme pour tous les tableaux présentés en GRH, il est possible d'enregistrer chaque tableau en format CSV ou Excel en cliquant sur le bouton droit de la souris sur l'entête de colonne et choisissant Exporter la liste sous...

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L'option Copier permet de copier le tableau dans le presse papier mais ne fonctionne pas avec les configurations serveur

Pour des raisons techniques, liées à la protection de la feuille Excel fourni par ACESS, il ne nous a pas été possible de remplir automatiquement ce modèle. Il sera donc nécessaire de le remplir manuellement.

 

Questionnaire CDD multi-remplacement à remplir avant le 15/10/24

Nous avons été informés très tardivement du questionnaire à rendre avant le 15/10/24.

Les modifications seront disponibles dans la maj globale disponible lundi 14 octobre 2024.

Les dates de l'analyse ont été modifiées, il suffit de cocher ou décocher la case en fonction de votre situation :

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Voir le fichier ci-dessous pour le nouveau questionnaire.

Evaluation CDD multiremplacement 2ème collecte.xlsx

 

 

Saisie des contrats

Saisie des salariés en Entreprise Adaptée

Fiche consigne 2122

Dans le cadre de la préparation du passage de la déclaration des bordereaux EA en DSN, le GIP-MDS, en charge de la norme DSN, nous a alerté sur l’absence de valeur dans la rubrique S21.G00.40.073, complément de dispositif publique pour les travailleurs handicapés en Entreprise Adaptée. Cette zone identifiable dans le contrat dans l'onglet compléments généralités, permet d'indiquer avec la valeur 01 que le poste est éligible à l'aide en entreprise adaptée. Si elle n'est pas renseignée, l'aide ne sera plus accordée lorsque la DSN sera utilisée pour la déclaration des bordereaux EA.

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Nous avons envoyé un mail aux clients concernés, d'après la liste que nous a envoyé le GIP-MDS.

La fonctionnalité suivante n'est disponible qu'à partir de la version 2023.6.4 du logiciel GRH, cette version sera intégrée dans le complément de mise à jour à partir du 19 juillet 2024 (https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/mise-a-jour-de-juin-2024/page/complements-de-mise-a-jour#bkmrk-sfx-2406020)

Afin d'identifier et de corriger facilement les contrats des salariés TH en EA qui n'ont pas cette zone renseignée, il est possible de faire un regroupement, d'une part pour identifier le type de salarié (TH en EA) et d'autre part par le complément de dispositif de politique publique.

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Il est possible également de passer par un filtre personnalisé pour sélection les TH en EA, puis de faire un export CSV en sélectionnant la zone complément de dispositif de politique publique.

Au niveau de la validation du contrat, un contrôle non bloquant est opéré lorsque le salarié est de type TH en EA et que le complément de dispositif publique n'est pas renseigné.

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Pour les travailleurs handicapés en entreprise adaptée, le niveau de formation le plus élevé obtenu par l'individu (S21.G00.30.024) doit également être indiqué, cette fois ci dans la fiche personne dans l'onglet T.H. partie CDAPH

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Si vous n'avez pas mis à jour la fiche, un message d'alerte non bloquant sera affiché :

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D'autre part, un contrôle est également présent au niveau de la DSN :

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Saisie des contrats

Contrat démarrant le mois précédent

Il peut arriver qu'un contrat démarrant en fin de mois ne soit pas pris en compte dans la paye si cette dernière est terminée.

Dans ce cas, on crée le contrat dans la période suivante, et en cochant la case prendre en compte les jours antérieurs le programme intègre automatiquement les jours antérieurs à la période de paye courante dans le bulletin de paye.

Cette solution présente plusieurs inconvénients :

La solution qui permet de supprimer ces inconvénients est de faire deux bulletins de salaire :

Lors de la création du premier contrat, un message d'avertissement signalera qu'il est nécessaire de créer une autre fiche.

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Il y aura donc deux bulletins de salaire calculés chacun avec le bon régime de cotisation. Bien évidemment, il y aura également deux virement de salaire.

En DSN, il n'y aura qu'un contrat (bloc 40) mais deux blocs versements (bloc 50) avec chacun la bonne période de rattachement.

Le premier contrat doit être clôturé en changement de situation. Pour un CDD, il ne faut pas payer la précarité et l'ICP sauf si elles doivent être payées tout les mois.

L'indemnité de congé payé pour les CDD ne se calculait pas correctement car elle ne prenait pas en compte l'historique du premier contrat cf. https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/mise-a-jour-mars-2023/page/correction-et-mise-a-jour-du-gestionnaire-de-rubrique#bkmrk-modification-de-i_ic

 

Datation du bloc 51

Attention, une incohérence au niveau des datations du bloc 51 a été remonté.

Il faut absolument rattacher les variables sur le mois d'imputation du contrat.

 

 

Exemple d'un salarié entrant le 25 janvier 2023 et créé sur Février 2023 Le taux maladie est passé de 6% à 7%

Version un bulletin :

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Version deux bulletins :

Janvier

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Février

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Le brut est identique entre la version un bulletin et la version deux bulletins.

En revanche, on constate une différence sur le taux maladie qui est à 6% sur la partie de janvier.

En DSN un seul bloc 40 mais deux blocs 50 :

Celui de janvier

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Celui de février

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Saisie des contrats

Effectuer une ventilation différenciée

Les copies d'écran de cette page sont issues d'un jeu d'essai. Tous les noms sont fictifs. Certaines rubriques également.

Rappel

La définition comptable du contrat s'effectue dans le pavé 10 "Comptabilisation" de la fiche contrat.

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Par défaut, toutes les variables de paye de la personne obéissent à ce schéma.

Mais, il peut arriver qu'une variable précise ne soit pas acceptée par un financeur. Elle soit être supportée par l'autre.

Il est possible de le codifier dans EIG par le biais d'une ventilation différenciée.

La consultation de son bulletin permet de constater que la personne bénéficie de l'indemnité Ségur :

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Suppossons que l'ARS ne prenne pas en charge le montant de l'indemnité.. La totalité de la somme doit s'imputer sur l'hébergement donc sur le budget dépendant du Conseil Départemental.

Dans la fiche contrat, il faut activer la ligne "Ventilation différenciée" :

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En l'activant, le programme affiche la liste des rubriques qu'il est possible de redéfinir comptablement. Or, dans le cas présent, l'indemnité Ségur n'y figure pas. Nous ne voyons que des rubriques de net :

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Pour qu'une rubrique apparaisse dans cette liste, il faut qu'elle ait un profil comptable de renseigné dans sa codification. Ce qui est le cas pour toutes les rubriques de net.

Codifier le profil comptable de la rubrique

il faut bénéficier des droits d'accès au gestionnaire de rubriques (Menu "Paramètres Généraux"). Si ce n'est pas le cas, il faut s'adresser à un responsable hiérarchique qui en bénéficie.

Il faut :

Remarque

Pour les besoins de cette page wiki, nous avons créé un compte comptable dédié aux indemnités de type Ségur et détaillé pour l'édition de la comptabilisation : 

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Codifier la ventilation différenciée

Il faut retourner dans la fiche contrat pour codifier la ventilation différenciée. L'indemnité apparaît dans la liste. Il faut cocher la case à gauche de l'alias. Le bouton "Créer / Modifier" apparaît sur la droite du libellé (il n'apparait sur la copie d'écran) :

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Le fait de cliquer sur ce bouton active la fenêtre de saisie de ventilation vierge :

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Il est donc possible de créer une ventilation spécifique pour cet élément de paye :

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Une fois la validation effectuée, la rubrique bénéficie du commentaire "Ventilation différenciée" :

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Ne pas oublier de valider la fiche contrat à la fin.

Vérification par le bulletin de paye et les charges

La codification établie ne modifie en rien le calcul du bulletin :

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 Pour illustrer le propos, nous exécutons uniquement la comptabilisation du matricule de la personne et dans la partie consacréer à la section hébergement, nous constatons la présence de la ligne de 198,57 € :

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Les charges liées à ce montant sont également intégrées aux charges de la section.

Conclusion

La ventilation différenciée permet d'isoler un élément de paye. Ce besin est généralement lié à une demande / un refus d'un financeur au sujet d'un élement de paye précis.

Sa comptabiliastion s'effectue bien en fonction de la codification spécifique 

Saisie des contrats

Les anciennetés

Préambule

Quelques clients nous ont interpellés sur le fait que l'ancienneté "reculait" au lieu d'avancer.

C'est uniquement dans le cas d'un salarié qui effectue régulièrement des contrats CDD.

On constate alors cette anomalie en consultant les contrats en cours et les précédents.

Nous avons compris l'origine de l'anomalie. Pour résumer la situation, deux cas sont présents :

Explications

Voici un exemple permettant d'expliquer concrètement ce qui se passe.

Un salarié réalise 3 contrats. L'ancienneté de départ au 1er juin 2024 est de 366 jours soit un an. On exprimera toujours dans l'exemple l'ancienneté en jours.

Juin

L'affichage de l'ancienneté du contrat N°1 est de 366 jours au 01/06/2024

Juillet

L'affichage de l'ancienneté du contrat N°1 est de 366+5=371 jours au 01/07/2024. Cette ancienneté doit être en principe figée puisque le contrat est clos.

Lorsque l'on crée le contrat N°2 en reprenant l'ancienneté du N°1, on aura donc 371 jours au 01/07/2024 ce qui est correct.

Aout

Cette fois, l'affichage de l'ancienneté du contrat N°1 est de 371 +31 jours de juillet. C'est une anomalie car le contrat est clos.

L'ancienneté du contrat N°2 est correcte, 371 + 11 = 382 jours

Septembre

Contrat N°1 : 371+31+31 = 433 jours toujours incorrect

Contrat N°2 : 382 + 31 = 413 jours incorrect également

Lorsque l'on crée le contrat N°3, l'ancienneté reprise est de 413 jours au lieu de 382.

Octobre

Les contrats 1 et 2 voient leurs anciennetés augmenter à tort.

Le contrat N°3 a une ancienneté de 413 + 6 = 419 jours

Ci dessous la visualisation des anciennetés des différents contrats en octobre

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Actions

En attendant une correction, vous pouvez procéder comme habituellement à condition en reprenant le contrat du mois précédent. Si ce contrat a été clôturé avant, il sera nécessaire d'ajuster l'ancienneté.

Les contrats CDD successifs dans le mois en cours

 

 

Contrat création

  1. Utiliser l'ancienneté la plus grande sur les contrats antérieurs
  2. Reprendre les ancienneté de la dernière fiche contrat
  3. Reprendre les anciennetés du contrat sélectionnés
  4. Reprendre l'ancienneté de la personne

Saisie de la paye

Saisie de la paye

Réaliser une saisie anticipée des variables de paye

La saisie d'une variable de paye peut être effectuée par anticipation en rattachant celle-ci à la période de paye désirée.

Pour réaliser ce type de saisie, vous devez vous positionner sur le contrat actif du salarié. La partie basse de l'écran vous donne accès aux variables de paye, aux prestations IJSS et à l'onglet "...anticipées" situé à droite de l'onglet "Variables de paye".

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Vous devez vous positionner dessus. 

Pour réaliser votre saisie, vous pouvez double-cliquer sur la zone "Variables directes" ou utiliser le bouton "Ajouter / Charger".

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Dans les deux cas, la saisie est similaire à la saisie des variables de paye attachées à la période courante. Seul un nouveau panel est disponible afin de vous permettre de définir la période de paye concernée (Mois et Année). 

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Ces zones sont par défaut initialisées sur la période de paye à venir au regard de la période de paye courante (Avril 2021 dans cet exemple).

La période de rattachement DSN est initialisée de la même façon.

Après saisie de votre variable et validation, vous la retrouvez dans la liste des variables anticipées.

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Les libellés des variables sont précédés de la période à laquelle ils sont rattachés.

Après ouverture de la période de paye suivante, les variables anticipées la concernant seront intégrées automatiquement dans les variables de paye à traiter sur la période.

 

Clôture des contrats

Clôture des contrats

Clôture des CDD en lots

 

Lorsque l’on a plusieurs centaines de contrats CDD par mois, cela peut être long et fastidieux de saisir, clôturer et éditer les documents de clôture individuellement.

Nous avons donc réalisé plusieurs modules permettant de faciliter ce processus.

Le premier de ces modules a été mis à disposition l’année dernière, dans la mise à jour de juin 2017. Il permet la saisie des CDD « au kilomètre » en proposition de contrats ou en contrat réel, à partir des contrats précédents.

Le deuxième, également disponible depuis la mise à jour de juin 2017, permet la validation en lots des propositions de contrat.

Dans la mise à jour de juin 2018, nous vous proposons deux nouveaux modules, permettant la clôture en lots des CDD, ainsi que les éditions de clôture.

Pour mettre en place ces dispositifs, il était nécessaire de modifier le mode de génération des documents de clôture, qui jusqu’à présent fonctionne avec WORD. Ce mode ne permet pas pré visualiser et éditer l’ensemble des documents de clôture.

Nous avons donc créé notre propre éditeur RTF.

Mise en place

Pour activer le mode éditeur RTF EIG, et ainsi se libérer des contraintes de WORD, il faut aller dans la gestion des structures, niveau association, et décocher la case « Utiliser Word comme éditeur RTF ». Quitter ensuite le programme pour le relancer et activer le nouvel éditeur.

Il peut être ensuite nécessaire de retravailler les différents modèles de documents de clôture. Il faudra faire différents essais de régénération des documents de clôture afin de contrôler le résultat. ATTENTION, si vous avez définit différents modèles pour chaque établissement ou section, il faudra retravailler chacun de ces modèles.

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Édition des documents de clôture en lots

Dans le menu Éditions, un nouvel item intitulé « Documents de clôture » permet de pré visualiser et d’imprimer l’ensemble des documents de clôture pour une période donnée.

Le module permet de sélectionner les documents, les salariés ou les contrats, pour une période donnée, et de les imprimer ou générer un seul document au format PDF.

En ce qui concerne les attestations pôle emploi, le document affiché n’est pas celui retourné par pôle emploi  à la suite de l’envoi de l’attestation, il s’agit de notre propre édition. Cela sera le cas dans une version ultérieure.

Pour imprimer l’ensemble des attestations pôle emploi, il est pour le moment encore nécessaire de passer par le module adéquat.

Il n’est pas nécessaire d’utiliser la clôture des CDD en lots pour utiliser ce module.

Les documents de clôture qui ont été généré avec l’éditeur WORD ne sont bien entendu pas disponibles par cet écran. C’est donc le cas pour toutes les périodes antérieures. Il est possible néanmoins d’utiliser le module décrit ci-dessous pour régénérer les documents de clôture.

Régénération des documents de clôture

Ce module, accessible par le menu Traitements/Traitements par lots permet de régénérer les documents de clôture dans le nouveau format Éditeur RTF EIG.

Il peut être nécessaire pour régénérer des documents d’une période antérieure qui auraient été généré en mode WORD. Ou après une modification du modèle de document.

Le module permet de sélectionner les documents, les salariés ou les contrats, pour une période donnée.

Clôture des CDD en lots

La clôture des CDD en lots permet, comme son nom l’indique, de clôturer tous les CDD dont la date de fin prévue se situe dans la période en cours ou antérieurement.

Les traitements réalisés sont :

Il est possible de filtrer la liste par numéro de semaine ou par rang de paiement.

Mais également par toutes les colonnes affichées. Il suffit pour cela de faire un regroupement (Glissez un entête de colonne vers le haut).

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Lorsque les contrats sont sélectionnés, cliquez sur le bouton Clôture multiple.

Avant de lancer le traitement, il est possible d’affecter un rang de paiement spécifique aux contrats traités, ainsi qu’une date de paiement.

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Par défaut, la liste des contrats proposés est la liste de tous les contrats CDD non clos dont la date de fin prévue est inférieure ou égale à la période en cours.

Il est possible, en cochant la case clôturé, d’afficher les contrats CDD déjà clos dans le mois. Ces contrats sont alors affichés en bleu, et il est possible de relancer le calcul de paye et la génération des documents de clôture.

D’autres contrats seront affichés en rouge : Il s’agit des contrats déjà clos qu’il est impossible de recalculer, soit parce qu’ils sont déjà virés ou bloqués, soit parce qu’ils dépendent d’un autre contrat viré ou bloqué.

Il n’est pas possible dans ce traitement de faire des modifications dans le contrat, de saisir des éléments variables ou des absences. Ces traitements devront être réalisés avant, soit manuellement pour chaque contrat, soit en passant par la gestion des saisies.

De même, si une clôture doit être réalisée pour un autre motif que fin de CDD, il faudra la faire individuellement.

Ajout de la zone matricule dans le certificat de travail et le solde de tout compte

Il est possible d’ajouter le matricule dans les documents de clôture

Bulletin de régularisation

Lorsque l’on crée un bulletin de régularisation, il peut être nécessaire de régénérer le solde de tout compte. Néanmoins, jusqu’à présent, les éléments du bulletin de régularisation n’étaient pas pris en compte (Net à payer, etc…). C’est désormais le cas.

 

Clôture des contrats

Le signalement Fin de Contrat de Travail Unique

Présentation

Le signalement Fin de Contrat de Travail Unique (FCTU) est un signalement en DSN, qui permet de déclarer la fin de contrat de travail à Pôle Emploi et d'avoir en retour l' Attestation Employeur Rematérialisée (AER), à remettre au salarié.

Ce signalement remplace la déclaration AED, transmise par la norme N4DS, cette dernière sera fermée le 31 décembre 2021. Seul le FCTU sera alors accepté pour les entreprises de plus de 11 salariés.

Il sera néanmoins possible, pour des cas particuliers non traités par le FCTU, d'utiliser l' AEWeb

Le FCTU permet de couvrir toutes les fins de contrats, qu'elles soient infra ou extra mensuel.

Afin de permettre la constitution de l'Attestation Employeur, le FCTU doit être dans tous les cas AUTOPORTEUR pour le mois M et M-1, c'est à dire qu'il doit contenir les éléments relatifs aux paies du dernier mois de paie et du mois précédent.

A réception du signalement, la CNAV recherche l'historique du contrat (et ses changements) dans les DSN mensuelles en utilisant les données identifiants sur les 36 mois précédents le Dernier Jour Travaillé Payé.

La CNAV constituera un fichier pivot contenant les données du signalement FCTU et les données récupérées dans l'historique des DSN mensuelles dans lesquels le contrat de l'individu aura été identifié. Le fichier sera alors transmis à Pôle Emploi.

Cette solution impose une définition de la notion de mois « M » afin de déterminer ce qui devra être présent dans le signalement constitué par le déclarant.

Cas d'utilisation

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Contenu

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Cinématique

Cas d'une fin de contrat intervenant en cours de mois

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Cas d’une fin de contrat intervenant en fin de mois déclaré le mois suivant

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Cas d’un début et d’une fin de contrat intervenant en fin de mois

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Gestion d’un FCTU « Annule et remplace » en cours de mois

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Annulation d'un FCTU

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Les changements d'identifiants

Dans le système d'information DSN, l'identifiant d'un contrat est le numéro de contrat (S21.G00.40.009) et le Siret de l'établissement de déclaration. Attention, ne pas confondre le Siret du lieu de travail (qui correspond au Siret de la section du contrat et qui est indiqué dans la rubrique S21.G00.40.019 ) avec le Siret de la section de déclaration DSN.

Lorsque l'une de ces données change en cours de mois, et que le salarié sort de l'entreprise, un bloc changement (bloc 41) est intégré dans la DSN mensuelle. Ce bloc changement n’existe pas en FCTU. Cela signifie que le FCTU ne peut pas être transmis avec la nouvelle donnée tant que la DSN mensuelle ne l’a pas indiqué. S'il est quand même transmis, il n'y aura pas de lien avec l'historique DSN et les salaires de références des 36 derniers mois ne pourront pas être restitués.

Pour parer à cet inconvénient, la norme 2023 intègre un nouveau bloc (Bloc 45) qui n'apparait que dans le signalement FCTU et qui contient les identifiants précédemment déclaré en DSN dans le cas ou ils changent.

Les situations de changement d'identifiants sont décrites ci après.

Le changement de Siret

Lorsqu’un établissement change de Siret (changement géographique, fusion), il est nécessaire de déclarer ce changement de Siret dans le paramétrage DSN en cliquant sur le bouton traitement Spéciaux (Cf. https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/dsn/page/changement-de-sirensiret-en-dsn). Ce changement doit être déclaré dès qu'il est effectif afin que les signalements FCTU puissent en tenir compte.

Le changement d’établissement d’un salarié

La problématique est la même que précédemment, lorsque le salarié change d'établissement en cours de mois, on clôture le contrat en changement de situation puis l'on crée une nouvelle fiche à la suite de la précédente en indiquant le nouvel établissement. Si le changement d'établissement est au 1er du mois, il n'est pas nécessaire de clôturer le contrat en changement de situation puisqu'un seul bulletin est nécessaire.

Par la suite, ce salarié sort définitivement de l'entreprise. On clôture donc le contrat. Dans les deux cas précédemment cités, le changement de Siret n'est pas encore déclaré en DSN mensuelle. Le signalement va donc automatiquement intégrer un bloc 45, il n'y a rien à paramétrer.

Changement de numéro de contrat

La encore, dans le cadre d’une fusion ou d’un démarrage, le numéro de contrat DSN change et doit être indiqué dans la DSN mensuelle. Le programme gère cette situation en envoyant le FCTU avec l’ancien numéro tant que la DSN mensuelle n’est pas envoyée. Toutefois, à partir de la norme 2023, le FCTU sera envoyé avec le nouveau numéro et le bloc 45 contiendra l'ancien numéro.

Utilisation des changements d'identifiants

Dans la pratique, le bloc 45 n'apparait qu'au moment de l'envoi du signalement. En effet c'est à ce moment la que l'on détermine si la DSN mensuelle réelle a été envoyé et prise en compte c'est à dire après l'échéance. En clair, si l'envoi est fait avant l'échéance, il y aura un bloc 45 sinon il n'y en aura pas. C'est la raison pour laquelle on ne voit pas le bloc 45 dans l'onglet DSN en cours. On ne le voit éventuellement que dans l'onglet DSN transmise ou dans l'onglet texte DSN.

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Divers

Transmission d’un FCTU mis en attente lorsque la date de clôture est supérieure de 3 jours à la date du jour.

Transmission d’un FCTU mis en attente lorsque le précédent FCTU est en cours d’émission ou émis.

Bulletin de régularisation :

Pas de possibilité de modifier le FCTU comme on le fait pour la DSN mensuelle.

Si les FCTU du mois ne sont pas transmis, on peut passer à la période suivante et transmettre la DSN mensuelle. Toutefois, un message d’alerte lors de la vérification (Gestion des règlements) sera affiché si tel est le cas.

Possibilité de voir d’autres colonnes dans les écrans.

Activer la gestion des arrêts DSN est obligatoire.

Lorsqu’on recalcule un bulletin, les FCTU des fiches liées (Fiches closes postérieures) ne sont pas regénérées.

Pas de FCTU pour certaines natures de contrat (Stage, contrat de soutien, service civique, mandat, etc…) et pour les exclusions DSN.

Si salarié en arrêt au moment de la clôture, rien à faire

Inconvénients

Récupération de l’AER

L’attestation employeur rematérialisée était précédemment disponible quelques instants après l’envoi de l’AED, qui était envoyé directement à pôle emploi.

Avec le FCTU, il semblerait que le délai soit quelque peu allongé (Environ 1h-1h30). En effet, le FCTU est d’abord envoyé au SI DSN. Ce dernier crée le fichier pivot et le stocke dans une « enveloppe ». Cette enveloppe n’est envoyée que lorsque qu’elle contient un certain nombre de fichiers,

Envoi en double FCTU et AED

Pôle emploi indique que cela peut engendrer des problèmes, il ne faut donc pas le faire.

En principe, le programme gère cette situation :

Le FCTU dans le logiciel EIG

La transmission par anticipation est désormais autorisée 6 jours avant la date de clôture. L’AER est donc disponible avant la date de clôture, mais ne sera prise en compte par pôle emploi qu’à cette date.

Régularisation

Les salaires et les durées de travail sur l’AER sont téléchargés à partir de l’historique DSN (sauf pour les deux derniers mois qui sont envoyés directement dans le FCTU).

Si vous désirez corriger ces éléments parce qu’ils ne correspondent pas à ce que vous attendez (parce que peut être que le paramétrage DSN n’était pas correct à l’époque), voici la procédure à suivre.

ATTENTION : Les salaires et durées téléchargés et réorganisés par période de rattachement. Concrètement, cela veut dire que le salaire inscrit sur le bulletin au mois M n’est pas forcément égal au salaire inscrit sur l’attestation le même mois.

Exemple : Au mois M le salarié a un brut de 3000€. Au mois M+1, une absence sans solde du mois M est saisie pour 15 jours. Sur l’AER, les salaires indiqués seront les suivants : 1500€ pour le mois M (au lieu de 3000 sur le bulletin) et 3000€ pour le mois M+1(au lieu de 1500€ sur le bulletin). Il n’y a donc pas matière à correction dans ce cas.

Cette procédure n’est pas à confondre avec une régularisation de bulletin. Il s’agit ici de corriger les éléments qui ont été transmis en DSN et pas de corriger le bulletin.

 Procédure

Sur un contrat terminé en février 2021, une régularisation de 100€ sur la période de décembre 2020 doit être réalisée.

Etape 1

Créer une régularisation sur la DSN de février avec période de rattachement décembre avec le code 002 assurance chômage. Ne pas oublier d’affecter le contrat concerné.

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Etape 2

Dans la gestion FCTU, sélectionnez le contrat concerné et utilisez le bouton Autres traitements/Réinitialiser le FCTU.

Etape 3

La régularisation a été prise en compte avec la création d’un bloc 51 supplémentaire. Vous pouvez le vérifier, soit en cliquant sur DSN en cours pour visualiser la DSN, soit par l’édition récapitulatif FCTU.

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Procédez alors à la retransmission.

Lorsque la période de paye suivante a été ouverte, il n’est plus possible de réinitialiser le FCTU. La raison est que les blocs 51 code 002 assurance chômage doivent être identiques en FCTU et en DSN mensuelle.

Dans notre exemple, si la période de mars 2021 a été ouverte et la DSN mensuelle de février transmise, elle ne sera pas identique à la période de février transmise dans le FCTU.

Voici la procédure à suivre :

Pour réaliser la régularisation des durées de travail rémunéré ou d’absence non rémunérée, la procédure est identique. A ceci près que dans la régularisation DSN, ce sont les blocs 53 (sous bloc du bloc 51 code 002) qu’il faudra régulariser.

L'attestation rematérialisée

Cadre 6.2

Il peut être surprenant de voir apparaitre des sommes intitulées [FP] Prime de sujétion spéciales dans les primes exceptionnelles. Ils s'agit de primes liées au code 043 qui a été utilisé pour déclarer les primes exceptionnelles lorsque le code 902 n'existait pas. Puis en début d'année 2020, le code 902 a été créé et il fallait modifier le paramétrage DSN en conséquence (cf. Doc de mise à jour décembre 2019 page 15).

Toutefois, Pôle emploi n'a pas pris en compte cette particularité, ce qui explique cette anomalie. D'autre part il est également possible que vous n'ayez pas fait la modification nécessaire début 2020

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On constate ci dessus que la prime de janvier 2019 n'aurait pas du être prise en compte par pôle emploi.

En revanche, celle de 2020 sont dues à une mauvaise codification.

 

Cadre 6.3

La partie 6.3 Sommes versées à la rupture est remplie le bloc 52 code 020 Indemnité compensatrice de congé payé

Elle doit contenir :

Le paramétrage DSN indique par défaut dans la codification du bloc 52 code 020 les rubriques suivantes :

Il ne faut donc pas utiliser la rubrique CP_PAIE pour payer exceptionnellement des congés payés en cours de contrat.

Vous pouvez, via la Fiche consigne 2510 consulter la correspondance entre les modèles d'attestation et les zones DSN.

Corriger l'attestation

L'attestation est rematérialisée par Pôle emploi en fonction d'une part, des données envoyées dans le FCTU, et d'autre part, des données reconstituées de l'historique DSN.  Pour corriger ces dernières, il va être nécessaire de passer par une régularisation DSN.

Correction des données des cadres 6.2 et/ou 6.3

Dans l'exemple du cadre 6.2, il faut corriger les données du bloc 52, c'est à dire annuler les primes passées sous le code 043 et les repasser dans le code 902.

Dans le menu Gestion DSN/Autres traitement/Régularisation DSN, sélectionner la période courante puis ajouter une régularisation

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La période courante est celle qui n'a pas encore été transmise en DSN. En effet, la régularisation doit être faite à la fois sur le FCTU mais aussi dans la DSN mensuelle suivante.

La période de rattachement est la période ou a eu lieu l'erreur. Dans notre exemple, il faudra créer 6 régularisations car il y a 3 lignes à corriger (3 régularisations pour annuler pour le code 043 et 3 autres pour le code 902).

N'oubliez pas de sélectionner le contrat concerné.

Puis retournez dans la gestion du FCTU, sélectionnez le FCTU concerné et cliquez sur Autres traitements\Réinitialiser le FCTU.

Il ne reste plus qu'à le renvoyer.

Procédez de la même manière pour toutes les primes envoyées dans le bloc 52, par exemple pour corriger le code 020 indemnités de congés payés versées au moment de la rupture du contrat.

 

 

 

 

 

 

 

Le redressement et la liquidation judiciaire

Le redressement et la liquidation judiciaire

Redressement judiciaire

Préambule

Lors d'un redressement judiciaire en cours de mois, il est nécessaire d'établir la paye en deux périodes :

Ces deux périodes de paye seront envoyées en DSN sous deux fractions différentes.

Voici les différentes étapes à réaliser pour cette procédure :

https://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/826/

Duplication de section

Dans gestion des associations, créer la section en reprenant l'adresse de la section dupliquée.

La section de déclaration doit également être dupliquée, car c'est elle qui va être utilisée pour la DSN

En GRH, dans liaison inter-section la section compte de charge, compte de tiers et virement doit être la même que la section dupliquée

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Dans le paramétrage DSN, dupliquez la codification DSN de la section d'origine

Au niveau de l'onglet général, il faut modifier le numéro de fraction à utiliser pour les sections de déclaration.

Ne pas oublier d'indiquer la dernière version de norme DSN en vigueur

Clôturer les fiches contrats

Avant de clôturer, vérifier que la zone Appliquer le nombre de jour non travaillés est à oui. Sinon, le contrat sera calculé sur tout le mois.

Les absences et les variables de paye doivent en principe être découpées en deux parties.

Créer les fiches contrats suite

A partir de la fiche clôturée, créer la fiche contrat suite à changement de situation

Calculer la paye

Pas de difficultés

Générer la DSN

Les données nominatives seront correctement générées en respectant les périodes de rattachement.

En revanche, au niveau agrégé, il sera nécessaire d'ajuster les dates des blocs 20 et 22

 

Le redressement et la liquidation judiciaire

Liquidation judiciaire

https://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/2389/kw/redressement%20judiciaire