Contrats
- Début de contrat
- Saisie des contrats
- Saisie contrôlée des contrats
- Comprendre le statut conventionnel, son lien avec les codes métiers et les catégories de l'index égalité femme-homme
- Saisie des CDD en lots
- CDD multiples
- Saisie des salariés en Entreprise Adaptée
- Contrat démarrant le mois précédent
- Effectuer une ventilation différenciée
- Les anciennetés
- Saisie de la paye
- Clôture des contrats
- Le redressement et la liquidation judiciaire
- Historique des constantes contrats
- Contrat d'engagement éducatif
Début de contrat
SADV : Signalement d'Amorçage des Données Variables
Présentation
Le signalement d'amorçage des données variables permet de transmettre des informations en amont de la DSN mensuelle pour la couverture des droits (OC) et pour récupérer le taux PAS.
Il est utilisé principalement pour les embauches.
Il ne remplace pas la DPAE. En effet la DPAE est une Déclaration Préalable à l'embauche, elle ne préfigure pas d'une embauche réelle.
En résumé le SADV sert à :
- Récupérer le taux PAS
- Affiliation OC
- Bilan d'Identification du Salarié : S'assurer que le salarié est bien inscrit et reconnu par la CNAV.
- Récupérer le N° de contrat DSN (dans le cadre d'une fusion de deux structures ou de changement de logiciel)
Usage
Chaque signalement SADV doit être accompagné de son usage :
- 01 Embauche de l'individu
- 02 Embauche suite à une mutation
- 03 Fin de dispense de l'affiliation
- 04 Changement des paramètres du contrat collectif OC
- 05 Transmission de l'ensemble d'une population à affilier à un nouveau contrat
- 06 Appel de taux PAS pour un individu non salarié
- 07 Changement de tiers déclarant ou de logiciel
Dans le logiciel EIG, on utilise le 01 pour les nouvelles embauches, ou le 06 pour les salariés sortis (dans le cas où il est nécessaire de faire un bulletin de régularisation).
Sélection des contrats
- Lors de la génération, on peut choisir deux options :
- Nouvelles embauche : Tous les contrats dont la date d'embauche est supérieure à deux mois avant le mois de paye en cours, et qui n'ont pas de taux personnalisé valide (inférieur à deux mois).
- Salariés sortis : Tous les contrats clos.
- Les payes doivent être calculées
On considère qu'un taux personnalisé valide est un taux, ou une absence de taux, récupéré de la DGfIP dans les deux mois qui précède la paye en cours. Ainsi, un salarié peut avoir un taux non personnalisé (visible sur le bulletin) et pourtant ne pas apparaître dans la liste des contrats. Cela veut dire qu'une absence de taux a été récupéré de la DGfIP via un autre canal (TOPAzE ou ancienne DSN mensuelle).
Les types d'envois
Il n'existe qu'un type d'envoi : La déclaration normale
Il n'y a pas de déclaration annule : Il suffit de supprimer le contrat
Il n'y a pas non plus de déclaration annule et remplace.
Contenu
Le signalement SADV contient un bloc 30 (données du salarié), un bloc 40 (données contrat), un ou plusieurs blocs 70 (données des contrats OC) et un bloc 86 (ancienneté du salarié).
Dans le cas d'un salarié sorti, le bloc 40 est remplacé par le bloc S89.G00.91 : bloc des individus non salariés.
Cinématique
Le SADV est envoyé au Système d'Information DSN.
Celui ci envoie alors les données nécessaires à la DGfIP et aux organismes complémentaires.
Les Organismes Complémentaires accusent réception tandis que la DGfIP envoie un CRM contenant le taux PAS. Ces données transitent par le SI DSN avant d'être envoyées au déclarant.
Le SADV dans le logiciel EIG
Le bouton Générer permet de générer un ou plusieurs signalement. Il faut en premier lieu choisir le type de signalement que l'on veut générer.
L'option Nouvelles embauches permet de sélectionner tous les contrats dont la date d'embauche est supérieure à deux mois avant le mois de paye en cours, et qui n'ont pas de taux personnalisé valide (inférieur à deux mois).
L'option Salariés sortis permet de sélectionner les salariés sortis, afin de récupérer leur taux PAS actif dans le cas d'un bulletin de régularisation. En effet, le taux PAS n'est plus forcément valide. Le signalement SADV permet de récupérer le taux PAS en cours et ainsi éviter un taux par défaut pour le salarié en question. Dans ce cas, c'est un bloc S89.G00.91 qui sera utilisé en lieu et place du bloc 40.
Le bouton Envoyer permet d'envoyer les signalements préalablement cochés.
Enfin le bouton Recevoir permet de recevoir les comptes rendu et notamment le compte rendu DGFip qui contient le taux PAS personnalisé.
Ce dernier sera automatiquement intégré dans la gestion des taux PAS et sera utilisé dans le calcul de paye
La Déclaration Préalable A l'Embauche
Préambule
Le module de gestion des DPAE permet de faciliter la création et la saisie des déclarations préalables à l’embauche.
Chaque embauche doit être précédée d’une déclaration préalable à l’embauche qui doit être remplie par formulaire sur le site de l’URSSAF ou sur le site de la MSA.
Il est aujourd’hui possible de déposer un fichier créé par le logiciel, et contenant les éléments nécessaires à cette déclaration.
De fait, les DPAE seront saisies dans le logiciel GRH. Cette saisie pourra être manuelle, mais pourra également être générée à partir des propositions de contrat, ou même des contrats. Cela permet d’éviter les erreurs de recopie.
Prérequis
La gestion des DPAE est soumise à autorisation dans le configurateur. Il faut donc configurer ces autorisations pour accéder au module
Afin de pouvoir déposer un fichier de DPAE, il est nécessaire d’activer l’option sur le site de l’URSSAF.
Pour cela, connectez-vous sur votre compte URSSAF, sélectionnez l’onglet Mon Profil et cliquez sur Gérer la liste des services
Puis cliquez sur le bouton Modifier l’abonnement
Sélectionnez l’option DPAE Service Plus, puis cliquez sur Enregistrer
La mise en place du service prend 24 à 48h
Pour les DPAE MSA, aucune activation n’est nécessaire sur le site de la MSA.
Paramétrage
Certaines données doivent être codifiées avant l’utilisation de la gestion des DPAE.
Le code URSSAF
Dans la gestion des tiers sociaux, modifiez le tiers URSSAF et renseignez le code URSSAF. Rappelons que c’est un code à trois chiffres.
Si vous avez plusieurs URSSAF, vous devez remplir le code pour chaque URSSAF.
Attention, vous avez peut-être un tiers de type URSSAF qui a été utilisé pour le CITS. Vous devez pour ce tiers enlever le code URSSAF.
Vous devez également faire la même chose pour le tiers MSA.
Code Service de Santé au Travail
Le code SST doit être renseigné au niveau des structures. Si vous n’avez qu’un seul centre, indiquez-le dans la gestion des structures au niveau association.
Si vous avez plusieurs SST, vous pouvez les indiquez au niveau établissement ou même au niveau section.
Lors de la saisie de la DPAE, ce code gestion sera repris automatiquement en fonction de la section du contrat mais il sera possible de le modifier.
Ce code est composé des lettres MT suivi de trois chiffres.
Code BTPAE
Si vous avez des salariés à la MSA, il est nécessaire d’indiquer le code BTPAE. Cela correspond au secteur d’activité. Il doit être renseigné dans la gestion des structures au niveau association. Mais comme pour le code SST, il peut être redéfini au niveau établissement ou section.
Tous les codes précédemment cités sont en annexe
Gestion des DPAE
La gestion des DPAE se situe dans le menu Traitements.
Les DPAE sont regroupées en fonction de la période de paye à laquelle elles ont été enregistrées. Peu importe la date prévue d’embauche.
En sélectionnant un DPAE, vous pouvez visualiser simplement le détail sur le bas de l’écran
L’écran proposé permet de :
- Créer une DPAE : Soit à partir d’une proposition de contrat ou d’un contrat, soit manuellement.
- Modifier ou visualiser le détail d’une DPAE.
- Supprimer une DPAE
- Créer un fichier DPAE
- Déposer une DPAE : Ce module sera disponible ultérieurement, il permettra de déposer directement la DPAE à partir du logiciel (comme pour la DSN)
A noter que les informations de la liste comportent le mode de saisie, ainsi que le mode de dépôt (aujourd’hui de création du fichier) et la date.
Création des DPAE
La création des DPAE peut se faire selon trois modes :
- En saisie manuelle
- A partir des propositions de contrat
- A partir des contrats
Cliquez sur le bouton Créer et choisissez le mode désiré.
A chaque création, un contrôle est effectué afin de vérifier que la DPAE n’existe pas déjà : Même matricule, même date d’embauche.
Saisie manuelle
Il faut, au préalable, créer la fiche salarié qui doit contenir au minimum le nom, prénom, le numéro de SS et la date de naissance.
Ces informations sont alors reprises dans la fiche DPAE et il convient de renseigner les autres zones :
- Précisez en premier lieu l’employeur, c’est-à-dire la section du contrat.
- Indiquez ensuite le destinataire (URSSAF ou MSA)
A partir de ces informations, le programme va déterminer le déclarant (qui n’est pas forcément le même) et donc son SIRET, le code récepteur (c’est-à-dire le code URSSAF ou MSA), et le code SST. Ces deux derniers codes peuvent bien entendu être modifiés.
Une fois ces informations saisie, la fiche DPAE pour l’URSSAF contient très peu d’information et est très rapide à saisir.
Ce n’est pas le cas de la fiche DPAE MSA bien qu’il n’y ait pas de code SST.
Les informations supplémentaires affichées sont obligatoires et doivent être saisies.
Le bouton Saisie avancée permet d’afficher les autres zones qui la plupart du temps, n’ont besoin d’être modifiées qu’occasionnellement.
C’est la raison pour laquelle il est préférable de créer la DPAE à partir d’une proposition de contrat ou d’un contrat.
Proposition de contrat
La liste de toutes les propositions de contrat est affichée, il suffit de les sélectionner.
Contrat
Par défaut, les contrats affichés sont les embauches du mois de paye en cours et du mois précédent.
Toutefois, la réglementation permet de transmettre les DPAE jusqu’à un an après la date d’embauche.
Une DPAE créée à partir d’un contrat ou d’une proposition de contrat ne peut pas être modifiée : Seules les informations supplémentaires relatives au destinataire MSA peuvent être modifiées. Même si les informations du contrat sont modifiées, celles de la DPAE resteront inchangées.
Comment faire pour modifier quand même ces informations ?
Si la DPAE n’a pas été transmise, il suffit de la supprimer et de la recréer.
Si elle a été transmise et acceptée, c’est sur le site URSSAF (ou MSA) que vous devez modifier vos informations.
Génération du fichier des DPAE
Dans l’écran de gestion des DPAE, cliquez sur le bouton Fichier. La liste des DPAE apparait.
Cochez le type d’envoi (Test ou Réel), cochez les DPAE à transmettre puis cliquez sur le bouton Valider.
Le programme crée un fichier par type d’organisme (MSA et URSSAF).
Vous pouvez créer un seul fichier pour plusieurs DPAE.
En fonction de vos autorisations, vous pouvez, soit enregistrer directement le fichier sur le disque, soit via le module GEFI.
Dépôt du fichier
Dépôt sur le site URSSAF
Connectez-vous sur votre compte URSSAF.
Cliquez sur l’onglet Accueil, puis dans la partie Embauche, cliquez sur Déposer un fichier
Suivez ensuite les instructions pour déposer votre fichier. Après quelques instants, vous pouvez consulter l’historique des dépôts afin de prendre connaissance des résultats.
Dépôt sur le site MSA
Pour les DPAE sur le site de la MSA, aucune activation n’est nécessaire.
Connectez-vous sur le site de la MSA et cliquez sur le lien correspondant :
Cliquez sur le bouton Déposer un nouveau fichier :
Enfin cliquez sur le bouton parcourir, pour télécharger le fichier généré dans le logiciel GRH
Cochez la case d’acceptation des conditions générales et cliquez sur Déposer.
Vous pouvez ensuite revenir sur l’écran précédent pour consulter les fichiers déposés et vérifier le bilan.
Saisie des contrats
Saisie contrôlée des contrats
La saisie des contrats est pilotée par un module qui permet de contrôler la saisie des zones en fonction de la valeur d’autres zones. Ce contrôle est effectué par des modèles de saisie et des modèles de contrat.
Le modèle de saisie
Description fonctionnelle
Chaque zone saisie est contrôlée par une ou plusieurs zones saisies précédemment.
Exemple 1 : Si la zone statut conventionnel est « autre cadre », la zone régime ne donnera le choix qu’à des régimes cadres.
Exemple 2 : Si la zone nature du contrat de travail est « contrat d’apprentissage », la zone dispositif de politique publique ne pourra être que « 64 contrat d’apprentissage - de 11 salariés » ou « 65 contrat d’apprentissage + de 11 salariés ». Et le régime ne pourra être que le régime apprenti.
En fonction de la situation de l’association, on pourra affiner le modèle de saisie en excluant le code 64 ou 65.
En fonction des besoins de l’association, une zone peut être invisible (non saisie), désactivée (avec une valeur par défaut), obligatoire.
Ces restrictions peuvent être appliquées en fonction de la valeur des zones saisies précédemment.
Description technique
Un modèle de saisie est constitué d’une liste de restrictions portant sur une ou plusieurs zones :
- Restriction d’usage : Zone visible, désactivée, obligatoire, valeur par défaut, valeurs possibles.
- Restriction d’usage selon la valeur d’une zone : Une zone A peux être non renseigné, désactivée ou obligatoire en fonction des valeurs d’une zone B. Cette dernière zone doit être de type liste ou Oui/Non.
- Restriction de valeurs selon la valeur d’une zone : Les valeurs possibles d’une zone A (de type liste ou Oui/Non) sont restreintes en fonction de la valeur d’une zone B (également de type liste).
L’utilisateur peut créer autant de modèle de saisie qu’il le souhaite. Il détermine ensuite les sections sur lesquelles il désire appliquer le modèle :
- Tous les établissements et toutes les sections : C’est le niveau association.
- Toutes les sections d’un ou plusieurs établissements : C’est le niveau Etablissement.
- Une ou plusieurs sections dans différents établissement : C’est le niveau Section.
ATTENTION : On ne peut avoir qu’un seul modèle défini au niveau association. Si on crée un autre modèle, et qu’on applique ce dernier au niveau association, le précédent ne s’appliquera plus.
Par extension, le même principe s’applique pour le niveau établissement et le niveau section.
Lors de la saisie du contrat, on ne choisit pas le modèle que l’on veut utiliser. C’est en fonction de la section/Etablissement du contrat que les modèles correspondant vont être empilés et utilisés.
Les restrictions de chaque modèle concerné sont appliquées, dans l’ordre, jusqu’au niveau le plus bas.
Une restriction définie à un niveau ne pourra pas changer ensuite. Cela veut dire que si une zone est obligatoire au niveau association, elle le sera quel que soit la section utilisée. Et un code libellé interdit par le modèle de niveau association ne pourra pas être autorisé par modèle de niveau inférieur.
Dans tous les cas, le premier modèle appliqué est le modèle EIG, qui est fourni en standard, sur la base des libellés et des codifications livrées dans la base de référence.
Que ce soit un contrat ou une proposition de contrat, les règles sont les mêmes.
Le modèle de contrat
Un modèle de contrat est hérité du modèle de saisie, mais a les particularités suivantes :
- Le modèle de contrat n’est pas appliqué au fur et à mesure de la saisie des zones, mais est utilisé pour initialiser par défaut les zones du contrat, et/ou éventuellement restreindre les choix possibles.
- Lorsqu’un contrat est créé avec un modèle de contrat, il reste lié avec ce modèle. Cela veut dire que les valeurs pas défaut et/ou les restrictions sur valeurs sont toujours valables après la création du contrat. Dans tous les cas, le modèle de contrat doit respecter les contraintes du modèle de saisie.
Par défaut, lorsque l’on crée un modèle de contrat, il est appliqué automatiquement à l’association. Mais on peut décider que le modèle ne contrat ne soit autorisé que pour les contrats appartenant à une seule section (on peut imaginer un modèle de contrat TH spécifique aux sections TH).
Contrairement aux modèles de saisies, on peut avoir une infinité de modèles de contrat défini au niveau association, ou à une section particulière.
C’est lors de la création du contrat que l’utilisateur choisit éventuellement, d’abord la section d’affectation du contrat, et ensuite un modèle de contrat.
La gestion des modèles dans la pratique
Les autorisations
La gestion des modèles de saisie et des modèles de contrats sont soumises à autorisation selon les fonctionnalités configurées dans le configurateur EIG. En fonction de l’utilisateur, il est possible également d’interdire la modification du modèle de contrat lié à un contrat
La gestion des modèles de saisie est accessible via le menu Autres paramètres. Attention, il est indispensable d’être au moins dans la version 40 du gestionnaire de rubrique.
Créer un modèle de saisie
Lors de la première utilisation, il n’y a qu’un modèle de saisie : Le modèle EIG. Ce dernier peut être consulté mais pas modifié.
Le bouton permet de créer un modèle de saisie. Il faut ensuite saisir un alias et une désignation pour le modèle créé. Attention l’alias est un identifiant unique. Le premier modèle est en principe destiné à être appliqué au niveau association, choisissez donc l’identifiant ASSOCIATION.
Cliquez ensuite sur le bouton Créer le modèle.
Astuce : La case à cocher Modèle actif est cochée par défaut. En décochant cette case, vous pouvez élaborer un modèle de saisie sans qu’il en soit tenu compte dans la saisie réelle des contrats.
Créer une restriction
L’écran proposé affiche ensuite la liste des zones sur la partie gauche, et ses caractéristiques sur la partie droite. Sélectionner la zone Dispositif de politique publique et cliquez sur le boutonpour créer une restriction.
Il faut d’abord choisir le type de restriction que l’on veut créer.
Le type Usages – Valeurs par défaut permet de définir les caractéristiques de la zone (Visible, désactivé, obligatoire), sa valeur par défaut et les valeurs autorisées.
Votre association a plus de 11 salariés, il s’agit donc d’interdire la saisie du code 64 contrat d’apprentissage –11 salariés.
Cliquez sur le sur la ligne correspondante pour interdire le code 64.
Astuce : Cliquez sur l’entête de la colonne (sur le texte Autorisé) et vous inversez automatiquement le mode sur toutes les lignes.
Validez la restriction avec le bouton correspondant.
Vous pouvez ensuite créer d’autres restrictions.
N’oubliez pas de cliquer sur le bouton pour valider le modèle de saisie.
Comme pour le modèle de saisie, vous pouvez désactiver temporairement chaque restriction à l’aide de la case à cocher Restriction active
Affecter un modèle à une structure
Votre modèle est créé mais aucune structure n’y est affecté, il ne sera donc pas utilisé dans la saisie réelle.
Sélectionnez votre modèle de saisie et cliquez sur le bouton.
Cochez ensuite les structures concernées par votre modèle.
Cochez la case Association pour affecter votre modèle au niveau association.
Détermination des niveaux :
- Un modèle de niveau section est un modèle qui est affecté à une ou plusieurs sections à condition que le ou les établissements correspondants possèdent d’autres sections non affectées à ce modèle.
- Un modèle de niveau établissement est un modèle qui est affecté à un ou plusieurs établissements. S’il est également affecté à une section de la même manière que précédemment, le modèle est quand même considéré de niveau établissement.
- Enfin le modèle association est celui qui est affecté à l’association.
Si un autre modèle est déjà affecté au niveau association, cette affectation sera supprimée. IL NE PEUT Y AVOIR QU’UN MODELE DE SAISIE ASSOCIATION.
Il en est de même pour les modèles de niveau établissement ou section :
Exemple : Le modèle 1 est affecté à l’établissement ET01.
Si on affecte au modèle 2 l’établissement ET02 et ET03, aucun problème.
Si on affecte au modèle 2 l’établissement ET01 et ET03, le modèle 1 perdra son affectation à l’établissement ET01.
Créer une restriction de type usage selon la valeur d’une zone
Cas d’utilisation : L’association a créé des modèles d’export de contrat pour les CDI, les CDD mais par pour les autres nature de contrat. On veut donc rendre obligatoire la zone modèles d’export lorsque le contrat est de nature CDI ou CDD, et désactiver pour les autres natures de contrat.
Il faut donc créer une restriction sur la zone modèle d’export en fonction de la valeur de la zone Nature de contrat.
Créer la restriction et choisir le type de restriction Usages selon la valeur d’une zone.
Choisir ensuite dans la liste des zones contrôlées la zone Nature du contrat. Cette liste ne présente que les zones saisies avant la zone modèle d’export et qui sont de type liste ou de type Oui/Non. Cette liste est également restreinte si une restriction de même type existe déjà.
Cliquez sur le sur les cellules correspondantes activer l’usage et les transformer en
Astuce : Cliquez sur les entêtes de colonnes (Non renseigné, Désactivé, Obligatoire) pour inverser l’usage pour toute la colonne. Cliquez sur le code d’une ligne pour les trois usages de la ligne.
Créer une restriction selon la valeur d’une zone
Ce type de restriction ne concerne que les zones de type liste ou de type Oui/Non.
Cas d’utilisation : Il s’agit de compléter le cas précédent en n’autorisant que les modèles de contrat CDI lorsque la nature de contrat est CDI, et les modèles de contrat CDD lorsque la nature de contrat est CDD.
Créer la restriction et choisir le type de restriction Restrictions selon la valeur d’une zone.
Choisir ensuite dans la liste des zones contrôlées la zone Nature du contrat.
Cliquez sur le sur les cellules correspondantes activer la restriction et les transformer en .
Pour afficher le libellé complet des codes de la zone nature du contrat, passer la souris devant l’entête de colonne.
Cliquez sur les entêtes de colonnes ou sur pour inverser la restriction pour toute la colonne ou pour toute la ligne.
La zone de saisie grille de convention
Contrairement aux autres zones des saisie, le contrôle sur la zone grille de convention se crée en sélectionnant les valeurs autorisées (c'est à dire les grilles) plutôt qu'en interdisant les valeurs non autorisées.
Une autre différence, le type de restriction pour la zone grille ne peut être que le type 'Usages - Valeurs par défaut'. Les autres type (Usages selon la valeur d'une zone et restrictions selon la valeur d'une zone) ne sont pas disponibles.
Pour mettre en place un contrôle de saisie sur la grille, choisissez un modèle de saisie ou un modèle de contrat, sélectionnez la zone grille et utiliser le bouton créer.
Sélectionnez ensuite toutes les grilles que vous désirez autoriser dans modèle de saisie puis validez.
Vous pouvez ensuite valider votre modèle de saisie et le tester.
Attention, il n'y a pas de lien avec le contrôle de saisie sur la zone convention. Cela veut dire que si vous autorisez la saisie d'une grille de la convention 66 sans autoriser cette dernière, vous ne pourrez pas saisir la grille. Et réciproquement.
Si vous créez une nouvelle grille, celle-ci n'est pas autorisée par défaut, il conviendra de revenir sur le ou les modèles de saisie .
PS : Pour supprimer le contrôle de saisie sur la zone grille, il suffit de désélectionner toutes les grilles.
Tester la saisie
Le bouton permet de tester la saisie.
Si on est au niveau de la saisie d’un modèle, c’est ce modèle qui est testé.
Si on est dans l’écran de départ (avec la liste des modèles), le test de saisie est réalisé dans les conditions réelles :
- Les modèles non actifs ne sont pas pris en compte.
- Les modèles doivent être affectés à une structure (niveau association, établissement ou section).
En fonction de la section choisie, les modèles à appliquer sont sélectionnés automatiquement et affichés sur la partie droite.
Dans tous les cas, le modèle EIG est toujours appliqué en premier.
Vérifier un modèle de saisie
Le bouton permet de vérifier les modèles de saisie. Il s’agit ici de tester tous les cas de saisie possibles, et de vérifier qu’il y a toujours un choix possible lors de la saisie d’une zone de type liste, si elle est obligatoire, quelques soient les saisies des zones précédentes.
En fonction du nombre de restrictions et du nombre de modèles à vérifier, ce traitement peut être assez long. Utilisez la vérification du modèle EIG pour faire un étalonnage. La vérification du modèle EIG sur un ordinateur rapide dure moins d’une minute.
Au niveau de la saisie d’un modèle, la vérification porte sur le cumul de ce modèle avec le modèle EIG.
Pour vérifier un modèle dans les conditions réelles, il faut être sur l’écran de départ (liste des modèles) :
Sélectionner le modèle à vérifier.
Si c’est le modèle association, la vérification porte sur le cumul des modèles association et modèle EIG.
Si c’est un modèle établissement, la vérification porte sur le cumul de ce modèle, du modèle association et du modèle EIG.
Si c’est un modèle section, il y aura plusieurs vérifications : Pour chaque section, le programme va réaliser une vérification avec le modèle courant plus le modèle établissement (correspondant à la section vérifiée) plus le modèle association plus le modèle EIG.
Exemple : on a 6 modèles :
- EIG : Le modèle EIG
- ASSO : Le modèle association
- ETAB01, ETAB2, ETAB34 : Des modèles établissements sur ET01, ET02 et ET03 et ET04.
- SECTION : Un modèle section affecté de deux section ET01/1001 et ET03/1003.
Deux vérifications sont effectuées :
- La première avec les modèles SECTION/ETAB01/ASSO/EIG.
- La deuxième avec les modèles SECTION/ETAB34/ASSO/EIG.
Présentation des anomalies
Lorsque des anomalies sont détectées, le programme détaille la liste des zones en anomalies, c’est-à-dire celle pour lesquelles aucun choix n’est possible.
Dans l’exemple ci-dessous, le modèle association est constitué d’une restriction d’usage sur le dispositif de politique publique qui interdit le code 64 contrat d’apprentissage -11 salariés.
Un modèle établissement a été créé avec une restriction d’usage sur le dispositif de politique publique, et qui interdit le code 65 contrat d’apprentissage +11 salariés.
La vérification du modèle association seul ne présente pas d’anomalie. Celle du modèle établissement seul non plus.
Mais si l’on effectue la vérification du modèle établissement dans les conditions réelles (c’est-à-dire à partir de l’écran de départ), on retrouve les anomalies suivantes.
La première anomalie indique que lorsque l’on saisit le code 04 contrat d’apprentissage pour la zone nature de contrat, il n’y a plus de choix possible pour la zone Dispositif de politique publique.
Pour en connaitre la raison, il suffit de cliquer sur la ligne Pas de choix pour la zone Dispositif de politique publique
Cet écran présente la liste des restrictions de la zone Dispositif de politique publique, et les codes autorisés pour chaque restriction.
On constate que les codes 64 et 65 et 81 ne sont pas autorisés pour la restriction d’usage. Et ce sont ces seuls codes qui sont autorisés par la restriction selon la nature de contrat pour le code 04 Contrat d’apprentissage.
Pour en savoir plus, il faut cliquer sur le bouton Afficher le détail des modèles, ce qui va permettre de connaitre le détail des restrictions pour chaque modèle.
La concaténation des restrictions d’usage des trois modèles utilisés supprime dans la liste des codes autorisés les codes 64 et 65.
Le modèle établissement présente probablement une erreur, en interdisant le code 65, au lieu du code 64.
Le carré vert devant le code de la zone indique que ce code est présent dans tous les modèles de la restriction présentée, et est donc présent dans la concaténation des modèles.
Le modèle de contrat
Le modèle de contrat est hérité du modèle de saisie, la création et modification de celui-ci est donc en tout point identique.
Sa destination étant différente, on ne créera généralement que des restrictions de type usage dans un modèle de contrat, afin de définir des valeurs par défaut, et restreindre le nombre de choix.
Par défaut, un modèle de contrat est affecté à toute l’association, on pourra donc le choisir quelle que soit la section du contrat.
Pour créer un modèle de contrat, cliquez sur le bouton Modèle de contrat dans l’écran principal pour afficher la liste des modèles de contrat.
Procédez ensuite de la même manière que pour un modèle de saisie.
Vérifier un modèle de contrat
Comme pour un modèle de saisie, au niveau de la saisie d’un modèle, la vérification porte sur le cumul de ce modèle avec le modèle EIG.
En revanche, pour vérifier un modèle dans les conditions réelles, il faut être sur l’écran de départ (liste des modèles).
Chaque possibilité va être examinée. Si le modèle de contrat est de niveau association, le programme va effectuer plusieurs vérifications :
Pour chaque section de l’association, le programme effectue une vérification en cumulant le modèle de contrat à vérifier, le modèle section, établissement, association et modèle EIG. Bien entendu, si ces modèles sont identiques par rapport à une vérification effectuée précédemment, celle-ci n’est pas effectuée une seconde fois.
Vérifiez que la vérification des modèles de saisie a été effectuée sans anomalies, sans cela, la vérification des modèles de contrat sera également en anomalie.
Utilisation de la saisie contrôlée
L’un des points important de la saisie contrôlée est la fiabilité des données saisies.
Qu’en est-il des contrats déjà saisi ?
En effet, après avoir mis en place un modèle de saisie association, avec des règles de saisies particulière, il est nécessaire de corriger les contrats qui ne respectent pas ces règles.
Pour cela, utilisez la liste des personnes, et cliquez sur le bouton Consultation/Contrats en anomalies
La liste des contrats en anomalie ne concerne que les contrats actifs, c’est-à-dire les contrats non clos, ou les contrats clos pendant la période.
Sélectionnez et ouvrez un contrat en anomalie.
La réponse à cette question est généralement Oui.
Mais il peut être nécessaire dans certains cas de modifier le contrat sans forcément corriger l’incohérence de suite. Dans ce cas répondez non.
L’exemple ci-dessus indique que la zone dispositif de politique publique comporte une incohérence par rapport à la saisie contrôlée : La zone comporte le code 64 Contrat d’apprentissage -11 salariés, mais la liste n’autorise que le code 65 contrat d’apprentissage +11 salariés.
Sélectionnez la zone Dispositif de politique publique et cliquez sur le bouton. Ou cliquez sur le bouton droit au niveau de la zone et cliquez sur le menu Expliquer le contrôle de saisie. Cela fait apparaitre un écran déjà vu précédemment (dans la vérification des modèles) et qui présente la liste des restrictions de la zone sélectionnées et les codes autorisés pour chaque restriction.
La création d’un contrat
La création d’un contrat ne change pratiquement pas. En revanche, afin de faciliter la mise en place de la DSN (Notamment avec l’introduction des blocs Changement de contrat), les règles de création d’un contrat sont maintenant contrôlées. Voici les cas possibles :
- Le salarié est nouveau -> On crée un nouveau contrat et une nouvelle fiche contractuelle
- Le salarié est parti et reviens -> On crée un nouveau contrat et une nouvelle fiche contractuelle
- Le salarié change de situation : Plusieurs choix se présentent en fonction de la date du changement :
- Il intervient en début de mois : Inutile de faire une nouvelle fiche contractuelle, il suffit de saisir, les modifications et d’enregistrer la fiche en tant qu’avenant.
- Il intervient en milieu de mois :
- Si ce changement n’influe pas sur la paye, il suffit d’effectuer les modifications et d’enregistrer la fiche en tant qu’avenant
- Si c’est un changement qui a un effet sur la paye ou son bulletin : Exemple : Changement d’établissement, changement de statut conventionnel, changement de régime, etc. Il est alors nécessaire de clôturer la fiche contractuelle (Utilisez le motif changement de situation). Puis, sélectionnez la fiche clôturée et cliquez sur le bouton Création d’un contrat. Sélectionnez le choix suite changement de situation de la Fiche N° 1.1.0).
Un changement de situation est un contrat clôturé avec le motif de clôture 0001 Changement de situation, ou avec un autre type de clôture codifié comme tel dans le paramétrage DDMO dans la fiche structure
La création du contrat a donc été modifiée en ce sens. Vous n’avez plus le choix de créer la fiche contractuelle dans un nouveau contrat ou dans un contrat existant : Le programme sélectionne ce choix automatiquement en fonction du mode de duplication de la fiche. Sachant que l'écran de création utilise la fiche contractuelle les modes de duplication de la fiche sont les suivants :
- suite changement de situation de de la fiche N°1.1.0) : Cela n’est possible que lorsque cette fiche est clôturée avec le type Changement de situation. Et cela crée alors une fiche contractuelle N°1.2.0. La date d’embauche est identique à la fiche 1.1.0 et la date d’activité est égale à la date de clôture du contrat précédent plus 1 jour.
- Au lendemain de la fiche N°1.1.0) : Utilisé la plupart du temps pour créer des CDD court. Le programme crée alors une nouvelle fiche contractuelle N°2.1.0 (Nouveau contrat). Pour faciliter la saisie, la date d’embauche et la date d’activité sont initialisées au lendemain de la clôture du contrat précédent.
- A partir d’un modèle existant (ANCIEN ou nouveau) : Création d’une nouvelle fiche contractuelle N°2.1.0. La date d’embauche et de début d’activité sont initialisées au premier du mois de paye en cours.
- Créer une fiche contractuelle vierge : Même chose que précédemment.
Au final, toutes les fiches contractuelles d'un contrat font partie d'un même contrat et sont des 'avenants'.
Modèle de contrat
Lorsque l’on sélectionne le mode de duplication de la fiche A partir d’un modèle existant, il faut maintenant choisir l’établissement/section, puis le modèle de contrat.
Par défaut, les anciens modèles de contrat n’ont pas étés repris pour les raisons suivantes :
- D’une part ils ne comportent pas les nouvelles zones DSN.
- Le nouveau module permet de créer des modèles de contrat beaucoup plus élaborés (valeur par défaut, liste de codes autorisés)
- Grâce aux modèles de saisies, le nombre de modèle de contrat devrait diminuer fortement.
Néanmoins, afin d’assurer la transition, vous pouvez activer les anciens modèles de contrat. Pour cela, cliquez sur le menu Paramètre des structures\Structures. Cliquez sur le bouton en haut à gauche, Activer les anciens modèles de contrat. Lors de la création d’un contrat, il sera alors possible de choisir l’item A partir d’un ANCIEN MODELE DE CONTRAT. En revanche, vous ne pouvez plus créer d’ancien modèle de contrat. Cette possibilité sera définitivement désactivée en juin 2015, mais vous pouvez désactiver les anciens modèles de contrat à tout moment, toujours par le menu Paramètre des structures\Structures.
Lorsque l’on sélectionne le mode de duplication de la fiche A partir d’un modèle existant, il faut maintenant choisir l’établissement/section, puis le modèle de contrat.
Lorsque l’on crée un modèle de contrat, on crée généralement des restrictions d’usage, dans lesquelles on définit une valeur par défaut.
Exemple : Modèle de contrat apprenti, Nature du contrat= 04 Contrat d’apprentissage.
Mais tout l’intérêt d’un modèle de contrat est non seulement de remplir la zone par défaut, mais aussi de ne pas pouvoir la modifier par la suite. C’est pourquoi il faut aussi restreindre les choix possibles pour n’autoriser dans le cas présent que le code 04.
Parfois aussi, on ne définira pas de valeurs par défaut. L’utilisateur sera alors contraint de choisir un code parmi la liste proposée.
Exemple : Un modèle de contrat Cadre restreint la liste des codes statuts conventionnel à deux choix : 03 Cadre dirigeant et 04 Autres Cadres mais ne propose pas de valeur par défaut.
Lorsqu’un contrat a été créé avec un modèle de contrat, il reste lié avec ce dernier.
Il est possible de modifier le modèle de contrat lié au contrat (soumis à autorisation selon la fonctionnalité du configurateur) voire même de supprimer le lien. Le contrat est alors soumis aux contraintes du nouveau modèle de contrat et doit être modifié en conséquence.
Saisie contrôlée des grilles
La saisie contrôlée permet de superviser la majorité des zones de saisie du contrat.
Toutefois, un contrôle ne pouvais pas être mis en place sur la zone de saisie de la grille de convention. C'est désormais chose possible.
Cela permet de limiter la saisie aux grilles réellement utilisées dans l'association.
Cela permet également de créer des modèles de saisie de contrat en autorisant une ou plusieurs grilles.
Mise en place
Contrairement aux autres zones des saisie, le contrôle sur la zone grille de convention se crée en sélectionnant les valeurs autorisées (c'est à dire les grilles) plutôt qu'en interdisant les valeurs non autorisées.
Une autre différence, le type de restriction pour la zone grille ne peut être que le type 'Usages - Valeurs par défaut'. Les autres type (Usages selon la valeur d'une zone et restrictions selon la valeuyr d'une zone) ne sont pas disponibles.
Pour mettre en place un contrôle de saisie sur la grille, choisissez un modèle de saisie ou un modèle de contrat, sélectionnez la zone grille et utiliser le bouton créer.
Sélectionnez ensuite toutes les grilles que vous désirez autoriser dans modèle de saisie puis validez.
Vous pouvez ensuite valider votre modèle de saisie et le tester.
Attention, il n'y a pas de lien avec le contrôle de saisie sur la zone convention. Cela veut dire que si vous autorisez la saisie d'une grille de la convention 66 sans autoriser cette dernière, vous ne pourrez pas saisir la grille. Et réciproquement.
Si vous créez une nouvelle grille, celle-ci n'est pas autorisée par défaut, il conviendra de revenir sur le ou les modèles de saisie .
PS : Pour supprimer le contrôle de saisie sur la zone grille, il suffit de désélectionner toutes les grilles.
Comprendre le statut conventionnel, son lien avec les codes métiers et les catégories de l'index égalité femme-homme
Le lien entre le statut conventionnel et les codes métiers
Le statut conventionnel
Depuis l'instauration de la DSN (2015), de nouvelles zones ont été ajoutées à la fiche contrat dont le statut conventionnel. Ceux-ci sont imposés par le chaier des charges de la DSN :
Au sein du secteur Social, Médico-social et Sanitaire couvert par le logiciel EIG, les codes 01 et 02 ne sont jamais proposés.
Les autres codes sont conditionnés à la nature de contrat (DSN) ou et au dispositif de politique publique (DSN). De ce fait, les codes 08 à 10 sont rarement proposés.
La donnée se codifie dans le pavé 1 - Généralités de la fiche contrat, sur l'avant-dernière ligne :
Le Code profession et catégorie socioprofessionnelle (PCS-ESE appelé code métier dans EIG)
Celui-ci est obligatoire depuis les anciennces DADSU / N4DS. Il est composé de 3 chiffres et d'une lettre, exemple : 434d - éducateurs spécialisés. Il est également obligatoire dans la DSN.
Les codes fournis par l'INSEE sont :
Les codes 1 et 2 ne sont jamais proposés dans EIG.
Ce code est présent dans le pavé 4 - Eléments de salaire de la fiche contrat :
Il est très souvent lié à la grille de la convention collective dans laquelle il est possible de le codifier pour automatiser sa saisie dans la fiche :
Cependant, si beaucoup d'éléments conventionnels sont précodifiés ou peuvent l'être, certains intitulés très génériques ne peuvent pas l'être. Par exemple, l'annexe 6 des Cadres de la convention 66 :
Si l'association a plusieurs Cadres de classe 2 niveau 2 et que les personnes sont Chefs (fes) de service, le service est-il administratif, logistique ou éducatif ? Dans les 2 premiers cas, les codes métiers sont ceux du sous-code 37, cadres administratifs et commerciaux des entreprises. Dans le 3ème cas, il relève du code 434a, cadre de l'intervention socio-éducative.
Il est donc difficile d'en codifier un par défaut. C'est pour cela qu'il faut le saisir dans la fiche.
Nous laisssons à chaque utilisateur le choix de vérifier les grilles de sa convention collective et d'en ajuster le paramétrage.
Comparaison entre les 2 listes
Si l'on compare la liste des statuts conventionnels de la DSN et la liste des codes métiers, nous observons que :
Statut conventionnel | Code PCS-ESE (code métier) |
1 - Agriculteur | 1 - Agriculteur |
2 - Artisan | 2 - Artisan |
3 - Cadre dirigeant | 3 - Cadres |
4 - Autres cadres | 4 - Professions intermédiaires |
5 - Professions intermédiaires | 5 - Employés |
6 - Employés administratifs, agents de service | 6 - Ouvriers |
7 - Ouvriers |
A partir de la ligne 4, il existe un décalage d'une ligne entre les 2 listes. Mais supposons que la DSN n'ait pas séparé les cadres dirigeants des autres cadres, nous aurions alors :
Statut conventionnel | Code PCS-ESE (code métier) |
1 - Agriculteur | 1 - Agriculteur |
2 - Artisan | 2 - Artisan |
3 - Cadres | 3 - Cadres |
4 - Professions intermédiares | 4 - Professions intermédiaires |
5 - Employés | 5 - Employés |
6 - Ouvriers | 6 - Ouvriers |
Nous aurions une égalité parfaite. C'est donc que les 2 listes sont liées et que les codes métiers doivent correspondrent au statut conventionnel. A la fin du document, nous proposons une liste de ce qui, selon EIG, devrait être en place.
L'index égalité femme/homme
Depuis l'instauration de l'index égalité femme/homme, le statut conventionnel a pris une importance non négligeable. En effet, les tableaux 1 - écart de rémunération et 2 - écart augmentations sont établis selon les critères suivants :
- Ouvriers
- Employés
- Techniciens et agents de maîtrise
- Ingénieurs et cadres
Source : le document de présentation de la DIRECCTE de 2018
Dans le module EIG (Menu Traitements divers, Gestion de l'égalité , c'est le statut conventionnel qui est utilisé pour appareiller les catégories :
Catégorie de l'index | Statut conventionnel | Intitulé |
Ouvriers | 07 | Ouvriers qualifiés et non qualifiés |
Employés | 06 | Employés administratifs et agents de service |
Techniciens et agents de maîtrise | 05 | Professions intermédiaires |
Ingénieurs et cadres | 03 et 04 |
Cadre dirigeant (03) et autres cadres (04) |
Les salariés sont -ils bien référencés ?
Selon le statut conventionnel de la fiche contrat, les salariés sont placés dans l'une ou l'autre catégorie de l'index mais des erreurs de codification peuvent fausser le résultat.
En comparant les 3 listes officielles, statuts conventionnels, codes métiers et catégories de l'index, un lien apparaît entre ces éléments.
Pour s'en assurer, il faut se positionner sur la liste des personnes en sélectionnant les contrats actifs et procéder à 3 regroupements :
- Le premier par statut conventionnel
- Le deuxième par code métier
- Le 3ème par l'emploi
Observons les résultats tels qu'il ne faut pas faire :
Statuts 03 et 04, cadre dirigeant et autres cadres
Pour les statuts 03 et 04, aucune surprise. A noter la présence du code 434a, cadres de l'intervention socio-éducative dans le statut conventionnel 04, autres cadres. Bien que ce code soit un code des professions intermédiaires, les personnes ont un statut de cadre et sont donc bien référencées en statut conventionnel 04, autres cadres. Le code 431a, cadres infirmiers et assimilés doit également être lié au statut conventionnel 4.
Statut 05, profession intermédiaire
Pour ce statut, la présence des codes métiers de classe 4 est conforme et correspond à la liste des codes métiers.
En revanche, le code métier 526a, aides-soignants, devrait être référencé dans le statut conventionnel des employés puisque le code 5 des métiers est celui des employés. Certes, le métier d'aide-soignant relève des professions de la santé et du travail social mais comme employé et pas comme profession intermédiaire.
A la droite de la ligne, figurent le nombre de personnes et le nombre de contrats concernés. Cela indique le nombre de personnes qui ne sont pas référencés dans la bonne catégorie de l'index.
Statut 06, employés administratifs et agents de service
C'est généralement dans ce statut que l'on rencontre le plus grand nombre de disparités. En effet, comme il n'y a pas vraiment d'indication, c'est un peu le statut "fourre-tout".
Dans l'exemple ci-dessus, beaucoup de codes métiers relevant des professions intermédiaires (classe 4) qui faussent le résultat de l'index. La présence des codes métiers de classe 5 est conforme. Mais la présence des codes métiers de classe 6 n'est pas non plus à sa place et devrait être en statut conventionnel 7, ouvriers. La présence d'un code 9999, inconnu est toléré mais il est souhaitable de codifier un code métier existant.
La consultation des éléments de salaire d'une fiche donne :
Bien que contrat aidé hors convention, la personne est agent de service donc est dans le bon statut conventionnel. Mais nous conseillons d'utiliser le code 564b, employés des services divers.
De plus, en comparant le décompte des personnes et des contrats de la liste avec les tableaux des effectifs (annexe 13) du budget prévisionnel ou du compte administratif, il n'y a pas autant de personnel administratif et d'agents de service autorisés par les financeurs.
Il faut noter que le code 542a, secrétaires est à sa place ici. Mais les secrétaires de direction ont un code métier qui leur est dédié, le 461b, secrétaires de direction, assistants de direction. Donc, en profession intérmédiaire et statut conventionnel 05.
Statut 07, ouvriers
Dans ce statut, nous constatons aussi des disparités qui peuvent fausser le résultat de l'index :
Présence de codes métiers de classe 4 (professions intermédiaires) et 5 (employés) qui faussent les résultats de ces 3 catégories dans l'index. Présence d'un code 9999, la consultation des éléments de salaire indique :
Dasn la classe 5, la sous-classe 56 est dédiée aux personnels des services directs aux particuliers. Même si le métier de maîtresse (ou maitre) de maison n'est pas référencé, il existe le code 564b, employés des services divers qui permet de reclasser la personne en statut conventionnel 06.
En résumé, cahier des charges de la DSN
Pour rappel, le statut conventionnel est la 2ème information du bloc 40 juste après la date de début du contrat.
Suite à la comparaison établie dans le 1er chapitre de ce document, nous proposons la liste suivante. Toutefois, c'est au responsable RH de chaque structure de déterminer comment effectuer les codifications en interne.
Statut conventionnel 03, cadre dirigeant
Ne doit figurer dans ce statut conventionnel que les votants (votantes) au collège employeur donc le Directeur Général, le Directeur Adjoint, les Directeurs d'Etablissement.
Selon EIG,
- le code métier 371a, cadres d'état-major administratifs, financiers, commerciaux des grandes entreprises.
Statut conventionnel 04, autres cadres
Selon EIG,
- tous les autres codes métiers de la classe 3, cadres et professions intellectuelles supérieures
- le code 431a, cadres infirmers et assimilés
- le code 434a, cadres de l'intervention socio-éducative (les chefs (cheffes) de service éducatif)
- le code 435a, directeurs de centre de loisirs et socioculture
Statut conventionnel 05, profession intermédiaire
Selon EIG,
- tous les autres codes métiers de la classe 4, professions intermédiaires et principalement dans nos secteurs d'activité les sous-classes 42, professeurs des écoles, instituteurs et professions assimilées ; 43, professions intermédiaires de la santé et du travail social et
- dont les codes 461b, secrétaires de direction, assistants de direction (non cadres) et 461c, secrétaires de niveau supérieur à ne pas confondre avec le code 542a, secrétaires qui relève du statut 06 employé
Statut conventionnel 06 employé administratif, agent de service
- Tous les codes métiers de la classe 5, employés. Pour rappel, le code 542a, secrétaires est un code employé à ne pas confondre avec les 2 codes de la profession intermédiaire.
Statut conventionnel 07, ouvriers qualifiés et non qualifiés
- Tous les codes métiers de la classe 6, ouvriers
L'association présentée ci-dessus est théorique. Il est possible de l'ajuster en fonction des codes métiers qui concernent des responsables principalement dans la classe 4 des professions intermédiaires et qui doivent être associés au statut conventionnel 04, autres cadres. Se rapprocher des décideurs RH de la structure.
Conclusion
Nous espérons que cette présentation vous sera utile afin de mieux référencer les salariés et de mieux préparer vos index égalité femmes/hommes.
EIG ne fait que conseiller. C'est aux responsables RH de chaque structure d'organiser la liste des salariés et de préparer son index égalité.
Toutefois, il vaut mieux éviter les codes 9999, inconnus.
Saisie des CDD en lots
La saisie des CDD en lots est un nouveau module qui permet de créer à la chaine, les contrats CDD (généralement les contrats courts de remplacement) par duplication d’un autre contrat.
Le module est accessible dans le menu traitement, et est soumis à autorisation dans le configurateur.
NB : Tout au long de la saisie, utilisez les flèches droite et gauche pour passer d’une zone à l’autre. Pour passer en mode édition, utilisez la barre d’espace ou le double clic.
La saisie se déroule de la manière suivante :
Cliquer sur le bouton Ajouter, puis sélectionner en premier lieu la personne (Appuyez sur la barre d’espace ou double clic pour afficher la liste des personnes). La liste des salariés proposée respecte les autorisations de section de l’utilisateur.
Chosir ensuite la structure dans laquelle sera créé le contrat (par défaut celui de la personne).
Enfin choisir le mode de duplication en cliquant sur la colonne Contrat référent.
L’initialisation des zones
En règle générale, les zones du contrat sont intialisées avec les valeurs du contrat référent.
Exception faite des zones suivantes :
- Mode de paiement : Celui de la personne modifiable
- Rang de paiement : Celui de la personne modifiable si autre rang de paiement
- RIB : celui de la personne modifiable si plusieurs RIB personne
Les zones qui ne sont pas affichées sur l’écran de saisie ne sont pas modifiable et prennent obligatoirement la valeur du contrat référent.
La valeur des autres zones est ensuite ajustée en fonction de l’origine du contrat référent (A la suite ou par duplication) et du motif de CDD (remplacement ou pas).
Créer à la suite
Le contrat référent est le dernier contrat CDD du salarié. De ce fait, ce mode n’est pas disponible si le salarié n’a jamais eu de contrat CDD.
La date d’embauche est initialisée à la date de cloture (ou la date de fin prévue) du contrat d’origine plus un jour. Même chose pour la date de fin prévue.
Remplacement
La zone suivante permet de déterminer si c’est un remplacement ou pas. Dans ce cas, il faudra choisir le contrat remplacé. Il servira pour mettre à jour les zones suivantes :
- Section du contrat : Celle du contrat remplacé non modifiable.
- Contrat remplacé.
- Motif du CDD : 01 remplacement : Cette zone n’est plus modifiable.
- Modalité du temps de travail et horaire contractuel.
- Ventilation budgétaire et comptable.
Autre
Si ce n’est pas un remplacement la zone contrat remplacé est initialisée à vide.
Les autres zones sont initialisées comme la règle générale le prévoit.
Saisie par duplication
Dans ce cas, le contrat référent est choisi dans une liste de contrat composée de tous les derniers contrats CDD (clos ou non clos) de chaque salarié.
Par défaut, cette liste ne contient que les contrats de la section choisie précédemment (filtrage établissement).
On peut éventuellement supprimer le filtrage établissement et choisir parmi une liste plus importante (utilisez la touche Esc ou Sup. pour supprimer le filtre).
Si on choisit un contrat d’une autre section, la zone Section n’est pas remise à jour. On peut par la suite la modifier, mais dans ce cas, les imputations comptables sont réinitialisées et doivent être ressaisies.
La date d’embauche et la date de fin prévue sont initialisées à la date du jour.
On définit ensuite si c’est un remplacement.
A partir de ce moment, c’est le même fonctionnement que précédemment.
Validation
Il est possible, soit de créer des contrats, soit des propositions de contrat. Si l’utilisateur n’a pas les autorisations nécessaires pour créer des contrats, ça sera automatiquement de proposition de contrat.
Lors de la validation, chaque ligne est contrôlée par le système de sauvegarde des contrats. Si le système de sauvegarde retourne une anomalie, le contrat n’est pas sauvegardé, sinon il est sauvegardé et disparait de la liste.
Importation
Il s’agit d’une fonctionnalité soumise à autorisation qui permet d’importer dans la saisie CDD les contrats à créer.
Le fichier doit être constitué au format CSV ou Excel (extension xlsx uniquement).
Voici les entêtes possibles (en gras les entêtes obligatoires) :
MATRICULE : matricule du salarié
SECTION : Section dans laquelle doit être créé le contrat. Si non présent, le contrat sera créé en utilisant la section du contrat d’origine.
Sous la forme Code établissement/Code section
COPIETYPE : Le type de copie de contrat à réaliser.
Les différentes valeurs sont :
- SUITE : Contrat à la suite du précédent
- COPIE : Copie du contrat cité dans COPIEMATRICULE\COPIENUMCTR.
COPIEMATRICULE : Le matricule du contrat à recopier. Il peut être vide si le type de copie est SUITE.
COPIENUMCTR : Le numéro de contrat à recopier. Sous la forme tel qu’il apparait dans le logiciel GRH, c’est-à-dire 9.9.9 Il peut être vide si le type de copie est SUITE.
REMPMATRICULE : Le matricule du contrat à remplacer. S’il est vide ou si la colonne est inexistante, c’est que ce n’est pas un remplacement
REMPNUMCTR : Le numéro de contrat à recopier. Sous la forme tel qu’il apparait dans le logiciel GRH, c’est-à-dire 9.9.9 Il peut être vide REMPMATRICULE est vide ou non existant.
DATEEMBAUCHE : La date d’embauche sous la forme JJ/MM/AAAA
DATEFINP : La date de fin prévue.
MOTIFCDD : le code motif CDD. Motif DSN (01 Remplacement, 02 Accroissement temporaire d’activité, etc)
MOTIFCDDPRE : le code motif précis. Liste de libelles utilisateur.
AUTREMOTIF : libellé libre.
HORAIREMENS : L’horaire mensuel.
MODEPAIE : Code du mode de paiement.
RANGPAIE : Code du rang de paiement.
VENSECTION01 : Section de la première ventilation comptable. Sous la forme Code établissement/Code section
VENPOUR01 : Pourcentage de la première ventilation comptable.
VENSECTION02 , VENPOUR02
BUDSECTION01 : Section de la première ventilation budgétaire. Sous la forme Code établissement/Code section.
BUDPOSTE01 : Numéro de poste de la première ventilation budgétaire.
BUDPOUR01 : Pourcentage de la première ventilation budgétaire.
BUDSECTION02, BUDPOSTE02, BUDPOUR02 : Suite.
A noter que si ces champs ne sont pas renseignés, c’est la ventilation du contrat d’origine qui est prise en compte
Si la zone BUDPOSTE n’est pas renseignée, la ventilation sera quand même reprise, avec poste inconnu.
Chaque ligne est initialisée comme suit :
- Matricule : Celui du fichier. Si inexistant, on ne crée pas la ligne et on retient le matricule pour l’afficher à la fin.
- Type de saisie : Celle du fichier.
- A la suite : Si le matricule n’a pas de contrat, on ne crée pas la ligne et on retient le matricule pour l’afficher à la fin.
- Par duplication :
- Type précis : Remplacement si les zones REMPMATRICULE et REMPNUMCTR sont renseignées et existent sinon on retient la ligne pour l’afficher à la fin.
- Section : Celle du fichier. Si pas autorisé alors on met vide.
- Date d’embauche : Celle du fichier.
- Date de fin prévue : Celle du fichier.
- Motif du CDD : Celle du fichier
- Motif précis du CDD : Code 03 remplacement maladie mais modifiable
- Autre motif : Libre non obligatoire
- Modalité du temps de travail : Egal au contrat remplacé modifiable
- Horaire contractuel : Egal au contrat remplacé modifiable
- Imputation : Egal au contrat remplacé modifiable
- Mode de paiement : Celui de la personne modifiable
- Rang de paiement : Celui de la personne modifiable si autre rang de paiement
- RIB : celui de la personne modifiable si plusieurs RIB personne
CDD multiples
Préambule
L’article 6 de la loi n° 2022-1598 du 21 décembre 2022 portant mesures d’urgence relatives au fonctionnement du marché du travail en vue du plein emploi, a réintroduit la possibilité pour les entreprises de conclure, à titre expérimental, un seul contrat court pour assurer le remplacement de plusieurs salariés absents.
Ainsi, à titre expérimental et pour une durée de deux ans à compter de la publication du décret d’application listant les secteurs éligibles à l’expérimentation, un employeur pourra conclure un seul contrat de travail à durée déterminée (CDD) ou un seul contrat de travail temporaire (CTT) pour remplacer plusieurs salariés absents.
L’expérimentation introduit une dérogation à la règle selon laquelle un seul contrat de travail à durée déterminée (CDD) ou un seul contrat de travail temporaire (CTT) peut être conclu pour le remplacement d’un seul salarié (absence, passage provisoire à temps partiel, suspension de contrat de travail, départ définitif précédant la suppression de poste de travail ou attente de l’entrée en service effective d’un salarié recruté sous contrat à durée indéterminée).
Le décret n°2023-263 du 12 avril 2023 fixe les secteurs autorisés à mettre en œuvre l’expérimentation. Les réponses apportées aux questions portant sur les contrats à durée déterminée (CDD) sont transposables aux contrats de travail temporaires conclus pour un motif de remplacement, dans le respect du régime juridique de l’intérim.
La documentation qui va suivre décrit l'ensemble des modifications effectuées dans le logiciel GRH afin de répondre aux problématiques liées à la saisie et au calcul d'un CDD multiple :
- Saisie des éléments nécessaires à l'établissement du contrat : Nom,prénom,emploi,durée hebdomadaire et ETP des salariés remplacés, ainsi que la période de remplacement.
- Saisie des heures effectuées chaque mois pour chaque remplacement.
- Calcul de la ventilation cumulée.
Cette documentation n'a pas de vocation juridique. Les informations que vous indiquerez dans le contrat, et celles qui seront envoyées en DSN seront celles que vous déciderez avec votre conseil juridique.
En ce qui concerne la DSN, nous avons interrogé le GIP-MDS début juillet, la réponse est sans équivoque : Pour le moment, la DSN ne gère pas les CDD multiples.
Communication du GIP-MDS sur le CDD multi-remplacement en DSN https://www.net-entreprises.fr/dsn-experimentation-du-cdd-multi-remplacement/
Après analyse, nous avons identifié deux problématiques :
- Les variations du temps de travail qui peuvent survenir en fonction des remplacements effectués : cf Question 15 du Q/R cité en référence ci dessous ainsi que la note Nexem.
- Les salariés remplacés travaillent dans des établissements de déclaration DSN différents : A ce jour en DSN, un salarié ne peut pas être déclaré dans deux établissements de déclaration distinct. La solution est de créer un contrat dans un des établissements et d'utiliser la ventilation comptable pour dispatcher les éléments.
Des contrôles ont été réalisés afin de sécuriser et pérenniser la saisie. L'inconvénient de ces contrôles est qu'il est difficile de modifier certains éléments lorsque la paye est terminée et que la période suivante est ouverte.
Références
Questions-réponses Ministère du droit du travail
Notes sur les remplacements multiples sur le site de Nexem
Les hypothèses
De la documentation précédente de Nexem, ressort trois situations qui peuvent arriver dans le cadre d'un CDD multiple.
Hypothèse 1
Remplacement simultané de plusieurs salariés à temps partiel. Un salarié en CDD remplace deux salariés qui sont absent pendant la même période.
Hypothèse 2
Remplacement successif de plusieurs salariés. Un salarié en CDD remplace plusieurs salariés qui sont successivement absents.
Hypothèse 3
Remplacement de plusieurs salariés en partie simultanés. Les absences des salariés se chevauchent mais ne sont pas identiques. Un salarié en CDD peut les remplacer.
Il est probable que c’est cette dernière hypothèse qui sera le plus souvent utilisée.
Calcul de paye
Hypothèse 1
Pour ce cas, l’horaire contractuel total ne change pas, il sera égal à la somme des horaires contractuel des salariés remplacés. La ventilation comptable devrait être calculée en fonction du prorata des ventilations des contrats remplacés.
Exemple :
|
Horaire |
Etab |
% |
Etab |
% |
Etab |
% |
Salarié N°1 |
20 |
ET01 |
50 |
ET02 |
50 |
|
|
Salarié N°2 |
30 |
ET01 |
30 |
|
|
ET03 |
70 |
Salarié N°3 |
50 |
ET01 |
100 |
|
|
|
|
Salarié CDD |
|
ET01 |
(20*50%+30*30%+50)/100 |
ET02 |
(20*50%)/100 |
ET03 |
(30*70%)/100 |
|
100 |
ET01 |
69 |
ET02 |
10 |
ET03 |
21 |
Hypothèse 2
Exemple :
A remplace B du 1er au 15 janvier pour un mi temps puis le salarié C du 11 janvier au 15 février pour un trois quart temps.
Il vous appartient de décider l'horaire contractuel qui sera indiqué dans le contrat selon les propositions de Nexem ou de votre conseil juridique.
Soit un lissage de l'horaire contractuel soit un changement d'horaire contractuel le jour du changement. Il sera alors indispensable de faire un avenant (ou un changement de situation) au 16 pour signifier le changement d’horaire à la dsn.
Le changement de situation a l’avantage de bien séparer les deux remplacements avec deux bulletins séparés. Mais on verra que ça ne sera pas possible dans l'hypothèse 3.
Dans tous les cas, il sera nécessaire de saisir le nombre d'heure effectué chaque mois pour chaque remplacé.
|
Période |
|
|
|
|
|
|
|
|
ETP |
Hor.Mens |
Janvier |
Février |
Salarié N° 1 |
01/01/2023 |
15/01/2023 |
0.5 |
75.84 |
75.84 |
0 |
Salarié N°2 |
16/01/2023 |
15/02/2023 |
0.75 |
113.75 |
56.88 |
56.87 |
Salarié CDD |
|
|
|
|
132.72 |
56.87 |
En ce qui concerne la ventilation comptable on devrait appliquer le même principe que précédemment. A ceci prés que cette ventilation sera différente chaque mois puis qu'elle serait calculé non pas au prorata de l'horaire contractuel, mais au prorata des heures effectuées
Hypothèse 3
Exemple :
A remplace B du 1er au 15 février pour un mi temps et le salarié C du 15 janvier au 31/03/2023 février pour un mi temps.
|
Période |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ETP |
Hor.Mens |
Janvier |
Février |
Mars |
Salarié N° 1 |
01/01/2023 |
28/02/2023 |
0.5 |
75.84 |
75.84 |
75.84 |
0 |
Salarié N°2 |
15/01/2023 |
31/03/2023 |
0.5 |
75.84 |
37.92 |
75.84 |
75.84 |
Salarié CDD |
|
|
|
|
113.76 |
151.67 |
75.84 |
Encore une fois, on constate que le nombre d'heure effectué chaque mois est différent, il sera donc nécessaire de le saisir.
Même chose pour l'horaire mensuel, théoriquement c'est un mi temps du 1er au 15 janvier, puis un temps plein jusqu'au 28 février, et de nouveau un mi temps.
Qu'en sera t-il au niveau du contrat juridique ? Ce n'est pas à nous de répondre mais la déclaration DSN devrait être identique
En ce qui concerne la ventilation comptable, ce sera le même principe que précédemment.
Le CDD Multiple dans la GRH
Préambule
Un CDD multiple ne sera possible que dans le cas d'un contrat CDD avec comme motif CDD remplacement.
Un CDD multiple sera forcément en forfait d'heure. Le forfait d'heure correspond en principe à la somme des heures effectuées pour chacun des contrats remplacés. S'il est à cheval sur plusieurs mois de paye, il faudra saisir le nombre d'heure effectué chaque mois. Le programme calculera automatiquement la somme des heures effectuées chaque mois et l'utilisera pour le calcul de paye. Il sera toutefois possible de déroger à cette règle et saisir chaque mois le nombre d'heure total effectué.
La ventilation comptable utilisée sera calculée comme indiqué précédemment en fonction des ventilations de chaque contrat remplacés et des heures effectuées dans le mois. Comme pour les heures, il sera possible de déroger à cette règle et saisir manuellement la ventilation à utiliser.
La saisie
Dans l'onglet généralité, une nouvelle zone a été crée est n'est saisissable que dans le cas d'un contrat CDD avec motif Remplacement.
Lors de la création d'un nouveau contrat, il est nécessaire de valider la création avant de pouvoir accéder au détail des contrats.
Cliquez ensuite sur Détail des contrats pour accéder à la liste des remplacés.
Partie 1 En tête
C'est dans cette partie que l'on peut cocher la case saisie manuelle du forfait d'heure ainsi que la saisie manuelle de la ventilation. Elle permet également d'ajouter, modifier et supprimer des contrats remplacés.
Partie 2 : Les contrats remplacés
Ici, on retrouve la liste des contrats remplacés, le début et la fin du remplacement ainsi que le nombre d'heure de remplacement pour chaque mois.
Partie 3
Il s'agit ici des informations du contrat du remplaçant avec pour chaque mois la somme des heures effectuées.
Partie 4
En fonction de la ligne de contrat sélectionnée, on retrouve sa ventilation comptable et sur la droite des informations supplémentaire. Si l'on clique sur la ligne du contrat du remplaçant, c'est la ventilation calculée qui s'affiche.
Ajouter un contrat remplacé
Cliquez sur le bouton Ajouter puis sélectionner un contrat/salarié dans la liste proposée. Cette liste affiche les contrats actifs et clos après la date d'embauche du salarié ou clos au minimum le mois précédent la période en cours.
Avant l'ajout, le programme vérifie que la ventilation du contrat sélectionné peut s'intégrer dans la section du contrat du remplaçant : Exemple :
Un contrat CDD multiple est créé dans la section 1. Les autorisations comptables ne permettent de ventiler le contrat que dans la section 1 et 2. Il ne sera pas possible d'ajouter un contrat ventilé dans la section 3.
Il sera nécessaire, soit de modifier les autorisations comptables, soit de cocher la case saisie manuelle de la ventilation. Ce sera donc à l'utilisateur de gérer la ventilation et il ne pourra pas ventiler vers l'établissement 3.
Si le contrôle est passé, la fenêtre suivante s'affiche :
Elle permet de définir les dates de remplacement et éventuellement d'affiner les informations d'ETP et de durée hebdomadaire (calculée à partir du contrat remplacé). Il est également possible de saisir le motif d'absence (La liste des motifs d'absence se trouve dans la gestion des libellés sous le code MOAB).
Hormis les dates de remplacement, ces informations ne seront utiles et reprises que dans le contrat Word.
Une fois le contrat ajouté, il sera possible de saisir les heures effectuées pour chaque mois à venir en fonction des dates de remplacement saisies précédemment.
Dans l'exemple suivant, bien qu'étant sur la période d'août 2023, on peut déjà saisir les heures de septembre pour le deuxième remplacement
Les heures saisies pour chaque mois ne sont pas les heures effectuées mais les heures qui doivent être comptabilisées dans le calcul de paye. Si il y a des régularisations, il faut en tenir compte.
Modifier un contrat remplacé
Cliquez sur le bouton Modifier puis saisissez les informations comme précédemment. Tant que le contrat remplacé a été ajouté dans la période en cours, toutes les modifications et la suppression sont possible. En revanche, un contrat remplacé ajouté le mois précédent ne pourra pas être supprimé. Il sera toutefois possible de modifier la date de fin de remplacement.
La ventilation calculée
Lorsque l'on clique sur un contrat remplacé, la partie 4 affiche la ventilation de ce contrat.
Pour le matricule 108, la ventilation est assez simple :
Mais un peu plus complexe pour le matricule 602 :
Lorsque l'on clique sur le contrat du remplaçant (partie 3), la partie 4 affiche la ventilation calculée du mois en cours.
Pour des questions de clarté, la base de répartition est la somme des heures effectuées, ici 151.67 pour le mois d'aout.
Pour le siège administratif, les 83.41 correspondent à 75.83 heures du matricule 108 plus 10% de 75.84 heures c'est à dire 7.58 heures.
Sur la période de septembre, il n'y aura plus que le contrat du matricule 602, en l’occurrence, la ventilation calculée sera identique au matricule 602 avec une différence toutefois puisque la base sera égale au nombre d'heures effectuées en septembre.
La ventilation du contrat du remplaçant sera également consultable dans l'onglet comptabilisation du contrat (Sauf si vous avez coché la case Saisie manuelle de la ventilation auquel cas il sera effectivement nécessaire de saisir cette ventilation).
Le contrat de travail Word
Afin d'établir le contrat de travail Word contenant les éléments des différents contrats remplacés, un paramétrage particulier est nécessaire.
Avec ce paramétrage, il sera possible d'intégrer dans le contrat Word une phrase type pour chaque contrat remplacé.
Cette phrase type pourra contenir toutes les informations saisies du contrat remplacé : Le nom, prénom, civilité, le motif du remplacement, les dates de remplacement, l'emploi, l'horaire hebdomadaire, l'ETP.
Allez ensuite sur le dernier onglet Contrat.CddMultiple.
Sur la partie gauche, tapez votre phrase type en incluant les champs désirés.
Pour insérer la phrase type dans votre contrat, sélectionnez le champ CDD Multiple qui se trouve dans la partie Contrat/Généralité
On retrouve alors la phrase type pour chaque contrat remplacé :
Le format de votre modèle de contrat doit impérativement être le format HTML. Tout autre format aura pour conséquence qu'il n'y aura pas de retour à la ligne entre chaque contrat remplacé.
Cas concrets
Contrat antérieur
Il est possible de créer un contrat CDD Multiple démarrant le mois précédent. Il faut procéder de la même manière que pour les autres contrats :
Sur la période d'aout, créer le contrat avec une date d'embauche et une date de début d'activité au 15 juillet.
Saisir les informations du CDD multiple. Attention les heures effectuées en juillet sont payées en aout, il faut donc les saisir sur la colonne d'aout. Ici, on remplace deux mi temps sur les 15 jours de juillet dont un total de 75.84 heures.
On procède en suite à la clôture du contrat en changement de situation et on crée un contrat à la suite du précédent.
Il faut alors modifier les heures de la colonne d'aout puisque sur ce contrat ce sont les heures effectuées en aout qui seront payées.
Régularisation d'heures
En théorie, les heures effectuées chaque mois correspondent aux heures payées et sont définies au moment de la création du contrat. Mais dans la réalité, il y a de nombreux cas qui nécessitent des régularisations. La solution la plus simple consiste à saisir une régularisation sur une rubrique d'heure quelconque (H_normale).
Modification de date impossibles
Passer d'un contrat CDD Multiple à un CDI ou un CDD classique
Lorsqu'un contrat CDD multiple a été créé dans une période précédente, il n'est pas possible de le transformer en CDD simple ou en CDI. Cela pour conserver les données du CDD multiple.
Si cela s'avère nécessaire, il faut clôturer le contrat en changement de situation.
Puis créer une fiche à la suite de la précédente et la modifier en conséquence.
Proposition de contrat
Il est tout à fait possible de créer une proposition de contrat en CDD multiple, de la valider ou de la supprimer si nécessaire.
Questionnaire CDD multi-remplacement
Afin de répondre au questionnaire d'AXESS sur l'utilisation des CDD multi-remplacement, EIG a développé un module permettant de faciliter le remplissage de ce questionnaire.
Certains point demandaient des éclaircissements mais les délais étant très courts (dernier délai 5 avril), nous avons du interprété les demandes.
L'accès au module se fait par le menu Traitements divers/Questionnaire CDD multi-remplacement
L'écran qui suit permet de modifier le tableau de correspondance entre les motifs d'absences qui ont été utilisés dans la gestion des contrats CDD multiples et les motifs demandés par le questionnaire.
Par exemple, si vous désirez modifier le type de remplacement pour l'absence 0007 congés payés, double-cliquez sur la ligne et choisissez le type de remplacement :
Une fois le paramétrage terminé, cliquez sur le bouton Exécuter.
Le paramétrage n'est pas conservé une fois que vous quittez l'écran
Comme indiqué dans l'écran, la collecte de donnée concerne une période spécifique. Elle sera modifiée lors de la deuxième collecte.
Comme pour tous les tableaux présentés en GRH, il est possible d'enregistrer chaque tableau en format CSV ou Excel en cliquant sur le bouton droit de la souris sur l'entête de colonne et choisissant Exporter la liste sous...
L'option Copier permet de copier le tableau dans le presse papier mais ne fonctionne pas avec les configurations serveur
Pour des raisons techniques, liées à la protection de la feuille Excel fourni par ACESS, il ne nous a pas été possible de remplir automatiquement ce modèle. Il sera donc nécessaire de le remplir manuellement.
Questionnaire CDD multi-remplacement à remplir avant le 15/10/24
Nous avons été informés très tardivement du questionnaire à rendre avant le 15/10/24.
Les modifications seront disponibles dans la maj globale disponible lundi 14 octobre 2024.
Les dates de l'analyse ont été modifiées, il suffit de cocher ou décocher la case en fonction de votre situation :
Voir le fichier ci-dessous pour le nouveau questionnaire.
Evaluation CDD multiremplacement 2ème collecte.xlsx
Saisie des salariés en Entreprise Adaptée
Dans le cadre de la préparation du passage de la déclaration des bordereaux EA en DSN, le GIP-MDS, en charge de la norme DSN, nous a alerté sur l’absence de valeur dans la rubrique S21.G00.40.073, complément de dispositif publique pour les travailleurs handicapés en Entreprise Adaptée. Cette zone identifiable dans le contrat dans l'onglet compléments généralités, permet d'indiquer avec la valeur 01 que le poste est éligible à l'aide en entreprise adaptée. Si elle n'est pas renseignée, l'aide ne sera plus accordée lorsque la DSN sera utilisée pour la déclaration des bordereaux EA.
Nous avons envoyé un mail aux clients concernés, d'après la liste que nous a envoyé le GIP-MDS.
La fonctionnalité suivante n'est disponible qu'à partir de la version 2023.6.4 du logiciel GRH, cette version sera intégrée dans le complément de mise à jour à partir du 19 juillet 2024 (https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/mise-a-jour-de-juin-2024/page/complements-de-mise-a-jour#bkmrk-sfx-2406020)
Afin d'identifier et de corriger facilement les contrats des salariés TH en EA qui n'ont pas cette zone renseignée, il est possible de faire un regroupement, d'une part pour identifier le type de salarié (TH en EA) et d'autre part par le complément de dispositif de politique publique.
Il est possible également de passer par un filtre personnalisé pour sélection les TH en EA, puis de faire un export CSV en sélectionnant la zone complément de dispositif de politique publique.
Au niveau de la validation du contrat, un contrôle non bloquant est opéré lorsque le salarié est de type TH en EA et que le complément de dispositif publique n'est pas renseigné.
Pour les travailleurs handicapés en entreprise adaptée, le niveau de formation le plus élevé obtenu par l'individu (S21.G00.30.024) doit également être indiqué, cette fois ci dans la fiche personne dans l'onglet T.H. partie CDAPH
Si vous n'avez pas mis à jour la fiche, un message d'alerte non bloquant sera affiché :
D'autre part, un contrôle est également présent au niveau de la DSN :
Contrat démarrant le mois précédent
Il peut arriver qu'un contrat démarrant en fin de mois ne soit pas pris en compte dans la paye si cette dernière est terminée.
Dans ce cas, on crée le contrat dans la période suivante, et en cochant la case prendre en compte les jours antérieurs le programme intègre automatiquement les jours antérieurs à la période de paye courante dans le bulletin de paye.
Cette solution présente plusieurs inconvénients :
- La part des jours antérieurs est soumise au régime social de la période courante. De fait, en cas de changement de taux, d'ajout ou de suppression de cotisation, le bulletin ne sera pas correct.
- La prime d'ancienneté peut évoluer d'un mois sur l'autre et dans cette solution ne sera pas correcte sur la partie des jours antérieurs.
- La déclaration DSN utilisera le paramétrage courant et la période de rattachement sera celle de la période courante pour l'ensemble du bulletin de paye.
- De plus, en cas de changement de contrat OC, le paramétrage utilisé sera celui de la période courante (cf. période de validité des contrats OC)
La solution qui permet de supprimer ces inconvénients est de faire deux bulletins de salaire :
- Créer le contrat dans la période suivante comme auparavant. Attention à cocher la case prendre en compte le nombre de jours non travaillés (sauf dans le cas ou c'est un forfait d'heure, dans ce cas indiquer le nombre d'heure du mois de janvier). En revanche, il n'est pas nécessaire de cocher la case Prendre en compte le nombre de jours antérieurs puisque le contrat sera clôturé au dernier jour du mois précédent.
- Clôturer la fiche contractuelle en changement de situation au dernier jour du mois.
- Créer la fiche contractuelle suite au changement de situation avec une date d'activité égale au premier du mois. Si c'est un forfait d'heure, indiquer le nombre d'heure du mois de février.
Lors de la création du premier contrat, un message d'avertissement signalera qu'il est nécessaire de créer une autre fiche.
Il y aura donc deux bulletins de salaire calculés chacun avec le bon régime de cotisation. Bien évidemment, il y aura également deux virement de salaire.
En DSN, il n'y aura qu'un contrat (bloc 40) mais deux blocs versements (bloc 50) avec chacun la bonne période de rattachement.
Le premier contrat doit être clôturé en changement de situation. Pour un CDD, il ne faut pas payer la précarité et l'ICP sauf si elles doivent être payées tout les mois.
L'indemnité de congé payé pour les CDD ne se calculait pas correctement car elle ne prenait pas en compte l'historique du premier contrat cf. https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/mise-a-jour-mars-2023/page/correction-et-mise-a-jour-du-gestionnaire-de-rubrique#bkmrk-modification-de-i_ic
Datation du bloc 51
Attention, une incohérence au niveau des datations du bloc 51 a été remonté.
Il faut absolument rattacher les variables sur le mois d'imputation du contrat.
Exemple d'un salarié entrant le 25 janvier 2023 et créé sur Février 2023 Le taux maladie est passé de 6% à 7%
Version un bulletin :
Version deux bulletins :
Janvier
Février
Le brut est identique entre la version un bulletin et la version deux bulletins.
En revanche, on constate une différence sur le taux maladie qui est à 6% sur la partie de janvier.
En DSN un seul bloc 40 mais deux blocs 50 :
Celui de janvier
Celui de février
Effectuer une ventilation différenciée
Les copies d'écran de cette page sont issues d'un jeu d'essai. Tous les noms sont fictifs. Certaines rubriques également.
Rappel
La définition comptable du contrat s'effectue dans le pavé 10 "Comptabilisation" de la fiche contrat.
Par défaut, toutes les variables de paye de la personne obéissent à ce schéma.
Mais, il peut arriver qu'une variable précise ne soit pas acceptée par un financeur. Elle soit être supportée par l'autre.
Il est possible de le codifier dans EIG par le biais d'une ventilation différenciée.
La consultation de son bulletin permet de constater que la personne bénéficie de l'indemnité Ségur :
Suppossons que l'ARS ne prenne pas en charge le montant de l'indemnité.. La totalité de la somme doit s'imputer sur l'hébergement donc sur le budget dépendant du Conseil Départemental.
Dans la fiche contrat, il faut activer la ligne "Ventilation différenciée" :
En l'activant, le programme affiche la liste des rubriques qu'il est possible de redéfinir comptablement. Or, dans le cas présent, l'indemnité Ségur n'y figure pas. Nous ne voyons que des rubriques de net :
Pour qu'une rubrique apparaisse dans cette liste, il faut qu'elle ait un profil comptable de renseigné dans sa codification. Ce qui est le cas pour toutes les rubriques de net.
Codifier le profil comptable de la rubrique
il faut bénéficier des droits d'accès au gestionnaire de rubriques (Menu "Paramètres Généraux"). Si ce n'est pas le cas, il faut s'adresser à un responsable hiérarchique qui en bénéficie.
Il faut :
Remarque
Pour les besoins de cette page wiki, nous avons créé un compte comptable dédié aux indemnités de type Ségur et détaillé pour l'édition de la comptabilisation :
Codifier la ventilation différenciée
Il faut retourner dans la fiche contrat pour codifier la ventilation différenciée. L'indemnité apparaît dans la liste. Il faut cocher la case à gauche de l'alias. Le bouton "Créer / Modifier" apparaît sur la droite du libellé (il n'apparait sur la copie d'écran) :
Le fait de cliquer sur ce bouton active la fenêtre de saisie de ventilation vierge :
Il est donc possible de créer une ventilation spécifique pour cet élément de paye :
Une fois la validation effectuée, la rubrique bénéficie du commentaire "Ventilation différenciée" :
Ne pas oublier de valider la fiche contrat à la fin.
Vérification par le bulletin de paye et les charges
La codification établie ne modifie en rien le calcul du bulletin :
Pour illustrer le propos, nous exécutons uniquement la comptabilisation du matricule de la personne et dans la partie consacréer à la section hébergement, nous constatons la présence de la ligne de 198,57 € :
Les charges liées à ce montant sont également intégrées aux charges de la section.
Conclusion
La ventilation différenciée permet d'isoler un élément de paye. Ce besin est généralement lié à une demande / un refus d'un financeur au sujet d'un élement de paye précis.
Sa comptabiliastion s'effectue bien en fonction de la codification spécifique
Les anciennetés
Préambule
Quelques clients nous ont interpellés sur le fait que l'ancienneté "reculait" au lieu d'avancer.
C'est uniquement dans le cas d'un salarié qui effectue régulièrement des contrats CDD.
On constate alors cette anomalie en consultant les contrats en cours et les précédents.
Nous avons compris l'origine de l'anomalie. Pour résumer la situation, deux cas sont présents :
- Lorsque le contrat est créé à partir d'un contrat précédent clôturé le mois précédent, il n'y a pas d'anomalie de reprise de l'ancienneté.
- Lorsque le contrat est créé à partir d'un contrat précédent clôturé en amont du mois précédent, l'ancienneté reprise est incorrecte
Explications
Voici un exemple permettant d'expliquer concrètement ce qui se passe.
Un salarié réalise 3 contrats. L'ancienneté de départ au 1er juin 2024 est de 366 jours soit un an. On exprimera toujours dans l'exemple l'ancienneté en jours.
- Contrat N°1 : 01/06/2024 au 05/06/2024 soit 5 jours
- Contrat N°2 : 10/07/2024 au 20/07/2024 soit 11 jours
- Contrat N°3 : 15/09/2024 au 20/09/2024 soit 6 jours
Juin
L'affichage de l'ancienneté du contrat N°1 est de 366 jours au 01/06/2024
Juillet
L'affichage de l'ancienneté du contrat N°1 est de 366+5=371 jours au 01/07/2024. Cette ancienneté doit être en principe figée puisque le contrat est clos.
Lorsque l'on crée le contrat N°2 en reprenant l'ancienneté du N°1, on aura donc 371 jours au 01/07/2024 ce qui est correct.
Aout
Cette fois, l'affichage de l'ancienneté du contrat N°1 est de 371 +31 jours de juillet. C'est une anomalie car le contrat est clos.
L'ancienneté du contrat N°2 est correcte, 371 + 11 = 382 jours
Septembre
Contrat N°1 : 371+31+31 = 433 jours toujours incorrect
Contrat N°2 : 382 + 31 = 413 jours incorrect également
Lorsque l'on crée le contrat N°3, l'ancienneté reprise est de 413 jours au lieu de 382.
Octobre
Les contrats 1 et 2 voient leurs anciennetés augmenter à tort.
Le contrat N°3 a une ancienneté de 413 + 6 = 419 jours
Ci dessous la visualisation des anciennetés des différents contrats en octobre
Modifications
Le défaut d'affichage des contrats clos a été corrigé. La correction a été effectuée dans la mise à jour de décembre 2024.
Attention, si l'on reprend l'exemple précédent, le contrat N°3 aura toujours une ancienneté incorrecte car c'est lors de la création de ce dernier que l'ancienneté était incorrecte
Nous avons également modifié le mode de reprise des anciennetés lors de la création du contrat. Plusieurs options sont disponibles :
Anciennetés cumulées des fiches du mois précédent
Il s'agit, de notre point de vue, de l'option qui devrait toujours être choisies pour les CDD. En effet, lorsque dans un mois, il y a plusieurs CDD successifs, on peut reprendre l'ancienneté du contrat juste précédent. Mais il faut qu'il soit clôturé.
Il est plus simple de reprendre l'ancienneté cumulée des fiches du mois précédent. Dans cette option, le programme prend l'ancienneté du premier contrat (celle qu'il avait à la création) et y ajoute le nombre de jour de chaque contrat du mois.
Exemple :
En juin, trois contrats ont été créés avec une ancienneté égale à zéro.
- Contrat N°1 : 01/06/2024 au 05/06/2024 soit 5 jours
- Contrat N°2 : 10/06/2024 au 20/06/2024 soit 11 jours
- Contrat N°3 : 25/06/2024 au 27/06/2024 soit 3 jours
En juillet, si l'on reprend l'ancienneté cumulées des fiches du mois précédent, elle sera égale à 0 + 5 + 11 + 3 = 19 jours
Anciennetés de la dernière fiche du mois précédent
Anciennetés de la dernière fiche
Anciennetés de la fiche sélectionnée
Cette option doit être utilisée lors d'un changement de situation. C'est d'ailleurs la seule option disponible
Anciennetés de la personne
Utiliser les anciennetés les plus grandes des fiches antérieures
Cette option existait auparavant et est conservée. Elle permet de sélectionner l'ancienneté la plus élevée parmi les fiches précédentes.
Saisie de la paye
Réaliser une saisie anticipée des variables de paye
La saisie d'une variable de paye peut être effectuée par anticipation en rattachant celle-ci à la période de paye désirée.
Pour réaliser ce type de saisie, vous devez vous positionner sur le contrat actif du salarié. La partie basse de l'écran vous donne accès aux variables de paye, aux prestations IJSS et à l'onglet "...anticipées" situé à droite de l'onglet "Variables de paye".
Vous devez vous positionner dessus.
Pour réaliser votre saisie, vous pouvez double-cliquer sur la zone "Variables directes" ou utiliser le bouton "Ajouter / Charger".
Dans les deux cas, la saisie est similaire à la saisie des variables de paye attachées à la période courante. Seul un nouveau panel est disponible afin de vous permettre de définir la période de paye concernée (Mois et Année).
Ces zones sont par défaut initialisées sur la période de paye à venir au regard de la période de paye courante (Avril 2021 dans cet exemple).
La période de rattachement DSN est initialisée de la même façon.
Après saisie de votre variable et validation, vous la retrouvez dans la liste des variables anticipées.
Les libellés des variables sont précédés de la période à laquelle ils sont rattachés.
Après ouverture de la période de paye suivante, les variables anticipées la concernant seront intégrées automatiquement dans les variables de paye à traiter sur la période.
Clôture des contrats
Clôture des CDD en lots
Lorsque l’on a plusieurs centaines de contrats CDD par mois, cela peut être long et fastidieux de saisir, clôturer et éditer les documents de clôture individuellement.
Nous avons donc réalisé plusieurs modules permettant de faciliter ce processus.
Le premier de ces modules a été mis à disposition l’année dernière, dans la mise à jour de juin 2017. Il permet la saisie des CDD « au kilomètre » en proposition de contrats ou en contrat réel, à partir des contrats précédents.
Le deuxième, également disponible depuis la mise à jour de juin 2017, permet la validation en lots des propositions de contrat.
Dans la mise à jour de juin 2018, nous vous proposons deux nouveaux modules, permettant la clôture en lots des CDD, ainsi que les éditions de clôture.
Pour mettre en place ces dispositifs, il était nécessaire de modifier le mode de génération des documents de clôture, qui jusqu’à présent fonctionne avec WORD. Ce mode ne permet pas pré visualiser et éditer l’ensemble des documents de clôture.
Nous avons donc créé notre propre éditeur RTF.
Mise en place
Pour activer le mode éditeur RTF EIG, et ainsi se libérer des contraintes de WORD, il faut aller dans la gestion des structures, niveau association, et décocher la case « Utiliser Word comme éditeur RTF ». Quitter ensuite le programme pour le relancer et activer le nouvel éditeur.
Il peut être ensuite nécessaire de retravailler les différents modèles de documents de clôture. Il faudra faire différents essais de régénération des documents de clôture afin de contrôler le résultat. ATTENTION, si vous avez définit différents modèles pour chaque établissement ou section, il faudra retravailler chacun de ces modèles.
Édition des documents de clôture en lots
Le module permet de sélectionner les documents, les salariés ou les contrats, pour une période donnée, et de les imprimer ou générer un seul document au format PDF.
En ce qui concerne les attestations pôle emploi, le document affiché n’est pas celui retourné par pôle emploi à la suite de l’envoi de l’attestation, il s’agit de notre propre édition. Cela sera le cas dans une version ultérieure.
Pour imprimer l’ensemble des attestations pôle emploi, il est pour le moment encore nécessaire de passer par le module adéquat.
Il n’est pas nécessaire d’utiliser la clôture des CDD en lots pour utiliser ce module.
Les documents de clôture qui ont été généré avec l’éditeur WORD ne sont bien entendu pas disponibles par cet écran. C’est donc le cas pour toutes les périodes antérieures. Il est possible néanmoins d’utiliser le module décrit ci-dessous pour régénérer les documents de clôture.
Régénération des documents de clôture
Ce module, accessible par le menu Traitements/Traitements par lots permet de régénérer les documents de clôture dans le nouveau format Éditeur RTF EIG.
Il peut être nécessaire pour régénérer des documents d’une période antérieure qui auraient été généré en mode WORD. Ou après une modification du modèle de document.
Le module permet de sélectionner les documents, les salariés ou les contrats, pour une période donnée.
Clôture des CDD en lots
La clôture des CDD en lots permet, comme son nom l’indique, de clôturer tous les CDD dont la date de fin prévue se situe dans la période en cours ou antérieurement.
Les traitements réalisés sont :
- La clôture elle-même avec l’enregistrement du motif Fin de contrat CDD.
- Le calcul de paye.
- La génération des documents de clôture : Certificat de travail, Solde de tout compte et BIAF.
- La génération des attestations pôle emploi.
- La génération du virement de clôture.
Il est possible de filtrer la liste par numéro de semaine ou par rang de paiement.
Mais également par toutes les colonnes affichées. Il suffit pour cela de faire un regroupement (Glissez un entête de colonne vers le haut).
Lorsque les contrats sont sélectionnés, cliquez sur le bouton Clôture multiple.
Avant de lancer le traitement, il est possible d’affecter un rang de paiement spécifique aux contrats traités, ainsi qu’une date de paiement.
Par défaut, la liste des contrats proposés est la liste de tous les contrats CDD non clos dont la date de fin prévue est inférieure ou égale à la période en cours.
Il est possible, en cochant la case clôturé, d’afficher les contrats CDD déjà clos dans le mois. Ces contrats sont alors affichés en bleu, et il est possible de relancer le calcul de paye et la génération des documents de clôture.
D’autres contrats seront affichés en rouge : Il s’agit des contrats déjà clos qu’il est impossible de recalculer, soit parce qu’ils sont déjà virés ou bloqués, soit parce qu’ils dépendent d’un autre contrat viré ou bloqué.
Il n’est pas possible dans ce traitement de faire des modifications dans le contrat, de saisir des éléments variables ou des absences. Ces traitements devront être réalisés avant, soit manuellement pour chaque contrat, soit en passant par la gestion des saisies.
De même, si une clôture doit être réalisée pour un autre motif que fin de CDD, il faudra la faire individuellement.
Ajout de la zone matricule dans le certificat de travail et le solde de tout compte
Il est possible d’ajouter le matricule dans les documents de clôture
Bulletin de régularisation
Lorsque l’on crée un bulletin de régularisation, il peut être nécessaire de régénérer le solde de tout compte. Néanmoins, jusqu’à présent, les éléments du bulletin de régularisation n’étaient pas pris en compte (Net à payer, etc…). C’est désormais le cas.
Le signalement Fin de Contrat de Travail Unique
Présentation
Le signalement Fin de Contrat de Travail Unique (FCTU) est un signalement en DSN, qui permet de déclarer la fin de contrat de travail à Pôle Emploi et d'avoir en retour l' Attestation Employeur Rematérialisée (AER), à remettre au salarié.
Ce signalement remplace la déclaration AED, transmise par la norme N4DS, cette dernière sera fermée le 31 décembre 2021. Seul le FCTU sera alors accepté pour les entreprises de plus de 11 salariés.
Il sera néanmoins possible, pour des cas particuliers non traités par le FCTU, d'utiliser l' AEWeb
Le FCTU permet de couvrir toutes les fins de contrats, qu'elles soient infra ou extra mensuel.
Afin de permettre la constitution de l'Attestation Employeur, le FCTU doit être dans tous les cas AUTOPORTEUR pour le mois M et M-1, c'est à dire qu'il doit contenir les éléments relatifs aux paies du dernier mois de paie et du mois précédent.
A réception du signalement, la CNAV recherche l'historique du contrat (et ses changements) dans les DSN mensuelles en utilisant les données identifiants sur les 36 mois précédents le Dernier Jour Travaillé Payé.
Cette solution impose une définition de la notion de mois « M » afin de déterminer ce qui devra être présent dans le signalement constitué par le déclarant.
- Le mois « M » sera défini comme étant le mois principal de la DSN portant les dernières informations relatives au contrat en question :
- Pour un individu dont le contrat de travail se termine le 18 août et dont les éléments de rémunérations relatifs à son solde de tout compte apparaîtraient dans la paie du mois d’août, et donc dans la DSN d’août, le mois « M » défini devra être août.
- Pour un individu dont le contrat de travail se termine le 29 août mais dont les éléments de rémunérations relatifs à son solde de tout compte apparaîtraient dans la paie du mois de septembre, et donc dans la DSN de septembre, le mois « M » défini devra être septembre.
- De ce fait, le mois « M » ne correspond pas nécessairement au mois de sortie.
- Il s’agit donc d’une donnée non figée qui peut varier d’un message à un autre (dans le cas de l’émission d’un FCTU « Annule et remplace » par exemple) pour un même contrat.
- Pour Pôle Emploi, il sera important de pouvoir définir simplement cette donnée afin de pouvoir traiter les éléments présents dans le signalement et de ne pas tenir compte des éléments en déjà déclarés pour ces mois de paie dans l’historique transmis par le Bloc 3.
- La rubrique « Mois de la DSN mensuelle portant les derniers éléments déclarés dans le FCTU - S21.G00.62.020 » comporte cette donnée.
Cas d'utilisation
Contenu
Cinématique
Cas d'une fin de contrat intervenant en cours de mois
- Le contrat se termine le 28 juillet. Le FCTU est déclaré le 28 juillet. Le déclarant intègre les éléments relatifs à la fin de contrat dans la paie de Juillet.
- La rubrique « Mois de la DSN mensuelle portant les derniers éléments déclarés dans le FCTU - S21.G00.62.020 » est alimentée avec la valeur : « 01072020 »
- Le mois de juillet sera pris en compte comme le mois « M » et le mois de juin comme le mois « M-1 » . Le signalement FCTU doit donc contenir les données des paies des mois de Juillet et Juin
- A réception du FCTU, seule la DSN du mois de juin aura déjà été déposée et sera intégrée dans l’historique constitué par le Bloc 3.
- Pôle Emploi exploitera les données de Juin présentes dans le FCTU.
Cas d’une fin de contrat intervenant en fin de mois déclaré le mois suivant
- Le contrat se termine le 28 Juillet. Le FCTU est déclaré le 03 Août. Le déclarant intègre les éléments relatifs à la fin de contrat dans la paie d’Août.
- La rubrique « Mois de la DSN mensuelle portant les derniers éléments déclarés dans le FCTU - S21.G00.62.020 » est alimentée avec la valeur : « 01082020 »
- Le mois d’août sera pris en compte comme le mois « M » et le mois de juillet comme le mois « M-1 » . Le signalement FCTU doit donc contenir les données des paies des mois de Juillet et d’Août
- Au moment du dépôt du FCTU, ni la DSN du mois de juillet « M-1 » ni la DSN du mois d’août n’auront été déposées.
- Pôle Emploi exploitera les données du FCTU pour les mois « M-1 » et « M ».
- Dans EIG, la clôture sur la période d’aout ne génère pas de bulletin par défaut et donc pas de FCTU. Un bulletin de régularisation permettra d’intégrer le solde de tout compte.
Cas d’un début et d’une fin de contrat intervenant en fin de mois
- Le contrat commence le 26 juillet et se termine le 28 Juillet. L’individu entre après la paie de juillet.
- Le FCTU est déclaré le 03 Août. Le déclarant intègre l’ensemble éléments relatifs à la paie de juillet et à la fin de contrat dans la paie d’Août.
- La rubrique « Mois de la DSN mensuelle portant les derniers éléments déclarés dans le FCTU - S21.G00.62.020 » est alimentée avec la valeur : « 01082020 »
- Le mois d’août sera pris en compte comme le mois « M ». Le signalement FCTU doit donc contenir les données des paies d’Août
- Au moment du dépôt du FCTU, la DSN du mois d’août n’aura pas été déposée.
- Pôle Emploi exploitera les données du FCTU pour le mois « M ».
- Dans EIG, il s’agit des « contrats antérieurs à la période de paye»
Gestion d’un FCTU « Annule et remplace » en cours de mois
- Le contrat se termine le 06 juillet. Le FCTU initial est déclaré le 09 juillet.
- La rubrique « Mois de la DSN mensuelle portant les derniers éléments déclarés dans le FCTU - S21.G00.62.020 » est alimentée avec la valeur : « 01072020 »
- Un FCTU « Annule et remplace » est déclaré le 16 Juillet avec la rubrique « Mois de la DSN mensuelle portant les derniers éléments déclarés dans le FCTU - S21.G00.62.020 » alimentée avec la valeur : « 0107020 »
- Le mois de Juillet sera pris en compte comme étant le mois « M » et le mois de juin comme le mois « M-1 »
- Les éléments de rémunération transmis seront les éléments relatifs à la période de Mai corrigée en Juillet en plus des éléments déclarés pour la paie de Juillet.
- Les éléments de Juin « M-1 » sont également à déclarer dans le FCTU « Annule et remplace »
Annulation d'un FCTU
- Le contrat se termine le 22 Juillet. Le FCTU est déclaré le 23 Juillet. Le déclarant intègre les éléments relatifs à la fin de contrat dans la paie de Juillet.
- La rubrique « Mois de la DSN mensuelle portant les derniers éléments déclarés dans le FCTU - S21.G00.62.020 » est alimentée avec la valeur : « 01072020 »
- Le mois de Juillet sera pris en compte comme le mois « M » et le mois de juin comme le mois « M-1 » . Le signalement FCTU doit donc contenir les données des paies des mois de Juin et de Juillet
- Au moment du dépôt du FCTU, la DSN du mois de juin « M-1 » a été déposée. La DSN du mois de Juillet n’a pas encore été déposée. Elles ne sera pas présente dans l’historique constitué par le Bloc 3.
- La DSN mensuelle de Juillet déposée avant le FCTU « Annule » contient les éléments de sortie de l’individu
- Le FCTU « Annule » déposé le 16 reprend reprend l’ensemble des éléments contenus dans le FCTU « Initial ».
- La DSN du mois d’Août devra porter l’annulation de la sortie de l’individu au sein du bloc « Fin de contrat – S21.G00.62 »
Les changements d'identifiants
Dans le système d'information DSN, l'identifiant d'un contrat est le numéro de contrat (S21.G00.40.009) et le Siret de l'établissement de déclaration. Attention, ne pas confondre le Siret du lieu de travail (qui correspond au Siret de la section du contrat et qui est indiqué dans la rubrique S21.G00.40.019 ) avec le Siret de la section de déclaration DSN.
Lorsque l'une de ces données change en cours de mois, et que le salarié sort de l'entreprise, un bloc changement (bloc 41) est intégré dans la DSN mensuelle. Ce bloc changement n’existe pas en FCTU. Cela signifie que le FCTU ne peut pas être transmis avec la nouvelle donnée tant que la DSN mensuelle ne l’a pas indiqué. S'il est quand même transmis, il n'y aura pas de lien avec l'historique DSN et les salaires de références des 36 derniers mois ne pourront pas être restitués.
Pour parer à cet inconvénient, la norme 2023 intègre un nouveau bloc (Bloc 45) qui n'apparait que dans le signalement FCTU et qui contient les identifiants précédemment déclaré en DSN dans le cas ou ils changent.
Les situations de changement d'identifiants sont décrites ci après.
Le changement de Siret
Lorsqu’un établissement change de Siret (changement géographique, fusion), il est nécessaire de déclarer ce changement de Siret dans le paramétrage DSN en cliquant sur le bouton traitement Spéciaux (Cf. https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/dsn/page/changement-de-sirensiret-en-dsn). Ce changement doit être déclaré dès qu'il est effectif afin que les signalements FCTU puissent en tenir compte.
Le changement d’établissement d’un salarié
La problématique est la même que précédemment, lorsque le salarié change d'établissement en cours de mois, on clôture le contrat en changement de situation puis l'on crée une nouvelle fiche à la suite de la précédente en indiquant le nouvel établissement. Si le changement d'établissement est au 1er du mois, il n'est pas nécessaire de clôturer le contrat en changement de situation puisqu'un seul bulletin est nécessaire.
Par la suite, ce salarié sort définitivement de l'entreprise. On clôture donc le contrat. Dans les deux cas précédemment cités, le changement de Siret n'est pas encore déclaré en DSN mensuelle. Le signalement va donc automatiquement intégrer un bloc 45, il n'y a rien à paramétrer.
Changement de numéro de contrat
La encore, dans le cadre d’une fusion ou d’un démarrage, le numéro de contrat DSN change et doit être indiqué dans la DSN mensuelle. Le programme gère cette situation en envoyant le FCTU avec l’ancien numéro tant que la DSN mensuelle n’est pas envoyée. Toutefois, à partir de la norme 2023, le FCTU sera envoyé avec le nouveau numéro et le bloc 45 contiendra l'ancien numéro.
Utilisation des changements d'identifiants
Dans la pratique, le bloc 45 n'apparait qu'au moment de l'envoi du signalement. En effet c'est à ce moment la que l'on détermine si la DSN mensuelle réelle a été envoyé et prise en compte c'est à dire après l'échéance. En clair, si l'envoi est fait avant l'échéance, il y aura un bloc 45 sinon il n'y en aura pas. C'est la raison pour laquelle on ne voit pas le bloc 45 dans l'onglet DSN en cours. On ne le voit éventuellement que dans l'onglet DSN transmise ou dans l'onglet texte DSN.
Divers
Transmission d’un FCTU mis en attente lorsque la date de clôture est supérieure de 3 jours à la date du jour.
Transmission d’un FCTU mis en attente lorsque le précédent FCTU est en cours d’émission ou émis.
Bulletin de régularisation :
- Le FCTU est regénéré
- Mise à jour des documents de clôture en prenant le cumul depuis la clôture.
Pas de possibilité de modifier le FCTU comme on le fait pour la DSN mensuelle.
Si les FCTU du mois ne sont pas transmis, on peut passer à la période suivante et transmettre la DSN mensuelle. Toutefois, un message d’alerte lors de la vérification (Gestion des règlements) sera affiché si tel est le cas.
Possibilité de voir d’autres colonnes dans les écrans.
Activer la gestion des arrêts DSN est obligatoire.
Lorsqu’on recalcule un bulletin, les FCTU des fiches liées (Fiches closes postérieures) ne sont pas regénérées.
Pas de FCTU pour certaines natures de contrat (Stage, contrat de soutien, service civique, mandat, etc…) et pour les exclusions DSN.
Si salarié en arrêt au moment de la clôture, rien à faire
Inconvénients
Récupération de l’AER
L’attestation employeur rematérialisée était précédemment disponible quelques instants après l’envoi de l’AED, qui était envoyé directement à pôle emploi.
Avec le FCTU, il semblerait que le délai soit quelque peu allongé (Environ 1h-1h30). En effet, le FCTU est d’abord envoyé au SI DSN. Ce dernier crée le fichier pivot et le stocke dans une « enveloppe ». Cette enveloppe n’est envoyée que lorsque qu’elle contient un certain nombre de fichiers,
Envoi en double FCTU et AED
Pôle emploi indique que cela peut engendrer des problèmes, il ne faut donc pas le faire.
En principe, le programme gère cette situation :
- Lorsque le FCTU est activé, le programme ne génère plus d’AED.
- La génération d’une AED est possible à partir de l’écran de gestion des FCTU à condition que le FCTU n’ait été validé.
Le FCTU dans le logiciel EIG
La transmission par anticipation est désormais autorisée 6 jours avant la date de clôture. L’AER est donc disponible avant la date de clôture, mais ne sera prise en compte par pôle emploi qu’à cette date.
Régularisation
Les salaires et les durées de travail sur l’AER sont téléchargés à partir de l’historique DSN (sauf pour les deux derniers mois qui sont envoyés directement dans le FCTU).
Si vous désirez corriger ces éléments parce qu’ils ne correspondent pas à ce que vous attendez (parce que peut être que le paramétrage DSN n’était pas correct à l’époque), voici la procédure à suivre.
ATTENTION : Les salaires et durées téléchargés et réorganisés par période de rattachement. Concrètement, cela veut dire que le salaire inscrit sur le bulletin au mois M n’est pas forcément égal au salaire inscrit sur l’attestation le même mois.
Exemple : Au mois M le salarié a un brut de 3000€. Au mois M+1, une absence sans solde du mois M est saisie pour 15 jours. Sur l’AER, les salaires indiqués seront les suivants : 1500€ pour le mois M (au lieu de 3000 sur le bulletin) et 3000€ pour le mois M+1(au lieu de 1500€ sur le bulletin). Il n’y a donc pas matière à correction dans ce cas.
Cette procédure n’est pas à confondre avec une régularisation de bulletin. Il s’agit ici de corriger les éléments qui ont été transmis en DSN et pas de corriger le bulletin.
Procédure
Sur un contrat terminé en février 2021, une régularisation de 100€ sur la période de décembre 2020 doit être réalisée.
Etape 1
Créer une régularisation sur la DSN de février avec période de rattachement décembre avec le code 002 assurance chômage. Ne pas oublier d’affecter le contrat concerné.
Etape 2
Dans la gestion FCTU, sélectionnez le contrat concerné et utilisez le bouton Autres traitements/Réinitialiser le FCTU.
Etape 3
La régularisation a été prise en compte avec la création d’un bloc 51 supplémentaire. Vous pouvez le vérifier, soit en cliquant sur DSN en cours pour visualiser la DSN, soit par l’édition récapitulatif FCTU.
Procédez alors à la retransmission.
Lorsque la période de paye suivante a été ouverte, il n’est plus possible de réinitialiser le FCTU. La raison est que les blocs 51 code 002 assurance chômage doivent être identiques en FCTU et en DSN mensuelle.
Dans notre exemple, si la période de mars 2021 a été ouverte et la DSN mensuelle de février transmise, elle ne sera pas identique à la période de février transmise dans le FCTU.
Voici la procédure à suivre :
- Créer un bulletin de régularisation sur la période de mars 2021 (Avec un brut et net à zéro).
- Le FCTU sera recréer et placé cette fois dans la période de mars 2021.
- Créer la régularisation DSN comme précédemment.
- Dans la gestion FCTU, sélectionnez le contrat concerné et utilisez le bouton Autres traitements/Réinitialiser le FCTU.
- Vous pouvez alors retransmettre le FCTU
- La DSN mensuelle de mars comportera aussi la valorisation de cette régularisation
Pour réaliser la régularisation des durées de travail rémunéré ou d’absence non rémunérée, la procédure est identique. A ceci près que dans la régularisation DSN, ce sont les blocs 53 (sous bloc du bloc 51 code 002) qu’il faudra régulariser.
L'attestation rematérialisée
Cadre 6.2
Il peut être surprenant de voir apparaitre des sommes intitulées [FP] Prime de sujétion spéciales dans les primes exceptionnelles. Ils s'agit de primes liées au code 043 qui a été utilisé pour déclarer les primes exceptionnelles lorsque le code 902 n'existait pas. Puis en début d'année 2020, le code 902 a été créé et il fallait modifier le paramétrage DSN en conséquence (cf. Doc de mise à jour décembre 2019 page 15).
Toutefois, Pôle emploi n'a pas pris en compte cette particularité, ce qui explique cette anomalie. D'autre part il est également possible que vous n'ayez pas fait la modification nécessaire début 2020
On constate ci dessus que la prime de janvier 2019 n'aurait pas du être prise en compte par pôle emploi.
En revanche, celle de 2020 sont dues à une mauvaise codification.
Cadre 6.3
La partie 6.3 Sommes versées à la rupture est remplie le bloc 52 code 020 Indemnité compensatrice de congé payé
Elle doit contenir :
- L'Indemnité compensatrice de congé payé versée en fin de contrat pour les CDD. Ou le cumul de l'ICCP si celle ci est versée tout les mois.
- Le paiement des congés payés non pris en fin de contrat pour les CDI
Le paramétrage DSN indique par défaut dans la codification du bloc 52 code 020 les rubriques suivantes :
- I_ICP : Indemnités congés payés pour les CDD
- CP_PAIE : Paiement des congés payés
Il ne faut donc pas utiliser la rubrique CP_PAIE pour payer exceptionnellement des congés payés en cours de contrat.
Vous pouvez, via la Fiche consigne 2510 consulter la correspondance entre les modèles d'attestation et les zones DSN.
Corriger l'attestation
L'attestation est rematérialisée par Pôle emploi en fonction d'une part, des données envoyées dans le FCTU, et d'autre part, des données reconstituées de l'historique DSN. Pour corriger ces dernières, il va être nécessaire de passer par une régularisation DSN.
Correction des données des cadres 6.2 et/ou 6.3
Dans l'exemple du cadre 6.2, il faut corriger les données du bloc 52, c'est à dire annuler les primes passées sous le code 043 et les repasser dans le code 902.
La période courante est celle qui n'a pas encore été transmise en DSN. En effet, la régularisation doit être faite à la fois sur le FCTU mais aussi dans la DSN mensuelle suivante.
La période de rattachement est la période ou a eu lieu l'erreur. Dans notre exemple, il faudra créer 6 régularisations car il y a 3 lignes à corriger (3 régularisations pour annuler pour le code 043 et 3 autres pour le code 902).
N'oubliez pas de sélectionner le contrat concerné.
Puis retournez dans la gestion du FCTU, sélectionnez le FCTU concerné et cliquez sur Autres traitements\Réinitialiser le FCTU.
Il ne reste plus qu'à le renvoyer.
Procédez de la même manière pour toutes les primes envoyées dans le bloc 52, par exemple pour corriger le code 020 indemnités de congés payés versées au moment de la rupture du contrat.
Le redressement et la liquidation judiciaire
Redressement judiciaire
Préambule
Lors d'un redressement judiciaire en cours de mois, il est nécessaire d'établir la paye en deux périodes :
- La première du 1er jour du mois à la veille du jugement.
- La deuxième du jour du jugement à la fin du mois
Ces deux périodes de paye seront envoyées en DSN sous deux fractions différentes.
Voici les différentes étapes à réaliser pour cette procédure :
- Dupliquer chaque section avec les mêmes paramètres : N° SIRET, adresse, etc
- Clôturer les fiches contrats en changement de situation à la veille du jugement et créer les fiches suite en choisissant la section dupliquée.
- Calculer la paye
- Générer la DSN
https://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/826/
Duplication de section
Dans gestion des associations, créer la section en reprenant l'adresse de la section dupliquée.
La section de déclaration doit également être dupliquée, car c'est elle qui va être utilisée pour la DSN
En GRH, dans liaison inter-section la section compte de charge, compte de tiers et virement doit être la même que la section dupliquée
Dans le paramétrage DSN, dupliquez la codification DSN de la section d'origine
Au niveau de l'onglet général, il faut modifier le numéro de fraction à utiliser pour les sections de déclaration.
- Indiquer 19 pour la section de déclaration initiale (celle utilisée pour la période d'avant le jugement)
- Indiquer 29 pour la section de déclaration dupliquée.
Ne pas oublier d'indiquer la dernière version de norme DSN en vigueur
Clôturer les fiches contrats
Avant de clôturer, vérifier que la zone Appliquer le nombre de jour non travaillés est à oui. Sinon, le contrat sera calculé sur tout le mois.
Les absences et les variables de paye doivent en principe être découpées en deux parties.
Créer les fiches contrats suite
A partir de la fiche clôturée, créer la fiche contrat suite à changement de situation
Calculer la paye
Pas de difficultés
Générer la DSN
Les données nominatives seront correctement générées en respectant les périodes de rattachement.
En revanche, au niveau agrégé, il sera nécessaire d'ajuster les dates des blocs 20 et 22
Liquidation judiciaire
https://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/2389/kw/redressement%20judiciaire
Historique des constantes contrats
Consultation de l'historique des constantes
Il est désormais possible de consulter les constantes contrats telles qu'elles étaient au moment du calcul de paye.
Dans la fiche contractuelle, en haut à droite, trois boutons sont présents :
- Le premier permet de d'expliquer le contrôle de saisie lorsque l'on est sur une zone soumise à contrôle.
- Le deuxième permet d'accéder au suivi de l'historique de la fiche et également à l'historique des constantes contrats
- Le troisième permet de voir la liste des fiches liées.
Pour le suivi de l'historique de la fiche, deux onglets sont disponibles, le deuxième contient l'historique des constantes sous forme de tableau :
Utilisation de l'historique des constantes
Il est possible d'utiliser une constante contrat dans le calcul d'une formule du gestionnaire de rubrique en utilisant un mot clé spécifique :
CONSTANTE(CONTRAT.AGEPERSONNE) qui donne l'age de la personne au mois du calcul de paye
Il est maintenant possible d'utiliser l'historique de la constante ;
CONSTANTEHIS(CONTRAT.AGEPERSONNE;01;2024) qui donne l'age de la personne en janvier 2024
Cela fonctionne également pour les constantes générales : CONSTANTEHIS(GENERAL.SMICMENS;02;2024) : SMIC en février 2024
Un autre mot clé permet de gérer les contrats en changement de situation :
CONSTANTE(CONTRAT.CIVJOURSTRAVAIL) donne le nombre de jour de travail civil du mois de paye en cours ( nombre de jour du mois diminuée en fonction de l'entrée sortie
CONSTANTEhis(CONTRAT.CIVJOURSTRAVAIL;1;2024) donne le nombre de jour de travail du mois de janvier 2024 pour la fiche contrat en cours. Toutefois, si cette dernière fait suite à un changement de situation effectué en juin 2024, le résultat sera égal à zéro. Il faut alors utiliser le mot clé suivant :
CONSTANTEhissitu(CONTRAT.CIVJOURSTRAVAIL;1;2024) donne le nombre de jour de travail du mois de janvier 2024 pour la fiche contrat en cours ou à défaut la fiche précédente. Mais il est possible d'avoir plusieurs changement de situation dans le même mois et dans ce cas le résultat sera le nombre de jour du dernier changement de situation.
CONSTANTEhiscumsitu(CONTRAT.CIVJOURSTRAVAIL;1;2024) donne le cumul du nombre de jour de travail du mois de janvier 2024 pour la fiche en cours et toutes les fiches précédentes en changement de situation
Contrat d'engagement éducatif
Le contrat d’Engagement Éducatif (CEE) a été créé par la loi n°2006-586 du 23 mai 2006. Il est proposé aux personnes exerçant des fonctions d’animation (éducateurs, animateurs et directeurs de centres) au sein d’un centre d’accueil collectif de mineurs.
Pour les cotisations au régime général de sécurité sociale, l’employeur peut choisir de calculer les cotisations sur le salaire réel ou sur une base forfaitaire.
Pour la retraite complémentaire AGIRC-ARRCO, les cotisations sont dues sur le salaire réel, via les bases exceptionnelles.
Le Contrat d’Engagement Éducatif est encadré par deux obligations :
- La totalité des contrats signés par le même salarié ne doit pas aller au-delà de 80 jours sur 12 mois consécutifs
- La rémunération journalière ne peut être inférieure à 2,20 fois le montant du SMIC horaire jusqu'au 30/04/25
- La rémunération journalière ne peut être inférieure à 4,30 fois le montant du SMIC horaire à partir du 01/05/25
Voir le lien suivant : Animation : qu'est-ce que le contrat d'engagement éducatif ? | Service-Public.fr
Le contrat, pour respecter les consignes DSN, doit être saisi de la manière suivante :
- Nature de contrat : 60 Contrat d'engagement éducatif
- Modalité du temps de travail : 99 non concerné
- Situation horaire : Horaire en jour
- Nb de jours : à renseigner
Avec ces informations, la dsn respectera les consignes au niveau du bloc 40.
S21.G00.40.007 : 60 Contrat d'engagement éducatif
S21.G00.40.011 : unité de mesure 12 journée
S21.G00.40.012 : Quotité de travail de référence de l’entreprise : Sera toujours égal à 20
S21.G00.40.013 : Quotité de travail du contrat : 15 dans l'exemple précédent
Sources :
https://www.agirc-arrco.fr/wp-content/uploads/2021/10/FAQ_Contrat_d_engagement_educatif.pdf