Entretiens-Formations
Suivi des entretiens professionnels
L'origine :
La loi du 5 mars 2014 a créé un entretien professionnel consacré aux « perspectives d’évolution professionnelle » du salarié en termes de « qualification et d’emploi ».
L’entretien professionnel ne porte pas sur l’évaluation du travail du salarié.
Il s’agit d’un temps d’échange sur ses compétences, ses projets notamment en termes de formation, de qualification, et d’emploi.
Ce qu'il faut retenir :
- L’entretien professionnel est obligatoire et doit avoir lieu tous les 2 ans.
- Indépendamment de cette périodicité, l’entretien professionnel doit également être systématiquement proposé au salarié qui reprend son activité à l’issue de certaines absences telles que le congé de maternité, le congé parental d’éducation, … (Article L. 6315-1 du code du travail).
- Cet entretien professionnel doit être déconnecté de tout entretien d’activité ou d’évaluation.
- Au bout de 6 ans, le législateur impose un « état des lieux récapitulatif » du parcours professionnel du salarié. Il est l’occasion de vérifier un certain nombre de points. A défaut et selon les cas, des mesures correctives seront organisées et/ou des sanctions financières appliquées (établissements de plus de 50 salariés).
L'orientation du module :
Afin de ne pas imposer des modèles d'entretiens type à nos clients, E.I.G. a décidé de fournir un outil orienté sur les points suivants :
- Accéder rapidement à la liste des entretiens d’un salarié.
- Ajouter et consulter tout type de documents dans le cadre de l’entretien professionnel.
- Consulter globalement la situation au regard des entretiens (fait, à faire, à prévoir).
- Simplifier l’utilisation du module (consultation, saisie, recherche et filtrage).
Les prérequis :
Ce module nécessite que la Gestion Électronique des Documents v 2.0 soit activée.
Accès au module :
Le suivi des entretiens professionnels est disponible à partir du menu principal au niveau du groupe « traitements divers ». Il vous suffit de cliquer sur l’item « suivi des entretiens ».
L'écran principal - Présentation :
Le suivi des entretiens se présente sous la forme d'une liste des salariés organisée suivant trois groupes d'informations :
- L’identification du salarié.
- Le dernier entretien connu.
- Le dernier emploi occupé.
Chaque colonne est cliquable et permet de trier la liste affichée.
Une barre de boutons située en haut de l'écran permet d'appliquer 2 types de filtrage sur la liste et offre un export natif au format Excel 2003 (.xlsx).
Le premier type de filtrage concerne la situation des salariés au regard de la paye.
Les options disponibles sont :
- Seulement les salariés actifs actuellement. Il s'agit donc des personnes ayant un contrat actif.
- Seulement les salariés non clos. Il s'agit de la même sélection que précédemment mais sans les salariés ayant un contrat clos sur la période de paye courante.
- Seulement les salariés clos. Il s'agit ici des salariés non actifs en paye.
Par défaut, le chargement de la liste est effectué sur l'option "Seulement les salariés actifs".
Le second type de filtrage concerne la situation des salariés au regard des entretiens professionnels.
Ce bouton vous permet de limiter la consultation sur les salariés ne disposant pas d'entretien ou ayant le dernier entretien connu datant de plus de 2 ans.
Ce bouton limite la consultation sur les entretiens réalisés et datant de moins de 2 ans.
Ce bouton permet de consulter les salariés pour lesquels au moins un entretien a été réalisé et dont le prochain doit être effectué dans l'année à partir de la période courante.
Ce dernier item vous permet d'afficher l'ensemble des salariés quel que soit la leur situation au regard des entretiens. Il s'agit de l'option appliquée par défaut.
Les deux types de filtrage sont inclusifs. Il s'applique mutuellement.
Vous pouvez ainsi sélectionner les salariés actifs ayant un entretien professionnel à prévoir prochainement.
L'écran principal - Utilisation de la liste :
Outre les options offertes par la barre de boutons, la liste des salariés offre elle-même un panel de fonctionnalités au regard de la recherche ou la sélection des données affichées.
Un simple clic-droit sur n'importe quelle cellule vous donne accès à un menu de filtrage des données de la colonne concernée.
Il est aussi possible d'effectuer des regroupements au sein de la liste.
Il vous suffit d'effectuer un glisser-déposer de la colonne (à partir de l'entête) vers le haut.
Et vous obtenez ce résultat :
Pour annuler le regroupement, double-cliquer sur le bouton portant le libellé de l'entête de colonne.
Vous pouvez bien sûr effectuer autant de regroupement que désirez.
Enfin, une recherche intégrée est disponible.
Cliquer sur la liste si cette dernière n'est pas active et taper directement au clavier le texte recherché.
Le texte de votre recherche est indiqué en haut à gauche de la liste.
Une surbrillance est effectuée sur les éléments contenant les caractères de la recherche.
Pour quitter ce mode, appuyer sur la touche "Suppr.".
Saisir un entretien :
Pour accéder à la liste des entretiens d'un salarié, sélectionner le et appuyer sur la touche "Entrée" ou double-cliquer sur ce dernier. Vous obtenez un écran similaire à celui-ci :
Ce dernier présente les informations suivantes :
- (1) le salarié concerné
- (2) la liste des entretiens triés par ordre décroissant sur la date de l’entretien
- (3) les documents associés (présents dans la GED) au salarié (tous les entretiens)
Ce dernier présente les informations suivantes :
Pour accéder à un document, il vous suffit de cliquer sur ce dernier.
La barre de boutons située à droite vous donne accès aux opérations de base (ajouter - F3, modifier - F4 et supprimer un entretien - Suppr).
Vous pouvez aussi utiliser la touche entrée ou le double-clic sur un entretien pour passer en modification.
En mode modification ou création vous obtenez l'écran de saisie ci-dessous :
Cet entretien peut avoir une vue détaillée ou simplifiée (comme ci-dessus).
Cette trame sert de fil conducteur lors de l’entretien professionnel, les entretiens sont historisés.
Outre les éléments du salarié, vous allez pouvoir sélectionner le responsable hiérarchique et la personne conduisant l’entretien (obligatoire) en cliquant sur le bouton « sélectionner ».
Cette trame concerne l’entretien professionnel (à l’embauche ou tous les 2 ans), mais également l’entretien après une absence de longue durée et l’entretien de bilan à 6 ans.
La vue détaillée permet la saisie d’un plus grand nombre d’éléments et s’adapte selon la nature de l’entretien (périodique, absence longue durée et bilan à 6 ans) :
1-FORMULAIRE POUR LES ENTRETIENS PERIODIQUES
Ce type d’entretien a un formulaire comprenant :
- La nature de l’entretien
- Le parcours professionnel et de formation hors association
- Le parcours professionnel et de formation dans l’association (les emplois occupés sont repris des fiches contrats présentes)
- La situation professionnelle actuelle (listing et évolution des compétences, compte CPF)
- Le projet d’évolution du salarié
- Le plan d’actions
- Et la conclusion.
2-FORMULAIRE POUR LES ENTRETIENS AU RETOUR D’UNE ABSENCE DE LONGUE DUREE
Ce type d’entretien a un formulaire comprenant comme sujets :
- Le motif de l’absence
- La continuité de l’activité
- L’évolution du poste suite à l’absence
- Le besoin en formation
- L’évolution des conditions de travail (adaptation du poste)
- Et la conclusion
3-FORMULAIRE POUR LES ENTRETIENS BILAN A 6 ANS
Ce type d’entretien a un formulaire comprenant comme sujets :
- La reprise des entretiens professionnels réalisés
- Le récapitulatif des actions réalisées
- Le bilan des écarts
- Le récapitulatif du parcours professionnel
- Et la conclusion
Pour ces 3 types de formulaires, vous aurez soit la possibilité de saisir dans une zone de texte, soit d’ajouter des éléments en cliquant sur +.
Dans les 3 cas, il y a des zones en bas permettant d’inscrire les signatures (par le responsable conduisant l’entretien et par le salarié).
Une fois l’entretien validé, vous avez la possibilité de l’imprimer et de l’enregistrer, soit en pdf soit en .docx.
La zone "Complément" vous permet d'indiquer une information qui sera reprise dans la partie "Commentaire" présente dans la liste des entretiens du salarié.
La partie droite vous permet de consulter le(s) document(s) associé(s) ou d'en ajouter un en cliquant sur le bouton "Ajouter une pièce jointe...".
Ce dernier charge la Gestion Electronique des Documents dans un mode spécifique aux entretiens professionnels. De fait les documents ajoutés ici ne seront pas consultable à partir de la GED du salarié.
Le bouton "Rafraichir" permet seulement de mettre à jour la liste si vous venez d'ajouter un document.
Le fait d'utiliser la GED offre les bénéfices suivants :
- La possibilité d'ajouter n'importe quel type de fichier (.doc, .docx, .pdf, .xls, xlsx, etc...) sans limite de taille.
- Assurer la pérennité des documents dans la mesure ou ils sont enregistrés dans une base de données sécurisée.
- Intégrer de nouveaux documents à partir de GEFI sans avoir à mettre en place une gestion de dossier partagés sur le serveur
Cycles
Cette dernière va filtrer selon l’année, les types d’alertes (6 mois et +, 1 mois 6 mois, +/- 15 jours) et les types d’entretiens va faire ressortir les dates d’alertes aux convocations d’entretien n°1…etc.
Pour chaque convocation et entretien (1,2,3 et le bilan), les éléments affichés seront :
- La date d’alerte
- La date de génération (avec un code couleur pour alerter sur les entretiens à venir)
- La date d’entretien
- La formation suivie
- L’obtention d’éléments de certification
- La progression salariale/professionnelle
- Et les risques de sanction
Cette édition est exportable.
Exporter
La liste principale des entretiens professionnels est également exportable.
Paramètres
L’icône paramètres va permettre de personnaliser les différents états vus plus haut (entretien périodique, bilan et de reprise) en cliquant sur +.
La personnalisation est possible pour chaque état avec la possibilité de rajouter des nouveaux champs (identifiés par des {}, accessibles dans insertion puis zones en haut à droite).
En savoir plus :
UNIFAF a mis en ligne un panel complet d'outils RH (disponible en téléchargement) concernant entre autres la gestion des entretiens professionnels.
Cela va de la conduite d'un entretien professionnel aux modèles d'entretiens.
De nouveaux paramétrages sont disponibles également au niveau paramétrage des éditions.
- Personne par défaut menant les entretiens
- Autoriser la saisie de la personne menant l'entretien hors du périmètre autorisé de l'utilisateur
- Autoriser la saisie du responsable hiérarchique hors du périmètre autorisé de l'utilisateur
C'est deux autorisations permettent à l'utilisateur saisissant l'entretien d'avoir accès à l'ensemble des personnes de la base même si ces personnes ne sont pas dans son périmètre initial, c'est à dire, si l'utilisateur n'a accès qu'à l'établissement A, et que le meneur d'entretien ou le responsable hiérarchique sont dans d'autres établissement, si on ne donne pas cette autorisation, celui qui saisit l'entretien ne pourra pas renseigner les personnes.
- Date de début à prendre en compte
- Nombre max de lignes d'emplois/formation sur l'édition
- Intervalles entre les entretiens (mois)
Par défaut pour un entretien tous les 2 ans et un bilan à 6 ans nous avons le paramétrage ci-dessus.
Il ne faut pas oublier que le bilan est toujours effectué au bout de 6 ans, cette périodicité n'est pas modifiable
Quand on modifie les intervalles des cycles un message d'avertissement apparait
A partir de la mise à jour de décembre 2023, au niveau du paramètre on a la case à cocher "Forcer la réinitialisation des cycles"
Un travail sur la gestion des cycles a été fait lors de la mise à jour de décembre afin de permettre la réinitialisation des cycles lors du premier lancement de l'écran suite à la mise à jour => afin d'établir correctement les cycles et mettre à jour correctement le statut des entretiens (OK, manquant ou autre)
Cette initialisation peut être forcée en cochant la case qui est disponible au niveau du paramètre.
Les modifications depuis la mise à jour de décembre 2023
Nous nous sommes mis en conformité avec la législation sur la gestion des entretiens. En effet, les périodes sur lesquelles les entretiens doivent être organisés est en fonction de la date d'embauche.
Si le salarié était présent avant le 05/03/2014, le début du 1er cycle est le 05/03/2014
Au niveau du logiciel nous avons tout de même ouvert la possibilité de calculer les périodes en fonction de la date de début d'activité.
Et les dates des prochains entretiens sont toujours calculés en fonction de la date d'embauche et non de la date du dernier entretien.
Par exemple date d'embauche 01/03/2018; entretien périodique tous les 2 ans et bilan au 6 ans
1er cycle : 01/04/2018 au 31/03/2024
entretien n°1 à effectuer avant 31/03/2020
entretien n°2 à effectuer avant 31/03/2022
entretien n°3 et bilan à effectuer avant 31/03/2024
Nous avons fait par contre un arbitrage afin de rattacher les entretiens au bon n°; on a pris la période de 6 mois (6 mois avant et après)
C'est à dire pour notre exemple précédente, l'entretien organisé entre 01/10/2019 et 30/09/2020 est topé en entretien n°1
et celui organisé entre 01/10/2021 et 30/09/2022 est topé en entretien n°2
et celui organisé entre 01/10/2023 et 30/09/2024 est topé en entretien n°3
Des améliorations sont encore à prévoir sur la gestion des entretiens, la possibilité de rattacher un entretien qui est en dehors de ces délais à l'entretien concerné, c'est à dire, donner la possibilité aux utilisateurs d'indiquer qu'il s'agisse de l'entretien n°1 même si la date est en dehors des 1 an (6 mois avant et après)