Gestion de la TVA
- Mise en œuvre de la TVA dans les programmes de saisie de comptabilité.
- La déclaration de la TVA
- TVA avec taux de récupération
Mise en œuvre de la TVA dans les programmes de saisie de comptabilité.
Pour les structures qui sont assujetties à la TVA pour tout ou partie de leur activité, l'application comptabilité propose de réaliser automatiquement le calcul de la TVA lors de la saisie en fonction des différents taux actifs pour les comptes concernés.
L'automatisation de ce calcul dans la saisie permettra de simplifier la génération de la déclaration mensuelle de la TVA.
Dans cette optique pour les ESAT qui utilisent la facturation commerciale EIG il est obligatoire d'effectuer une comptabilisation détaillée afin de pouvoir extraire les bases hors taxe de chaque facture lors de ce traitement.
1 Codification
C'est dans cet écran que sont également créés et codifiés les différents Taux de TVA actifs.
Chaque Taux est défini par un code, un libellé, un taux.
En fonction du type de TVA sélectionné Collectée ou Déductible le compte d'imputation doit être sélectionné.
Un écart maximum autorisé en saisie peut être renseigné pour gérer les problèmes d'arrondi.
Il est possible pour un établissement de choisir d'utiliser les codifications de Taux de TVA d'un autre établissement afin de centraliser la gestion des Taux de TVA.
Dans ce cas seuls les Taux de l'établissement sélectionné sont disponibles en saisie.
Au niveau des codes journaux une nouvelle case à cocher sert à indiquer que ce journal gère la TVA.
Si dans un même établissement des sections sont assujetties à la TVA et d'autres sont exonérées il est possible de gérer des codes journaux distincts selon les sections ; mais aussi d'utiliser un journal codifié avec TVA pour un section exonérée. Dans ce cas la zone de saisie de la TVA ne s'ouvrira pas.
Ainsi les ventilations ou les mouvements inter-section restent disponibles entre sections.
Si l'établissement émetteur n'est pas assujetti à la TVA mais doit réaliser des mouvements inter-sections vers des établissements assujettis à la TVA il est nécessaire de cocher la case avec TVA dans l'émetteur pour activer l'affichage de la zone code TVA.
Pour les journaux de trésorerie l'option avec TVA est disponible (y compris dans la Remise de chèques) mais uniquement pour les codes de saisie de type Pièce.
La structure des codes de saisie par bordereau qui génèrent automatiquement une contrepartie de banque pour chaque ligne saisie est incompatible avec l'option TVA.
2 Exploitation
L'automatisation du calcul de la TVA est mise en œuvre dans la saisie standard, dans les journaux automatiques et dans les pièces types standard.
Si la saisie se fait pour une section avec TVA et dans un journal avec TVA, la saisie d'un compte de classe 6,7 ou 2 va déclencher l'affichage de la zone Code TVA.
Si une valeur valide est renseignée dans cette zone, la validation de la ligne va automatiquement créer une ligne dans l'écran de saisie pour le montant de la TVA calculée en fonction du taux appliqué au montant hors taxe saisi.
Pour cette ligne le compte sera celui défini dans la codification du taux sélectionné.
En cas de saisie inter-section, la ligne de TVA est automatiquement imputée dans la même section.
Après création de cette ligne de TVA, la liaison entre la ligne hors taxe et la ligne TVA est conservée de manière à maintenir l'automatisation du calcul de la TVA si le montant hors taxe est modifié ou à contrôler que le montant de la TVA saisi reste valable par rapport au taux de TVA sélectionné.
Cette liaison entre les lignes hors taxe et TVA est conservée lors de la mise à jour dans la base de données et restaurée lors d'un accès en modification de la pièce.
Toute modification du montant hors taxe est donc automatiquement reportée dans la ligne TVA; toutefois le calcul se fait toujours en fonction du taux renseigné pour le code sélectionné au moment de la saisie actuelle.
Il est donc essentiel de ne pas modifier les taux des codes existants sans contrôle.
La saisie du code TVA n'est pas obligatoire même si la zone est proposée en saisie.
Il reste possible de créer manuellement une ligne TVA avec le montant souhaité si la situation l'exige.
Ainsi pour la TVA déductible si la base hors taxe n'est pas la totalité de l'achat mais une fraction de celui-ci, plutôt que de saisir 2 lignes pour identifier clairement la base de calcul du hors taxe, il peut être plus simple de saisir directement le montant de TVA connu.
Le contrôle de l'affichage de la zone de saisie de la TVA se fait en sortie de saisie du compte selon la section concernée.
L'automatisation de la création de la ligne de TVA ne peut s'effectuer que si la ligne en création est la dernière de l'écran, il est n'est pas possible d'insérer une ligne de TVA entre deux lignes déjà existantes.
La liaison entre les lignes hors taxe et TVA peut être rompue en fonction des modifications apportées à l'une des deux lignes.
Si le compte de la ligne hors taxe est modifié par un compte non concerné par la TVA, la validation de la ligne indique que des automatismes établis vont être perdus
Le même message est affiché si le code TVA est effacé.
Sur la ligne TVA modifier le compte va annuler les automatismes établis.
Une fois rompue la liaison entre les lignes hors taxe et TVA ne peux pas être rétablie.
La validation d'une pièce avec TVA effectue systématiquement un contrôle des montants des lignes TVA par rapport au montant de la ligne hors taxe liée et au code TVA saisi.
Si des écarts supérieurs à l'écart éventuellement autorisé sont détectés la validation de la pièce est refusée et un écran de contrôle est affiché avec les erreurs détectées.
L'utilisateur peut réaliser ce contrôle à tout moment en cliquant sur l'icône 
L'utilisation des ventilations est possible avec l'automatisation du calcul de la TVA.
Dans le cas d'une ligne ventilée pour un compte concerné par la TVA, la liste des codes TVA proposée est celle de la section courante.
Il est obligatoire que le même code TVA existe dans chaque section de la ventilation avec TVA.
Si une section de la ventilation n'est pas assujettie à la TVA le montant imputé sur cette section dans le compte de classe 6,7 ou 2 de la ligne hors taxe sera augmenté de la quote-part de la TVA calculée sur la base hors taxe qui ne peux pas être imputée sur un compte TVA dans cette section.
En cas de génération automatique d'une ligne d'équilibre le montant de celle-ci sera augmenté du total de la TVA calculé sur la base hors taxe saisie.
Positionnement de la zone Code TVA dans l'écran de saisie
L'ajout de la zone Code TVA entraine une modification des modèles de saisie.
Lorsqu'elle doit être affichée la zone Code TVA se positionne après les zones codes analytiques et avant la zone Echéance si ces zones sont affichées sinon en dernière zone de saisie après le libellé.
Si vous utilisez les modèles EIG vous n'avez aucune intervention à effectuer.
Si vous utilisez des modèles Association ou Utilisateur il est nécessaire d'aller dans le menu de gestion des modèles de saisie pour vérifier que cette nouvelle zone se positionne correctement et n'est pas en recouvrement avec les autres zones de saisie.
Lors de l'ouverture de l'écran de saisie des écritures si le modèle utilisé est incorrect le message suivant est affiché et la saisie ne peut continuer.
Les journaux automatiques
Le fonctionnement de l'automatisation de la TVA est identique dans la gestion des lignes des journaux automatiques (permanents et abonnements).
La liaison entre les lignes hors taxe et TVA est conservée ce qui permet une revalorisation immédiate des lignes TVA lors des modifications des montants des lignes hors taxe du journal.
Au cas ou une modification des taux de TVA intervient, si elle est réalisée dans le même code TVA, un bouton permet de revaloriser les montants des lignes TVA du journal en une seule fois.
Si le choix est fait d'utiliser un autre code TVA, la modification du code sur chaque ligne hors taxe effectuera la mise à jour du montant de la ligne TVA associée.
L'équilibre général du journal devra être réalisé manuellement.
Une fois générées, les lignes issues du journal automatique se comportent comme si elles avaient été saisies manuellement et les liaisons entre les lignes hors taxe et TVA restent actives en modification.
Les Pièces Types
Les Pièces Types Standard peuvent intégrer le calcul automatique de la TVA.
Il est nécessaire de créer un code de saisie Pièce Type avec TVA dans un journal avec TVA.
Dans la définition des lignes de la Pièce Type si le compte est renseigné il est possible de saisir le code TVA qui doit être utilisé.
Dans ce cas la génération des lignes de la pièce type utilisera obligatoirement cette valeur.
Si le compte est à saisir c'est lors de la saisie des divers éléments de la pièce type que la saisie du code TVA sera effectuée.
Si le compte n'est pas concerné par la TVA ou si la section destinatrice n'est pas assujettie à la TVA la valeur du code TVA sera ignorée.
La valeur de référence de la pièce type est en TTC, les % de répartition se font sur le TTC et l'on extrait la TVA de la valeur ventilée sur chaque ligne si il y a de la TVA pour ce compte.
Une fois générées les lignes issu de la pièce type se comportent comme si elles avaient été saisies manuellement et les liaisons entre les lignes hors taxe et TVA restent actives actives en modification.
La déclaration de la TVA
Cette fonctionnalité se trouve dans le menu Traitements Périodiques.
Le calcul des valeurs nécessaires à l'établissement de la déclaration de la TVA s'effectue au mois.
En entrée du programme l'utilisateur sélectionne à quel mois s'effectue le traitement.
Les pièces comptables des mois précédents qui n'ont pas été prises en compte dans les déclarations des mois antérieurs sont recherchées et intégrées aux montants si elles répondent aux critères définis.
La même recherche sera effectuée sur l'exercice précédent si l'utilisateur coche cette option.
La détermination du montant de TVA à déclarer (à payer ou créditrice) sera calculée sur le solde entre le montant de la TVA Collectée à reverser et le montant de TVA payée Déductible ainsi que de l'éventuel crédit de TVA.
TVA Collectée
Pour la TVA encaissée le traitement recherche les pièces comptables qui contiennent de la TVA encaissée et leur exigibilité au regard de la nature de la facture et de la codification TVA de la section.
Les pièces candidates sont identifiées par recherche des pièces mouvementant des comptes de racine 4457 à l'exclusion des pièces de régularisation TVA et de règlement TVA.
Si la section est codifiée comme TVA sur les Débits, toutes les pièces comptables avec TVA non encore traitées pour le mois et les mois précédents (exercice N-1 compris si nécessaire) sont ajoutées à la liste proposée.
Si la section est codifiée comme TVA sur les Encaissements les pièces comptables avec TVA sont ajoutées à la liste proposée uniquement si elles ont été réglées à la date du traitement.
Pour déterminer si une pièce comptable est réglée, le traitement recherche si la pièce comptable a fait l'objet d'un lettrage par une pièce de type trésorerie.
Il est donc essentiel d'effectuer des lettrages pièce par pièce et non pas en un lot regroupant plusieurs factures différentes et plusieurs règlements.
La déclaration de la TVA nécessite de déterminer la base hors taxe pour chaque taux de TVA faisant l'objet d'un montant déclaré.
La détermination de ces bases HT par taux est le traitement nécessitant le plus d'attention.
Le calcul de la base HT par taux d'une pièce comptable avec TVA sera effectué en fonction de l'origine de la pièce comptable.
Une grande majorité des factures avec TVA peuvent provenir de la facturation commerciale EIG.
Dans ce logiciel il est obligatoire de codifier la comptabilisation des factures en mode détaillée afin de pouvoir identifier pour chaque facture le montant HT.
La génération des écritures comptables de la facturation commerciale EIG indique le taux de TVA concerné dans le libellé de la ligne mouvementant chaque compte de TVA.
Le taux et la base HT pour chaque facture doivent donc être identifiés.
Pour les factures qui contiennent plusieurs lignes de produits dont certaines ne sont pas soumises à la TVA, ou qui concernent plusieurs taux de TVA, le traitement va effectuer une recherche des valeurs correctes.
Si cette recherche ne permet pas de lier de manière certaine les montants TVA à leur base HT, la pièce est ajoutée à la liste des pièces nécessitant une intervention de l'utilisateur.
Les factures saisies dans le logiciel de comptabilité EIG avec utilisation du calcul automatique de la TVA contiennent tous les éléments nécessaires à la détermination du montant de la base HT.
Pour les factures avec TVA ayant une autre origine, le traitement effectue plusieurs types de calculs en fonction de la structure de la pièce; notamment selon le nombre de ligne de TVA et de produits.
Pour ces divers calculs le paramétrage du traitement de la TVA prévoit la possibilité d'indiquer un écart maximum autorisé lors des calculs de détermination des bases HT.
Un autre écart peut être renseigné spécifique pour la facturation commerciale EIG.
- 1 seul compte de TVA avec un Taux renseigné
La base HT doit être la somme des lignes des comptes produits.
Si un éventuel écart ne dépasse pas l'écart maximum autorisé, la pièce est acceptée.
En cas d'écart non autorisé, effectue le le calcul de la TVA pour chaque ligne; si la somme est identique au montant de la TVA de la pièce, celle-ci est acceptée.
Si l'écart persiste et qu'il n'y a que 2 lignes de produits, une des deux lignes est la base HT et l'autre est marquée comme exonérée.
- 1 seul compte de TVA mais pas de Taux renseigné
Tentative de calculer le taux à partir des lignes produits.
Si une seule ligne de produit, ou plusieurs sans lignes exonérée le taux peut être correct.
Le taux calculé est comparé aux taux définis, si il est trouvé la pièce est acceptée.
Si le taux n'est pas trouvé dans cette liste mais qu'il n'y a qu'une seule ligne de produit, il est accepté, ce qui peut donner un taux incohérent. L'utilisateur pourra le modifier ensuite.
- 1 seul compte de TVA sans Taux renseigné mais plusieurs lignes de TVA
Si il y a autant de lignes de produits que de lignes de TVA, effectue les différents appariements possible et la comparaison avec les taux codifiés.
- Plusieurs comptes TVA avec le Taux de renseigné
Recalcule le HT pour chaque compte à partir du montant et du taux.
Somme les HT et comparaison avec la somme des lignes produits de la pièce.
Si un éventuel écart ne dépasse pas l'écart maximum autorisé, la pièce est acceptée.
Si pièce de facturation commerciale EIG qui dépasse l'écart autorisé et que cette pièce contient des lignes de remises, le traitement tolère un écart augmenté.
Si l'écart ne dépasse pas 5 centimes et autant de lignes de produits que de lignes de TVA, effectue les différents appariements possible et comparaison avec les taux codifiés.
Si aucune solution de trouvée, l'utilisateur devra intervenir.
- Plusieurs comptes TVA sans le taux de renseigné
Aucune solution, l'utilisateur devra intervenir.
Pour chaque pièce acceptée, les montants HT et de TVA par comptes de TVA et taux identifiés sont ajoutés aux montants de totalisation de la TVA encaissée au mois sélectionné.
Les montants des lignes de produits exonérées sont aussi totalisés.
Les pièces avec TVA dont la base HT est incorrecte pourront être gérées directement par l'utilisateur.
En fin de traitement un tableau récapitule les valeurs calculées et leurs détails.
Total des Ventes HT (pièces avec ou sans TVA)
Montants des TVA encaissées (débit, crédit, solde)
Montants des TVA réglées (débit, crédit, solde)
Montants de la TVA correcte (taux et base HT corrects pour des pièces réglées)
Total des bases HT des TVA réglées.
Tableau des valeurs par taux de TVA identifiées
Taux, débit, crédit, Solde, base HT
Tableau des pièces exclues par TVA (suite à sélection de l'utilisateur)
Taux, débit, crédit, Solde, base HT
Totalise les valeurs pour les Pièces avec TVA sans taux identifié (base inconnue)
Taux, débit, crédit, Solde, base HT
Montants des ventes exonérées
Pour information les totaux par code de saisie des Pièces traitées sont affichés.
L'utilisateur peut intervenir sur les différents cas.
Un double clique sur une ligne de taux, fait passer en affichage détaillé des pièces qui ont des lignes de TVA pour ce taux.
Cet écran permet de voir le détail des lignes avec le statut réglée et en mode Encaissement le lettrage associé à ce traitement.
Une pièce avec plusieurs taux sera affichée en intégralité dans la liste de chaque taux.
Si mode Débit
Possibilité d'exclure une Pièce
Si mode Encaissement
Affiche dans la colonne Réglée son statut (valeur "oui" si elle est sélectionnée)
Possibilité de forcer une pièce à réglée ou de l'exclure.
Les lignes forcées ont OUI (majuscule) dans la colonne Réglée.
Si nécessaire il est possible d'annuler le traitement de préparation des bases HT pour une Pièce ce qui a pour effet de l'ajouter à la liste des pièces avec "bases inconnues".
Pour effectuer cette annulation il faut double-cliquer sur une ligne TVA de la Pièce et confirmer.
Gestion des bases inconnues
L'utilisateur accède à la liste de ces Pièces en cliquant sur le bouton "Gérer les bases inconnues"
Plusieurs situations peuvent être à l'origine des ces bases inconnues.
- Les taux sont identifiés mais le programme n'a pas pu calculer les bases HT.
Trop de lignes de produits ou montant HT incorrect ou présence de lignes non soumises à TVA.
Un double clique sur une ligne TVA fait passer dans un écran de sélection des lignes produits.
Si il y a plusieurs lignes de TVA, un message indique qu'il faut traiter toutes les TVA.
Il est impossible de valider les saisies si une pièce n'est pas totalement traitée.
L'écran de sélection affiche le compte, le taux et le montant de TVA.
Dans la liste des lignes de produits non encore traitées, l'utilisateur sélectionne celles qui constituent la base HT de cette TVA.
Le solde de la sélection doit être égal au montant de la TVA traitée.
Si le programme détecte un écart inférieur à 5 centimes il demande confirmation à l'utilisateur.
Quand toutes les lignes de TVA ont été corrigées la Pièce est acceptée.
- Aucun taux de TVA n'a pu être calculé
Cas d'une saisie avec un compte TVA sans utiliser la saisie TVA EIG par exemple.
Si il y a au moins un compte de produit l'écran de sélection s'affiche.
L'utilisateur doit renseigner le taux et sélectionner les lignes de produits de la base HT.
Le solde de la sélection doit être égal au montant de la TVA traitée.
Si le programme détecte un écart inférieur à 5 centimes il demande confirmation à l'utilisateur.
Si il reste une ligne de produit quand toutes les lignes de TVA sont correctes, elle est considérée comme une ligne exonérée.
Pour corriger les Pièces mal structurées l'utilisateur peut modifier le montant d'une ligne de produit pour ajuster les bases HT.
Cela ne modifie pas les lignes réelles en comptabilité mais permet de gérer les situations bloquantes.
Tant qu'il reste dans cet écran l'utilisateur peut annuler les saisies et recliquant sur une des lignes de TVA.
Suite à validation la consultation de ces Pièces dans la liste par Taux ajoute des indicateurs "Tx Forcé" sur les lignes TVA sont le taux a été saisi et "Modif." sur les lignes de produits dont le montant a été modifié.
TVA déductible
Pour la TVA déductible le traitement recherche les pièces comptables qui contiennent de la TVA déductible.
Les pièces candidates sont identifiées par recherche des lignes mouvementant des comptes de racine 4456 à l'exclusion des pièces de régularisation TVA et de règlement TVA.
Il n'est pas nécessaire d'identifier la base HT mais il faut distinguer les achats Immos des achats Biens.
L'exigibilité est la date de la facture pour les Biens et peut être la date de règlement pour les Services sauf si choix TVA acquittée sur les débits.
Il est obligatoire de respecter ce schéma comptable suivant :
Dans le cas TVA sur encaissement, la TVA est saisie dans le compte 445800 "TVA déductible sur les encaissements".
Lors du règlement le montant doit être mouvementé entre les comptes 445800 et 4456600.
Donc tous les mouvements non traités sur le 4456600 sont considérés comme à traiter.
Le bouton gérer la liste donne accès à un écran qui présente en détail les pièces comptables sélectionnées et pour chacune d'entre elles le type affecté "Biens ou Immos".
Sur chaque pièce comptable l'utilisateur peut modifier le type affecté.
Une pièce peut également être exclue de la liste pour le traitement en cours.
Comptabilisation de la déclaration de la TVA
Une fois les montants TVA Collectée et TVA Déductible sont correct, l'utilisateur peut effectuer la comptabilisation de la TVA au mois sélectionné.
La préparation des écritures comptables est effectuée en calculant le solde des lignes TVA Collectée et celles des lignes TVA Déductible l'ensemble étant équilibré par le compte TVA à payer ou Crédit de TVA comme indiqué dans les paramètres.
Le montant de ce solde est arrondi à l'euro, l'écart est comptabilisé en charge (658) ou produit (785).
Les pièces sélectionnées et régularisées sont validées par ce traitement, ainsi que la pièce de comptabilisation qui a été générée.
TVA avec taux de récupération
Dans les situations où la TVA ne peut pas être intégralement récupérée mais où il nécessaire d'appliquer un taux de récupération sur la TVA la codification des différents taux permet de renseigner ce taux de récupération.
Dans le programme de saisie des factures la détermination du montant de la TVA à partir du montant hors taxe saisi et en fonction du code de TVA sélectionné effectue automatiquement le calcul de la valeur réellement récupérable.
Le différentiel entre le montant de la TVA et le montant réduit calculé est immédiatement réimputé sur la ligne du montant hors taxe et le cas échéant sur les imputations analytiques.
Codification du taux de récupération:
Dans l'écran de gestion des taux de TVA une nouvelle zone permet de saisir le taux de récupération à utiliser.
Cette valeur est comprise entre 0 et 0.99; la valeur 0 est la valeur par défaut et n'entraine aucune modification du montant standard de TVA calculée.
Saisie des écritures :
Au cours de la saisie d'une facture avec TVA le montant hors taxe doit être renseigné pour sa valeur normale.
Suite au choix du code de TVA à utiliser, le programme calcule le montant de la ligne de TVA à partir du taux renseigné pour ce code et si nécessaire applique le taux de récupération.
Le montant de la ligne hors taxe est immédiatement modifié pour intégrer le différentiel entre le montant de la TVA avant application du taux de réduction et celui après application de ce taux de réduction.
La modification d'une pièce ainsi créée que ce soit au cours de la même session de saisie ou depuis la consultation de la comptabilité conserve les données à partir desquelles le montant non standard de la TVA a été calculé.
L'affichage de la ligne hors taxe colore la zone code TVA en rouge clair pour indiquer que le code utilisé supporte un taux de récupération.
Le montant hors taxe qui inclue le différentiel de TVA calculé ne sera pas considéré comme un montant hors taxe standard sur lequel recalculer à nouveau la TVA avec le taux plein.
L'utilisateur en validant ce montant et cette ligne ne va pas forcer un nouveau calcul de TVA sur lequel le taux de récupération sera appliqué.
De même les contrôles de cohérence entre le montant hors taxe et le montant de la TVA tient compte du calcul particulier du montant de la TVA et n'indique pas d'erreur de montant.
En revanche la saisie d'un nouveau montant hors taxe déclenche un nouveau calcul de la TVA à partir des éléments de codification du code : le taux de TVA et le taux de récupération.
Le même traitement de report sur la ligne hors taxe du différentiel entre le montant TVA standard et celui calculé avec le taux de récupération sera effectué suite à validation du nouveau montant hors taxe.
Toutes les imputations analytiques associées au compte de la ligne hors taxe sont immédiatement modifiées avec la nouvelle valeur.
En cas de ventilation analytique les montants respectifs de chaque code analytique sont modifiés selon les pourcentages affectés à chaque code à partir du nouveau montant.
L'utilisation de ventilations générales sur la ligne hors taxe est possible pour les codes TVA codifiés avec un taux de récupération.
Chaque ligne hors taxe ventilée sera automatiquement traitée et modifiée de la valeur du différentiel entre le montant de la TVA standard et celui de la TVA après application du taux de récupération.
Si une des sections de la ventilation n'est pas concernée par une TVA avec un taux de récupération, le calcul standard de la TVA est appliqué.