Le paramétrage

Il est lié au menu "Général" dont la présentation change selon le niveau sélectionné.

Le paramétrage général

Le paramétrage général

Il se définit d'abord au niveau Association :

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Présentation du menu "Général"

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Il s'agit du premier bouton du menu "Général" représenté par l'icône

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L'option "Paramétrage Section" s'active une fois positionné sur un niveau établissement.

L'initialisation du logiciel commence par les "Paramètres généraux". Quand ceux-ci existe déjà, ils sont affichés par défaut. Il faut utiliser le bouton "Modifier la fiche courante" pour y accéder.

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Le numéro d'établissement de référence du plan comptable permet de faire référence à un seul plan comptable pour l'ensemble des comptes utilisés dans ce programme. Pour être utilisé, un compte 21, 28 ou 68 doit exister dans ce plan de référence.

Les différents comptes sont issus de l'ancienne nomenclature comptable M21bis reconduits dans la nomenclature comptable M22bis actuellement en vigueur.

La date des derniers amortissements passés est initialisée au démarrage du logiciel et permet de caler les amortissements déjà réalisés sur  un autre logiciel. Il n'y a pas lieu de la modifier SAUF si l'association absorbe de nouvelles structures. Dans ce cas, il convient de la modifier afin de caler les amortissements de ces nouvelles structures avec celles précédemment réalisées.

Les documents numériques permettent d'avoir une Gestion Electronique des Documents (GED) dans les fiches immobilisations. Le chemin d'accès et le nom du répertoire dédié aux immobilisations sont renseignés.

Les paramètres de calcul par défaut

Mode de calcul des amortissements

Il permet d'indiquer à quel moment commence l'amortissement après l'achat et la mise en service du bien. Deux choix sont proposés :

Automatisation de la numérotation

Les choix proposés sont les suivants :

La numérotation automatiques des fiches s'effectue sur 10 caractères. 

Quel que soit le choix adopté, il est commun à toutes les structures. Mais la numérotation est individuelle par section. Ainsi, dans chaque cas précédemment énuméré :

Particularité du logiciel EIG

Il n'est pas possible dans EIG d'effectuer de cession, réforme (mise au rebut) ou transfert vers une autre structure, partiel. Donc à partir d'une fiche d'immobilisation, il faut procéder à la notion "d'éclatement" mais si la numérotation est automatique, il peut être difficile de suivre les fiches immobilisations entre un numéro initial et de nouveaux numéros créés par cette manipulation.

Pour plus d'informations à ce sujet, se référer à l'adresse :

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-immobilisations/page/eclater-une-immobilisation

Génération des écritures comptables

Cochée, cette case permet de générer automatiquement les amortissements, dotation, écritures de sortie dans la comptabilité. Non cochée, il faut les saisir manuellement dans la comptabilité.

Gestion des provisions mensuelles

Si cette case n'est pas cochée, le programme passe une écriture annuelle de dotation en décembre. 

Si elle est cochée, le programme passe un douzième (12ème) de dotation mensuellement appelé provision. Ainsi pour une dotation annuelle de 1300 euros, le programme passe 1300 / 12 = 108,33 euros de janvier à novembre et le solde soit 1300 - (108,33 * 11 = 1191,63) = 108,37 euros en décembre. Cette option est de plus en plus pratiquée surtout par les structures en CPOM qui sont dans l'obligation de pratiquer l'EPRD et l'ERRD.

De plus en plus, les suivis budgétaires, en cours d'année, s'effectuent mensuellement. Y compris pour les comptes 68 de dotations aux amortissements. Si le budget est suivi mensuellement, il faut que le réalisé soit adapté.

Comptabilisation des provisions dans les comptes d'amortissement

La question des provisions mensuelles s'accompagne d'une autre question, faut-il comptabiliser les 11 mois de provisions dans le compte d'amortissement lié au compte d'immobilisation ou dans un compte d'attente qu'il faut solder en décembre pour passer le montant total dans le compte d'amortissement ?

Il fut un temps où des responsables comptables d'association ou leurs interlocuteurs de cabinet comptable ne voulaient pas voir 12 lignes dans un compte d'amortissement. 

Nous avions donc créé un compte d'attente de provisions qui recevaient les écritures de janvier à novembre et qui se soldait automatiquement en décembre pour alimenter le compte d'amortissement  avec le montant global de la dotation.

A notre époque, cela ne choque pas d'avoir 12 lignes d'écritures dans un compte 28. Ce qui fait que la codification n'est quasiment plus utilisée. Néanmoins, elle reste présente et permet de codifier un compte unique qui est repris dans chaque section.

Utilisation des paramètres de calculs par défaut

Cette case, cochée par défaut, est reprise automatiquement lors de l'activation d'un nouvel établissement.  Si elle est décochée à ce niveau, cela permet à chaque établissement d'avoir un paramétrage indépendant.

Utilisation des types d'immobilisations association

Les types d'immobilisations correspondent aux schémas comptables des d'immobilisations. Il est possible de les définir au niveau association pour l'intégralité des établissements et donc garantit l'utilisation des mêmes comptes par tous.

Si cette case est décochée ici, cela permet à chaque établissement de gérer des comptes d'immobilisations, amortissements et dotations différents. Ce qui peut générer des difficultés lors des consolidations.

Pour plus d'informations sur les types d'immobilisations, se référer à la page :

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/immobilisations/page/les-types-dimmobilisations

Le paramétrage établissement et le paramétrage section

Le paramétrage établissement

Il n'est actif qu'au niveau association. Il s'agit du deuxième bouton du menu général représenté par l'icône

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Ce paramétrage permet d'activer les établissements concernés par la gestion des immobilisations et d'en modifier le paramétrage pour le rendre indépendant.

Pour plus d'informations sur l'activation d'un nouvel établissement ou d'une nouvelle section, il faut se reporter à la page wiki :

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-immobilisations/page/activer-une-nouvelle-section-en-immobilisation

Le bouton "Modifier la fiche courante" permet à l'utilisateur de gérer les emplacements géographiques sur des niveaux différents. Soit au niveau établissement qui seront communs à toutes les sections. Soit au niveau section, chaque section ayant ses propres lieux. Il est également possible 

Les autres paramètres sont figés de sorte que l'organisation définie à un niveau supérieur soit appliquée par tous :

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"Utilisation des paramètres de calcul personnalisés" : si la case n'est pas cochée, ce sont les paramètres généraux qui s'appliquent. Si elle est cochée, l'utilisateur peut décocher la génération des écritures comptables (déconseillé). 

Le nombre de niveaux des lieux commence à 1 et se termine à 3. L'idée est de répondre à l'ensemble "Bâtiment - Etage - Pièce"

Le paramétrage section

Il n'est actif que sur un niveau établissement

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Présentation du menu "Général"

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Il s'agit du 3ème bouton.

Il permet d'activer une ou plusieurs sections, de modifier le nombre de niveaux de lieux géographiques à gérer (de 1 à 3, par défaut 1) et de gérer les autorisations  de visualisation et modification des adresses 

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Plus d'informations sur les lieux géographiques à l'adresse

A venir

Et sur la gestion des adresses à l'adresse :

A venir

La gestion des profils et l'extracteur

La gestion des profils

Elle est active au niveau association ou sur un vieau établissement. Elle permet de codifier des profils de consolidation sur le même principe que les traitements regroupés en Comptabilité.

Elle est présente dans le menu "Général" et est représentée par l'icône

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Par les boutons de création, modification, il est possible de créer un profil auquel il faut donner une désignation et indiquer les structures à prendre en compte. Pour cela, soit cliquer sur une section de la colonne de gauche et faire glisser la souris vers la colonne de droite ou faire un double-clic sur une section de la colonne de gauche, la section est automatiquement basculée vers la colonne de droite.. Ne pas oublier de valider avec le V vert.

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C'est lors des éditions sur le niveau association ou sur un niveau établissement que la gestion des profils est proposée.

L'extracteur

Ce bouton est présent dans le menu "Général" quel que soit le niveau sélectionné et est représenté par l'icône

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Il active un autre programme (EIG extracteur) qui permet de codifier des profils d'extraction des données liées à la gestion des immobilisations :

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Les types d'immobilisations

Un type d’immobilisations établit une règle d’enregistrement comptable, et définit un mode de calcul d’amortissement sur une  durée prédéfinie.
Cette modalité évite à l’utilisateur des anomalies d’enregistrements, ainsi que la diversification et la multiplicité de ses comptes comptables.

Cette gestion est la première du menu "Fichiers de base", elle est représentée par l'icône

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Elle est active quel que soit le niveau sélectionné, association, établissement ou section selon l'organisation de la structure.

Si elle est utilisée au niveau association, cela permet d'uniformiser les comptes à utiliser dans toute l'association et évite les imputations comptables différentes en cas de consolidation.

La liste est affichée par ordre alphabétique de la désignation :

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Le type d'immobilisation est constitué des éléments suivants :

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Le code du type de l'immobilisation : il est généré par le programme. Il n'y a pas lieu de le modifier.

La désignation : à saisir par l'utilisateur. La zone peut contenir 60 fois la lettre W (la plus large). Elle correspond à l'intitulé du numéro de compte d'immobilisation.

Le type d'amortissement : par défaut, le programme propose "Linéaire". Les autres choix possibles, par menu déroulant, sont "Dégressif", "Variable" ou "Non amortissable". Cette information est reprise dans les fiches d'immobilisations et y sont modifiables.

Les 4 comptes suivants sont à sélectionner dans un menu déroulant déroulant pointant sur le dossier comptable défini dans les paramètres généraux. Les comptes sont affichés dans chaque fiche d'immobilisation et n'y sont pas modifiables.

Le compte d'immobilisation : il correspond à l'intitulé du type d'immobilisation. Il contient la valeur d'achat du bien. C'est un compte de classe 2.

Le compte d'amortissement : compte 28 lié au compte d'immobilisation. Il reçoit l'amortissement de l'exercice.

Le compte de dotation : compte 68 qui reçoit la dotation de l'exercice.

Le compte d'attente de provision : la zone est accesssible en fonction du paramétrage général ou du paramétrage spécifique de l'établissement.

La durée : il est possible de renseigner une durée par défaut d'amortissement. Cette donnée est reprise dans les fiches d'immobilisations et y sont modifiables.

Pour rappel / information, il existe des taux d'amortissements officiels selon la nature des biens : 

Familles de biens Types de biens Taux (%) Durée (années)
Construction Bâtiments commerciaux 2 à 5 20 à 50
  Bâtiments industriels 20
Matériel et outillage Matériel 10 à 15 6 1/2 à 10
  Outillage 10 à 20 5 à 10
  Matériel de bureau 10 à 20 5 à 10
Autres immobilisations Matériel de transport 20 à 25 4 à 5
  Mobilier 10 10
  Agencements, installation 5 à 10 10 à 20
  Brevets 20 5

Source : https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/4520-PGP.html/identifiant=BOI-BIC-AMT-10-40-30-20130923

Pour plus d'informations sur le paramétrage général, se référer à la page :

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/immobilisations/page/le-parametrage-general

Pour plus d'information sur le paramétrage établissement, se référer à la page :

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/immobilisations/page/le-parametrage-etablissement-et-le-parametrage-section

 

Les lieux géographiques

Principe

La gestion des lieux géographiques permet, au sein de l’applicatif des immobilisations, de cartographier les biens au sein  de la structure. Le but est de fournir une information rapide sur la recherche et/ou de procéder à un inventaire PHYSIQUE.

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L'accès se situe dans le menu "Fichiers de base" et est représenté par l'icône image-1744200300995.png.

Il est présent au niveau établissement et au niveau section. Selon le paramétrage établissement / sections, ce sont les lieux du niveau établissement ou les lieux particuliers de la section qui s'appliquent.

Son utilisation n'est pas obligatoire mais sans elle, pas d'inventaire possible.

Codification de la case "Utilisation des lieux géographiques établissement"

Les niveaux de lieux

Afin de permettre une autonomie dans la gestion des lieux, EIG a prévu de pouvoir les décliner sur 3 niveaux de façon à pouvoir renseigner un bâtiment, un étage et une pièce.

il n'y a aucune obligation à gérer 3 niveaux, 1 seul peut être utilisé ou 2. Le nombre de niveaux à utiliser est paramétré dans les paramètres établissement et/ou section.

Pour plus d'information sur ces paramétrages, se référer à l'adresse  https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/immobilisations/page/le-parametrage-etablissement-et-le-parametrage-section

Présentation

La première fois que l'option est activée, la liste est vide. Si des lieux existent au niveau établissement, ils apparaissent dans la colonne de droite. Les lieux de la colonne de gauche sont ceux de la section.

Présentation sans lieux établissement et des lieux sections de niveau 1

Ecran global

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En détail

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Présentation sans lieux établissement et des lieux sections de niveau 1 et 2

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La saisie d'un lieu

La saisie commence par poser la question suivante :

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Dans le cas ci-dessus, la saisie des lieux ne se fait qu'au niveau 1. Dans le cas suivant, elle peut se faire sur 2 niveaux :

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La saisie du lieu secondaire est possible.

Attention, par défaut, le programme affecte toujours le lieu secondaire au 1er lieu principal de la liste. Il faut systématiquement sélectionner, à chaque fois, le lieu principal où affecter le lieu secondaire.

La fenêtre de saisie

Lieu de niveau 1

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Le code lieu est propre à chaque structure. Il s'agit d'un code alphanumérique de 1 à 4 caractères. 

La désignation est obligatoire. Elle peut contenir 60 fois la lettre W (la plus large de l'alphabet).

La liste des lieux déjà existants est afichée pour rappel.

Il est possible d'associer une adresse à un lieu.

Pour plus d'informations sur les adresses, se référer à la page :

A venir

Lieu de niveau 2

Comme il est précisé plus haut, il faut sélectionner le lieu principal sinon la saisie est affectée au 1er lieu principal de la liste

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Le lieu principal est affiché pour rappel et les lieux de niveau 2 existants également.

Seuls le code lieu et la désignation sont obligatoires.

 

Les adresses

Un peu d'histoire

Lors de la refonte de la version DOS du logiciel vers la version Windows, nous avions sollicté quelques clients lors de formation pour leur demander ce qui manquait au contenu de la fiche d'immobilisation par rapport à ce qu'elles y renseignaient dans leur ancien logiciel. Certaines personnes pouvaient renseigner des références de contrat d'assurance et de maintenance.

De plus, certaines structures, les Centre d'Hébergement et de Réinsertion Sociale (CHRS), possédaient des studos ou petits appartements où loger leurs usagers. Les biens de chaque logement étant à la charge de l'association, en cas d'inventaire physique, il faut pouvoir situer ces biens.

D'où l'idée d'associer l'adresse aux lieux géographiques et par extension de renseigner les adresses des fournisseurs, société de maintenance et compagnie d'assurance.

La gestion dans EIG

Elle se situe dans le menu "Fichiers de base" au niveau section et est représentée par l'icône image-1744816901072.png.

Lors du 1er lancement, la liste est vide. 

Ensuite, elle est présentée dans l'ordre alphabétique des désignations :

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A noter que si un fournisseur effectue également la maintenance du bien, son adresse doit être enregistrée 2 fois comme présenté ci-dessus.  

Avantage de cette méthode

Anticipons un peu le contenu de la fiche d'immobilisation, dans celle-ci, il existe un onglet où enregistrer ces informations

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Présenté ainsi, les données sont saisies manuellement. Si la structure change d'assureur ou de société de maintenance, il faut modifier toutes les fiches une par une.

En revanche, si le prestataire est renseigné par une adresse, il convient de modifier le contenu de l'adresse. Ainsi le lien entre l'adresse et la fiche d'immobilisation reste pérenne.

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Dans le cas ci-dessus, ce sont les adresses qui sont renseignées. Les noms des prestataires sont grisés et non modifiables.

Si la structure change de prestataire en modifiant l'adresse 

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Dans la fiche de l'immobilisation, les données sont mises à jour 

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Précision : il n'y a aucune obligation d'utiliser les adresses ni même les zones d'assurance et de maintenance.

La fiche d'immobilisation

Introduction

Une fois le paramétrage établi, celui-ci ne varie pratiquement jamais.

C'est la fiche d'immobilisation qui devient le point central du logiciel. Par sa création, tous les éléments sont générés pour l'exploitation du logiciel et des données.

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Le portail d'accueil

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L'onglet "Général"

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Code immobilisation : en fonction de la numérotation définie dans les paramètres généraux, cette zone s'alimente différemment  :

Une fois attribué, ce numéro ne peut pas être modifié.

Type d'immobilisation : les numéros de comptes sont affichés mais ne peuvent pas être modifiés. En revanche, le type d'amoritssement et la durée sont également affichés mais peuvent être modifiés

Subventionnée : ne jamais cocher cette case. Lors de la refonte de la version dos, nous avons été induits en erreur par rapport à ce mode. Il ne correspond pas aux immobilisations qui nécessitent un type précis d'écritures

Date d'achat : par défaut, c'est la date du jour qui est proposée

Taux et Coefficient : ces deux zones sont initialisées à partir du type d'amortissement et de la durée et ne sont pas modifiables

Valeur d'achat : la valeur zéro n'est pas autorisée

Début d'amortissement : elle est initialisée à partir de la date d'achat et en fonction des paramètres généraux. Pour les amortissements en année pleine, elle n'est pas modifiable

Amortissements antérieurs : cette zone est à saisir en cas de démarrage d'un nouveau client et de reprise manuelle des immobilisations

Une fois toutes ces informations saisies, l'onglet "Amortissements" est généré.

Ventilations : cette saisie dépend du paramétrage de la comptabilité générale.

Pour plus d'informations sur ce paramétrage, se référer à la page wiki : https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-immobilisations/page/parametrer-la-comptabilite-generale-en-lien-avec-les-immobilisations

Lors de la création d'une fiche, le choix est positionné sur l'option "Pas de ventilations".

Lorsque le pointeur est positionné sur "Analytiques" ou "Générales", le sous-onglet "Ventilations" est activé.

La zone "Clé de répartition" permet de sélectionner une ventilation générale présente en comptabilité. Ce qui évite de la ressaisir : 

Le fait de sélectionner une clé de répartition de la comptabilité générale désactive l'onglet "Ventilations". Il n'est plus possible d'affecter de codification analytique sauf si la ventilation générale en contient une qui serait alors appliquée par défaut aux écritures d'immobilisations.

Commentaire : il s'agit d'une zone de texte libre pour y saisir des informations complémentaires. Cette zone n'est visible qu'à l'écran. Elle n'est pas reprise lors de l'édition des fiches d'immobilisations".

L'onglet "Lieux"

Il s'agit de géolocaliser le bien en fonction du nombre de lieux définis dans les paramètres de la section. 

Exemple de saisie sur 3 niveaux de lieux :

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Par défaut, la saisie se positionne toujours sur la saisie du lieu de niveau 1. Mais pour les niveaux 2 et 3, il est possible d'ouvrir le + devant chaque niveau pour sélectionner le lieu final et de valider le V vert. Le programme se charge de remplir les lieux. Si des adresses y sont liées, celles-ci sont affichées.

Cette saisie est facultavie.

L'onglet "Contrats"

Il permet de saisir les informations liées à :

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Fournisseur

Il est possible de saisir le numéro de facture fournisseur dans la zone prévue à cet effet. Dans le cas présenté ici, le nom du fournisseur est saisi manuellement. Il n'a pas été codifié dans les adresses.

Assurance

L'organisme est codifié dans les adresses. C'est donc la "Clé" qui est recherchée. La liste des assureurs est affichée pour sélection :

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Maintenance

L'organisme est codifié dans les adresses. C'est donc la "Clé" qui est recherchée. La liste des prestataires de service est affichée pour sélection : 

L'onglet "Amortissements"

Comme il est stipulé dans le paragraphe consacré à l'onglet "Général", cet onlget est initialisé quand l'onglet "Général" est saisi. Il présente les amortissements année par année et si la structure a choisi la génération d'écritures mensuelles, chaque année est décomposée en mois :

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L'onglet "Ventilations"

Son activation est décrite dans le chapitre consacré à l'onglet "Général". 

Les actions sont gérées par les boutons de la colonne de droite.

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La création

La base de répartition est initialisée à 100 pour travailler en pourcentage. Il est possible de la modifier pour travailler selon une autre base. Les ventilations consistent à des règles de trois. A la fin de la saisie, le total réparti doit être égal à la base de répartition.

L'activation de la création de ligne propose le choix :

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La ventilation générale

Le programme ouvre la fenêtre ci-dessous. Par défaut, c'est la section sélectionnée qui est reprise à 100% :

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La modification de la section comptable s'effectue par le bouton en forme de flèche noire à droite du nom de la section. Actionné, il propose l'organigramme de la structure en fonction des autorisations décrites en comptablité :

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Pour sélectionner une section, il faut effectuer un double-clic sur celle-ci, puis, éventuellement, modifier la répartition. La validation de la ligne s'effectue par le V vert.

Le total réparti est égal à la base de répartition :

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La ventilation analytique

Pour affecter un code analytique ou une clé de répartition analytique, à partir de l'écran de création, il faut d'abord définir le traitement analytique considéré. Il faut cocher la ventillation générale à laquelle appliquer le traitement puis cliquer sur le bouton de création de ligne pour choisir la ligne "Traitement analytique". Le programme sélectionne le 1er traitement analytique présent en comptabilité qu'il est possible de modifier par la flèche noire qui descend à droite de la sélection :

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La validation du traitement s'effectue par le V vert.

La présentation est modifiée. Devant la ligne, figure un + indiquant qu'il existe une autre ventilation.

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En cliquant sur le + pour dérouler le contenu, nous obtenons le détail :

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Il faut ensuite renseigner le code ou la ventilation analytique en cliquant une nouvelle fois sur le bouton de création de ligne puis sur le choix "Ventilation / Code analytique" pour obtenir le cadre de saisie :

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La recherche des ventilations ou codes s'effectue par la flèche noire qui descend à droite de la case de sélection. 

Dans notre cas, nous n'avons que des codes analytiques. En cliquant sur la flèche noire, nous obtenons la liste des codes présents :

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Il faut effectuer un double-clic sur le code concerné puis valider la saisie par le V vert. L'affichage final est ajusté en conséquence :

Il faut valider la création de la fiche par le V vert.

Les cessions, réformes (mises au rebut), transferts et éclatement s'effectuent par la fiche d'immobilisaton. Pour ne pas surcharger la page de la fiche, ces manipulations sont présentées dans le chapitre "Traitements"