Le paramétrage
Il est lié au menu "Général" dont la présentation change selon le niveau sélectionné.
- Le paramétrage général
- Le paramétrage établissement et le paramétrage section
- La gestion des profils et l'extracteur
- Les types d'immobilisations
- Les lieux géographiques
- Les adresses
- La fiche d'immobilisation
Le paramétrage général
Le paramétrage général
Il se définit d'abord au niveau Association :
Il s'agit du premier bouton du menu "Général" représenté par l'icône
L'option "Paramétrage Section" s'active une fois positionné sur un niveau établissement.
L'initialisation du logiciel commence par les "Paramètres généraux". Quand ceux-ci existe déjà, ils sont affichés par défaut. Il faut utiliser le bouton "Modifier la fiche courante" pour y accéder.
Le numéro d'établissement de référence du plan comptable permet de faire référence à un seul plan comptable pour l'ensemble des comptes utilisés dans ce programme. Pour être utilisé, un compte 21, 28 ou 68 doit exister dans ce plan de référence.
Les différents comptes sont issus de l'ancienne nomenclature comptable M21bis reconduits dans la nomenclature comptable M22bis actuellement en vigueur.
La date des derniers amortissements passés est initialisée au démarrage du logiciel et permet de caler les amortissements déjà réalisés sur un autre logiciel. Il n'y a pas lieu de la modifier SAUF si l'association absorbe de nouvelles structures. Dans ce cas, il convient de la modifier afin de caler les amortissements de ces nouvelles structures avec celles précédemment réalisées.
Les documents numériques permettent d'avoir une Gestion Electronique des Documents (GED) dans les fiches immobilisations. Le chemin d'accès et le nom du répertoire dédié aux immobilisations sont renseignés.
Les paramètres de calcul par défaut
Mode de calcul des amortissements
Il permet d'indiquer à quel moment commence l'amortissement après l'achat et la mise en service du bien. Deux choix sont proposés :
- A partir de la date d'achat. Ce choix est le plus utilisé. Le calcul s'effectue prorata temporis
- En année pleine. Ce choix était utilisé auparavant pour commencer à amortir un bien au 1er janvier de l'année suivant l'achat quelle que soit la date de cet achat. Ce choix est tombé en désuétude y compris chez les financeurs
Automatisation de la numérotation
Les choix proposés sont les suivants :
- Le compteur simple. il commence à 1 puis s'itère de 1 en 1. Attention à ce compteur, il peut être utile de cocher la case "Compléter par des zéros à gauche". Ce qui permet d'avoir un ordre 0000000001, 0000000002, 0000000003, etc. Si le complément par les zéros n'est pas coché, la numérotation est alors 1, 11, 111, 2, 20, 21, 3, etc.
- L'année (sur 2 caractères et le mois d'achat + 1 compteur. Ainsi, la première immobilisation acquise en avril 2025 est numérotée 2504000001
- Les 4 premiers chiffres du numéro de compte d'immobilisation + 1 compteur. Ainsi, les véhicules de transport sont numérotés 2182000001, 2182000002, etc.
- L'année d'achat sur 4 caractères + 1 compteur. Ainsi le premier achat de 2025 est numéroté 2025000001 puis 2025000002, etc.
- Libre. En effet, ce mode permet à l'utilisateur de gérer sa propre numérotation y compris avec des lettres
La numérotation automatiques des fiches s'effectue sur 10 caractères.
Quel que soit le choix adopté, il est commun à toutes les structures. Mais la numérotation est individuelle par section. Ainsi, dans chaque cas précédemment énuméré :
- Compteur simple, chaque section a une immobilisation 0000000001
- Année + Mois + Compteur, chaque section peut avoir une immobilisation 2504000001
- Numéro de compte + Compteur, chaque section a une immobilisation 2182000001
- Année + Compteur, chaque section a une immobilisation 2025000001
Particularité du logiciel EIG
Il n'est pas possible dans EIG d'effectuer de cession, réforme (mise au rebut) ou transfert vers une autre structure, partiel. Donc à partir d'une fiche d'immobilisation, il faut procéder à la notion "d'éclatement" mais si la numérotation est automatique, il peut être difficile de suivre les fiches immobilisations entre un numéro initial et de nouveaux numéros créés par cette manipulation.
Pour plus d'informations à ce sujet, se référer à l'adresse :
https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-immobilisations/page/eclater-une-immobilisation
Génération des écritures comptables
Cochée, cette case permet de générer automatiquement les amortissements, dotation, écritures de sortie dans la comptabilité. Non cochée, il faut les saisir manuellement dans la comptabilité.
Gestion des provisions mensuelles
Si cette case n'est pas cochée, le programme passe une écriture annuelle de dotation en décembre.
Si elle est cochée, le programme passe un douzième (12ème) de dotation mensuellement appelé provision. Ainsi pour une dotation annuelle de 1300 euros, le programme passe 1300 / 12 = 108,33 euros de janvier à novembre et le solde soit 1300 - (108,33 * 11 = 1191,63) = 108,37 euros en décembre. Cette option est de plus en plus pratiquée surtout par les structures en CPOM qui sont dans l'obligation de pratiquer l'EPRD et l'ERRD.
De plus en plus, les suivis budgétaires, en cours d'année, s'effectuent mensuellement. Y compris pour les comptes 68 de dotations aux amortissements. Si le budget est suivi mensuellement, il faut que le réalisé soit adapté.
Comptabilisation des provisions dans les comptes d'amortissement
La question des provisions mensuelles s'accompagne d'une autre question, faut-il comptabiliser les 11 mois de provisions dans le compte d'amortissement lié au compte d'immobilisation ou dans un compte d'attente qu'il faut solder en décembre pour passer le montant total dans le compte d'amortissement ?
Il fut un temps où des responsables comptables d'association ou leurs interlocuteurs de cabinet comptable ne voulaient pas voir 12 lignes dans un compte d'amortissement.
Nous avions donc créé un compte d'attente de provisions qui recevaient les écritures de janvier à novembre et qui se soldait automatiquement en décembre pour alimenter le compte d'amortissement avec le montant global de la dotation.
A notre époque, cela ne choque pas d'avoir 12 lignes d'écritures dans un compte 28. Ce qui fait que la codification n'est quasiment plus utilisée. Néanmoins, elle reste présente et permet de codifier un compte unique qui est repris dans chaque section.
Utilisation des paramètres de calculs par défaut
Cette case, cochée par défaut, est reprise automatiquement lors de l'activation d'un nouvel établissement. Si elle est décochée à ce niveau, cela permet à chaque établissement d'avoir un paramétrage indépendant.
Utilisation des types d'immobilisations association
Les types d'immobilisations correspondent aux schémas comptables des d'immobilisations. Il est possible de les définir au niveau association pour l'intégralité des établissements et donc garantit l'utilisation des mêmes comptes par tous.
Si cette case est décochée ici, cela permet à chaque établissement de gérer des comptes d'immobilisations, amortissements et dotations différents. Ce qui peut générer des difficultés lors des consolidations.
Pour plus d'informations sur les types d'immobilisations, se référer à la page :
https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/immobilisations/page/les-types-dimmobilisations
Le paramétrage établissement et le paramétrage section
Le paramétrage établissement
Il n'est actif qu'au niveau association. Il s'agit du deuxième bouton du menu général représenté par l'icône
.
Ce paramétrage permet d'activer les établissements concernés par la gestion des immobilisations et d'en modifier le paramétrage pour le rendre indépendant.
Pour plus d'informations sur l'activation d'un nouvel établissement ou d'une nouvelle section, il faut se reporter à la page wiki :
Le bouton "Modifier la fiche courante" permet à l'utilisateur de gérer les emplacements géographiques sur des niveaux différents. Soit au niveau établissement qui seront communs à toutes les sections. Soit au niveau section, chaque section ayant ses propres lieux. Il est également possible
Les autres paramètres sont figés de sorte que l'organisation définie à un niveau supérieur soit appliquée par tous :
"Utilisation des paramètres de calcul personnalisés" : si la case n'est pas cochée, ce sont les paramètres généraux qui s'appliquent. Si elle est cochée, l'utilisateur peut décocher la génération des écritures comptables (déconseillé).
Le nombre de niveaux des lieux commence à 1 et se termine à 3. L'idée est de répondre à l'ensemble "Bâtiment - Etage - Pièce"
Le paramétrage section
Il n'est actif que sur un niveau établissement
Il s'agit du 3ème bouton.
Il permet d'activer une ou plusieurs sections, de modifier le nombre de niveaux de lieux géographiques à gérer (de 1 à 3, par défaut 1) et de gérer les autorisations de visualisation et modification des adresses
Plus d'informations sur les lieux géographiques à l'adresse
A venir
Et sur la gestion des adresses à l'adresse :
A venir
La gestion des profils et l'extracteur
La gestion des profils
Elle est active au niveau association ou sur un vieau établissement. Elle permet de codifier des profils de consolidation sur le même principe que les traitements regroupés en Comptabilité.
Elle est présente dans le menu "Général" et est représentée par l'icône
Par les boutons de création, modification, il est possible de créer un profil auquel il faut donner une désignation et indiquer les structures à prendre en compte. Pour cela, soit cliquer sur une section de la colonne de gauche et faire glisser la souris vers la colonne de droite ou faire un double-clic sur une section de la colonne de gauche, la section est automatiquement basculée vers la colonne de droite.. Ne pas oublier de valider avec le V vert.
C'est lors des éditions sur le niveau association ou sur un niveau établissement que la gestion des profils est proposée.
L'extracteur
Ce bouton est présent dans le menu "Général" quel que soit le niveau sélectionné et est représenté par l'icône
Il active un autre programme (EIG extracteur) qui permet de codifier des profils d'extraction des données liées à la gestion des immobilisations :
Les types d'immobilisations
Un type d’immobilisations établit une règle d’enregistrement comptable, et définit un mode de calcul d’amortissement sur une durée prédéfinie.
Cette modalité évite à l’utilisateur des anomalies d’enregistrements, ainsi que la diversification et la multiplicité de ses comptes comptables.
Cette gestion est la première du menu "Fichiers de base", elle est représentée par l'icône
Elle est active quel que soit le niveau sélectionné, association, établissement ou section selon l'organisation de la structure.
Si elle est utilisée au niveau association, cela permet d'uniformiser les comptes à utiliser dans toute l'association et évite les imputations comptables différentes en cas de consolidation.
La liste est affichée par ordre alphabétique de la désignation :
Le type d'immobilisation est constitué des éléments suivants :
Le code du type de l'immobilisation : il est généré par le programme. Il n'y a pas lieu de le modifier.
La désignation : à saisir par l'utilisateur. La zone peut contenir 60 fois la lettre W (la plus large). Elle correspond à l'intitulé du numéro de compte d'immobilisation.
Le type d'amortissement : par défaut, le programme propose "Linéaire". Les autres choix possibles, par menu déroulant, sont "Dégressif", "Variable" ou "Non amortissable". Cette information est reprise dans les fiches d'immobilisations et y sont modifiables.
Les 4 comptes suivants sont à sélectionner dans un menu déroulant déroulant pointant sur le dossier comptable défini dans les paramètres généraux. Les comptes sont affichés dans chaque fiche d'immobilisation et n'y sont pas modifiables.
Le compte d'immobilisation : il correspond à l'intitulé du type d'immobilisation. Il contient la valeur d'achat du bien.
Le compte d'amortissement : compte 28 lié au compte d'immobilisation. Il reçoit l'amortissement de l'exercice.
Le compte de dotation : compte 68 qui reçoit la dotation de l'exercice.
Le compte d'attente de provision : la zone est accesssible en fonction du paramétrage général ou du paramétrage spécifique de l'établissement.
La durée : il est possible de renseigner une durée par défaut d'amortissement. Cette donnée est reprise dans les fiches d'immobilisations et y sont modifiables.
Pour rappel / information, il existe des taux d'amortissements officiels selon la nature des biens :
| Familles de biens | Types de biens | Taux (%) | Durée (années) |
| Construction | Bâtiments commerciaux | 2 à 5 | 20 à 50 |
| Bâtiments industriels | 5 | 20 | |
| Matériel et outillage | Matériel | 10 à 15 | 6 1/2 à 10 |
| Outillage | 10 à 20 | 5 à 10 | |
| Matériel de bureau | 10 à 20 | 5 à 10 | |
| Autres immobilisations | Matériel de transport | 20 à 25 | 4 à 5 |
| Mobilier | 10 | 10 | |
| Agencements, installation | 5 à 10 | 10 à 20 | |
| Brevets | 20 | 5 |
Source : https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/4520-PGP.html/identifiant=BOI-BIC-AMT-10-40-30-20130923
Pour plus d'informations sur le paramétrage général, se référer à la page :
https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/immobilisations/page/le-parametrage-general
Pour plus d'information sur le paramétrage établissement, se référer à la page :
Les lieux géographiques
Principe
La gestion des lieux géographiques permet, au sein de l’applicatif des immobilisations, de cartographier les biens au sein de la structure. Le but est de fournir une information rapide sur la recherche et/ou de procéder à un inventaire PHYSIQUE.
L'accès se situe dans le menu "Fichiers de base" et est représenté par l'icône 
.
Il est présent au niveau établissement et au niveau section. Selon le paramétrage établissement / sections, ce sont les lieux du niveau établissement ou les lieux particuliers de la section qui s'appliquent.
Son utilisation n'est pas obligatoire mais sans elle, pas d'inventaire possible.
Codification de la case "Utilisation des lieux géographiques établissement"
- Cas 1 : elle est cochée au niveau établissement. La codification doit être faite à ce niveau. Dans le paramétrage de la section, il n'est pas possible d'y déroger
- Cas 2: elle n'est pas cochée au niveau établissement.
- Dans le paramétrage section, si la case est cochée, ce sont les lieux du niveau établissement qui sont proposés lors de la saisie des fiches immobilisations. Si aucun lieu n'est codifié au niveau établissement, il n'est pas possible d'affecter un emplacement au bien
- Dans le paramétrage section, si la case n'est pas cochée, la codification des lieux s'effectue dans la section indépendamment des autres sections du même établissement
Les niveaux de lieux
Afin de permettre une autonomie dans la gestion des lieux, EIG a prévu de pouvoir les décliner sur 3 niveaux de façon à pouvoir renseigner un bâtiment, un étage et une pièce.
il n'y a aucune obligation à gérer 3 niveaux, 1 seul peut être utilisé ou 2. Le nombre de niveaux à utiliser est paramétré dans les paramètres établissement et/ou section.
Pour plus d'information sur ces paramétrages, se référer à l'adresse https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/immobilisations/page/le-parametrage-etablissement-et-le-parametrage-section
Présentation
La première fois que l'option est activée, la liste est vide. Si des lieux existent au niveau établissement, ils apparaissent dans la colonne de droite. Les lieux de la colonne de gauche sont ceux de la section.
Présentation sans lieux établissement et des lieux sections de niveau 1
Ecran global
En détail
Présentation sans lieux établissement et des lieux sections de niveau 1 et 2
La saisie d'un lieu
La saisie commence par poser la question suivante :
Dans le cas ci-dessus, la saisie des lieux ne se fait qu'au niveau 1. Dans le cas suivant, elle peut se faire sur 2 niveaux :
La saisie du lieu secondaire est possible.
Attention, par défaut, le programme affecte toujours le lieu secondaire au 1er lieu principal de la liste. Il faut systématiquement sélectionner, à chaque fois, le lieu principal où affecter le lieu secondaire.
La fenêtre de saisie
Lieu de niveau 1
Le code lieu est propre à chaque structure. Il s'agit d'un code alphanumérique de 1 à 4 caractères.
La désignation est obligatoire. Elle peut contenir 60 fois la lettre W (la plus large de l'alphabet).
La liste des lieux déjà existants est afichée pour rappel.
Il est possible d'associer une adresse à un lieu.
Pour plus d'informations sur les adresses, se référer à la page :
A venir
Lieu de niveau 2
Comme il est précisé plus haut, il faut sélectionner le lieu principal sinon la saisie est affectée au 1er lieu principal de la liste
Le lieu principal est affiché pour rappel et les lieux de niveau 2 existants également.
Seuls le code lieu et la désignation sont obligatoires.
Les adresses
Un peu d'histoire
Lors de la refonte de la version DOS du logiciel vers la version Windows, nous avions sollicté quelques clients lors de formation pour leur demander ce qui manquait au contenu de la fiche d'immobilisation par rapport à ce qu'elles y renseignaient dans leur ancien logiciel. Certaines personnes pouvaient renseigner des références de contrat d'assurance et de maintenance.
De plus, certaines structures, les Centre d'Hébergement et de Réinsertion Sociale (CHRS), possédaient des studos ou petits appartements où loger leurs usagers. Les biens de chaque logement étant à la charge de l'association, en cas d'inventaire physique, il faut pouvoir situer ces biens.
D'où l'idée d'associer l'adresse aux lieux géographiques et par extension de renseigner les adresses des fournisseurs, société de maintenance et compagnie d'assurance.
La gestion dans EIG
Elle se situe dans le menu "Fichiers de base" au niveau section et est représentée par l'icône 
.
Lors du 1er lancement, la liste est vide.
Ensuite, elle est présentée dans l'ordre alphabétique des désignations :
A noter que si un fournisseur effectue également la maintenance du bien, son adresse doit être enregistrée 2 fois comme présenté ci-dessus.
Avantage de cette méthode
Anticipons un peu le contenu de la fiche d'immobilisation, dans celle-ci, il existe un onglet où enregistrer ces informations
Présenté ainsi, les données sont saisies manuellement. Si la structure change d'assureur ou de société de maintenance, il faut modifier toutes les fiches une par une.
En revanche, si le prestataire est renseigné par une adresse, il convient de modifier le contenu de l'adresse. Ainsi le lien entre l'adresse et la fiche d'immobilisation reste pérenne.
Dans le cas ci-dessus, ce sont les adresses qui sont renseignées. Les noms des prestataires sont grisés et non modifiables.
Si la structure change de prestataire en modifiant l'adresse
Dans la fiche de l'immobilisation, les données sont mises à jour
Précision : il n'y a aucune obligation d'utiliser les adresses ni même les zones d'assurance et de maintenance.
La fiche d'immobilisation
Introduction
Une fois le paramétrage établi, celui-ci ne varie pratiquement jamais.
C'est la fiche d'immobilisation qui devient le point central du logiciel. Par sa création, tous les éléments sont générés pour l'exploitation du logiciel et des données.
L'onglet "Général"
Code immobilisation : dans l'exemple ci-dessus, le code est saisi manuellement (numérotation libre complétée par des zéros à gauche). Dans ce cas, c'est la première zone à saisir et elle est obligatoire. Quand la numérotation est automatique, c'est à la fin de la saisie