Ma RH

iG Ma RH est le lien entre l'ensemble des salariés et le service RH. Connecté en temps réel à la solution iG Ressources Humaines, il permet d’optimiser les tâches tout en simplifiant le quotidien des collaborateurs.

• Présentation
• Authentification
• Prise en main - Accès salarié
• Général - Organisation
• Congés & Activités
• Evènements
• Frais professionnels
• Documents
• Agenda individuel
• Planning du service
• Prise en main - Accès chef de service
• Accès chef de service
• Gestion des demandes des salariés
• Saisies en masse
• Planning Chef de service
• Paramétrage : Accès administrateur
• Préambule
• Prérequis
• Comptes utilisateurs
• Gestion des rôles
• Rubriques
• Rubriques - Cas d'utilisation
• Cycles généraux
• Modèles de congés
• FAQ
• Service RH : Intégration dans le logiciel GRH
• Intégration des demandes de congés
• Intégration des EVP
• Saisie d'une Note de Frais

Présentation

iG Ma RH est la plateforme web connectée en temps réel à la solution iG Ressources Humaines.

iG Ma RH est le lien entre l'ensemble des collaborateurs, managers et le service RH. Elle permet d’optimiser les tâches tout en simplifiant le quotidien des collaborateurs.

Pour le collaborateur, iG Ma RH est accessible 24h/24 7j/7 depuis un appareil nomade connecté. C'est un espace unique pour effectuer une demande de congés ou d'absence. Il facilite la transmission et le remboursement des notes de frais. Elle permet de transmettre directement des informations au service RH. Elle garantit un meilleur suivi des données personnelles par un canal unique entre les services.

Pour le chef de service ou manager, iG Ma RH est l'assistant à la prise de décision sur la gestion de son équipe. Elle permet de répondre rapidement à la demande de congés et réagir à l'absence inopinée d'un membre de l’équipe. Le pilotage de l’équipe devient interactif.

Pour le service RH, elle est le chainon essentiel entre les services. Ce canal unique permet de recevoir rapidement les informations qu'elles soient liées aux personnes ou aux variables de paie. iG Ma RH apporte une simplification des tâches quotidiennes. Elle garantit la fiabilité et la mise à jour des données au fil de l’eau.

Ses fonctionnalités principales :

• Identification des données signalétiques du salarié
• Liste des emplois occupés au sein de l’association
• Signalement du changement d’adresse
• Signalement des changements de situation
• Présentation du solde des droits à congés
• Recensement détaillé des congés pris
• Recensement détaillé des absences
• Demande de congés ou d’absences (sur planning ou au travers d’un formulaire)
• Consultation des notes de frais
• Demande de remboursement de frais (avec dépôt de justificatif dématérialisé)
• Saisie des variables de paye
• Intégration des informations dans le module iG Ressources Humaines
• Espace documentaire partagé entre les acteurs (salarié à destination de la RH et RH à destination du/des salariés)
• Export du planning, des demandes de congés, des absences, des évènements et des demandes de frais du service
• Conforme RGPD
• Accès contrôlés

 

Authentification

L'accès au portail est piloté par les informations d'identification fournies à votre service R.H. La création des comptes utilisateurs est automatique et repose sur votre adresse email personnelle ou professionnelle en fonction du choix réalisé par votre hiérarchie.

Votre première connexion.

Lors de l'initialisation de votre compte, iG Ma RH vous enverra un mail qui contiendra les informations suivantes :

• L'adresse web du portail.
• Votre compte utilisateur
• Le mot de passe temporaire qui vous a été attribué.

Votre compte utilisateur sera composé d'un préfixe suivi de votre adresse mail (par exemple DEMO\accesGrh@eig.fr).

Le mot de passe temporaire ne peut être utilisé que lors de votre première connexion.    Pour vous connecter, indiquer l'identifiant reçu dans le courrier électronique. Attention, le préfixe est obligatoire. Penser à l'indiquer.   Saisisser ou copier le mot de passe temporaire. Enfin cliquer sur le bouton "Se connecter".

La fenêtre suivante va s'afficher.  Elle vous permet de définir votre mot de passe. Cette opération est obligatoire.   Commencer par saisir ou copier le mot de passe temporaire  que vous venez d'utiliser (1).   Saisissez ensuite votre mot de passe (2).  Ce dernier doit répondre aux exigences suivantes : Doit contenir un caractère en minuscule Doit contenir un caractère en majuscule Doit contenir un caractère numérique Doit contenir un caractère spécial Doit contenir au moins 12 caractères Saisissez à nouveau votre mot de passe pour confirmation (3).   Enfin, cliquez sur le bouton valider.

Votre mot de passe est maintenant changé et le mot de passe temporaire est désactivé.

 

Tentative de connexion.

Pour des raisons de sécurité, iG Ma RH n'autorise que 5 tentatives de connexion infructueuses avant blocage du compte.

Pour chaque tentative refusée, un message d'erreur est affiché et vous indique le nombre de tentatives restantes avant blocage.

Si le nombre de tentatives autorisées est atteint, le compte est bloqué. Le message ci-dessous apparait.

Pour débloquer votre compte, vous devez réaliser une demande de réinitialisation de votre mot de passe. 

Réinitialisation du mot de passe.

Vous avez la possibilité de demander à tout moment la réinitialisation de votre mot de passe.

Cette opération est nécessaire lorsque votre compte est bloqué ou si vous ne vous rappelez plus de votre mot de passe.

Vous pouvez aussi effectuer cette demande si vous désirez simplement changer ce dernier.

Pour réaliser cette opération, vous devez cliquer sur le lien "mot de passe oublié ?" présent sur la mire de connexion.

Un fenêtre vous indiquant la marche à suivre va alors s'afficher.

Saisissez votre identifiant de compte (sans oublier le préfixe) et cliquez sur le bouton valider.

Vous recevrez un mail contenant un mot de passe temporaire qui vous permet de réaliser les mêmes opérations que lors d'une première connexion au service. 

 

 

Prise en main - Accès salarié

Général - Organisation

L'organisation du site

Après vous être authentifié, vous accédez à la première page du portail.

Celle-ci se découpe en plusieurs parties qui sont : 

• La barre de menu principale située en haut de l'écran qui donne accès à la sélection du service et au menu des options du compte.
• La barre des onglets située à gauche de l'écran qui donne accès aux fonctionnalités autorisées.
• L'onglet par défaut qui est l'onglet "Général".
• Le/Les icône(s) donnant accès à l'agenda et/ou au planning du service.

La sélection du service

Cette sélection vous permet de choisir le service que vous désirez consulter. Elle dépend des autorisations et des services sur lesquels vous êtes affectés. Dans la majorités des cas, un salarié n'aura accès qu'a un ou deux services.

Si vous bénéficier d'autorisations étendues (service RH, chef de service, auxiliaire, consultant ou observateur) cette sélection vous permettra de vous positionner sur le service de votre choix afin d'intervenir en fonction de votre rôle. 

Une puce numérotée peut être présente sur ce sélecteur. Elle indique ne nombre total de demandes réalisées par vos collaborateurs nécessitant une action de validation ou de refus (Rôle étendu). 

Les options du compte

Le menu des options disponibles pour le compte utilisateur courant est disponible à droite de la sélection du service.

Il est constitué à partir des initiales de l'utilisateur. Par exemple, Mr Gaspard MALONE aura l'icône suivant :

Il donne accès aux paramètres de notification, à la modification du mot de passe et à la déconnexion du portail.    Les paramètres de notification vous permettent de définir si vous désirez être notifié par email et être notifié dans le navigateur.  Les notifications concernent le suivi de vos demandes (acceptée, refusée et le motif associé le cas échéant).

L'accès aux onglets

Située à gauche de l'écran, cette barre de boutons permet d'accéder aux différents modules disponibles dans iG Ma RH en fonction de vos autorisations.

Ces modules sont les suivants : 

Général qui contient les informations d'état civil ainsi que les emplois occupés.
Congés et activités permettant de consulter la situation à congés, les prises associées ainsi que les absences et/ou des activités spécifiques comme une journée de télétravail par exemple.
Evènements donnant l'historique des demandes et leur statut comme des heures complémentaires ou des heures de délégation.
Frais professionnels qui vous permet de réaliser et suivre vos demandes de remboursement.
Cycles horaire qui permet de gérer les cycles horaires du service.
Documents qui est un lieu d'échange documentaire avec le service RH.

L'accès à l'agenda et/ou au planning

Deux boutons peuvent être disponibles, en fonction de vos autorisations, en bas à droite de l'écran. Ces boutons sont affichés en avant-plan. 

	Permet d'accéder à votre agenda.
	Permet d'accéder au planning du service.

 

L'onglet Général

Ce module est affiché par défaut lors de la connexion au portail. Il reprend et présente sous plusieurs panels les informations générales du salarié qui sont renseignées dans la solution GRH.

Informations générales

Vous trouverez ici votre matricule et les informations connues de votre employeur concernant votre état civil ou pour vous contacter. Dans le cas ou votre adresse ou votre situation familiale a changée ou est inexacte, vous avez la possibilité de réaliser une demande de modification auprès du service RH directement à partir de cette page. 

Liste des emplois occupés

Cette liste contient la liste des emplois que vous occupez actuellement ou que vous avez occupés au sein de l'association. Elle reprend les informations de base, à savoir le numéro de contrat, l'emploi, le type (CDI-CDD), la date d'embauche et le cas échéant la date de clôture.

Liste des changements d'adresses

Ce panels vous permet de réaliser une demande de changement d'adresse et de suivre son traitement auprès du service RH. Pour effectuer une demande, vous devez cliquer sur le bouton "+" situé à droite.

La fenêtre de saisie de la demande va automatiquement être préremplie avec les informations connues vous concernant, c-a-d votre adresse actuelle et votre numéro de téléphone.   Vous avez l'obligation de fournir un justificatif pour réaliser ce type de demande.   Pour ce faire, il vous suffit de cliquer ou de déposer un fichier dans la zone "Justificatifs".    Une fois votre demande remplie, vous devez simplement la valider.   Elle sera alors présente dans la liste des demandes de changement d'adresse avec le statut "en attente".   Lorsqu'elle sera traitée par le service RH, vous recevrez une notification si vous les avez activées.

Vous avez bien sûr la possibilité de modifier ou supprimer votre demande tant que celle-ci n'est pas validée par le service RH. Pour réaliser cette opération, il vous suffit de cliquer sur la ligne dans la liste pour accéder à l'écran de saisie.

 

Liste des changements de situation

Ce module a pour but de vous permettre de déclarer un changement concernant votre situation familiale auprès de votre employeur. Comme pour les changements d'adresse, vous avez l'obligation de fournir un P.J. dans la mesure où ce type de modification répond à une obligation légale et doit être justifiée.

Vous avez bien sûr la possibilité de modifier ou supprimer votre demande tant que celle-ci n'est pas validée par le service RH. Pour réaliser cette opération, il vous suffit de cliquer sur la ligne dans la liste pour accéder à l'écran de saisie.

 

 

 

Congés & Activités

Ce module vous permet de consulter :

• votre situation actuelle de droits à congés 
• l'historique de vos prises de congés et de vos demandes.
• l'historique de vos activités et de vos demandes.

Solde de mes droits

La situation de vos droits à congés est présentée au titre d'un contrat de travail. Si plusieurs contrats sont actifs et associés au service courant, la situation des droits est détaillée par contrat.

Elle est présentée en respectant la chronologie des périodes d'acquisition définies dans la solution GRH.

Chaque type congés est déclaré en ayant une période d'acquisition (1) et une période de prise autorisée (2).

Par exemple un congés annuel en jours ouvrés ouvre droit à une acquisition de 25 jours sur une période d'acquisition complète. Dans la majorité des cas la période d'acquisition commence en Juin de l'année N et se termine en Mai de l'année N+1. La période de prise est quant à elle positionnée pour autoriser les prises à partir de Mai N+1.

Le premier tableau (1) indique les droits actuellement en cours d'acquisition. Par exemple 10.4 jours de congés annuel en Novembre de l'année N.

Le second tableau (2) indique la situation actuelle. Dans notre exemple, on à 25 jours acquis au titre de la période précédente de Juin N-1 à Mai N. Les prises déjà réalisées sur cette période sont de 15 jours. Il n'y a pas de minoration. On obtient un solde de 10 jours. Il n'y a pas de solde de congés antérieur, de fait le total est de 10 jours de congés annuels actuellement autorisés à la prise.

Le dernier tableau (3) est une estimation des droits qui seront acquis à la fin de la période actuellement en cours d'acquisition. Il indique 25 jours de droits. Plusieurs demandes de congés annuels ont été renseignées sur le portail. Ces demandes sont anticipées et ne sont pas intégrées en paye. La colonne "prises" indique le cumul de ces dernières soit 7 jours. Le reste prévisionnel est donc de 25 - 7 soit 18 jours. Si on ajoute à ce dernier le solde des droits actuellement disponible, on obtient 10 + 18 soit 28 jours de solde estimé et autorisé.

Mes congés

Cette liste affiche l'ensemble de vos demandes et prises de congés.

Elle indique le type, les dates et l'état de la prise.

L'état peut présenter les valeurs suivantes :

• En attente : Votre demande est en attente de validation par votre chef de service.
• Validée : votre demande a été validée par le chef de service.
• Terminée : votre demande est intégrée en paye.
• Refusée : votre demande a été refusée. Le motif du refus est alors indiqué.

Cette liste est par défaut chargée sur les trois derniers mois. Vous avez la possibilité de modifier la date de référence utilisée si vous désirez afficher les informations sur une plage plus grande.

Un zone de recherche est disponible. Par exemple, si vous désirez filtrer les prises de congés sur les congés RTT, il vous suffit de taper "RTT" dans la zone de recherche.

Saisir une demande de congés

Vous pouvez saisir une demande de congés directement à partir de cette liste en cliquant sur le bouton "+" situé en haut à droite. Cette saisie est aussi disponible à partir de votre agenda.

L'écran de saisie d'une demande de congés est pré initialisé pour une partie des zones saisissables.

Contrat pour lequel poser le congé (1) Cette zone vous permet de choisir quel contrat est concerné par la prise du congés si plusieurs contrats actifs sont associés au service courant.
Type de congé (2) Vous permet de sélectionner le type de congés souhaité
Date de début et fin (3) Ces zones sont automatiquement initialisée sur la date du jour ou sur la date sélectionnée lors d'une saisie à partir de l'agenda.
Mon congé commence / se termine (4) Ces zones sont automatiquement initialisée de manière à travailler sur des journées entières. Pour poser une demi-journée vous devez modifier l'une ou l'autre pour définir s'il s'agit du matin ou de l'après-midi.

Lors de votre saisie, la durée estimée (5) est automatiquement calculée en fonction du paramétrage associé au modèle de congés.

Des contrôles de cohérence sont aussi effectuer pour vérifier si votre demande n'est pas en conflit avec une prise existante et si le solde prévisionnel des droits est suffisant pour autoriser votre demande.

Si des anomalies sont détectées, elle seront affichées lors de la saisie. 

Des zones complémentaires et optionnelles sont aussi présentes.

Vous avez la possibilité de saisir un motif concernant votre demande et/ou d'ajouter un document pour la justifier.

Il vous reste enfin à valider votre demande.

Modifier ou supprimer une demande de congés

Vous avez la possibilité de modifier ou supprimer une demande de congés tant que cette dernière n'est pas marquée "terminée" et qu'elle n'est pas antérieure à la date du jour.

Pour réaliser ces opérations, vous devez cliquer sur la demande concernée dans la liste afin d'obtenir l'écran de saisie. La présence des boutons de validation et de suppression vous indiquera si l'opération est autorisée.

Mes activités

Cette liste affiche l'ensemble des activités impactant le temps de travail et le temps présence. Il peut s'agir d'une absence maladie, d'un congés sans solde, d'un congés pour évènement familial ou d'une journée de télétravail. Cette liste n'est bien sûr pas exhaustive et dépend du paramétrage existant.

Cette notion est à distinguer des évènements qui sont à considérer comme un complément au regard de l'activité ou une information (ex : heures de délégation).

Cette liste est par défaut chargée sur les trois derniers mois. Vous avez la possibilité de modifier la date de référence utilisée si vous désirez afficher les informations sur une plage plus grande.

Un zone de recherche est disponible. Par exemple, si vous désirez filtrer la filtrer sur la période d'octobre 2022, il vous suffit de taper "10/2022" dans la zone de recherche.

Elle indique le type, les dates et l'état de l'activité.

L'état peut présenter les valeurs suivantes :

• En attente : Votre demande est en attente de validation par votre chef de service.
• Validée : votre demande a été validée par le chef de service.
• Terminée : votre demande est intégrée en paye.
• Refusée : votre demande a été refusée. Le motif du refus est alors indiqué.

Saisir une activité

Vous pouvez saisir une activité directement à partir de cette liste en cliquant sur le bouton "+" situé en haut à droite. Cette saisie est aussi disponible à partir de votre agenda.

L'écran de saisie d'une activité est pré initialisé pour une partie des zones saisissables.

Contrat pour lequel poser l'activité (1) Cette zone vous permet de choisir quel contrat est concerné par l'activité si plusieurs contrats actifs sont associés au service courant.
Type d'activité (2) Vous permet de sélectionner le type d'activité souhaité
Date de début et fin (3) Ces zones sont automatiquement initialisée sur la date du jour ou sur la date sélectionnée lors d'une saisie à partir de l'agenda.
Date de début / fin (4) Ces zones sont automatiquement initialisée de manière à travailler sur des journées entières si l'activité est déclarée en jours. Si cette dernière est déclarée en heures, vous devrez saisir l'heure de début et l'heure de fin de votre activité.

Des zones complémentaires et optionnelles sont aussi présentes.

Vous avez la possibilité de saisir un motif concernant votre activité et/ou d'ajouter un document pour la justifier.

Modifier ou supprimer une activité

Vous avez la possibilité de modifier ou supprimer une activité tant que cette dernière n'est pas marquée "terminée" et qu'elle n'est pas antérieure à la date du jour.

Pour réaliser ces opérations, vous devez cliquer sur l'activité concernée dans la liste afin d'obtenir l'écran de saisie. La présence des boutons de validation et de suppression vous indiquera si l'opération est autorisée.

 

Evènements

Ce module vous permet de consulter, modifier ou supprimer vos évènements.

Définition : Les évènements sont un complément au regard de l'activité du salarié ou une information pour qualifier une journée ou une plage horaire (ex : heures de délégation, heures travaillées hors cycle, etc.).

 

Cette liste vous indique pour chaque évènement ses dates de début et fin, son type et son état.

L'état peut présenter les valeurs suivantes :

• En attente : Votre demande est en attente de validation par votre chef de service.
• Validée : votre demande a été validée par le chef de service.
• Terminée : votre demande est intégrée en paye.
• Refusée : votre demande a été refusée. Le motif du refus est alors indiqué.

Cette liste est par défaut chargée sur les trois derniers mois. Vous avez la possibilité de modifier la date de référence utilisée si vous désirez afficher les informations sur une plage plus grande.

Un zone de recherche est disponible. Par exemple, si vous désirez appliquer un filtre sur les heures de délégation, il vous suffit de taper "délégation" dans la zone de recherche.

Ajouter un évènement

Vous pouvez ajouter un évènement directement à partir de cette liste en cliquant sur le bouton "+" situé en haut à droite. Cette saisie est aussi disponible à partir de votre agenda.

L'écran de saisie d'un évènement est pré initialisé pour une partie des zones saisissables.

Contrat pour lequel poser l'évènement (1)   Cette zone vous permet de choisir quel contrat est concerné si plusieurs contrats actifs sont associés au service courant.
Type d'évènement (2)   Vous permet de sélectionner le type d'évènement souhaité
Date de début et fin (3)   Ces zones sont automatiquement initialisée sur la date du jour ou sur la date sélectionnée lors d'une saisie à partir de l'agenda.
Heure de début / fin (4)   Ces zones sont automatiquement initialisée de manière à travailler sur des journées entières si l'évènement est déclaré en jours. Si ce dernier est déclaré en heures, vous devrez saisir l'heure de début et l'heure de fin de votre évènement.

Des zones complémentaires et optionnelles sont aussi présentes.

Vous avez la possibilité de saisir un motif (5) et/ou d'ajouter un document pour le justifier (6).

Modifier ou supprimer un évènement

Vous avez la possibilité de modifier ou supprimer un évènement tant que ce dernier n'est pas marqué "terminé" et qu'il n'est pas antérieur à la date du jour.

Pour réaliser ces opérations, vous devez cliquer sur l'évènement concerné dans la liste afin d'obtenir l'écran de saisie. La présence des boutons de validation et de suppression vous indiquera si l'opération est autorisée.

 

Frais professionnels

 

Prérequis : ce module est dépendant et associé à la solution des gestion des Frais Professionnels et à son paramétrage. Si cette solution n'est pas utilisée dans votre association, la saisie des notes de frais ne sera pas disponible.

Ce module vous permet de déposer et suivre vos demandes de remboursement concernant vos frais professionnels.

La liste présente à l'écran reprend les informations essentielles permettant d'identifier vos demandes à savoir la date du frais, la date de dépôt de votre demande, le type de frais, les informations de valorisation, votre commentaire, l'accès aux pièces jointes et le suivi de son état.

L'état peut présenter les valeurs suivantes :

• En attente : Votre demande est en attente de validation par votre chef de service.
• Validée : votre demande a été validée par le chef de service.
• Terminée : votre demande est intégrée en paye.
• Refusée : votre demande a été refusée. Le motif du refus est alors indiqué.

Pour consulter la pièce jointe associée à une note de frais, il vous suffit de cliquer sur l'icône du document présente dans la colonne intitulée "P.J".

Cette liste est par défaut chargée sur les trois derniers mois. Vous avez la possibilité de modifier la date de référence utilisée si vous désirez afficher les informations sur une plage plus grande.

Un zone de recherche est disponible. Par exemple, si vous désirez appliquer un filtre sur les demandes de remboursement des repas, il vous suffit de taper "repas" dans la zone de recherche.

Ajouter une demande de frais professionnels

Vous pouvez ajouter une demande de frais professionnels directement à partir de cette liste en cliquant sur le bouton "+" situé en haut à droite. 

L'écran de saisie d'une demande de remboursement d'un frais est adaptatif en fonction du type de frais sélectionné.

Par exemple le fait de choisir "Repas" comme type de frais initialise l'écran en fonction du paramétrage de la rubrique REPAS présente dans la solution de gestion des frais professionnels.

Il n'est pas possible de saisir des frais par anticipation. 

Si vous disposez d'une carte bancaire professionnelle, une option "Payé par CB de l'association" permet d'indiquer que ce frais est déjà payé. Cette demande n'est pas à rembourser mais permet de justifier les dépenses réalisées.

L'ajout du justificatif du frais est obligatoire. La demande ne pourra pas être validée sans ce dernier.

 

Modifier ou supprimer une note de frais

Vous avez la possibilité de modifier ou supprimer une note de frais tant que cette dernière est marquée "En attente".  Si elle est marquée "Validé" vous ne pouvez plus la modifier mais vous pouvez la supprimer car elle n'a pas encore été intégrée dans la gestion des frais professionnels.

Pour réaliser ces opérations, vous devez cliquer sur la note de frais concernée dans la liste afin d'obtenir l'écran de saisie. La présence des boutons de validation et de suppression vous indiquera si l'opération est autorisée.

 

Documents

Ce module est un espace documentaire permettant de partager des documents avec le service RH. 

Il est présenté en deux parties :

• Les documents reçus

Il s'agit des documents partagés par le service RH soit au titre d'échanges individuels ou d'échanges communs avec votre service ou l'association.

• Les documents envoyés

Il s'agit des documents que vous avez transmis au service RH qui est le seul service autorisé à les consulter.

• Les documents reçus peuvent être consultés et/ou téléchargés.
• Les documents envoyés peuvent être consultés, téléchargés et supprimés.
• Pour consulter un document il vous suffit de cliquer sur ce dernier dans la liste.
• Les autres actions disponibles sont accessibles à partir de l'icône "..." présente à la fin de la ligne.

Un zone de recherche est disponible et permet un filtrage sur les zones affichées à l'écran.

En cliquant sur cette ligne, vous avez accès directement à la consultation du document associé.

Ajouter un document

Vous pouvez ajouter un document à partir de cette liste en cliquant sur le bouton "+" situé en haut à droite.

Il vous reste ensuite à sélectionner ou glisser-déposer le document, indiquer un nom puis valider.

Supprimer un document

Pour supprimer un document que vous avez envoyé, cliquez sur l'icône "..." disponible en fin de ligne puis sélectionnez l'option "Supprimer". Une de demande de confirmation sera alors affichée.

Le document sera supprimé sur validation de celle-ci.

 

Agenda individuel

L'agenda est accessible en cliquant sur ce bouton situé en bas à droite de l'écran.

 

Présentation

L'agenda est affiché par défaut sur la période civile courante. Il offre une vision simple et rapide de vos activités (travaillées / non travaillées ), de vos prises de congés et des évènements. 

Vous avez la possibilité de modifier son mode d'affichage (1) afin de disposer d'une vue sur 4 mois ou sur une année.

Un sélecteur de période (2) est disponible.   Il vous permet de naviguer sur la période précédente ou la période suivante en cliquant sur les flèches délimitant la période courante.   En cliquant sur cette dernière, vous avez accès à une sélection avancée qui vous permet de vous positionner sur la période de l'année de votre choix.   Pour revenir rapidement à la période courante, vous devez cliquer sur le bouton "Aujourd'hui' présente en haut de l'agenda.

La légende (4) est disponible en dessous de l'agenda afin de vous permettre d'identifier facilement les informations présentes dans chaque journée (3).

	Plages de travail déclarée dans le cycle horaire. Elles sont indiquées par demi-journée.
	Prise de congés (tous sauf les congés RTT)
	Prise de congés RTT
	Plage non travaillée. Par exemple une absence maladie.
	Plage travaillée. Par exemple une journée de télétravail.
	Evènement présent sur cette journée.
	Indique que la prise de congés ou l'activité est en attente de validation.
	Indique que la prise de congés ou l'activité est validée mais non intégrée en paye.

Cela se traduit sur l'agenda de la manière suivante : 

	Cette journée n'est pas travaillée au regard du cycle horaire.
	Cette journée est travaillée au regard du cycle horaire. Les deux barres indiquent que le salarié est présent le matin ou une partie de la matinée et l'après-midi ou une partie de l'après-midi.
	Une prise de congés est déclarée pour la totalité de cette journée. Le sablier indique que cette prise de congés n'a pas encore été validée par le chef de service.
	Une activité non travaillée est présente sur cette journée. Cette activité (absence) est intégrée en paye du fait de l'absence d'une signalétique indiquant si elle est en attente de validation ou validée.
	Une prise de RTT an attente de validation est présente le matin. Une activité travaillée est présente l'après-midi. Un événement est aussi présent sur cette journée.

Détail d'une journée

 

Vous devez cliquer sur une journée pour obtenir les informations détaillée suivantes :

(1) - Indique le contrat du salarié et son poste.
(2) - Détail du cycle horaire du salarié pour cette journée.
(3) - Prise de congés présente sur cette journée ainsi que son état.
(4) - Activité présente sur cette journée ainsi que son état.
(5) - Evènement présent sur cette journée ainsi que son état.
Chaque ligne présentée est cliquable. Par exemple, en cliquant sur l'évènement, vous accédez à l'écran de modification / consultation de ce dernier.   Si cet évènement est modifiable ou supprimable, vous disposerez des options de validation et de suppression. Dans le cas contraire, comme dans cet exemple, seul le bouton "X" fermé est disponible. Vous êtes limité à la consultation.

Outre le fait de présenter les informations détaillées de cette journée, cet écran vous donne accès, en fonction de vos autorisations, à la possibilité de saisir des demandes de congés, des activités, des évènements ou des notes de frais sur le même principe que celui explicité aux chapitres Congés & activités,  Evènements et Frais Professionnels. 

 

 

 

 

Planning du service

En tant que salarié affecté sur un service, vous pouvez, en fonction des autorisations qui vous sont accordées avoir accès à la consultation du planning du service.

Afin de respecter les obligations du RGPD, cette consultation est limitée en vous permet de savoir seulement si un de vos collègue est présent ou non. L'accès au détail des journées est désactivé.

La notion de présence indiquée en vert indique que la personne a une activité travaillée sur la journée concernée. Il peut s'agir d'une journée de télétravail comme d'une formation suivie. Dans les deux cas, ces activités sont assimilées à du temps de travail. Cela n'implique pas qu'il s'agisse d'un temps de présence effectif sur le lieu de travail. 

 

Prise en main - Accès chef de service

Accès chef de service

Afin de gérer au mieux vos services, vous avez accès à des fonctionnalités qui ne sont pas présentes pour les salariés.

Liste des services et compteurs

Lorsque vous vous connectez à Ma RH, vous avez accès à une liste déroulante contenant le service dans lequel vous êtes salarié, mais également la liste des services dont vous êtes chef ou auxiliaire. Par défaut, vous arriverez à la connexion sur le service auquel vous êtes rattaché. Cela vous permet d'accéder à votre espace personnel.

Lorsque vous sélectionnez un service pour lequel vous êtes chef ou auxiliaire, vous n'aurez plus accès à votre espace personnel si vous n'êtes pas salarié de ce service. Pour y avoir accès, il faudra retourner sur le service auquel vous êtes rattaché.

Vous avez une vue des demandes qui ont été faites par les salariés des différents services pour lesquels vous êtes responsable grâce au compteur dans la liste déroulante.

Vous avez ensuite sur le menu de gauche un compteur pour chaque type de demande pour ce service. 

 

Planning

En plus de votre agenda personnel, vous avez la possibilité de voir le planning des salariés de votre service.

En bas à droite de votre portail, vous avez ces deux boutons qui sont présents - quel que soit la page sur laquelle vous vous trouvez-. Celui de gauche correspond au planning du service sur lequel vous vous trouvez, celui de droite sur votre planning personnel.

 

 

Vous pourrez voir de façon claire les différents évènements d'un salarié, avec un code couleur et des icones qui sont légendées au bas de la page.

 

Lorsque vous cliquez sur une journée du planning pour un salarié, vous voyez le détail de sa journée et pouvez lui saisir un évènement, un congé ou une absence pour ce jour.

Gestion des demandes des salariés

Ma RH permet à chef de service de valider ou refuser les demandes des salariés des services dont il est chef.

Le contrôle du chef de service permet de donner son accord au salarié. Les demandes, si elles sont validées par le chef de service, seront envoyées ensuite dans le logiciel GRH afin qu'elles soient intégrées en paie. 

Congés et activités

Lorsque vous vous rendez dans l'onglet général des congés et absences, trois onglets sont disponibles pour la gestion de votre équipe.

• Les demandes de congés apparaissent dans l'onglet "Congés équipe". Vous trouverez le nombre de jours demandés mais également le solde restant au salarié pour ce congé. 
• Les demandes d'activités dans l'onglet "Activités équipe"
• Les droits à congés des salariés de votre service

Vous pouvez consulter la pièce jointe liée à la demande en cliquant sur l'icône dans la colonne PJ. Pour valider ou refuser la demande, vous avez le bouton vert et rouge à votre disposition. Vous disposez également d'un historique pour chaque type de demandes, dans lequel vous trouverez toutes celles qui ne sont plus en attente. 

Vous avez la possibilité de supprimer les demandes, du moment où elles ne sont pas passées en paie ou que la date de début n'est pas passée. 

 

Lors du refus d'une demande, un motif est obligatoirement demandé. Le salarié verra le motif de refus de la demande.

 

 

 

Vous avez également la possibilité de poser des congés et absences pour le tout le service ou pour un salarié du service.

Avec un accès administrateur, il est possible de poser des congés pour toute l'association.

 

Le fonctionnement reste le même pour toutes les autres demandes. Seules les demandes de changement d'adresse et de changement de situation maritale ne sont pas soumises à validation par le chef de service. Elles sont néanmoins contrôlées par le service RH à l'intégration des demandes dans la paie.

Ces listes disposent d'un export Excel 2003 (.xlsx) intégré.

 

Saisies en masse

En tant que chef de service, vous êtes en mesure de saisir des demandes de congés, d'activités ou d'évènements pour un salarié du service, le service en totalité ou l'établissement si vous disposez des autorisations ne niveau service RH.

Pour réaliser cette opération, vous devez cliquer sur le bouton "+" disponible en haut des listes des congés d'équipes, des activités d'équipe et des évènements d'équipes.

L'écran de saisie est quasi identique à celui des saisies individuelles. Il vous offre en plus la possibilité de définir si cette saisie concerne l'ensemble des salariés du service ou  de l'établissement (1).   Si vous choisissez l'option "Salarié' vous devez sélectionner le salarié concerné.   Dans le cas d'une saisie groupée, l'ensemble des congés et/ou des rubriques saisissables (2) sont disponibles en fonction de vos autorisations. Pour les congés, le contrôle de validité du solde estimé est réalisé lors de l'enregistrement de votre saisie.         Dans l'exemple affiché, la demande concerne une prise de congés d'ancienneté pour le service. Cette demande à une durée de 173 jours afin d'illustrer le contrôle de validité et la consultation des anomalies.

En cas d'anomalie lors de l'enregistrement de votre demande, une liste des erreurs est affichée à l'écran. Elle vous permet, pour chaque contrat, d'identifier la raison du refus opéré par le service.

 

 

Planning Chef de service

Présentation

En tant que chef de service, vous avez accès au planning du service. L'affichage de ce dernier n'a aucune restriction concernant la qualification des congés, activités et évènements des salariés du service (ce qui est le cas à partir d'un accès salarié).

3 zones distinctes sont présentes : 

• L'entête (1) qui vous permet de naviguer sur la période de votre choix et de réaliser un export du planning (4)
• Le planning (2) des salariés affectés à ce service
• la légende

L'entête donne la possibilité de travailler sur une période civile entière ou sur un mode "lissé". Dans ce mode, la date du jour est positionnée au centre du planning. Vous consultez ainsi les 15 jours précédents et les 15 jours à venir.

La légende (3) vous permet d'identifier facilement les informations présentes dans chaque journée (2).

	Plages de travail déclarée dans le cycle horaire. Elles sont indiquées par demi-journée.
	Prise de congés (tous sauf les congés RTT)
	Prise de congés RTT
	Plage non travaillée. Par exemple une absence maladie.
	Plage travaillée. Par exemple une journée de télétravail.
	Evènement présent sur cette journée.
	Indique que la prise de congés ou l'activité est en attente de validation.
	Indique que la prise de congés ou l'activité est validée mais non intégrée en paye.

La consultation détaillée d'une journée et les mécanismes de saisie sont identiques à ceux de l'agenda individuel auquel vous avez accès en tant que salarié.

Export du planning

L'export du planning est réalisé au format Excel 2003 (.xlsx). 

Afin d'offrir une meilleur visibilité, la légende utilisée pour l'export utilise d'autres codes couleur qui sont : 

	Jour de présence au regard du cycle horaire du salarié.
	Week-end et jours fériés non travaillés.
	Jours de congés.
	Jours de congés RTT.
	Jours d'absence (activité non travaillée).
	Activité travaillée.

Outre le fait de disposer du planning sur ce format, l'export contient des informations de cumuls par salarié et journée.

Ce cumuls portent sur les compteurs suivants : 

• Jours de présence
• Jours entier de présence
• Congés
• RTT
• Absences
• Jours travaillés
• Jours travaillés entier

 

 

 

Paramétrage : Accès administrateur

Ce chapitre est destiné aux administrateurs du portail RH

Préambule

L'accès administrateur donne la possibilité de définir l'ensemble des paramètres concernant l'utilisation et l'exploitation du service iG Ma RH.   

Cet accès se traduit principalement par la possibilité d'accéder aux modules de configuration du portail.   Si vous êtes administrateur, vous disposerez d'un bouton situé à gauche du sélecteur de services. En cliquant dessus, un menu vous permettra de sélectionner le module de paramétrage désiré dans la liste suivante :    Comptes utilisateurs Rubriques Modèles de congés Gestion des rôles Cycles généraux

L'administrateur dispose d'un accès complet à l'ensemble des services et des fonctionnalités présentes dans le service iG Ma RH.

Les seules limitations sont celles inhérentes aux obligation de paramétrage de la solution GRH indiquées dans les pré-requis.

 

 

Prérequis

Configuration sur le logiciel GRH

• Création des services : Le portail fonctionnant sur la base des services de l'association, il est nécessaire de les créer dans la gestion des services présente dans l'application GRH. La bonne configuration de ces services permet de définir les chefs de services, qui pourront avoir la visibilité sur les demandes et planning des salariés présents dans ce service.

Si un salarié n'a pas de contrat attribué à un service, il ne sera présent sur aucun service du portail.

• Ajouter l'accès au portail dans la fiche personne : Pour qu'un salarié ait accès au portail Ma RH, il faut lui donner l'accès dans sa fiche personne en cochant la case "Accès au portail". Le portail utilisant les adresses mail personnelles, il faut également s'assurer que le salarié en ait transmis une et la renseigner dans sa fiche personne, sans quoi il ne pourra pas avoir d'identifiants de connexion.

Lorsque vous cochez la case et renseignez l'adresse mail, le salarié recevra un mail où seront indiqués l'url du portail ainsi que ses identifiants de connexion. Si vous ne souhaitez pas que le salarié puisse se connecter avant d'avoir fait toutes les configurations sur le portail, alors ne cochez cette case que pour vous ainsi que pour les personnes qui s'occuperont de configurer le portail. Vous pourrez, quand vous aurez terminé tous les réglages, cocher cette case pour les salariés qui auront accès à Ma RH.

 

Comptes utilisateurs

Ce module permet à l'administrateur de disposer d'une vision sur les comptes utilisateur.

Si un salarié n'arrive pas à se connecter au portail, l'administrateur va pouvoir : 

• Vérifier que le salarié est présent dans la liste des utilisateur.
• Vérifier que son identifiant est bien celui que le salarié utilise.
• Vérifier si ce salarié a déjà réalisé l'activation de son compte (1).
• Fournir au salarié son mot de passe temporaire si ce dernier ne l'a pas reçu (2).

Si un salarié a déjà réalisé l'activation du son compte, le mot de passe temporaire n'existe plus (3). Dans cette situation le salarié doit faire une demande de réinitialisation du mot de passe en utilisant le lien "Mot de passe oublié" présent sur la page de connexion.

Gestion des rôles

Afin de contrôler les accès des différents utilisateurs, le portail propose une gestion des rôles complète dans laquelle il faudra définir des permissions.

Cette gestion est présentée sous la forme de deux listes liées.

La première est la liste des rôles existants, la seconde est la liste de utilisateurs affectés sur le rôle sélectionné.

Créer un rôle

Pour ajouter un rôle, cliquez sur le bouton "+".

L'écran qui est alors affiché présente deux types de d'autorisations : 

• La partie droite permet de définir les fonctionnalités auquel les salariés associés à ce rôle auront droits.
• La partie gauche permet de définir les rubriques saisissables qui seront autorisées à la saisie.

 

Commencer par ajouter un intitulé au rôle, puis sélectionner les éléments désirés.   Comment fonctionnent les demandes? Lorsque le salarié demandera par exemple un congé, cette demande sera marquée du statut En attente. Ce sera au chef de service de contrôler une première fois les demandes des salariés de son service : il devra soit valider la demande du salarié, soit la refuser (chaque refus requiert un motif). La demande est marquée du statut Validée ou Refusée. Lors de l'intégration de la demande dans le logiciel GRH, un deuxième contrôle est fait par la personne responsable de cette intégration. Elle peut soit intégrer la demande en paie, soit la refuser. Si la demande est intégrée, elle remonte dans Ma RH avec le statut Terminée. De son côté le salarié peut modifier ou supprimer une demande du moment qu'elle n'est pas intégrée en paie ou que la date n'est pas passée.

Si vous créez une nouvelle rubrique web, n'oubliez pas de l'ajouter dans les rôles concernés.

Lorsque vous avez coché les permissions que vous désirez, vous pouvez valider. Le rôle sera créé et il faudra y assigner des utilisateurs.

Assigner des utilisateurs

Après avoir créé votre rôle, vous devez assigner des utilisateurs à celui-ci. Vous pouvez rechercher le nom ou prénom d'un utilisateur de Ma RH via la barre de recherche, et il vous sera proposé. Une fois que vous l'avez sélectionné, il suffira de cliquer sur le bouton "+" pour l'ajouter au rôle. Vous pouvez le supprimer du rôle à tout moment.

Si vous vous rendez sur l'onglet "Utilisateurs" de la page, vous pouvez trouver la liste des utilisateurs du portail. Si vous sélectionnez un utilisateur, vous pouvez voir tous les rôles auxquels il est assigné, les supprimer ou en ajouter.

Les rôles étant cumulatifs, nous vous conseillons de commencer par créer ceux avec les droits les plus simples, comme par exemple un rôle salarié. De plus, si l'utilisateur est actuellement connecté au portail, ses nouveaux droits seront pris en compte à sa prochaine connexion.

N'oubliez pas de vous ajouter aux rôles, puis de vous déconnecter et reconnecter afin d'avoir accès au reste du portail.

 

Rubriques

Afin de permettre aux salariés d'effectuer des demandes venant du portail, il faut configurer les rubriques web. Ces rubriques web peuvent être reliées à des rubriques de paie ou d'absence déjà présentes dans le logiciel GRH. 

En vous rendant sur la page Rubriques, vous trouvez un tableau comportant toutes les rubriques web créées.

Cette liste vous permet d'identifier rapidement les paramètres des rubriques existantes et si elles sont activées.

Ajouter une rubrique

Pour ajouter une nouvelle rubrique, cliquer sur le bouton "+".

La partie gauche de l'écran de saisie permet de définir la rubrique et son comportement.

Un libelle Un type de rubrique : calculée ou saisissable Une rubrique calculées est une rubrique invisible pour l'utilisateur, qui ne pourra pas saisir de demande la concernant (par exemple le calcul des jours de présence). A contrario, les rubriques saisissables sont des rubriques utilisables par le salarié et généralement comprenant une notion de durée (par exemple un déplacement ou une absence).   Une unité de temps : jours / heures / valeur La notion valeur implique que le salarié devra saisir lui-même la valorisation de cette rubrique.   La valeur à intégrer pour le calcul du temps de la demande liée à cette rubrique (rubrique en jours ou en heures) Un commentaire (optionnel)

La partie droite de l'écran de saisie permet de piloter comment cette rubrique doit être prise en compte si bien au regard du portail que lors de son intégration en paye.

La notion prendre en compte comme une activité permet de définir : Comment cette rubrique sera présentée sur l'agenda ou le planning. Si l'option est décochée, elle sera considérée comme un évènement. Si cette rubrique à un impact sur le temps de travail et le temps de présence du salarié.   L'option assimilé à du temps de travail permet d'indiquer si cette rubrique est une activité travaillée ou non. Par exemple, une journée de télétravail est une activité assimilée à du temps de travail mais n'est pas du temps de présence sur le lieu de travail.   La case Sur le lieu de travail permet de préciser cette information qui sera prise en compte dans le calcul des jours de présence.   L'option lier à une rubrique de paye permet d'activer l'association avec une rubrique de paye ou une rubrique d'absence de la solution GRH.   Rubrique de paye : Si l'option précédente est activée, vous avez la possibilité de sélectionner la rubrique associée.

Il ne faut pas saisir des rubriques de congés qui possèdent une période d'acquisition. Cette association est réalisée au travers du module de paramétrage des modèles de congés.

Lorsque vous avez saisi toutes les zones, vous pouvez valider. La rubrique web sera créée.

Par défaut, après la création d'une rubrique, elle est marquée du statut "Inactive". Il faut donc l'activer pour qu'elle soit prise en compte. Vous pouvez également la modifier partiellement et la désactiver à tout moment. 

Une rubrique web est supprimable tant qu'elle n'est pas utilisée.

 

Rubriques - Cas d'utilisation

Le paramétrage des rubriques disponible dans la solution iG Ma RH a été étudié pour permettre une intégration des données dans le moteur de calcul de paye via la codification de rubriques de paye et d'absence.

Cette approche ouvre des perspectives concernant l'utilisation du portail que ce soit pour faciliter la remontée des informations provenant des saisies réalisées par les salariés ou pour l'analyse de leur activité.

Le principe

Globalement, la solution GRH permet de codifier des rubriques qui peuvent effectuer des calculs à prendre en compte ou non dans le schéma du traitement des paies. Ces rubriques peuvent être enregistrées dans l'historique de paye, servir d'élément statistique ou piloter le déclenchement et le calcul de rubriques tierces ou alimenter des compteurs de congés.  

Les saisies réalisées au niveau du portail, si bien par le salarié que le chef de service, constituent un premier niveau d'informations injectables en paye mais pas seulement. Elles impactent la quantification et la qualification de l'activité qui peut être transmise en retraitée dans la solution GRH. 

Etude de cas

 

1) Jours de récupération 

Cet exemple illustre l'utilisation de la solution iG Ma RH afin d'alimenter un compteur de jours de récupération en utilisant la un modèle de congés.

La première étape consiste à ajouter une rubrique d'absence non valorisée dans le gestionnaire de rubrique.

Cette rubrique va permettre, aux salariés autorisés ou au chef de service, la déclaration d'un jour travaillé supplémentaire. 

Afin d'intégrer cette rubrique dans un modèle de congés, il est nécessaire d'ajouter une rubrique libre toujours calculée. La formule de cette rubrique doit être alimentée par la durée de la rubrique d'absence précédemment créée.  

Maintenant, il faut ajouter le modèle de congés qui va être alimenté par cette rubrique.

Ce modèle de congés est de type autres congés. Il utilise une formule de calcul pour son acquisition qui est la rubrique libre que nous venons de créer.

Pensez ensuite à générer la première période d'acquisition du modèle et à affecter ce modèle aux contrats des salariés concernés.

Maintenant, nous allons définir dans la solution iG Ma RH une rubrique d'activité qui va piloter le calcul des durées et qui va être liée à la rubrique d'absence que nous avons ajoutée.

Cette rubrique est saisissable, est en jours, est à prendre en compte comme une activité et est assimilée à du temps de travail. Elle est liée à notre rubrique d'absence "Déclarer un jour de récupération".

Le calcul automatique de sa durée peut être positionné sur le mode de votre choix. Dans le cadre de cet exemple, le calcul est en jours hors-cycle. Cela me permet de m'assurer que la durée sera nulle si un salarié pose cette activité sur un jour travaillé habituellement.

Pensez ensuite à activer votre nouvelle rubrique et à l'ajouter dans les rôles concernés pour autoriser soit les salariés soit les chefs de service à l'utiliser.

Maintenant, en allant sur l'agenda, il est possible de saisir une journée d'activité utilisant cette rubrique. 

Lors de l'intégration des EVP en paye, je vais retrouver cette saisie dans la liste et pouvoir l'intégrer en paye. 

Après intégration, l'absence est présente sur la fiche contractuelle du salarié.

Il nous reste à réaliser une évaluation de la fiche pour mettre à jour l'acquisition du congés.

Si ensuite vous désirez afficher ce compteur sur le portail, il suffit de modifier la gestion des congés dans ce sens. 

Ce mécanisme peut être utilisé pour piloter un compteur en heures.

 

2) Heures travaillées complémentaires

 

Cet exemple illustre l'utilisation de la solution iG Ma RH afin de permettre aux salariés la saisie des heures complémentaires.

Le principe est de pouvoir récupérer les saisies au préalablement validées par le responsable et de les ventiler à 25 ou 50 % en fonction du nombre d'heures totales réalisées sur la période avec un changement au bout de huit heures. 

Pour commencer, il faut ajouter dans la solution GRH une rubrique de paye saisissable en variable de paye qui sera le réceptacle des données lors de l'intégration. Elle ne participe pas au calcul du brut ni d'aucune autre rubrique.

Ensuite, il faut ajouter un rubrique dans la solution iG Ma RH afin de permettre la saisie et de lier celle-ci avec notre rubrique de paye.

Cette rubrique ne doit pas être à prendre en compte comme une activité.

Après avoir autorisé cette rubrique dans la gestion des rôles, les salariés peuvent la saisir. 

 

 

Lors de l'intégration, le calcul des durées en heures hors-cycle pour cet évènement de 20h00 à 21h30 donne 1.5 heures.

Maintenant, nous allons ajouter deux rubriques par duplication de H_COMP25 :

• _H_COMP_25 : Heures complémentaires à 25%
• _H_COMP_50 : Heures complémentaires à 50%

La base de ces deux rubriques rentrent dans les cumuls suivants : 

 Elles doivent être marquées "toujours valorisée" puisqu'elles vont être déclenchées automatiquement en fonction de la présence de la rubrique _H_TRAV_PORT provenant de l'intégration.

 Concernant la formule de calcul de leur base, on obtient le texte ci-dessous : 

Heures à 25% : 

On prend le différentiel entre le nombre d'heures complémentaires du mois et celles intégrées du portail le tout plafonné à 8.

Heures à 50% : 

On prend les heures complémentaires du mois augmentées des heures intégrées du portail auxquelles on retire 8 (en s'assurant que le résultat n'est pas négatif). 

Ces deux rubriques vont ainsi se calculer et être prises en compte dans la rémunération en fonction des situations.

 

3) Titre restaurant

 

Cet exemple illustre l'utilisation d'une rubrique calculées.

Si nous partons du postulat que le nombre de titre restaurant à donner au salarié correspond à son nombre de jour entier de présence sur son lieu de travail, il est possible d'alimenter automatiquement la rubrique NBTICKETRESTO.

Il faut ajouter une rubrique dans la solution iG Ma RH. 

Cette rubrique doit être de type calculé, en jours et utilisant la valeur à intégrer "Nombre de jours entier de présence". Ensuite, il suffit de la lier avec la rubrique de paye NBTICKETRESTO. 

Lors de l'intégration, en laissant l'option "Traiter les éléments calculés", vous obtenez l'initialisation des saisies.

Le nombre de jours entier de présence est entièrement lié quant à lui au paramétrage des rubriques d'activité et l'option "Sur le lieu de travail".

 

Cycles généraux

Afin de visualiser au mieux le planning des salariés d'un service, il faudra créer des cycles de travail et les rattacher aux contrats des salariés.

Création d'un cycle

Après s'être rendu sur la page "Cycles Généraux" et avoir cliqué sur le bouton + pour ajouter un cycle, il vous faudra en premier lieu ajouter un cycle par défaut, si aucun cycle n'a été créé pour le moment.

Vous devrez donner un intitulé au cycle, une date d'affectation et sélectionner les jours fériés travaillés pour ce cycle. Ensuite, à l'aide de votre souris, vous pourrez sélectionner les plages horaires pour chacun des jours de la semaine. 

Le premier cycle créé sera défini comme le cycle par défaut, et sera assigné à tous les contrats des utilisateurs.

Si vous n'avez créé qu'un cycle par défaut, vous n'avez plus rien à faire. Si vous avez créé d'autres cycles, il faut maintenant assigner les contrats des utilisateurs.

Assignation des contrats

Après avoir créé vos cycles, il faudra vous rendre sur l'onglet "Contrats associés". Tous les contrats sont associés au cycle par défaut. Vous pouvez changer le cycle de travail d'un salarié - pour le contrat souhaité - en allant sur la dernière case du tableau, où s'affichera la liste des cycles disponibles. Il vous suffira de cliquer sur le cycle pour l'affecter au contrat.

Le cycle sera automatiquement pris en compte dans le planning.

 

Selon votre configuration des rôles, les chefs de services pourront également avoir accès à une gestion de cycles pour les services pour lesquels ils sont responsables.

Modèles de congés

Le module de paramétrage des modèles de congés vous permet de piloter l'affichage, la prise et le mode de calcul des durées.

La liste présente à l'écran affiche l'ensemble des modèles de congés existant dans la solution GRH. 

La première colonne (1) vous permet d'identifier le modèle de congés.

La seconde (2) permet d'associer la rubrique de prise de congés au modèle lors de l'intégration. Cette information permet aussi de déterminer s'il est possible de réaliser une prise de congés sur ce modèle en complément des autorisations. Cette option donne la possibilité d'afficher un congés mais de ne pas permettre la saisie d'une demande le concernant. Il est ainsi possible de présenter à l'affichage un compteur CET au salarié à titre informatif sans qu'il puisse réaliser une prise.

La colonne "RTT" (3) pilote l'affichage de l'agenda et du planning pour indiquer si la prise de congés est une prise de congés RTT.

La colonne "Affiché ?" (4) permet de décider si un modèle de congés est affiché ou non dans le solde des droits. Vous avez ainsi la possibilité de sélectionner les modèles de votre choix et de fait d'exclure les compteurs annexes comme les heures / jours de récupération ou les CET. Ce paramétrage est ensuite limité par les affectations réelles du salarié. Un modèle de congés affiché ne le sera réellement que si le salarié dispose de ce droit.

Attention, un congé non affiché ne sera pas saisissable.

Enfin, la colonne "Type de calcul des durées" (5) permet de définir comment la durée d'une prise sera calculée.

Lorsque vous effectuez des modifications sur ce module, pensez à les enregistrer en cliquant sur le bouton "Enregistrer" présent en haut de l'écran. 

Lorsque vous modifiez ce paramétrage, il est nécessaire de fermer votre session et vous reconnecter pour en bénéficier.

 

FAQ

• Mon salarié n’apparait pas dans la liste des comptes utilisateurs​, que faire?

La case "Accès au portail" dans la fiche personne n’est pas cochée ou l’adresse mail personnelle n'est pas renseignée. Voir la page Prérequis de la documentation.

• Mon salarié n’apparait dans aucun service, que faire?

Il n'y a pas de service attribué sur le contrat du salarié. Il faudra donc lui en attribuer un dans la gestion des services présente dans le logiciel GRH. Voir la page Prérequis de la documentation.

• Mon salarié se connecte mais n'a accès à rien, que faire?

Le salarié n'a pas de rôle attribuer. Voir la page Gestion des rôles de la documentation.

• Mon salarié n’a pas reçu d’email de connexion​, que faire?

Voir dans les éléments indésirables - Spam - mais il est probable que ca soit le provider du salarié qui ait éliminé le mail. Le gestionnaire RH peut communiquer le compte et le mot de passe temporaire via « Comptes utilisateurs ». Voir la page Connexion à Ma RH - Accès GRH de la documentation.

• La mire de connexion n’apparait pas​, que faire?

Si vous êtes sur le navigateur Internet Explorer, changez de navigateur. IE ne supporte pas Ma RH. Le portail est disponible pour le navigateurs suivants : Chrome, Edge, Opera, Firefox, Safari.

Service RH : Intégration dans le logiciel GRH

Intégration des demandes de congés

Intégration des données

Pour intégrer les demandes de congés faites depuis le portail, vous devez vous rendre dans la partie traitements du logiciel GRH, et sélectionner "[Portail RH] Demandes de congés".

Vous vous retrouverez sur l'écran d'intégration des congés. 

Après avoir sélectionné les options que vous souhaitez et entré la date voulue, vous devez cliquer sur le bouton rafraichir pour charger les données. La date de fin correspond à la date de fin des congés que vous souhaitez intégrer.

Vous pouvez vous retrouver avec trois types de demandes, toutes définies par une couleur :

• En noir, les demandes validées par le chef de service et qui n'ont pas d'anomalie.
• En bleu, les demandes qui n'ont pas été validées par le chef de service (seulement si vous avez cliqué sur la case "Inclure les demandes non validées" avant le chargement).
• En rouge, les demandes qui présentent des anomalies. Ces demandes là ne peuvent pas être intégrées, seulement refusées. 

En cliquant sur le bouton "Anomalies", vous aurez un écran dédié aux demandes présentant des anomalies. C'est à partir de cet écran qu'il faudra refuser les demandes qui comportent des anomalies. Il faudra alors renseigner un motif de refus. Pour revenir à l'écran principal, il faudra appuyer sur le bouton "Retour".

Afin d'intégrer les données, il vous faudra cocher sur les demandes que vous souhaitez intégrer, et confirmer l'intégration des données. La couleur de l'enregistrement changera pour les données intégrées.

Erreur à l'intégration?

Vous pouvez annuler l'intégration des demandes en cas d'erreur en vous rendant dans la gestion des saisies et en supprimant la saisie correspondante.

En cas de suppression de la saisie, les demandes concernées seront retirées de l'intégration, et il faudra recommencer l'intégration de ces dernières.

Intégration des EVP

L'intégration des absences et des variables de paye en provenance du service iG Ma RH est disponible dans la solution GRH à partir du menu principal, section Traitements en cliquant sur l'item "[Portail RH] Import des EVP".

Ce module d'intégration offre plusieurs options afin de permettre un pilotage ciblé des éléments à intégrer.

La sélection des données

La partie gauche de la barre d'action permet de cibler les données à charger en provenance sur portail.

La saisie des bornes de dates permet de limiter les éléments à importer mais aussi de piloter les journées devant être recalculées.

Les options de filtrage supplémentaires sont les suivantes : 

• Inclure les demandes non validées.

Cette option permet d'importer les demandes marquées en attente en plus des demandes validées. Elle peut être nécessaire si un chef de service n'a pas traité les demandes des salariés affectés à son service.

• Autoriser l'intégration des alertes.

Lors de l'import des données en provenance du portail, un contrôle est réalisé pour vérifier si la variable est déjà existante pour le contrat concerné sur la période de paye courante. Dans ce cas de figure, la ligne est marquée en alerte et n'est pas intégrable. Cette option vous permet d'autoriser l'intégration de ces éléments.

• Inclure les éléments déjà intégrés.

Cette option est à utiliser en connaissance de cause. Elle est disponible pour permettre un rattrapage des éléments considérés traités mais n'ayant pas été intégrés en paye. Cette situation peut avoir été produite par la suppression d'une saisie en paye qui a mal été reportée au niveau du portail. Dans tous les cas, si l'élément est existant en paye, il sera indiqué en anomalie et ne sera pas intégrable.

• Traiter les éléments saisissables.

Cette option permet de faciliter vos intégrations en ciblant vos imports. Elle permet de traiter les éléments qui ont été saisis par les salariés. 

• Traiter les éléments calculés.

Cette option permet de faciliter vos intégrations en ciblant vos imports. Elle permet de traiter les éléments calculés automatiquement comme par exemple des jours de présences.

Après avoir défini votre sélection pour pouvez demander le rafraichissement des données en cliquant sur le bouton "Rafraichir".

L'option "Avec recalcul" permet de demander au service iG Ma RH de recalculer l'ensemble des durées des journées de la plage sélectionnée. Il est conseillée de réaliser cette opération la première fois. Si ensuite vous modifiez vos paramètres de sélection sans changer les dates, il n'est pas nécessaire de lancer un recalcul.

 

Une fois le calcul, le transfert et l'analyse des données terminées, vous obtenez la liste des EVP à l'écran.

Les éléments en alerte ou en anomalie sont indiqués avec une couleur différente. Le motif de l'anomalie est indiqué en bas de l'écran lorsque vous sélectionnez la ligne.

Comme cette liste est basée sur un affichage de type entrepôt, vous pouvez regrouper, filtrer et rechercher des éléments sur les critères de votre choix. Cette approche est pratique puisqu'elle vous permet de réaliser vos intégrations par lot en ciblant les types d'absence ou de variables à traiter.

L'intégration des EVP

La partie droite de la barre d'action permet d'intégrer ou refuser les éléments de votre choix.

L'intégration

Pour réaliser une intégration, vous devez cocher les éléments concernés. 

Par exemple, pour faciliter les contrôles, j'ai réalisé un regroupement sur l'alias de rubrique et un second sur le service. Je peux me concentrer sur la rubrique _PRESENCE qui va contenir le nombre de jours de présence de la période. 

Une fois ma sélection terminée, je demande une intégration des éléments qui ont été sélectionné en cochant la ligne de regroupement RHSIE.

Ces éléments changent de statut et de couleur. Ils ne sont plus sélectionnables.

Cette intégration a généré une saisie en masse dans la gestion des saisies.

Si je décide d'annuler l'opération, il suffit de supprimer cette saisie et de relancer un rafraichissement des données à importer à partir du portail.

Refuser une demande

Si vous désirez refuser une ou plusieurs demandes, il vous faut sélectionner ces dernières et cliquer sur le bouton "Refuser".

Une fenêtre va alors vous demander de définir le motif du refus qui est obligatoire.

Ensuite cliquer sur le bouton "Refuser" pour réaliser l'opération.

La ligne va alors changer de statut et sera affichée en rouge. Elle ne sera plus sélectionnable.

Consulter l'historique des intégrations

A chaque intégration, un historique des éléments concernés est conservé. Même si vous supprimez la saisie présente dans la gestion des saisies, le système conserve cet historique.

La consultation de cet historique est présentée par date de réalisation et compte utilisateur.

Pour consulter le détail d'une intégration, vous devez double-cliquer sur la ligne.

 

 

Saisie d'une Note de Frais

 

Prérequis : ce module est dépendant et associé à la solution des gestion des Frais Professionnels et à son paramétrage. Si cette solution n'est pas utilisée dans votre association, la saisie des notes de frais ne sera pas disponible.

La première étape est de se connecter à la page web de monportailrh et de renseigner vos identifiants (vous avez au péalable reçu un mail avec ces identifiants) :

Ensuite vous accéder au tableau de bord qui vous permet de lancer l'application "Notes de frais" qui vous ai mise à disposition :

Ce module vous permet de déposer et suivre vos demandes de remboursement concernant vos frais professionnels.

La liste présente à l'écran reprend les informations essentielles permettant d'identifier vos demandes à savoir la date du frais, la date de dépôt de votre demande, le type de frais, les informations de valorisation, votre commentaire, l'accès aux pièces jointes et le suivi de son état.

L'état peut présenter les valeurs suivantes :

• En attente : Votre demande est en attente de validation par votre chef de service.
• Validée : votre demande a été validée par le chef de service.
• Refusée : votre demande a été refusée. Le motif du refus est alors indiqué.
• Terminée : votre demande est intégrée en paye.

Pour consulter la pièce jointe associée à une note de frais, il vous suffit de cliquer sur l'icône "trombone" dans la colonne PJ, 

En bas à droite de l'image, vous disposez de 2 icônes permettant de télécharger la pièce jointe, puis de fermer la fenêtre :

Cette liste est par défaut chargée sur les trois derniers mois. Vous avez la possibilité de modifier la date de référence utilisée si vous désirez afficher les informations sur une plage plus grande, en la saisissant ou en utilisant le calendrier.

Une zone de recherche est disponible. Par exemple, si vous désirez appliquer un filtre sur les demandes de remboursement des repas, il vous suffit de taper "repas" dans la zone de recherche.

Vous pouvez également trier les données affichées par colonne, en cliquant sur l'entête de colonne, pour classer les données par ordre croissant ou décroissant par exemple, ou par type de rubrique.

Ajouter une Note de frais

Vous pouvez ajouter une demande de frais professionnels directement à partir de cette liste en cliquant sur le bouton

situé en haut à droite. 

L'écran de saisie d'une demande de remboursement d'un frais est adaptatif en fonction du type de frais sélectionné.

Par exemple le fait de choisir "Repas" comme type de frais initialise l'écran en fonction du paramétrage de la rubrique REPAS présente dans la solution desktop de gestion des frais professionnels.

Si vous disposez d'une carte bancaire professionnelle, une option "Payé par CB de l'association" permet d'indiquer que ce frais est déjà payé. Cette demande n'est pas à rembourser mais permet de justifier les dépenses réalisées.

L'ajout du justificatif du frais est obligatoire. La demande ne pourra pas être validée sans ce dernier, cette obligation est matérialisée par un cadre "rouge" avec la mention "Vous devez fournir un justificatif", sans quoi la validation de la note de frais n'est pas possible.

 

Modifier ou supprimer une note de frais

Vous avez la possibilité de modifier ou supprimer une note de frais tant que cette dernière est marquée "En attente".  Si elle est marquée "Validée" vous ne pouvez plus la modifier mais vous pouvez la supprimer car elle n'a pas encore été intégrée dans la gestion des frais professionnels.

Pour réaliser ces opérations, vous devez cliquer sur la note de frais concernée dans la liste afin d'obtenir l'écran de saisie. La présence des boutons de validation et de suppression vous indiquera si l'opération est autorisée.