GRH

Mettre à jour le gestionnaire de rubriques

La version du programme GRH est 2025.06.01

Le gestionnaire de rubriques passe à 88

Vous trouverez dans le lien suivant les modifications qu'il contient :

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/versions-du-gestionnaire-de-rubrique-eig/page/version-88

Comme d’habitude, le gestionnaire de rubriques ne se met à jour que lors du changement de période.

Dans ce cas il est nécessaire de forcer cette mise à jour. La version du gestionnaire de rubriques est indiquée sur l’écran principal avec la version du programme.

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Pour forcer la mise à jour, sélectionnez le menu Option utilisateur/MAJ Gestionnaire de rubrique.

Cette option est accessible si le configurateur vous permet de modifier le gestionnaire de rubrique.

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Cliquez sur le bouton   image-1636031652638.pngafin d’effectuer la mise à jour. A l’issue de celle-ci, le programme s’arrête. Il suffit alors de le relancer et de vérifier la version

Le menu Information de connexion permet de vérifier qu’aucun utilisateur n’est connecté.

Alerte de mise à jour

Lorsqu'un complément de mise à jour est disponible, il est mis à jour par le service hébergement et téléchargé automatiquement pour les autre. Le connecteur informe de cette disponibilité et permet de consulter la documentation afférente.

Toutefois, en GRH, nous mettons parfois à disposition entre deux compléments de maj une mise à jour du gestionnaire de rubrique. Une notification est systématiquement envoyée, mais pour parfaire l'information, le tableau de bord de la GRH indiquera également cette information ;

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Un clic sur la tuile permet de lancer directement le lien wiki et de vous informer sur les modifications 

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Mode administrateur

Le menu a été réorganisé afin de regrouper tous les traitements disponibles pour les administrateurs.

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/mode-administrateur-en-grh

 

Déclôture des contrats

Il peut être parfois nécessaire de dé clôturer un contrat clôturé par erreur. Mais selon le situation, cela n'est pas sans conséquence.

Nous avons passé en revue tous les cas possibles. Dans certains cas, l'opération est sensible et doit être réalisée par l'administrateur.

Cas N°1 : Le contrat a été clôturé dans le mois de paye en cours (Mois M)

Cas 1.1: Avec une date de rupture au mois M
Cas 1.2: Avec une date de rupture au mois M-1 ou antérieur

Cas 1.2.1 : Le contrat a été créé dans le mois en cours

Il s'agit d'un contrat antérieur, s'il se prolonge sur le mois courant, il faut le clôturer en changement de situation au dernier jour du mois M-1.

Cas 1.2.2 : Le contrat a été créé dans un mois précédent le mois en cours

Lors de la clôture avec une date antérieure au mois principal déclaré, un message d'avertissement alerte l'utilisateur :

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Cas N°2 : Le contrat a été clôturé dans le mois précédent le mois de paye en cours (Mois M-1)

Cas 2.1: Le contrat a été clôturé en changement de situation
Cas 2.2: Le contrat a été clôturé pour un autre motif que changement de situation

Cas 2.2.1 : La date de rupture est égale à la date de fin du mois précédent

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Dans la DSN du mois M-1, un bloc 62 fin de contrat a été à tort. Avec cette procédure, le programme va automatiquement ajouter un bloc 62 dans la dsn du mois M avec le motif 99 Annulation

 

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Cas 2.2.1 : La date de rupture est inférieure à la date de fin du mois précédent

Exemple : un contrat (Fiche 1.1.0) a été clos par erreur le 11 février. On est sur la paye de mars, donc impossible de revenir sur le bulletin de février.

Comme précédemment, le programme va automatiquement ajouter un bloc 62 dans la dsn du mois M avec le motif 99 Annulation.

Annulation de bulletin

Dans le cas où un individu apparaîtrait à tort dans une DSN mensuelle (exemples : salarié fictif, salarié test déclaré à tort en production, salarié nouvellement embauché qui ne s'est jamais présenté, saisi d'un nouveau contrat affecté à tort à un individu alors qu'il s'agit du contrat d'un autre, etc... ) et que vous ne pouvez pas procéder à une DSN annule et remplace, il faut alors appliquer la procédure suivante, qui n'est accessible qu'en mode administrateur.

Sur le contrat concerné, cliquer sur Gestion des régularisations de bulletin et cocher la case Effectuer une annulation de bulletin.

Tous les bulletins du contrat seront annulés. Cette procédure ne doit être utilisée que dans les seuls cas cités.

La dsn mensuelle sera générée en respectant la fiche consigne ci dessous :

Salarié déclaré à tort

 

 

 

 

 

 

 

 

Saisie sur salaire

La documentation du nouveau module de saisie sur salaire est disponible ci dessous

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/calcul-de-paye-rubriques/page/module-saisie-sur-salaire

 

Modification du paramétrage du bulletin de paye

Dates du bulletin de paye

Quelques modifications ont été ajoutées au paramétrage du bulletin de paye permettant notamment d'affiner l'affichage des dates de contrat.

Le paramétrage du bulletin est accessible via le menu Autres paramètres. Puis cliquez sur l'encart contenant les informations du contrat :

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Le paramétrage est propre à un modèle de bulletin. Il est donc possible d'avoir un affichage particulier pour chaque modèle

Le paramétrage s'applique de la même manière sur le bulletin détaillée ou le bulletin simplifié.

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La zone date d'embauche contient la date d'embauche du contrat. Elle n'est pas paramétrable. En revanche, il est possible d'afficher la date d'entrée dans l'association en cochant la case prévue à cet effet.

La date de départ contient la date de clôture du contrat. Jusqu'à présent, même en cas de clôture pour changement de situation, la zone était renseignée. Avec la mise à jour, il est possible de décocher la case Afficher la date de fin en cas de changement de situation, dans ce cas, seules les dates des "vraies" clôtures seront affichées.

Enfin il est possible d'afficher les dates d'activités : 

Pour une information optimum pour le salarié, nous vous conseillons de cocher la case Afficher les dates d'activité et décocher la case Afficher la date de fin en cas de changement de situation. 

Affichage de l'IBAN

Il est également possible d'afficher partiellement l'IBAN habituellement imprimé sur le bulletin

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La partie centrale de l'IBAN sera remplacé par des X  et le BIC ne sera pas visible.

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Divers

ATTENTION : Changement Versement mobilité Juillet 2025

Le taux de versement mobilité change au 1er juillet 2025 pour certaines communes.

Vous trouverez la liste des changements en consultant la lettre circulaire du 27 mai 2025 en cliquant sur le lien suivant : https://www.urssaf.fr/accueil/actualites/taux-versement-mobilite.html

Le fichier CLOUD_GRH_TRANSPORT.csv n'étant pas encore disponible sur le site de l'URSSAF, il ne peut donc pas être joint à la mise à jour de Juin 2025.

Par conséquent, il sera mis sur les serveurs des clients hébergés et en téléchargement automatique pour les autres clients une fois qu'il sera disponible sur le site de l'URSSAF

En consultant le site de l'URSSAF le 26/06/25, nous avons trouvé un fichier avec env 250 lignes de plus que le précédent.
Cependant, toutes les mises à jour n'ont pas été faites.
Nous allons encore attendre avant de faire le nécessaire pour le mettre à disposition en téléchargement automatique et l'installer sur les serveurs hébergés.

 

Congés payés en cas de maladie (Loi DDADUE)

PHASE D'INITIALISATION :

Dans Traitements divers vous trouverez un bouton nommé : Congés Loi DDADUE :

image-1750434280322.png qui permet de lancer l'initialisation des données pour le calcul des CP en cas de maladie.

Cela va générer un fichier nommé conges_assoXXXX.db dans le même répertoire que les fichiers assoXXXX.IB et grhXXXX.ib

 

 

Activation du calcul des CP en cas de maladie :

Seuls les modèles de type congés annuels (hors CP pour travailleurs handicapés) peuvent être pris en compte pour le calcul des CP en cas de maladie.

L'activation se fait au niveau de chaque modèle de congés annuels.

Si l'association a plusieurs modèles de congés, il faudra l'activer pour tous les modèles.

Les modèles de CP pout TH ne sont pas pris en compte.

Pour l'activation, il faut :

- Aller dans Paramètres généraux / Congés

- Puis cliquer sur congés annuels dans la liste des modèles

- Puis cliquer sur : image-1750427827711.png en bas à gauche de l'écran

- Puis cocher "Acquisition des congés payés durant un arrêt maladie"  

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Vérification de l'activation du calcul des CP en cas de maladie :

Dans la description du modèle, nous avons la possibilité de voir si le calcul des CP en cas de maladie est bien activé pour ce modèle de congés.

Si le calcul est bien activé, il apparait la zone "Acquisition des congés payés durant un arrêt maladie" :Image3.png

 

Préparation des données :

Après avoir activé le calcul des CP en cas de maladie pour un ou plusieurs modèles de congés, une préparation des données en cas de maladie va être effectuée.

Si le traitement est lancé dans une base sans absence, le traitement va s'arrêter.

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Consultation des congés : Vue globale ou vue par période

Si vous utilisez plusieurs modèles, il faut sélectionner celui que l'on souhaite consulter :

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L'écran propose 2 types de vue :

- Vue globale : Total de la période en cours et des 3 périodes précédentes closes :

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Précisions :
* Les salariés sont triés par défaut par ordre décroissant sur la colonne "Total Mal."
* Les salariés qui n'ont pas eu d'absence maladie ne sont pas affichés
* Un salarié qui aurait 0.00 dans la colonne "Total Mal." ou 0.00 dans la colonne d'une année ou d'un mois signifie que le salarié n'a pas pas le droit à des CP en cas maladie :
     - Soit parce qu'il n'a pas eu d'absence maladie dans le mois ou l'année concernée,
     - Soit parce qu'il a eu des absences maladie maintenues qui lui ont généré des droits à CP donc pas de CP maladie en plus.

- Vue par période : Permet de consulter une période de paie (ex : de juin 24 à mai 25) mois par mois

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* Possibilité de filtrer sur la valeur d'une colonne en faisant un clic droit dans la colonne concernée
Exemple pour la colonne Clos :

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* Possibilité de sélectionner les colonnes que l'on souhaite afficher en faisant un clic droit sur le titre d'une colonne puis cliquer sur "Sélectionner les colonnes..."

* Possibilité d'exporter les données dans Excel en faisant un clic droit sur le titre d'une colonne puis cliquer sur "Exporter la liste sous..."

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* Signification des couleurs à gauche des matricules :

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Bleu : Une date de fin prévue est renseignée (CDD par exemple)
Vert : Personne en CDI
Rouge : Contrat clôturé. Une date de clôture est renseignée.

 

Vue individuelle détaillée : Explications :

* Situation des congés :

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- Ajust. Dr = Ajustements saisis au niveau des congés dans la fiche contrat :

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- Mino : Minorations pour absences diverses

- Mino. Mal : Minorations pour les absences maladie (Possibilité de consulter le détail dans la fiche contrat)

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- Nb. Mois : Nombre de mois de présence / absence pendant la période (proratisé en cas d'entrée / sortie)

- Seuil : Nombre de jours de CP que l'on ne peut pas dépasser en maladie (proratisé en cas d'entrée / sortie)

- Acquis théo. : Drois maladie acquis sans tenir compte du plafond de 24 jours maximum (pour la rétroactivité)

- Acquis réel : Droits maladie acquis dans la limite de 24 jours ouvrables ou 20 jours ouvrés par période en cas de rétroactivité, sinon 30 jours ouvrables et 25 jours ouvrés.
Si le nombre de CP acquis avant application du droit maladie est supérieur ou égal à 24 jours ouvrables alors Acquis réel sera égal à 0.

- Solde : Solde des congés avant application du droit maladie

- Complément maladie : Acquisition de CP au titre de la maladie

- Solde final : Solde + complément maladie.
Si Acquis réel = 0 alors, il faut prendre en compte la colonne Solde (exemple : période 2021-2022)

 

* Détail de l'acquisition portant sur la maladie :

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- Quand un salarié est en maladie n'ayant pas généré de droit à congé, le système affiche 2 jours ouvrables ou 1,67 jour ouvré par mois

- Quand il est absent une partie du mois, la valeur est proratisée en fonction de la durée de l'absence

- Quand il n'y a pas d'absence dans le mois ou que l'absence est maintenue, le système affiche 0.

* Absences prises en compte :

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- L'absence maladie du 16 au 31 Janvier 24 ayant généré des droits à congés (0 jour d'absence en retenue), le système affiche donc 0 dans le détail de l'acquisition portant sur la maladie

- En Novembre 22 : 0,33 représente 2J de CP ouvrables par mois * 4J d'absence retenue / 24 = 0,33 CP au titre de la maladie.

Lorsqu'il y a plus de 24 jours ouvrables par mois nous retenons maximum 24 jours ouvrables car le Code du travail prévoit qu'un salarié doit être présent 48 semaines sur l'année pour bénéficier des 5 semaines légales de congés payées (et non les 52 semaines que dure une année).
Cela signifie qu'un salarié absent 4 semaines durant la période de référence bénéficie  quand même de la totalité de ses jours de congés, soit 30 jours ouvrables.

 

Détail des absences prises en compte pour le calcul des droits maladie acquis théoriques :

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- Dans la partie "Absences prises en compte" vous trouverez le détail des arrêts maladie du salarié

- La colonne "Civile" indique le nombre de jours calendaires de l'absence maladie

- La colonne "Ouvrable" indique le nombre de jours ouvrables de l'absence maladie

- La colonne "Ouvrés" indique le nombre de jours ouvrés de l'absence maladie

- La colonne Retenue indique le nombre de jours d'arrêt retenus pour le calcul de des droits à maladie

- Exemple : Absence du 01/11/22 au 06/11/22 avec 4 jours ouvrables et 4 jours retenus : 2J de CP maladie * 4J d'absence ouvrables / 24J ouvrables dans le mois = 0.33J de CP maladie 

Le mois de novembre comporte 24 jours ouvrables (le 1er et le 11 étant considérés comme fériés). 

 

Congés payés dans la fiche contrat :

Dans le détail des acquisitions, la vue a changé.

Nous pouvons voir :

- Le nombre de jours acquis au titre de la maladie sur la ligne Maladie (21J)
- Les minorations pour maladie sur la ligne Minoration (27.5J)
- Le détail de ces minorations en cliquant sur le bouton "Minorations"

Nous pouvons également désactiver l'acquisition des congés pour un salarié en cochant la case "Désactiver l'acquisition des congés durant un arrêt".
Dans ce cas, l'affichage change.

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Précision : L'onglet "Minorations" apparait uniquement s'il y a des minorations

* Les CP pris apparaissent en négatif dans la situation des congés.

 

Assiette des congés payés :

En cliquant sur le bouton "Ajuster l'assiette", nous pouvons consulter l'assiette valorisée et l'assiette retenue pour le droit à congés payés.

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