Mise à jour de septembre 2024

Publication le 11/10/2024

Installation

Installation

Installation de la mise à jour

1. Avant de lancer la mise à jour.

2. Installation

Déclaration des mises à disposition 2025

Vous devez maintenant déclarer depuis le connecteur eiG les informations qui serviront au calcul des mises à disposition des logiciels eiG pour votre association.

Attention, cette déclaration est obligatoire. En cas de manquement, vous vous exposez à une interruption de la mise à disposition des logiciels eiG.

Cette déclaration doit être effectuée entre le 01/09 et le 31/10 de chaque année. Seuls les utilisateurs ayant les droits sur les états de fin d'année en comptabilité peuvent effectuer cette déclaration.

Dans le connecteur, après vous être connecté et si vous avez les droits nécessaires au traitement. Un lien vous invite a accéder à la déclaration.

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Une fois que vous avez cliqué sur le lien la fenêtre de déclaration s'affiche.

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Vous devez dans un premier temps obligatoirement renseigner les informations suivantes :

Une fois cette saisie effectuée, vous devez cliquez sur le bouton "Lectures des bases"

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Ce bouton va lancer le traitement qui va remplir automatiquement les informations suivantes figurant dans les bases sélectionnées  et nous étant nécessaire pour le calcul de votre mise à disposition :

Vous ne pouvez pas modifier ces informations. Vous pouvez néanmoins nous transmettre un commentaire à l'aide de l'espace de saisie dédié à cet effet.

Une fois le formulaire rempli, le bouton Déclarer s'active et vous pouvez cliquer dessus pour transmettre à eiG les informations

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Une fois la déclaration effectuée, les informations sont transmises à eiG et un mail de confirmation résumant votre déclaration sera envoyé à l'adresse mail du déclarant indiqué.

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Pour votre information quand une déclaration a été effectuée, le lien reste visible sur le connecteur mais il a la couleur grise. Vous avez ainsi la possibilité de modifier votre déclaration.

Le lien disparait du connecteur à partir du 01 janvier.

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GRH

GRH

Calcul de l'AGCP 2024 : Des nouveautés du PLFSS 2025

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/calcul-de-paye-rubriques/page/agcp-nouveautes-2024

 

GRH

Mettre à jour le gestionnaire de rubriques

La version du programme GRH est 2024.06.05 et va passer à 2024.09.01 

Le gestionnaire de rubriques passe de 69 à 70

Comme d’habitude, le gestionnaire de rubriques ne se met à jour que lors du changement de période.

Dans ce cas il est nécessaire de forcer cette mise à jour. La version du gestionnaire de rubriques est indiquée sur l’écran principal avec la version du programme.

Avant mise à jour : image-1727270743605.png        

Après mise à jour : image-1728036206228.png

Pour forcer la mise à jour, sélectionnez le menu Option utilisateur/MAJ Gestionnaire de rubrique.

Cette option est accessible si le configurateur vous permet de modifier le gestionnaire de rubrique.

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Cliquez sur le bouton   image-1636031652638.pngafin d’effectuer la mise à jour. A l’issue de celle-ci, le programme s’arrête. Il suffit alors de le relancer et de vérifier la version

Le menu Information de connexion permet de vérifier qu’aucun utilisateur n’est connecté.

GRH

Correction et mise à jour du gestionnaire de rubrique

PL_JRSEMPLOI

On ne tient plus compte des jours antérieurs.

Cette modification fait suite au changement de procédure lors de la création d'un contrat débutant antérieurement à la période courante. Cf. https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/contrats/page/contrat-demarrant-le-mois-precedent

En concordance avec cette modification, la zone Prendre en compte les jours antérieurs située dans l'onglet horaire est supprimée :

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Etant donné que la zone n'est plus accessible, vérifiez que la constante JOURSANTCIV n'est plus utilisée dans votre gestionnaire de rubrique dans des formules utilisateurs. Dans le gestionnaire de rubrique, utilisez le bouton "Recherche" : La recherche ne devrait donner que la rubrique PLAFONDS_A qui n'est plus utilisée

Avant

si (CONSTANTE(CONTRAT.RAPPEL_FICHE)=1)
alors (0)
sinon (CONSTANTE(CONTRAT.CIVJOURSTRAVAIL)+CONSTANTE(CONTRAT.JOURSANTCIV))

Après

si (CONSTANTE(CONTRAT.RAPPEL_FICHE)=1)
alors (0)
sinon (CONSTANTE(CONTRAT.CIVJOURSTRAVAIL))

ANT_JOURS

de la même manière, cette rubrique a été modifiée et est égale à zéro

66_AF_EXTSEGUR

Dans le cas d'une entrée ou sortie, permet de prendre en compte les 80% de Ségur uniquement sur la période de présence.

si (([NUMCONV.NUMCONV]=51) ou ([NUMCONV.NUMCONV]=66))
alors (
      Si (
          ([EXTSEGUREXCLU.MONTANT]=0)
          et (CONSTANTE(CONTRAT.TYPESALARIE)=3)
          )
      alors (
             CONSTANTE(GENERAL.EXT_SEGUR)
             *[66_AFNBJENF1.BASE]
             /CONSTANTE(GENERAL.NBJMOISPAYE)
             +
             (CONSTANTE(GENERAL.EXT_SEGUR)
             *0.80
             *(CONSTANTE(CONTRAT.CIVJOURSTRAVAIL)- [66_AFNBJENF1.BASE])
             /CONSTANTE(CONTRAT.CIVJOURSTRAVAIL))
             )
      sinon (0)
      )
sinon (0)
Avantage en nature logement

Création de deux listes de taux et valeur pour les barèmes d'avantage en nature logement  :

Création de quatre rubriques d'avantage en nature :

Création d'une rubrique itérative BRUTLOG : Brut utilisé pour le calcul Avantage en nature logement. Contient la rubrique CONVENTION.MONTANT par défaut

AN_BRUT_LOG1

declarer (TRANCHE)
affecter (TRANCHE;
         selon (
               cas ([BRUTLOG.MONTANT]<0.5*CONSTANTE(GENERAL.PLFSECUMOIS))  alors (1)
               cas (([BRUTLOG.MONTANT]>=0.5*CONSTANTE(GENERAL.PLFSECUMOIS)) et ([BRUTLOG.MONTANT]<0.6*CONSTANTE(GENERAL.PLFSECUMOIS)) )  alors (2)
               cas (([BRUTLOG.MONTANT]>=0.6*CONSTANTE(GENERAL.PLFSECUMOIS)) et ([BRUTLOG.MONTANT]<0.7*CONSTANTE(GENERAL.PLFSECUMOIS)) )  alors (3)
               cas (([BRUTLOG.MONTANT]>=0.7*CONSTANTE(GENERAL.PLFSECUMOIS)) et ([BRUTLOG.MONTANT]<0.9*CONSTANTE(GENERAL.PLFSECUMOIS)) )  alors (4)
               cas (([BRUTLOG.MONTANT]>=0.9*CONSTANTE(GENERAL.PLFSECUMOIS)) et ([BRUTLOG.MONTANT]<1.1*CONSTANTE(GENERAL.PLFSECUMOIS)) )  alors (5)
               cas (([BRUTLOG.MONTANT]>=1.1*CONSTANTE(GENERAL.PLFSECUMOIS)) et ([BRUTLOG.MONTANT]<1.3*CONSTANTE(GENERAL.PLFSECUMOIS)) )  alors (6)
               cas (([BRUTLOG.MONTANT]>=1.3*CONSTANTE(GENERAL.PLFSECUMOIS)) et ([BRUTLOG.MONTANT]<1.5*CONSTANTE(GENERAL.PLFSECUMOIS)) )  alors (7)
               cas (([BRUTLOG.MONTANT]>=1.5*CONSTANTE(GENERAL.PLFSECUMOIS)) )  alors (8)
               )
         )
LISTEGEN(AN_LOG1;:TRANCHE)

Formule presque identique pour AN_BRUT_LOG2, mais utilise la liste générale AN_LOG2

Prévoyance cadre

Dans le cas d'un changement de statut, les cotisations de prévoyance cadre doivent utiliser le cumul de plafond à partir du mois de changement.

Il est nécessaire de saisir en variable persistante jusqu'à la fin de l'année la rubrique CHGT_NC_C en indiquant le mois de passage.

Modification de la fonction F_TRANCHEANEW

Ajout du paramètre MOISDEB

minimum(
       (
       F_HISTOCLOT(BRUT;MOISDEB;CONSTANTE(GENERAL.ANNEE_PAYE))
       +BRUT)
       ;
       (
          F_HISTOCLOT(PLMENSA;MOISDEB;CONSTANTE(GENERAL.ANNEE_PAYE))
       +PLMENSA)
       )
       -F_HISTOCLOT(TRANCHEA;MOISDEB;CONSTANTE(GENERAL.ANNEE_PAYE))

Modification de la rubrique BC_TR_A_PREV_C

F_TRANCHEANEW([BC_BRUT_PREV_C.MONTANT];[BC_TR_A_PREV_C.MONTANT];[PLAFONDS_A.PLA_OC];[CHGT_NC_C.BASE])

 

GRH

Modifications diverses

Suite à l'accord du 4 juin 2024 relatif à l’extension du Ségur dans le cadre de la politique salariale en lien avec la négociation sur la CCUE dans le secteur sanitaire, social et médico-social privé à but non lucratif, nous avons effectué les modifications nécessaires :

Cf. Ségur 2024

Consultation de l'historique

Dans la consultation de l'historique et l'onglet sélection des rubriques, le bouton de sélection rapide des rubriques permet de sélectionner un ensemble de rubrique selon un  critère : constituante du brut, cotisation salariales, constituante d'une rubrique itérative, etc.

Il est désormais possible de limiter cette sélection rapide a une formule dont l'alias doit être saisi dans la zone correspondante.

Exemple : on veut toutes les formules base des rubriques des cotisations. Saisir l'alias BASE, puis cliquez sur Ajouter toutes les cotisations.

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Consultation globale des absences

Possibilité d'afficher la section du contrat concerné. Par défaut, c'est la section du salarié qui est affichée. Mais, il est possible d'ajouter les colonnes référentes à la section du contrat.

Édition visite médicale

La visite médicale périodique est obligatoire tous les cinq ans. Toutefois, cette périodicité est abaissée à trois ans pour les travailleurs handicapés, les salariés titulaires d’une pension d’invalidité et les travailleurs de nuit.

Le paramétrage de l'édition des prochaines visites médicales a été modifié.

Dans le menu Editions / Liste du personnel, cliquez sur "Prochaines visites médicales" puis sur le bouton "Paramètres" à droite de l'item "Prochaines visites médicales" : La zone "Périodicité" concerne le cas standard et la zone "Spécifique" concerne les publics spécifiques.

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Les publics spécifiques sont ceux qui ont un statut BOETH (Fiche personne/Administratifs/Invalidité Handicap) et les salariés qui ont un contrat dont l'emploi particulier (Onglet compléments généralités) est égal à Travailleur de nuit). Il convient de mettre à jour cette zone car l'item Travailleur de nuit a été créé dans cette mise à jour.

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Liste des personnes

Ajout du complément de dispositif de politique publique dans les regroupements. Ce complément doit impérativement être saisi pour les travailleurs handicapés en ESAT.

Cf. https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/contrats/page/saisie-des-salaries-en-entreprise-adaptee

Lors d'un regroupement par une zone date, le regroupement s'effectue par année. Il peut être nécessaire de préciser le regroupement par année/mois. Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton "Regrouper les dates.." avant de sélectionner la zone de regroupement.

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Dans l'export des personnes au format CSV, ainsi que dans l'export de l'historique, les zones liées au temps partiel thérapeutique peuvent être ajoutées.

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Les modalités de déclaration du temps partiel thérapeutique en DSN devaient être modifiées depuis l'année dernière, mais le GIP-MDS en accord avec la Sécurité Sociale ont reporté ces modifications à une date ultérieure. En attendant, nous avons apporté cette modification permettant un suivi plus confortable des TPT.

Contrôles personnes/contrats

Afin d'éviter les erreurs de saisie, nous avons ajouté plusieurs contrôles au niveau de la personne et du contrat.

Tous ces contrôles ne sont pas bloquants, un simple message d'avertissement est affiché à la validation.

DSN

En DSN, il est possible d'exporter toutes les DSN des mois précédents. Dans la gestion DSN, cliquez sur le bouton "Transmission", puis sur le bouton "Fichiers..." et enfin "Exporter les DSN mensuelles précédentes".

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L'item Copier permet de copier dans le presse papier la DSN sélectionnée.

Un nouvel item "Exporter les DSN du mois courant" qui remplace l'item "Exporter les DSN Mensuelles" permet d'afficher un écran et d'exporter les DSN du mois de paye en cours.

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Comme il s'agit du mois de paye en cours, il s'agit forcément de DSN en mode test.

FCTU

Pour éditer ou enregistrer au format pdf, les attestations France travail, il y a trois solutions :

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Toutefois, pour les deux premières options, Il y a une limite de 100 attestations. Au delà de cette limite, le fichier pdf est trop volumineux et cela entraine un message d'erreur "mémoire insuffisante".

Pour contourner cette contrainte, nous avons modifié le programme afin de générer non pas un fichier pdf regroupant toutes les attestations, mais plusieurs fichiers limités chacun à 100 attestations :

La première barre de progression indique la progression générale du traitement. Elle indique en outre le numéro de fichier traité, le nombre de fichier à traiter, le temps écoulé et le temps restant. Ci dessous, nous en somme au premier fichier sur cinq.

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A la fin de la préparation du premier fichier, le traitement passe à la fusion proprement dite. La nouvelle barre indique la progression de la fusion du premier fichier.

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Puis une fenêtre d'enregistrement du fichier s'affiche et le traitement se poursuit sur le fichier suivant.

Le traitement est identique pour l'édition, le programme demande quelle imprimante utiliser la première fois, puis lancera 5 éditions à la suite.

Un fichier de 100 attestations fait une taille d'environ 100Mo. Si vous le désirez, vous pouvez réduire le nombre d'attestations par fichier. Dans la fiche structure association, une zone a été ajoutée en ce sens. Le nombre doit être compris entre 10 et 100.

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Si vous désirez imprimer les attestions, il faudra les signer avant remise aux salariés après leur édition. La solution du coffre fort électronique permet d'éviter ce travail. EIG propose cette solution en partenariat avec Primobox, renseignez vous auprès de votre agence.

 

Régime ZFRR

Depuis le 1er juillet 2024, le régime ZFRR remplace le régime ZRR pour les nouvelles embauches.

Retrouvez la documentation de mise en place : https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/calcul-de-paye-rubriques/page/regime-zfrr

Gestion des charges

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/comptabilisation/page/calcul-des-charges

Téléchargement des taux PAS

En principe, le téléchargement des taux PAS s'effectue au moment du changement de période. Dans certaines situations (perte de réseau, indisponibilité du serveur, etc..), il arrive que le téléchargement échoue. mais le programme n'affiche pas systématiquement l'information. C'est désormais le cas, il suffit alors d'aller dans le menu Traitements/Gestion du prélèvement à la source et de cliquer sur le bouton Téléchargement des taux/DSN EIG pour relancer le téléchargement.

Avantage en nature logement

Des rubriques EIG pour calculer automatiquement l'avantage en nature logement au forfait ont été créés ainsi que deux listes de taux et valeurs contenant les barèmes.

La liste de taux et valeurs AN_LOG1 contient le barème pour l'avantage en nature logement 1 pièce et AN_LOG2 l'avantage en nature logement (par pièce principale).

Ces listes contiennent le montant de l'avantage en nature en fonction de la tranche de rémunération brute mensuelle exprimée en plafond de sécurité sociale.

AN_LOG1                                                                  AN_LOG2

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La rubrique itérative BRUTLOG permet de définir les éléments qui constitue la rémunération brut mensuelle. Par défaut, elle contient la rubrique CONVENTION.MONTANT ; mais vous pouvez modifier cette liste. Attention, toutefois, à ne pas inclure des éléments qui inclurait l'avantage en nature directement ou indirectement. Exemple, ne pas remplacer par la rubrique CONTRAT (salaire contractuel) qui inclue l'abattement apprenti qui lui même utilise la rubrique brut.

Pour utiliser les rubriques EIG, il suffit d'ajouter, en élément constant, soit la rubrique AN_BRUT_LOG1, soit la rubrique AN_BRUT_LOG2. Pour cette dernière, saisissez le nombre de pièce dans la formule taux. Ces rubriques déclenchent les rubriques de net AN_NET_LOG1 ou AN_NET_LOG2.

Utilisez le paramétrage des bulletins pour replacer les rubriques de NET au bon endroit sur le bulletin.

Si l'avantage en nature est calculé au réel, vous pouvez utiliser la rubrique AN_BRUT_LOG1, il suffit alors de remplacer la formule par le montant que vous désirez.

 

GRH

Correctifs

GRH

Questionnaire CDD Multiples 2ème collecte

 

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/contrats/page/cdd-multiples#bkmrk-questionnaire-cdd-mu

 

Budget GRH

Budget GRH

Ventilations des postes

Il est possible de modifier la ventilation comptable en historique d'un contrat dans le but de recomptabiliser des mois antérieurs.

Dans cette version, cette opération peut se faire en masse par catégorie de personnel et par section.

Voici les différentes étapes à réaliser pour cela :

Dans le courant de l'année 2024, on veut modifier la ventilation comptable dans une section pour la catégorie de personnel ASH pour l'année 2023.

Cette ventilation est actuellement de 70% dans la section hébergement et 30% dans la section dépendance.

On veut modifier cette ventilation 65% hébergement et 35% en dépendance.

Étape 1 : Modification de la ventilation des postes

Dans le CBS de l'année 2023 et dans la gestion des postes, éditer un poste appartenant à la section et la catégorie désirée.

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Modifier la ventilation comme souhaité.

Puis cliquez sur le boutonimage-1726747254773.png

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Le traitement modifie pour tous les postes dont la section est hébergement et de la catégorie ASH

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Étape 2 : Modification des ventilations en historique

Cette étape consiste à remplacer les ventilations en historique par les ventilations des postes associés. Chaque salarié associé à un poste verra ses ventilations en historique modifiées. Attention cela ne concerne pas les salariés qui ont fait des remplacements au cours de l'année et qui n'ont donc pas de postes attribués.

Il faudra probablement sortir de la GRH pour prendre en compte les modifications précédentes.

Puis dans la GRH, lancez le traitement Modification des ventilations dans le menu Traitement divers.

Choisissez le traitement Mise à jour des ventilations en historique à partir de la gestion des postes actuelles.

Par défaut, c'est la gestion des postes du CBS 2023 qui sera sélectionné.

Il est possible de modifier les ventilations budgétaires, comptables, ou les deux.

Et de choisir les fiches à modifier.

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On peut ensuite vérifier les ventilation en historique pour un salarié

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Étape 3 : Recomptabilisation

Lorsque toutes les modifications ont été effectuées, on peut recomptabiliser mois par mois.

Depuis la mise à jour de juin 2024, la comptabilisation utilise le gestionnaire de rubrique archivé, ce qui peut éviter des erreurs ou des différences de comptabilisation par rapport à la comptabilisation d'origine.

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/mise-a-jour-de-septembre-2024/page/modifications-diverses#bkmrk-gestion-des-charges

Cette opération ne concerne que les salariés qui sont affectés à un poste. Pour les autres salariés (par exemple les CDD de remplacement), l'opération ne peut se faire que dans la paye et contrat par contrat.

 

Budget GRH

ETP

Budget

Dans l'édition des budgets, ainsi que dans la gestion du CBS, des modifications ont été apportées concernant les ETP et les postes/contrats en forfait jour.

Par défaut, ces derniers ont un ETP de 1. Mais pour les forfaits annuels en jours réduits c'est à dire ceux qui ne travaillent pas 218 jours par an, c'est à l'utilisateur de définir l'ETP.

Mode normal

Après avoir sélectionné le forfait annuel jour, cliquez sur le bouton ETP

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Puis cochez la case Activer la saisie personnalisée et saisissez l'ETP voulu

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Mode pluriannuel

De la même manière que précédemment, sélectionnez le forfait annuel jour puis cliquez sur le bouton ETP

Vous pouvez alors saisir l'ETP par défaut puis éventuellement saisir l'évolution.

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Édition du budget

Rappel :

La case à cocher Editer avec ETP annualisé permet d'annualiser l'ETP en additionnant tous les ETP mensuels et en divisant par 12 même si le salarié n'est pas présent toute l'année. Si l'on décoche la case, l'ETP est calculé en divisant la somme des ETP mensuels par le nombre de mois de présence du salarié.

Dans le cas précédent, le salarié est présent jusque fin mai 2024. Le cumul annuel de l'ETP est de 3*0.95 + 2*.085 = 4.55.

L'ETP lissé sur le temps de travail est de 4.55/5 = 0.91

L'ETP annualisé est de 4.55/12 = 0.37917

ETP lissé sur le temps de travail

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ETP annualisé

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CBS

Dans le cas des forfaits jours, l'ETP dans la paye est par défaut soit égal à 1 si la modalité du temps de travail est temps plein, soit égal à zéro si la modalité du temps de travail est temps partiel c'est à dire un forfait annuel en jour réduit.

Dans ce cas, c'est à l'utilisateur de saisir l'ETP

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Le réalisé du CBS utilise cette valeur. Néanmoins, si cela n'a pas été fait au cours de l'année et que l'ETP est égal à zéro en historique, le calcul du CBS utilise alors le ratio Nb jours forfait annuel / Forfait jour collectif. Ici l'ETP sera égal à 140.66/187 = 0.75219 ETP

 

 

Budget GRH

Edition du budget

Dans l'édition du budget, il est possible de visualiser les éditions sous forme de tableau.

Après avoir sélectionné les éditions, cliquez sur le boutonimage-1728396896212.png

Les tableaux présentés sont les suivants :

Les tableaux sont présentés sous différents onglets et toutes les fonctionnalités habituelles de ce type de tableau sont présentes : Recherche, tri, export au format csv ou Excel.

L'export au format Excel est préférable au format csv car il permet de conserver la présentation des tableaux et d'identifier plus facilement les colonnes.

Budget GRH

Edition du CBS

Les charges patronales sont incluses dans le CBS depuis plus d'un an et sont récupérées dans le compte administratif.

Toutefois, elles n'étaient pas présentes dans l'édition du CBS.

C'est le cas avec cette nouvelle version, en option et en cochant la case adéquate.

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Dans l'édition du CBS, deux colonnes ont été ajoutées (mensuel et annuel)

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Les charges sont incluses dans les colonnes totaux. Bien évidemment, si l'on a pas coché la case avec charges, la colonne charges est toujours visible mais n'est pas remplie. Dans ce cas les totaux sont réalisés sans charges.

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Dans le tableau des écarts, les lignes de charges sont ajoutées également

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Comptabilité

Comptabilité

Comptabilité

Facture fournisseur dématérialisée ;

Facturations

Facturations

Gestion des ressources - Envoi des factures par mail

Vous avez maintenant la possibilité d'envoyer vos factures de contribution par mail

 

Codification des structures

Pour ce faire vous devez au préalable codifier un serveur de mail sortant (smtp). Ce serveur est toujours fourni par votre fournisseur d'accès à internet et votre responsable informatique pourra vous indiquer les paramètres à renseigner.

Nous vous conseillons fortement d'utiliser un serveur de type "smtp.office365.com" , port 587.

La codification du serveur mail se fait dans la gestion des structures de la facturation, au niveau de l'association.

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Cliquez sur le bouton de codification du serveur SMTP.

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La codification du serveur mail effectué, vous pouvez codifier pour chaque structure, les paramètres de l'expéditeur ainsi que le texte accompagnant les mails qui seront envoyés au résident ou à son tuteur.

Pour cela, il faut aller dans les paramètres de la structures de la gestion des ressources. Vous cliquez sur modification et au niveau de l'onglet "Mail" vous pourrez codifier ces informations.

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A noter que vous avez la possibilité de personnaliser le texte du mail par les mots clefs suivants :

Ainsi le texte mis en exemple donnera dans le corps des mails envoyés : "Vous trouverez ci-joint la facture de MAILLY Josiane pour la période de septembre 2024"

 

Codification des résidents

Pour codifier l'adresse mail du résident ou de son tuteur qui vont recevoir les factures par mail.  il faut indiquer une adresse mail soit au niveau de son état civil (onglet Généralités),

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soit au niveau de son tuteur (onglet Responsable/Tuteur).

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Envoi des factures

L'envoi des factures s'effectue au niveau du module d'édition des contributions qui se trouve dans le chapitre Traitements

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Lorsque vous êtes dans le module d'édition des contributions et si toutes les codifications ont bien été effectuées, vous pouvez cliquer sur le bouton d'envoi par mail des factures situé à droite de l'écran.

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Ce bouton vous ouvre un nouvel onglet et vous liste l'ensemble des résidents qui ont une facture de contribution pour la période choisie dans l'onglet principal et au moins une adresse mail qui aura été codifiée comme indiqué dans le chapitre précédent.

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Cet écran vous permet de sélectionner les factures à envoyer. Le tableau vous indique le nom du résident, la date et l'heure du dernier envoi de la facture par email si celle-ci a déjà été envoyé ou si la facture a été éditée, le numéro de la facture, le montant HT de la facture et les 2 adresses mails qui ont été codifiés.

Si le résident n'apparait pas dans la liste, c'est qu'aucune adresse mail n'aura été trouvée ou qu'il n'a pas de facture pour cette période.

Une fois la sélection des factures à envoyer effectuée, vous pouvez cliquer sur le bouton d'envoi des mails situé à la place de l'impression des factures.

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Ce bouton actionne le traitement de l'envoi par mail. Chaque facture est envoyée aux adresses codifiés au niveau du résident.

 

Facturations

Gestion commerciale - Envoi des relances par mail

Vous avez maintenant la possibilité d'envoyer vos relances par mail

 

Prérequis

Il faut avoir au préalable codifier votre serveur de mail au niveau de la structure. Vous trouverez la documentation sur le sujet en cliquant sur ce lien :

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/le-serveur-smtp/page/facturation-commerciale-parametrer-lenvoi-des-documents-par-email

 

Dans le menu Editions et Listes, cliquez sur le traitement des relances

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Le fonctionnement de la gestion des relances reste inchangé mais vous avez la possibilité de passer en mode mail en cliquant sur le bouton situé en bas à droite de l'écran.

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Ce bouton bascule l'édition réelle des relances en mode email. Pour ce faire, il ajoute au tableau une colonne indiquant l'adresse mail qui est utilisée pour la réception de la relance.

Un texte situé en haut à gauche indique le mode courant du traitement

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Le programme sélectionne automatiquement tous les clients qui ont une adresse mail renseignée dans la fiche client. Vous pouvez sélectionner ou désélectionner les clients avant l'envoi des relances par mail.

Une fois les clients et/ou les factures sélectionnés, vous pouvez déclencher l'envoi des mails en cliquant sur le bouton réservé à l'édition des relances

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Le boutonimage-1725635115736.png vous permet de rebasculer le programme en mode édition classique des lettres de relance.

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Récapitulatif des versions de programmes (Septembre 2024)

Programmes

Versions

Comptabilité

Version 3.96.1.1

GRH

Gestionnaire de rubrique

Version 2024.09.01

Version 70

GRH BUDGET

Version 2024.09.01

GPEC

Version 2023.10.1

Immobilisations

Version 2024.06.01

Facturation Prix de journée

Version 2023.12

Facturation Résident

Version 2024.3

Facturation Commerciale

Version 2024.6

Frais professionnel

Version 2023.3

Service à domicile

Version 2023.12

Dossier usager

Version 2023.10

Compléments de mise à jour

Compléments de mise à jour

Compléments de mise à jour

SFX2409030

Publication : 28/10/2024

EIGGrh : Version 2024.09.4 build 1

SFX2409020

Publication : 25/10/2024

EIGGrh : Version 2024.09.3 build 1

Comptabilité Version 3.96.3.3

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suite à cette sélection un message informe qu'il est nécessaire de fermer et rouvrir l'écran de la gestion Annexe BP

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Facturation Prix de journée Version 2024.9.1

 

SFX2409011

Publication : 21/10/2024

Connecteur EIG : Version 2024.10.2

Comptabilité Version 3.96.3.2

SFX2409010

Publication : 18/10/2024

EIGGrh : Version 2024.09.2 build 0

EIGbudgetSal : Version 2024.09.3 build 0