Mise à jour de septembre 2024
Publication le 11/10/2024
- Installation
- Déclaration des mises à disposition 2025
- GRH
- Calcul de l'AGCP 2024 : Des nouveautés du PLFSS 2025
- Mettre à jour le gestionnaire de rubriques
- Correction et mise à jour du gestionnaire de rubrique
- Modifications diverses
- Correctifs
- Questionnaire CDD Multiples 2ème collecte
- Budget GRH
- Comptabilité
- Facturations
- Gestion des ressources - Envoi des factures par mail
- Gestion commerciale - Envoi des relances par mail
- Récapitulatif des versions de programmes (Septembre 2024)
- Compléments de mise à jour
Installation
Installation de la mise à jour
1. Avant de lancer la mise à jour.
- Assurez-vous que le compactage des bases a été effectué récemment.
- Assurez-vous qu’aucun utilisateur ne travaille sur les logiciels EIG.
- Assurez-vous d’avoir une sauvegarde fiable de votre base de données.
2. Installation
- Lancez l’explorateur Windows et sur le dossier de réception de la mise à jour cliquez sur 2409001_MAJ.exe.
- Suivez ensuite les instructions du programme
Déclaration des mises à disposition 2025
Vous devez maintenant déclarer depuis le connecteur eiG les informations qui serviront au calcul des mises à disposition des logiciels eiG pour votre association.
Attention, cette déclaration est obligatoire. En cas de manquement, vous vous exposez à une interruption de la mise à disposition des logiciels eiG.
Cette déclaration doit être effectuée entre le 01/09 et le 31/10 de chaque année. Seuls les utilisateurs ayant les droits sur les états de fin d'année en comptabilité peuvent effectuer cette déclaration.
Dans le connecteur, après vous être connecté et si vous avez les droits nécessaires au traitement. Un lien vous invite a accéder à la déclaration.
Une fois que vous avez cliqué sur le lien la fenêtre de déclaration s'affiche.
Vous devez dans un premier temps obligatoirement renseigner les informations suivantes :
- Adresse mail du déclarant (cette adresse mail sera utilisé uniquement pour l'envoi de l'accusé de réception)
- Numéro de client EIG (ce numéro figure sur toutes les factures de mise à disposition que vous recevez mensuellement)
- Choisir dans la liste la base principale de votre association
- Sélectionner ensuite si besoin les bases annexes utilisés dans le cadre de votre gestion (SCI, CSE et autre)
Une fois cette saisie effectuée, vous devez cliquez sur le bouton "Lectures des bases"
Ce bouton va lancer le traitement qui va remplir automatiquement les informations suivantes figurant dans les bases sélectionnées et nous étant nécessaire pour le calcul de votre mise à disposition :
- SIREN de votre association ;
- Total classe 6 de votre association. Ce montant correspond au total des comptes de classe 6 de votre association pour l'année N-2 selon les règles du plan comptable générale. La mise à disposition pour l'année 2025 se basera donc sur le total des comptes de classe 6 de l'année 2023 ;
- SIREN des bases annexes sélectionnées ;
- Total classe 6 des bases sélectionnées ;
Vous ne pouvez pas modifier ces informations. Vous pouvez néanmoins nous transmettre un commentaire à l'aide de l'espace de saisie dédié à cet effet.
Une fois le formulaire rempli, le bouton Déclarer s'active et vous pouvez cliquer dessus pour transmettre à eiG les informations
Une fois la déclaration effectuée, les informations sont transmises à eiG et un mail de confirmation résumant votre déclaration sera envoyé à l'adresse mail du déclarant indiqué.
Pour votre information quand une déclaration a été effectuée, le lien reste visible sur le connecteur mais il a la couleur grise. Vous avez ainsi la possibilité de modifier votre déclaration.
Le lien disparait du connecteur à partir du 01 janvier.
GRH
Calcul de l'AGCP 2024 : Des nouveautés du PLFSS 2025
https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/calcul-de-paye-rubriques/page/agcp-nouveautes-2024
Mettre à jour le gestionnaire de rubriques
La version du programme GRH est 2024.09.01
Le gestionnaire de rubriques passe de 69 à 70
Comme d’habitude, le gestionnaire de rubriques ne se met à jour que lors du changement de période.
Dans ce cas il est nécessaire de forcer cette mise à jour. La version du gestionnaire de rubriques est indiquée sur l’écran principal avec la version du programme.
Pour forcer la mise à jour, sélectionnez le menu Option utilisateur/MAJ Gestionnaire de rubrique.
Cette option est accessible si le configurateur vous permet de modifier le gestionnaire de rubrique.
Cliquez sur le bouton 
afin d’effectuer la mise à jour. A l’issue de celle-ci, le programme s’arrête. Il suffit alors de le relancer et de vérifier la version
Correction et mise à jour du gestionnaire de rubrique
PL_JRSEMPLOI
On ne tient plus compte des jours antérieurs.
Cette modification fait suite au changement de procédure lors de la création d'un contrat débutant antérieurement à la période courante. Cf. https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/contrats/page/contrat-demarrant-le-mois-precedent
En concordance avec cette modification, la zone Prendre en compte les jours antérieurs située dans l'onglet horaire est supprimée :
Etant donné que la zone n'est plus accessible, vérifiez que la constante JOURSANTCIV n'est plus utilisée dans votre gestionnaire de rubrique dans des formules utilisateurs. Dans le gestionnaire de rubrique, utilisez le bouton "Recherche" : La recherche ne devrait donner que la rubrique PLAFONDS_A qui n'est plus utilisée
Avant
si (CONSTANTE(CONTRAT.RAPPEL_FICHE)=1)
alors (0)
sinon (CONSTANTE(CONTRAT.CIVJOURSTRAVAIL)+CONSTANTE(CONTRAT.JOURSANTCIV))Après
si (CONSTANTE(CONTRAT.RAPPEL_FICHE)=1)
alors (0)
sinon (CONSTANTE(CONTRAT.CIVJOURSTRAVAIL))ANT_JOURS
de la même manière, cette rubrique a été modifiée et est égale à zéro
66_AF_EXTSEGUR
Dans le cas d'une entrée ou sortie, permet de prendre en compte les 80% de Ségur uniquement sur la période de présence.
si (([NUMCONV.NUMCONV]=51) ou ([NUMCONV.NUMCONV]=66))
alors (
Si (
([EXTSEGUREXCLU.MONTANT]=0)
et (CONSTANTE(CONTRAT.TYPESALARIE)=3)
)
alors (
CONSTANTE(GENERAL.EXT_SEGUR)
*[66_AFNBJENF1.BASE]
/CONSTANTE(GENERAL.NBJMOISPAYE)
+
(CONSTANTE(GENERAL.EXT_SEGUR)
*0.80
*(CONSTANTE(CONTRAT.CIVJOURSTRAVAIL)- [66_AFNBJENF1.BASE])
/CONSTANTE(CONTRAT.CIVJOURSTRAVAIL))
)
sinon (0)
)
sinon (0)Avantage en nature logement
Création de deux listes de taux et valeur pour les barèmes d'avantage en nature logement :
- AN_LOG1 : Avantage en nature logement 1 pièce
- AN_LOG2 : Avantage en nature logement (par pièce principale)
Création de quatre rubriques d'avantage en nature :
- AN_BRUT_LOG1 : Avantage en nature logement 1 pièce principale
- AN_BRUT_LOG2 : Avantage en nature logement plusieurs pièces principales
- AN_NET_LOG1 : Avantage en nature net logement 1 pièce principale
- AN_NET_LOG2 : Avantage en nature net logement plusieurs pièces principales
Création d'une rubrique itérative BRUTLOG : Brut utilisé pour le calcul Avantage en nature logement. Contient la rubrique CONVENTION.MONTANT par défaut
AN_BRUT_LOG1
declarer (TRANCHE)
affecter (TRANCHE;
selon (
cas ([BRUTLOG.MONTANT]<0.5*CONSTANTE(GENERAL.PLFSECUMOIS)) alors (1)
cas (([BRUTLOG.MONTANT]>=0.5*CONSTANTE(GENERAL.PLFSECUMOIS)) et ([BRUTLOG.MONTANT]<0.6*CONSTANTE(GENERAL.PLFSECUMOIS)) ) alors (2)
cas (([BRUTLOG.MONTANT]>=0.6*CONSTANTE(GENERAL.PLFSECUMOIS)) et ([BRUTLOG.MONTANT]<0.7*CONSTANTE(GENERAL.PLFSECUMOIS)) ) alors (3)
cas (([BRUTLOG.MONTANT]>=0.7*CONSTANTE(GENERAL.PLFSECUMOIS)) et ([BRUTLOG.MONTANT]<0.9*CONSTANTE(GENERAL.PLFSECUMOIS)) ) alors (4)
cas (([BRUTLOG.MONTANT]>=0.9*CONSTANTE(GENERAL.PLFSECUMOIS)) et ([BRUTLOG.MONTANT]<1.1*CONSTANTE(GENERAL.PLFSECUMOIS)) ) alors (5)
cas (([BRUTLOG.MONTANT]>=1.1*CONSTANTE(GENERAL.PLFSECUMOIS)) et ([BRUTLOG.MONTANT]<1.3*CONSTANTE(GENERAL.PLFSECUMOIS)) ) alors (6)
cas (([BRUTLOG.MONTANT]>=1.3*CONSTANTE(GENERAL.PLFSECUMOIS)) et ([BRUTLOG.MONTANT]<1.5*CONSTANTE(GENERAL.PLFSECUMOIS)) ) alors (7)
cas (([BRUTLOG.MONTANT]>=1.5*CONSTANTE(GENERAL.PLFSECUMOIS)) ) alors (8)
)
)
LISTEGEN(AN_LOG1;:TRANCHE)Formule presque identique pour AN_BRUT_LOG2, mais utilise la liste générale AN_LOG2
Prévoyance cadre
Dans le cas d'un changement de statut, les cotisations de prévoyance cadre doivent utiliser le cumul de plafond à partir du mois de changement.
Il est nécessaire de saisir en variable persistante jusqu'à la fin de l'année la rubrique CHGT_NC_C en indiquant le mois de passage.
Modification de la fonction F_TRANCHEANEW
Ajout du paramètre MOISDEB
minimum(
(
F_HISTOCLOT(BRUT;MOISDEB;CONSTANTE(GENERAL.ANNEE_PAYE))
+BRUT)
;
(
F_HISTOCLOT(PLMENSA;MOISDEB;CONSTANTE(GENERAL.ANNEE_PAYE))
+PLMENSA)
)
-F_HISTOCLOT(TRANCHEA;MOISDEB;CONSTANTE(GENERAL.ANNEE_PAYE))Modification de la rubrique BC_TR_A_PREV_C
F_TRANCHEANEW([BC_BRUT_PREV_C.MONTANT];[BC_TR_A_PREV_C.MONTANT];[PLAFONDS_A.PLA_OC];[CHGT_NC_C.BASE])
Modifications diverses
Suite à l'accord du 4 juin 2024 relatif à l’extension du Ségur dans le cadre de la politique salariale en lien avec la négociation sur la CCUE dans le secteur sanitaire, social et médico-social privé à but non lucratif, nous avons effectué les modifications nécessaires :
Consultation de l'historique
Dans la consultation de l'historique et l'onglet sélection des rubriques, le bouton de sélection rapide des rubriques permet de sélectionner un ensemble de rubrique selon un critère : constituante du brut, cotisation salariales, constituante d'une rubrique itérative, etc.
Il est désormais possible de limiter cette sélection rapide a une formule dont l'alias doit être saisi dans la zone correspondante.
Exemple : on veut toutes les formules base des rubriques des cotisations. Saisir l'alias BASE, puis cliquez sur Ajouter toutes les cotisations.
Consultation globale des absences
Possibilité d'afficher la section du contrat concerné. Par défaut, c'est la section du salarié qui est affichée. Mais, il est possible d'ajouter les colonnes référentes à la section du contrat.
Édition visite médicale
La visite médicale périodique est obligatoire tous les cinq ans. Toutefois, cette périodicité est abaissée à trois ans pour les travailleurs handicapés, les salariés titulaires d’une pension d’invalidité et les travailleurs de nuit.
Le paramétrage de l'édition des prochaines visites médicales a été modifié.
Les publics spécifiques sont ceux qui ont un statut BOETH (Fiche personne/Administratifs/Invalidité Handicap) et les salariés qui ont un contrat dont l'emploi particulier (Onglet compléments généralités) est égal à Travailleur de nuit). Il convient de mettre à jour cette zone car l'item Travailleur de nuit a été créé dans cette mise à jour.
Liste des personnes
Ajout du complément de dispositif de politique publique dans les regroupements. Ce complément doit impérativement être saisi pour les travailleurs handicapés en ESAT.
Cf. https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/contrats/page/saisie-des-salaries-en-entreprise-adaptee
Lors d'un regroupement par une zone date, le regroupement s'effectue par année. Il peut être nécessaire de préciser le regroupement par année/mois. Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton "Regrouper les dates.." avant de sélectionner la zone de regroupement.
Dans l'export des personnes au format CSV, ainsi que dans l'export de l'historique, les zones liées au temps partiel thérapeutique peuvent être ajoutées.
Les modalités de déclaration du temps partiel thérapeutique en DSN devaient être modifiées depuis l'année dernière, mais le GIP-MDS en accord avec la Sécurité Sociale ont reporté ces modifications à une date ultérieure. En attendant, nous avons apporté cette modification permettant un suivi plus confortable des TPT.
Contrôles personnes/contrats
Afin d'éviter les erreurs de saisie, nous avons ajouté plusieurs contrôles au niveau de la personne et du contrat.
- Contrôle sexe et N°SS : Vérifie que le sexe correspond au premier chiffre du numéro de sécurité sociale
- Contrôle département de naissance et N°SS : Vérifie que le département de naissance correspond au 6ème et 7ème caractères du numéro de sécurité sociale.
- Vérification du code métier (dans 4-Eléments de salaire) et du statut cadre : Le code métier d'un cadre doit commencer par 3 ou 4. Ou éventuellement être égal à 9999 inconnu. Celui d'un non cadre ne peut commencer par 3.
- Vérification Horaire contractuel et modalité du temps de travail : Ce contrôle vérifie la cohérence entre la modalité du temps de travail (temps plein/temps partiel) et l'horaire contractuel par rapport à l'horaire collectif.
- Contrôle des IBAN : Vérifie que l'IBAN saisi n'existe pas déjà pour un ou plusieurs autres salariés. Comme pour les homonymes et le N°SS, la liste des salariés est affichée.
Tous ces contrôles ne sont pas bloquants, un simple message d'avertissement est affiché à la validation.
DSN
En DSN, il est possible d'exporter toutes les DSN des mois précédents. Dans la gestion DSN, cliquez sur le bouton "Transmission", puis sur le bouton "Fichiers..." et enfin "Exporter les DSN mensuelles précédentes".
L'item Copier permet de copier dans le presse papier la DSN sélectionnée.
Un nouvel item "Exporter les DSN du mois courant" qui remplace l'item "Exporter les DSN Mensuelles" permet d'afficher un écran et d'exporter les DSN du mois de paye en cours.
Comme il s'agit du mois de paye en cours, il s'agit forcément de DSN en mode test.
FCTU
Pour éditer ou enregistrer au format pdf, les attestations France travail, il y a trois solutions :
Toutefois, pour les deux premières options, Il y a une limite de 100 attestations. Au delà de cette limite, le fichier pdf est trop volumineux et cela entraine un message d'erreur "mémoire insuffisante".
Pour contourner cette contrainte, nous avons modifié le programme afin de générer non pas un fichier pdf regroupant toutes les attestations, mais plusieurs fichiers limités chacun à 100 attestations :
- Cliquez sur le bouton Attestation format PDF puis Enregistrer
- Sélectionnez toutes les attestations si vous le désirez puis cliquez sur le bouton Valider.
- Sélectionnez le mode d'enregistrement (GEFI ou sur disque).
- Par défaut le nom du fichier est égal à APE_Mois_Année. Vous pouvez évidemment le modifier, mais le programme ajoutera automatiquement la séquence -1 pour le premier fichier , -2 pour le deuxième et ainsi de suite.
La première barre de progression indique la progression générale du traitement. Elle indique en outre le numéro de fichier traité, le nombre de fichier à traiter, le temps écoulé et le temps restant. Ci dessous, nous en somme au premier fichier sur cinq.
A la fin de la préparation du premier fichier, le traitement passe à la fusion proprement dite. La nouvelle barre indique la progression de la fusion du premier fichier.
Puis une fenêtre d'enregistrement du fichier s'affiche et le traitement se poursuit sur le fichier suivant.
Le traitement est identique pour l'édition, le programme demande quelle imprimante utiliser la première fois, puis lancera 5 éditions à la suite.
Un fichier de 100 attestations fait une taille d'environ 100Mo. Si vous le désirez, vous pouvez réduire le nombre d'attestations par fichier. Dans la fiche structure association, une zone a été ajoutée en ce sens. Le nombre doit être compris entre 10 et 100.
Si vous désirez imprimer les attestions, il faudra les signer avant remise aux salariés après leur édition. La solution du coffre fort électronique permet d'éviter ce travail. EIG propose cette solution en partenariat avec Primobox, renseignez vous auprès de votre agence.
Régime ZFRR
Depuis le 1er juillet 2024, le régime ZFRR remplace le régime ZRR pour les nouvelles embauches.
Retrouvez la documentation de mise en place : https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/calcul-de-paye-rubriques/page/regime-zfrr
Gestion des charges
https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/comptabilisation/page/calcul-des-charges
Téléchargement des taux PAS
En principe, le téléchargement des taux PAS s'effectue au moment du changement de période. Dans certaines situations (perte de réseau, indisponibilité du serveur, etc..), il arrive que le téléchargement échoue. mais le programme n'affiche pas systématiquement l'information. C'est désormais le cas, il suffit alors d'aller dans le menu Traitements/Gestion du prélèvement à la source et de cliquer sur le bouton Téléchargement des taux/DSN EIG pour relancer le téléchargement.
Avantage en nature logement
Des rubriques EIG pour calculer automatiquement l'avantage en nature logement au forfait ont été créés ainsi que deux listes de taux et valeurs contenant les barèmes.
La liste de taux et valeurs AN_LOG1 contient le barème pour l'avantage en nature logement 1 pièce et AN_LOG2 l'avantage en nature logement (par pièce principale).
Ces listes contiennent le montant de l'avantage en nature en fonction de la tranche de rémunération brute mensuelle exprimée en plafond de sécurité sociale.
VALEURS POUR 2024 :
AN_LOG1 AN_LOG2
VALEURS POUR 2025 :
La rubrique itérative BRUTLOG permet de définir les éléments qui constitue la rémunération brut mensuelle. Par défaut, elle contient la rubrique CONVENTION.MONTANT ; mais vous pouvez modifier cette liste. Attention, toutefois, à ne pas inclure des éléments qui inclurait l'avantage en nature directement ou indirectement. Exemple, ne pas remplacer par la rubrique CONTRAT (salaire contractuel) qui inclue l'abattement apprenti qui lui même utilise la rubrique brut.
Pour utiliser les rubriques EIG, il suffit d'ajouter, en élément constant, soit la rubrique AN_BRUT_LOG1, soit la rubrique AN_BRUT_LOG2. Pour cette dernière, saisissez le nombre de pièce dans la formule taux. Ces rubriques déclenchent les rubriques de net AN_NET_LOG1 ou AN_NET_LOG2.
Utilisez le paramétrage des bulletins pour replacer les rubriques de NET au bon endroit sur le bulletin.
Si l'avantage en nature est calculé au réel, vous pouvez utiliser la rubrique AN_BRUT_LOG1, il suffit alors de remplacer la formule par le montant que vous désirez.
Correctifs
- La régularisation DSN d'un bloc 81 nécessite la saisie du taux. Ce dernier n'était pas toujours pris en compte lors de la génération DSN.
- Gestion des AT DSN : Le contrôle sur la date de fin prévisionnelle qui doit être inférieure à la date de clôture devient un contrôle non bloquant.
- Correctif de l'affichage du contrat remplacé à la suite d'une clôture en lot
- Correctif de l'édition des bordereaux Urssaf DSN avec des sirets Urssaf différents sur un même établissement.
- Correctif de l'édition annuelle par section comptable pour les rubriques d'IJSS
- Correctif sur la sélection des périodes de consultation de l'historique très anciennes.
- Correctif réinitialisation du solde de tout compte : Les montants n'était pas remontés.
Questionnaire CDD Multiples 2ème collecte
https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/contrats/page/cdd-multiples#bkmrk-questionnaire-cdd-mu
Budget GRH
Ventilations des postes
Il est possible de modifier la ventilation comptable en historique d'un contrat dans le but de recomptabiliser des mois antérieurs.
Dans cette version, cette opération peut se faire en masse par catégorie de personnel et par section.
Voici les différentes étapes à réaliser pour cela :
Dans le courant de l'année 2024, on veut modifier la ventilation comptable dans une section pour la catégorie de personnel ASH pour l'année 2023.
Cette ventilation est actuellement de 70% dans la section hébergement et 30% dans la section dépendance.
On veut modifier cette ventilation 65% hébergement et 35% en dépendance.
Étape 1 : Modification de la ventilation des postes
Dans le CBS de l'année 2023 et dans la gestion des postes, éditer un poste appartenant à la section et la catégorie désirée.
Modifier la ventilation comme souhaité.
Puis cliquez sur le bouton
Le traitement modifie pour tous les postes dont la section est hébergement et de la catégorie ASH
Étape 2 : Modification des ventilations en historique
Cette étape consiste à remplacer les ventilations en historique par les ventilations des postes associés. Chaque salarié associé à un poste verra ses ventilations en historique modifiées. Attention cela ne concerne pas les salariés qui ont fait des remplacements au cours de l'année et qui n'ont donc pas de postes attribués.
Il faudra probablement sortir de la GRH pour prendre en compte les modifications précédentes.
Puis dans la GRH, lancez le traitement Modification des ventilations dans le menu Traitement divers.
Choisissez le traitement Mise à jour des ventilations en historique à partir de la gestion des postes actuelles.
Par défaut, c'est la gestion des postes du CBS 2023 qui sera sélectionné.
Il est possible de modifier les ventilations budgétaires, comptables, ou les deux.
Et de choisir les fiches à modifier.
On peut ensuite vérifier les ventilation en historique pour un salarié
Étape 3 : Recomptabilisation
Lorsque toutes les modifications ont été effectuées, on peut recomptabiliser mois par mois.
Depuis la mise à jour de juin 2024, la comptabilisation utilise le gestionnaire de rubrique archivé, ce qui peut éviter des erreurs ou des différences de comptabilisation par rapport à la comptabilisation d'origine.
Cette opération ne concerne que les salariés qui sont affectés à un poste. Pour les autres salariés (par exemple les CDD de remplacement), l'opération ne peut se faire que dans la paye et contrat par contrat.
ETP
Budget
Dans l'édition des budgets, ainsi que dans la gestion du CBS, des modifications ont été apportées concernant les ETP et les postes/contrats en forfait jour.
Par défaut, ces derniers ont un ETP de 1. Mais pour les forfaits annuels en jours réduits c'est à dire ceux qui ne travaillent pas 218 jours par an, c'est à l'utilisateur de définir l'ETP.
Mode normal
Après avoir sélectionné le forfait annuel jour, cliquez sur le bouton ETP
Puis cochez la case Activer la saisie personnalisée et saisissez l'ETP voulu
Mode pluriannuel
De la même manière que précédemment, sélectionnez le forfait annuel jour puis cliquez sur le bouton ETP
Vous pouvez alors saisir l'ETP par défaut puis éventuellement saisir l'évolution.
Édition du budget
Rappel :
La case à cocher Editer avec ETP annualisé permet d'annualiser l'ETP en additionnant tous les ETP mensuels et en divisant par 12 même si le salarié n'est pas présent toute l'année. Si l'on décoche la case, l'ETP est calculé en divisant la somme des ETP mensuels par le nombre de mois de présence du salarié.
Dans le cas précédent, le salarié est présent jusque fin mai 2024. Le cumul annuel de l'ETP est de 3*0.95 + 2*.085 = 4.55.
L'ETP lissé sur le temps de travail est de 4.55/5 = 0.91
L'ETP annualisé est de 4.55/12 = 0.37917
ETP lissé sur le temps de travail
ETP annualisé
CBS
Dans le cas des forfaits jours, l'ETP dans la paye est par défaut soit égal à 1 si la modalité du temps de travail est temps plein, soit égal à zéro si la modalité du temps de travail est temps partiel c'est à dire un forfait annuel en jour réduit.
Dans ce cas, c'est à l'utilisateur de saisir l'ETP
Le réalisé du CBS utilise cette valeur. Néanmoins, si cela n'a pas été fait au cours de l'année et que l'ETP est égal à zéro en historique, le calcul du CBS utilise alors le ratio Nb jours forfait annuel / Forfait jour collectif. Ici l'ETP sera égal à 140.66/187 = 0.75219 ETP
Edition du budget
Dans l'édition du budget, il est possible de visualiser les éditions sous forme de tableau.
Après avoir sélectionné les éditions, cliquez sur le bouton
Les tableaux présentés sont les suivants :
- Tableau 1A,1C et 4 : Evalutation du nombre de point, de l'incidence VT et de la dépense en euros
- Tableau B : Détail des primes en points
- Tableau C : Détail des primes en euros
- Tableau 2.2 : Décomposition mensuelle
- Tableau 2.3 : Récapitulatif par compte
- Tableau 3 : Récapitulatif par rubrique
- Tableau 5 : Allègement de charges
- Tableau 6 : Tableau des effectifs
Les tableaux sont présentés sous différents onglets et toutes les fonctionnalités habituelles de ce type de tableau sont présentes : Recherche, tri, export au format csv ou Excel.
L'export au format Excel est préférable au format csv car il permet de conserver la présentation des tableaux et d'identifier plus facilement les colonnes.
Edition du CBS
Les charges patronales sont incluses dans le CBS depuis plus d'un an et sont récupérées dans le compte administratif.
Toutefois, elles n'étaient pas présentes dans l'édition du CBS.
C'est le cas avec cette nouvelle version, en option et en cochant la case adéquate.
Dans l'édition du CBS, deux colonnes ont été ajoutées (mensuel et annuel)
Les charges sont incluses dans les colonnes totaux. Bien évidemment, si l'on a pas coché la case avec charges, la colonne charges est toujours visible mais n'est pas remplie. Dans ce cas les totaux sont réalisés sans charges.
Dans le tableau des écarts, les lignes de charges sont ajoutées également
Comptabilité
Comptabilité
- Ajoute la gestion de plusieurs sections de type FAM pour un FINESS
- Classeur EPRD Activité version mise à jour
- Classeur EPRD Effectifs ESSMS correction de l'exportation des lignes Autres et Restauration
- Validation des écritures en traitement de clôture : Optimisation du temps de traitement
Facture fournisseur dématérialisée ;
- Ajout de la possibilité d'exclure ou d'indiquer comme payer les factures en masses (via case à cocher)
- Documentation à jour : https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/MWTy9D2tANSrPCo
Facturations
Gestion des ressources - Envoi des factures par mail
Vous avez maintenant la possibilité d'envoyer vos factures de contribution par mail
Codification des structures
Pour ce faire vous devez au préalable codifier un serveur de mail sortant (smtp). Ce serveur est toujours fourni par votre fournisseur d'accès à internet et votre responsable informatique pourra vous indiquer les paramètres à renseigner.
Nous vous conseillons fortement d'utiliser un serveur de type "smtp.office365.com" , port 587.
La codification du serveur mail se fait dans la gestion des structures de la facturation, au niveau de l'association.
Cliquez sur le bouton de codification du serveur SMTP.
La codification du serveur mail effectué, vous pouvez codifier pour chaque structure, les paramètres de l'expéditeur ainsi que le texte accompagnant les mails qui seront envoyés au résident ou à son tuteur.
Pour cela, il faut aller dans les paramètres de la structures de la gestion des ressources. Vous cliquez sur modification et au niveau de l'onglet "Mail" vous pourrez codifier ces informations.
A noter que vous avez la possibilité de personnaliser le texte du mail par les mots clefs suivants :
- &personne : pour indiquez le nom du résident concerné par la facture
- &periode : pour indiquez la période concernée
Ainsi le texte mis en exemple donnera dans le corps des mails envoyés : "Vous trouverez ci-joint la facture de MAILLY Josiane pour la période de septembre 2024"
Codification des résidents
Envoi des factures
L'envoi des factures s'effectue au niveau du module d'édition des contributions qui se trouve dans le chapitre Traitements
Lorsque vous êtes dans le module d'édition des contributions et si toutes les codifications ont bien été effectuées, vous pouvez cliquer sur le bouton d'envoi par mail des factures situé à droite de l'écran.
Ce bouton vous ouvre un nouvel onglet et vous liste l'ensemble des résidents qui ont une facture de contribution pour la période choisie dans l'onglet principal et au moins une adresse mail qui aura été codifiée comme indiqué dans le chapitre précédent.
Cet écran vous permet de sélectionner les factures à envoyer. Le tableau vous indique le nom du résident, la date et l'heure du dernier envoi de la facture par email si celle-ci a déjà été envoyé ou si la facture a été éditée, le numéro de la facture, le montant HT de la facture et les 2 adresses mails qui ont été codifiés.
Si le résident n'apparait pas dans la liste, c'est qu'aucune adresse mail n'aura été trouvée ou qu'il n'a pas de facture pour cette période.
Une fois la sélection des factures à envoyer effectuée, vous pouvez cliquer sur le bouton d'envoi des mails situé à la place de l'impression des factures.
Ce bouton actionne le traitement de l'envoi par mail. Chaque facture est envoyée aux adresses codifiés au niveau du résident.
Gestion commerciale - Envoi des relances par mail
Vous avez maintenant la possibilité d'envoyer vos relances par mail
Prérequis
Il faut avoir au préalable codifier votre serveur de mail au niveau de la structure. Vous trouverez la documentation sur le sujet en cliquant sur ce lien :
Le fonctionnement de la gestion des relances reste inchangé mais vous avez la possibilité de passer en mode mail en cliquant sur le bouton situé en bas à droite de l'écran.
Ce bouton bascule l'édition réelle des relances en mode email. Pour ce faire, il ajoute au tableau une colonne indiquant l'adresse mail qui est utilisée pour la réception de la relance.
Un texte situé en haut à gauche indique le mode courant du traitement
Le programme sélectionne automatiquement tous les clients qui ont une adresse mail renseignée dans la fiche client. Vous pouvez sélectionner ou désélectionner les clients avant l'envoi des relances par mail.
Une fois les clients et/ou les factures sélectionnés, vous pouvez déclencher l'envoi des mails en cliquant sur le bouton réservé à l'édition des relances
Le bouton
vous permet de rebasculer le programme en mode édition classique des lettres de relance.
Récapitulatif des versions de programmes (Septembre 2024)
|
Programmes |
Versions |
|
Comptabilité |
Version 3.96.1.1 |
|
GRH Gestionnaire de rubrique |
Version 2024.09.01 Version 70 |
|
GRH BUDGET |
Version 2024.09.01 |
|
GPEC |
Version 2023.10.1 |
|
Immobilisations |
Version 2024.06.01 |
|
Facturation Prix de journée |
Version 2023.12 |
|
Facturation Résident |
Version 2024.3 |
|
Facturation Commerciale |
Version 2024.6 |
|
Frais professionnel |
Version 2023.3 |
|
Service à domicile |
Version 2023.12 |
|
Dossier usager |
Version 2023.10 |
Compléments de mise à jour
Compléments de mise à jour
SFX2409040
Publication : 31/10/2024
EIGGrh : Version 2024.09.5 build 0
- Correctif génération DSN bordereau OC présentant des écarts du aux identifiants techniques d'adhésion
SFX2409030
Publication : 28/10/2024
EIGGrh : Version 2024.09.4 build 1
- Correctif génération DSN bloc 65 non créé quand absence sans solde sur un forfait jour
- Correctif affichage inopiné lors du calcul des charges (journal des salaires)
- Correctif édition DSN des bordereaux URSAFF, le montant des charges était doublé quand il y avait des montants antérieurs et correctif message d'erreur quand on quitte la fenêtre
SFX2409020
Publication : 25/10/2024
EIGGrh : Version 2024.09.3 build 1
- ATTENTION : Lors du calcul des charges, un affichage d'une liste de sections et de rubriques se produit à la fin du traitement. Il peut également y avoir un message du type "L'édition ne sera pas triée"
Cela n'a aucune incidence sur le traitement, il suffit de fermer la fenêtre pour avoir les éditions.
- Gestion des formations :
- Correction du calcul du plan lorsqu'il y a un nombre de salarié forcé
- Correction du coût pédagogique réel dans certain cas - Gestion des entretiens : correction de l'export lorsqu'il y a un filtrage
- Correction lenteur sur l'édition annuelle des récapitulatifs pour les déclarations
- Correctif édition DSN des bordereaux URSAFF, le montant des charges était doublé quand il y avait des montants antérieurs.
- Correctif sur la modification des profils comptables archivé : https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/comptabilisation/page/calcul-des-charges
- Correction édition des récapitulatifs par section dans les charges
Comptabilité Version 3.96.3.3
- telebudget ehpad : évolutions de ce classeur
- tableau des effectifs ehpad : refonte de la structure des postes qui reprend la nomenclature du classeur non ehpad établie à partir de la nomenclature CNSA tout en ajoutant certains postes.
- les colonnes ne reprennent plus les données N-1 et les distinctions Agents/ETP Plein temps/Temps partiel
- sont conservées les mesures nouvelles et le budget proposé pour N avec une distinction par section Hébergement/Dépendance/Soins pour ces deux types de données.
- la même structuration de l'annexe est mise en œuvre pour les données Salaires.
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- de ce fait les données existantes pour cette annexe sont affectées pour ETP et Salaires dans les colonnes de la section Hébergement
- Pour que le modèle Effectifs ehpad s'affiche dans l'écran de l'annexe 11 il est impératif que l'option Etablissement ehpad soit cochée dans l'onglet Présentation.
suite à cette sélection un message informe qu'il est nécessaire de fermer et rouvrir l'écran de la gestion Annexe BP
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- le classeur contient 3 onglets exploitation heb dep soi qui présente chacun le budget en groupe fonctionnel pour chaque section et n'autorise la saisie que de certaines cellules.
- cette structuration des comptes autorisés est imposée et ne peut pas être modifiée. Seul ces comptes peuvent être utilisés. Il est impératif de vérifier que le nomenclature utilisée est conforme à celle du classeur et le cas échéant de la corriger.
- le chapitre Dotations aux amortissements du groupe 3 des charges nécessite une attention particulière.
Facturation Prix de journée Version 2024.9.1
-
- Correction bug sur le détail de comptabilisation
- Caractère joker sur produit, sur le compte du payeur et sur le compte de ressource
- 60 car dans l'édition des ligne de contribution
SFX2409011
Publication : 21/10/2024
Connecteur EIG : Version 2024.10.2
- Correction dans la transmission pour la mise à disposition en cas de configuration mono base
Comptabilité Version 3.96.3.2
- telebudget : annexe 11 , la colonne Montant Salaires N-1 peut être initialisée depuis le dernier CA
- classeur eprd activité version octobre 2023
SFX2409010
Publication : 18/10/2024
EIGGrh : Version 2024.09.2 build 0
- Correction en DSN sur l'identifiant technique d'adhésion pour les blocs 70 et 78 des organismes complémentaires.
- Questionnaire CDD multiple : https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/contrats/page/cdd-multiples#bkmrk-questionnaire-cdd-mu
- Correctif calcul rémunération cas des forfaits jours à temps partiel.
- Indicateur égalité : Ajout de la colonne ETP lue dans l'historique dans les éléments de rémunération.
EIGbudgetSal : Version 2024.09.3 build 0
- Ajout des charges dans l'édition CBS.
- Correctif sur le récapitulatif par compte il manquait le compte du brut.
- Correctif du total des charges par catégorie et établissement dans l'édition CBS.
- Correctif du montant de Segur quand heures supplémentaires.