Etape de mise en place

Ce chapitre décrit étape par étape les paramétrages à effectuer afin d'utiliser l'application frais professionnels

• Gestion des structures
• Gestion des rubriques
• Gestion des bénéficiaires
• Traitements statistiques
• Véhicules de services
• Garages

Gestion des structures

Etape de mise en place 

Pour utiliser l'application Frais professionnels, il faut tout d'abord effectuer quelques paramétrages.

Administration> Gestion des structures

Il est possible de définir les paramètres d'une structure au niveau section.

• Onglet Généralités

  

  Plusieurs choix sont possibles:

  Interface : 

  • Paye : si on veut générer un fichier à intégrer en paye via le module de gestion des saisies du logiciel de GRH 
    • Si on choisit d'interfacer avec la paie , une coche supplémentaire apparaît : Double Barème KM
  • Comptabilité : si on veut générer des écritures dans le logiciel de comptabilité 

  Sections et options principales 

  • Section de la paye : pour l'importation des bénéficiaires dans l'application notamment
  • Section comptable : associer la section comptable et le numéro de compte de la contre partie  pour les virements
  • Section comptable de la contre partie : associer la section comptable et le numéro de compte de la contre partie  pour les virements
  • Les différents choix sur l'affectation analytiques , le mode de comptabilisation  et la gestion de la TVA, un choix également sur le tri 
  • Le répertoire du fichier généré à intégrer en paye : ce champ devient obligatoire si on choisit l'interface "Paye"

  Logo 

  Le chemin pour récupérer le logo.

  Codes des rubriques de régularisation de frais kilométriques 

  Il y a également la possibilité d'indiquer les rubriques à prendre en compte pour les régularisation de frais kilométriques (pour l'année en cours et l'année précédente)

   

• Banque

 

Cet onglet permet de saisir les information du RIB et les paramètres d'initialisation de la date des virements.

En cliquant sur 

Nous avons une liste de IBAN qu'on peut sélectionner.

Quand on coche "Virements SEPA", il faut vérifier que  l'IBAN soit alimenté, dans le cas contraire, on peut l'alimenter en cliquant sur "Recalculer IBAN"

En activant la coche "Virements SEPA", 2 coches s'activent et deviennent disponibles

 

• Editions / Messages

Dans cet onglet, on peut

ajouter des commentaires en haut et bas de page du relevé

donner un titre de relevé

délai et message d'avertissement pour l'assurance véhicules personnels

délai des messages sur l'écran d'accueil

autres paramètres : période d'imputation à lister et le choix d'édition de la date des frais.

• Secteurs

 

après avoir effectué la gestion des structures, nous pouvons continuer à paramétrer les autres éléments et pour se faire, sélectionner tout d'abord la structure à paramétrer au niveau du menu "Structure"

Les menus s'activent après avoir sélectionné la structure.

 

Gestion des rubriques

Fichiers de base > Rubriques

Au niveau de l'entête représente la partie recherche de l'écran, recherche des rubriques 

Pour créer une  nouvelle catégorie de rubrique cliquer sur

Il faut choisir un libellé indiquant la catégorie

3 coches sont disponibles :

• • rubriques kilométriques
  • rubriques liées à l'utilisation d'un véhicule de service
  • ne plus utiliser

Il est possible de créer autant de catégories que nécessaires.

Après avoir créé les catégories, et sélectionné une catégorie avec laquelle nous allons rattacher notre rubrique, nous pouvons par la suite se lancer dans la création de cette dernière en cliquant sur

 

La partie "Caractéristiques" est identique que l'on interface avec la paye ou avec la comptabilité.

Il est possible d'indiquer si le niveau de visibilité de la rubrique au niveau de l'association si on coche sur

sinon au niveau de la section uniquement.

Un numéro de référence de 4 chiffres servira de code pour la saisie et la visualisation des saisies de frais professionnels.

Le code opération est soit "produit" : saisie d'un nombre ; soit "pourcent" : saisie d'un montant dont un certain pourcentage sera remboursé.

Si l'utilisateur souhaite suivre cette rubrique en nombre il peut l'indiquer en cochant la case correspondante. Si la rubrique est non payée, elle est par défaut suivie en nombre.

Si on souhaite également afficher la rubrique au niveau du relevé de frais professionnel une cas à cocher est également disponible (affichage en bas de page dans la zone cumul du relevé)

On peut également saisir le montant, si produit : valeur proposée à 1€ si pourcent valeur proposée à 100%. Si la rubrique est non payée, ce champ n'est évidemment pas disponible.

Par contre, une différence se manifeste dans la 2ème partie selon le choix effectué au niveau de l'interface.

Si interface comptabilité :

 

Si interface paye :

Attention, selon la catégorie de rubrique choisie, les éléments à alimenter au niveau de la création de la rubrique ne sont pas les mêmes.

 Pour la catégorie "rubrique kilométrique", 

Nous avons les mêmes coches, par contre l'opération est produit par défaut et est non modifiable et il est également suivi en nombre par défaut.

La différence se situe au niveau du montant, nous n'avons plus l'élément montant, nous devons sélectionner une  grille kilométrique (barème) . Si la rubrique est non payée, ce champ n'est évidemment pas disponible.

Au niveau de l'entête, nous pouvons  sélectionner le type de véhicule 

Une rubrique portant la référence 9999 est une rubriques spéciale qui permet de renseigner un commentaire lors de la saisie d'un relevé de fais professionnel. Ce commentaire permet de préciser les motifs d'un déplacement par exemple.

 

Gestion des bénéficiaires

Fichiers de base > Bénéficiaires

Nous avons la partie "recherche" qui permet de trouver facilement un bénéficiaire.

Pour ajouter un ou plusieurs bénéficiaires, on clique sur le bouton nouveau 

En cliquant sur Initialisation depuis la GRH , on a l'option suivant 

si on a choisi l'interface paye : seule l'initialisation depuis la GRH est disponible. Par contre, si on a choisi l'interface comptable nous avons la possibilité de créer une nouvelle fiche bénéficiaire.

On peut lancer la recherche par matricule et ou par nom et ensuite filtrer un salarié avec contrat actif ou non et ensuite cliquer sur

Il est autorisé d’associer à une section FP un bénéficiaire d’une autre section GRH mais un message indique la discordance.

Pour insérer un bénéficiaire appartenant à une section différente en GRH il faut connaitre le matricule exact.

dans le cas de l'interface comptable, on peut créer une nouvelle bénéficiaire en cliquant sur "Nouvelle fiche bénéficiaire"

Donc soit, on alimente manuellement les données du bénéficiaires, soit on récupère les informations depuis la GRH  et on arrive sur l'écran suivant :

Lorsque l’importation d’une personne est possible, la fiche de création d’un bénéficiaire apparaitra . Certains champs sont initialisés avec les valeurs lues en GRH (adresse, N° Sécu, date de naissance etc.). Les fiches bénéficiaires sont utilisables pour toute l’association (selon les droits utilisateurs).

 

Dans le second onglet (RIB/Véhicule)  de la fiche bénéficiaire (image ci-dessus)  il est possible de définir en plus de l'IBAN  les informations sur le mode de transport utilisé par la personne. Il est surtout recommandé d’y indiquer l’immatriculation et la cylindrée du véhicule principal du bénéficiaire ainsi que la date d’expiration de l’assurance de ce même véhicule.

L’onglet comptabilité est très important. Il permet de définir le mode de paiement notamment mais également une ventilation spécifique pour la personne donnée.

on alimente le compte comptable pour une comptabilisation individuelle 

Un secteur correspond à une entité géographique, il n'est pas obligatoire de le saisir (par défaut la personne sera affectée au secteur 00 de la section créatrice du relevé de frais professionnel. 

Le total des ventilations si il y a lieu doit être à 100% pour être valide.

La ventilation permet de ventiler chaque opération du bénéficiaire en secteur et en section. Cette ventilation concerne les journaux, l’historique ainsi que la comptabilité. Bien entendu au moment de la saisie d’une note de frais cette ventilation pourra être omise si l’on veut affecter une variable à une section et un secteur précis.

Après avoir ajouté un bénéficiaire, des actions sont disponibles sur le bénéficiaire :

Nous pouvons saisir des notes rattachées à un bénéficiaire.

Une note importante : qui est disponible au niveau des informations générales du bénéficiaires et qui est visible même si on change d'onglet.

 

Un onglet Note existe également, cette note est éditable et modifiable. 

 

Nous avons également le dernier Onglet "Relevé automatique"

 

Traitements statistiques

L'objectif de cet écran est de permettre d'avoir des statistiques par rapport aux saisies.

Nous pourrons donc au niveau de ce menu, gérer les traitements statistiques qui pourront être associés à une ligne de saisie de frais professionnel.

Il est possible d’ajouter une catégorie de traitement statistique (en cliquant sur )et, dans chaque catégorie, ajouter des traitements statistiques ()

 

 

Il est possible également d’indiquer si le l’on veut que le traitement ou la catégorie soit utilisable au niveau de l’association sinon le traitement ou la catégorie ne seront proposés qu’au niveau de la section.

Il est prévu également la possibilité de renseigner un descriptif du traitement statistique dans la zone de saisie présente sur la fiche du traitement. Un mémo est également présent sur la fiche de la catégorie.

 

Depuis la liste des traitements statistiques, comme sur la plupart des listes de l’application, une recherche par nom ou partie du nom du traitement est disponible.

 

Véhicules de services

Un menu a été ajouté au niveau de Fichiers de base > Véhicules de services.

La fiche de création d'un véhicule se présente comme suit :

Les véhicules de services sont accessibles au niveau association. Outre le libellé du véhicule l’utilisateur peut saisir l’immatriculation, choisir la marque, définir la cylindrée ainsi que les dates caractérisant le véhicule (livraison, début et fin d’utilisation, assurance).

 

L’utilisateur peut également choisir le garage gestionnaire du véhicule. Le bouton  permettant la gestion et la sélection d’un garage. (la gestion des garages est vu sur la page Garage

Deux onglets sont également disponible : Suivi et Contrat d'entretien

Via l’onglet « suivi » (ci dessus ), il est possible de renseigner des notes sur le suivi effectué sur un véhicule (interventions, réparations, contrôles etc.) , et via l'onglet "Contrat d'entretien" on peut également renseigner le contrat d’entretien lié à ce dernier. On peut visualiser une projection du kilométrage parcourus par un véhicule par rapport au contrat saisi

Garages

La dernière icône du menu concernant les fichiers de base correspond à la gestion des fiches garages proposées notamment comme on a pu le voir depuis la gestion du suivi des véhicules de service.

La fiche se présente comme sur l’image ci-dessous. Il est possible de choisir de ne plus utiliser une fiche en cochant la case correspondante. Un garage peut être défini au niveau association sinon il sera défini uniquement pour la section créatrice du garage.