Utilisation du module Frais Professionnels

Après avoir paramétré le module (structure, les fichiers de base), nous allons dans ce chapitre voir les différentes manipulations et traitements proposés par ce dernier

Extrations

Dans le module frais professionnel, plusieurs extractions sont possibles.

La liste des véhicules de services

Au niveau du menu "Fichiers de base > Véhicules de services"

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Nous avons le bouton "Excel" qui permet de récupérer la liste des véhicules de services dans un fichier csv 

 

Export des révisions d'un véhicule de services

Il est possible d'effectuer un export des révisions pour un véhicule de service donné.

Pout ce faire, via le  menu "Fichiers de base > Véhicules de services" , sélectionner le véhicule souhaité et cliquer sur le bouton Excel 

 

Editions

L'édition est accessible pour toutes les listes des fichiers de base 

 

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par un clic sur l'icône

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Exemple d'une édition au niveau des "Rubriques"

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Traitements

Selon le type d'interface paramétré au niveau de la structure, nous n'avons pas les mêmes traitements 

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En effet, pour l'interface comptabilité, nous avons les éléments de règlements et la gestion des virements.

 

Gestion des périodes

La première entrée dans le menu des traitements mensuels est relative à la gestion des périodes. La liste des périodes de la section apparaissent comme sur l’image ci-dessous.

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Une période peut être soit ouverte, fermée ou close. Une seule période peut être ouverte à un moment donné. Une période peut être close uniquement si tous les traitements de fin de mois ont été effectués (comptabilisation ou export pour la paye selon le type d’interface choisi dans la structure)

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Traitement fin de mois

Selon l'interface le traitement fin de mois diffère, soit, il permet de générer les écritures comptables soit permet d'exporter les variables de paie à intégrer en GRH à l'aide du module de gestion des saisies et de l'import de variables

 

 

 

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La période ouverte est sélectionnée automatiquement pour l'export. Le fichier est créé dans le répertoire défini dans la structure.Le fichier du mois précédent est placé dans un répertoire "Save" pour être hisorisé.

 

Saisie par bénéficiaire

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La liste des relevés et donc des saisies par bénéficiaire se présente comme sur l’image ci-dessus. La période ouverte est sélectionnée par défaut mais on peut avancer ou reculer d’un mois ou plus en utilisant les boutons « précédente » et « suivante ». Il est possible de faire une recherche par nom du bénéficiaire (début du nom par défaut ou sous-chaine si la case correspondante est décochée) mais également de masquer les bénéficiaires n’ayant pas de saisie pour la période sélectionnée.

Des touches de fonctions sont activées afin de lancer les différentes actions possibles (ex F3 pour créer une ligne de saisie etc.)

Lors de la création, la fenêtre d’ajout d’une ligne apparait et propose de choisir la rubrique que l’on veut ajouter. On peut appuyer sur F7 et faire son choix dans la liste déroulante des rubriques qui s’affiche ou bien entrer le code référence de la rubrique souhaitée et appuyer sur la touche tabulation ce qui permettra une sélection plus rapide et une mise à jour instantanée de la fenêtre de saisie. Celle-ci diffère selon le type de rubrique sélectionnée.

Les zones nb/montant et période d’imputation (permet de remonter 5 mois en arrière maximum) sont communes à toutes les rubriques

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Pour une rubrique non payée la zone montant n’apparaitra pas.

Il est prévu pour chaque ligne de saisie de pouvoir définir une ventilation spécifique mais également choisir le véhicule de service concerné s’il y a lieu et le traitement statistique voulu également si besoin.

Les zones nombre et montant (si payé) sont obligatoires. La période d’imputation est par défaut la période ouverte

 

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Les boutons image-1673622518005.png permettent la sélection et/ou la gestion de l’information liée au champ sélectionné (rubriques, véhicules de services).

Le bouton image-1673622576424.png permet de rafraichir l’affichage en prenant en compte la cylindrée et la plaque d’immatriculation saisies.

La touche tab permet de passer à une zone de saisie.

La recherche dans la liste des rubriques lors de la saisie par bénéficiaire se fait maintenant sur le nom de la rubrique. La sélection directe par le code rubrique est toujours possible (tab ou entrée).

La rubrique 9999 est une rubrique spéciale qui permet de saisir un commentaire.

Lors des chevauchements de tranches kilométriques  un encadré apparait et détaille le chevauchement et les taux appliqués pour chaque partie. Le détail du calcul apparaitra sur la ligne du relevé édité. Une « * » marquera la particularité de la ligne dans la liste des saisies.

L’impression des relevés peut se faire par lot ou par relevé unique à la fois. On a le choix entre édition d’essai et édition réelle. Un bouton permet de sélectionner automatiquement tous les relevés non édités en réel).

Lorsqu'un relevé a été édité en réel pour un bénéficiaire donné alors, lors de l'ajout d'une ligne de saisie, un nouveau relevé sera automatiquement et contiendra les nouvelles lignes saisies.

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Remarque par rapport aux rubriques kilométriques : 

Si une saisie kilométrique est faite alors, si la plaque d’immatriculation n’est pas présente dans les saisies kilométriques précédemment enregistrées pour le bénéficiaire courant et s’il n’y a pas de plaque renseignée pour ce même bénéficiaire dans sa fiche, le logiciel insère sur confirmation utilisateur la plaque saisie dans la fiche personne.

Le logiciel vérifie également l’historique des kilomètres parcourus pour une catégorie de véhicule donnée et l’associe à cette immatriculation sur confirmation afin de pouvoir reprendre l’historique s’il y a eu transfert de l’application ABAL vers la nouvelle application. Le message de reprise pourra apparaitre tant que les km précédents le transfert ne seront pas associés à la plaque voulue.

On enregistre les plaques d’immatriculation sans espace pour l’efficacité des recherches et pour uniformiser le format des enregistrements. On peut les saisir avec espaces mais ceux-ci seront enlevés après enregistrement.

Saisie par rubrique

 

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Pour la saisie par rubrique, la liste est triée par code de rubrique puis par bénéficiaire (par ordre alphabétique). Les informations sur la ligne de saisie sont les mêmes que pour la saisie par bénéficiaire mais ici la colonne statut indique le statut du relevé d’appartenance de la ligne. Les lignes sont numérotées.

En cliquant sur F3, nous arrivons sur la saisie de la rubrique avec la saisie du bénéficiaire

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Il est nécessaire dans le cas présent de choisir un bénéficiaire en commençant à saisir son nom et appuyer sur F7 pour effectuer la sélection définitive ou pour une saisie rapide, en saisissant le matricule et ensuite appuyer sur la touche tabulation.

Une fois le choix du bénéficiaire effectué le comportement de la fenêtre de saisie est identique à celui de la saisie par bénéficiaire (saisie par bénéficiaire) .

Les listes affichées sont imprimables. Un double clic sur une rubrique permet de faire une saisie filtrée sur la seule rubrique concernée;

Règlements (interface comptable)

En interface comptabilité les paiements peuvent se faire par virements, chèques ou espèces selon ce qui est défini dans la fiche personne.

La fenêtre des règlements permet de voir en temps réel les montants par type de règlement. L’édition du tableau est possible. On peut naviguer dans les périodes grâce aux boutons « suivante » et « précédente ».

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en cliquant sur  image-1673858866664.png

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Virements (interface comptable)

Lorsqu’il est en interface comptabilité l’utilisateur a accès à la gestion des virements qui permet de générer un fichier de virement. Les écritures comptables ne sont pas gérées à ce niveau.

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Autres actions via pupitre

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Il est  possible de démarquer les relevés (connexion en pupitre) afin qu’ils réapparaissent dans la liste des relevés pour lesquels un virement est à effectuer.

Historique

L'utilisateur dispose d’une liste de choix lui permettant d’obtenir le tableau d’historique souhaité.

Les valeurs sont affichées en tenant compte de la période d’imputation des lignes saisies ou des périodes de comptabilisation au choix. Elles tiennent également compte des ventilations définies au moment de la saisie des frais.

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Nous avons 6 types d'historique.

Journal des saisies

Il s'agit d'un historique qui regroupe par bénéficiaire ou par rubrique les données saisies pour la section en cours et la période sélectionnée.

Historique par bénéficiaire

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Le bouton « historique d’un bénéficiaire » permet d’obtenir le tableau d’historique annuel (choix de l’année dans une liste déroulante). Le choix du bénéficiaire est possible en tapant sur la touche F7 (la liste des bénéficiaires enregistrés dans les frais professionnels apparait alors). Si la case « suivi en nombre » est cochée, seules les rubriques suivies en nombre apparaitront dans l’historique et seules leurs valeurs en nombre sera reprise.

Historique par secteur

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Il permet d’obtenir le tableau d’historique annuel (choix de l’année dans une liste déroulante) pour un secteur donné (choix dans une liste déroulante du secteur voulu).

Historique par section/établissement/association

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Il permet d’obtenir le tableau d’historique annuel (choix de l’année dans une liste déroulante) au niveau de la section ou de l'établissement ou de l'association.

Historique par véhicules de services

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On peut également avoir une historique par frais liés aux véhicules de services.

Historique par véhicules personnels

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Traitements globaux

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Le menu permet d’accéder à l’écran ci-dessus. La fenêtre permet de sélectionner les structures que l’on souhaite traiter et lancer l’un des 4 traitements disponibles (choix du traitement à droite par clic sur l’onglet voulu). A droite, en dessous du statut du traitement on affiche le résumé des opérations effectuées (code couleur utilisé : bleu : information, vert : tâche effectuée, rouge : erreur lors du traitement).

Le libellé du statut du traitement devient jaune durant le processus et devient vert lorsque le traitement est terminé.

Liste des traitements globaux :