Mise en place du module
Ce livre va contenir les démarches à suivre pour l'activation du module frais professionnels dans EIG. Le lien avec la fonctionnalité au niveau du portail
- Présentation du module
- Etape de mise en place
- Gestion des structures
- Gestion des rubriques
- Gestion des bénéficiaires
- Traitements statistiques
- Véhicules de services
- Garages
- Utilisation du module Frais Professionnels
- Extrations
- Editions
- Traitements
- Gestion des périodes
- Saisie par bénéficiaire
- Saisie par rubrique
- Règlements (interface comptable)
- Virements (interface comptable)
- Historique
- Traitements globaux
- Mise en place au niveau du portail RH
Présentation du module
A l'ouverture de l'application, nous arrivons sur l'écran principal suivant :
Nous retrouvons, à gauche, les différents menus :
Au niveau de l'écran central, nous avons :
- Informations rapides : affichage d'information rapide
- Graphique du jour : une graphique statistique choisie dans la liste déroulante
- Calendrier : planning général avec possibilité de mettre des commentaires pour soi ou pour tous les utilisateurs.
Informations rapides
Nous retrouverons dans cette partie de l'écran, certaines données relatives aux véhicules et relate certains alertes.(comme date d'entretien, la période en cours …)
On peut définir la durée du message.
Etape de mise en place
Ce chapitre décrit étape par étape les paramétrages à effectuer afin d'utiliser l'application frais professionnels
Gestion des structures
Etape de mise en place
Pour utiliser l'application Frais professionnels, il faut tout d'abord effectuer quelques paramétrages.
Administration> Gestion des structures
Il est possible de définir les paramètres d'une structure au niveau section.
- Onglet Généralités
Plusieurs choix sont possibles:
Interface :
- Paye : si on veut générer un fichier à intégrer en paye via le module de gestion des saisies du logiciel de GRH
- Si on choisit d'interfacer avec la paie , une coche supplémentaire apparaît : Double Barème KM
- Comptabilité : si on veut générer des écritures dans le logiciel de comptabilité
Sections et options principales
- Section de la paye : pour l'importation des bénéficiaires dans l'application notamment
- Section comptable : associer la section comptable et le numéro de compte de la contre partie pour les virements
- Section comptable de la contre partie : associer la section comptable et le numéro de compte de la contre partie pour les virements
- Les différents choix sur l'affectation analytiques , le mode de comptabilisation et la gestion de la TVA, un choix également sur le tri
- Le répertoire du fichier généré à intégrer en paye : ce champ devient obligatoire si on choisit l'interface "Paye"
Logo
Le chemin pour récupérer le logo.
Codes des rubriques de régularisation de frais kilométriques
Il y a également la possibilité d'indiquer les rubriques à prendre en compte pour les régularisation de frais kilométriques (pour l'année en cours et l'année précédente)
- Paye : si on veut générer un fichier à intégrer en paye via le module de gestion des saisies du logiciel de GRH
- Banque
Cet onglet permet de saisir les information du RIB et les paramètres d'initialisation de la date des virements.
En cliquant sur 
Nous avons une liste de IBAN qu'on peut sélectionner.
Quand on coche "Virements SEPA", il faut vérifier que l'IBAN soit alimenté, dans le cas contraire, on peut l'alimenter en cliquant sur "Recalculer IBAN"
En activant la coche "Virements SEPA", 2 coches s'activent et deviennent disponibles
- Editions / Messages
Dans cet onglet, on peut
ajouter des commentaires en haut et bas de page du relevé
donner un titre de relevé
délai et message d'avertissement pour l'assurance véhicules personnels
délai des messages sur l'écran d'accueil
autres paramètres : période d'imputation à lister et le choix d'édition de la date des frais.
- Secteurs
après avoir effectué la gestion des structures, nous pouvons continuer à paramétrer les autres éléments et pour se faire, sélectionner tout d'abord la structure à paramétrer au niveau du menu "Structure"
Gestion des rubriques
Fichiers de base > Rubriques
Au niveau de l'entête représente la partie recherche de l'écran, recherche des rubriques
Pour créer une nouvelle catégorie de rubrique cliquer sur 
Il faut choisir un libellé indiquant la catégorie
3 coches sont disponibles :
-
- rubriques kilométriques
- rubriques liées à l'utilisation d'un véhicule de service
- ne plus utiliser
Il est possible de créer autant de catégories que nécessaires.
Après avoir créé les catégories, et sélectionné une catégorie avec laquelle nous allons rattacher notre rubrique, nous pouvons par la suite se lancer dans la création de cette dernière en cliquant sur 
La partie "Caractéristiques" est identique que l'on interface avec la paye ou avec la comptabilité.
Il est possible d'indiquer si le niveau de visibilité de la rubrique au niveau de l'association si on coche sur
sinon au niveau de la section uniquement.
Un numéro de référence de 4 chiffres servira de code pour la saisie et la visualisation des saisies de frais professionnels.
Le code opération est soit "produit" : saisie d'un nombre ; soit "pourcent" : saisie d'un montant dont un certain pourcentage sera remboursé.
Si l'utilisateur souhaite suivre cette rubrique en nombre il peut l'indiquer en cochant la case correspondante. Si la rubrique est non payée, elle est par défaut suivie en nombre.
Si on souhaite également afficher la rubrique au niveau du relevé de frais professionnel une cas à cocher est également disponible (affichage en bas de page dans la zone cumul du relevé)
On peut également saisir le montant, si produit : valeur proposée à 1€ si pourcent valeur proposée à 100%. Si la rubrique est non payée, ce champ n'est évidemment pas disponible.
Par contre, une différence se manifeste dans la 2ème partie selon le choix effectué au niveau de l'interface.
Si interface comptabilité :
Si interface paye :
Attention, selon la catégorie de rubrique choisie, les éléments à alimenter au niveau de la création de la rubrique ne sont pas les mêmes.
Pour la catégorie "rubrique kilométrique",
Nous avons les mêmes coches, par contre l'opération est produit par défaut et est non modifiable et il est également suivi en nombre par défaut.
La différence se situe au niveau du montant, nous n'avons plus l'élément montant, nous devons sélectionner une grille kilométrique (barème) . Si la rubrique est non payée, ce champ n'est évidemment pas disponible.
Au niveau de l'entête, nous pouvons sélectionner le type de véhicule
Une rubrique portant la référence 9999 est une rubriques spéciale qui permet de renseigner un commentaire lors de la saisie d'un relevé de fais professionnel. Ce commentaire permet de préciser les motifs d'un déplacement par exemple.
Gestion des bénéficiaires
Fichiers de base > Bénéficiaires
Nous avons la partie "recherche" qui permet de trouver facilement un bénéficiaire.
Pour ajouter un ou plusieurs bénéficiaires, on clique sur le bouton nouveau
En cliquant sur Initialisation depuis la GRH , on a l'option suivant
si on a choisi l'interface paye : seule l'initialisation depuis la GRH est disponible. Par contre, si on a choisi l'interface comptable nous avons la possibilité de créer une nouvelle fiche bénéficiaire.
On peut lancer la recherche par matricule et ou par nom et ensuite filtrer un salarié avec contrat actif ou non et ensuite cliquer sur
Il est autorisé d’associer à une section FP un bénéficiaire d’une autre section GRH mais un message indique la discordance.
Pour insérer un bénéficiaire appartenant à une section différente en GRH il faut connaitre le matricule exact.
dans le cas de l'interface comptable, on peut créer une nouvelle bénéficiaire en cliquant sur "Nouvelle fiche bénéficiaire"
Donc soit, on alimente manuellement les données du bénéficiaires, soit on récupère les informations depuis la GRH et on arrive sur l'écran suivant :
Lorsque l’importation d’une personne est possible, la fiche de création d’un bénéficiaire apparaitra . Certains champs sont initialisés avec les valeurs lues en GRH (adresse, N° Sécu, date de naissance etc.). Les fiches bénéficiaires sont utilisables pour toute l’association (selon les droits utilisateurs).
Dans le second onglet (RIB/Véhicule) de la fiche bénéficiaire (image ci-dessus) il est possible de définir en plus de l'IBAN les informations sur le mode de transport utilisé par la personne. Il est surtout recommandé d’y indiquer l’immatriculation et la cylindrée du véhicule principal du bénéficiaire ainsi que la date d’expiration de l’assurance de ce même véhicule.
L’onglet comptabilité est très important. Il permet de définir le mode de paiement notamment mais également une ventilation spécifique pour la personne donnée.
on alimente le compte comptable pour une comptabilisation individuelle
Un secteur correspond à une entité géographique, il n'est pas obligatoire de le saisir (par défaut la personne sera affectée au secteur 00 de la section créatrice du relevé de frais professionnel.
Le total des ventilations si il y a lieu doit être à 100% pour être valide.
La ventilation permet de ventiler chaque opération du bénéficiaire en secteur et en section. Cette ventilation concerne les journaux, l’historique ainsi que la comptabilité. Bien entendu au moment de la saisie d’une note de frais cette ventilation pourra être omise si l’on veut affecter une variable à une section et un secteur précis.
Après avoir ajouté un bénéficiaire, des actions sont disponibles sur le bénéficiaire :
Nous pouvons saisir des notes rattachées à un bénéficiaire.
Une note importante : qui est disponible au niveau des informations générales du bénéficiaires et qui est visible même si on change d'onglet.
Un onglet Note existe également, cette note est éditable et modifiable.
Nous avons également le dernier Onglet "Relevé automatique"
Traitements statistiques
L'objectif de cet écran est de permettre d'avoir des statistiques par rapport aux saisies.
Nous pourrons donc au niveau de ce menu, gérer les traitements statistiques qui pourront être associés à une ligne de saisie de frais professionnel.
Il est possible d’ajouter une catégorie de traitement statistique (en cliquant sur 
)et, dans chaque catégorie, ajouter des traitements statistiques (
)
Il est possible également d’indiquer si le l’on veut que le traitement ou la catégorie soit utilisable au niveau de l’association sinon le traitement ou la catégorie ne seront proposés qu’au niveau de la section.
Il est prévu également la possibilité de renseigner un descriptif du traitement statistique dans la zone de saisie présente sur la fiche du traitement. Un mémo est également présent sur la fiche de la catégorie.
Depuis la liste des traitements statistiques, comme sur la plupart des listes de l’application, une recherche par nom ou partie du nom du traitement est disponible.
Véhicules de services
La fiche de création d'un véhicule se présente comme suit :
Les véhicules de services sont accessibles au niveau association. Outre le libellé du véhicule l’utilisateur peut saisir l’immatriculation, choisir la marque, définir la cylindrée ainsi que les dates caractérisant le véhicule (livraison, début et fin d’utilisation, assurance).
L’utilisateur peut également choisir le garage gestionnaire du véhicule. Le bouton permettant la gestion et la sélection d’un garage. (la gestion des garages est vu sur la page Garage
Deux onglets sont également disponible : Suivi et Contrat d'entretien
Via l’onglet « suivi » (ci dessus ), il est possible de renseigner des notes sur le suivi effectué sur un véhicule (interventions, réparations, contrôles etc.) , et via l'onglet "Contrat d'entretien" on peut également renseigner le contrat d’entretien lié à ce dernier. On peut visualiser une projection du kilométrage parcourus par un véhicule par rapport au contrat saisi
Garages
La dernière icône du menu concernant les fichiers de base correspond à la gestion des fiches garages proposées notamment comme on a pu le voir depuis la gestion du suivi des véhicules de service.
La fiche se présente comme sur l’image ci-dessous. Il est possible de choisir de ne plus utiliser une fiche en cochant la case correspondante. Un garage peut être défini au niveau association sinon il sera défini uniquement pour la section créatrice du garage.
Utilisation du module Frais Professionnels
Après avoir paramétré le module (structure, les fichiers de base), nous allons dans ce chapitre voir les différentes manipulations et traitements proposés par ce dernier
Extrations
Dans le module frais professionnel, plusieurs extractions sont possibles.
La liste des véhicules de services
Nous avons le bouton "Excel" qui permet de récupérer la liste des véhicules de services dans un fichier csv
Export des révisions d'un véhicule de services
Il est possible d'effectuer un export des révisions pour un véhicule de service donné.
Pout ce faire, via le menu "Fichiers de base > Véhicules de services" , sélectionner le véhicule souhaité et cliquer sur le bouton Excel
Editions
L'édition est accessible pour toutes les listes des fichiers de base
par un clic sur l'icône
Exemple d'une édition au niveau des "Rubriques"
Traitements
Selon le type d'interface paramétré au niveau de la structure, nous n'avons pas les mêmes traitements
En effet, pour l'interface comptabilité, nous avons les éléments de règlements et la gestion des virements.
Gestion des périodes
La première entrée dans le menu des traitements mensuels est relative à la gestion des périodes. La liste des périodes de la section apparaissent comme sur l’image ci-dessous.
Une période peut être soit ouverte, fermée ou close. Une seule période peut être ouverte à un moment donné. Une période peut être close uniquement si tous les traitements de fin de mois ont été effectués (comptabilisation ou export pour la paye selon le type d’interface choisi dans la structure)
Traitement fin de mois
Selon l'interface le traitement fin de mois diffère, soit, il permet de générer les écritures comptables soit permet d'exporter les variables de paie à intégrer en GRH à l'aide du module de gestion des saisies et de l'import de variables
La période ouverte est sélectionnée automatiquement pour l'export. Le fichier est créé dans le répertoire défini dans la structure.Le fichier du mois précédent est placé dans un répertoire "Save" pour être hisorisé.
Saisie par bénéficiaire
La liste des relevés et donc des saisies par bénéficiaire se présente comme sur l’image ci-dessus. La période ouverte est sélectionnée par défaut mais on peut avancer ou reculer d’un mois ou plus en utilisant les boutons « précédente » et « suivante ». Il est possible de faire une recherche par nom du bénéficiaire (début du nom par défaut ou sous-chaine si la case correspondante est décochée) mais également de masquer les bénéficiaires n’ayant pas de saisie pour la période sélectionnée.
Des touches de fonctions sont activées afin de lancer les différentes actions possibles (ex F3 pour créer une ligne de saisie etc.)
Lors de la création, la fenêtre d’ajout d’une ligne apparait et propose de choisir la rubrique que l’on veut ajouter. On peut appuyer sur F7 et faire son choix dans la liste déroulante des rubriques qui s’affiche ou bien entrer le code référence de la rubrique souhaitée et appuyer sur la touche tabulation ce qui permettra une sélection plus rapide et une mise à jour instantanée de la fenêtre de saisie. Celle-ci diffère selon le type de rubrique sélectionnée.
Les zones nb/montant et période d’imputation (permet de remonter 5 mois en arrière maximum) sont communes à toutes les rubriques
Pour une rubrique non payée la zone montant n’apparaitra pas.
Il est prévu pour chaque ligne de saisie de pouvoir définir une ventilation spécifique mais également choisir le véhicule de service concerné s’il y a lieu et le traitement statistique voulu également si besoin.
Les zones nombre et montant (si payé) sont obligatoires. La période d’imputation est par défaut la période ouverte
Les boutons 
permettent la sélection et/ou la gestion de l’information liée au champ sélectionné (rubriques, véhicules de services).
Le bouton 
permet de rafraichir l’affichage en prenant en compte la cylindrée et la plaque d’immatriculation saisies.
La touche tab permet de passer à une zone de saisie.
La recherche dans la liste des rubriques lors de la saisie par bénéficiaire se fait maintenant sur le nom de la rubrique. La sélection directe par le code rubrique est toujours possible (tab ou entrée).
La rubrique 9999 est une rubrique spéciale qui permet de saisir un commentaire.
Lors des chevauchements de tranches kilométriques un encadré apparait et détaille le chevauchement et les taux appliqués pour chaque partie. Le détail du calcul apparaitra sur la ligne du relevé édité. Une « * » marquera la particularité de la ligne dans la liste des saisies.
L’impression des relevés peut se faire par lot ou par relevé unique à la fois. On a le choix entre édition d’essai et édition réelle. Un bouton permet de sélectionner automatiquement tous les relevés non édités en réel).
Lorsqu'un relevé a été édité en réel pour un bénéficiaire donné alors, lors de l'ajout d'une ligne de saisie, un nouveau relevé sera automatiquement et contiendra les nouvelles lignes saisies.
Remarque par rapport aux rubriques kilométriques :
Si une saisie kilométrique est faite alors, si la plaque d’immatriculation n’est pas présente dans les saisies kilométriques précédemment enregistrées pour le bénéficiaire courant et s’il n’y a pas de plaque renseignée pour ce même bénéficiaire dans sa fiche, le logiciel insère sur confirmation utilisateur la plaque saisie dans la fiche personne.
Le logiciel vérifie également l’historique des kilomètres parcourus pour une catégorie de véhicule donnée et l’associe à cette immatriculation sur confirmation afin de pouvoir reprendre l’historique s’il y a eu transfert de l’application ABAL vers la nouvelle application. Le message de reprise pourra apparaitre tant que les km précédents le transfert ne seront pas associés à la plaque voulue.
On enregistre les plaques d’immatriculation sans espace pour l’efficacité des recherches et pour uniformiser le format des enregistrements. On peut les saisir avec espaces mais ceux-ci seront enlevés après enregistrement.
Saisie par rubrique
Pour la saisie par rubrique, la liste est triée par code de rubrique puis par bénéficiaire (par ordre alphabétique). Les informations sur la ligne de saisie sont les mêmes que pour la saisie par bénéficiaire mais ici la colonne statut indique le statut du relevé d’appartenance de la ligne. Les lignes sont numérotées.
En cliquant sur F3, nous arrivons sur la saisie de la rubrique avec la saisie du bénéficiaire
Il est nécessaire dans le cas présent de choisir un bénéficiaire en commençant à saisir son nom et appuyer sur F7 pour effectuer la sélection définitive ou pour une saisie rapide, en saisissant le matricule et ensuite appuyer sur la touche tabulation.
Une fois le choix du bénéficiaire effectué le comportement de la fenêtre de saisie est identique à celui de la saisie par bénéficiaire (saisie par bénéficiaire) .
Les listes affichées sont imprimables. Un double clic sur une rubrique permet de faire une saisie filtrée sur la seule rubrique concernée;
Règlements (interface comptable)
En interface comptabilité les paiements peuvent se faire par virements, chèques ou espèces selon ce qui est défini dans la fiche personne.
La fenêtre des règlements permet de voir en temps réel les montants par type de règlement. L’édition du tableau est possible. On peut naviguer dans les périodes grâce aux boutons « suivante » et « précédente ».
en cliquant sur 
Virements (interface comptable)
Lorsqu’il est en interface comptabilité l’utilisateur a accès à la gestion des virements qui permet de générer un fichier de virement. Les écritures comptables ne sont pas gérées à ce niveau.
Autres actions via pupitre
Il est possible de démarquer les relevés (connexion en pupitre) afin qu’ils réapparaissent dans la liste des relevés pour lesquels un virement est à effectuer.
Historique
L'utilisateur dispose d’une liste de choix lui permettant d’obtenir le tableau d’historique souhaité.
Les valeurs sont affichées en tenant compte de la période d’imputation des lignes saisies ou des périodes de comptabilisation au choix. Elles tiennent également compte des ventilations définies au moment de la saisie des frais.
Nous avons 6 types d'historique.
Journal des saisies
Il s'agit d'un historique qui regroupe par bénéficiaire ou par rubrique les données saisies pour la section en cours et la période sélectionnée.
Historique par bénéficiaire
Le bouton « historique d’un bénéficiaire » permet d’obtenir le tableau d’historique annuel (choix de l’année dans une liste déroulante). Le choix du bénéficiaire est possible en tapant sur la touche F7 (la liste des bénéficiaires enregistrés dans les frais professionnels apparait alors). Si la case « suivi en nombre » est cochée, seules les rubriques suivies en nombre apparaitront dans l’historique et seules leurs valeurs en nombre sera reprise.
Historique par secteur
Il permet d’obtenir le tableau d’historique annuel (choix de l’année dans une liste déroulante) pour un secteur donné (choix dans une liste déroulante du secteur voulu).
Historique par section/établissement/association
Il permet d’obtenir le tableau d’historique annuel (choix de l’année dans une liste déroulante) au niveau de la section ou de l'établissement ou de l'association.
Historique par véhicules de services
On peut également avoir une historique par frais liés aux véhicules de services.
Historique par véhicules personnels
Traitements globaux
Le libellé du statut du traitement devient jaune durant le processus et devient vert lorsque le traitement est terminé.
Liste des traitements globaux :
- Création et ouverture d’une période
- Edition réelle des relevés non édités
- Comptabilisation ou création du fichier export pour la paye
- Clôture des périodes
- Edition globale des journaux de saisies
- Edition globale des historiques par sections
- Edition globale des règlements
- Génération de relevés de régularisation km en cas de changement de grille kilométrique
Mise en place au niveau du portail RH
Comment activer le module frais pro. au niveau du portail RH