Pré initialisation des personnes
Cahier des charges
Contexte
Dans le cadre de la gestion de la paye, les fiches salariés sont créés manuellement dans le logiciel EIG-GRH (utilisé pour la réalisation de tous les traitements de paye) d'une part et dans le SIRH tiers d'autre part.
Les intervenants n'étant pas forcément les mêmes, cette double saisie engendre une perte de temps significative et une augmentation des erreurs de saisie.
Besoin
Réalisation d'un système permettant une saisie unique, et une synchronisation entre les deux systèmes d'informations.
La création des salariés sera réalisée sur le SIRH tiers. Par un échange de fichiers, le SI EIG-GRH reprendra certaines informations pour créer ses propres fiches salariés.
Description fonctionnelle
- Le SIRH tiers met à disposition quotidiennement un fichier au format CSV ou XLSX contenant la liste des salariés nouvellement créés.
- A partir de ce fichier, à chaque création de salarié, le SI EIG-GRH propose une liste de salariés à partir du fichier précédent.
- L'utilisateur choisi le salarié à créer et la fiche est préremplie avec les informations du fichier. Charge à l'utilisateur de compléter les informations nécessaires à l'établissement de la paye.
- Lorsque la fiche salarié est validée, le matricule est généré et un fichier au format CSV ou XLSX est créé (également quotidiennement) à destination du SIRH tiers lui permettant d'intégrer le matricule EIG. Ce matricule permettra d'identifier que le salarié existe dans EIG et qu'il est inutile de le représenter.
Description détaillée
Fichier SIRH tiers
- Le fichier du SIRH tiers sera mis à disposition sur un serveur SFTP ou directement dans un dossier du répertoire EIG prévu à cet effet.
- Dans le cas contraire, le SI du client devra le placer dans un sous répertoire (INTERFACESALARIE) du répertoire EIG prévu à cet effet : Exemple D:\EIG\INTERFACESALARIE
- Nous proposons le format CSV qui sera plus souple et pérenne que le format XLSX.
- Attention, le fichier doit être encodé en caractères ANSI.
- Une vigilance est attendue sur les caractères spéciaux ( guillemets, points virgule) qui de toute façon sont interdits en DSN et donc dans le SI EIG.
- Le fichier doit comporter une ligne d'entête avec le nom des champs renseignés. Toute colonne qui n'aura pas un nom identifié sera ignorée.
- Pour le nom du fichier, nous proposons la syntaxe suivante, basée sur un timecode :
INT_SAL_ALLER_9999_AAAAMMJJ_HHMMSS.CSV
-
- INT_SAL_ALLER_ est un préfixe.
- 9999 est le numéro d'association
- Le reste est un timecode
- Le fichier log portera le même nom avec l'extension .LOG et sera dans le même répertoire. Il contiendra les anomalies du fichier aller. Cependant, la fiche a pu être créée puisque ça n'est qu'un pré-remplissage
- La description du fichier est la suivante :
| Champ | Libellé | Format | Info supplémentaires |
| IDEXTERNE | Id du SIRH tiers | A définir | |
| MATRICULEEIG | Matricule EIG | 6 caractères numériques | Si le champs est présent, il sera utilisé en tant que matricule et en tant que Idexterne si ce dernier n'est pas présent. A condition que ce matricule n'existe pas auquel cas la création sera refusée |
| ETAB | Code établissement | 4 caractères alphanumériques obligatoires | existence obligatoire |
| SECTION | Code section | 4 caractères alphanumériques obligatoires | existence obligatoire |
| NUMSECU | 15 caractère numériques obligatoires | ||
| NOM | 40 caractères alphabétiques majuscule uniquement | respect des contraintes DSN | |
| PRENOM | 40 caractères alphabétiques | respect des contraintes DSN | |
| NOMNAIS | Nom de naissance | 40 caractères alphabétiques | respect des contraintes DSN |
| SEXE | 1:Masculin 2: Féminin | ||
| DATENAIS | Date de naissance | JJ/MM/AAAA | |
| CPNAIS | CP de naissance | 5 caractères numériques | |
| VILLENAIS | Ville de naissance | 30 caractères alphabétiques majuscule uniquement | respect des contraintes DSN |
| CODEPAYSNAIS | code pays de naissance | 2 caractères alphabétiques |
Table ISO 3166-1-A2 à l'exception des codes correspondants au système postal français (métropole, dom, tom) |
| PAYSNAIS | pays de naissance | 30 caractères alphabétiques | |
| ADR1 | N° et libellé de la voie | 50 caractères alphanumériques | respect des contraintes DSN |
| ADR2 | complément d'adresse | 50 caractères alphanumériques | respect des contraintes DSN |
| ADR3 | Lieu-dit | 50 caractères alphanumériques | respect des contraintes DSN |
| CP | 5 caractères numériques | ||
| VILLE | 50 caractères alphabétiques majuscule uniquement | respect des contraintes DSN | |
| CODEPAYS | 2 caractères alphabétiques | ||
| PAYS | 30 caractères alphabétiques | ||
| TEL1 | 15 caractères alphanumériques | ||
| TEL2 | 15 caractères alphanumériques | ||
| TEL3 | 15 caractères alphanumériques | ||
| EMAILPERSO | Email perso | format adresse mail | 100 caractères |
| EMAILPRO | Email pro | format adresse mail | 100 caractères |
| SITFAM | Situation familiale |
1 : Célibataire 2 : Marié(e) 3 : Divorcé(e) 4 : Veuf(ve) 5 : Séparé(e) 6 : PACS 7 : Union libre |
|
| CODEUE | Codification UE | 2 caractères numériques | 01-France 02-UE 03-EEE 04-Reste du monde |
| CODEPAYSNAT | code pays de nationalité | 2 caractères alphabétiques | |
| PAYSNAT | pays de nationalité | 30 caractères alphabétiques | |
| DATEENTREE | Date d'entrée dans l'association | JJ/MM/AAAA |
Numéro de sécurité sociale
Lorsqu'un salarié ne possède pas de NIR (Numéro d'Inscription au Répertoire ou Numéro de Sécurité Sociale) ou de NIA (Numéro d'Identification d'Attente) au moment de l'émission d'une DSN, il est obligatoire de l'identifier en déclarant un NTT (Numéro Technique Temporaire). Il s'agit d'une solution transitoire le temps que le salarié dispose d'un NIR ou NIA reconnu par la Sécurité Sociale. Dans ce cas, le numéro de sécurité sociale doit être 199999999999995 ou 299999999999945. Le logiciel EIG-GRH attribuera alors automatiquement un Numéro Technique Temporaire (NTT).
Date de naissance
En DSN, pour la date de naissance, seule l'année est obligatoire. Le jour ou le mois peuvent être égal à 99 s'ils sont inconnus. Dans EIG, cette date est appelée date lunaire.
En théorie, mis à part le champ IDEXTERNE, aucun champ n'est obligatoire et peut être laissé vide. Si un champ n'est pas du tout utilisé, la colonne entière peut être supprimée.
Adresse
ADR1 : Numéro, extension, nature et libellé de la voie
- Numéro : Il précise l’adresse dans la voie. Sa valeur est différente de 0 et ne doit pas dépasser 4 chiffres. En
cas de numéro multiple, seul le premier doit être indiqué (pour exemple indiquer 4 pour 4/14) - Extension : Lettre accolée au numéro si celui-ci ne présente pas une précision suffisante (par exemple B
pour BIS, T pour TER, etc…) - Nature de la voie : information facultative décrivant la nature de la voie (rue, avenue, etc…)
- Libellé de la voie : Appellation officielle de la voie
ADR2 : Complément d'adresse
Les compléments d’adresse permettent d’indiquer le point de remise exact du courrier. Ils donnent des
informations précises et déterminantes dans la phase finale de distribution du courrier, tel que le bâtiment,
la boîte aux lettres, le numéro d’appartement.
ADR3 : Lieu-dit
Il s’agit du service de distribution du courrier spécifique proposé ou mis en place par La Poste.
Fichier de retour EIG
- Le fichier de retour EIG sera mis à disposition sur le serveur EIG dans le même répertoire que précédemment. Cette mise à disposition sera programmé pour générer ce fichier toutes les nuits.
- Pour le nom du fichier, nous proposons la syntaxe suivante, basée sur un timecode :
INT_SAL_RETOUR_9999_AAAAMMJJ_HHMMSS.CSV
-
INT_SAL_RETROUR est un préfixe.
- 9999 est le numéro d'association
-
Le reste est un timecode
-
- La description du fichier est la suivante :
| Champ | Format |
| IDEXTERNE | A définir |
| MATRICULEEIG | 6 caractères numériques obligatoires |
| DATECREATION | JJ/MM/AAAA HH:MM:SS |
| NUMSECU | 15 caractères numériques obligatoires |
| NOM | 40 caractères alphabétiques majuscule uniquement |
| PRENOM | 40 caractères alphabétiques |
Le numéro de sécu, nom, prénom sont présents pour permettre une vérification.
Le fichier comporte une ligne d'entête afin d'identifier le champ.
Exemple :
| IDEXTERNE | MATRICULEEIG | DATECREATION | NUMSECU | NOM | PRENOM |
| 123456 | 000350 | 01/01/1980 10:00:00 | 199999999999999 | DUPONT | Gérald |
Mise en place
Paramétrage
Fichier de pré-remplissage
Dans le paramétrage des structures au niveau de la fiche association, cochez la case Préremplissage de la fiche salarié.
Cela permet d'activer l'option pour lire les fichiers du répertoire C:\EIG\interfacesalarie commençant par INT_SAL_ALLER_9999 lors de la création d'un contrat.
Fichier de retour
Afin d'associer le matricule EIG avec l'ID externe il est possible de créer un fichier de retour contenant les deux données.
Ce traitement est réalisé périodiquement (idéalement quotidiennement) par le programme EIGGRHPreiInit.exe situé dans le répertoire pgm.
Ce dernier doit être lancé avec deux arguments :
- Numéro d'association
- Chemin de la base de données
Ce programme peut être lancé à tout moment mais il est préférable de l'intégrer à une tâche quotidienne
Le fichier de retour est créé sur le répertoire C:\EIG\interfacesalarie et commence par INT_SAL_RETOUR_9999 suivi du timecode.
Chaque salarié créé n'est présenté qu'une fois ce qui veut dire qu'il faut nécessairement intégrer tous les fichiers.
Utilisation
A chaque création d'une fiche salarié, le programme examine la liste des fichiers commençant par
INT_SAL_ALLER_9999 où 9999 est le numéro de l'association.
Le fichier utilisé est le dernier créé (en utilisant le timecode inclut dans le nom du fichier.
Ainsi, s'il y a trois fichiers :
- INT_SAL_ALLER_6200_20230910_101030.CSV
- INT_SAL_ALLER_6200_20240801_201030.CSV
- INT_SAL_ALLER_6200_20240910_101030.CSV
C'est le dernier qui sera intégré car il a la date la plus récente.
Il suffit alors de choisir le salarié a créer pour pré-remplir les zones dans la suite de la création.
Si l'on clique sur Annuler, la création se poursuit à partir d'un modèle vide.
Par la suite, l'id externe est affiché dans la partie identification
A la prochaine création, le salarié précédent n'est plus proposé.
Si plusieurs utilisateurs tentent de créer le même salarié, c'est le premier qui valide la création qui gagne.
Le deuxième utilisateur aura le message suivant :
