Pré initialisation des personnes

Cahier des charges

Contexte

Dans le cadre de la gestion de la paye, les fiches salariés sont créés manuellement dans le logiciel EIG-GRH (utilisé pour la  réalisation de tous les traitements de paye) d'une part et dans le SIRH tiers d'autre part.

Les intervenants n'étant pas forcément les mêmes, cette double saisie engendre une perte de temps significative et une augmentation des erreurs de saisie.

Besoin

Réalisation d'un système permettant une saisie unique, et une synchronisation entre les deux systèmes d'informations.

La création des salariés sera réalisée sur le SIRH tiers. Par un échange de fichiers, le SI EIG-GRH reprendra certaines informations pour créer ses propres fiches salariés.

Description fonctionnelle

Description détaillée

Fichier SIRH tiers

INT_SAL_ALLER_9999_AAAAMMJJ_HHMMSS.CSV

Champ Libellé Format Info supplémentaires
IDEXTERNE Id du SIRH tiers A définir  
MATRICULEEIG Matricule EIG 6 caractères numériques Si le champs est présent, il sera utilisé en tant que matricule et en tant que Idexterne si ce dernier n'est pas présent. A condition que ce matricule n'existe pas auquel cas la création sera refusée
ETAB Code établissement 4 caractères alphanumériques obligatoires existence obligatoire
SECTION Code section 4 caractères alphanumériques obligatoires existence obligatoire
NUMSECU   15 caractère numériques obligatoires  
NOM   40 caractères alphabétiques majuscule uniquement respect des contraintes DSN
PRENOM   40 caractères alphabétiques respect des contraintes DSN
NOMNAIS Nom de naissance 40 caractères alphabétiques respect des contraintes DSN
SEXE   1:Masculin 2: Féminin  
DATENAIS Date de naissance JJ/MM/AAAA  
CPNAIS CP de naissance 5 caractères numériques  
VILLENAIS Ville de naissance 30 caractères alphabétiques majuscule uniquement respect des contraintes DSN
CODEPAYSNAIS code pays de naissance 2 caractères alphabétiques

Table ISO 3166-1-A2 à l'exception des codes correspondants au système postal français (métropole, dom, tom)

PAYSNAIS pays de naissance 30 caractères alphabétiques  
ADR1 N° et libellé de la voie 50 caractères alphanumériques respect des contraintes DSN
ADR2 complément d'adresse 50 caractères alphanumériques respect des contraintes DSN
ADR3 Lieu-dit 50 caractères alphanumériques respect des contraintes DSN
CP   5 caractères numériques  
VILLE   50 caractères alphabétiques majuscule uniquement respect des contraintes DSN
CODEPAYS   2 caractères alphabétiques  
PAYS   30 caractères alphabétiques  
TEL1   15 caractères alphanumériques  
TEL2   15 caractères alphanumériques  
TEL3   15 caractères alphanumériques  
EMAILPERSO Email perso format adresse mail 100 caractères
EMAILPRO Email pro format adresse mail 100 caractères
SITFAM Situation familiale  

1 : Célibataire

2 : Marié(e)

3 : Divorcé(e)

4 : Veuf(ve)

5 : Séparé(e)

6 : PACS

7 : Union libre

CODEUE Codification UE 2 caractères numériques 01-France 02-UE 03-EEE 04-Reste du monde
CODEPAYSNAT code pays de nationalité 2 caractères alphabétiques  
       
PAYSNAT pays de nationalité 30 caractères alphabétiques  
DATEENTREE Date d'entrée dans l'association JJ/MM/AAAA  
Numéro de sécurité sociale

Lorsqu'un salarié ne possède pas de NIR (Numéro d'Inscription au Répertoire ou Numéro de Sécurité Sociale) ou de NIA (Numéro d'Identification d'Attente) au moment de l'émission d'une DSN, il est obligatoire de l'identifier en déclarant un NTT (Numéro Technique Temporaire). Il s'agit d'une solution transitoire le temps que le salarié dispose d'un NIR ou NIA reconnu par la Sécurité Sociale. Dans ce cas, le numéro de sécurité sociale doit être 199999999999995 ou 299999999999945. Le logiciel EIG-GRH attribuera alors automatiquement un Numéro Technique Temporaire (NTT).

Date de naissance

En DSN, pour la date de naissance, seule l'année est obligatoire. Le jour ou le mois peuvent être égal à 99 s'ils sont inconnus. Dans EIG, cette date est appelée date lunaire.

image-1721236648529.png

En théorie, mis à part le champ IDEXTERNE, aucun champ n'est obligatoire et peut être laissé vide. Si un champ n'est pas du tout utilisé, la colonne entière peut être supprimée.

Adresse

ADR1 : Numéro, extension, nature et libellé de la voie

ADR2 : Complément d'adresse

Les compléments d’adresse permettent d’indiquer le point de remise exact du courrier. Ils donnent des
informations précises et déterminantes dans la phase finale de distribution du courrier, tel que le bâtiment,
la boîte aux lettres, le numéro d’appartement.

ADR3 : Lieu-dit

Il s’agit du service de distribution du courrier spécifique proposé ou mis en place par La Poste.

Fichier de retour EIG

Champ Format
IDEXTERNE A définir
MATRICULEEIG 6 caractères numériques obligatoires
DATECREATION JJ/MM/AAAA HH:MM:SS
NUMSECU 15 caractères numériques obligatoires
NOM 40 caractères alphabétiques majuscule uniquement
PRENOM 40 caractères alphabétiques

Le numéro de sécu, nom, prénom sont présents pour permettre une vérification.

Le fichier comporte une ligne d'entête afin d'identifier le champ.

Exemple :

IDEXTERNE MATRICULEEIG DATECREATION NUMSECU NOM PRENOM
123456 000350 01/01/1980 10:00:00 199999999999999 DUPONT Gérald

 

Mise en place

Paramétrage

Fichier de pré-remplissage

Dans le paramétrage des structures au niveau de la fiche association, cochez la case Préremplissage de la fiche salarié.

image-1726575442843.png

Cela permet d'activer l'option pour lire les fichiers du répertoire C:\EIG\interfacesalarie commençant par INT_SAL_ALLER_9999 lors de la création d'un contrat.

Fichier de retour

Afin d'associer le matricule EIG avec l'ID externe il est possible de créer un fichier de retour contenant les deux données.

Ce traitement est réalisé périodiquement (idéalement quotidiennement) par le programme EIGGRHPreiInit.exe situé dans le répertoire pgm.

Ce dernier doit être lancé avec deux arguments :

Ce programme peut être lancé à tout moment mais il est préférable de l'intégrer à une tâche quotidienne

Le fichier de retour est créé sur le répertoire C:\EIG\interfacesalarie et commence par INT_SAL_RETOUR_9999 suivi du timecode.

Chaque salarié créé n'est présenté qu'une fois ce qui veut dire qu'il faut nécessairement intégrer tous les fichiers.

Utilisation

A chaque création d'une fiche salarié, le programme examine la liste des fichiers commençant par

INT_SAL_ALLER_9999 où 9999 est le numéro de l'association.

Le fichier utilisé est le dernier créé (en utilisant le timecode inclut dans le nom du fichier.

Ainsi, s'il y a trois fichiers :

C'est le dernier qui sera intégré car il a la date la plus récente.

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Il suffit alors de choisir le salarié a créer pour pré-remplir les zones dans la suite de la création.

Si l'on clique sur Annuler, la création se poursuit à partir d'un modèle vide.

Par la suite, l'id externe est affiché dans la partie identification

image-1726576088264.png

A la prochaine création, le salarié précédent n'est plus proposé.

Si plusieurs utilisateurs tentent de créer le même salarié, c'est le premier qui valide la création qui gagne.

Le deuxième utilisateur aura le message suivant :

image-1726578519324.png