Signature électronique des contrats de travail avec Primobox - Septeo -TCR

Prérequis dans EIG

• Les modèles de contrats de travail doivent exister et être générés en PDF (s’ils sont générés sous Word, il faudra soit changer dans les paramétrages des modèles de contrats, soit il faudra convertir le fichier Word en PDF).
• Les modèles de contrat de travail doivent être renseignés dans la fiche contrat, onglet N°2, zone modèle d’export

Edition du contrat de travail

• En individuel: cliquer sur l’imprimante bleu et édition du contrat de travail
  
  

  
  
  

  Le contrat de travail sera enregistré dans le dossier « document à signer » à l’emplacement précisé dans le paramétrage des contrats de travail
  
  

• En masse : Menu Editions/ contrats de travail (Word)
  
  
  • Sélectionner les contrats à générer avec l’icône selon les critères souhaités (personnes, date de début, modèle)
    
    
    

    
    
    

    
    
    
    

     (Les éventuels contrats en rouge dans la liste ci-dessus sont des contrats clos )
    
    
    

  • Générer tous les contrats de travail sélectionnés à partir de l’icône

     

     

    

  • Renseigner les champs si des questions sont posées selon les maquettes des contrats

  • Si le contrat n’est pas en PDF, car le client effectue encore des modifications de contrats, il faut le convertir en PDF sans toucher au nom du fichier qui est entre crochet [])

  • Puis le basculer le contrat dans le dossier « A signer » qui a été défini lors du paramétrage de la signature électronique

  • Cliquer sur l'icône  pour envoyer les contrats en signature électronique
    
    

     

    

    
    
    

     

  • Cliquer sur la disquette « SIGNER »
    
    

    

  • Sélectionner les contrats à faire signer et valider
    
    

    

  • Les contrats partent en signature d’abord chez l’employeur ou chez l’employé selon votre paramétrage.

    
    
    

    Transmission en signature

     

    L’envoi pour la signature se fait toutes les 10 min environ (voir en suivi demat)

    • Réception d’un mail avec un lien pour se connecter et envoi d’un SMS de vérification (comme les achats bancaires)
    • Passer/ Signer /signer tous
      
      

      Suivi de la transmission : Menu Edition/Consultation des bulletins

       

      • Cliquer sur le nuage « Suivi Démat »
      • Sélectionner la période souhaitée et le nombre d’envoi que vous voulez consulter
      • Sélectionner le type de document pour lequel vous voulez suivre le cheminement 
      • Et cliquer sur le bouton « actualiser »
      
      

      La liste des derniers envois s’affiche avec leurs statuts sur la droite (vous avez le détail de chaque envoi en partie basse)

      

      
      Les différents statuts possibles au cours d’un envoi sont les suivants :

      • En attente
      • Téléchargé
      • A signer
      • Partiellement signé (le premier signataire à signer)
      • Signé (le contrat de travail est transféré automatiquement dans le dossier « Signés »)
      • Anomalies à corriger : vérifier sur Primobox les anomalies
      • Echec : si au bout de 100 tentatives, l’envoi n’a pu se finaliser : contacter EIG
        
        
        
         Ne pas toucher à l’icône « configurer » sous peine de modifier le paramétrage qui a été effectué par votre agence