Primobox
- Envoi des bulletins de paie sur Primobox - TCR
- Envoi des documents de clôture sur Primobox - TCR
- Envoi du référentiel sur Primobox - TCR
- Signature électronique des contrats de travail avec Primobox - TCR
Envoi des bulletins de paie sur Primobox - TCR
2 icônes en forme de nuage 
Envoi des bulletins de paie :
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- Cocher « bulletins dématérialisés » et sélectionner les bulletins que vous voulez envoyer sur le coffre-fort numérique
- Puis cliquer sur le nuage avec la flèche « Démat »
- Donner un titre à votre document et un commentaire éventuellement
- Puis valider votre envoi.
Si une anomalie se présente, contacter l'assistance EIG.
- Cocher « bulletins dématérialisés » et sélectionner les bulletins que vous voulez envoyer sur le coffre-fort numérique
-
Transmission vers le coffre-fort Primobox
L’envoi s‘effectue par intervalles de 5 minutes. Cette valeur n’est pas paramétrable.
Suivi de l'envoi des bulletins de paie
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- Cliquer sur le nuage « Suivi Démat »
- Sélectionner la période souhaitée et le nombre d’envoi que vous voulez consulter
- Sélectionner le type de document pour lequel vous voulez suivre le cheminement : bulletin de paie par exemple
- Et cliquer sur le bouton « actualiser »
-
La liste des derniers envois s’affiche avec leurs statuts sur la droite (vous avez le détail de chaque envoi en partie basse)
Les différents statuts possibles au cours d'un envoi sont les suivants :
-
- En attente : le fichier vient juste d’être créé
- Déposé : le fichier est déposé dans le coffre-fort
- Terminé : le fichier a été validé
- Anomalies à corriger : vérifier sur Primobox les anomalies
- Echec : si au bout de 100 tentatives, l’envoi n’a pu se finaliser : contacter EIG
Ne pas toucher à l’icône « configurer » sous peine de modifier le paramétrage qui a été effectué par votre agence
Envoi des documents de clôture sur Primobox - TCR
2 icônes en forme de nuage 
Envoi des documents de clôtures
- Cocher « bulletins dématérialisés » et sélectionner sur la gauche les salariés pour lesquels vous voulez envoyer les documents de clôture dans le coffre-fort numérique
- Puis cliquer sur le nuage avec la flèche « Démat »
- Donner un titre à votre document et un commentaire éventuellement
- Un rapport de contrôle est effectué pour vérifier la présence de tous les documents
- Puis Continuer votre envoi
Transmission vers le coffre-fort Primobox
L’envoi s‘effectue par intervalles de 5 minutes. Cette valeur n’est pas paramétrable.
Suivi de l’envoi des documents de clôture
- Cliquer sur le nuage « Suivi Démat »
- Sélectionner la période souhaitée et le nombre d’envoi que vous voulez consulter
- Sélectionner le type de document pour lequel vous voulez suivre le cheminement : documents de clôture (tous) par exemple
- Et cliquer sur le bouton « actualiser »
La liste des derniers envois s’affiche avec leurs statuts sur la droite (vous avez le détail de chaque envoi en partie basse).
Les différents statuts possibles au cours d’un envoi sont les suivants
- Prêt à envoyer : le fichier vient juste d’être créé sur EIG
- En attente
- Déposé : le fichier est déposé dans le coffre-fort
- Action requise : il faut valider sur Primobox la réception
il faut que le document Maître (le bulletin de paie) et les documents qui s’y rattachent (certificat de travail, solde de tout compte et FCTU) soient tous arrivés sur Primobox avant de valider quoique ce soit. Si vous validez le bulletin de paie alors que les documents de clôture ne sont pas encore arrivés, l’association ne pourra pas se faire et il faudra recommencer l’envoi complet. - Terminé : le fichier a été validé
- Anomalies à corriger : vérifier sur Primobox les anomalies
- Echec : si au bout de 100 tentatives, l’envoi n’a pu se finaliser : contacter EIG
Ne pas toucher à l’icône « configurer » sous peine de modifier le paramétrage qui a été effectué par votre agence
Envoi du référentiel sur Primobox - TCR
A faire au niveau des fiches personnes de EIG :
Renseigner les champs obligatoires du référentiel
- Nom, prénom, matricule
- Le téléphone (zone 1, 2 ou 3) selon le choix retenu
- Mail (personnel ou professionnel) selon le choix retenu
- Cocher « Bulletin dématérialisé » pour les salariés qui ont pris l’option du coffre-fort numérique
- L’adresse postale
D’autres informations du référentiel sont récupérées dans la fiche contrat
- L’établissement (onglet 1 Généralité)
- La nature DSN (nature du contrat sur l’onglet 1 Généralité)
- Statut Cadre ou Non Cadre (onglet 8 statut catégoriel)
Transmission vers le coffre-fort Primobox
La mise jour du référentiel salariés se fait de manière automatique une fois par heure (s’il y a eu des changements dans les fiches personnes ou fiches contrats sur les zones du référentiel)
Suivi de l’envoi du référentiel
- Cliquer sur le nuage « Suivi Démat »
- Sélectionner la période souhaitée et le nombre d’envoi que vous voulez consulter
- Sélectionner le type de document pour lequel vous voulez suivre le cheminement : référentiel salarié par exemple
- Et cliquer sur le bouton « actualiser »
La liste des derniers envois s’affiche avec leurs statuts sur la droite (vous avez le détail de chaque envoi en partie basse)
Les différents statuts possibles au cours d’un envoi sont les suivants :
- Déposé : les informations ont été mise à jour dans le coffre-fort numérique
- Echec : la transmission n’a pas été effectuée dans le coffre-fort numérique (pour information, il y a 100 tentatives par envoi) : contacter EIG
Ne pas toucher à l’icône « configurer » sous peine de modifier le paramétrage qui a été effectué par votre agence
Signature électronique des contrats de travail avec Primobox - TCR
Prérequis dans EIG
- Les modèles de contrats de travail doivent exister et être générés en PDF (s’ils sont générés sous Word, il faudra soit changer dans les paramétrages des modèles de contrats, soit il faudra convertir le fichier Word en PDF).
- Les modèles de contrat de travail doivent être renseignés dans la fiche contrat, onglet N°2, zone modèle d’export
Edition du contrat de travail
- En individuel: cliquer sur l’imprimante bleu et édition du contrat de travail
Le contrat de travail sera enregistré dans le dossier « document à signer » à l’emplacement précisé dans le paramétrage des contrats de travail - En masse : Menu Editions/ contrats de travail (Word)
- Sélectionner les contrats à générer avec l’icône
selon les critères souhaités (personnes, date de début, modèle)
(Les éventuels contrats en rouge dans la liste ci-dessus sont des contrats clos ) -
Générer tous les contrats de travail sélectionnés à partir de l’icône
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Renseigner les champs si des questions sont posées selon les maquettes des contrats
-
Si le contrat n’est pas en PDF, car le client effectue encore des modifications de contrats, il faut le convertir en PDF sans toucher au nom du fichier qui est entre crochet [])
- Puis le basculer le contrat dans le dossier « A signer » qui a été défini lors du paramétrage de la signature électronique
-
Cliquer sur l'icône
pour envoyer les contrats en signature électronique
- Cliquer sur la disquette « SIGNER »
- Sélectionner les contrats à faire signer et valider
- Les contrats partent en signature d’abord chez l’employeur ou chez l’employé selon votre paramétrage.
Transmission en signature
L’envoi pour la signature se fait toutes les 10 min environ (voir en suivi demat)
- Réception d’un mail avec un lien pour se connecter et envoi d’un SMS de vérification (comme les achats bancaires)
- Passer/ Signer /signer tous
Suivi de la transmission : Menu Edition/Consultation des bulletins
- Cliquer sur le nuage « Suivi Démat »
- Sélectionner la période souhaitée et le nombre d’envoi que vous voulez consulter
- Sélectionner le type de document pour lequel vous voulez suivre le cheminement
- Et cliquer sur le bouton « actualiser »
Les différents statuts possibles au cours d’un envoi sont les suivants :- En attente
- Téléchargé
- A signer
- Partiellement signé (le premier signataire à signer)
- Signé (le contrat de travail est transféré automatiquement dans le dossier « Signés »)
- Anomalies à corriger : vérifier sur Primobox les anomalies
- Echec : si au bout de 100 tentatives, l’envoi n’a pu se finaliser : contacter EIG
Ne pas toucher à l’icône « configurer » sous peine de modifier le paramétrage qui a été effectué par votre agence
- Cliquer sur le nuage « Suivi Démat »
- Sélectionner les contrats à générer avec l’icône
