Gestion de la Comptabilité - Exploitation - Virement fournisseurs

• Paramétrage du chemin de récupération du fichier de virement - TCR
• Création d'un code de saisie "Virements Fournisseurs" - TCR
• Codifier un profil de virements fournisseurs
• Automatiser le numéro de facture réglée sur le relevé bancaire du fournisseur

Paramétrage du chemin de récupération du fichier de virement - TCR

Le paramétrage du répertoire de réception du fichier de virement fournisseurs s'effectue au niveau sectionnel. Ce qui implique qu'il est nécessaire d'effectuer ces manipulations sur l'ensemble des sections où il est possible de faire des virements.

GEFI ou répertoire ?

Le paramétrage s'effectue via l’icône   et cela ouvre la boite de dialogue suivante :

Les virements effectués sont obligatoirement à la norme SEPA.

Cependant, il est nécessaire de paramétrer les fichiers "SEPA" mais également "NON SEPA" obligatoirement (même si non utilisé).

• Le GEFI :

Cocher la case prévue à cet effet, et indiquer un nom de radical. Exemple : VIRNS et VIR ou VIRNS_EHPAD et VIR_EHPAD

Le renseignement d'un chemin valide est obligatoire. Il faut même que l'ensemble des créateurs de fichier virement aient accès à ce répertoire commun pour pouvoir les créer.

• Le répertoire :

Indiquer le chemin où vous souhaitez récupérer le fichier dans "Répertoire des fichiers SEPA" à l'aide du  

, mais également le "NON SEPA", même si ce n'est plus utilisé.

De même, l'ensemble des créateurs de fichier virement de la section doivent avoir accès à ce répertoire commun.

Les options

Il existe plusieurs options :

• Répertoire non modifiable lors de l'émission du virement : cette option se paramètre au niveau de fichier SEPA et NON SEPA. Dans le cas contraire, il sera possible de modifier le répertoire au niveau de l'étape n° 3 de l'émission du virement.

• Complément du nom du fichier :
  • Chrono numérique automatique : dans ce cas, le nom du fichier sera VIR0001 puis VIR0002 et ainsi de suite
  • Chrono date heure automatique : dans ce cas, le nom du fichier sera VIR12042023_104824 pour un un fichier virement créé le 12 avril 2023 à 10h48 et 24 secondes.

Création d'un code de saisie "Virements Fournisseurs" - TCR

Le paramétrage d'un code de saisie spécifique "Virements Fournisseurs" est obligatoire pour la réalisation des fichiers de virements. le code de saisie doit être impérativement associé à un code journal de trésorerie dont le compte est un compte de banque.

Le compte 512 est correctement paramétré avec l'IBAN renseigné dans l'onglet IBAN

Les cellules "Domiciliation" et "Intitulé bancaire" sont obligatoires. Enfin les caractères spéciaux spéciaux tels que l’apostrophe (') ou le tiret (-) y sont interdits.

Création du code de saisie

Le nom du code de saisie (4 caractères maximum) et le libellé sont libres. En revanche, il est impératif que le type journal soit "Standard" et le masque de saisie soit "pièce". Ce paramétrage permet d'avoir dans la boite de dialogue suivante les écritures automatiques

Il en existe 3 :

• Remises de chèques
• Remises de traites
• Virements Fournisseurs

Sélectionner "Virements" puis suivant et terminer.

Le module virement fournisseurs est disponible

 

Codifier un profil de virements fournisseurs

Introduction

Le logiciel de Comptabilité permet de régler ses fournisseurs par virements. L'option est située dans le menu "Gestion Comptabilité" et, est représentée par l'icône .

Lors de la création du virement, le programme propose d'utiliser un profil. En cliquant sur le carré gris à droite de la case, le programme propose une liste 

Dans le bas de cette liste, figurent 3 boutons pemettant de créer (la page blanche), modifier (la page avec le crayon) ou supprimer  (la page blanche avec le X rouge) un profil.

Utilité du profil

La codification d'un virement fourinsseur est une suite d'écrans à paramétrer. Selon la fréquence des virements, il peut être parfois difficile de se souvenir de la codification précédente. Autant l'enregistrer et y faire appel quand il faut procéder aux virements. C'est le principe du profil.

Eléments de codification

Ecran 1 : identification

• "Code" : il faut attribuer un alias à la codification. Ce code peut faire jusqu'à 4 caractères alphanumériques. Une fois le profil enregistré, ce code n'est plus modifiable et le profil est attribué à tous les utilisateurs des virements fournisseurs. Cette saisie est obligatoire
•  "Type de virement" : SEPA. Ce mode est précodifié par défaut. Il n'y a pas lieu de le modifier
• "Désignation" : à saisir par l'utilisateur. C'est la désignation qui s'affiche lors de la séection du profil. La saisie peut contenir 60 fois la lettre "W" (le caractère le plus large). Cette saisie est obligatoire
• "Commentaires" : saisie facultative. L'utilisateur peut saisir un commentaire qui explique le contenu du virement. Elle peut s'avérer utilie en cas de présence de plusieurs profils de virements différents

Ecran 2 : sélection des comptes

Il est possible de codifier la totalité des comptes d'un groupe auxiliaire en sélectionnant le groupe :

Une fois, le profil sélectionné, il est possible d'affiner la sélection en cochant :

• "Choix des comptes"
• Les comptes concernés
• Et les sélectionnant à l'aide de la la flèche gauche "<"

  

  La double flèche "<<" permet de sélectionner tous les comptes.

•  

   Attention : à la validation du profil, le choix des comptes est figé. Pour inclure d'autres comptes, il faut modifier le profil et sélectionner les nouveaux comptes à inclure. C'est pourquoi EIG préconise la sélection de tout le groupe sans cocher de comptes ; ainsi tous les comptes sont sélectionnés par défaut. 

Pour la suite de la description, nous décochons le choix des comptes.  

Ecran 3 : la sélection des factures

• "Liste des codes de saisie à inclure", en sélectionnant le code journal, tous les codes de saisie sont inclus, il est possible d'en déselectionner. 

• Attention, si les achats d'immobilisations sont séparés des autres achats (comme c'est le cas ci-dessus), c'est qu'il existe un groupe auxiliaire dédié aux fournisseurs d'immobilisations qui se centralise sur un compte de classe 4 autre que celui des autres fournisseurs. Il convient alors de créer 2 profils et de générer 2 virements distincts.

• Pour rappel, le plan comptable officiel indique 2 comptes de classe 4 différents, la racine 401 pour les fournisseurs et la racine 404 pour les fournisseurs d'immobilisations

  

• "Choix des factures", lors de la création du virement, ce sont les factures non encore lettrées qui sont incluses 
  • "Toutes les factures" : pour chaque facture à régler, la date d'échéance est calculée selon les informations saisies pour  le compte de tiers concerné, cette date est comparée à la date de règlement du virement en cours pour savoir s'il faut  ou non l'ajouter à la liste
  • "Fourchette de dates" : la date de saisie est vérifiée par rapport à la fourchette de date choisie pour savoir si il faut ou  non l'ajouter à la liste

    

    

  • "Mois donné" : Seules les factures dont la date de saisie correspond au mois saisi sont ajoutées à la liste sans contrôle  de la date d'échéance.

    

    A noter que l'écriture de 13260,73 euros n'est pas prise en compte car elle a été saisie avec un autre code journal que les achats.

  • "Paramétrage de la banque" : par défaut, c'est la section courante qui est proposée (il est possible d'en changer à condition que l'inter-structure soit décrite dans les constantes), il faut renseigner le code de saisie dédié aux virements fournisseurs. Ce code est à nouveau demandé lors de la génération du virement pour l'envoi à la banque. Pour rappel, la création d'un tel code de saisie est décrite dans la page wiki https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-comptabilite/page/creation-dun-code-de-saisie-virements-fournisseurs-tcr

  • "Mode" 
    • "Lettre" : entraîne un cumul pour chaque fournisseur de toutes les factures et avoirs répondant à la sélection et la génération d'une seule ligne de virement pour le solde si celui-ci est positif
    • "Tableau" : les différentes factures ne sont pas cumulées et les avoirs ne sont pas pris en compte
    • "Les deux" : génération d'une ligne de virement par facture ; mais en cas d'avoir, cumul sur un seul virement si  le solde des factures et des avoirs est positif
• Cliquer sur le bouton "Terminer" pour valider la création du profil

Le profil est maintenant pret à être utilisé.

 

Automatiser le numéro de facture réglée sur le relevé bancaire du fournisseur

Introduction

Il est possible, lors de l'élaboration d'un virement founisseur, de faire en sorte que le numéro de la facture réglée apparaisse automatiquement sur le relevé bancaire du fournisseur.

Rappel 1

Il existe une zone spécifique qui permet de saisir le numéro de facture lors de la saisie de la facture. Son but est de faire apparaître ce numéro de facture sur le relevé de compte du fournisseur :

Rappel 2

Il est nécessaire de saisir un libellé dans la zone "Commentaire" de l'onglet "Règlement" du compte fournisseur :

Précision

Il est indiqué, dans le virement, que la zone commentaire dans le virement émis à la banque fait 31 caractères. Comme la zone de saisie de facture peut contenir 15 caractères, en ajoutant un espace à la fin du libellé, la saisie dans le compte fournisseur ne peut faire que 31 - 15 - 1 = 15 caractères. 

Si le fournisseur vous demande de renseigner un libellé spécifique, il faut saisir son libellé en respectant le nombre de caractères.

 

Le commentaire qui figure sur le relevé du fournisseur est celui de la colonne de droite.

Si la zone "Fac Fourn" n'est pas disposible à la saisie, c'est qu'elle n'est pas codifiée dans le code journal des achats.

Codifier la zone de saisie

Prérequis

Avoir accès aux "Codes Journaux" du menu "Fichiers de base", option représentée l'icône .

Si l'utilisateur final n'y a pas accès, il doit s'adresser à un responsable hiérarchique qui possède ces droits.

Dans le code journal des achats, il faut cocher la case "N° de facture" et valider par le V vert :