Technique - Comptabilité

Le schéma correctif permet d'effectuer une répartition du budget en fonction d'une activité prévue et de l'ajuster avec l'activité réelle. Il permet également de modifier le calcul de la projection annuelle.

Il se définit par un code alphanumérique de 1 à 4 caractères, un libellé et un calendrier annuel.

La colonne Prévu doit être saisie manuellement. Il s'agit, dans le cas présent, du nombre de jours d'ouverture par le nombre d'usagers de la facturation prix de journée.

La colonne Réalisé n'est pas obligatoire. Si elle n'est pas saisie, seule la colonne prévue est utilisée. Elle peut être saisie manuellement ou générée automatiquement en cochant la case Schéma correctif de la facturation. Auquel cas, un lien est fait par la facturation pour rependre le résultat de la facturation.

Dans le budget, par défaut, les comptes sont répartis mensuellement (en douzièmes) tout au long de l'année.

Pour certains postes budgétaires "sensibles", il est possible d'ajuster le budget en fonction du calendrier : énergie, alimentation, etc.

Exemple

Prenons le compte 606110, Eau et assainissement, par défaut, dans le budget, la répartition est mensuelle :

En modifiant le type de répartition à partir d'un schéma correctif, la répartition mesuelle évolue :

La projection annuelle

Elle répond à la question "Si je continue à dépenser à ce rythme, combien dépenserais-je à la fin de l'année ?"

Par défaut, son mode de calcul est standard : on prend le total réalisé à une date donnée, on divise par le nombre de mois réalisés et on multiplie par 12 :

A fin aout, 3363,63 / 8 * 12 = 5045,44

En modifiant le calcul de la projection annuelle, on obtient :

$image-1691761697366.JPG$

La documentation indique que la projection est égale au produit du budget initial par le ratio entre le réalisé cumulé et le budget cumulé.

2754,32 * (3363,63 / 1799,63) = 5148,01

Annuels - Ouverture d'un exercice

Ouvrir un nouvel exercice - TCR

Rappel

On ne peut travailler que sur 2 exercices ouverts. Pour ouvrir l’exercice N, il faut obligatoirement que l’exercice N-2 soit clos. Si ce n’est pas le cas, il convient de commencer par la clôture et la reprise des à-nouveaux définitives de N-2 sur N-1. Par exemple, pour ouvrir 2023, 2021 doit être clos, voir la page eigwiki suivante à ce sujet

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-comptabilite/page/cloturer-un-exercice

Comment procéder

Il s'agit d'un traitement de niveau établissement (la ligne bleue dans les structures de comptabilité) à effectuer sur l'exercice courant.

Se positionner au niveau Etablissement
Se positionner sur l'exercice actuel

Choisir ensuite, le menu ‘Fichier de base’ puis l’option ‘Constantes’.
Utiliser le bouton ‘Créer une nouvelle fiche’ afin de créer la constante pour l’exercice à l’aide du bouton . Une fenêtre en superposition est alors affichée, reprenant les informations de l'exercice en cours et prosposant l'exercice suivant. Dans l'exemple ci-dessous, l'exercice actuel est 2022, l'ouverture concerne 2023.

Valider la création

Le programme enchaîne sur l’ouverture de l’exercice en cochant par défaut la reprise de toutes les codifications de l’exercice N-1 sur N.

Concernant le plan comptable, le programme propose deux options la reconduction et la duplication (cochée par défaut).

La reconduction consiste à reprendre uniquement les comptes mouvementés en N-1 (un copier-coller partiel)
La duplication consiste à reprendre tous les comptes y compris ceux n’ayant pas été mouvementés en N-1 (un copier-coller total)

La génération des à-nouveaux provisoires n’est pas cochée, si l’utilisateur souhaite que ceux-ci soient générés automatiquement, il convient de cocher la zone en question. Cette option n’est pas obligatoire ; en effet, il sera toujours possible de les générer ultérieurement par le sous-menu ‘Traitements périodiques’ autant de fois que nécessaire. Elle permet de reprendre les soldes N-1 des comptes de bilan, notamment pour les comptes de trésorerie. Les écritures générées sont datées du 1^er janvier N.

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-comptabilite/page/generer-les-a-nouveaux-provisoires

Il est également proposé de dupliquer les différentes nomenclatures de traitements de fin d’année, cette option n’est pas cochée par défaut. Si l’utilisateur souhaite reprendre automatiquement ses nomenclatures, il convient de cocher la case, si non, il devra les recréer ultérieurement.

Valider par le bouton ‘OK’.

Le programme procède aux différentes opérations, celles-ci sont affichées sur la droite et termine par l'information "Ouverture de l'exercice terminée"

Une fois l'information validée, le programme charge le nouvel exercice

Attention : ne pas se tromper d'exercice en saisissant. Il n'y a d'automate de bascule d'écritures d'un exercice à l'autre. Il convient de supprimer les écritures dans l'exercice erroné et de les ressaisir dans le bon exercice.

Attention : il est important que tous les exercices soient ouverts rapidement. En effet, c’est dans les constantes de l’exercice comptable que les autorisations d’inter-structure sont définies logiciel par logiciel. Si les exercices ne sont pas ouverts, au moment de générer les premières écritures automatiques de GRH ou de facturation de l’année, des messages d’erreur apparaitront dans les modules de générations d’écritures de ces logiciels interdisant cette génération pour cause de droits non définis.

Il n'existe pas de traitement global pour traiter tous les établissements en une seule fois. Il convient de procéder établissement par établissement.

Le programme n'ouvre pas les mois de comptabilité. Il convient d'utiliser le menu "Traitements périodiques" et l'option "Ouverture des mois" pour ouvrir le mois de janvier.

Lettrage

Attention : le fait d'ouvrir le nouvel exercice n'active pas le lettrage sur ce nouvel exercice. Il convient de saisir une écriture sur un compte prévu en lettrage fin de l'activer.

Outils compta

Fichiers de base - Constantes

Exercices

La première constante est l'exercice. Celle-ci permet de codifier les éléments généraux de l'exercice. Ce module est accessible uniquement au niveau Établissement,

L'exercice correspond à une année et il est borné avec une date début et une date de fin.

La nomenclature (information obligatoire) fait référence à une nomenclature de plan comptable. Il en existe par défaut 4

M21 : Nomenclature 21
PANC : Nomenclature ANC2019-04
PCEM : Nomenclature Etab Médicaux
PCEC : M22bis PC Etab sociaux et Médico-Sociaux privés

La longueur des compte est paramétrable entre 6 et 10 caractères. Pour les comptes auxiliaires, un préfixe de 2 caractères sera demandé. Et les comptes auront donc une longueur de 8 à 12 caractères.

Chaque établissement peut avoir

Un Contrôle budgétaire
Une Comptabilité Analytique
Une comptabilité Auxiliaire

Chaque établissement peut autoriser

La création des comptes généraux
La création des comptes auxiliaires

Dans la cas contraire, il est fortement conseillé d'utiliser un plan comptable de référence.

Il est possible d'associer des nomenclatures pour les éléments suivants :

Bilan
SIG
Résultat
Groupes Fonctionnels
Bilan Financier

Fichiers de base - Constantes

Centralisation

L'onglet "Centralisation" est en lien avec le plan comptable Auxiliaire. Il n'est pas possible de paramétrer des nouveaux comptes de centralisation mais uniquement de les modifier. Pour créer des comptes auxiliaires associés par exemple.

Cet onglet est composé de 3 colonnes

Le compte centralisateur
Le libellé
Le préfixe des comptes auxiliaires

La modification permet d'accéder au paramétrage du compte centralisateur

Fichiers de base - Constantes

Inter Structure

Fichiers de base - Constantes

Filtres

Fichiers de base - Plan Comptable

Paramétrer les comptes 86/87 - TCR

La création des comptes 86/87 nécessite un paramétrage particulier, car il n'existe pas de compte de classe 8 sur EIG. Il est nécessaire d'ajouter 2 comptes généraux de classe 4 centralisateur de préfixe 86 et 87. Ce paramétrage peut être effectué sur l'établissement de référence afin de ne pas reproduire la manipulation sur tous les établissements.

Créer les comptes généraux

Dans le plan comptable onglet tiers, ajouter un compte. Celui-ci peut être 467860. Paramétrer comme suit :

Procéder à la création du compte 467870 de préfixe 87 en respectant la même méthodologie.

Créer les comptes auxiliaires

Associer les comptes auxiliaires au compte 4670860

860 - secours en nature – alimentaires – Vestimentaires
861 - Mise à disposition gratuite de biens -locaux -matériels
862 - Prestations
864 – Bénévolats

Associer les comptes auxiliaires suivant au compte 467870

870 – Dons en nature
871 – Prestations en nature
875 – Dons en nature

Effectuer une remise de chèques

Codifier la base

Pour effectuer une remise de chèques, il faut :

Avoir un journal de banque associé à un compte bancaire. Pour cela, il doit être coché comme "Journal de trésorerie"
Avoir un code de saisie dédié à cette opération. La codification s'effectue sur 3 écrans successifs
- 1er écran, le type de journal doit être "Standard" et le masque de saisie "Pièce"
- 2ème écran, le type d'écritures acceptées doit être "Automatiques" et "Remise de chèque" doit être l'application cochée
- 3ème écran : cliquer sur "Terminer" pour valider la création du code de saisie

Effectuer une remise

Lancer la saisie des écritures (Menu "Gestion de la comptabilité")
Sélectionner le mois de saisie et le code de saisie Remise de chèques
L'entête de saisie est différente de la saisie traditionnelle
- Par défaut, la date de la remise est égale à la date du jour. L'année doit correspondre à l'exercice
- Par défaut, c'est sur la section sélectionnée que la banque est imputée. La case section permet de gérer une autre section par le biais des comptes 18 d'interstructure codifiés dans les constantes
- Le numéro de remise est un numéro interne à l'utilisateur. S'il n'y en a pas, le programme attribue le numéro 1 à la première de l'année qui contunue la numérotation de 1 en 1
- Pour poursuivre, il faut, soit faire entrée au clavier sur toutes les zones, soit cliquer sur le bouton "Créer"
Le corps de la saisie se décompose à raison d'une ligne par chèque
- La case "Section" permet d'imputer le chèque à une personne d'une autre section par le biais des comptes 18 d'interstructure codifiés dans les constantes
- La case "Tiré" permet de renseigner le compte de l'émetteur du chèque, la touche "F7" permet d'effectuer une recherche dans le plan comptable. Si l'émetteur du chèque n'a pas de compte, il faut utiliser la touche "F4" pour saisir manuellement le nom de la personne mais, dans les actions, il faudra lui attribuer une comptabilisation. Par défaut, la casse est en majuscules
- La case "Banque" correspond à celle émettrice du chèque. Attention, la casse est en minuscules
- La case "Numéro de chèque" permet de saisir le numéro du chèque
- La case 'Montant " permet de saisir le montant figurant sur le chèque
- La case "Action" permet 3 actions différentes : comptabiliser par la touche "F3", appliquer un escompte par la touche "F6" ou mettrer le compte de la case "Tiré" par "F7" ou "F2". A condition que le compte y soit renseigné. Si la touche "F4" a été utilisée, i lfaut utiliser la touche "F3" pour effectuer une comptabilisation
Comptabilisation par "F3"
- Les éléments précédents sont repris et nous retrouvons le masque de saisie classique
- Le libellé de l'écriture se contente de reprendre l'intitulé du compte. Il faut utiliser la zone pour apporter des précisions quant au chèque
- Dans le bas de l'écran, le bouton permet de passer en lettrage
- Il faut valider par le V vert
La première ligne est validée et un autre chèque peut être saisi

A la fin de la remise, l'édition est obligatoire et s'effectue par le bouton . Deux options sont possibles :

L'édition du bordereau de remise récapitule tous les chèques saisis. Elle peut être utilisée pour être fournie à la banque de l'établissement. Cependant, il est souhaitable de remplir le bordereau de remise de la banque avec le montant global et le nombre de chèques en accompagnement de l'édition EIG
L'édition de la comptabilisation est à usage interne et peut être enrgistrée dans le classeur comptabilité avec la photocopie du chèque

Une fois les éditions terminées, il faut valider la remise par le V vert. Ce qui enregistre toutes les opréations décrites ci-dessus.

La consultation de l'extrait de compte permet de constater que l'écriture est passée en banque :

Dans le compte résident :

En lettrage :

Lien vers la page des Nomenclatures

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-comptabilite/chapter/general-nomenclatures

Débloquer une ligne bloquée par une facture pour la lettrer

Il arrive parfois qu'en cours de lettrage, le fait de sélectionner une ligne déclenche le message :

La solution se situe dans les virements fournisseurs.

Dans la barre de boutons de ce module en figure un représenté par un sens interdit et intitulé "Gestion des factures exclues des règlements automatiques"

Il faut cliquer sur ce bouton.

L'affichage présente un ou plusieurs comptes contenant une ou plusieurs factures :

Il faut cliquer sur la facture à lettrer pour la sélectionner (la ligne est surlignée en bleu) et sur le X rouge pour la supprimer de la liste et la rendre disponible pour le lettrage :

Une fois la suppression validée, la facture disparait de cette liste et il est à nouveau possible de la lettrer.

Annuels - A nouveaux provisoires

Générer les à-nouveaux provisoires - TCR

Principe

Cette opération peut être effectuée dès l’ouverture de l’exercice suivant. Elle peut être effectuée autant de fois que nécessaire. Chaque génération d’A-Nouveaux provisoire écrase et remplace la précédente génération. La génération des a-nouveaux définitif remplace les écritures provisoires.

Ce mode opératoire s'adresse à l’ensemble des utilisateurs bénéficiant des droits de traitement de clôture ou de traitement de fin d’exercice. Il convient de disposer de 2 exercices ouverts.

Ce traitement est un traitement de niveau établissement (la ligne bleue dans les structures) à effectuer à partir de l'exercice N-1.

L’exercice N-1 n’étant pas clôturé, l’exercice N ne présente pas d’A-nouveaux, et les balances N sont incomplètes.

Il est alors possible de générer des à-nouveaux provisoires dès l’ouverture de l’exercice N.

Les A-Nouveaux provisoires disposent de plusieurs propriétés et fonctions :

Ils sont basés sur la comptabilité N-1 à une date donnée.
Ils ne clôturent pas N-1. Il est donc possible de travailler sur les deux exercices.
Modifier la comptabilité de N-1 ne modifiera pas les A-Nouveaux provisoires. Il est possible de régénérer ceux-ci autant de fois que nécessaire. Cette opréation annule les à-nouveau provisoires déjà présents et les remplacent par les nouveaux.
Les A-Nouveaux provisoires sont comptabilisés dans le journal ZA (Les A-Nouveaux définitifs le sont dans le journal ZX) au 1er janvier N. Les écritures d’ A-Nouveaux définitives annulent et remplacent les écritures provisoires.

Comment procéder

Se positionner au niveau Etablissement
Se positionner sur l'exercice N-1

La page de génération des à-nouveaux provisoires donne plusieurs informations utiles, lire celles-ci pour prendre connaissance de l’ensemble des opérations qui seront effectuées.

Valider le traitement par le V vert

Le déroulement est affiché sous la fenêtre jaune et indique que le traitemetn est terminé.

Il n'y a pas de traitement global qui traite tous les établissements en une seule fois. Il faut procéder établissement par établissement.

Sur le nouvel exercice

La consultation générale permet de vérifier que ces à-nouveaux provisoires sont correctement affectés.

Compte de résultat analytique

SADV : Signalement d'Amorçage des Données Variables

Présentation

Le signalement d'amorçage des données variables permet de transmettre des informations en amont de la DSN mensuelle pour la couverture des droits (OC) et pour récupérer le taux PAS.

Il est utilisé principalement pour les embauches.

Il ne remplace pas la DPAE. En effet la DPAE est une Déclaration Préalable à l'embauche, elle ne préfigure pas d'une embauche réelle.

En résumé le SADV sert à :

Récupérer le taux PAS
Affiliation OC
Bilan d'Identification du Salarié : S'assurer que le salarié est bien inscrit et reconnu par la CNAV.
Récupérer le N° de contrat DSN (dans le cadre d'une fusion de deux structures ou de changement de logiciel)

Usage

Chaque signalement SADV doit être accompagné de son usage :

01 Embauche de l'individu
02 Embauche suite à une mutation
03 Fin de dispense de l'affiliation
04 Changement des paramètres du contrat collectif OC
05 Transmission de l'ensemble d'une population à affilier à un nouveau contrat
06 Appel de taux PAS pour un individu non salarié
07 Changement de tiers déclarant ou de logiciel

Dans le logiciel EIG, on utilise le 01 pour les nouvelles embauches, ou le 06 pour les salariés sortis (dans le cas où il est nécessaire de faire un bulletin de régularisation).

Sélection des contrats

Lors de la génération, on peut choisir deux options :
- Nouvelles embauche : Tous les contrats dont la date d'embauche est supérieure à deux mois avant le mois de paye en cours, et qui n'ont pas de taux personnalisé valide (inférieur à deux mois).
- Salariés sortis : Tous les contrats clos.
Les payes doivent être calculées

On considère qu'un taux personnalisé valide est un taux, ou une absence de taux, récupéré de la DGfIP dans les deux mois qui précède la paye en cours. Ainsi, un salarié peut avoir un taux non personnalisé (visible sur le bulletin) et pourtant ne pas apparaître dans la liste des contrats. Cela veut dire qu'une absence de taux a été récupéré de la DGfIP via un autre canal (TOPAzE ou ancienne DSN mensuelle).

Les types d'envois

Il n'existe qu'un type d'envoi : La déclaration normale

Il n'y a pas de déclaration annule : Il suffit de supprimer le contrat

Il n'y a pas non plus de déclaration annule et remplace.

Contenu

Le signalement SADV contient un bloc 30 (données du salarié), un bloc 40 (données contrat), un ou plusieurs blocs 70 (données des contrats OC) et un bloc 86 (ancienneté du salarié).

Dans le cas d'un salarié sorti, le bloc 40 est remplacé par le bloc S89.G00.91 : bloc des individus non salariés.

Cinématique

Le SADV est envoyé au Système d'Information DSN.

Celui ci envoie alors les données nécessaires à la DGfIP et aux organismes complémentaires.

Les Organismes Complémentaires accusent réception tandis que la DGfIP envoie un CRM contenant le taux PAS. Ces données transitent par le SI DSN avant d'être envoyées au déclarant.

Le SADV dans le logiciel EIG

Le bouton Générer permet de générer un ou plusieurs signalement. Il faut en premier lieu choisir le type de signalement que l'on veut générer.

L'option Nouvelles embauches permet de sélectionner tous les contrats dont la date d'embauche est supérieure à deux mois avant le mois de paye en cours, et qui n'ont pas de taux personnalisé valide (inférieur à deux mois).

L'option Salariés sortis permet de sélectionner les salariés sortis, afin de récupérer leur taux PAS actif dans le cas d'un bulletin de régularisation. En effet, le taux PAS n'est plus forcément valide. Le signalement SADV permet de récupérer le taux PAS en cours et ainsi éviter un taux par défaut pour le salarié en question. Dans ce cas, c'est un bloc S89.G00.91 qui sera utilisé en lieu et place du bloc 40.

Le bouton Envoyer permet d'envoyer les signalements préalablement cochés.

Enfin le bouton Recevoir permet de recevoir les comptes rendu et notamment le compte rendu DGFip qui contient le taux PAS personnalisé.

Ce dernier sera automatiquement intégré dans la gestion des taux PAS et sera utilisé dans le calcul de paye

Compte de résultat analytique

SADV : Signalement d'Amorçage des Données Variables

Présentation

Le signalement d'amorçage des données variables permet de transmettre des informations en amont de la DSN mensuelle pour la couverture des droits (OC) et pour récupérer le taux PAS.

Il est utilisé principalement pour les embauches.

Il ne remplace pas la DPAE. En effet la DPAE est une Déclaration Préalable à l'embauche, elle ne préfigure pas d'une embauche réelle.

En résumé le SADV sert à :

Récupérer le taux PAS
Affiliation OC
Bilan d'Identification du Salarié : S'assurer que le salarié est bien inscrit et reconnu par la CNAV.
Récupérer le N° de contrat DSN (dans le cadre d'une fusion de deux structures ou de changement de logiciel)

Usage

Chaque signalement SADV doit être accompagné de son usage :

01 Embauche de l'individu
02 Embauche suite à une mutation
03 Fin de dispense de l'affiliation
04 Changement des paramètres du contrat collectif OC
05 Transmission de l'ensemble d'une population à affilier à un nouveau contrat
06 Appel de taux PAS pour un individu non salarié
07 Changement de tiers déclarant ou de logiciel

Dans le logiciel EIG, on utilise le 01 pour les nouvelles embauches, ou le 06 pour les salariés sortis (dans le cas où il est nécessaire de faire un bulletin de régularisation).

Sélection des contrats

Lors de la génération, on peut choisir deux options :
- Nouvelles embauche : Tous les contrats dont la date d'embauche est supérieure à deux mois avant le mois de paye en cours, et qui n'ont pas de taux personnalisé valide (inférieur à deux mois).
- Salariés sortis : Tous les contrats clos.
Les payes doivent être calculées

Les types d'envois

Il n'existe qu'un type d'envoi : La déclaration normale

Il n'y a pas de déclaration annule : Il suffit de supprimer le contrat

Il n'y a pas non plus de déclaration annule et remplace.

Contenu

Le signalement SADV contient un bloc 30 (données du salarié), un bloc 40 (données contrat), un ou plusieurs blocs 70 (données des contrats OC) et un bloc 86 (ancienneté du salarié).

Dans le cas d'un salarié sorti, le bloc 40 est remplacé par le bloc S89.G00.91 : bloc des individus non salariés.

Cinématique

Le SADV est envoyé au Système d'Information DSN.

Celui ci envoie alors les données nécessaires à la DGfIP et aux organismes complémentaires.

Les Organismes Complémentaires accusent réception tandis que la DGfIP envoie un CRM contenant le taux PAS. Ces données transitent par le SI DSN avant d'être envoyées au déclarant.

Le SADV dans le logiciel EIG

Le bouton Générer permet de générer un ou plusieurs signalement. Il faut en premier lieu choisir le type de signalement que l'on veut générer.

Le bouton Envoyer permet d'envoyer les signalements préalablement cochés.

Enfin le bouton Recevoir permet de recevoir les comptes rendu et notamment le compte rendu DGFip qui contient le taux PAS personnalisé.

Ce dernier sera automatiquement intégré dans la gestion des taux PAS et sera utilisé dans le calcul de paye

Compte de résultat analytique

Gestion des arrêts de travail DSN

Introduction

Le module arrêt de travail DSN permet de transmettre les arrêts de travail via le canal DSN.

La mise en place peut se faire progressivement (Établissement de déclaration par établissement).

Les conditions requises pour la mise en place sont :

Avoir démarré la DSN phase 2 depuis au moins trois mois.
Créer tous les arrêts de travail en cours.

Afin de réaliser la reconstitution de la DSIJ (Déclaration de Salaire pour le versement des Indemnités Journalières), il est indispensable de pouvoir se baser sur les informations du salarié préalablement historisées via les dépôts des DSN mensuelles précédentes.

En pratique cela se traduit par :

DSIJ Maladie/Maternité/Paternité :

3 mois d’historique pour les cas standards dans la limite de la date de début du contrat si l’ouverture de droits est acquise sur le nombre d’heures effectué par le salarié (150h). Dans le cas contraire, un historique de 6 mois est nécessaire afin d’étudier l’ouverture de droits basée sur les cotisations.

DSIJ AT/MP :

12 mois d’historique dans la limite de la date de début du contrat. En effet, dans le cadre du calcul du salaire de référence, l’Assurance Maladie a besoin de calculer le prorata des primes trimestrielles voire annuelles de périodicité différente du mois.

Le programme autorise donc de transmettre un arrêt via la DSN si les conditions suivantes sont réunies sont requises :

La date d’embauche du contrat de travail doit être antérieure de 3 mois au début de l’absence (12 mois pour un accident de travail).
La DSN mensuelle du mois précédent le début de l’absence doit avoir été envoyé (cas des absences en début de mois).

Les arrêts de travail qui ne peuvent pas être transmis via la DSN doivent être transmis via l’ancien canal.

Principes de fonctionnement

En DSN, l’arrêt de travail est transmis via un fichier évènement (ou signalement) au format DSN et contenant un seul arrêt de travail. Les données transmises sont très simples :

Le code motif d’arrêt.
La date de dernier jour travaillée (DJT).
La date de fin prévisionnelle.
Date de début et de fin de subrogation.
IBAN à utiliser.

Éventuellement si connu au moment de la transmission :

Le motif de reprise.
La date de reprise.

Toutes les autres données qui devait être fournies auparavant (attestation de salaire mode EFI ou EDI, ou manuel) ne sont pas nécessaires car déjà connues du système DSN au cours des mois précédents (Principe de l’historique DSN).

Le fichier évènement issue de l’arrêt de travail peut être transmis à tout moment dans le mois. En principe, si le salarié n’est pas subrogé, l’arrêt de travail doit être transmis dans les cinq jours suivant la connaissance de l’arrêt par l’employeur.

Chaque mois dans la DSN mensuelle, tous les arrêts de travail en cours sont récapitulés, à condition que les absences correspondantes soient saisies sur le bulletin (application du principe de la DSN reflet de la paye).

Seul l’arrêt de travail initial est transmis via le fichier évènement. Les prolongations ne sont jamais transmises, mais vous devez néanmoins les renseigner afin qu’elles soient récapitulées dans la DSN mensuelle.

Exception : Lors d’une reprise anticipée (c’est-à-dire avant la date de fin prévisionnelle), il sera également nécessaire de transmettre un évènement spécifique.

Le déclenchement du paiement des IJSS (à l’employeur ou au salarié selon) se fait lorsque les conditions suivantes sont réunies :

L’employeur envoie le fichier Évènement arrêt de travail initial DSN.
Le salarié envoie l’arrêt de travail à la Sécurité Sociale.

La Sécurité Sociale paie les IJSS jusqu’à la date de fin prévisionnelle. Lors d’une prolongation, elle continue le paiement dès qu’elle reçoit la prolongation du salarié.

Dans le cas le plus classique, l’arrêt de travail initial est créé, transmis, puis récapitulé dans la DSN mensuelle suivante.

Lorsqu’une prolongation est reçue, la date de fin prévisionnelle est simplement mise à jour, puis transmise en DSN mensuelle.

Même chose dans le cas d’une reprise normale, le motif et la date de reprise est indiquée, puis transmise en DSN mensuelle.

En revanche, dans le cas d’une reprise anticipée, il est nécessaire de transmettre l’évènement.

Lorsque la prolongation est déjà connue au moment où l’on saisit l’arrêt de travail, on indique immédiatement la dernière fin prévisionnelle dans l’évènement.

Même chose lorsque la reprise est déjà faite au moment de la saisie.

La reprise n’est pas transmise dans l’évènement mais uniquement dans la DSN mensuelle.

Mais s’il s’agit d’une reprise anticipée, il sera nécessaire de créer un évènement spécifique.

Lorsque l’on saisit un arrêt de travail par erreur, plusieurs possibilités :

On le supprime physiquement de la base si aucun traitement n’a été réalisé.
Si l’évènement est transmis, il faut l’indiquer afin qu’il ne soit pas transmis en DSN mensuelle. Mais il n’est pas nécessaire de transmettre l’information. En effet la Sécurité Sociale ne recevra pas d’arrêt papier et ne tiendra pas compte de l’évènement transmis.
Si l’évènement est transmis et récapitulé dans la DSN mensuelle M, il sera nécessaire, dans la DSN mensuelle M+1 d’annuler ce récapitulatif.

Lors d’une erreur de saisie, plusieurs situations peuvent se produire :
L’arrêt n’a pas été transmis, on le corrige simplement.
L’arrêt a été transmis, on le corrige et on le renvoie en mode annule et remplace.
L’arrêt a été transmis et récapitulé en DSN mensuelle, on le corrige, on le renvoie en mode annule et remplace et on récapitule l’annulation en DSN mensuelle.

Mise en place

La mise en place du module arrêt de travail peut se réaliser progressivement, établissement de déclaration par établissement de déclaration.

Il est préférable de réaliser cette mise en place en début de mois, après la transmission de la DSN du mois précédent.

Enfin comme indiqué précédemment, il est nécessaire de saisir tous les arrêts de travail en cours, même s’ils ont déjà été transmis par d’autres moyens. En effet, c’est sur cette saisie que le DSN mensuelle va récapituler les arrêts.

Paramétrage

Pour accéder au paramétrage dans le menu DSN/Paramétrage de la DSN sélectionnez l’établissement de déclaration et l’onglet AT & Subrogation.

Il est également possible de sélectionner le niveau association afin de réaliser le paramétrage pour l’ensemble de l’association.

Cliquez sur le bouton Activer pour activer la gestion des AT pour l’établissement et ainsi accéder au menu.

Subrogation

En cochant cette case, il est possible de définir la durée maximale de subrogation. Ainsi, lors de la saisie de l’arrêt, la date de fin de subrogation sera initialisée automatiquement en fonction du début de l’absence. Cependant, si vous utilisez le module maintien de salaire, la date de fin de subrogation sera calculée, au plus juste, en fonction de la situation du salarié (Ancienneté, absences antérieures, etc).

IBAN

ERREUR : quand on choisit le paramétrage association dans section de l’IBAN

Il s’agit ici de définir l’IBAN à utiliser pour le règlement des indemnités journalières.

Trois cas peuvent se présenter :

Tous les établissements utilisent le même IBAN, celui du siège par exemple.

Dans ce cas, au niveau association, il faut indiquer la section de l’IBAN, c’est-à-dire le siège, et sélectionner l’IBAN. Puis pour chaque établissement, dans la zone section de l’IBAN, choisir Paramètres du niveau association.

Si tous les paramètres de la gestion des AT sont identiques pour tous les établissements (Subrogation, durée et IBAN), vous pouvez saisir la codification au niveau association, puis pour chaque établissement, cocher la case Utiliser les paramètres association.

Chaque établissement utilise son propre IBAN.

Pour chaque établissement, dans la zone Section de l’IBAN, choisissez Structure courante et sélectionnez l’IBAN.

L’établissement utilise, soit son propre IBAN, soit l’IBAN d’un autre établissement.

Dans le premier cas, dans la zone section de l’IBAN, choisissez Structure courante et sélectionnez l’IBAN. Dans le second, dans la zone section de l’IBAN, choisissez cet autre établissement.

Vérification des absences

Dans l’onglet Rubriques, vérifiez la codification de la ligne S21.G00.60.001.

Pour chaque motif d’arrêt, renseignez la liste des rubriques d’absences concernées. En effet, le programme doit en avoir connaissance afin de savoir si un arrêt a été saisi ou pas en paye.

Le motif 08 ne doit pas être renseigné pour le moment. Et le motif 99 n’est pas à remplir.

Quittez le programme pour avoir accès au menu Gestion des arrêts de travail du menu DSN.

Le configurateur EIG permet de gérer les autorisations d’accès au module arrêt de travail DSN, pour la visualisation, modification, création ou envoi des évènements.

Génération des absences en paye

Il est possible de générer les absences en paye à partir des arrêts de travail. Dans l’onglet Rubrique, la ligne Autres éléments de codification permet d’attribuer à chaque motif d’arrêt une rubrique d’absence de paye.

Connexion

Il n’y a pas de paramétrage spécifique pour transmettre les arrêts de travail, ce sont les mêmes informations de connexion que pour la DSN mensuelle.

Démarrer avec le module

Au lancement du module (Accessible par le menu DSN/Gestion des arrêts de travail), l’écran propose la liste des arrêts de travail. Au-dessus de cette liste, la barre de menu permet diverses fonctions.

Ajouter

Cette fonction permet de créer un nouvel arrêt de travail, ou une reprise anticipée (à condition qu’un arrêt soit préalablement sélectionné).

Après avoir choisi une personne et un contrat, il est demandé de saisir les informations minimales à la création d’un contrat.

Statut :

Par défaut positionné sur A envoyer, vous pouvez le modifier en Gestion manuelle. C’est le cas pour tous les arrêts que vous ne voulez pas (parce que déjà transmis par un autre moyen) ou que vous ne pouvez pas (historique insuffisant, salarié exclus exemple fonctionnaire détaché) envoyer par la DSN.

Début de l’absence

Cette zone n’est pas transmise dans l’évènement DSN, mais sera nécessaire pour éventuellement créer l’absence correspondante en paye. Elle permet aussi d’initialiser la date du dernier jour travaillé.

Fin prévisionnelle

Il s’agit de la date de fin d’arrêt, telle que prescrit par le médecin sur l’arrêt. Si une prolongation a été reçue, il faut indiquer dans cette zone la nouvelle fin prévisionnelle.

Cliquez sur Ok pour valider la création de l’arrêt et accéder aux zones suivantes.

Dernier jour travaillé

Elle est initialisée par défaut au jour précédent le début de l’absence, mais elle doit être modifiée, si ce jour correspond à un jour de repos (samedi, dimanche, jour férié). Attention les jours de congés (RTT, congés annuels, etc…) doivent être considérés comme des jours travaillés.

Motif et date de reprise

Si le salarié a repris le travail au moment de la saisie, vous pouvez immédiatement saisir l’information uniquement s’il ne s’agit pas d’une reprise anticipée (c’est-à-dire avant la date de fin prévisionnelle).

Ces informations ne sont pas transmises avec l’évènement mais avec la DSN mensuelle suivante.

Subrogation

Cette case est cochée par défaut si elle est codifiée dans le paramétrage de l’établissement concernée.

Mais vous pouvez bien sur la décocher si les conditions ne sont pas réunies par le salarié (Ancienneté, absences antérieures, etc…).

Si le maintien de salaire est activé, la date de fin de subrogation est automatiquement calculée (ou la case subrogation est décochée si le salarié n’y a pas ou plus droit). Sinon, cette date est initialisée en fonction de la durée inscrite dans le paramétrage.

Attention : La date de fin de subrogation doit être la fin théorique de subrogation et non pas la fin de l’arrêt. Dans le cas contraire et en cas de prolongation, il serait nécessaire de modifier cette date et de retransmettre l’évènement en annule et remplace.

La validation finale effectue un certain nombre de contrôles de cohérence et affiche un message d’avertissement en cas d’anomalie de saisie.

Transmettre

Le bouton Transmission permet de transmettre plusieurs arrêts de travail simultanément.

Utilisez les cases à cocher pour sélectionner les arrêts de travail à transmettre. Puis cliquez sur le bouton transmission. Seuls les arrêts de travail au statut A envoyer ou A renvoyer sont transmis. A la fin de cette transmission, un message affiche le nombre d’évènements transmis.

Certains arrêts n’ont pas de case à cocher. C’est le cas pour les arrêts qui ne peuvent être transmis via la DSN. La colonne Infos en indique généralement la raison (Historique insuffisant, fonctionnaires détachés, etc…).

La restriction de transmission peut être temporaire : Exemple : Lorsqu’un arrêt de travail débute entre le 1^er et le 5 (ou 15) du mois, la DSN mensuelle précédente doit avoir été transmise avant de pouvoir transmettre l’évènement. Tant que ce n’est pas le cas, le message suivant est affiché dans la colonne Infos : DSN du mois précédent non transmise.

Retour de transmission

Cliquez sur le bouton pour interroger le système DSN sur les arrêts envoyés.

Dans la liste des arrêts de travail, les deux colonnes DSN et CPAM informent sur le statut des arrêts de travail sous la forme de point de couleur.

Roue crantée noire

Il s’agit d’un arrêt de travail en gestion manuelle, donc non transmis en DSN.

Rond gris

L’arrêt de travail n’a pas été transmis

Rond vert

L’arrêt de travail est validé. Dans la colonne DSN, cela veut dire que le fichier transmis est certifié conforme et il peut être envoyé à la CPAM. Dans la colonne CPAM, cela veut dire que l’arrêt de travail a été vérifié et traité par l’organisme.

Rond rouge

L’arrêt de travail est rejeté. Dans la colonne DSN, le fichier n’est pas conforme et ne sera pas envoyé à la CPAM. Et dans la colonne CPAM, le fichier a été vérifié mais l’arrêt ne peut pas être traité.

Dans ce cas, il est nécessaire de consulter le détail du motif du rejet, qu’il soit issu de la DSN ou de la CPAM.

Cliquez directement sur le rond pour consulter le rapport. Ou Double cliquez sur l’arrêt de travail pour passer en modification puis cliquez sur le bouton Rapport.

Reprise

Lorsque le salarié reprend le travail, il est indispensable d’indiquer le motif et la date de reprise effective. Ces informations sont reprises dans la DSN mensuelle, elles peuvent donc être saisies en fin de mois, avant la génération et l’envoi de la DSN Mensuelle (idéalement avant l’ouverture de la période suivante).

Il est possible de saisir ces informations arrêt par arrêt, en passant en modification sur chacun d’entre eux. Mais cela peut être long et fastidieux, il est plus avantageux d’utiliser le bouton Reprise.

Le module de reprise ne fonctionne que pour les reprises normales. Les autres motifs doivent être traités au cas par cas.

Par défaut, le programme affiche la liste des arrêts de travail qui n’ont pas de date de reprise, et dont la fin prévisionnelle est inférieure à la date du jour. La date de reprise est initialisée au jour suivant la fin prévisionnelle. Il peut être parfois nécessaire de la modifier lorsqu’elle tombe un jour un samedi, dimanche ou jour férié. Mais cela dépend aussi du poste occupé.

Les boutons Jours calendaires / Jours ouvrables / Jours ouvrés permettent respectivement d’initialiser la date de reprise en respectant les contraintes choisies.

Il faut tout d’abord sélectionner les salariés concernés en utilisant les cases à cocher. Un regroupement par Grille de convention facilite les choses, car cela permet de (Dé)sélectionner les salariés d’une grille donnée. Ensuite cliquez sur l’un des boutons Jours calendaires, ouvrables ou ouvrés pour initialiser la date de reprise.

Ensuite, Il est également possible de modifier la date de reprise au cas par cas.

Pour terminer, sélectionnez tous les arrêts de travail à modifier et cliquez sur le bouton Valider

Reprise anticipée

Lorsqu’un salarié reprend de manière anticipée, c’est-à-dire avant la fin prévisionnelle, il est nécessaire d’envoyer un évènement spécifique, lié à l’évènement de l’arrêt initial.

Pour cela, cliquez sur l’arrêt initial. Ce dernier doit avoir été envoyé et validé en DSN ou être en gestion manuelle. Puis cliquez sur Ajouter/Ajouter une reprise anticipée. Vous pouvez ensuite saisir le type de la reprise et la date avant de valider et envoyer l’évènement en DSN, comme pour un arrêt classique.

La gestion courante

Par défaut, l’écran affiche la liste des arrêts de travail en cours (ou actif).

Un arrêt de travail n’est plus actif lorsque :

Il a été transmis et certifié conforme (ou en gestion manuelle).
Il a été récapitulé dans la DSN mensuelle du mois précédent.
Il a un motif et une date de reprise.

Le bouton Affichage permet de modifier cette liste avec un ensemble de filtre sur motif de l’arrêt, le DJT ou la fin prévisionnelle, etc…, ou de regrouper les arrêts par salarié.

Modification

Toutes les informations de l’arrêt de travail sont modifiables. Que la modification intervienne avant ou après l’envoi de l’arrêt, il suffit de double cliquer sur l’arrêt et de saisir les modifications.

En fonction des modifications effectuées, le programme modifiera automatiquement le statut.

Si le statut était en gestion manuelle ou en A envoyer, il n’y a aucune conséquence.

Si la modification concerne le motif de l’arrêt, la date de dernier jour travaillé, ou les zones de subrogation, et que l’arrêt de travail a été envoyé et validé, le programme modifie automatiquement le statut en A renvoyer. Ce statut signifie qu’il sera nécessaire de renvoyer l’évènement, et qu’il le sera en mode Annule et remplace.

Il n’est pas nécessaire de retransmettre l’arrêt pour les autres zones : Le début de l’absence, le motif et la date de reprise ne sont pas transmis dans l’évènement DSN. En revanche la modification sera prise en compte pour la DSN mensuelle suivante.

Pour la date de fin prévisionnelle, le programme ne change pas le statut en A renvoyer car la modification concerne généralement une prolongation. Si ce n’est pas le cas et que c’est une véritable erreur de saisie, il vous appartient de changer le statut et de retransmettre l’arrêt.

Annulation

Comme pour la modification, annuler un arrêt de travail avant son envoi ne pose aucun problème.

Double cliquez sur l’arrêt et cliquez sur le bouton Annuler. Le programme vous confirme que l’arrêt sera définitivement supprimé de la base.

En revanche, s’il a déjà été transmis, la manipulation est identique mais le programme indiquera cette fois que l’arrêt de travail sera simplement marqué comme supprimé. Comme indiqué dans les principes de fonctionnement, il n’y a pas d’autre opération à effectuer car la CPAM ne recevra pas d’arrêt de la part du salarié et ne tiendra donc pas compte de la transmission de l’évènement.

Retransmission d'un arrêt

Pour retransmettre un arrêt déjà envoyé, qu’il soit validé ou pas, il suffit de modifier le statut et de le retransmettre. Le changement de statut est automatique lors de la modification des zones de l’arrêt de travail, mais doit être parfois manuel lorsque l’arrêt a été rejeté pour des raisons non liées à l’arrêt lui-même.

Rejet d'un arrêt de travail

Dans la liste des arrêts de travail, deux colonnes comportent des informations relatives à la transmission :

La colonne DSN

Il s'agit du statut de transmission de l'arrêt de travail au niveau du système d'information DSN.

L'arrêt n'a pas été envoyé
L'arrêt envoyé est certifié conforme à la norme DSN
L'arrêt envoyé a été refusé, il n'est pas conforme à la norme DSN
L'arrêt a été envoyé avec un accusé de réception et est en attente d'un retour de certification
L'arrêt envoyé a été certifié conforme la norme DSN mais comporte des anomalies non bloquantes.

Que faire dans ces différentes situations ?

Cocher la case de l'arrêt puis cliquez sur le bouton transmission pour envoyer l'arrêt
L'arrêt a été transmis à la CNAV qui va traiter le dossier (cf. colonne CPAM)
Cliquez sur la pastille , puis sur le certificat de conformité. Sur la droite descendez au bas du texte pour afficher l'anomalie. Si le motif de refus ne peut pas être corrigé, passez en gestion manuelle.
Cliquez sur le bouton retour de transmission pour télécharger le compte rendu (CRM) DSN de l'arrêt de travail. En principe, le CRM est disponible quelques minutes après la transmission. Si ce n'est pas le cas, il convient de réessayer le lendemain. Si l'arrêt a été transmis depuis plus de 7 jours, il faut indiquer la date de transmission afin de télécharger les retours depuis cette date.
La plupart du temps, les anomalies non bloquantes sont dues au bilan d'identification des salariés. Les mêmes anomalies surviennent en DSN mensuelles.Cliquez sur la pastille jaune puis sur le bilan d'identification. Trés souvent, l'anomalie est "SALARIE RECONNU" . Il s'agit généralement d'un écart entre le nom ou le prénom enregistré dans la GRH et ceux enregistrés dans la base de la CNAV. Le salarié est alors identifié avec le numéro de sécurité sociale.

La colonne CPAM

Il s'agit de l'état de transmission de l'arrêt de travail au niveau de la CPAM.

L'arrêt n'a pas été envoyé
L'arrêt envoyé est certifié conforme à la norme DSN, a été envoyé à la CPAM qui l'a également traité sans erreur.
Arrêt refusé au niveau de la CPAM.
L'arrêt a été envoyé. Si la colonne DSN indique envoyé certifié conforme ou avec des anomalies bloquantes, l'arrêt a été transmis à la CPAM. Il peut être en attente et donc non traité.
Il n'y a pas d'état d'anomalies non bloquantes au niveau de la colonne CPAM

Que faire dans ces différentes situations ?

Envoyer l'arrêt
Arrêt refusé au niveau de la CPAM. Cliquez sur la pastille et consultez le CRM de la CPAM.Le message vous indique si vous pouvez retransmettre une annule et remplace. Sinon passez en gestion manuelle
En premier lieu, assurez vous d'avoir effectué un retour de transmission récemment. Il se peut que l'état évolue. Si l'arrêt n'a pas été certifié conforme DSN, rien n'a été transmis à la CPAM, donc le statut CPAM est bleu. Sinon cliquez sur la pastille pour connaitre l'état de transmission.

Sur la gauche de l'écran se situe la liste des CRM. Identifiez ceux de la CPAM

S'il n'y a que l'accusé de reception CNAM, c'est que la CPAM n'a pas traité l'arrêt ou n'a pas envoyé de réponse. Si le délai est trop long, contacter la CPAM.

Si le motif du rejet est lié au système DSN, il est probablement possible de corriger l’anomalie et de retransmettre l’arrêt (Exemple : zone du salarié invalide, nom, prénom, adresse, code postal, etc..).

En revanche, un rejet au niveau CPAM est souvent rédhibitoire : Historique DSN insuffisant, etc…

Dans ce cas, la seule solution est de changer le statut en Gestion manuelle et de transmettre l’attestation par un autre moyen (EFI sur net entreprise par exemple).

La consultation d’un compte rendu CPAM donne un code d’anomalie, qui n'est pas souvent expliqué.

Voici une liste des codes d’anomalies et leur libellé :

CAR	Carence
DNO	Droits non ouverts
DPCS	Demande de pièces complémentaire à votre salarié
PMNR	Prescription médicale non réceptionnée
ATNI	Arrêt de travail non indemnisable
TATT	Transfert de l'attestation à la CPAM de rattachement du salarié
RNOD	Régime n'ouvrant pas droit aux indemnités journalières
DJTNC	Dernier jour de travail non cohérent avec prescription médicale
DATNR	Déclaration AT non réceptionnée
DAMPNR	Déclaration MP non réceptionnée
SALER	Salaire(s) erroné(s)
ATDI	Arrêt de travail déjà indemnisé
ASSNC	Assuré non créé et justificatifs demandés
ACDR	Attestation carence déjà réceptionnée
ATMPEC	AT/MP en cours d'instruction
ATR	AT rejeté
MPR	MP rejetée
ECETD	En cours d'étude
PROGRESS	DSIJ n'a pu être intégrée dans l'outil de gestion de IJ Progrès et est en attente de prise en compte par un technicien

Consultation sur net entreprise

En cas de doute, vous pouvez consulter les comptes rendu des arrêts de travail directement sur net entreprise. Identifiez d'abord la date et l'heure de transmission de votre arrêt (inscrit dans la fiche arrêt). Puis connectez-vous sur le site, cliquez sur le tableau de bord DSN, puis cocher la case Signalement d'évènements et cliquez sur afficher tout ou sélectionner au niveau du récapitulatif

Dans les critères de recherche vous pouvez indiquez une plage de date (respectez bien le format avec l'heure) et la nature de l'évènement que vous recherchez

L'écran suivant présente dans la partie récapitulatif, les évènements correspondants. Cliquez sur la loupe pour en avoir la liste.

Une fois l'évènement retrouvé, cliquez sur sa loupe pour avoir le détail des comptes rendus. Ici un exemple d'arrêt transmis depuis plus d'un mois, qui a bien été reçu par la CPAM, mais qui n'a donné aucune réponse.

Arrêts de travail successifs pour différents motifs

Lorsque plusieurs arrêts de travail se succèdent pour différents motifs, il est nécessaire de créer autant d’arrêts qu’il n’y a de motifs.

Un arrêt de travail Maladie du 01/01 au 15/01, suivi d’un arrêt maternité du 16/01 au 25/02 :

Créer le premier arrêt normalement. Indique le motif de reprise : Fin pour autre motif AT sans indiquer la date de reprise (car le salarié n’a pas repris le travail). Si possible effectuez la transmission. Puis créer le deuxième arrêt. Attention la date du DJT doit être la même que pour l’arrêt précédent.

Génération des absences en paye

Comme son nom l’indique, ce traitement permet de générer les absences dans la saisie de paye à partir des arrêts saisis en DSN. L’option n’est accessible que si l’utilisateur a l’autorisation de modification sur la gestion des variables directes et sur la saisie rapide.

Le traitement consiste à créer une saisie rapide avec les arrêts de travail actifs.

Il est possible de choisir les périodes à générer : Le mois en cours et/ou le mois précédent (Par sécurité, les mois antérieurs à M-1 ne sont pas proposés).

Dans tous les cas, les périodes d’absences déjà existantes (que ce soit par saisie manuelle ou par une génération précédente) ne sont pas prises en compte. Il n’est donc pas possible de doubler les absences.

Compte de résultat analytique

Codification des Journaux Automatiques -TCR

Le paramétrage des journaux automatiques se réalise en 2 temps, la méthodologie est identique que l'on paramètre un journal d'abonnement ou un journal permanent.

Le journal d'abonnement se déclenchera à l'ouverture des mois de saisie en fonction du rythme que vous indiquerez alors que le journal permanent sera intégré dans la comptabilité à la demande de l'utilisateur.

Paramétrage du code saisie

Le code de saisie associé au code journal doit impérativement indiquer Abonnement ou Permanent en "type journal". Ce code de saisie peut être associé à un journal de trésorerie si vous le souhaitez.

Paramétrage du journal

L'onglet du "fichier de Base / Journaux Automatiques" affiche l'ensemble des journaux automatiques de la section courante. La page blanche permet d'ajouter un nouveau modèle. Vous devrez alors indiquer un code, un libellé ainsi qu'un code de saisie préalablement paramétré. Seuls les codes de saisie de type permanent et abonnement apparaissent.

Il est alors possible de saisir sa pièce comptable pour enregistré le modèle. Toutes les options existantes de la saisie sont reprises dans le modèle. A savoir :

Les ventilations
Les touches raccourcis
La comptabilité analytique

Le libellé indique $M $A pour renseigner lors de la génération de l'écriture le mois et l'année dans le libellé comptable en fonction de la date de la pièce comptable.

Compte de résultat analytique

Edition du CBS

Dans l'édition du CBS, il est possible de visualiser l'édition du CBS sous forme de tableau.

Parmi les options actives, vous pouvez cocher ou non la case

Avec charges employeur
Détail par rubrique

Cette option ne concerne pas le tableau des écarts

Le tableau est présenté et toutes les fonctionnalités habituelles de ce type de tableau sont présentes : Recherche, tri, export au format csv ou Excel.

L'export au format Excel est préférable au format csv car il permet de conserver la présentation des tableaux et d'identifier plus facilement les colonnes.

Fichiers de base - Codes Journaux

Codification des Journaux Automatiques -TCR

Le paramétrage des journaux automatiques se réalise en 2 temps, la méthodologie est identique que l'on paramètre un journal d'abonnement ou un journal permanent.

Paramétrage du code saisie

Paramétrage du journal

Il est alors possible de saisir sa pièce comptable pour enregistré le modèle. Toutes les options existantes de la saisie sont reprises dans le modèle. A savoir :

Les ventilations
Les touches raccourcis
La comptabilité analytique

Le libellé indique $M $A pour renseigner lors de la génération de l'écriture le mois et l'année dans le libellé comptable en fonction de la date de la pièce comptable.

Annuels - Clôture de l'exercice

Clôturer un exercice - TCR

Principe

La clôture de l'exercice comptable a pour but de déterminer le résultat de l’exercice en soldant les comptes d’exploitation (classes 6 et 7). Le solde est affecté au compte 120000 en cas d’excédent et au compte 129000 en cas de déficit.

Il s'agit d'un traitement de niveau établissement (la ligne bleue dans la liste des structures). à effectuer sur l’exercice à clôturer. Cette opération se déroule pour l’ensemble des sections de l’établissement.

Comment procéder

Se positionner sur l'établissement et l'exercice à clôturer

La fenêtre d'exécution du programme s'ouvre le rappel du principe et des conditions d'exécution à respecter.

Avant de clôturer, il convient de vérifier le statut des écritures.

Sur la droite de l'écran ci-dessus, figure le bouton "Statut des écritures" à activer .

Le programme affiche la liste des mois avec le statut des écritures qu'il est possible de voir en détail.

Trois différents statuts peuvent être présents :

Aucune écriture pour ce mois
Ecritures totalement validées
Ecritures partiellement validées

Afin que la clôture soit possible, toutes les écritures de tous les mois doivent être validées. Pour activer cette validation, il convient d’utiliser le bouton ‘Validation de tous les mois" .

Ce traitement peut être assez long si le volume d’écritures à traiter est important. Patienter.

Quand le traitement est terminé, le bouton voisin () ‘Lancer le traitement de clôture’ devient actif et permet d’exécuter la clôture.

Un écran présente les différentes phases de la clôture, l’affichage à l’intérieur s’effectue par le haut. Le message final indiquant que la clôture est terminée est donc sur la première ligne.

A ce moment, il est possible d’effectuer la reprise définitive des à-nouveaux.

Dans le haut de l'écran, l'exercice est toujours indiqué comme ouvert.

C'est la reprise des à-nouveaux définitifs qui valide la clôture de l'exercice.

Si l'exercice d'Immbolisations associé est toujours ouvert, il est automatique clos par cette procédure.

Il n'existe pas de traitement global qui traite tous les établissements en une seule fois. Il faut procéder établissement par établissement.

La reprise des à-nouveaux définitifs

Comme elle valide le traitement de clôture, elle est généralement effectuée juste après le traitement de clôture. Elle est traitée dans cette page eigwki.

Elle permet :

de reprendre les soldes des comptes de bilan et des comptes auxiliaires après clôture
de valider la clôture de l’exercice N-1

Comment procéder

Se positionner sur l'établissement et l'exercice à clôturer

La fenêtre d'exécution du programme s'ouvre le rappel du principe et des conditions d'exécution à respecter.

Sur la droite de l'écran ci-dessus, figure un bouton "Contrôle de la clôture" qui doit être activé afin de vérifier le bon déroulement de la clôture .

L'écran de vérification affiche le diagnostic ainsi qu'une information complémentaire qu'il convient de valider pour poursuivre le traitement :

Le programme propose d'enchaîner le traitement :

En cliquant sur Oui, le traitement s'effectue. Les informations sont affichés dans la page blanche et l'exercice est alors Clos

Sur le nouvel exercice

La consultation générale permet de contrôler ces à-nouveaux définitfs. Le journal ZA d'à-nouveaux provisoires a été supprimé et est remplacé par le journal ZX de Reprise des à-nouveaux

Il n'existe pas de traitement global qui traite tous les établissements en une seule fois. Il faut procéder établissement par établissement.

Recherches et exports

Nombres d'écritures

Il suffit de cliquer sur l'icône :

pour voir apparaitre les résultats de ce calcul :

ce résultat ce présente par établissement comme suit :

en cliquant sur le + de gauche, le développement se fait.

en bout de ligne nous avons les journaux qui ont été mouvementés et le nombre d'écritures sur chaque journal.

L'utilisateur peut également exporter ces résultats au format EXCEL en appuyant sur :

Ou imprimer au format PDF en sélectionnant l'icône :

Compte administratif

Modifier le Compte Administratif - TCR

1- L'initialisation du CA (en mode standard) présente des anomalies que ce soit en colonne N-1 ou N.

Vérification des valeurs du poste

Le double clique vous permet d'ouvrir le détail du poste budgétaire.

Les cellules "Réel acceptée N-1" "Budget exécutoire" et Virement de crédits et DM" sont récupérés de la comptabilité ou du budget prévisionnel.La cellule "Dépenses réalisées N" est saisissable.

Modification Réel accepté N-1

Il est possible que votre financeur vous refuse des dépenses et dans ce cas le Réel N-1 ne doit pas correspondre à votre comptabilité. Dans ce cas, il est nécessaire de revenir sur le compte administratif de l'exercice N-1 pour mettre à jour la cellule retenu par l'autorité de tarification. Mettre à jours les postes avec .

Cette manipulation transfert la valeur de la "Dépense réalisé N" en "Retenu par l'autorité de tarification" (modifiable). Elle coche automatiquement "prendre le retenu par l'AT pour le réalisé N-1 du CA N+1" et s'applique sur tous les postes.

Il est possible de ne travailler sur un poste uniquement et c'est à vous de cocher la case et d'indiquer la valeur souhaitée.

2- L'initialisation du CA (en Groupe Fonctionnel) est erronée

Avant toute intervention, il est indispensable de pointer afin de trouver le groupe fonctionnel déséquilibrée et le poste à corriger.

Poste exclu

La vérification de l'exclusion d'un poste se situe au niveau du poste budgétaire en "gestion du budget/gestion du budget"

Nomenclature erronée

Vous retrouvez le poste dans la CA au niveau standard mais il n'est pas repris dans la version Groupe Fonctionnel . Cela indique que le poste est mal imputé ou manquant de la nomenclature. Il est nécessaire d'analyser la nomenclature avant de la corriger en "Général/Nomenclature groupe fonctionnels"

Fichiers de base - Ventilations Générales

Ventilations Générales

La ventilation générale permet de créer des clés de répartition récupérable sur tous les modules EIG.

Pour se faire le logiciel va avoir besoin :

d'un code à 4 caractères.
un libellé.
le choix de la section émettrice.
et d'une base de répartition. (cette base de répartition peux être soit un pourcentage donc sur 100 ou en 5ème ; 10ème ; 30ème ... cette base peut même contenir un chiffre avec des décimales 55,75 par exemple).

La création de la clé de répartition se fait à l'aide de la page blanche en bas à gauche. Dans l'écran qui s'affiche il conviendra de renseigner la première section sur laquelle la première répartition va être affectée. Dans la case répartition mettre le ratio de répartition souhaité (attention à ne pas dépasser le chiffre total inscrit précédemment dans la case "BASE", sinon un message erreur apparaitra.

La valeur de "Répartition" ne doit pas excéder (le nombre de la base)

Une fois validé votre 1ère ventilation, si vous sélectionnez à nouveau la page blanche de création, deux choix vous sont proposés.

Soit ajouter une nouvelle ventilation à votre clé de répartition, soit ajouter ajouter de l'analytique à la ventilation générale que vous venez de créer.

Utilisez le choix 1 jusqu'à atteindre le chiffre "0" dans le reste à ventiler.

Pour le choix 2, trois menus déroulants s'affichent. Faire les choix de traitements analytiques déjà existants sur votre base,

Le choix éventuel de ventilations analytiques existantes, et de codes analytiques existants.

Nous obtiendrons cette codification pour la 1ère ventilation.

Continuez jusqu'à atteindre le chiffre "0" dans le reste à ventiler.

Vous pouvez désormais utiliser cette ventilation aussi bien sur vos écritures en comptabilité, mais aussi en facturation, en Immobilisation et dans les autres modules EIG.

Une édition de toutes les ventilations est disponible à l'aide de l'imprimante en bas à droite.

A noter qu'il est impératif d'utiliser une codification inter structure (disponible dans les constantes de la comptabilité) pour pouvoir faire apparaitre cette ventilation dans vos écritures.

Lors de la saisie d'écriture en comptabilité le choix de la ventilation peut se faire de deux manières différentes :

En activant la touche F4 lorsque le curseur est positionné sur la case "IS"
Dans le PLAN COMPTABLE en choisissant dans n'importe quel compte onglet "Général"

"Ventilation générale associé à ce compte", ce qui va permettre au logiciel d'automatiser la ventilation sur ce compte,

dès qu'il sera utilisé cette ventilation sera utilisée par défaut.

Par conséquent l'écriture ventilée va se présenter de cette façon :

On retrouve bien la répartition créée précédemment soit : 50% sur la section émettrice ; 25% sur la section 1002 et 25% sur la section 2001.

Fichiers de base - Codification TVA

Codification de la TVA - TCR

La codification de la TVA s'effectue en temps. Il est nécessaire de codifier le ou les codes de saisie puis il faudra renseigner l'ensemble de taux de TVA par nature (collectée ou déductible)

Codification du code Journal

Dans le code journal dédié a la saisie des achats, il impératif de cocher la case TVA en "fichier de base/codes journaux"

C'est cette coche qui va permettre au logiciel d'indiquer la TVA lors d'une saisie comptable.

Codification de la TVA

Cette codification consiste à lister l'ensemble des taux taux de TVA et d'y associer le comptable . Elle s'effectue au niveau établissement et il sera possible de l'appliquer sur une ou plusieurs sections. Il sera sera également possible de partager cette codification à d'autres établissements appartenant à l'association.

Dans ce cas, lors de la codification d'un établissement, il est possible d'interroger le programme pour rechercher les codifications existantes d'un autre établissement et de les appliquer.

Cela aura pour conséquence d'ajouter les sections de l'établissement dans la liste des sections potentielles. Il suffit alors de cocher les sections concernés et de renseigner les options voulues

TVA sur les débits ou sur les encaissements puis s'il il est nécessaire faire suivre le calcul sur la section réceptrice.

La coche gestion de TVA renseigne la colonne mode.

Vous pouvez alors saisir l'ensemble des codes de TVA à l'aide de la page blanche

Le code : il correspond au code à indiquer lors de la saisie.
Intitulé : il correspond au mode de TVA souhaitée
Taux : il va permettre au logiciel de calculer la TVA à partir de la base saisie
Écart maximum : Il permet d'accepter des arrondis d'écart plus ou moins important
Le compte : il sera utilisé au moment de l'enregistrement de votre déclaration
Vous devez indiquer s'il s'agit des "achats de biens ou services" ou d'achat d'immobilisation.
La coche " compte par mois permet de comptabiliser avec une terminologie indiquant le mois exemple 01 pour janvier

Annuels - Justifiés Antérieurs

Les Justifiés Antérieurs -TCR

Afin de justifier le solde des comptes centralisateurs en fin d'année, le programme propose un module similaire à celui du lettrage en Traitements Périodiques / Justifiés Antérieurs. Ce module propose la visualisation du lettrage arrêté à une date.

Il suffit de sélectionner le compte auxiliaire à justifier pour contrôler si la valeur corresponds au compte centralisateur.

Exemple : sur les comptes fournisseurs

Le montants des justifiés antérieurs est égale à un solde créditeur de 70468.81

En consultation générale / Balance auxiliaires le solde correspond

Remarques:

Il n'est pas possible de lettrer à partir du module "Justifiés Antérieurs"
En cas d'écart, il est nécessaire de pointer pour retrouver le compte et vérifier si la coche justification du compte est bien coché.

Puis ouvrir le lettrage du compte en question passer à l'aide du crayon en mode délettrage et effectuer une régénération des lignes absentes (la double page blanche)

Fichiers de base - Traitements Analytiques

Paramétrage et codification de vos traitements analytiques

Fichiers de base - Traitements Analytiques

Affectations analytiques dans les applicatifs EIG - TCR

Lorsque que vous avez paramétré une comptabilité analytique et que celle-ci permet l'affectation analytiques sur les autres applicatifs. Il faut alors affecter les salariés (EIG GRH) les résidents, les clients (sur les facturations d'EIG) ou les biens (EIG immobilisation) . si vous ne le faites pas, le programme indiquera le code 9998 dès qu'il attendra une affection analytique.

Voici où procéder à ces affectation

EIG GRH

L'affectation s'effectue au niveau de la partie basse de l'onglet 10 de la fiche contractuelle: ligne imputation.

A l'aide la page blanche vous pourrez affecter le salarié sur le ou les codes souhaités de la manière suivante :

Indiquer l'établissement/ section concernés
Indiquer le pourcentage
Page blanche
En répondant non, le programme sait qu'il s'agit d'une affectation analytique
indiquer le traitement et la base de calcule
plage blanche indiquer le code et le montant.

100% de la paie de ce salarié sera affectée sur le code 0001 du traitement 0001

Si vous souhaitez partager l'affectation de x ce salarié. Pour modifier la ventilation générale, placez vous sur la ligne ET01 avant la page blanche. si vous souhaitez ventiler sur plusieurs codes analytiques, placer sur la ligne "0001 COMPTABILITÉ ANALYTIQUE"

EIG Immobilisations

Lors de la saisie d'une nouvelle fiche, pour activer l'onglet ventilation, il faut cocher "analytique"

Ensuite dans l'onglet ventilation, la page blanche vous ouvre la boite de dialogue suivante

Sélectionner le traitement, puis de nouveau la page blanche pour sélectionner le code ou la ventilation

Vous renseignez alors soit le code, soit la ventilation

EIG Les facturations EIG

Pour les 3 applicatifs d'EIG, il est nécessaire de lister les affectations analytique avant de les appliquer sur les produits.

Paramétrer le profil analytique

La page blanche de "Administration / Affectation analytique" vous permet de créer un profil comptable, c'est à dire d'associer un compte, une ventilation ou une affectation analytique. Sélectionner affectation analytique.

La page blanche vous ouvre la boite de dialogue où il faudra renseigner le traitement analytique souhaité, puis le code ou la ventilation voulue.Affecter le profil analytique

Paramétrer le schéma comptable

Le schéma comptable est l'association d'un compte comptable est d'une affectation (générale ou analytique). Dans "Administration / Schéma analytique" associez l'affectation que vous venez de créer au compte de produit voulu.

le compte et l'affectation ne se saisissent pas. il faut les appeler par la touche F7 pour faire apparaitre le menu déroulant.

Paramétrer le produit

Selon la facturation sur laquelle vous travaillez, la méthodologie diffère. En Facturation ¨Prix de journée" ou "Maison de retraite" vous pourrez associer directement le schéma au produit?.

En revanche pour la facturation commerciale, il sera nécessaire d'associer le schéma à une sous catégorie associée à une catégorie elle même associée à un produit.

Fichiers de base - Traitements Analytiques

Saisie d'un mouvement analytique -TCR

Lorsqu'une écriture provient d'un autre applicatif d'EIG et que vous ne pouvez pas comptabiliser de nouveaux de nouveaux, vous devez effectuer une saisie analytique.

Pour cela, il est obligatoire de paramétrer le code journal "MS : Mouvements statiques" avec un code de saisie identique. Le code de saisie sera de type "application"

Attention : Vous ne pourrez pas codifier le type de journal.

En effet, c'est le logiciel qui renseignera le mode application lors de la première saisie.

Saisie Analytique

La saisie s'effectue à partir de la "Gestion de la comptabilité : Saisie Analytique". vous renseignez le mois et le traitement analytique concerné. Puis

Vous souhaitez transférer les 2500 € de paie qui se sont comptabilisé en stat 9998 (statistique d'attente) dans le bon code analytique

Vous débitez le code 0001 du compte 6411100000 par le crédit du code 9998 du même compte.

Fichiers de base - Traitements Analytiques

La Saisie Analytique - TCR

Vous avez correctement paramétré les traitements analytiques et vous êtes sur l'écran de saisie (en mode Pièce ou Bordereau)

C'est à la validation de la cellule "compte" que le programme déclenche ou non la cellule analytique en fonction du paramétrage.

C'est bien le compte de charge qui déclenche la cellule Stat1. Sur cette cellule vous avez 2 possibilités :

Affecter la charge à 100% :
- Saisissez directement le code analytique
- Utilisez la touche F7 pour afficher le menu déroulant des codes

Appliquer une ventilation : La touche F4 vous propose la liste des ventilations analytiques existantes auquel s'ajoute la ventilation libre.

L'utilisation de la ventilation "CLE1" va calculer et vous soumettre une proposition de ventilation (selon la clef établie)

Dans le cas de la ventilation libre, c'est vous de répartir les montants sur les codes analytique;

Dans les 2 cas le programme indiquera dans la saisie le code "VENT"

Il est possible de saisir sous ce format jusqu'à 3 traitements analytiques, au delà de 3 traitements la présentation diffère mais le principe est identique.

Le compte ne déclenche pas une cellule "STAT" mais indique un bouton "Ana."

Lorsque vous appuyer sur ce bouton la boite de dialogue suivante apparait

La saisie reste identique avec les raccourcis F7 ou F4.

Fichiers de base - Traitements Analytiques

Paramétrer la Comptabilité Analytique - TCR

La comptabilité analytique permet d'analyser un résultat selon une clef de répartition (Activité, lieu géographique ou autre). Elle s'applique principalement sur l'ensemble des comptes 6 et 7 mais vous pouvez affiner les comptes comptes comptables sur les comptes de charges. Exemple, vous souhaitez suivre le coût de votre parc Automobile par véhicule. Dans ce cas il sera nécessaire de lister les comptes liés à ce parc (entretien, carburant, dotation aux amortissement...). La comptabilité analytique peut aussi s'appuyer sur les comptes de bilan.

Le nombre de traitement analytique n'est pas limité par le programme.

Paramétrage d'une Comptabilité Analytique

Le paramétrage s'effectue en 3 étapes, et il nécessaire de se positionner correctement dans l'arborescence . En effet, pour les établissements qui sont composés de plusieurs sections, si vous êtes positionné au niveau établissement, le paramétrage sera automatiquement créé sur toutes les sections appartenant à cet établissement. Sinon il est nécessaire de se positionner sur la section souhaitée

Fichiers de Base : 2 codifications analytiques -> Traitements analytiques

Dans le cas présent, nous allons codifier une comptabilité analytique pour analyser le résultat par activité. la page blanche ouvre la boite de dialogue avec les 3 étapes. Les cellules "Traitements" et "désignation" . Le nom du traitement est composé de 1à 4 caractères alphabétique ou numérique.

Dès que ces informations sont saisies, il est donc possible de paramétrer les 3 onglets

Liste des codes

Par défaut, le programme créé 2 codes le 9997 et le code 9998; Ils seront utilisés par le logiciel pour renseigner les codes lorsque l'utilisateur ne connait pas l'affectation.

Le 9997 sera utilisé en comptabilité

Le 9998 sera utilisé par les autres applicatif EIG (GRH, Immobilisations, Facturation...)

Liste des comptes

La liste des compte fonctionne par racine. A savoir que lorsque que l'on indique "6" C'est l'ensemble des comptes de la classe 6. Afin d'analyser le résultat, il est nécessaire de codifier comme suit :

Applications concernées

Cet onglet vous permet d'activer la comptabilité analytique sur les autres applicatifs d'EIG

Fichiers de Base : 2 codifications analytiques -> Ventilations Analytiques

La ventilation analytique permet de répartir une charge commune sur plusieurs en fonction d'une clef de répartition. La base n'est pas forcement à 100

exemple : répartition selon le nombre de salarié. il faudra alors saisir le nombre de salarié en base

Dans l'exemple, la base de répartition est 150 et sera répartie en 79/150 sur l'activité 1, 41/150 sur l'activité 2. il reste donc 30/150 à répartir sur l'activité 3

Prévisionnel / EPRD - Budget Prévisionnel

Mettre à jour le budget exécutoire - TCR

Cette page explique la mise à jour du budget exécutoire en comptabilité quand le financeur retourne la validation du budget de l’année.

Par exemple, pour l'exercice 2022, le financeur a retourné le budget exécutoire 2022.

Si le financeur n'a pas retourné l'exécutoire de l'exercice, voir la méthode proposée à "Mise à jour du budget exécutoire si le financeur ne l'a pas encore retourné"

Prérequis

Ce mode opératoire s'adresse à l’ensemble des utilisateurs bénéficiant du droit d’utilisation au ‘Budget prévisionnel’ du Menu ‘Gestion du Budget’,

Icône

Le budget prévisionnel est établi sur l’exercice précédent. Il convient donc de se positionner sur cet exercice.

Principe

Mettre à jour l’exécutoire à partir du proposé

La première étape consiste à initialiser l’exécutoire à partir du proposé/demandé.

Dans la gestion du budget prévisionnel, utiliser le bouton en forme de couteau suisse (il s’intitule Utilitaires) et sélectionner le choix ‘MAJ de l’exécutoire avec le proposé’ (4^ème ligne).

Le programme demande une confirmation

Confirmer le traitement.

Le programme passe alors en revue tous les comptes budgétaires présents et effectue un copier-coller de la zone ‘Total budget prévisionnel proposé’ dans la zone ‘Budget exécutoire’ :

Remarque : à ce niveau, l’exécutoire est égal au proposé. Il convient de modifier manuellement les comptes pour lesquels le montant diffère. Il faut qu’à l’édition la zone ‘Total groupe‘ de chacun des six groupes corresponde à ce que le financeur accorde. il n'y a pas d'automastisme possible.

Une fois l’exécutoire à jour, il convient de le transposer dans la ‘Gestion du budget’ de l’exercice suivant.

Mettre à jour l’exécutoire dans l’exercice concerné

En étant toujours positionné dans le ‘Budget prévisionnel’ de l’exercice précédent, utiliser le bouton en forme de double page blanche oblique , il s’intitule Mise à jour du budget.

Le programme vous indique que ‘Le budget 20NN a déjà été généré’ et vous demande de confirmer sa régénération.

Une fois, la confirmation effectuée, le programme vous demande quel exécutoire mettre à jour :

- celui de l’exercice N-1, choix de gauche, non présélectionné

- celui de l’exercice N, choix de droite, présélectionné (celui qui nous intéresse)

Le choix validé, le programme vous demande de confirmer la régénération du budget.

A l’exécution, le programme passe en revue tous les comptes du prévisionnel et reporte la zone ‘Budget exécutoire’ dans la zone ‘Budget’ du même compte de la ‘Gestion du budget’ de l’exercice suivant

Il convient de recalculer le contrôle budgétaire afin d’obtenir un suivi budgétaire à jour.

Mise à jour du budget exécutoire N si le financeur ne l'a pas encore retourné

Dans ce cas, 2 possibilités existent, la première, plus sure, est de repartir de l'exécutoire de l'exercice précédent. Par exemple, pour 2023, il s'agit de reprendre l'exécutoire 2021.

L'autre option, plus risquée, est de considérer que le proposé 2022 (déposé au 31 octobre précédent) va être accepté. Dans ce cas, il faur remonter en début de document et faire comme si le financeur avait validé le budget.

Dans le premier cas, il faut mettre à jour l'exécutoire avec le proposé.

Prévisionnel / EPRD - Budget Prévisionnel

Paramétrer les sections tarifaires (EHPAD)

Afin de réaliser certaines annexes EHPAD, il est nécessaire de paramétrer les sections tarifaires. En effet, pour le le programme, les sections correspondent à des tables et donc des numéros. Alors que chaque section correspond à une section tarifaire. Il faut donc effectuer la liaison pour pour indiquer au programme quelle sections correspond à quelle activité.

Effectuer les liaisons

Ce paramétrage est à effectuer aussi bien en annexe BP qu'en annexe CA.

En annexe BP, retrouver l'annexe EHPAD. Si la codification n'a jamais était faite, le programme vous positionnera directement sur la page à renseigner

Indiquer les section Hébergement/Dépendance et soins dans les zones correspondantes. Si vous possédez des sections "accueil de jour" ou "temporaires", il est également possible de les renseigner et les valeurs seront ajoutées dans les annexes.

Si vous souhaitez vérifier la codification, lors de l'ouverture de l'annexe, le programme vous proposera la page suivante

La codification s'effectue dans le bouton "option"

Annuels - Cut off

Cut-Off (écritures d'extourne) - TCR

Principe

Les écritures de Cut OFF servent à marquer l’indépendance de chaque exercice comptable. Ce principe consiste à prendre en compte des éléments comptables qui n’appartiennent pas à l’exercice. Les écritures seront automatiquement extournées sur l’exercice suivant. Ce type de mouvement est essentiellement utilisé pour des traitements de fin d’année.

Il s'agit des écritures d'extourne de fin d'année.

Ce mode opératoire s'adresse à l’ensemble des utilisateurs qui traitent les opérations de clôture. La gestion des écritures de Cut-Off est à mettre en place sur des opérations annuelles. Les écritures extournées sur l’exercice suivant ne sont pas modifiables.

Créer les écritures

Créer un code journal ou code de saisie standard spécifique (facultatif)

L’ensemble des codes journaux ou codes de saisie standards peuvent être utilisés pour les saisies d’écritures de Cut Off. Néanmoins, le gestionnaire peut souhaiter isoler ce type de mouvement à l’aide d’un journal spécifique.
Sous le menu ‘fichier de base’, sélectionner ‘Code Journaux’

Créer le code journal souhaité, cliquer sur l'icône de création
Créer le code de saisie associé à ce journal

Enregistrer les écritures de cut-off

Se positionner sur l'exercice N-1.

La boîte de dialogue suivante s'ouvre

La partie gauche est à gérer sur l'exercice N-1 et la partie droite sur l'exercice suivant.

Créer une nouvelle Saisie pour procéder à l’enregistrement des écritures qui seront extournables sur l’exercice suivant.
La saisie de ces écritures ressemble à une saisie standard
Sélectionner le mois et le journal
Il est possible de consulter, de modifier et de supprimer par ce menu l’ensemble des écritures ainsi créées par le bouton Consulter les saisies

Extourner les écritures

Sur l’exercice suivant, dans le même menu ‘traitement périodique’, sélectionner le même programme Cut Off.

Cette fois-ci c'est l'écran de droite qui est utilisé

Procéder à l’extourne des écritures de l’exercice N-1 par le bouton Extourner N-1. a ce niveau, il est impàossible de les modifier ou de les supprimer
Sélectionner le ou les écritures souhaitées
Confirmer l’extourne en cliquant sur le V vert

Remarque : Une fois extournées sur l’exercice suivant, il est interdit de modifier ou supprimer les écritures émettrices.

Prévisionnel / EPRD - Annexes BP

Bilan TELECA Décret 2003 - TCR

La nomenclature du Bilan conforme au classeur du DECRET 2003 ne correspond pas à la nomenclature du Bilan que vous intégrez via les traitements de fin d'année sur l'applicatif EIG. C'est pourquoi afin de réaliser l'export vers le classeur TELECA il est nécessaire de faire la liaison à l'aide la double page blanche.

Vous trouverez à gauche le bilan TELECA selon le décret, et à droite votre Bilan émanant d'EIG.

Les codes se décomposent comme suit :

A pour Actif et P pour P
I pour Total I II pour total II et ainsi de suite
Puis le numéro de ligne

Comment effectuer la correspondance ?

Exemple pour la ligne émettrice "concessions Brevet, licences, marque..." Mettre en surbrillance la ligne de destination (Autres immobilisations incorporelles "AI2") et double cliquer sur la émettrice. Le code apparait à droite

Dois-je refaire cette codification pour les établissements tous les ans?

Non il est possible de récupérer la codification d'un autre établissement ou celle de l'année précédente avec icône caissette.

Prévisionnel / EPRD - Annexes BP

Erreur OLE - TCR

Vous n'arrivez pas à exporter votre compte Administratif car vous avez une erreur OLE.

Merci de vérifier les paramétrages suivant :

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/gestion-du-budget/page/gestion-du-mode-protege

Si le problème persiste vérifier que vous avez un FDR

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-comptabilite/page/export-du-bilan-financier-tcr

Prévisionnel / EPRD - Annexes BP

Gestion du mode protégé

L'export du CA à destination du CNSA implique l'utilisation d'un fichier Excel 97-2003 au format "xls".

Ce format étant ancien, les couches de sécurités intégrées par Microsoft dans les évolutions d'Office génèrent des blocages concernant le traitement de ce dernier.

Désactiver le mode protégé :

Pour désactiver le mode protégé appliqué par défaut, il faut réaliser les opérations suivantes :

Lancer Excel puis aller dans le menu "Fichier" et sélectionner l'item "Option".

Dans l'écran de paramétrage qui s'affiche, cliquer sur "Centre de gestion de la confidentialité" puis sur "Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité...".

Positionnez vous sur l'item "Mode protégé" et décocher les 3 options indiquées ci-après.

Réaliser ensuite les actions suivantes :

Sélectionner l'item "Emplacements approuvés".
Cliquer sur "Ajouter un nouvel emplacement..."
Renseigner le chemin du nouvel emplacement.
Cocher l'option permettant de prendre en compte les sous dossiers de cet emplacement.
Cliquer sur le bouton "OK".
Cliquer sur le bouton "OK" principal pour enregistrer vos modifications.

Vous pouvez maintenant fermer Excel.

Tester si le mode protégé est actif :

La manière la plus simple pour tester si le mode protégé est actif sur la session du compte utilisateur est de copier le fichier source Excel présent dans bin dans le dossier d'extraction de l'utilisateur puis de l'ouvrir.

Par exemple, copiez le fichier CADRE_CA_RBK_2021.xls et double cliquer dessus. Si le mode protégé est actif, Excel vous l'indique dans la barre d'entête.

Autres facteurs de blocage :

1. Les droits de l'utilisateur.

Avant toute chose, en cas d'anomalie rencontrée lors de la génération de l'export, vous devez vérifier les droits dont dispose l'utilisateur sur le dossier d'extraction.

Celui-ci doit être autorisé pour les actions suivantes :

2. Les paramètres de blocage des fichiers (Excel) :

Dans les options d'Excel, aller dans le "Centre de gestion de la confidentialité", puis dans le menu 'Paramètres de blocage des fichiers".

L'item "Modèles et classeurs Excel 97-2003" ne doit pas être coché si bien pour l'option Ouvrir que pour l'option Enregistrer.

Prévisionnel / EPRD - Annexes BP

Annexes Effectifs Prévisionnels

Les différentes annexes "effectif" peuvent être être initialisées par le module de GRH Budget. On retrouve L'annexe TELEBUD ou encore l'annexe EPRD. Pour cela il est nécessaire de respecter les étapes suivantes :

Élaboration et calcul du budget Paye
Reclassement des métiers par emplois ou par catégories de personnel
Export des données vers la comptabilité
Import des données

Élaboration et calcul du budget Paye

Après avoir généré le budget de l'exercice N+1, il est possible de travailler et d'évaluer les postes individuellement. En "Traitements/Calcul du budget" vous calculez l'ensemble des postes associatifs .

Reclassement des métiers

Cette étape consiste à classer les postes budgétaires dans les cadres que l'on retrouve au travers des annexes effectifs.

En GRH budget, "Paramètres Généraux/Gestion des reclassement" vous pouvez effectuer le reclassement à l'aide du

Sélectionner l'annexe qui vous convient. puis choisissez le mode de création Vous pouvez reclasser à partir :

Des emplois
De la catégorie de personnel
D'un autre budget

Nous préconisons l'utilisation et la mise en place de la gestion des emplois. C'est la méthodologie la plus précise. Pour cela, mettre la ligne souhaitée en surbrillance et double cliquer dans la cellule valeurs

Une boite de dialogue avec tous les emplois non reclassés apparait. Cocher tous les emplois qui correspondent à la ligne "1.1 Directeur" . Le mode entrepôt est activée sur la liste des emplois, cela signifie que lorsque que vous taperez "DIR" le programme affichera automatiquement tous les emplois contenant les caractères "DIR"

Reclassez ainsi tous les emplois.

Export des données vers la comptabilité

En « Traitements / Éditions du budget » on retrouve l’icône qui permet d’effectuer l’export vers les annexes BP.

Un message vous demande si vous souhaitez exporter vers la comptabilité. Si vous ne le faites pas, vous pourrez contrôler les informations au travers de plusieurs onglets et pourrez effectuer l'export par la suite avec cette même icône.

Onglet « Récapitulatif par compte ». On y retrouve l’ensemble des comptes 63/64 répertorié selon leurs établissements et leurs sections.

En fonction des reclassements effectués, vous trouverez les onglets « tableau annexe 11 » « Annexe EHPAD » « Annexe TELEBUD »

Si des postes sont non affectés dans les reclassements, ils seront classés dans l’onglet « Non reclassé »

Dès lors que les contrôles sont réalisés, l’export vers la comptabilité s’effectue avec la même icône qu’au début d la procédure.

Les informations sont désormais disponibles en comptabilité.

Import des données

En comptabilité, et afin de renseigner le groupe 2 du budget prévisionnel, en se positionnant au niveau établissement .

En « gestion du budget / Budget prévisionnel » l’icône permet de récupérer les informations des comptes du groupe 2.

Le programme vous propose :

Mise à jour : cela va remplacer les valeurs existantes par les nouvelles valeurs.
Mise à jour avancée : plusieurs options vous sont proposées

Au moment de la mise à jour, le programme effectue un contrôle entre la comptabilité et la GRH.

L’export de paye permet l’initialisation

l’Annexe 11 Tableau des effectifs situé en « Gestion du budget / Annexes BP »

L’initialisation est réalisée par l’éclair. Des lignes peuvent s’initialiser en rouge. Dans ce cas, il est nécessaire de les faire glisser dans les lignes de votre choix.

L'annexe effectif EPRD

Là encore plusieurs options vous sont proposées

Etats de fin d'année - Comptabilité clonée

La comptabilité clonée a pour objectif de récupérer la balance à un instant connu, de pouvoir effectuer des transferts de soldes ou de regrouper plusieurs comptes sans impacter le résultat comptable ni même modifier la comptabilité générale.

Il est nécessaire d'effectuer le traitement à chaque modification de la comptabilité. Ce traitement s'effectue à l'aide l'icône

Comment travailler sa balance clonée?

Il existe plusieurs traitements possible :

Modifier le solde des comptes

Cette option permet de transférer tout ou partie d'un solde d'un compte vers un autre . Exemple affection du compte 120 ou 129 vers les comptes 1201-1202-1205 ou 1291-1292-1295

L’excédent de 19 800.67 pourrait être réparti comme suit 10 000 en excédent autres activités sociales et médico-sociales et 9800.67 en excédent des activités sociales et médico-sociale sous gestion contrôlée. Pour cela je me positionne sur la ligne 120 et clique sur l’icône

Je débite le compte 120000et crédite le compte 120200 pour 10 000.

Effectuer la même manipulation pour le 120500 pour 9800.67 afin d'obtenir le résultat suivant :

Regrouper les soldes en un seul compte

Cette manipulation permet de rapatrier l'ensemble des débits et des crédits vers un autre compte. Il peut être utiliser pour regrouper tous les comptes 18. Pour cela, il est nécessaire de se positionner sur le compte à transférer (dans le l'exemple le compte 1810103030) puis . Il convient d'indiquer le compte de destination (1810103040).

Avant

L'opération

Après

Le compte 1810103030 étant à 0 il est possible de la supprimer par

Ajuster les capitaux

L'ajustement des capitaux permet de mettre à 0 des comptes soldés mais il est également possible de ne conserver que le solde du compte.

mise à 0 d'un compte soldé

Suite au manipulation sur le compte 120000, le compte affiche Débit = Crédit = 19800.67

Fichiers de base - Codifications automatismes

Paramétrage des journaux automatiques et des pièces types

Fichiers de base - Codifications automatismes

Déclenchement des Journaux Automatiques - TCR

Comme indiqué dans la présentation de la page de paramétrage, le journal d'abonnement se déclenchera à l'ouverture des mois de saisie en fonction du rythme que vous indiquerez alors que le journal permanent sera intégré dans la comptabilité à la demande de l'utilisateur.

Journal d'abonnement

Les écritures appartenant au journal automatique intègrent la comptabilité lors de l'ouverture du mois. A noter qu'il est possible de déclencher les écritures trimestriellement. en effet, le paramétrage du code de saisie vous propose de choisir les mois où les écritures seront comptabilisées.

Dans l'exemple ci dessus, le journal d'abonnement ne se déclenchera que les mois de mars, juin, septembre et Décembre.

En "Traitements périodiques / Ouverture des mois" le programme vous informe de la génération du journal d'abonnement.

Journal Permanent

En "Gestion de la comptabilité / Journal permanent", vous devez sélectionner le code du journal permanent que vous souhaitez déclencher.

Puis confirmer la date. Vous pouvez personnaliser le libellé ou conserver le libellé d'origine. Lorsque vous validez, le masque de saisie apparait

Dans l'exemple il n'y a pas de contrepartie puisque le journal permanent est associé à code de Trésorerie. La contrepartie est définie dans le code journal.

Nous visualisons l'impact des $M $A dans les libellés. Il se termine par le mois et l'année du mois de saisie 'A savoir mai 2023)

Fichiers de base - Codifications automatismes

Pièces Types

Prévisionnel / EPRD - EPRD sanitaire

EPRD Sanitaire

1 - Définition

L’EPRD (Etat Prévisionnel des Recettes et des Dépenses) sanitaire est un document budgétaire prévisionnel que doivent réaliser les établissements de santé publics et privés à but non lucratif. Il est obligatoire pour les établissements de santé pour leur permettre de prévoir et de suivre leur activité et leurs dépenses. L'EPRD sanitaire est transmis chaque année à l'Agence Régionale de Santé (ARS) pour validation.

2 - l'EPRD sanitaire champ d’application

Les Hôpitaux publics
Les centres hospitaliers universitaires (CHU)
Les établissements de santé privés d'intérêt collectif (ESPIC),
Les centres de lutte contre le cancer
Les centres médico-psychologiques (CMP)

3 - EPRD Sanitaire dans EIG

Il est toujours nécessaire de préparer son budget prévisionnel avant de passer sur l’EPRD sanitaire.

Certains onglets du cadre normalisé devront être récupérés depuis les annexes BP ou CA.

Une fois le budget prévisionnel prêt, il vous faudra cliquer sur l’icône

Cela vous permettra de préparer votre EPRD sanitaire et d’initialiser certains tableaux.

Vous avez ici en rouge un premier choix de travail :

Soit un traitement de l’EPRD au niveau structurel
Soit un traitement de l’EPRD en mode regroupé.

En mode regroupé une fenêtre de droite s’ouvre avec les choix de regroupement.

Le deuxième choix :

EPRD Préliminaire (Préparation pour N+1) - Permet d’initialiser votre EPRD N+1.
EPRD initial (EPRD initial pour N) - Permet de réviser l’EPRD de l’année N.
Suivi EPRD - Permet d’accéder aux RIA.
Balance Enrichie - Permet d’initialiser une balance enrichie normalisée.

4 - Quels tableaux peut on initialiser dans le logiciel EIG ?

EPRD Préliminaire

Donne la possibilité de récupérer des tableaux suivants :

CRPP (Compte de Résultat Prévisionnel Principal)
CAF (Capacité d’autofinancement)
TFP (Tableau de Financement Prévisionnel)
EFRI (Estimation du Fond de Roulement Initial)
Comptes Bilan (qui servent a initialiser les deux tableaux précédents)
Une synthèse qui reprend l’ensemble des données.

EPRD initial

Les mêmes tableaux que dans l’EPRD Préliminaire sont disponibles.

Un code et un intitulé vous seront demandés pour la révision de l’EPRD initial de l’année N après validation de ces éléments, vous accédez à la page : EPRD révisé .

Suivi EPRD

Ce suivi vous donne accès à la page : « période pour le suivi de l’EPRD »

Cette étape vous permet de borner les dates de votre RIA.

Après validation vous avez accès aux tableaux suivants :

- CRPP (Compte de Résultat Prévisionnel Principal)
- Projection de ce CRPP
- CAF (Capacité d’autofinancement)
- TFP (Tableau de Financement Prévisionnel)

Balance Enrichie

La balance comptable enrichie est une version améliorée de la balance comptable traditionnelle. Elle contient des informations supplémentaires et détaillées sur les comptes, telles que les soldes des comptes, les mouvements de comptes, les dates de transaction.

A noter que cette balance enrichie est dans un format compatible avec le fichier délivré par la plateforme ANCRE qui recueille les données financières des établissements de santé publics ou à but non lucratif.

EPRD Sanitaire - les Icônes disponibles

- Initialisation des données.

- Accès à la nomenclature.

Attention sur l’EPRD sanitaire la nomenclature ne se présente pas en Groupes Fonctionnels mais en Titre.

Titre 1 à 4 pour les charges.

Titre 1 à 3 pour les produits.

- Cette icône donne le détail de la ligne sélectionnée.

Dans la partie « Balance enrichie » cette icône permet également d’établir une correspondance des comptes entre le plan médico-social et le plan sanitaire.

- L’Icône d’export permet de créer votre classeur Excel.

Dans la partie « Balance enrichie » cette Icône permet de faire l’export de la balance enrichie.

Prévisionnel / EPRD - Prévisionnel pluri-annuel

Budget Pluriannuel

L'élaboration du budget prévisionnel pluriannuel est impératif pour réaliser le Plan Global de Financement Pluriannuel puisque ces valeurs alimenteront la feuille EPRD. Il est possible de travailler plusieurs hypothèses.

Génération d'une hypothèse

La génération d'une hypothèse se fait au travers l'icône flèche jaune vers le bas.

Il existe 2 codifications possibles:

La codification standard : elle va appliquer un taux directeur sur un budget de base. A savoir pour le budget 2023 le budget de base (budget sur lequel vous allez appliquer le taux directeur) sera 2022. Pour le budget 2024, il sera proposé 2022 ou 2023 pour le budget de base.

Dans l'exemple ci dessous 2023 et 2024 seront calculés à partir de 2022 . Pour les autres exercices c'est N-1 la source du budget.

La codification Avancée : permet d'associer les taux directeur soit par sections , soit par groupes fonctionnels. Il est possible de descendre les taux sur les chapitre voir sur les lignes composant les chapitres.

Le programme calculera le groupe 1 avec une augmentation de 0.5% tous les ans.

Si on souhaite ne pas appliquer le taux sur une section ou sur un groupe fonctionnel (voir un chapitre ou un compte) il est possible de saisir "X" dans la cellule concernée. Le groupe 2 de l'exemple ne sera pas calculé.

Pour le reste des groupes c'est le calcul principal qui est conservé.

Etablir une correspondance avec le budget prévisionnel (BP)

Pour la première année, et afin de respecter une concordance avec le budget prévisionnel, il est possible de se substituer au calcul de la première année par les valeurs existantes dans le programme. Pour cela il , suffit de cocher "Prendre le budget Prévisionnel N+1 pour les valeurs 2022" dans ce cas, il vous sera également soumis l'idée de "prendre l'exécutoire dans le BP+1.

La liaison inverse existe. En effet, il est possible de calculer un BP pluriannuel sans tenir compte du BP. L'export de la première année dans le BP s'effectue par le bouton

Importation de valeurs

Le budget pluriannuel propose des liaisons avec les modules

GRH budget pour remplacer les valeurs du groupe 2 par les valeurs calculées.

Et immobilisations prévisionnelles pour remplacer les valeurs des comptes 68.

Dans les 2 cas il est nécessaire de réaliser les exports depuis ces 2 modules d'EIG.

Modification de valeurs

La génération du budget étant le résultat d'un calcule mathématique, il est probable que certains postes soient ajustés. Pour cela, mil faut mettre en surbrillance le poste à modifier, puis double cliquer. Le détail du poste apparait

Pour modifier le montant "Total" vous pouvez agir sur la cellule "Reconductions" ou "Mesures nouvelles"

Attention : pour les établissement multi section, il faut indiquer auparavant la section à modifier

La validation peut se faire en cascade ou sans cascade. En effet, si vous souhaitez que la modification effectuée impacte les valeurs des années suivantes, il faut sélectionner "avec cascade" sinon seul la valeur modifiée sera corrigée.

Prévisionnel / EPRD - Prévisionnel pluri-annuel

Plan Global Financement Pluriannuel (PGFP)

Le PGFP correspond à une projection budgétaire et financière sur une période glissante de 6 ans. Ce tableau est unique (associatif) mais s'alimente pour la partie budgétaire par des CRP_PGFP.

Le Compte de Résultat prévisionnel_Plan global de financement Pluriannuel

Il correspond au BP Pluriannuel par établissement (Numéro FINESS). Ce budget pluriannuel est détaillé mais seules les valeurs par groupe seront récupérées automatiquement dans le PGFP (que ces soit sur EIG ou au niveau du classeur Excel).

Initialisation du CRP_PGFP

Cette feuille de classeur s'initialise donc par établissement EPRD (numéro FINESS)

Dans le cas où l'établissement EPRD est composé de plusieurs établissements EIG (ou plusieurs sections appartenant à plusieurs établissements EIG, il est nécessaire de sélectionner "Hypothèses Consolidées" cela signifie que des hypothèses établissements ont été consolidés au travers du module "BPI consolidées" . Dans le cas contraire, il suffit de sélectionner l'Hypothèse correspondante.

Afin de faire coïncider les valeurs du CRP avec celles du PGFP, il est impératif de sélectionner la même hypothèse que celle utilisée au niveau CRP.

Le Plan Global de Financement Pluriannuel

Le CRP_PGFP permet donc le calcule de la CAF en année glissante jusque N+6 ce qui correspond à la partie budgétaire de la feuille de calcule du PGFP. Pour finaliser le PGFP, il faut renseigner les indicateurs suivants :

Fond de roulement investissement (FRI)
- Augmentation des financements stables d'investissements : Comment sont financés les investissements à N+6?
- Diminution des financements stables d'investissements: Quels sont les investissements de la période?
Fond de roulement d'exploitation (FRE)
- Augmentation des financements stables d'exploitation
- Diminution des financements stables d'exploitation
Le Fond de Roulement Net Global (FRNG)
Le Besoin en Fond de Roulement (BFR)
- Augmentation de Besoin en Fond de Roulement
- Diminution du Besoin en Fond de Roulement
La trésorerie

L'ensemble de ces indicateurs comptables sont à renseigner manuellement.

Autres transferts - FEC fiscal

Générer les fichiers FEC -TCR

Le programme est situé dans le menu Transfert :

Il est disponible pour l'administrateur ainsi que les utilisateurs disposant des droits sur ce menu.

Fonctionnement

Le programme fonctionne pour l’exercice sélectionné.

Si la demande concerne plusieurs exercices, il convient d’effectuer un traitement par exercice.

A ce niveau, la sélection d'un établissement ou d'une section n'a pas d'importance.

Ecran de paramétrage

Le bouton ‘Filtre Etab’ permet de sélectionner les structures à traiter : par défaut, tous les établissements sont sélectionnés. Seuls ceux toujours cochés seront traités.

Dans le pavé ‘Colonne Date de comptabilisation’, nous conseillons de cocher l’option : Date comptable de la pièce (C'est l'autre choix qui est coché par défaut).

Le bouton ‘Générer le fichier’ exécute le traitement. Une fenêtre d’affichage permettant de suivre le déroulement ainsi qu’une barre de défilement :

A la fin du traitement, un aperçu à l’écran est affiché :

Le document précise l’entête des colonnes, donne la liste des codes journaux et comptes de centralisations du dossier sélectionné.

Le fichier est stocké dans le répertoire configuré pour l’extraction des classeurs Excel. Le nom et le chemin apparaissent dans le haut du document.

Le fichier généré est de format texte avec une extension .txt. Il peut s’ouvrir avec les applications bloc-notes, Wordpad ou Excel.

Présentation du contenu du fichier par le bloc-notes ou le Wordpad

A noter la présence des ascenceurs horizontaux et verticaux pour faciliter la lecture.

Présentation du contenu du fichier par Excel

Mensuels - Import relevés bancaires

Prévisionnel / EPRD

EPRD Foire aux questions

Les valeurs de mon EPRD sont doublées. Pourquoi?

Le choix des structures lors de la constitution du périmètre ne doit pas contenir des valeurs provenant de l'établissement et des sections associées (de ce même établissement)

Exemple a ne pas reproduire

Dans le cas ici présent, les valeurs du CRP seront alimenté par la somme des valeurs de l'établissement et des 4 sections.

Malgré l'alimentation de mon annexe 11, les valeurs de mon annexe reste vide.

Il est nécessaire de vérifier le niveau où est réalisé l'annexe. Si le périmètre de l'établissement FINESS indique que les informations sont reprises depuis le niveau établissement, il sera nécessaire de d'effectuer l'annexe au niveau établissement.

J'ai un écart lors de l'export vers excel.

La nomenclature n'est pas conforme à la nomenclature EPRD.Le client n'utilise pas la nomenclature comptable M22 est modifie la nomenclature groupe fonctionnel EPRD

Exemple utilisation du compte 6110, alors que la feuille officielle indique le chapitre 6111.

Lors de l'export le programme effectue un contrôle de cohérence les en têtes de chapitre. et si les valeurs sont identique, il renseigne les cellules. Or ici nous avons 6110 et 6111 ce qui est différent.

Pour corriger, il suffit de renseigner la nomenclature comme suit

Prévisionnel / EPRD

Choix de l'EPRD

Le logiciel EIG vous permet d'établir plusieurs EPRD et il faut distinguer l'EPRD simplifié du complet et l'EPRD établissement du multi structure. Le programme propose donc 5 types d'EPRD :

EPRD Simplifié établissement
EPRD Complet établissement
EPRD Simplifié Multi établissement
EPRD Complet Multi établissement
EPRD Complet Consolidé

Depuis la campagne 2023 les EPRD simplifiés ne sont plus demandés.

Il existe le même choix pour l'ERRD. Il sera nécessaire de faire coïncider les 2 états puisque la colonne prévisionnel de l'ERRD sera initialisé à partir de l'EPRD correspondant.

1 - EPRD Etablissement ou multi structure ?

C'est le nombre d'établissement par numéro FINESS qui va orienter ce choix. L'EPRD ne contient qu'un seul établissement, il sera nécessaire de de sélectionner l'EPRD Etablissement. Dès lors, que l'EPRD est composé de 2 établissements ou plus, il sera nécessaire de choisir l'EPRD multi structure

Dans le cas de l'eprd complet multi structure, il existe une autre alternative voir le point (2)

Lorsque l'EPRD est multi structure, un de ces établissement sera considéré comme établissement principale, les autres seront des établissements annexes. L'établissement principal n'aura aucune feuille supplémentaire à renseigner.

2 - EPRD Complet multi structure ou EPRD complet consolidé ?

Lorsque l'association se retrouve dans le cadre d'un EPRD complet multi structure, 2 choix s'offrent à elle.

EPRD complet multi structure : l'utilisateur renseigne l'ensemble des feuilles du classeur EPRD au niveau de cette option.
EPRD complet consolidé : L'utilisateur consolide plusieurs EPRD déjà effectués.

Dans un EPRD consolidé, il est possible de récupérer un ou plusieurs ERPD complet établissement mais également les valeurs d'un établissement appartenant à un EPRD complet multi structure.

Dans un EPRD complet consolidé, le logiciel consolide les valeurs définis au niveau de l'EPRD d'origine. En cas de correction à apporter, il est donc nécessaire de modifier l'EPRD d'origine avant d'initialiser la feuille de l'EPRD complet consolidé.

Préconisation EIG : C'est l'organisation structurelle de l'association qui doit déterminer ce choix. En effet, une association de plusieurs établissements physiques aura la possibilité d'effectuer les EPRD individuellement avant de procéder à la consolidation au niveau du siège. Au contraire d'une association où il existe une centralisation budgétaire. Cette association pourra effectuer le document final directement en regroupé.

Prévisionnel / EPRD

CRP/CAF

Le Compte de Résultat Prévisionnel CRP correspond au budget prévisionnel annuel d'un établissement (numéro FINESS). Il s'initialise en même temps que la capacité d'autofinancement.

Le classeur officiel du CRP identifie 3 colonnes

Réel N-2
Anticipé ou Réel N-1
Exercice N

Ces 3 colonnes seront initialisées par EIG, mais l'utilisateur doit choisir les paramètres d’initialisation pour Les valeurs N et N-1. le réel N-2 sera lui automatiquement récupéré de la comptabilité.

Initialiser les Valeurs N

Afin de renseigner de la colonne "Exercice N" il est nécessaire d'avoir effectué un Budget Prévisionnel sous EIG. Le programme vous propose de récupérer soit les valeurs du proposé du BP, soit les valeurs de l’exécutoire de ce même BP.

Lorsque l'utilisateur doit effectuer un EPRD complet, le programme vous propose une troisième option, depuis une Hypothèse. En effet, il est possible de récupérer les valeurs de la première année du budget prévisionnel pluriannuel. cette option présente l'avantage de faire coïncider le CRP avec la première année du Plan Global de Financement Pluriannuel. Dans ce cas, il est nécessaire de sélectionner l'hypothèse souhaitée ou une hypothèse consolidée

Initialiser le Réalisé N-1

En ce qui concerne cette initialisation, le programme propose 4 sources de données.

Depuis l'anticipéN-1 du BP. Il est nécessaire d'avoir indiqué dans le BP un contrôle budgétaire en anticipé.
Depuis le réalisé du Compte administratif N : la partie réalisé du CA étant automatique cette option ne nécessite aucune intervention.
Depuis la comptabilité : c'est la comptabilité de l'exercice qui sera la source de donnée. aucune intervention n'est nécessaire pour cette option
Depuis l'Hypothèse pour N : cette option est proposée pour les EPRD complets.

Prévisionnel / EPRD

Fonds De Roulement (FDR)

Le Fonds de Roulement au 31/12/N-1 demandé dans le cadre de l'EPRD correspond à un Bilan Financier avec la présentation des amortissements des immobilisations dans la partie FINANCEMENTS. La nomenclature du Bilan Financier présente dans la partie BIENS un états des immobilisations nets (Immobilisations bruts moins les amortissements)

EIG propose plusieurs choix d'initialisation

Bilan financier ou FDR?

Au regard du classeur EPRD, EIG préconise l’initialisation du FDR. il est nécessaire d'avoir un Fonds de roulement ou un Bilan financier d'enregistré en traitement de fin d'année.

Le passage de l'un à l'autre se fait par le bouton

FDR du niveau actif ou FDR regroupé ?

Pour un EPRD Complet Établissement, il faut renseigner le FDR (ou Bilan financier) du niveau actif.

Attention, le niveau actif correspond au niveau que vous avez défini dans le périmètre de l'établissement finess lors de la sélection des structures.

Dans l'exemple ci dessous, c'est le niveau établissement qui a été choisi donc c'est au niveau établissement qu'il faut réaliser le FDR

Le FDR regroupé sera sélectionné pour les EPRD complets multi structures ou EPRD consolidé. De la même manière que le FDR au niveau actif, il est nécessaire d'avoir au préalable effectué un Fond de Roulement en "Traitements regroupés / Etats de fin d'année" sur l'exercice N-1.

Prévisionnel / EPRD

Tableau de Financement Prévisionnel (TFP)

Le tableau de financement prévisionnel est un tableau récapitulant les Besoins et les Ressources de l'Association . Il se calcule à partir de la capacité ou de insuffisance autofinancement et permet de de s'assurer de l'équilibre financier.

Le TFP est composé de 3 colonnes (Réalisation N-2, Anticipé N-1 et l'exercice N) l'année de référence étant l'année de l'EPRD

Exemple pour l'EPRD 2023, il sera nécessaire de renseigner la réalisation 2021, L'anticipé 2022 et l'exercice 2021.

Les colonnes N-2 et N-1 s'initialisent à partir des variations de la comptabilité (et non pas à partir des soldes)

Pour N les valeurs sont à renseigner manuellement

il est cependant possible d’activer la saisie complète en cochant

Prévisionnel / EPRD

Fond De Roulement (FDR) - TCR

Il s'agit du même document que celui qui est réalisé en EPRD.

Merci de vous référez à

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/gestion-du-budget/page/fonds-de-roulement-fdr-Ro8

Transferts de données - Importation XML

Prévisionnel / ERRD

Choix et Périmètre de l'E.R.R.D -TCR

L'ERRD simplifié n'est plus actif depuis 2023. Vous avez la possibilité d'effectuer :

- ERRD complet Établissement : Vous réalisez un ERRD pour un numéro FINESS unique. Les informations collectées pourront être utilisées dans l'ERRD Complet Consolidé

- ERRD complet Multi structure : Vous réalisez un ERRD pour une association avec plusieurs numéros FINESS. Lorsque vous choisissez L'ERRD complet Multi-structure, vous réalisez l'ERRD de toutes les sections budgétaires au travers d'un document unique.

- ERRD Complet Consolidé : Vous réalisez un ERRD pour une association avec plusieurs numéros FINESS. Lorsque vous choisissez l'ERRD Complet Consolidé, vous consolidez, les informations colletées dans les ERRD complet Établissement. Il est possible de récupérer des informations renseignées dans l4ERRD complet Muti structure. Il vous faudra indiqué le FINESS souhaité.

Construire son Périmètre ERRD

Le périmètre correspond obligatoirement à votre périmètre EPRD. Lors de cette étape, il vous sera demandé d'effectuer la liaison avec l’arborescence EIG. Cette étape est importante car si vous renseignez une section, ce sont les information existants sur la section qui seront reprises.

ERRD Complet Établissement

Vous ne pouvez réaliser un ERRD établissement uniquement si vous êtes positionné sur l'établissement en question et lors du choix de la structure, il ne sera possible d'effectuer les liaisons qu'avec les sections de l'établissement.

ERRD Complet Multi structure

Pour les ERRD complet multi structure, Il est possible de récupérer l'EPRD existant dans l'exercice comptable N-1, si vous avez réalisé votre EPRD sur les applicatifs EIG.

Dans le cas présent, le périmètre créé en EPRD de l'exercice 2022 sera automatiquement repris pour l'ERRD.

Si l'EPRD n' pas été réalisé sur EIG, il est possible de créer un nouveau périmètre en ajoutant les établissements. Le premier sera votre établissement principal.

Le bouton vous ouvre une la boite de dialogue vous permettant de renseigner les données de la structure. Il est impératif de choisir les structures . Vous êtes dans un ERRD multi structure, vous avez donc la possibilité de choisir parmi toute l'association.

Prévisionnel / ERRD

Compte de Résultat Prévisionnel (CRPP-CRPA) / Capacité autofinancement (CAF) - TCR

Le Compte de Résultat Prévisionnel

Le Compte de résultat Prévisionnel s'initialise à partir de l'éclaire. Il vous sera demandé de renseigner :

Réel N-1 : cette colonne s'alimente par la colonne réel N-1 du Compta Administratif
Total budget : est la somme des colonnes "Budget Initial" et "Virement de crédit" Ces colonnes s'alimentent par le Budget de l'exercice.
Le réalisé N : cette colonne s'alimente par la colonne Réalisé du Compte Administratif.

Contrôle de la nomenclature

Cet onglet est présenté par Groupe Fonctionnel. La nomenclature se contrôle avec l’icône

Ce module compare la colonne "Chapitre" du CRP de EIG avec la colonne B de l'annexe ERRD. En effet, l'export vers excel est soumis à condition. Il est nécessaire d'avoir la correspondance entre les valeurs de ces colonnes.

Exemple d'anomalie :

Après vérification, EIG indique la racine 611 alors le classeur Excel attend la racine 6111. L'export ne pourra pas se faire.

Pour corriger, il faut indiquer dans la cellule de la ligne correspondante la racine attendu de la nomenclature (Double page blanche)

Cette méthode permet de modifier la colonne "Chapitre" tout en conservant les valeurs initialisées.

La Capacité d'AutoFinancement

Prévisionnel / ERRD

Tableau de Financement - TCR

Le Tableau de Financement est un tableau récapitulatif des Besoins et les Ressources de l'Association .

Les valeurs à renseigner représentent des mouvements des comptes balanciers (et non des soldes) raison pour laquelle nous retrouvons dans la nomenclature (double page blanche) les lettres D ou C devant la racine de compte.

Exemple : Pour les emprunts nous pouvons contracter un emprunt ou le rembourser.

La nomenclature propose :

C16 pour alimenter la ligne dans le titre 2 Augmentations dettes financières "Emprunt et dettes assimilées" de la Capacité d’autofinancement.
D16 pour alimenter la ligne dans le titre 1 Remboursement des dettes financières "Emprunt et dettes assimilées" de l'insuffisance d'autofinancement.

Dans le tableau de financement, il vous sera demander de renseigner 3 colonnes

Réalisation N-1 : il existe 2 sources d'alimentation
- A partir de la comptabilité (option par défaut)
- A partir de l'ERRD N-1 : Il vous cocher la case "Prendre N-1 dans l'ERRD N-1
Budget Exécutoire Exercice N : est composé des 3 sous colonnes,
- Budget Initial
- Virement de crédits
- Décisions modificatives

Il n'existe pas de budget sur les compte de bilan, il est donc nécessaire de compléter manuellement ces données.

Réalisé Exercice N : Il est alimenté par les mouvement de la comptabilité de l'exercice.

Prévisionnel / ERRD

Fond De Roulement (FDR) - TCR

Le FDR ERRD est le même classeur que celui réalisé en EPRD.

Merci de vous référer à la page

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/gestion-du-budget/page/fonds-de-roulement-fdr-Ro8

Prévisionnel / ERRD

Provisions et Subventions - TCR

La feuille "Provisions" de l'ERRD est composée de 2 onglets. Pour les établissements multi structures, il est nécessaire de recenser les provision et subvention de l'ensemble des sections appartenant au périmètre de l'ERRD.

Le Tableau des provisions et des dépréciations

Ce tableau s'initialise à partir de l'éclair. On vous proposera de l'initialiser à partir des annexes CA.

Il s'agit de remplir l'annexe CA (initialisation possible depuis la comptabilité)

Pour les ERRD Établissement, cette annexe se renseigne par défaut au niveau sectionnel. Or si vous avez indiqué dans le périmètre le niveau établissement, le programme ne trouvera les valeurs Pour corriger, il est possible de modifier le niveau de gestion en cliquant sur la phrase "Gérée au niveau Section"

Pour les Établissements Multistructures, vous avez la possibilité de récupérer les valeurs de l'annexe CA regroupées mais il est possible de consolider les valeurs à partir de plusieurs annexes.

Le Tableau des subventions d'investissement à caractère transférable

Aucune initialisation n'est possible. il est nécessaire de les répertorier manuellement.

Prévisionnel / ERRD

Emprunts - TCR

La feuille "Emprunt" renseigne les emprunts des sections appartenant au périmètre de l'association.

Il existe plusieurs méthode de remplissage :

Depuis les emprunts par FINESS

C'est la méthode préconisée. En effet, le programme ira chercher toutes les informations de l'exercice contenues dans le module "gestion des emprunts " que l'on retrouve en traitement périodique.

Vous choisissez le ou les numéros FINESS souhaité(s) et l'ensemble des colonnes se complète .

Depuis les annexes CA

Cette méthode propose dans le cas où les emprunts ne sont pas paramétrés dans EIG, de récupérer les informations depuis la comptabilité.

Attention : pour les ERRD Établissements voir la remarque dans la feuille

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/gestion-du-budget/page/provisions

Pour les ERRD multistructure, vous pouvez sélectionner les sections concernées en cochant les numéros concernés. Vous pouvez aussi initialiser l'annexe en traitement regroupées.

Depuis les annexes CA regroupées

Le nom à sélectionner est le nom du regroupement en traitements regroupés

Prévisionnel / ERRD

ERRD - Annexe Effectif ERRD (EHPAD)

La règlementation pour l'annexe 9h-9j modifie les règles et le cadre du classeur effectif EHPAD entre l'EPRD et l'ERRD. Cette modification étant tardive, elle n'est pas intégrée à notre solution pour la campagne ERRD 2022. Cependant EIG vous propose un mode opératoire pour vous accompagner à la réalisation de cette annexe.

GRH - Historique de Paye

Sélection des salariés

Sélectionner l'ensemble du personnel de l'EHPAD en "Sélections avancées"

A l'aide l'établissement sélectionner l'établissement voulu puis

Périodes de paye

Sélectionner l'exercice 2022.

Choix des rubriques

Glisser vers la droite les 2 rubriques itératives BRUT et COT_EMP.

Niveau de rendu

Sélectionner les niveaux de rendu comme suit :

Sélectionner le niveau de rendu "fiche contractuelle" permet d'exporter les informations du contrat du salarié et ainsi de récupérer l'emploi ce qui facilitera le reclassement. Il est impératif d'organiser le niveau de rendu en "Établissement / section comptable" pour les valeurs soient reclasser par section de comptabilisation. "Présenter le pourcentage de ventilation" permet d'afficher le pourcentage et cela permettra aussi de regrouper les rémunérations par salarié.

Vous pouvez générer l'historique avec

Export vers excel

Procéder à la vérification de l'export et exporter le sur excel en sélectionnant les informations nécessaires à l'élaboration de l'annexe. Sélectionner les zones supplémentaires que vous souhaiter nous préconisons :

Personne/ Identification / Nom
Contrat / Horaires / ETP
Contrat / Éléments de salaire / Emploi

Vous pouvez bien évidement ajouter des zones.

Récupérer votre fichier et travailler le à l'aide des filtres et des options excel.

Prévisionnel / ERRD

Résultats - Suivi Résultats I - Suivi Résultat II - TCR

Résultats

La détermination du résultat cumule les résultats par établissements. Pour les EHPAD, il est nécessaire se distinguer par sections tarifaires.

L'initialisation récupère les valeurs renseignées dans l'annexe compte administratifs .

Attention, pour les établissements mono-section, l'annexe est par défaut initialisée au niveau sectionnel. Il convient de modifier le niveau de l'annexe (confère https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/gestion-du-budget/page/provisions ) si votre périmètre indique l'établissement.

Suivi Résultats I et II.

Les suivi de Résultat I et II sont en réalité les mêmes tableaux et il n'est nécessaire d'en compléter qu'un seul.

Le choix entre les 2 tableaux s'effectue en fonction de la signature du CPOM ou non. En effet, si votre Association a conclu un CPOM, alors vous devrez renseigner le "Tableau de suivi de résultat II" sinon vous renseignerez le "Tableau de suivi I"

Cette feuille récapitule l'ensemble des affectations par établissements (numéro FINESS).

L'initialisation des valeurs renseignera les colonnes :

Solde 31/12/N : le programme vient rechercher le solde au niveau de la balance en fonction du périmètre.
Mouvements exercice N : Le programme recense et additionne les mouvements sur les comptes.

Les valeurs renseignées restent modifiables manuellement. La colonne "Solde N+1" sera calculée automatiquement.

Prévisionnel / ERRD

Annexe Tarif EHPAD - TCR

L'annexe tarifaire pour les EHPAD est la répartition du CRP par section tarifaire (Hébergement - Soins - Dépendance).

Pour cela, il est nécessaire que le périmètre soit défini en section .

Il est indispensable de codifier l'annexe du Compte Administratif EHPAD pour identifier les sections tarifaires.

Ce paramétrage sera automatiquement proposés si vous n'avez jamais paramétré cette option.

Sinon vous retrouverez ce paramétrage en annexe EHPAD, résultat avancé.

L'initialisation de ce classeur s'effectue par l'éclair . La nomenclature présente la particularité d'autorisation de section tarifaire. Il n'est donc pas possible de changer un compte d'hébergement en compte de soins.

Exemple: le compte 606261 Couches, alèses est obligatoirement un compte de dépendance.

Il est impossible de changer la nature de la dépendance car le classeur excel ne l'autorisera pas.

Prévisionnel / ERRD

Annexe 3 Bilan comptable -TCR

Le décret rend obligatoire l'élaboration d'un bilan comptable, par établissement et service, à compter de l'exercice comptable 2023. Il devra donc être annexé à l'ERRD 2023, à transmettre le 30/04/2024 au plus tard.Il s'agit de l'annexe 3.

Cette annexe est composé d'autant de "Bilan" qu'il y a de numéro FINESS à l'ERRD et des comptes de liaisons.

Onglet Bilan

Afin de réaliser l'export de cette annexe, il est impératif de respecter l'architecture du document, c'est pourquoi EIG vous propose une nouvelle nomenclature en BILAN s'intitulant "Nomenclature Bilan ERRD"

Comme toutes les nomenclature EIG, cette nomenclature n'est ni modifiable, ni supprimable. Il convient de la dupliquer si vous souhaitez apporter des modifications.

En "États de fin d'année", après avoir cloné la comptabilité, vous trouverez un nouvel onglet

Les options et les mécanismes sont rigoureusement les mêmes que pour la réalisation du bilan.

Afin d'alimenter l'ERRD, il convient de valider un "Bilan ERRD"

Pour accéder au bilan, il faut vous positionner sur la page de garde et cliquer sur

Apparait alors

Les bilans sont classés par numéro FINESS

ATTENTION pour les établissements mono section , il convient de faire un bilan ERRD en traitement regroupé avec un seul établissement.

La caissette vous propose soit de récupérer le bilan de l'établissement concerné soit un bilan regroupé.

Mensuels - Traitement de la tva

Saisie de la TVA - TCR

Lorsque l'ensemble du paramétrage de la TVA est effectif, il n'est plus nécessaire de saisir la ligne de TVA. En effet, une cellule supplémentaire va vous permettre de renseigner le code TVA . C'est à partir de code que le programme va calculer le montant grâce au taux indiqué.

Concrètement lors d'une saisie lors d'une saisie le programme ajoutera une cellule TVA en bout de ligne d'une charge ou d'un produit, il sera alors nécessaire d'ajouter le code adéquat. le programme se chargera de la ligne du compte de tiers

la ligne se calcule automatiquement

Mensuels - Traitement de la tva

Déclaration de TVA -TCR

Cette fonctionnalité a pour but d'identifier l'ensemble des bases de TVA collectées et déductible afin de réaliser la comptabilisation mensuelle.

En traitements périodiques / traitement de TVA

Votre écran est partagé en 2. A gauche, vous avez la TVA Collectée et à la droite, la déductible.

La détermination du montant de TVA à déclarer (à payer ou créditrice) sera calculée sur le solde entre le montant de la TVA Collectée à reverser et le montant de TVA payée Déductible ainsi que de l'éventuel crédit de TVA. Se calcule et mensuel.

L'ensemble des bases identifiées seront pointées par le logiciel, ainsi aucune base ne peut se retrouver en double.

Les boutons "gérer la TVA collectée" Gérer la TVA déductible" vous permette d'initialiser les bases.

La TVA collectée

Pour la TVA encaissée le traitement recherche les pièces comptables qui contiennent de la TVA encaissée et leur exigibilité au regard de la nature de la facture et de la codification TVA de la section.

Les pièces candidates sont identifiées par recherche des pièces mouvementant des comptes de racine 4457 à l'exclusion des pièces de régularisation TVA et de règlement TVA.

TVA sur les débits

Si la section est codifiée comme TVA sur les Débits, toutes les pièces comptables avec TVA non
encore traitées pour le mois et les mois précédents (exercice N-1 compris si nécessaire) sont
ajoutées à la liste proposée.

TVA sur les encaissements

Si la section est codifiée comme TVA sur les Encaissements les pièces comptables avec TVA sont ajoutées à la liste proposée uniquement si elles ont été réglées à la date du traitement.
Pour déterminer si une pièce comptable est réglée, le traitement recherche si la pièce comptable a fait l'objet d'un lettrage par une pièce de type trésorerie.
Il est donc essentiel d'effectuer des lettrages pièce par pièce et non pas en un lot regroupant plusieurs factures différentes et plusieurs règlements.

La déclaration de la TVA nécessite de déterminer la base hors taxe pour chaque taux de TVA faisant l'objet d'un montant déclaré.
La détermination de ces bases HT par taux est le traitement nécessitant le plus d'attention.

TVA déductible

Pour la TVA déductible le traitement recherche les pièces comptables qui contiennent de la TVA déductible.
Les pièces candidates sont identifiées par recherche des lignes mouvementant des comptes de racine 4456 à l'exclusion des pièces de régularisation TVA et de règlement TVA.

Il n'est pas nécessaire d'identifier la base HT mais il faut distinguer les achats Immos des achats Biens.
L'exigibilité est la date de la facture pour les Biens et peut être la date de règlement pour les Services sauf si choix TVA acquittée sur les débit.

Il est obligatoire de respecter ce schéma comptable suivant :
Dans le cas TVA sur encaissement, la TVA est saisie dans le compte 445800 "TVA déductible sur les encaissements". Lors du

règlement le montant doit être mouvementé entre les comptes 445800 et 4456600. Donc tous les mouvements non traités sur le 4456600 sont considérés comme à traiter.

Le bouton gérer la liste donne accès à un écran qui présente en détail les pièces comptables sélectionnées et pour chacune d'entre elles le type affecté "Biens ou Immos".
Sur chaque pièce comptable l'utilisateur peut modifier le type affecté. Une pièce peut également être exclue de la liste pour le traitement en cours.

Comptabilisation de la TVA

Une fois les montants TVA Collectée et TVA Déductible sont correct, l'utilisateur peut effectuer la comptabilisation de la TVA au mois sélectionné.

La préparation des écritures comptables est effectuée en calculant le solde des lignes TVA Collectée et celles des lignes TVA Déductible l'ensemble étant équilibré par le compte TVA à payer ou Crédit de TVA comme indiqué dans les paramètres.
Le montant de ce solde est arrondi à l'euro, l'écart est comptabilisé en charge (658) ou produit
(785).

Les pièces sélectionnées et régularisées sont validées par ce traitement, ainsi que la pièce de
comptabilisation qui a été générée.

Gestion de la Comptabilité - Exploitation - Virement fournisseurs

Paramétrage du chemin de récupération du fichier de virement - TCR

Le paramétrage du répertoire de réception du fichier de virement fournisseurs s'effectue au niveau sectionnel. Ce qui implique qu'il est nécessaire d'effectuer ces manipulations sur l'ensemble des sections où il est possible de faire des virements.

GEFI ou répertoire ?

Le paramétrage s'effectue via l’icône et cela ouvre la boite de dialogue suivante :

Les virements effectués sont obligatoirement à la norme SEPA.

Cependant, il est nécessaire de paramétrer les fichiers "SEPA" mais également "NON SEPA" obligatoirement (même si non utilisé).

Le GEFI :

Cocher la case prévue à cet effet, et indiquer un nom de radical. Exemple : VIRNS et VIR ou VIRNS_EHPAD et VIR_EHPAD

Le renseignement d'un chemin valide est obligatoire. Il faut même que l'ensemble des créateurs de fichier virement aient accès à ce répertoire commun pour pouvoir les créer.

Le répertoire :

Indiquer le chemin où vous souhaitez récupérer le fichier dans "Répertoire des fichiers SEPA" à l'aide du

, mais également le "NON SEPA", même si ce n'est plus utilisé.

De même, l'ensemble des créateurs de fichier virement de la section doivent avoir accès à ce répertoire commun.

Les options

Il existe plusieurs options :

Répertoire non modifiable lors de l'émission du virement : cette option se paramètre au niveau de fichier SEPA et NON SEPA. Dans le cas contraire, il sera possible de modifier le répertoire au niveau de l'étape n° 3 de l'émission du virement.

Complément du nom du fichier :
- Chrono numérique automatique : dans ce cas, le nom du fichier sera VIR0001 puis VIR0002 et ainsi de suite
- Chrono date heure automatique : dans ce cas, le nom du fichier sera VIR12042023_104824 pour un un fichier virement créé le 12 avril 2023 à 10h48 et 24 secondes.

Gestion de la Comptabilité - Exploitation - Virement fournisseurs

Création d'un code de saisie "Virements Fournisseurs" - TCR

Le paramétrage d'un code de saisie spécifique "Virements Fournisseurs" est obligatoire pour la réalisation des fichiers de virements. le code de saisie doit être impérativement associé à un code journal de trésorerie dont le compte est un compte de banque.

Le compte 512 est correctement paramétré avec l'IBAN renseigné dans l'onglet IBAN

Les cellules "Domiciliation" et "Intitulé bancaire" sont obligatoires. Enfin les caractères spéciaux spéciaux tels que l’apostrophe (') ou le tiret (-) y sont interdits.

Création du code de saisie

Le nom du code de saisie (4 caractères maximum) et le libellé sont libres. En revanche, il est impératif que le type journal soit "Standard" et le masque de saisie soit "pièce". Ce paramétrage permet d'avoir dans la boite de dialogue suivante les écritures automatiques

Il en existe 3 :

Remises de chèques
Remises de traites
Virements Fournisseurs

Sélectionner "Virements" puis suivant et terminer.

Le module virement fournisseurs est disponible

Gestion de la Comptabilité - Exploitation - Virement fournisseurs

Codifier un profil de virements fournisseurs

Introduction

Le logiciel de Comptabilité permet de régler ses fournisseurs par virements. L'option est située dans le menu "Gestion Comptabilité" et, est représentée par l'icône .

Lors de la création du virement, le programme propose d'utiliser un profil. En cliquant sur le carré gris à droite de la case, le programme propose une liste

Dans le bas de cette liste, figurent 3 boutons pemettant de créer (la page blanche), modifier (la page avec le crayon) ou supprimer (la page blanche avec le X rouge) un profil.

Utilité du profil

La codification d'un virement fourinsseur est une suite d'écrans à paramétrer. Selon la fréquence des virements, il peut être parfois difficile de se souvenir de la codification précédente. Autant l'enregistrer et y faire appel quand il faut procéder aux virements. C'est le principe du profil.

Eléments de codification

Ecran 1 : identification

"Code" : il faut attribuer un alias à la codification. Ce code peut faire jusqu'à 4 caractères alphanumériques. Une fois le profil enregistré, ce code n'est plus modifiable et le profil est attribué à tous les utilisateurs des virements fournisseurs. Cette saisie est obligatoire
"Type de virement" : SEPA. Ce mode est précodifié par défaut. Il n'y a pas lieu de le modifier
"Désignation" : à saisir par l'utilisateur. C'est la désignation qui s'affiche lors de la séection du profil. La saisie peut contenir 60 fois la lettre "W" (le caractère le plus large). Cette saisie est obligatoire
"Commentaires" : saisie facultative. L'utilisateur peut saisir un commentaire qui explique le contenu du virement. Elle peut s'avérer utilie en cas de présence de plusieurs profils de virements différents

Ecran 2 : sélection des comptes

Il est possible de codifier la totalité des comptes d'un groupe auxiliaire en sélectionnant le groupe :

Une fois, le profil sélectionné, il est possible d'affiner la sélection en cochant :

"Choix des comptes"
Les comptes concernés
Et les sélectionnant à l'aide de la la flèche gauche "<"
La double flèche "<<" permet de sélectionner tous les comptes.
Attention : à la validation du profil, le choix des comptes est figé. Pour inclure d'autres comptes, il faut modifier le profil et sélectionner les nouveaux comptes à inclure. C'est pourquoi EIG préconise la sélection de tout le groupe sans cocher de comptes ; ainsi tous les comptes sont sélectionnés par défaut.

Pour la suite de la description, nous décochons le choix des comptes.

Ecran 3 : la sélection des factures

"Liste des codes de saisie à inclure", en sélectionnant le code journal, tous les codes de saisie sont inclus, il est possible d'en déselectionner.
Attention, si les achats d'immobilisations sont séparés des autres achats (comme c'est le cas ci-dessus), c'est qu'il existe un groupe auxiliaire dédié aux fournisseurs d'immobilisations qui se centralise sur un compte de classe 4 autre que celui des autres fournisseurs. Il convient alors de créer 2 profils et de générer 2 virements distincts.
Pour rappel, le plan comptable officiel indique 2 comptes de classe 4 différents, la racine 401 pour les fournisseurs et la racine 404 pour les fournisseurs d'immobilisations
"Choix des factures", lors de la création du virement, ce sont les factures non encore lettrées qui sont incluses
- "Toutes les factures" : pour chaque facture à régler, la date d'échéance est calculée selon les informations saisies pour le compte de tiers concerné, cette date est comparée à la date de règlement du virement en cours pour savoir s'il faut ou non l'ajouter à la liste
- "Fourchette de dates" : la date de saisie est vérifiée par rapport à la fourchette de date choisie pour savoir si il faut ou non l'ajouter à la liste
- "Mois donné" : Seules les factures dont la date de saisie correspond au mois saisi sont ajoutées à la liste sans contrôle de la date d'échéance.
  
  A noter que l'écriture de 13260,73 euros n'est pas prise en compte car elle a été saisie avec un autre code journal que les achats.
- "Paramétrage de la banque" : par défaut, c'est la section courante qui est proposée (il est possible d'en changer à condition que l'inter-structure soit décrite dans les constantes), il faut renseigner le code de saisie dédié aux virements fournisseurs. Ce code est à nouveau demandé lors de la génération du virement pour l'envoi à la banque. Pour rappel, la création d'un tel code de saisie est décrite dans la page wiki https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-comptabilite/page/creation-dun-code-de-saisie-virements-fournisseurs-tcr
- "Mode"
  - "Lettre" : entraîne un cumul pour chaque fournisseur de toutes les factures et avoirs répondant à la sélection et la génération d'une seule ligne de virement pour le solde si celui-ci est positif
  - "Tableau" : les différentes factures ne sont pas cumulées et les avoirs ne sont pas pris en compte
  - "Les deux" : génération d'une ligne de virement par facture ; mais en cas d'avoir, cumul sur un seul virement si le solde des factures et des avoirs est positif
Cliquer sur le bouton "Terminer" pour valider la création du profil

Le profil est maintenant pret à être utilisé.

Gestion de la Comptabilité - Exploitation - Virement fournisseurs

Automatiser le numéro de facture réglée sur le relevé bancaire du fournisseur

Introduction

Il est possible, lors de l'élaboration d'un virement founisseur, de faire en sorte que le numéro de la facture réglée apparaisse automatiquement sur le relevé bancaire du fournisseur.

Rappel 1

Il existe une zone spécifique qui permet de saisir le numéro de facture lors de la saisie de la facture. Son but est de faire apparaître ce numéro de facture sur le relevé de compte du fournisseur :

Rappel 2

Il est nécessaire de saisir un libellé dans la zone "Commentaire" de l'onglet "Règlement" du compte fournisseur :

Précision

Il est indiqué, dans le virement, que la zone commentaire dans le virement émis à la banque fait 31 caractères. Comme la zone de saisie de facture peut contenir 15 caractères, en ajoutant un espace à la fin du libellé, la saisie dans le compte fournisseur ne peut faire que 31 - 15 - 1 = 15 caractères.

Si le fournisseur vous demande de renseigner un libellé spécifique, il faut saisir son libellé en respectant le nombre de caractères.

Le commentaire qui figure sur le relevé du fournisseur est celui de la colonne de droite.

Si la zone "Fac Fourn" n'est pas disposible à la saisie, c'est qu'elle n'est pas codifiée dans le code journal des achats.

Codifier la zone de saisie

Prérequis

Avoir accès aux "Codes Journaux" du menu "Fichiers de base", option représentée l'icône .

Si l'utilisateur final n'y a pas accès, il doit s'adresser à un responsable hiérarchique qui possède ces droits.

Dans le code journal des achats, il faut cocher la case "N° de facture" et valider par le V vert :

Gestion de la Comptabilité - Exploitation - Rapprochement bancaire dématérialisé

Intégration des écritures - TCR

L'intégration des écritures comptable à partir du relevé ne peut se faire qu'à partir du moment où le code journal banque autorise la génération des écritures (cf paramétrage) et il est nécessaire d'utiliser un code de saisie mode pièce afin de permettre au logiciel de réaliser les ventilations comptable.

La saisie des écritures comptable

La saisie s'effectue à partir de "gestion de la comptabilité / Rapprochement bancaire" icone

Sélectionner le mois et le code de saisie souhaités. La liste des écritures de relevé s'affiche.

Double cliquer sur la ligne que vous souhaitez saisir : l'écriture comptable apparait sur la droite

Mettre en surbrillance la cellule compte et cliquer sur F7 pour faire apparaitre le plan comptable et indiquer le compte à saisir

A noter que la saisie analytique ou les ventilations comptables se saisissent de la même manière.

Toutes les lignes cochées seront comptabilisées lors de la validation de la page.

Création d'un schéma à partir de la ligne sélectionner

Il est possible d'appliquer un compte comptable automatiquement à partir de règle défini par l'utilisateur sur le libellé (et sous libellé)

Lorsque le compte comptable est renseigné :

- Afin de créer le ou les règles souhaités, cliquer sur

La création du schéma peut s'effectuer à partir du libellé (choisir l'onglet "Libellé") ou à partir du sous libellé (choisir l'onglet "Détail")

Pour créer la règle cliquer en dessous de "règle" et appuyer sur la touche "inser". Il est alors possible d'accéder au menu déroulant avec les choix suivants ("commence par" "Contient" "Fini par" "Egal à") la zone Libellé est saisissable. Il est possible d'enregistrer cette règle dans la bibliothèque. Ceci permet de partager la règle avec les autres banques de la section ou les banques des autres sections. Ce partage n'est pas automatique, pour l'appliquer l'utilisateur doit sur la banque où il souhaite récupérer la règle ouvrir cette bibliothèque et "importer dans l'établissement en cours" flèche jaune vers le bas.

Gestion de la Comptabilité - Exploitation - Rapprochement bancaire dématérialisé

Rapprochement Bancaire Dématérialisé - TCR

L'Etat de Rapprochement Bancaire (ERB) Dématérialisé est un programme qui va rechercher les équivalences entre les écritures saisies en comptabilité et les lignes du relevé CFONB fourni par la banque selon un critère de confiance. Le programme classe les écritures à rapprocher selon plusieurs critères :

- Le montant : les montants sont obligatoirement identiques

- La date : l'utilisateur a possibilité de paramétré l'écart de jours autorisé.

- Le libellé : le programme recherche si un ou plusieurs mots sont identiques dans le libellé.

Ces critères permettent ainsi de classer les écritures à rapprocher selon des critères de confiance en appuyant sur le bouton "rapprochement" sur la droite.

- Indice de confiance Assuré :

Les écritures que l'on retrouve en "indice de confiance assuré" sont les écritures qui ont été générées à partir du relevé vers la comptabilité. Il est impossible de se soustraire à cette association et les coches sont matérialisées en bleu.

- Indice de confiance Elevé :

Les écritures que l'on retrouve en "indice de confiance élevé" sont les écritures où les 3 critères sont respectées.

- Indice de confiance Moyen :

Les écritures que l'on retrouve dans cet indice de confiance ne respecte que partiellement les critères de confiance. Les montants sont obligatoirement identiques.

- Intervention requise :

Le logiciel classera en "intervention requise toutes les écritures qui ont le même montant mais où il existe un écart de jours supérieur à l'écart autorisé et où il n'existe pas d'équivalence dans le libellé.

Général - Nomenclatures

Nomenclature BILAN

La Nomenclature BILAN sert à normaliser la présentation du Bilan.

Il est recommandé d'avoir une nomenclature par exercice,

Vous pouvez dupliquer votre Nomenclature à l'aide de l'icône

Lors de la création de l'exercice dans les constantes, il vous sera proposé de faire la duplication automatique des nomenclatures.

Il est possible sur un même exercice d'avoir plusieurs nomenclatures.

Il existe une nomenclature bilan spécifique pour l'ERRD et l'EPRD

Afin de contrôler une Nomenclature une icône est disponible,

Cette opération va faire le contrôle suivant :

Analyse des comptes mouvementés sur l'exercice et vérification de l'affectation de ces comptes dans le bilan.

Si tous les comptes mouvementés sont bien dans votre nomenclature un message apparaitra "aucune erreur".

S'il y a des comptes mouvementés qui ne figurent pas dans la nomenclature du bilan, une liste des anomalies apparaitra sur le droite de votre écran .

En cliquant sur l'anomalie vont s'afficher l'information de l'anomalie ainsi que des solutions proposées par le logiciel.

Faites votre choix entre les propositions du logiciel. Si vous cliquez par exemple sur le 1er choix, le programme se positionne automatiquement dans votre bilan a l'emplacement souhaité.

Pour ajouter les comptes 412 à votre bilan il faudra cliquer sur la ligne surlignée ci dessus et utiliser l'icône

et de remplir le type :

- soit racine des comptes

- soit compte

le numéro de compte ou de la racine, le libellé se rempli automatiquement selon le votre plan comptable, ensuite la nature :

- soit BRUT

- soit Amortissement /Provision

le sens :

- soit le solde ; le débit ou le crédit.

Si la case a coché Exclu est cochée le compte ne sera pas pris en compte dans le bilan. Ce qui peut être la source de l'erreur si votre racine de compte est déjà dans le bilan.

Vous pouvez redemander le contrôle de la nomenclature, si toutes les anomalies sont rectifiées, vous obtiendrez ce message.

Supprimer les lignes à zéro de l'édition

L'édition du bilan doit tenir en 2 pages, la première pour la partie Actif, la seconde pour la partie Passif :

Il arrive parfois qu'à l'édition, le bilan fasse plus de 2 pages. il est possible, dans la nomenclature bilan, de codifier des lignes pour qu'elles n'apparaissent pas si elles sont à zéro.

Il faut modifier les lignes de regroupement des racines de comptes et y cocher la case "Suppression de la ligne si nulle" :

Une fois fait, la mention "Cachée si nul" apparaît dans la colonne "Sens"

Général - Nomenclatures

Nomenclature Compte de résultat

La Nomenclature Compte de résultat sert à normaliser la présentation du Compte de résultat.

Il est recommandé d'avoir une nomenclature par exercice,

Vous pouvez dupliquer votre Nomenclature à l'aide de l'icône

Lors de la création de l'exercice dans les constantes, il vous sera proposé de faire la duplication automatique des nomenclatures.

Il est possible sur un même exercice d'avoir plusieurs nomenclatures.

Lors de la duplication de cette nomenclature il vous sera demandé de choisir la nomenclature source ainsi qu'un code et une désignation. La duplication de la nomenclature prendra automatiquement l'année de l'exercice sur lequel vous êtes positionné.

Une fois créée le nom de la nomenclature pourra être modifiée à l'aide du bouton

Si vous choisissez de créer la nomenclature sans la dupliquer, c'est la base de la nomenclature de référence qui sera prise pour la création.

Dans cette nomenclature il vous sera possible de gérer également les contributions volontaires

Cette option vous affichera la gestion des compte 86 et 87 de bénévolat.

Le fonctionnement de cette nomenclature fonctionne par Totaux de 1 à 9 et son paramétrage s'apparente à celui de la nomenclature Groupe fonctionnel.

Vous avez la possibilité d'inclure des comptes ou des racines de comptes et dans exclure également, dans l'exemple si dessous il y aura sur la même ligne tous les comptes de ventes de biens 701 , 702, 707, sauf le 7073 qui est exclu.

Le compte 7073 sera présent sur la ligne du dessous " dont ventes de biens en nature".

Il existe également le bouton pour faire le contrôle de cette nomenclature.

Vous avez également la possibilité d'ajouter des lignes dans votre nomenclature à l'aide de l'icône

Attention cette ligne sera toujours ajoutée dans le dernier item du groupe ou du sous groupe.

Général - Nomenclatures

Nomenclature SIG (Solde Intermédiaire de Gestion)

La Nomenclature SIG (Solde Intermédiaire de Gestion) fonctionne de la même façon que la Nomenclature Compte de résultat.

Vous pouvez consulter la page Nomenclature Compte de résultat en cliquant sur le lien ci-dessous :

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-comptabilite/page/nomenclature-compte-de-resultat

Général - Nomenclatures

Nomenclatures Groupes Fonctionnels

La Nomenclature Groupes Fonctionnels sera disponible à plusieurs endroits dans le logiciel de comptabilité :

En effet cette nomenclature sera disponible dans :

- le budget

- le contrôle budgétaire

- le contrôle budgétaire analytique

- le budget prévisionnel

- le budget prévisionnel pluriannuel (uniquement en édition ou en export)

- le budget prévisionnel analytique

- le compte administratif

Le fonctionnement de cette Nomenclature est le même que la Nomenclature Compte de résultat dont le lien est ci-dessous :

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-comptabilite/page/nomenclature-compte-de-resultat

Il n'y a qu'une seule chose qui diffère par rapport à le Nomenclature Compte de résultat ou SIG

Lors de la modification d'une ligne de nomenclature. Vous avez la possibilité d'afficher un compte en titre de ligne.

L'affichage en groupe fonctionnel se fera de cette façon.

Nous avons bien en affichage le compte 7312 alors qu'en réalité c'est le compte 7312132 qui est mouvementé.

Général - Nomenclatures

Nomenclature Annexes Bilan

La Nomenclature Annexes Bilan permet de préparer les Annexes :

- Immobilisations

- Amortissements

- Provisions

- Créances et Dettes

Ces annexes bilan sont disponibles dans les Etats de fin d'année.

Il faut cependant pour y avoir accès ; avoir lancé une compta clonée. Sinon les cellules restent grisées.

Le paramétrage des ces 4 Nomenclatures est identique et fonctionne de la même façon que le nomenclature Compte de résultat avec des inclusion ou exclusion de comptes comptables.

Vous pouvez retrouvez le lien de la Nomenclature Compte de résultat ci-dessous.

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-comptabilite/page/nomenclature-compte-de-resultat

Il existe sur ces 4 Nomenclatures une icône " Réinit." qui vous permettra de réinitialiser la nomenclature en récupérant la nomenclature initiale de référence EIG.

Cette opération sera à faire dans le cas ou vous voulez retrouver la nomenclature d'origine après avoir modifié en ajoutant ou supprimant une ligne de votre nomenclature.

Général - Nomenclatures

Nomenclatures Bilan Financier et FDR (Fond de roulement)

Ces deux Nomenclatures sont presque similaires.

Le Bilan financier sera utilisé dans :

- les annexes du budget prévisionnel.

- les annexes du compte administratif.

- l'EPRD & l'ERRD

Le FRD (Fond de Roulement) sera utilisé dans :

- les annexes du compte administratif.

- l'EPRD & l'ERRD

Dans les annexes du compte administratif ainsi que dans l'EPRD & ERRD vous avez la possibilité de choisir entre le Bilan financier ou le FDR (la nomenclature FDR étant préconisée par EIG pour l'EPRD et L'ERRD).

Dans les annexes du budget prévisionnel nous n'avons pas le choix et ça sera le bilan financier qui sera utilisé.

La différence principale entre ces deux nomenclatures réside dans le fait que l'une présente les immobilisations incorporelles avec la valeur nette, et l'autre avec la valeur brute. Il y a également quelques lignes qui figurent sur l'une et non sur l'autre.

Le paramétrage se fait toujours de la même façon avec des inclusions et exclusions de comptes comptables comme dans la nomenclature Compte de résultat dont vous retrouvez le lien ci-dessous.

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-comptabilite/page/nomenclature-compte-de-resultat

Dans ces deux nomenclatures il n'y a pas de possibilité d'ajouter des lignes. Ceci afin de correspondre parfaitement avec les cadres règlementaires.

Général - Filtres

FILTRES

Gestion des filtres dans EIG

La gestion des filtres permet d'interdire des racines de compte à la saisie.

Ce paramétrage est associatif. (c'est à dire que l'on pourra récupérer ces filtres sur tous les établissements de l'association).

Dans un premier temps il faudra créer le nom du filtre, en cliquant sur l'icône

Une fois cette opération faite il vous faudra ensuite créer une interdiction, dans cette interdiction il vous sera demandé de renseigner la racine des comptes que vous souhaitez interdire.

Dans l'exemple ci-dessous, nous avons dans nos établissements des sections bilancielles et des sections d'exploitations.

Il conviendra d'interdire les comptes 6 et 7 dans la section bilancielle et d'interdire les comptes de classe 1à 5 dans les sections d'exploitations.

à l'aide de l'icône

Vous avez ensuite la possibilité de créer à l'intérieur de cette interdiction une exception. A l'aide de l'icône suivante

Ici dans le filtre exploitation il sera interdit de saisir la classe 5 sauf les comptes 512.

Dans un deuxième temps il faudra affecter ce filtre sur les sections souhaitées.

Dans les constantes et dans l'onglet "Filtres" il faudra choisir pour les sections souhaitées le nom du filtre à appliquer.

Si lors d'une écriture on vient saisir un compte qui n'est pas autorisé il apparaitra le message suivant.

Traitements Périodiques Annuels - Solde Créances Sections

Cette vidéo va vous permettre de codifier et de réaliser les écritures pour solder les comptes de liaison 18.

Lien : https://eigcloud.heberg-eig.fr/s/bHZyKi4pWNFXRq6

Traitements Périodiques Mensuels - Liaison de trésorerie

Liaison de trésorerie

Pour le paramétrage de la liaison de trésorerie, il y a plusieurs paramètres

à faire :

3ème onglet " Codif IS Trésorerie"

Dans cette onglet nous allons appliquer les règles de transcodage des comptes de liaison 18.

La racine des comptes d'exploitation est le 184

La racine des comptes de trésorerie est le 185

Dans les constantes - inter structure

3ème onglet "Inter structure" et dans l'onglet suivant "comptabilité"

Dans cet onglet nous allons reprendre la codification existante et sur chaque inter section déjà créée, nous allons pouvoir affecter une codification des codes de saisie en fonction de la nature du code de saisie.

Les codes de saisie "ACHAT et VENTES" seront en exploitation.

Les codes de saisie "BANQUE et CAISSE" seront en Trésorerie.

ATTENTION:
Pour que le traitement fonctionne, il sera impératif :
- Saisie d'une facture avec intersection codifiée comme ci-dessus.
- Passage du règlement fournisseurs par une opération bancaire.
- Lettrage de ce fournisseur avec le règlement.

Ensuite il faut se positionner au niveau Etablissement

et utiliser l'icône

Nous avons ici la possibilité de faire cette opération sur les comptes de liaison soit au niveau Etablissement ; soit au niveau ASSO.

Nous avons ensuite le choix du mois de traitement.

Après validation de ces choix, le traitement se lance.

Nous pourrons ensuite constater que le journal XXIS se créé automatiquement.

Nous avons bien le mouvement des comptes 184 pour l'achat et 185 pour le règlement.

Dupliquer le paramétrage d'une structure - TCR

Prérequis

Le nouvel établissement et au moins une section doivent êtr créés dans la gestion des associations .
La constante du nouvel établissement doit être créée (Menu "Fichiers de base", option "Constantes"). La personne qui créée l'établissement dans la gestion des associations doit avoir les droits pour procéder à cette manipulation. Attention, la longueur des comptes doit être homogène
L'exercice doit être ouvert (Menu "Traitements périodiques", option "Ouverture d'un exercice"
Il ne doit pas y avoir de paramétrage déjà existant dans ce nouveau dossier
L’administrateur doit avoir accès au menu Outils Divers et à l’option Duplication d’une structure

Cet outil permet de dupliquer les éléments suivants d’un dossier et exercice sources (émetteurs) vers un dossier et un exercice récepteurs :

Plan comptable, avec ou sans plan comptable auxiliaire, avec ou sans plan comptable budgétaire.
Codes journaux avec ou sans codes de saisie
Traitements analytiques avec ou sans les ventilations automatiques
Ventilations comptables générales
Pièces types
Nomenclatures

Comment procéder ?

Se positionner sur la structure émettrice. L'exercice n'a pas d'importance
Aller dans le menu "Outils divers"
Sélectionner "Duplication d'une structure" . L'outil est constitué de 3 écrans successifs
Sélectionner l'exercice émetteur (L'établissement n'est pas modifiable) et cliquer sur "Suivant"
Renseigner le code (l'alias) de l'établissement tel que créé dans la gestion des associations et l'exercice concernés et cliquer sur "Suivant"
Sélectionner les options à dupliquer et cliquer sur "Terminer"
Cliquer sur "OK" pour valider l'avertissement

Une fois le traitement terminé, un écran d'avertissement est affiché. Cliquer sur "OK" pour finaliser l'intervention

Pour vérifier que tout s'est bien déroulé, il faut aller dans le menu "Fichiers de base" et contrôler item par item.

FILTRES

Gestion des filtres dans EIG

La gestion des filtres permet d'interdire des racines de compte à la saisie.

Ce paramétrage est associatif. (c'est à dire que l'on pourra récupérer ces filtres sur tous les établissements de l'association).

Dans un premier temps il faudra créer le nom du filtre, en cliquant sur l'icône

Une fois cette opération faite il vous faudra ensuite créer une interdiction, dans cette interdiction il vous sera demandé de renseigner la racine des comptes que vous souhaitez interdire.

Dans l'exemple ci-dessous, nous avons dans nos établissements des sections bilancielles et des sections d'exploitations.

Il conviendra d'interdire les comptes 6 et 7 dans la section bilancielle et d'interdire les comptes de classe 1à 5 dans les sections d'exploitations.

à l'aide de l'icône

Vous avez ensuite la possibilité de créer à l'intérieur de cette interdiction une exception. A l'aide de l'icône suivante

Ici dans le filtre exploitation il sera interdit de saisir la classe 5 sauf les comptes 512.

Dans un deuxième temps il faudra affecter ce filtre sur les sections souhaitées.

Dans les constantes et dans l'onglet "Filtres" il faudra choisir pour les sections souhaitées le nom du filtre à appliquer.

Si lors d'une écriture on vient saisir un compte qui n'est pas autorisé il apparaitra le message suivant.

Plan de référence - TCR (en cours de construction)

A quoi sert un plan de référence ?

Le plan de référence sert à harmoniser le plan comptable selon des règles appliquées sur les établissements. Il faut définir un établissement émetteur et un ou plusieurs établissements récepteurs. De même, il est possible de créer plusieurs plans comptables de références. les règles de chaque plan se cumuleront.

exemple : un plan de référence pour le secteur petite enfance et un plan de référence pour le secteur personne âgées.

L'établissement émetteur peut être un établissement dédié à un plan de référence sans posséder d'écriture ou les deux).

Comment procéder à la création du plan de référence ?

Se positionner sur général et cliquer sur plans de référence (peu importante sur l'établissement ou la section ou vous êtes positionné cela n'a pas d'importance)
Cliquer sur la page blanche pour créer une nouvelle fiche et nommer la : dans notre exemple pour allons la nommer plan de référence secteur Sanitaire)

Création de la règle :

- mettre en surbrillance l'établissement émetteur

- Aller sur la ligne ou il y a la flèche vers la gauche et page blanche (nouveau) et sélectionner les informations à reprendre (flèche jaune)

Ensuite définir la règle des informations à reprendre, paramètre de consultation, d'édition, du solde progressif, de justification , de reprise à nouveau détaillé et informations.

Par défaut, tous les comptes sont repris dans la règle sauf les comptes exclus d'office (indiqué dans le programme). Cependant, il est possible de personnaliser la sélection des compte en y indiquant les racines de comptes souhaités. Attention les comptes centralisateurs ne sont pas concernés ! il est nécessaire de positionné le préfixe correspondant.

Exemple / FO pour la racine 401.

Synchronisation des comptes du plan de référence

Dans l'onglet comptes, il y a la possibilité de synchroniser, la règle du plan comptable de référence afin de mettre à jour les comptes sur tous les établissements sélectionnés.

Précaution à prendre avant la synchronisation :

Vérifier la règle de chaque établissements concernant les comptes

Affecter la règle dans les établissements récepteurs

Pour dupliquer la règle il faut cliquer sur le crayon de la ligne de la flèche cible (émetteur en jaune)

pour faire un copier coller, faites glisser vers la flèche marron qui va vers la droite de l'établissement récepteur nouveau (page blanche).

Si la règle est pour l'ensemble des établissements faites glisser un bouton de duplication sur l'image pour copier la règle sur l'ensemble des établissements (petite caissette)

Autorisation de création de comptes

Dans fichier de base, constantes, sur l'exercice de chaque établissement, il y a la possibilité de ne pas autoriser la création de comptes sur les établissements, et de l'autoriser que sur l'établissement du plan de référence (exemple le siège) et d'autoriser la seule création des comptes auxiliaire sur chaque établissement.

Si la création de comptes généraux est acceptée, les comptes créées au sein de chaque établissement remontera dans le plan de référence afin de permettre l'harmonisation des comptes dans le plan de référence.