Facturation Prix de journée : Les instances

Présentation d'une instance

I. Qu'est ce qu'une instance?

Une instance est une facture en attente dont l'établissement n'a pas eu la Prise en Charge ou l'attestation de droits de la sécurité sociale de la personne qu'ils accueillent.

II. Pourquoi les établissements sont dans ce cas là?

Les établissements ayant de la facturation prix de journée sont très souvent confrontés à établir des factures d'instances pour les raisons suivantes:

- Une personne peut bénéficier d'un placement au sein d'un établissement mais le dossier de prise en charge n'est pas encore validé par les autorités. La facture ne peut pas être établie au payeur.

- une personne perçoit une prise en charge mais celle ci doit être renouvelée. Il arrive parfois, que le renouvellement soit fait tardivement et donc la facture ne peut pas être établie au payeur.

- un enfant est sous le numéro de Sécurité Sociale de l'un de ses parents. Celui ci n' a pas renouvelé les droits auprès de la caisse. La facture ne peut pas être établie au payeur

- un enfant peut bénéficier d'un placement au sein d'un établissement mais les droits de sécurité social n'ont pas encore été transmis par la famille donc la facture ne peut pas être établie au payeur.

III. Cas particuliers

Dans certains cas, les familles demandent une prise en charge pour rentrer dans un établissement spécifique (exemple: Foyer de vie). L'établissement accueille la personne mais n' a pas la prise en charge donc la facture est en instance.

une fois que le dossier passe en commission, l'établissement accueillant cette personne s'aperçoit qu'elle n'est pas apte à rester dans ce type d'établissement, donc le dossier est modifié et va être redirigé vers un autre type d'établissement ( exemple: Foyer d'hébergement)

en conclusion, le foyer de vie aura accueillie une personne sans facturer la présence de celui ci auprès du payeur. Nous verrons donc comment gérer ce cas particuliers.

IV.  Les instances dans les ressources

Lorsqu'une personne n'a pas de prise en charge en facturation, il faut que celle ci apparaisse OBLIGATOIREMENT en instance dans les ressources surtout si l'intégration des reversements doit se faire pour les payeurs.

En effet, ce n'est pas parce qu’il est indiqué " instance" sur la facture de la contribution que celle ci ne sera pas facturée auprès de la personne.

cette notion d'instance indique juste que le montant reversé auprès du payeur sera lui aussi dans la facture d'instance de la personne.

V. Comment facturer les instances?

Pour que les factures d'instance soient facturées auprès du payeur, il faut soit:

- rajouter la prise en charge une fois obtenue

- modifier la date de fin de prise en charge si le renouvellement est validé

- mettre à jour les dates de validité des droits de la sécurité sociale lorsque les parents les ont transmis

-Indiquer les droits de sécurité sociale de la personne dès que l'établissement les a en leur possession

en faisant ces actions, automatiquement, le programme va récupérer toutes les factures d'instance pour les transformer en factures à transmettre au payeur.

 

Paramétrage des instances dans la gestion des structures

I. Préambule

La gestion des structures permet d'identifier et de paramétrer les établissements et les sections devant réaliser de la facturation.

Il suffit de cocher les établissements et/ou les sections concernées.

Une fois coché, vous devez indiquer les paramétrages qui varient en fonction du type de facturation ( facturation des organismes de santé ( C.P.A.M ) ou de facturation justice et sociale ( Départements)).

II. Codification des instances

Dans chaque type de facturation au niveau de l'établissement, la case à cocher "saisie des prises en charges" permet la saisie des prises en charge dans le(s) dossier(s) de la personne.

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De ce fait, la case " gestion des instances" présente dans le paramétrage des sections doit être activée pour que celles ci se génèrent automatiquement lors de la génération des factures.

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Rappel de l'instance:

Lorsqu'une personne est présente dans l'établissement mais qu'il n' y a pas de prise en charge, il est nécessaire de différer la facturation des journées.

On créée dans ce cas là, une facture pour le payeur par défaut, facture qui sera annulée et recréée au nom du payeur lorsque la personne sera effectivement prise en charge.

La gestion des instances permet de générer automatiquement ces factures fictives lorsque la prise en charge n'est pas encore connue ou que la date est dépassée. De même, que si les droits de sécurité sociale ne sont pas ouverts ou non renouvelés pour la C.P.A.M.

Ces factures sont régularisées automatiquement lorsque les dates de prises en charges sont saisies.

 

 

 

 

 

Gestion de l'instance dans la fiche personne CPAM

 

Dans la fiche personne, l'onglet "assuré" est divisée en 2 parties dont l'état Civil et les informations de la carte de sécurité sociale.

Dans la partie "carte de sécurité sociale", vous pouvez saisir toutes les informations figurant sur la carte de l'assuré sociale.

Si les dates de validité des droits sont renseignées et si vous avez choisi de gérer les instances, elles seront prises en compte dans la détermination des instances lors de la génération des factures ( si une journée de présence est antérieure ou postérieure aux dates de validité, elle sera considérée comme en instance).

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Gestion de l'instance dans la fiche personne (Département)

Supprimer les instances (Fac PJ)

Cette action est souvent utilisée pour réaliser un nettoyage des instances en cours qui n'ont plus lieu d'y être.

Prérequis

Être en administrateur

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Procédure

  1. Aller dans le menu "Editions" puis "Gestion des instances en cours"

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  2. Se positionner sur la ligne du mois de l'instance
  3. Utiliser la croix rouge pour supprimer celle-ci image-1712657270866.png. Le programme demande confirmation, répondre Oui à la demande de confirmation

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  4. En saisie des factures, l'instance apparait comme instance reprise sur la période 0 à condition que la personne ait toujours un dossier ouvert

Instances soldées

Quand les instances sont soldées, il est possible de les supprimer en masse par le bouton image-1724250894186.png 

Une confirmation est demandée

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Personnes sorties

Dans ce cas, il faut utiliser le bouton image-1724055535170.png qui permet de supprimer les instances des personnes sorties. Comme toujours, le programme demande confirmation : 

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