Technique - Facturation Prix de journée
- Gérer les étapes mensuelles de la facturation prix de journée
- Fact Prix de Journée : Génération d’un calendrier
- Fact Prix de Journée : Ouverture d’une période et génération des factures
- Fact Prix de Journée : Comptabilisation et clôture d’une période de facturation
- Gestion des Ressources : dévalider des factures en réel
- Fact Prix de Journée & Ressources : Comptabilisation déséquilibrée
- Fact Prix de Journée: Corriger le format d'une facture tronquée
- Fact Prix de Journée: Erreur 0098C618 lors d'une saisie d'absence
- Fact Prix de Journée: Erreur 014EDD00 lors d'une saisie d'absence
- Fact Prix de Journée : Dévalider les factures éditées en réelles d'un mois
- Facturation Prix de Journée : Dévalider une seule facture éditée en réel
- Fact Prix de Journée & Ressources: Paramétrer les données GRH pour les intégrer dans un schéma
- Fact Prix de Journée Ressources : Index hors limite (-1) lors de la comptabilisation
- Fact Prix de Journée : Transmettre un fichier à mon payeur absent de la gestion des transmissions
- Fact Prix de Journée : Retransmettre de nouveau un lot à un payeur
- Fact Prix de Journée :Transmettre une facture rejetée suite à une erreur de codification dans la carte de sécurité sociale
- Réaliser l'extraction des données GRH vers la gestion des ressources
- Fact Prix de Journée : le fichier D:\EIG\FIC\Transmission\A..... ne peut être créé
- Gestion des ressources: Mise en place des prélèvements
- Fact Prix de Journée : Comment créer un rejet?
- Fact Prix de Journée: La gestion des absences
- La création d’une absence avec gestion d’une carence
- La saisie des absences avec gestion des carences
- la création d'une absence facturée sans carence
- La saisie des absences sans délai de carences
- Fact prix de journée : Comment générer un rappel de prix de journée
- facturation prix de journée: Facture individuelle ou regroupée
- Facturation Prix de Journée : Mettre à jour un nouveau tarif
- Facturation Prix de journée : Les instances
- Présentation d'une instance
- Paramétrage des instances dans la gestion des structures
- Gestion de l'instance dans la fiche personne CPAM
- Gestion de l'instance dans la fiche personne (Département)
- Supprimer les instances (Fac PJ)
- Fact Prix de Journée: Réaliser une trame imposée en XLSX par le payeur
- Supprimer les factures d'une période quand elles sont éditées en réel
- Fact Prix de Journée : Clôture ou ouverture manuelle d'une période
- Facturation Prix de Journée : Mettre à jour un nouveau tarif
- Privé Fact prix de journée : Comment mettre en place cette application chez le client
- Fact Prix de journée: Importer des usagers depuis un applicatif externe
- Questionnaire de démarrage Fact Prix de Journée Justice et sociale (CD)
- Questionnaire de démarrage: la gestion des ressources (CD)
- Ouvrir la toute première période de facturation prix de journée
- Fact Prix de journée: Codifier une personne en Externat
- Fact Prix de journée: Codifier une personne en accueil temporaire
- Fact Prix de journée : modifier le numéro de SIRET
Gérer les étapes mensuelles de la facturation prix de journée
Introduction
Cette page énumère les différentes étapes de la facturation prix de journée. En les suivant, la facturation se déroule parfaitement.
Principe de départ
La période précédente de facturation est close et la période actuelle n'est pas encore ouverte.
1ère étape
- Créer toutes les nouvelles entrées (y compris s'il n'y a pas de prise prise en charge et que les instances sont gérées)
- Mettre à jour les fiches des personnes qui ont eu un renouvellement de prise en charge ou un changement de placement (Internat vers semi-Internat, par exemple)
- Indiquer la date de fin de placement et la date de sortie si la personne a quitté l’établissement
- Faire les changements de tarif des produits
- Mettre à jour le ou les calendriers
2ème étape
Effectuer les rappels s'il y a eu un changement de tarification à effect rétroactif.
3ème étape
- Générer la facturation du mois et éditer les anomalies. (Les corriger les anomalies et régénérer)
- Aller en saisie des factures, faire un affichage par payeur, réduire l’arbre éventuellement pour contrôler les instances générées par le programme
- Vérifier et corriger la prise en charge et faire exclusion/inclusion en saisie des factures pour la personne concernée en cas d'instance anormale
- Faire un affichage par personne et balayer le fichier de saisie jusqu’en bas pour voir si des instances ont été reprises et si celles-ci sont justifiées
- Saisir les absences et les éventuelles régularisations des mois précédents
4ème étape
- Effectuer un premier contrôle à l’écran de la facturation (total de journée et montant facturé)
- Faire une édition des saisies si nécessaire (Option facultative mais conseillée)
- Passer à la gestion des ressources si vous êtes concerné par ce programme (En général, ce programme est utilisé dans les établissements qui accueillent des adultes Handicapés qui participent à leurs frais d’hébergement, ) (Voir la page wiki dédiée à cette gestion, à venir)
5ème étape
- Faire une édition des factures en mode Essai (Option facultative) pour un contrôle des factures papier
- Faire la validation des factures pour préparer la télétransmission (pour les structures concernées, IME, MAS, ITEP, etc.)
6ème étape
Procéder à la télétransmission des factures pour les structures concernées
7ème étape
- Faire l’édition des factures en mode Réel
- Faire l’édition du bordereau loi Dailly si besoin
- Faire l’édition des instances reprises
- Faire l’édition des instances en cours
8ème étape
Effectuer les traitements de fin de période (Edition comptable, intégration des écritures en comptabilité, clôture).
9ème Etape
Faire le listing préparatoire de la période suivante (Etape facultative mais conseillée)
Remarques
Si la génération des factures est impossible à cause des calendriers (souvent début février pour faire la facturation de janvier), il faut aller dans les fichiers de base pour mettre à jour les calendriers existant en générant la nouvelle période (IL NE FAUT SURTOUT PAS CREER DE NOUVEAU CALENDRIER).
Si les prix de journées sont à changer, il faut aller dans les fichiers de base, dans les produits, pour modifier ou ajouter les tarifs (IL NE FAUT PAS CREER DE NOUVEAUX PRODUITS).
Si une nouvelle personne est créée après la génération de la facturation, il faut aller en saisie des factures, tout en bas, pour trouver cette personne avec zéro jour, cliquer sur le nom de la personne une seule fois pour qu’elle soit sélectionnée et cliquee sur le bouton inclusion.
Fact Prix de Journée : Génération d’un calendrier
Prérequis :
Il est nécessaire d’avoir l’accès aux traitements mensuels de la facturation prix de journée.
A l’ouverture de la période vous obtenez le message d’erreur suivant :
"Calendrier EMP n ‘a pas été généré pour la période – Génération Impossible"
Génération du calendrier:
- Sélectionner le calendrier en double cliquant dessus ou en utilisant l’icône
- Cliquer sur l’icône
génération d’une période qui peut être de type:
-
-
- complet
- sauf les week-end
- sauf les jours fériés
- jours ouvrables
- libre
-
-
- Valider cette génération
Remarque :
Vous pouvez générer plusieurs années s’il vous le souhaitez.
Cette opération est à exécuter sur chaque calendrier utilisé.
Modification du nombre de jours d’ouverture :
Vous pouvez ajuster le nombre de jours par mois en fonction de votre calendrier d’ouverture.
- Sélectionner le calendrier en double cliquant dessus ou en utilisant l’icône
- Sélectionner le mois concerné en double cliquant dessus ou en utilisant l’icône
- Cliquer sur les jours pour les faire changer la nature du Jour :
- Couleur Verte : Jour de présence
- Couleur Rouge : Jour de fermeture
- Couleur Jaune : Demi-journée
Cette opération est à exécuter sur les mois concernés.
Valider l’ensemble des écrans
Démarrer la nouvelle année
Une erreur classique en début d'année de facturation est de générer un nouveau calendrier pour la nouvelle année. Le résultat de cette manipulation est que les factures sont toutes à zéro.
Donc créer un nouveau calendrier en facturation pour la nouvelle année est une mauvaise idée. Cela ne sert à rien.
Il faut modifier le calendrier existant et générer une nouvelle période comme il est expliqué ci-dessus.
Fact Prix de Journée : Ouverture d’une période et génération des factures
Prérequis :
Il est nécessaire d’avoir l’accès aux traitements mensuels de la facturation prix de journée.
Il faut se positionner sur une section comptable (niveau le plus bas des structures).
Il faut que la période précédente ait le statut « clos » et que le calendrier soit généré.
Ouverture d’une période de facturation :
Cliquer sur l’icône nouvelle période
Valider en cliquant sur l’icône
Générer les factures :
Cliquer sur l’icône génération des factures
Ce traitement prépare les factures individuelles en fonction des éléments mis dans les dossiers des personnes.
Fact Prix de Journée : Comptabilisation et clôture d’une période de facturation
Prérequis :
Il est nécessaire d’avoir l’accès aux traitements mensuels de la facturation prix de journée.
Il faut se positionner sur une section comptable (niveau le plus bas des structures).
Il faut que toutes les factures soient éditées en réelles.
Comptabilisation des factures :
- Sélectionner la période ouverte en double cliquant dessus ou en utilisant l’icône
- Cliquer sur l’icône traitements de fin de période
Votre période est maintenant close, aucune modification ne pourra être apportée à vos factures pour cette période
Gestion des Ressources : dévalider des factures en réel
Cette intervention ne peut être effectuée que par l'administrateur EIG dans le module " Gestion des ressources" :
1ère étape
Vérifier dans le menu "Traitements", item "Périodes" que celle ci soit "Ouverte" et que le statut de la comptabilisation soit à "Non".
Si ce n'est pas le cas, il faut aller en modification de la période et changer le statut clos en ouvert
, puis traitement de fin de période
supprimer les écritures en comptabilité
2ème étape :
La facture de la personne est exclue.
Si celle ci doit être réincluse, il faut se positionner sur la personne et l'inclure en utilisant l'item.
La facture ne sera plus éditée en réelle et donc modifiable par l'utilisateur
Avant
Après
NOTA BENE
Si ce sont toutes les factures du mois qui doivent être dévalidées, il faut faire l'action précédente sur chaque personne. Il n'y a pas de traitement de masse.
Si l'établissement réalise des facturations NETTES au département, les prochaines étapes sont OBLIGATOIRES.
Les factures nettes sont les factures du prix de journée minorées des contributions.
3ème étape
4ème étape
Fact Prix de Journée & Ressources : Comptabilisation déséquilibrée
Dans l'application Facturation prix de journée, en gestion des périodes, dans les traitements fin de mois, lorsque la comptabilisation des factures est déséquilibrée, les messages d'application signalent :
Pour corriger, il faut être avec la/le client (e) et vérifier les points suivants :
- Gestion des structures: Vérifier dans la section les chemins de comptabilisation
- Contrôler les affectations et les schémas comptables
- gestion des produits: Vérifier dans l'onglet "tarifs", le schéma comptable dans l'onglet " compte" et " compte d'instance"
conclusion:
La plupart du temps, la comptabilisation déséquilibrée vient du fait qu'ils changent le schéma de comptabilisation dans l'onglet compte mais pas dans l'onglet d'instance du produit .
Fact Prix de Journée: Corriger le format d'une facture tronquée
Lorsqu'on visualise à l'écran les factures, celles ci apparaissent correctement. Néanmoins, lorsqu'on les sort en papier ou en format PDF, celles ci sont tronquées.
Solution:
Passé sur Chrome
--> paramétrage lors de l'impression --> "plus de paramètres" > "Mise à l'échelle" > "Adapter à la zone imprimable"
Fact Prix de Journée: Erreur 0098C618 lors d'une saisie d'absence
Dans l'application Facturation Prix de journée, l'item "saisie des factures", on saisit une absence d'une personne, le programme signale le message d'erreur suivant:
Solution:
Il faut se positionner sur la personne et utiliser l'item pour réaliser une exclusion inclusion.
Puis, ressaisir l'absence de la personne en se positionnant sur le mois.
Fact Prix de Journée: Erreur 014EDD00 lors d'une saisie d'absence
Dans l'application Facturation prix de journée, dans l'item "saisie des factures", on saisit une absence d'une personne, le programme signale le message d'erreur suivant:
Solution:
Il faut se positionner sur la personne et utiliser l'item pour réaliser une exclusion inclusion.
Aller dans le menu "fichier de base", item " Motifs d'absence"
Se positionner sur l'absence concernée
exemple " hospitalisation" et vérifier les produits codifiés dans celle-ci.
L'erreur vient du fait que le produit paramétré est le même que celui qui est indiqué dans les éléments de facturation du dossier de la personne et qu'on retrouve en saisie des factures.
La correction a faire est la suivante:
Aller dans les fichiers de base, item "produits"
Créer un produit "hospitalisation"
Le rattacher au motif d'absence "hospitalisation".
La saisie de l'absence sera correcte.
Fact Prix de Journée : Dévalider les factures éditées en réelles d'un mois
Cette intervention ne peut être effectuée qu'en mode administrateur dans l'application Facturation Prix de Journée
Prérequis
Avoir le statut « ouvert » dans la gestion des périodes du menu "Traitements", item "Périodes".
Si tel n’est pas le cas, aller en modification de celle-ci et changer le statut clos à ouvert.
Supprimer les écritures de comptabilisation dans le traitement fin de période
.
Le statut de la comptabilisation passe d'« Effectuée » à « Non ».
Déroulement
Aller en saisie des factures dans le menu "Traitements".
Invalider les factures d'un mois complet
Se positionner sur une personne et sur le mois pour accéder à la saisie regroupée d’une absence :
Saisie une absence regroupée et valider :
Invalider la(es) facture(s) d'une seule personne
- Se positionner sur une personne et sur le mois pour accéder à la saisie regroupée d’une absence et saisir une absence. Valider.
- Se positionner sur une personne et sur la ligne de facturation en utilisant la croix rouge pour la supprimer.
- Exclure la personne même si pour celle-ci la facture avait été déjà éditée en réelle en utilisant l'item "Exclusion"
Facturation Prix de Journée : Dévalider une seule facture éditée en réel
Cette intervention, autrefois réservée aux techniciens d'EIG en mode pupitre dans l'application Facturation Prix de Journée peut maintenant être réalisée par l'administrateur.
Prérequis
Il convient donc d'être connecté en mode Administrateur :
L'écran de saisie des factures ne doit pas être ouvert. S'il l'est, il convient de le fermer
Comment procéder
Avoir le statut « ouvert » dans la gestion des périodes dans le menu "Traitements", item "Périodes".
Si tel n’est pas le cas, aller en modification de celle-ci et changer le statut clos à ouvert.
Supprimer les écritures de comptabilisation dans le traitement fin de période
.
Le statut de la comptabilisation passe en « Effectuée » à « Non ».
Aller en saisie des factures dans le menu "Traitements".
Se positionner sur la personne et double cliquer sur le mois pour accéder à la saisie d’une absence ou utiliser l'item
En saisir une et valider.
Prévenir l'utilisateur qu'il peut accéder de nouveau à la modification de la facture. Lui conseiller de fermer le programme de la facturation prix de journée et de le rouvrir.
Fact Prix de Journée & Ressources: Paramétrer les données GRH pour les intégrer dans un schéma
Prérequis
Ce mode opératoire s'adresse à l’ensemble des utilisateurs bénéficiant des droits de paramétrage en GRH.
Les paramétrages à effectuer en amont de l’extraction en GRH
- Paramétrage des rubriques
Il faut paramétrer les rubriques nécessaires qui permettront d’établir les factures de contribution.
Autres paramètres ->paramètre des éditions -> onglet ressources
Pour paramétrer une rubrique, il faut cliquer sur la feuille blanche « ajouter un code ressources », déterminer un code à 4 chiffres.
Affecter une rubrique de paye en double cliquant sur la ligne.
Le code ressource doit se présenter ainsi pour qu’il soit valide :
2. Paramétrage de la fiche individuelle du salarié
Pour que les données puissent s’intégrer en gestion des ressources.
Cocher l’extraction des ressources dans l’onglet TH de la fiche individuelle du salarié :
Paramétrage dans le schéma de contribution dans le logiciel Facturation Prix de journée, "ressources".
La ligne de calcul dans le schéma de contribution pourra être paramétrée de la manière suivante :
- 1er => sélectionner l’alias « RUBPAYE »
- 2ème => rajouter manuellement le code ressource crée précédemment dans la GRH
Fact Prix de Journée Ressources : Index hors limite (-1) lors de la comptabilisation
Lors de la comptabilisation des ressources, le programme signale le message d'erreur suivant :
Ce message indique qu'il y a une erreur de comptabilisation.
Le programme s'arrête immédiatement sur la facture sur laquelle il y a un incident.
Très souvent, cette erreur arrive lorsqu'il y a une personne partagée entre plusieurs établissements.
Solution:
Corriger dans la fiche personne, onglet compta/Banque l'affectation comptable.
Fact Prix de Journée : Transmettre un fichier à mon payeur absent de la gestion des transmissions
Cette intervention ne peut être effectuée qu'en administrateur dans l'application Facturation Prix de Journée
Prérequis
A utiliser en cas de rejet global de la facture ou partiel ou parce que les références de télétransmission n'étaient pas correctement codifiées dans la fiche payeur, fiche produit ou dans le référent payeur.
Procédure
Sélectionner la saisie des factures .
Trier les factures par payeur :
Se positionner sur le payeur et marquer toutes les factures de celui ci à télétransmettre .
En édition des factures , valider les factures du payeur concerné.
Aller en gestion des transmissionsafin de contrôler que le fichier a bien été créé au niveau du référent payeur.
Se déconnecter.
L'utilisateur peut de nouveau se connecter avec ses identifiants pour éditer les factures en réel, générer et transmettre le lot au payeur.
Fact Prix de Journée : Retransmettre de nouveau un lot à un payeur
Sélectionner les fichiers transmis dans l'item .
Choisir le fichier et le transmettre à nouveau.
Fact Prix de Journée :Transmettre une facture rejetée suite à une erreur de codification dans la carte de sécurité sociale
1ère étape
Modifier dans la fiche personne dans l'onglet "assuré" les informations devant être corrigées.
2ème étape
Aller en gestion des transmissions.
Rechercherla facture transmise .
Ouvrir le fichier et le lot.
Se positionner sur la facture et copier la dans le presse facture
Revenir pour voir uniquement les fichiers non transmis.
Sélectionner le référent payeur
le message suivant apparait:
Confirmer à oui la création.
Se positionner sur le fichier puis sur la facture présente dans le presse facture.
Coller la facture du presse facture dans le fichier
Le message suivant apparait:
Confirmer à oui la création.
Le lot pourra être généré et transmis au payeur.
Réaliser l'extraction des données GRH vers la gestion des ressources
Prérequis :
Avoir paramétré les rubriques de paye à extraire, que la fiche individuelle soit paramétrée pour l’extraction, que les rubriques de paye à extraire soit incluses dans les schémas de facturation et que la fiche personne dans les ressources soit rattachée à un schéma de calcul.
L’extraction vers ressources : dans le logiciel GRH
NOTA BENE:
La paye doit être calculée pour tous les salariés et validée. Il est conseillé de le faire une fois que la DSN en réel est passée et donc que la période de paye soit passée au mois suivant.
Choisir le mois à intégrer et lancer l’extraction avec l’éclair.
Dans le logiciel de facturation en gestion des ressources
- onglet gestion des ressources
- traitements/Périodes
Si la période n'est pas ouverte, la créer avec la feuille blanche.
Générer avec la validation (cette manipulation va chercher le fichier .txt pour reprendre les données).
Fact Prix de Journée : le fichier D:\EIG\FIC\Transmission\A..... ne peut être créé
Dans l'application prix de journée.
Gestion des transmissions: le programme signale l'erreur suivante au moment de la génération du fichier:
Solution:
Le service informatique doit donner les droits d'écriture sur le dossier indiqué dans le message aux utilisateurs.
Gestion des ressources: Mise en place des prélèvements
Prérequis : Avoir calculer le montant de la contribution de l'usager à ses frais d'hébergement et que celles-ci soient éditées en réelles.
Etape 1 : Paramétrer l’IBAN de l’établissement en gestion des associations
Etape 2: Aller dans le programme de gestion des ressources
Choisir l’onglet « Prélèvement », remplir toutes les informations bancaires et valider.
Etape 3 : Paramétrer l’IBAN des usagers concernés.
Accéder au menu: Fichiers de base / personnes
Double cliquer sur la personne concernée, choisir l’onglet « compta / Banque »
Dans mode de paiement, choisir l’item : Prélèvement et renseigner l’IBAN de l’usager (ou de la personne qui sera prélevée) et valider.
Vous pouvez ensuite cliquer sur « Consultation du RUM » et imprimer le RUM.
Etape 4 : Générer le fichier des prélèvements.
Etablir la facturation des contributions et l'éditer en réel.
Aller dans le menu : traitements/ prélèvement
La liste des usagers en prélèvement apparait, sélectionner les usagers et générer le fichier.
Fact Prix de Journée : Comment créer un rejet?
Prérequis : Avoir facturé sur une période précédente.
Dans quel cas utiliser le rejet?
Le rejet s’utilise sur des factures du mois précédent, qui ont été éditées en réelles.
Celles-ci ont été transmises et le financeur rejette le paiement.
Procédure:
Dans Traitement / périodes, les périodes précédentes doivent être closes.
En saisie des factures : Se positionner sur la personne concernée par le rejet.
Utiliser le bouton « saisie d’un rejet pour cette personne »
Sélectionner la facture qui fait l’objet d’un rejet : cliquer sur la Facture
Valider et confirmer
La facture sélectionnée est donc annulée (nombre de journée en négatif) et une copie supplémentaire est créée.
Reste à corriger la facture ainsi créée par le rappel.
Seule la facture positive sera à éditer et transmettre (si non en instance), celle en négative sert à équilibrer la comptabilité
Fact Prix de Journée: La gestion des absences
La gestion des absences est un module que vous retrouvez dans le Menu « Fichier de Base », « Motifs d’absences ».
La création d’une absence avec gestion d’une carence
Prérequis: Avant la mise en place d'une absence facturée, il faut:
- Avoir créer les produits ( fichiers de base / produits) qui ne sont pas utilisés dans le dossier de la personne.
Exemple:
- Pour gérer les absences facturées durant le délai de carence:
-
-
- Créer un produit : Prix de journée 72H dont le tarif sera identique au produit défini dans les éléments de facturation du dossier de la personne.
-
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- Pour gérer les absences facturées après le délai de carence:
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- Cas pour une hospitalisation générale : Création d'un produit " Hospitalisation + 72h" dont le tarif sera ( prix de journée moins le forfait hospitalier de 20€).
- Cas pour une hospitalisation psychiatrique: Création d'un produit " Hospitalisation psy + 72h" dont le tarif sera ( prix de journée moins le forfait psy de 15€).
-
-
Remarque:
Dans le cadre d’un motif d’absence facturée, il est possible de choisir le nombre de jours de carence (3 par défaut).
Le produit à utiliser avant que ce délai soit échu et celui à utiliser après ce délai.
Un arrêt de facturation est également paramétrable (30 jours par défaut)
Le nombre de jours de carence peut aller de 0 à 30 jours. L’arrêt de facturation de 0 à 365 jours
La saisie des absences avec gestion des carences
En saisie des factures, se positionner le mois de la personne pour accéder à la gestion des absences.
La fenêtre de saisie des absences se présente désormais comme suit en saisie des factures.
Le tableau des absences vient mettre à jour en cascade la liste des produits en fonction du paramétrage des motifs d’absences.
Le programme déclenche suivant les délais de carences indiqués et les produits de substitution choisis les lignes de factures dans la partie supérieure.
Quand on valide la saisie les modifications se font en cascade pour la personne.
Remarque importante :
La saisie se fait désormais par payeur et pour une facture donnée.
Pour une saisie des absences dont les payeurs sont différents, l’application gère la mise à jour des factures pour ce ou ces autres payeurs en cascade.
Si un arrêt de facturation est détecté un « lien » apparait comme ci-après et permet sur clic de voir le détail (total des absences pour le ou les motifs + seuils sur l’année civile).
Détails :
En saisie des factures apparaitra les produits de substitution:
la création d'une absence facturée sans carence
Prérequis: Avant la mise en place d'une absence facturée, il faut:
- Avoir créer les produits ( fichiers de base / produits) qui ne sont pas utilisés dans le dossier de la personne.
Exemple:
Pour gérer les absences facturées après le délai de carence:
-
-
-
- Cas pour une hospitalisation générale : Création d'un produit " Hospitalisation + 72h" dont le tarif sera ( prix de journée moins le forfait hospitalier de 20€).
- Cas pour une hospitalisation psychiatrique: Création d'un produit " Hospitalisation psy + 72h" dont le tarif sera ( prix de journée moins le forfait psy de 15€).
-
-
Dans les motifs d'absence: Créer un motif d'absence
Un arrêt de facturation est également paramétrable (30 jours par défaut).
La saisie des absences sans délai de carences
La fenêtre de saisie des absences se présente désormais comme suit :
Les interactions sont similaires à l’ancienne version mais la différence vient du fait que chaque interaction avec le tableau des absences vient mettre à jour en cascade la liste des produits en fonction du paramétrage des motifs d’absences.
Dans la saisie des factures, le produit rattaché à l'absence apparait comme suit:
Fact prix de journée : Comment générer un rappel de prix de journée
Prérequis : Avoir facturé sur une période close à un mauvais tarif.
Avoir mis à jour le tarif ( voir lien ci dessous).
Facturation Prix de Journée : Mettre à jour un nouveau tarif
Dans Traitement / périodes, toutes les périodes doivent être closes et comptabilisées.
Procédure:
Double cliquer sur la période créée, pour vérifier les dates de début et de fin, ainsi que les produits concernés.
Cocher les éléments nécessaires.
Générer les factures de rappel via l’éclair.
Vérifier les factures de rappel dans Traitement / saisie des rappels
Éditer les factures dans Traitement / Édition des rappels
Dans Traitement / saisie des rappels, aller dans les traitements de fin de rappel pour comptabiliser et clôturer la période de rappel
facturation prix de journée: Facture individuelle ou regroupée
Pour réaliser une facture auprès du payeur en regroupée ou en individuelle, la démarche est la suivante:
- Aller dans Fichiers base/payeurs
-Double cliquer sur le payeur concerné pour aller en modification de sa fiche
- Positionnez vous dans l'onglet " Factures"
- Cocher " Facture individuelle" ou décocher la pour avoir une facture regroupée
- Relancer une édition de vos factures pour que cette modification soit prise en compte
Facturation Prix de Journée : Mettre à jour un nouveau tarif
I. Fiche produit
Prérequis : Avoir les droits dans le menu fichier de base / produits
Procédure:
Aller en modification du produit concerné.
Dans la fiche du produit, positionnez vous dans l'onglet tarif.
Créer un nouveau tarif avec l’icône "feuille blanche" en indiquant la date de début; le tarif et le schéma comptable .
Valider et confirmer la modification de la fiche produit.
II. Mettre à jour le tarif des produits dans une période de facturation ouverte
Vous être en train de réaliser votre facturation du mois et celles ci n'ont pas été encore éditées en réelles.
1ère possibilité :
- Aller dans le menu "Traitements" puis "Période"
- Régénérer celle-ci( Attention: cela réinitialise votre saisie et le tarif sera à jour)
2ème possibilité :
Vous être en train de réaliser votre facturation du mois et celles ci sont soit non éditées ou éditées en réelles
- utiliser cette icône pour affecter le nouveau tarif en facturation.
III. Réaliser un rappel de prix de journée
Consulter cette page: rappel de prix de journée
Facturation Prix de journée : Les instances
Présentation d'une instance
I. Qu'est ce qu'une instance?
Une instance est une facture en attente dont l'établissement n'a pas eu la Prise en Charge ou l'attestation de droits de la sécurité sociale de la personne qu'ils accueillent.
II. Pourquoi les établissements sont dans ce cas là?
Les établissements ayant de la facturation prix de journée sont très souvent confrontés à établir des factures d'instances pour les raisons suivantes:
- Une personne peut bénéficier d'un placement au sein d'un établissement mais le dossier de prise en charge n'est pas encore validé par les autorités. La facture ne peut pas être établie au payeur.
- une personne perçoit une prise en charge mais celle ci doit être renouvelée. Il arrive parfois, que le renouvellement soit fait tardivement et donc la facture ne peut pas être établie au payeur.
- un enfant est sous le numéro de Sécurité Sociale de l'un de ses parents. Celui ci n' a pas renouvelé les droits auprès de la caisse. La facture ne peut pas être établie au payeur
- un enfant peut bénéficier d'un placement au sein d'un établissement mais les droits de sécurité social n'ont pas encore été transmis par la famille donc la facture ne peut pas être établie au payeur.
III. Cas particuliers
Dans certains cas, les familles demandent une prise en charge pour rentrer dans un établissement spécifique (exemple: Foyer de vie). L'établissement accueille la personne mais n' a pas la prise en charge donc la facture est en instance.
une fois que le dossier passe en commission, l'établissement accueillant cette personne s'aperçoit qu'elle n'est pas apte à rester dans ce type d'établissement, donc le dossier est modifié et va être redirigé vers un autre type d'établissement ( exemple: Foyer d'hébergement)
en conclusion, le foyer de vie aura accueillie une personne sans facturer la présence de celui ci auprès du payeur. Nous verrons donc comment gérer ce cas particuliers.
IV. Les instances dans les ressources
Lorsqu'une personne n'a pas de prise en charge en facturation, il faut que celle ci apparaisse OBLIGATOIREMENT en instance dans les ressources surtout si l'intégration des reversements doit se faire pour les payeurs.
En effet, ce n'est pas parce qu’il est indiqué " instance" sur la facture de la contribution que celle ci ne sera pas facturée auprès de la personne.
cette notion d'instance indique juste que le montant reversé auprès du payeur sera lui aussi dans la facture d'instance de la personne.
V. Comment facturer les instances?
Pour que les factures d'instance soient facturées auprès du payeur, il faut soit:
- rajouter la prise en charge une fois obtenue
- modifier la date de fin de prise en charge si le renouvellement est validé
- mettre à jour les dates de validité des droits de la sécurité sociale lorsque les parents les ont transmis
-Indiquer les droits de sécurité sociale de la personne dès que l'établissement les a en leur possession
en faisant ces actions, automatiquement, le programme va récupérer toutes les factures d'instance pour les transformer en factures à transmettre au payeur.
Paramétrage des instances dans la gestion des structures
I. Préambule
La gestion des structures permet d'identifier et de paramétrer les établissements et les sections devant réaliser de la facturation.
Il suffit de cocher les établissements et/ou les sections concernées.
Une fois coché, vous devez indiquer les paramétrages qui varient en fonction du type de facturation ( facturation des organismes de santé ( C.P.A.M ) ou de facturation justice et sociale ( Départements)).
II. Codification des instances
Dans chaque type de facturation au niveau de l'établissement, la case à cocher "saisie des prises en charges" permet la saisie des prises en charge dans le(s) dossier(s) de la personne.
De ce fait, la case " gestion des instances" présente dans le paramétrage des sections doit être activée pour que celles ci se génèrent automatiquement lors de la génération des factures.
Rappel de l'instance:
Lorsqu'une personne est présente dans l'établissement mais qu'il n' y a pas de prise en charge, il est nécessaire de différer la facturation des journées.
On créée dans ce cas là, une facture pour le payeur par défaut, facture qui sera annulée et recréée au nom du payeur lorsque la personne sera effectivement prise en charge.
La gestion des instances permet de générer automatiquement ces factures fictives lorsque la prise en charge n'est pas encore connue ou que la date est dépassée. De même, que si les droits de sécurité sociale ne sont pas ouverts ou non renouvelés pour la C.P.A.M.
Ces factures sont régularisées automatiquement lorsque les dates de prises en charges sont saisies.
Gestion de l'instance dans la fiche personne CPAM
Dans la fiche personne, l'onglet "assuré" est divisée en 2 parties dont l'état Civil et les informations de la carte de sécurité sociale.
Dans la partie "carte de sécurité sociale", vous pouvez saisir toutes les informations figurant sur la carte de l'assuré sociale.
Si les dates de validité des droits sont renseignées et si vous avez choisi de gérer les instances, elles seront prises en compte dans la détermination des instances lors de la génération des factures ( si une journée de présence est antérieure ou postérieure aux dates de validité, elle sera considérée comme en instance).
Gestion de l'instance dans la fiche personne (Département)
Supprimer les instances (Fac PJ)
Cette action est souvent utilisée pour réaliser un nettoyage des instances en cours qui n'ont plus lieu d'y être.
Prérequis
Être en administrateur
Procédure
Instances soldées
Quand les instances sont soldées, il est possible de les supprimer en masse par le bouton
Une confirmation est demandée
Personnes sorties
Dans ce cas, il faut utiliser le bouton qui permet de supprimer les instances des personnes sorties. Comme toujours, le programme demande confirmation :
Fact Prix de Journée: Réaliser une trame imposée en XLSX par le payeur
1. Préambule
Cette documentation concerne la gestion des modèles d’export en format xlsx .permettant la génération de fichiers au même format (xlsx.).
Le but est de remplir à partir d’un modèle (xlsx.), des données générées par un ou des profils d’extractions pour répondre aux besoins des conseils départementaux (tels que le CD 30, le CD 59,….).
2. Accès à cette fonctionnalité
Celle-ci est accessible dans le menu « traitements », puis dans l’item nommé « Extraction des factures » .
En bas de la fenêtre qui s’ouvre nous avons ces choix de disponibles :
2.1. La gestion des modèles XLSX
Cet item vous donne accès à la fenêtre suivante
L’item « nouveau modèle » permet de renseigner les caractéristiques du modèle XLSX.
2.2. Création d’un modèle Excel
Les caractéristiques du modèle peut être partagées ou non au niveau « association ».
➢ Le nom du modèle : Ce nom apparaitra dans la fenêtre (capture ci-dessus), listant les modèles crées en format XLSX.
De plus, on retrouvera le nom du modèle dans le profil d’extraction des factures dans le champ « modèle Excel ».
➢ Nom du fichier : Répertoire ou est enregistré le modèle « vierge » en format XLSX.
➢ Nom de l’onglet : Nom donné à l’onglet du modèle utilisé.
➢ Colonne à ignorer (séparées par des « ; ») : On peut ignorer des colonnes à traiter afin que le programme ne touche pas aux cases de mise en forme ou à celles contenant des formules.
Par exemple : Les colonnes B et F sont à ignorer donc dans la case « colonne à ignorer » la chaine sera:
Ci-dessous une capture d’écran de tous les messages d’erreurs possibles sir l’ensemble des champs ne sont pas renseignés.
2.3. Comment renseigner les champs du modèle à exporter ?
Les champs doivent être renseignés comme suit :
Ceci permet au programme de détecter le bon format de la case et d’injecter la donnée selon ce format.
1. Exemple de modèles
3.1. Cas d’un modèle simple
Afin de comprendre comment renseigner les paramètres du modèle prenons un exemple simplifié.
Le fichier « EXPORTPJ_TEST1.xlsx » contient un onglet « TEST » comme ci-dessous :
• On constate que le modèle contient 7 colonnes de (A, B, C, D, E, F, G).
• Aucune colonne n’est à ignorer dans le cas présent.
• La ligne de départ, étant donné qu’il y a une seule ligne d’en-tête sera la ligne « 2 ».
• La ligne de fin sera la ligne « 5 ».
• Dans le cas présent, la ligne suivante sera la ligne « 6 ».
Le fichier présenté précédemment donnerait le paramétrage suivant dans la fiche modèle :
3.2. Cas d’un modèle moyen
Afin de comprendre comment renseigner les paramètres du modèle prenons un exemple moyen.
Le fichier « EXPORTPJ_TEST2.xlsx » contient un onglet « TESTMOYEN» comme ci-dessous :
• On constate que le modèle contient 7 colonnes de (A, B, C, D, E, F, G).
• Aucune colonne n’est à ignorer dans le cas présent.
• La ligne de départ, étant donné qu’il y a une seule ligne d’en-tête sera la ligne « 2 ».
• La ligne de fin sera la ligne « 5 ». (correspondant à la fin du premier tableau)
• La ligne « 6 » est une ligne sans valeur permettant de décomposer sur une même feuille 2 tableaux.
• La ligne suivante sera dans le cas présent la ligne « 7 » indiquant alors le début du tableau suivant.
Le fichier présenté précédemment donnerait le paramétrage suivant dans la fiche modèle :
3.3. Cas d’un modèle complexe
Afin de comprendre comment renseigner les paramètres du modèle prenons un exemple complexe.
Le fichier « EXPORTPJ_TEST3.xlsx » contient un onglet « TESTCOMPLEXE» comme ci-dessous :
• On constate que le modèle contient 24 colonnes de (A à X).
• La colonne « B » doit être ignorée car celle-ci contient une référence (N° DOSSIER)
• La colonne « K » ; « N » ; « R » ; « S » ; « X » sont des colonnes à ignorer car celles-ci correspondent à une somme dont la formule est paramétrée dans le fichier.
• La ligne de départ sera la ligne « 15 », correspondant à la 1ère ligne du tableau.
• La ligne de fin du 1er tableau sera la ligne « 20 ».
• La ligne « 21 » n’est pas en prendre en compte car c’est une ligne qui somme les données.
• La ligne suivante sera dans le cas présent la ligne « 33 » indiquant alors le début du tableau suivant.
NB : Dans cet exemple, ce fichier est composé de 2 tableaux.
Afin que les données puissent s’alimenter dans ces 2 tableaux, il faut impérativement qu’ils contiennent le même nombre de lignes. Sans ça, les données ne pourront pas être exportées.
Le fichier présenté précédemment donnerait le paramétrage suivant dans la fiche modèle :
2. Lien avec le module XLSX et le module de génération des fichiers d’exports
Désormais, vous aurez la possibilité d’associer un profil à un modèle Excel (xlsx).
Description des généralités :
Libellé du profil = Nom de l’onglet du fichier créée (correspondant à la matrice XLSX).
Payeur concerné = dans l’exemple CONSEIL DÉPARTEMENTAL DU GARD
Schéma de contribution= schéma créée dans les ressources permettant de calculer les données attendues
Modèle Excel = modèle du fichier XLSX.
Dans le module génération voici désormais le menu qui apparait en bas de la fenêtre :
Un bouton « Générer le fichier XLSX » est présent seulement si les données dans la liste d’extraction et un modèle XLSX est associé à ce profil d’extraction.
Voici un exemple de fichier généré (en prenant notre fichier exemple) et enregistrable sur disque ou sur GEFI.
Tous les profils d’extraction de factures peuvent être paramétrés en XLSX afin d’automatiser des données à extraire.
Supprimer les factures d'une période quand elles sont éditées en réel
Attention: Cette manipulation est délicate car toutes les données de la facturation du mois sont supprimées et il n' y a pas de possibilité de revenir en arrière.
Prérequis
Être en mode administrateur
Être sur de soi !!!
Procédure
En images
2 - la période
3 - le statut
4 - les écritures
5 - la suppression des factures
6 - la période
Le programme propose de fermer la période.
Il faut répondre Oui si l'utilisateur n' a pas besoin de refaire les factures et Non s'il a besoin de les refaire.
Si l'administrateur n'a pas cette information, il peut répondre Oui et fermer la période, Son ouverture fait partie des traitements à la disposition de l'opérateur.
Fact Prix de Journée : Clôture ou ouverture manuelle d'une période
Prérequis
Cette action peut être utilisée dans le cas ou la gestion des périodes est en mensuelle et que l'établissement est fermé sur une période et durant laquelle elle ne doit pas facturer.
Être en mode administrateur
Procédure
En images
2 - la période
3 - le statut
Facturation Prix de Journée : Mettre à jour un nouveau tarif
I. Fiche produit
Prérequis : Avoir les droits dans le menu fichier de base / produits
Procédure:
Aller en modification du produit concerné.
Dans la fiche du produit, positionnez vous dans l'onglet tarif.
Créer un nouveau tarif avec l’icône "feuille blanche" en indiquant la date de début; le tarif et le schéma comptable .
Valider et confirmer la modification de la fiche produit.
II. Mettre à jour le tarif des produits dans une période de facturation ouverte
Vous être en train de réaliser votre facturation du mois et celles ci n'ont pas été encore éditées en réelles.
1ère possibilité :
- Aller dans le menu "Traitements" puis "Période"
- Régénérer celle-ci( Attention: cela réinitialise votre saisie et le tarif sera à jour)
2ème possibilité :
Vous être en train de réaliser votre facturation du mois et celles ci sont soit non éditées ou éditées en réelles
- utiliser cette icône pour affecter le nouveau tarif en facturation.
III. Réaliser un rappel de prix de journée
Consulter cette page: rappel de prix de journée
Privé Fact prix de journée : Comment mettre en place cette application chez le client
Ce chapitre est dédié aux techniciens mettant en place la facturation prix de journée.
Fact Prix de journée: Importer des usagers depuis un applicatif externe
1. Présentation du module
L’interface d’importation permet d’intégrer dans la facturation Prix de journée EIG un fichier regroupant les usagers devant être créés dans l’applicatif.
2. Paramètres généraux
Le module d’import est activable en mode administrateur. Celui-ci est accessible dans le menu Pupitre/ Transfert de fichier texte.
3. Prérequis
Préalablement au traitement d’importation et pour chaque section de facturation concernée, il faut avoir créé dans le menu Fichier de base :
- Un calendrier
- Un payeur
- Un produit
Ces éléments seront affectés par défaut à tous les usagers importés.
4. Descriptif fonctionnel
La passerelle ne traitera pas de modifications ou des suppressions de données. Aucun historique de facturation ne sera transféré.
Dans une 1ère étape : Les fichiers sont lus et exploités en traitement d’initialisation grâce au « pré-transfert ».
Dans une 2ème étape : Si le fichier est correct, le transfert des données peut être effectué.
Dans ce cas-là, chaque usager créé se verra affecter un dossier, une prise en charge avec un payeur, un placement avec un calendrier et un produit.
5. Données à importer
Le fichier remis par les clients doit être un fichier de type *.csv,*.xlsx afin de contrôler le contenu de celui-ci.
Le fichier à importer doit respecter le format suivant :
- Il se présentera comme un texte brut (*.txt)
- Il devra contenir des séparateurs de champs de type « tabulation »
- Le nom du fichier est libre.
- Il sera déposé dans un répertoire accessible en modification depuis le poste ou EIG est installé.
La première ligne (entête) est obligatoire et ne sera pas importée, celle-ci permet uniquement de déterminer le contenu des colonnes lors de la constitution du fichier.
6. Structure du fichier de usagers
N° |
Nom de la colonne |
Format |
Taille |
Description |
1 |
No entrée |
Standard |
10 |
Visible au niveau du dossier, référence au numéro d'entrée. Identifiant usager commune entre les 2 logiciels |
2 |
Nom |
Texte |
40 |
Chaine de caractères |
3 |
Prénom |
Texte |
40 |
Chaine de caractères |
4 |
Sexe |
Standard |
1 |
0 = Masculin ; 1 = Féminin ; 2 = Inconnu |
5 |
Nationalité |
Standard |
1 |
0 = Française ; 1 = CEE ; 2 = Autre |
6 |
Date de naissance |
Date |
10 |
JJ/MM/AAAA |
7 |
Date d’entrée |
Date |
10 |
JJ/MM/AAAA |
8 |
Date de sortie |
Date |
10 |
JJ/MM/AAAA |
9 |
Début de PEC |
Date |
10 |
JJ/MM/AAAA |
10 |
Fin de PEC |
Date |
10 |
JJ/MM/AAAA |
11 |
No Sécurité sociale |
Standard |
13 |
Chiffres sans espace entre eux |
12 |
Clé SS |
Standard |
2 |
Chiffres sans espace entre eux |
Questionnaire de démarrage Fact Prix de Journée Justice et sociale (CD)
1. Structure de la base "facturation "
Établissement en dotation globale: OUI /NON
Périodicité de facturation:
-
- Mensuelle : OUI /NON
- Quinzaine: OUI /NON
- Autre : à préciser
Y a t il une gestion d'instances? OUI /NON
Informations bancaires:
-
- IBAN
- BIC
- Intitulé du compte:
- Domiciliation du compte:
L'ouverture de l'établissement:
-
- Est-il ouvert tout au long de l’année ? OUI / NON
- Est-il fermé durant les vacances scolaires ? OUI /NON
- Si oui : (merci de nous remettre le calendrier d’ouverture de l’établissement)
- Y a-t-il des calendriers particuliers en fonction du type d’accueil ? OUI / NON
- Si oui : (merci de nous remettre les calendriers spécifiques)
2. Bases de données
Les payeurs
- Lister les payeurs dont les reversements sont en NET (facture prix de journée – reversions)
-
- Lister les payeurs dont les reversements sont BRUT (quantité de journées * prix)
-
- Transmettez-vous des factures sur le portail CHORUS ? OUI / NON
- Transmettez- vous des factures via vers un portail ? OUI / NON
Si OUI : lesquels -
Les produits
Quels sont les types de produits utilisés par votre établissement ?
-
- Produit « prix de journée » : OUI / NON
- Produit « prix de journée » pour convenance personnelle : OUI / NON
- Produit « prix de journée » pour hospitalisation : OUI / NON
- Produit « prix de journée » pour hospitalisation psychiatrique : : OUI / NON
- Produit « prix de journée » carencé : OUI / NON
- Forfait hospitalier : OUI / NON
- APL : OUI / NON
- Autres : à préciser
Pour chaque produit facturé, merci de nous transmettre le dernier tarif pratiqué par l’établissement.
Les absences
Lister les motifs d’absence que l’établissement pratique :
Est-ce que ces absences viennent en déduction des jours de présence ? OUI / NON
- Si OUI : les détailler
Y a-t-il des absences avec un délai de carence ? OUI / NON
- Si OUI : les détailler
Y a-t-il des absences facturées ? OUI / NON
- Si OUI : les détailler
Si vous avez des absences « facturées », préciser la nature et le tarif pratiqués et si arrêt de facturation.
3. La facturation
Remettre un exemplaire de facture attendue pour chacun de vos payeurs ( Conseil Départemental) en support Excel.
4. La comptabilisation
Préciser les comptes comptables et d'instances pour :
- chaque payeur
- chaque produit
Questionnaire de démarrage: la gestion des ressources (CD)
1. Structure de la base « ressources»
Est-ce que l’établissement gère les instances ? OUI / NON
Y a-t-il une gestion de prélèvements pour le règlement des factures des usagers ? OUI / NON
- Si NON : quels sont les autres types de règlements?
Si votre établissement est de type « FOYER D’HÉBERGEMENT », récupérez-vous des données issues de la paye ? OUI / NON
- Si OUI : les préciser
2. Les usagers
Quelles ressources peuvent avoir les usagers de votre établissement ?
-
- Mutuelle
- Frais de tutelle
- Autres… (les détailler)
3. Les factures de contributions
Merci de nous remettre un exemplaire de votre facturation de contribution avec le détail des calculs par département.
4. La comptabilisation
Préciser les comptes comptables et d'instances pour les ressources de :
-
- chaque payeur
- chaque produit
Ouvrir la toute première période de facturation prix de journée
Postulat
L'utilisatrice démarre une nouvelle section de facturation prix de journée. Elle veut créer sa première période à juin 2024 mais l'ouverture de la première période propose systématiquement le mois courant. A ce jour, septembre 2024 :
Ceci est lié à la création du paramètrage de la section qui indique que le dernier jour facturé est le dernier jour du mois courant.
Prérequis
Si ce n'est pas le cas, contacter un supérieur hiérarchique afin qu'il pratique la manipulation.
Comment procéder ?
Fact Prix de journée: Codifier une personne en Externat
Dans des établissements, nous pouvons trouver différents types d'accueil, comme par exemple, des accueils en EXTERNAT.
La facturation doit donc être décomposée :
- une facturation doit être établie au Conseil départemental et une autre au résident.
Pour réaliser ce type de facturation: la procédure est la suivante
I. Dans la fiche personne: Créer 2 dossiers de facturation.
1. Créer un 1er dossier de facturation pour le CD 83 (par exemple) avec la P.E.C et le Placement comme suit:
2. Créer un 2ème dossier de facturation pour la personne avec la P.E.C et le Placement comme suit:
Dans l’onglet paramètres de ce dossier, identifiez le compte comptable de la personne, celui-ci apparaitra alors dans le bandeau vert du dossier.
- Par exemple,les éléments de facturation à mettre dans le dossier peuvent être les suivants:
Comment identifier le payeur imposé à la personne?
au niveau du Payeur, liste déroulante: choisir imposé
dans la zone d'à côté, gommer le payeur ( il faut que la zone soit vide)
puis faire "tabulation"
automatiquement, le champ s'alimentera de la personne
En conclusion, les dossiers de facturation dans la fiche personne doivent être codifiés ainsi :
II. En saisie des factures.
La personne aura 2 dossiers de facturation :
- Un dossier pour le CD 83 ( par exemple)
- Un dossier pour la personne
Pour le CD83, il faudra utiliser les motifs d’absence dites " facturées" (exemple : ABS EXT< 72H)
Alors que pour la personne, il ne faudra pas utiliser les motifs d’absences mas utiliser « non facturé » en double cliquant sur le produit
Fact Prix de journée: Codifier une personne en accueil temporaire
Dans des établissements, nous pouvons trouver différents types d'accueil, comme par exemple, des accueils Temporaires Complets et/ou partiels.
I. Créer 1 dossier de facturation dans la fiche personne
Dans l’onglet « Dossiers » de la personne : Créer un dossier de facturation avec la P.E.C et le placement
- Par exemple,les éléments de facturation à mettre dans le dossier sont :
- PJ ATTC avec comme payeur CD 83 ACCUEIL TEMPO
- PAR USAGER ACC TEMPO avec comme payeur imposé à la personne
Fact Prix de journée : modifier le numéro de SIRET
Introduction
Il arrive parfois que les utilisateurs de la facturation "Prix de Journée" aient besoin de faire figurer le nouveau numéro de SIRET sur les factures suite à un changement.
Le SIRET est enregistré dans la "Gestion des associations" accessible par l'icône représentée par 3 boules de couleur sur une main dans la barre des programmes disponibles après avoir saisi le mot de passe EIG et cliquer sur "Connexion" :
Généralement, les personnes en charge de la facturation n'ont pas accès à cette option. Elles doivent donc faire appel un responsable hiérarchique afin qu'il fasse la modification.
Une fois ce module ouvert, la liste des établissements et sections est affichée. Il faut cliquer sur celui à mettre à jour, le SIRET est enregistré avec l'adresse de l'établissement sous la forme du SIREN (les 9 premiers caractères) et le NIC (les 5 derniers caractères). En efet, SIREN + NIC = SIRET. A moins d'une réimmatriculation générale (qui se produit, par exemple, quand le siège social déménage), seul le NIC doit être modifié. En effet, le SIREN est commun à tous les établissements.
La modification s'effectue par le bouton ou le crayon pointe sur la page blanche.
A l'intérieur, les données sont affichées dans le sous-onglet "Autres". Il faut y accéder par le bouton "Changer l'adresse" :
La liste des adresse est affichée avec l'entête suivante :
Il faut sélectionner l'adresse à modifier, la ligne est surlignée en bleu et cliquer sur le bouton modifier (le même que précédemment) :
Une fois dans l'adresse, il faut cliquer sur l'onglet "Divers" pour modifier le NIC (ou le SIREN et le NIC) puid cliquer sur le bouton "OK" :
Il faut ensuite cliquer sur le V vert de la liste de adresses puis sur le "OK" de la fiche établissement. Le SIRET est modifié dans la codification générale (elle est commune à tous les logiciels y compris la GRH puisque le le SIRET est édité sur le bulletin de paye et transmis en DSN).
Afin que la modification soit complète, l'utilisateur final de la facturation doit :
- Fermer le logiciel
- Revenir sur l'écran de saisie du mot de passe (appelé le connecteur)
- Cliquer sur "Déconnexion"
- Ressaisir son mot de passe
- Se reconnecter
- Relancer le logiciel de facturation
Le SIRET est modifié.