Technique - Facturation Prix de journée

Gérer les étapes mensuelles de la facturation prix de journée

Introduction

Cette page énumère les différentes étapes de la facturation prix de journée. En les suivant, la facturation se déroule parfaitement.

Principe de départ

La période précédente de facturation est close et la période actuelle n'est pas encore ouverte.

1ère étape

2ème étape

Effectuer les rappels s'il y a eu un changement de tarification à effect rétroactif.

3ème étape

4ème étape

5ème étape

6ème étape

Procéder à la télétransmission des factures pour les structures concernées

7ème étape

8ème étape

Effectuer les traitements de fin de période (Edition comptable, intégration des écritures en comptabilité, clôture).

9ème Etape

Faire le listing préparatoire de la période suivante (Etape facultative mais conseillée)

Remarques

Si la génération des factures est impossible à cause des calendriers (souvent début février pour faire la facturation de janvier), il faut aller dans les fichiers de base pour mettre à jour les calendriers existant en générant la nouvelle période (IL NE FAUT SURTOUT PAS CREER DE NOUVEAU CALENDRIER).

Si les prix de journées sont à changer, il faut aller dans les fichiers de base, dans les produits, pour modifier ou ajouter les tarifs (IL NE FAUT PAS CREER DE NOUVEAUX PRODUITS).

Si une nouvelle personne est créée après la génération de la facturation, il faut aller en saisie des factures, tout en bas, pour trouver cette personne avec zéro jour, cliquer sur le nom de la personne une seule fois pour qu’elle soit sélectionnée et cliquee sur le bouton inclusion.

Fact Prix de Journée : Génération d’un calendrier

Prérequis :

Il est nécessaire d’avoir l’accès aux traitements mensuels de la facturation prix de journée.

A l’ouverture de la période vous obtenez le message d’erreur suivant :
"Calendrier EMP n ‘a pas été généré pour la période – Génération Impossible"

Génération du calendrier:

Sélectionner le menu Fichiers de bases / Calendriers

image-1660291624038.png

Modification du nombre de jours d’ouverture :

Vous pouvez ajuster le nombre de jours par mois en fonction de votre calendrier d’ouverture.

Cette opération est à exécuter sur les mois concernés.
Valider l’ensemble des écrans image-1660291741179.png

 

Fact Prix de Journée : Ouverture d’une période et génération des factures

Prérequis :

Il est nécessaire d’avoir l’accès aux traitements mensuels de la facturation prix de journée.
Il faut se positionner sur une section comptable (niveau le plus bas des structures).
Il faut que la période précédente ait le statut « clos » et que le calendrier soit généré.

Ouverture d’une période de facturation :

Sélectionner le menu Traitements / périodes

image-1660292528490.png

Cliquer sur l’icône nouvelle période image-1660292557731.png

Valider en cliquant sur l’icône image-1660292595615.png

Générer les factures :

Cliquer sur l’icône génération des factures image-1660292637285.png

Ce traitement prépare les factures individuelles en fonction des éléments mis dans les dossiers des personnes.

Fact Prix de Journée : Comptabilisation et clôture d’une période de facturation

Prérequis :

Il est nécessaire d’avoir l’accès aux traitements mensuels de la facturation prix de journée.
Il faut se positionner sur une section comptable (niveau le plus bas des structures).
Il faut que toutes les factures soient éditées en réelles.

Comptabilisation des factures :

Sélectionner le menu Traitements / périodes

image-1660293238198.png

Votre période est maintenant close, aucune modification ne pourra être apportée à vos factures pour cette période

Fact Prix de Journée & Ressources : Comptabilisation déséquilibrée

 

Dans l'application Facturation prix de journée, en gestion des périodes, dans les traitements fin de mois, lorsque la comptabilisation des factures est déséquilibrée, les messages d'application signalent :

image-1660309359187.png

image-1660309575127.png

Pour corriger, il faut être avec la/le client (e) et vérifier les points suivants :

Dans le menu administration:

image-1660310282807.png

- Contrôler les affectations et les schémas comptables

dans le menu Fichiers de base

image-1660310549393.png

 

conclusion:

La plupart du temps, la comptabilisation déséquilibrée vient du fait qu'ils changent le schéma de comptabilisation dans l'onglet  compte mais pas dans l'onglet d'instance du produit .

 

 

 

 

 

Fact Prix de Journée: Corriger le format d'une facture tronquée

Lorsqu'on visualise à l'écran les factures, celles ci apparaissent correctement. Néanmoins, lorsqu'on les sort en papier ou en format PDF, celles ci sont tronquées.

Solution:

Passé sur Chrome
--> paramétrage lors de l'impression --> "plus de paramètres" > "Mise à l'échelle" > "Adapter à la zone imprimable"

Fact Prix de Journée: Erreur 0098C618 lors d'une saisie d'absence

Dans l'application Facturation Prix de journée, l'item "saisie des factures", on saisit une absence d'une personne, le programme signale le message d'erreur suivant:

image-1660312634209.png

 

Solution:

Il faut se positionner sur la personne et utiliser l'item image-1660312964658.pngpour réaliser une exclusion inclusion.

Puis, ressaisir l'absence de la personne en se positionnant sur le mois.

 

 

Fact Prix de Journée: Erreur 014EDD00 lors d'une saisie d'absence

Dans l'application Facturation prix de journée, dans l'item "saisie des factures", on saisit une absence d'une personne, le programme signale le message d'erreur suivant:

image-1660313868354.png

 

Solution:

Il faut se positionner sur la personne et utiliser l'item image-1660312964658.pngpour réaliser une exclusion inclusion.

Aller dans le menu "fichier de base", item " Motifs d'absence"

Se positionner sur l'absence concernée

exemple " hospitalisation" et vérifier les produits codifiés dans celle-ci.

image-1660314114093.png

L'erreur vient du fait que le produit paramétré est le même que celui qui est indiqué dans les éléments de facturation du dossier de la personne et qu'on retrouve en saisie des factures.

image-1660314424913.png

La correction a faire est la suivante:

Aller dans les fichiers de base, item "produits"

Créer un produit "hospitalisation"

image-1660314476929.png

Le rattacher au motif d'absence "hospitalisation".

La saisie de l'absence sera correcte.

 

 

Fact Prix de Journée : Dévalider les factures éditées en réelles d'un mois

Cette intervention ne peut être effectuée qu'en mode administrateur dans l'application Facturation Prix de Journée image-1723624044005.png

image-1724062148165.png.

 

Prérequis

Avoir le statut « ouvert » dans la gestion des périodes   du menu "Traitements", item "Périodes".

Si tel n’est pas le cas, aller en modification de celle-ci et changer le statut image-1660823953794.png clos à ouvert.

Supprimer les écritures de comptabilisation image-1660823972996.png dans le traitement fin de période image-1660824064685.png .

Le statut de la comptabilisation passe d'« Effectuée » à « Non ».

Déroulement

Aller en saisie des factures image-1660824702748.png dans le menu "Traitements".

Invalider les factures d'un mois complet

Se positionner sur une personne et sur le mois pour accéder à la saisie regroupée d’une absence :

image-1660825263452.png

Saisie une absence regroupée et valider : 

image-1660825332163.png

Invalider la(es) facture(s) d'une seule personne
  1. Se positionner sur une personne et sur le mois pour accéder à la saisie regroupée d’une absence et saisir une absence. Valider.
  2. Se positionner sur une personne et sur la ligne de facturation en utilisant la croix rouge pour la supprimer.
  3. Exclure la personne même si pour celle-ci la facture avait été déjà éditée en réelle en utilisant l'item "Exclusion"

 

 

Facturation Prix de Journée : Dévalider une seule facture éditée en réel

Cette intervention, autrefois réservée aux techniciens d'EIG en mode pupitre dans l'application Facturation Prix de Journée peut maintenant être réalisée par l'administrateur.

Prérequis

Il convient donc d'être connecté en mode Administrateur :

image-1719472779253.png

L'écran de saisie des factures ne doit pas être ouvert. S'il l'est, il convient de le fermer

image-1719561891686.png

Comment procéder

Avoir le statut « ouvert » dans la gestion des périodes   dans le menu "Traitements", item "Périodes".

Si tel n’est pas le cas, aller en modification de celle-ci et changer le statut image-1660823953794.png clos à ouvert.

Supprimer les écritures de comptabilisation image-1660823972996.png dans le traitement fin de période image-1660824064685.png .

Le statut de la comptabilisation passe  en « Effectuée » à « Non ».

Aller en saisie des factures image-1660824702748.png dans le menu "Traitements".

Se positionner sur la personne et double cliquer sur le mois pour accéder à la saisie d’une absence ou utiliser l'itemimage-1660825800665.png

image-1660825952073.png

En saisir une et valider.

image-1660826014196.png

Prévenir l'utilisateur qu'il peut accéder de nouveau à la modification de la facture. Lui conseiller de fermer le programme de la facturation prix de journée et de le rouvrir.

 

Fact Prix de Journée & Ressources: Paramétrer les données GRH pour les intégrer dans un schéma

Prérequis

Ce mode opératoire s'adresse à l’ensemble des utilisateurs bénéficiant des droits de paramétrage en GRH.

Les paramétrages à effectuer en amont de l’extraction en GRH

  1. Paramétrage des rubriques

Il faut paramétrer les rubriques nécessaires qui permettront d’établir les factures de contribution.

Autres paramètres ->paramètre des éditions -> onglet ressources

Pour paramétrer une rubrique, il faut cliquer sur la feuille blanche « ajouter un code ressources », déterminer un code à 4 chiffres.

Affecter une rubrique de paye en double cliquant sur la ligne.

Le code ressource doit se présenter ainsi pour qu’il soit valide :

image-1660826355037.png

   2. Paramétrage de la fiche individuelle du salarié

Pour que les données puissent s’intégrer en gestion des ressources.

Cocher l’extraction des ressources dans l’onglet TH de la fiche individuelle du salarié : 

image-1660826487932.png

   Paramétrage dans le schéma de contribution dans le logiciel Facturation Prix de journée, "ressources".

La ligne de calcul dans le schéma de contribution pourra être paramétrée de la manière suivante :

image-1660826589415.png

Fact Prix de Journée Ressources : Index hors limite (-1) lors de la comptabilisation

 

Lors de la comptabilisation des ressources, le programme signale le message d'erreur suivant :

image-1660827841305.png

Ce message indique qu'il y a une erreur de comptabilisation.

Le programme s'arrête immédiatement sur la facture sur laquelle il y a un incident.

Très souvent, cette erreur arrive lorsqu'il y a une personne partagée entre plusieurs établissements.

Solution:

Corriger dans la fiche personne, onglet compta/Banque l'affectation comptable.

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Fact Prix de Journée: Transmettre un fichier à mon payeur absent de la gestion des transmissions

Cette intervention ne peut être effectuée qu'en administrateur dans l'application Facturation Prix de Journée

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Prérequis

A utiliser en cas de rejet global de la facture ou partiel ou parce que les références de télétransmission n'étaient pas correctement codifiées dans la fiche payeur, fiche produit ou dans le référent payeur.

Procédure

Aller dans le menu "Traitements".

Sélectionner la saisie des factures image-1660829952212.png.

Trier les factures par payeur :

image-1660830053115.png

Se positionner sur le payeur et marquer toutes les factures de celui ci à télétransmettre image-1660830073751.png.

En édition des factures image-1660830093235.png, valider les factures du payeur concerné.

Aller en gestion des transmissionsimage-1660830110044.pngafin de contrôler que le fichier a bien été créé au niveau du référent payeur.

image-1660830326717.png

Se déconnecter.

L'utilisateur peut de nouveau se connecter avec ses identifiants pour éditer les factures en réel, générer et transmettre le lot au payeur.

 

Fact Prix de Journée : Retransmettre de nouveau un lot à un payeur

Dans l'application prix de journée.

Menu " traitements", "gestion des transmissions".

Sélectionner les fichiers transmis dans l'item image-1660830593554.png.

Choisir le fichier et le transmettre à nouveau.

image-1660830686934.png

Fact Prix de Journée :Transmettre une facture rejetée suite à une erreur de codification dans la carte de sécurité sociale

1ère étape

Modifier dans la fiche personne dans l'onglet "assuré" les informations devant être corrigées.

image-1660830845882.png

2ème étape

Aller en gestion des transmissions.

Rechercherimage-1660830945884.pngla facture transmise .

Ouvrir le fichier et le lot.

Se positionner sur la facture et copier la dans le presse factureimage-1660831017930.png

Revenir image-1660830945884.png  pour voir uniquement les fichiers non transmis.

Sélectionner le référent payeur image-1660831159022.png

Créer un fichierimage-1660831207198.png

le message suivant apparait: 

image-1660831287885.png

Confirmer à oui la création.

Se positionner sur le fichier puis sur la facture présente dans le presse facture.

Coller la facture du presse facture dans le fichier image-1660831407773.png

Le message suivant apparait:

image-1660831442317.png

Confirmer à oui la création.

Le lot pourra être généré et transmis au payeur.

 

 

Réaliser l'extraction des données GRH vers la gestion des ressources

Prérequis :

Avoir paramétré les rubriques de paye à extraire, que la fiche individuelle soit paramétrée pour l’extraction, que les rubriques de paye à extraire soit incluses dans les schémas de facturation et que la fiche personne dans les ressources soit rattachée à un schéma de calcul.

L’extraction vers ressources : dans le logiciel GRH

NOTA BENE:

La paye doit être calculée pour tous les salariés et validée. Il est conseillé de le faire une fois que la DSN en réel est passée et donc que la période de paye soit passée au mois suivant.

Choisir le mois à intégrer et lancer l’extraction avec l’éclair.

image-1660832008217.png

Dans le logiciel de facturation en gestion des ressources

Si la période n'est pas ouverte, la créer avec la feuille blanche.

Générer avec la validation (cette manipulation va chercher le fichier .txt pour reprendre les données).  

image-1660832239853.png

Fact Prix de Journée : le fichier D:\EIG\FIC\Transmission\A..... ne peut être créé

Dans l'application prix de journée.

Gestion des transmissions: le programme signale l'erreur suivante au moment de la génération du fichier:

image-1660833406129.png

Solution:

Le service informatique doit donner les droits d'écriture sur le dossier indiqué dans le message aux utilisateurs.

 

 

 

Gestion des ressources: Mise en place des prélèvements

Prérequis : Avoir calculer le montant de la contribution de l'usager à ses frais d'hébergement et que celles-ci soient éditées en réelles.

Etape 1 :  Paramétrer l’IBAN de l’établissement en gestion des associations  image-1663833733513.png

Etape 2: Aller dans le programme de gestion des ressources

Accéder au menu : Administration /paramétrages structure

Cliquer sur l’icône modificationimage-1663833865007.png

Choisir l’onglet « Prélèvement », remplir toutes les informations bancaires et valider.

image-1663833928958.png

 

Etape 3 :  Paramétrer l’IBAN des usagers concernés.

Accéder au menu: Fichiers de base / personnes


Double cliquer sur la personne concernée, choisir l’onglet « compta / Banque »


Dans mode de paiement, choisir l’item : Prélèvement et renseigner l’IBAN de l’usager (ou de la personne qui sera prélevée) et valider.

image-1663834159990.png


Vous pouvez ensuite cliquer sur « Consultation du RUM » et imprimer le RUM.

Etape 4 : Générer le fichier des prélèvements.


Etablir la facturation des contributions et l'éditer en réel.

Aller dans le menu : traitements/ prélèvement

La liste des usagers en prélèvement apparait, sélectionner les usagers et générer le fichier.

 

 

Fact Prix de Journée : Comment créer un rejet?

Prérequis : Avoir facturé sur une période précédente.

Dans quel cas utiliser le rejet?
Le rejet s’utilise sur des factures du mois précédent, qui ont été éditées en réelles.

Celles-ci ont été transmises et  le financeur rejette le paiement.

Procédure:
Dans Traitement / périodes, les périodes précédentes doivent être closes.

En saisie des factures : Se positionner sur la personne concernée par le rejet.

Utiliser le bouton « saisie d’un rejet pour cette personne »image-1663836164693.png

Sélectionner la facture qui fait l’objet d’un rejet : cliquer sur la Facture


Valider et confirmer


La facture sélectionnée est donc annulée (nombre de journée en négatif) et une copie supplémentaire est créée.

Reste à corriger la facture ainsi créée par le rappel.

Seule la facture positive sera à éditer et transmettre (si non en instance), celle en négative sert à équilibrer la comptabilité

Fact Prix de Journée: La gestion des absences

La gestion des absences est un module que vous retrouvez dans le Menu « Fichier de Base », « Motifs d’absences ».

Fact Prix de Journée: La gestion des absences

La création d’une absence avec gestion d’une carence

Prérequis: Avant la mise en place d'une absence facturée, il faut:

- Avoir créer les produits ( fichiers de base / produits) qui ne sont pas utilisés dans le dossier de la personne.

Exemple:

 

Remarque:

Dans le cadre d’un motif d’absence facturée, il est possible de choisir le nombre de jours de carence (3 par défaut).
Le produit à utiliser avant que ce délai soit échu et celui à utiliser après ce délai.
Un arrêt de facturation est également paramétrable (30 jours par défaut)

Le nombre de jours de carence peut aller de 0 à 30 jours. L’arrêt de facturation de 0 à 365 jours

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Fact Prix de Journée: La gestion des absences

La saisie des absences avec gestion des carences

En saisie des factures, se positionner le mois de la personne pour accéder à la gestion des absencesimage-1663839649599.png.

image-1663839624384.png

La fenêtre de saisie des absences se présente désormais comme suit en saisie des factures.

image-1663839713685.png

Le tableau des absences vient mettre à jour en cascade la liste des produits en fonction du paramétrage des motifs d’absences.


Le programme déclenche suivant les délais de carences indiqués et les produits de substitution choisis les lignes de factures dans la partie supérieure.


Quand on valide la saisie les modifications se font en cascade pour la personne.

Remarque importante :
La saisie se fait désormais par payeur et pour une facture donnée.


Pour une saisie des absences dont les payeurs sont différents, l’application gère la mise à jour des factures pour ce ou ces autres payeurs en cascade.

Si un arrêt de facturation est détecté un « lien » apparait comme ci-après et permet sur clic de voir le détail (total des absences pour le ou les motifs + seuils sur l’année civile).

image-1663839825669.png

Détails :

image-1663839845451.png

En saisie des factures apparaitra les produits de substitution:

image-1663839955295.png

Fact Prix de Journée: La gestion des absences

la création d'une absence facturée sans carence

Prérequis: Avant la mise en place d'une absence facturée, il faut:

- Avoir créer les produits ( fichiers de base / produits) qui ne sont pas utilisés dans le dossier de la personne.

Exemple:

Pour gérer les absences facturées après le délai de carence:

 

Dans les motifs d'absence: Créer un motif d'absence

image-1663840456987.png

Un arrêt de facturation est également paramétrable (30 jours par défaut).

 

 

 

 

Fact Prix de Journée: La gestion des absences

La saisie des absences sans délai de carences

La fenêtre de saisie des absences se présente désormais comme suit :

image-1663840665069.png

 

Les interactions sont similaires à l’ancienne version mais la différence vient du fait que chaque interaction avec le tableau des absences vient mettre à jour en cascade la liste des produits en fonction du paramétrage des motifs d’absences.

 

Dans la saisie des factures, le produit rattaché à l'absence apparait comme suit:

image-1663840772664.png

Fact prix de journée : Comment générer un rappel de prix de journée

nouveau tarif

Prérequis : Avoir facturé sur une période close à un mauvais tarif.

Avoir mis à jour le tarif ( voir lien ci dessous).

Facturation Prix de Journée : Mettre à jour un nouveau tarif

Dans Traitement / périodes, toutes les périodes doivent être closes et comptabilisées.

Procédure:

     Dans le menu traitement / gestion des rappels, créer une période de rappel

     Double cliquer sur la période créée, pour vérifier les dates de début et de fin, ainsi que les produits concernés.

     Cocher les éléments nécessaires.

     Générer les factures de rappel via l’éclair.

     Vérifier les factures de rappel dans Traitement / saisie des rappels

     Éditer les factures dans Traitement / Édition des rappels

     Dans Traitement / saisie des rappels, aller dans les traitements de fin de rappel pour comptabiliser et clôturer la période de rappel

facturation prix de journée: Facture individuelle ou regroupée

Pour réaliser une facture auprès du payeur en regroupée ou en individuelle, la démarche est la suivante:

- Aller dans Fichiers base/payeurs

-Double cliquer sur le payeur concerné pour aller en modification de sa fiche

- Positionnez vous dans l'onglet " Factures"

- Cocher " Facture individuelle" ou décocher la pour avoir une facture regroupée

- Relancer une édition de vos factures pour que cette modification soit prise en compte

image-1708606672270.png

Facturation Prix de Journée : Mettre à jour un nouveau tarif

I. Fiche produit

Prérequis : Avoir les droits dans le menu fichier de base / produits

Procédure:

Aller en modification du produit concerné.

Dans la fiche du produit, positionnez vous dans l'onglet tarif.

Créer un nouveau tarif avec l’icône "feuille blanche" en indiquant la date de début; le tarif et le schéma comptable .

Valider et confirmer la modification de la fiche produit.

image-1708600987267.png

 

II. Mettre à jour le tarif des produits dans une période de facturation ouverte

Vous être en train de réaliser votre facturation du mois et celles ci n'ont pas été encore éditées en réelles.

1ère possibilité :

-  Aller dans le menu "Traitements" puis "Période"

- Régénérer celle-ciimage-1708601400371.png( Attention: cela réinitialise votre saisie et le tarif sera à jour)

image-1708601380631.png

 

2ème possibilité :

Vous être en train de réaliser votre facturation du mois et celles ci sont soit non éditées ou éditées en réelles

- Aller dans le menu " Traitements" puis "Saisie des factures"

- utiliser cette icôneimage-1708601799512.png pour affecter le nouveau tarif en facturation.

image-1708602019404.png

 

III.  Réaliser un rappel de prix de journée

Consulter cette page: rappel de prix de journée

Facturation Prix de journée : Les instances

Facturation Prix de journée : Les instances

Présentation d'une instance

I. Qu'est ce qu'une instance?

Une instance est une facture en attente dont l'établissement n'a pas eu la Prise en Charge ou l'attestation de droits de la sécurité sociale de la personne qu'ils accueillent.

II. Pourquoi les établissements sont dans ce cas là?

Les établissements ayant de la facturation prix de journée sont très souvent confrontés à établir des factures d'instances pour les raisons suivantes:

- Une personne peut bénéficier d'un placement au sein d'un établissement mais le dossier de prise en charge n'est pas encore validé par les autorités. La facture ne peut pas être établie au payeur.

- une personne perçoit une prise en charge mais celle ci doit être renouvelée. Il arrive parfois, que le renouvellement soit fait tardivement et donc la facture ne peut pas être établie au payeur.

- un enfant est sous le numéro de Sécurité Sociale de l'un de ses parents. Celui ci n' a pas renouvelé les droits auprès de la caisse. La facture ne peut pas être établie au payeur

- un enfant peut bénéficier d'un placement au sein d'un établissement mais les droits de sécurité social n'ont pas encore été transmis par la famille donc la facture ne peut pas être établie au payeur.

III. Cas particuliers

Dans certains cas, les familles demandent une prise en charge pour rentrer dans un établissement spécifique (exemple: Foyer de vie). L'établissement accueille la personne mais n' a pas la prise en charge donc la facture est en instance.

une fois que le dossier passe en commission, l'établissement accueillant cette personne s'aperçoit qu'elle n'est pas apte à rester dans ce type d'établissement, donc le dossier est modifié et va être redirigé vers un autre type d'établissement ( exemple: Foyer d'hébergement)

en conclusion, le foyer de vie aura accueillie une personne sans facturer la présence de celui ci auprès du payeur. Nous verrons donc comment gérer ce cas particuliers.

IV.  Les instances dans les ressources

Lorsqu'une personne n'a pas de prise en charge en facturation, il faut que celle ci apparaisse OBLIGATOIREMENT en instance dans les ressources surtout si l'intégration des reversements doit se faire pour les payeurs.

En effet, ce n'est pas parce qu’il est indiqué " instance" sur la facture de la contribution que celle ci ne sera pas facturée auprès de la personne.

cette notion d'instance indique juste que le montant reversé auprès du payeur sera lui aussi dans la facture d'instance de la personne.

V. Comment facturer les instances?

Pour que les factures d'instance soient facturées auprès du payeur, il faut soit:

- rajouter la prise en charge une fois obtenue

- modifier la date de fin de prise en charge si le renouvellement est validé

- mettre à jour les dates de validité des droits de la sécurité sociale lorsque les parents les ont transmis

-Indiquer les droits de sécurité sociale de la personne dès que l'établissement les a en leur possession

en faisant ces actions, automatiquement, le programme va récupérer toutes les factures d'instance pour les transformer en factures à transmettre au payeur.

 

Facturation Prix de journée : Les instances

Paramétrage des instances dans la gestion des structures

I. Préambule

La gestion des structures permet d'identifier et de paramétrer les établissements et les sections devant réaliser de la facturation.

Il suffit de cocher les établissements et/ou les sections concernées.

Une fois coché, vous devez indiquer les paramétrages qui varient en fonction du type de facturation ( facturation des organismes de santé ( C.P.A.M ) ou de facturation justice et sociale ( Départements)).

II. Codification des instances

Dans chaque type de facturation au niveau de l'établissement, la case à cocher "saisie des prises en charges" permet la saisie des prises en charge dans le(s) dossier(s) de la personne.

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De ce fait, la case " gestion des instances" présente dans le paramétrage des sections doit être activée pour que celles ci se génèrent automatiquement lors de la génération des factures.

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Rappel de l'instance:

Lorsqu'une personne est présente dans l'établissement mais qu'il n' y a pas de prise en charge, il est nécessaire de différer la facturation des journées.

On créée dans ce cas là, une facture pour le payeur par défaut, facture qui sera annulée et recréée au nom du payeur lorsque la personne sera effectivement prise en charge.

La gestion des instances permet de générer automatiquement ces factures fictives lorsque la prise en charge n'est pas encore connue ou que la date est dépassée. De même, que si les droits de sécurité sociale ne sont pas ouverts ou non renouvelés pour la C.P.A.M.

Ces factures sont régularisées automatiquement lorsque les dates de prises en charges sont saisies.

 

 

 

 

 

Facturation Prix de journée : Les instances

Gestion de l'instance dans la fiche personne CPAM

 

Dans la fiche personne, l'onglet "assuré" est divisée en 2 parties dont l'état Civil et les informations de la carte de sécurité sociale.

Dans la partie "carte de sécurité sociale", vous pouvez saisir toutes les informations figurant sur la carte de l'assuré sociale.

Si les dates de validité des droits sont renseignées et si vous avez choisi de gérer les instances, elles seront prises en compte dans la détermination des instances lors de la génération des factures ( si une journée de présence est antérieure ou postérieure aux dates de validité, elle sera considérée comme en instance).

image-1708613695691.png

Facturation Prix de journée : Les instances

Gestion de l'instance dans la fiche personne (Département)

Facturation Prix de journée : Les instances

Supprimer les instances (Fac PJ)

Cette action est souvent utilisée pour réaliser un nettoyage des instances en cours qui n'ont plus lieu d'y être.

Prérequis

Être en administrateur

image-1723819106558.png

Procédure

  1. Aller dans le menu "Editions" puis "Gestion des instances en cours"

    image-1724054111679.png image-1724054142938.png

  2. Se positionner sur la ligne du mois de l'instance
  3. Utiliser la croix rouge pour supprimer celle-ci image-1712657270866.png. Le programme demande confirmation, répondre Oui à la demande de confirmation

    image-1724250834319.png

  4. En saisie des factures, l'instance apparait comme instance reprise sur la période 0 à condition que la personne ait toujours un dossier ouvert

Instances soldées

Quand les instances sont soldées, il est possible de les supprimer en masse par le bouton image-1724250894186.png 

Une confirmation est demandée

image-1724250928385.png

Personnes sorties

Dans ce cas, il faut utiliser le bouton image-1724055535170.png qui permet de supprimer les instances des personnes sorties. Comme toujours, le programme demande confirmation : 

image-1724055584159.png

 

Fact Prix de Journée: Réaliser une trame imposée en XLSX par le payeur

1. Préambule
Cette documentation concerne la gestion des modèles d’export en format xlsx .permettant la génération de fichiers au même format (xlsx.).
Le but est de remplir à partir d’un modèle (xlsx.), des données générées par un ou des profils d’extractions pour répondre aux besoins des conseils départementaux (tels que le CD 30, le CD 59,….).
2. Accès à cette fonctionnalité
Celle-ci est accessible dans le menu « traitements », puis dans l’item nommé « Extraction des factures » .

image-1712311179768.png

En bas de la fenêtre qui s’ouvre nous avons ces choix de disponibles :

image-1712311203250.png

2.1. La gestion des modèles XLSX
Cet item vous donne accès à la fenêtre suivante

image-1712311244694.png

L’item « nouveau modèle » permet de renseigner les caractéristiques du modèle XLSX.

2.2. Création d’un modèle Excel

image-1712311286862.png

Les caractéristiques du modèle peut être partagées ou non au niveau « association ».
➢ Le nom du modèle : Ce nom apparaitra dans la fenêtre (capture ci-dessus), listant les modèles crées en format XLSX.
De plus, on retrouvera le nom du modèle dans le profil d’extraction des factures dans le champ « modèle Excel ».
➢ Nom du fichier : Répertoire ou est enregistré le modèle « vierge » en format XLSX.
➢ Nom de l’onglet : Nom donné à l’onglet du modèle utilisé.
➢ Colonne à ignorer (séparées par des « ; ») : On peut ignorer des colonnes à traiter afin que le programme ne touche pas aux cases de mise en forme ou à celles contenant des formules.
Par exemple : Les colonnes B et F sont à ignorer donc dans la case « colonne à ignorer » la chaine sera:

image-1712311305442.png

Ci-dessous une capture d’écran de tous les messages d’erreurs possibles sir l’ensemble des champs ne sont pas renseignés.

image-1712311326330.png

2.3. Comment renseigner les champs du modèle à exporter ?
Les champs doivent être renseignés comme suit :

image-1712311347060.png

Ceci permet au programme de détecter le bon format de la case et d’injecter la donnée selon ce format.

1. Exemple de modèles
3.1. Cas d’un modèle simple
Afin de comprendre comment renseigner les paramètres du modèle prenons un exemple simplifié.
Le fichier « EXPORTPJ_TEST1.xlsx » contient un onglet « TEST » comme ci-dessous :

image-1712311385362.png


• On constate que le modèle contient 7 colonnes de (A, B, C, D, E, F, G).
• Aucune colonne n’est à ignorer dans le cas présent.
• La ligne de départ, étant donné qu’il y a une seule ligne d’en-tête sera la ligne « 2 ».
• La ligne de fin sera la ligne « 5 ».
• Dans le cas présent, la ligne suivante sera la ligne « 6 ».


Le fichier présenté précédemment donnerait le paramétrage suivant dans la fiche modèle :

image-1712311408272.png

3.2. Cas d’un modèle moyen
Afin de comprendre comment renseigner les paramètres du modèle prenons un exemple moyen.
Le fichier « EXPORTPJ_TEST2.xlsx » contient un onglet « TESTMOYEN» comme ci-dessous :

image-1712311432873.png


• On constate que le modèle contient 7 colonnes de (A, B, C, D, E, F, G).
• Aucune colonne n’est à ignorer dans le cas présent.
• La ligne de départ, étant donné qu’il y a une seule ligne d’en-tête sera la ligne « 2 ».
• La ligne de fin sera la ligne « 5 ». (correspondant à la fin du premier tableau)
• La ligne « 6 » est une ligne sans valeur permettant de décomposer sur une même feuille 2 tableaux.
• La ligne suivante sera dans le cas présent la ligne « 7 » indiquant alors le début du tableau suivant.
Le fichier présenté précédemment donnerait le paramétrage suivant dans la fiche modèle :

image-1712311455361.png

3.3. Cas d’un modèle complexe
Afin de comprendre comment renseigner les paramètres du modèle prenons un exemple complexe.
Le fichier « EXPORTPJ_TEST3.xlsx » contient un onglet « TESTCOMPLEXE» comme ci-dessous :

image-1712311475950.png

• On constate que le modèle contient 24 colonnes de (A à X).
• La colonne « B » doit être ignorée car celle-ci contient une référence (N° DOSSIER)
• La colonne « K » ; « N » ; « R » ; « S » ; « X » sont des colonnes à ignorer car celles-ci correspondent à une somme dont la formule est paramétrée dans le fichier.
• La ligne de départ sera la ligne « 15 », correspondant à la 1ère ligne du tableau.
• La ligne de fin du 1er tableau sera la ligne « 20 ».
• La ligne « 21 » n’est pas en prendre en compte car c’est une ligne qui somme les données.
• La ligne suivante sera dans le cas présent la ligne « 33 » indiquant alors le début du tableau suivant.
NB : Dans cet exemple, ce fichier est composé de 2 tableaux.
Afin que les données puissent s’alimenter dans ces 2 tableaux, il faut impérativement qu’ils contiennent le même nombre de lignes. Sans ça, les données ne pourront pas être exportées.
Le fichier présenté précédemment donnerait le paramétrage suivant dans la fiche modèle :

image-1712311513969.png

2. Lien avec le module XLSX et le module de génération des fichiers d’exports
Désormais, vous aurez la possibilité d’associer un profil à un modèle Excel (xlsx).
Description des généralités :
Libellé du profil = Nom de l’onglet du fichier créée (correspondant à la matrice XLSX).
Payeur concerné = dans l’exemple CONSEIL DÉPARTEMENTAL DU GARD
Schéma de contribution= schéma créée dans les ressources permettant de calculer les données attendues
Modèle Excel = modèle du fichier XLSX.

image-1712311539687.png

Dans le module génération voici désormais le menu qui apparait en bas de la fenêtre :

image-1712311561661.png

Un bouton « Générer le fichier XLSX » est présent seulement si les données dans la liste d’extraction et un modèle XLSX est associé à ce profil d’extraction.
Voici un exemple de fichier généré (en prenant notre fichier exemple) et enregistrable sur disque ou sur GEFI.

image-1712311580627.png

Tous les profils d’extraction de factures peuvent être paramétrés en XLSX afin d’automatiser des données à extraire.

 

Supprimer les factures d'une période quand elles sont éditées en réel

Attention: Cette manipulation est délicate car toutes les données de la facturation du mois sont supprimées et il n' y a pas de possibilité de revenir en arrière.

Prérequis 

Être en mode administrateur

image-1723111715939.png

image-1723188507275.png

Être sur de soi !!!

Procédure
  1. Aller dans le menu " Traitements" puis "Périodes"
  2. Sélectionner la période de facturation et double-cliquer sur celle ci.
  3. Changer le statut de clos à ouvert en utilisant la double flèche jaune et violette
  4. Passer en traitement de fin de période pour supprimer les écritures de la comptabilité
  5. Revenir sur la fenêtre de la période et utiliser la croix rouge pour supprimer les factures
  6. Au choix, fermer la période ou la laisser ouverte
En images

1 - le menu

image-1723125240111.png image-1723125268101.png

2 - la période

image-1723125333424.png

3 - le statut

image-1723125386629.png

image-1723125433935.png

 

image-1723125452267.png

4 - les écritures

image-1723125528405.png

image-1723125545127.png

image-1723125563050.png

 

image-1723125588874.png

5 - la suppression des factures

image-1723125659974.png

image-1723125681062.png

image-1723125720004.png

image-1723188635175.png

6 - la période

Le programme propose de fermer la période.

Il faut répondre Oui si l'utilisateur n' a pas besoin de refaire les factures et Non s'il a besoin de les refaire. 

Si l'administrateur n'a pas cette information, il peut répondre Oui et fermer la période, Son ouverture fait partie des traitements à la disposition de l'opérateur.

 

Fact Prix de Journée : Clôture ou ouverture manuelle d'une période

Prérequis

Cette action peut être utilisée dans le cas ou la gestion des périodes est en mensuelle et que l'établissement est fermé sur une période et durant laquelle elle ne doit pas facturer.

Être en mode administrateur

image-1723455888289.png

Procédure
  1. Aller dans le menu " Traitements"
  2. Selectionner "Périodes"
  3. Se positionner sur la période concernée et double clic sur celle ci.
  4. Utiliser la double flèche jaune et violette pour changer le statut de "Ouvert" à "Clos" ou vice versa.
En images

1 - le menu

image-1723125240111.png

2 - l'option 

image-1723125268101.png

2 - la période

image-1723125333424.png

3 - le statut

image-1723125386629.png

image-1723125433935.png

 

image-1723125452267.png

 

 

Facturation Prix de Journée : Mettre à jour un nouveau tarif

I. Fiche produit

Prérequis : Avoir les droits dans le menu fichier de base / produits

Procédure:

Aller en modification du produit concerné.

Dans la fiche du produit, positionnez vous dans l'onglet tarif.

Créer un nouveau tarif avec l’icône "feuille blanche" en indiquant la date de début; le tarif et le schéma comptable .

Valider et confirmer la modification de la fiche produit.

image-1708600987267.png

 

II. Mettre à jour le tarif des produits dans une période de facturation ouverte

Vous être en train de réaliser votre facturation du mois et celles ci n'ont pas été encore éditées en réelles.

1ère possibilité :

-  Aller dans le menu "Traitements" puis "Période"

- Régénérer celle-ciimage-1708601400371.png( Attention: cela réinitialise votre saisie et le tarif sera à jour)

image-1708601380631.png

 

2ème possibilité :

Vous être en train de réaliser votre facturation du mois et celles ci sont soit non éditées ou éditées en réelles

- Aller dans le menu " Traitements" puis "Saisie des factures"

- utiliser cette icôneimage-1708601799512.png pour affecter le nouveau tarif en facturation.

image-1708602019404.png

 

III.  Réaliser un rappel de prix de journée

Consulter cette page: rappel de prix de journée

Privé Fact prix de journée : Comment mettre en place cette application chez le client

Ce chapitre est dédié aux techniciens mettant en place la facturation prix de journée.

Privé Fact prix de journée : Comment mettre en place cette application chez le client

Fact Prix de journée: Importer des usagers depuis un applicatif externe

1. Présentation du module

L’interface d’importation permet d’intégrer dans la facturation Prix de journée EIG un fichier regroupant les usagers devant être créés dans l’applicatif.

2. Paramètres généraux

Le module d’import est activable en mode administrateur. Celui-ci est accessible dans le menu Pupitre/ Transfert de fichier texte.

image-1719567349688.png

3. Prérequis

Préalablement au traitement d’importation et pour chaque section de facturation concernée, il faut avoir créé dans le menu Fichier de base :

Ces éléments seront affectés par défaut à tous les usagers importés.

4. Descriptif fonctionnel

La passerelle ne traitera pas de modifications ou des suppressions de données. Aucun historique de facturation ne sera transféré.

Dans une 1ère étape : Les fichiers sont lus et exploités en traitement d’initialisation grâce au « pré-transfert ».

Dans une 2ème étape : Si le fichier est correct, le transfert des données peut être effectué.

Dans ce cas-là, chaque usager créé se verra affecter un dossier, une prise en charge avec un payeur, un placement avec un calendrier et un produit.

5. Données à importer

Le fichier remis par les clients doit être un fichier de type *.csv,*.xlsx afin de contrôler le contenu de celui-ci.

Le fichier à importer doit respecter le format suivant :

La première ligne (entête) est obligatoire et ne sera pas importée, celle-ci permet uniquement de déterminer le contenu des colonnes lors de la constitution du fichier.

6. Structure du fichier de usagers

N°

Nom de la colonne

Format

Taille

Description

1

No entrée

Standard

10

Visible au niveau du dossier, référence au numéro d'entrée.

Identifiant usager commune entre les 2 logiciels

2

Nom

Texte

40

Chaine de caractères

3

Prénom

Texte

40

Chaine de caractères

4

Sexe

Standard

1

0 = Masculin ; 1 = Féminin ; 2 = Inconnu

5

Nationalité

Standard

1

0 = Française ; 1 = CEE ; 2 = Autre

6

Date de naissance

Date

10

JJ/MM/AAAA

7

Date d’entrée

Date

10

JJ/MM/AAAA

8

Date de sortie

Date

10

JJ/MM/AAAA

9

Début de PEC

Date

10

JJ/MM/AAAA

10

Fin de PEC

Date

10

JJ/MM/AAAA

11

No Sécurité sociale

Standard

13

Chiffres sans espace entre eux

12

Clé SS

Standard

2

Chiffres sans espace entre eux

 

 

Privé Fact prix de journée : Comment mettre en place cette application chez le client

Questionnaire de démarrage Fact Prix de Journée Justice et sociale (CD)

1. Structure de la base "facturation "

Établissement en dotation globale: OUI /NON

Périodicité de facturation:

Y a t il une gestion d'instances? OUI /NON

Informations bancaires:

L'ouverture de l'établissement:

2. Bases de données

Les payeurs
Les produits

Quels sont les types de produits utilisés par votre établissement ?

Pour chaque produit facturé, merci de nous transmettre le dernier tarif pratiqué par l’établissement.

 

Les absences

Lister les motifs d’absence que l’établissement pratique :

Est-ce que ces absences viennent en déduction des jours de présence ? OUI / NON
- Si OUI : les détailler

Y a-t-il des absences avec un délai de carence ? OUI / NON
- Si OUI : les détailler

Y a-t-il des absences facturées ? OUI / NON
- Si OUI : les détailler

Si vous avez des absences « facturées », préciser la nature et le tarif pratiqués et si arrêt de facturation.

3. La facturation

Remettre un exemplaire de facture attendue pour chacun de vos payeurs ( Conseil Départemental) en support Excel.

 

4. La comptabilisation

 Préciser les comptes comptables et d'instances pour :

 

 

 

 

 

 

Privé Fact prix de journée : Comment mettre en place cette application chez le client

Questionnaire de démarrage: la gestion des ressources (CD)

1. Structure de la base « ressources»

Est-ce que l’établissement gère les instances ? OUI / NON

Y a-t-il une gestion de prélèvements pour le règlement des factures des usagers ? OUI / NON

- Si NON : quels sont les autres types de règlements?

Si votre établissement est de type « FOYER D’HÉBERGEMENT », récupérez-vous des données issues de la paye ? OUI / NON
- Si OUI : les préciser

2. Les usagers

Quelles ressources peuvent avoir les usagers de votre établissement ?

3. Les factures de contributions

Merci de nous remettre un exemplaire de votre facturation de contribution avec le détail des calculs par département.

4. La comptabilisation

Préciser les comptes comptables et d'instances pour les ressources de :



 

Ouvrir la toute première période de facturation prix de journée

Postulat

L'utilisatrice démarre une nouvelle section de facturation prix de journée. Elle veut créer sa première période à juin 2024 mais l'ouverture de la première période propose systématiquement le mois courant. A ce jour, septembre 2024  :

image-1725629042542.png

Ceci est lié à la création du paramètrage de la section qui indique que le dernier jour facturé est le dernier jour du mois courant. 

Prérequis

Avoir accès au menu "Administration" et à l'icône "Gestion des structures" image-1725628736571.png

Si ce n'est pas le cas, contacter un supérieur hiérarchique afin qu'il pratique la manipulation.

Comment procéder ?

  1. Aller dans le menu "Administration"
  2. Sélectionner l'Icône "Gestion des structures"
  3. Cliquer sur la section concernée. Elle est surlignée en bleu marine

    image-1725629232807.png

  4. Affichage du paramétrage sur la partie droite de l'écran. La période de facturation cochée est "Mensuelle"

    image-1725629322594.png

  5. Cocher "Libre" (Il n'est pas possible de modifier le dernier jour facturé)

    image-1725629397807.png

  6. Retourner dans la gestion des périodes (Menu "Traitements")
  7. Double-cliquer sur la période. La date de début est saisissable et il est possible de renseigner le début de période voulue. La date de fin de période est automatiquement modifié au même mois. Mais, attention à la date des écritures, elle reste positionnée en septembre,il est possible de la modifier :

    image-1725629681698.png

  8. Valider par le V vert. si la date des écritures n'est pas modifiée, un message apparaît

    image-1725629821550.png

  9. Une fois la date des écritures corrigée et la validation faite, la gestion de la période est telle que vue en formation, la génération des factures est possible

    image-1725630435558.png

  10. Retourner dans la gestion des structures pour recocher la périodicité "Mensuelle" quand la 1ère période est ouverte

Fact Prix de journée: Codifier une personne en Externat

Dans des établissements, nous pouvons trouver différents types d'accueil, comme par exemple, des accueils en EXTERNAT.

La facturation doit donc être décomposée :

- une facturation doit être établie au Conseil départemental et une autre au résident.

Pour réaliser ce type de facturation: la procédure est la suivante

I. Dans la fiche personne: Créer 2 dossiers de facturation.

1. Créer un 1er dossier de facturation pour le CD 83 (par exemple) avec la P.E.C et le Placement comme suit:

image-1731059747023.png

image-1731059761952.png

2. Créer un 2ème dossier de facturation pour la personne avec la P.E.C et le Placement comme suit:

image-1731060013933.png

Dans l’onglet paramètres de ce dossier, identifiez le compte comptable de la personne, celui-ci apparaitra alors dans le bandeau vert du dossier.

image-1731060034702.png

 

Comment identifier le payeur imposé à la personne?

au niveau du Payeur, liste déroulante: choisir imposé

dans la zone d'à côté, gommer le payeur ( il faut que la zone soit vide)

puis faire "tabulation"

automatiquement, le champ s'alimentera de la personne

 

En conclusion, les dossiers de facturation dans la fiche personne doivent être codifiés ainsi :

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II. En saisie des factures.

La personne aura 2 dossiers de facturation :

- Un dossier pour le CD 83 ( par exemple)

- Un dossier pour la personne

Pour le CD83, il faudra utiliser les motifs d’absence dites " facturées" (exemple : ABS EXT< 72H)

Alors que pour la personne, il ne faudra pas utiliser les motifs d’absences mas utiliser « non facturé » en double cliquant sur le produit

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Fact Prix de journée: Codifier une personne en accueil temporaire

Dans des établissements, nous pouvons trouver différents types d'accueil, comme par exemple, des accueils Temporaires Complets et/ou partiels.

I. Créer 1 dossier de facturation dans la fiche personne

Dans l’onglet « Dossiers » de la personne : Créer un dossier de facturation avec la P.E.C et le placement

image-1731061047177.png