Technique - Gestion commerciale
- Gestion Commerciale : Gestion des périodes
- La réforme de la facturation électronique
- Le contexte réglementaire : Quelles sont les obligations pour les associations?
- Pourquoi changer maintenant?
- Le périmètre
- E-Invoicing : Fonctionnement
- Transmission des informations d’encaissement
- Transmission des informations (B2C et BTB internationale)
- E-Reporting (en détail)
- Mettre à jour le logiciel Gestion Commerciale - dématérialisation
- Gestion Commerciale : Prérequis pour la mise en place d'un logo
- Gestion Commerciale : Envoyer les documents par e-mail
- Gestion Commerciale : Paramétrer l'envoi des documents par e-mail
- Gestion Commerciale : Dématérialisation - Gestion des structures
- Gestion Commerciale: Dématérialisation-Fiche client
- Gestion Commerciale: Dématérialisation- Transmission des documents en lot
Gestion Commerciale : Gestion des périodes
La gestion des périodes vous permet de fixer le statuts les périodes mensuelles pendant laquelle la facturation peut être effectuée.
Une période peux être :
- Fermé : La période n'est pas encore active, aucun document (hors devis) n'a pu être saisie pendant cette période
- Ouverte : La période est active est les documents peuvent être saisie librement
- Close : Les documents (hors devis) ont tous été traités, édités et repris. Les factures comptabilisées.
Cette option doit être activée dans la gestion des structures au niveau de l'onglet Facturation. Cette option apparaît uniquement si les droits dans le configurateur ont bien été attribué à l'utilisateur courant.
Après activation de cette option et à condition d'avoir les droits activés dans le configurateur, un bouton supplémentaire apparaît dans le menu de facturation : Gestion des périodes
Ce module vous permet de gérer le statut des périodes comme indiqué précédemment.
En cliquant sur le bouton représentant le mois à traiter, vous avez la possibilités de changer le statut du mois choisi.
Chaque clic fait passer le mois choisi au statut suivant selon cette séquence
Mois Fermé (couleur vert doré) ===> Mois Ouvert (couleur vert clair) ===> Mois Clos (couleur rouge)
Pour valider votre saisie et fermer la gestion des Périodes, vous devez cliquer sur le bouton
Si vous cliquez sur le bouton
Vous fermez la fenêtre de la gestion des périodes mais toutes les modifications effectuées sur les mois seront annulées.
A noter que des contrôles sont effectués lors de la clôture d'un mois. Ces contrôles assurent le fait que tous les documents (hors devis) ont été édités en réel. Si ce n'est pas le cas le programme vous signalera l'anomalie et refusera de clôturer le mois.
Impact sur la saisie
Un mois fermé ou clos interdit toute saisie d'un document (hors devis) ayant une date de création compris dans ce mois.
Lorsque vous validez la saisie d'un document un contrôle est effectué sur la date de création du document. Si cette date n'est pas dans une période ouverte, la validation de la saisie ne sera pas possible. Vous pouvez alors corriger la date de création pour que la saisie soit validée.
Pour permettre à tous les utilisateurs de visualiser les périodes ouvertes, L'écran de saisie dispose d'un visuel sous forme de donuts sur l'état des mois de l'année en cours.
Vous pouvez modifier la date de création, soit en saisissant directement la date dans le champ "Date de création", soit en cliquant sur une période ouverte du donuts affiché.
La réforme de la facturation électronique
Le contexte réglementaire : Quelles sont les obligations pour les associations?
La réforme de la facturation électronique concerne les entités assujetties à la TVA en France.
Pour les associations, les obligations varient selon leur assujettissement.
Tableau récapitulatif des obligations de la facturation électronique 2026 - Associations
Pourquoi changer maintenant?
L’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 généralise la facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA établies en France.
L'objectif : Généraliser la facturation dématérialisée entre entreprises assujetties à la TVA en France.
Au 1er septembre 2026 : Obligation de réception pour tous; émission pour les Grandes Entreprises et ETI ( entreprise de taille intermédiaire employant entre 250 et 4999 salariés réalisant soit un CA Annuel inférieur à 1.5 milliard d'euros).
Au 1er septembre 2027 : Obligation d'émission pour les PME ( entreprise de moins de 250 employés réalisant un CA Annuel inférieur à 50 millions d'euros) et Micro-entreprises.
Le périmètre
E-invoicing : Envoi des factures entre entreprises françaises via une plateforme agréée (PA).
E-reporting : Procédure de transmission des données de facturation requises (mentions obligatoires) à l’administration fiscale par l’intermédiaire d’une PA pour : les ventes B2B à l’international, les acquisitions internationales hors import de bien, les ventes B2C et les encaissements de toutes les ventes (B2B & B2C) quand la TVA est dû à l’encaissement.
E-Invoicing : Fonctionnement
Transmission des informations d’encaissement
Uniquement pour la TVA sur encaissements.
Transmission des informations (B2C et BTB internationale)
E-Reporting (en détail)
Mettre à jour le logiciel Gestion Commerciale - dématérialisation
Éléments à faire figurer impérativement sur les factures:
- SIREN / SIRET du client
- Adresse de livraison ( si différente de l’adresse de facturation)
- Option pour le paiement de la TVA d’après les débits ( le cas échéant)
- Nature de l’opération qui peut être soit:
- Livraison de biens
- Prestation de services
- Opération mixte
Paramétrage à réaliser dans la gestion des structures
Spécifier les données dématérialisées dans la fiche client
Transmettre des documents en lot
Gestion Commerciale : Prérequis pour la mise en place d'un logo
Prérequis
En Gestion Commerciale, le logo doit être au format JPG. (dimension requise: 9.2*6)
Attention, si le logo est en format PNG, le logo sur l'export PDF sera en noir.
Pour l'intégrer dans l'applicatif
- Se positionner sur la section concernée et double-cliquer pour accéder à la modification du paramétrage.
Le répertoire où a été placé le logo doit être accessible par les utilisateurs de la Gestion Commerciale EIG. Le plus simple est de créer un répertoire "Logos". Exemple : C:\EIG\Logos ou D:\EIG\Logos.
Paramétrer l'en-tête de document
Au niveau de l'en-tête des documents (en haut à gauche), 2 choix possibles :
- soit c'est l'adresse par défaut, venant de la gestion des associations 
- soit c'est un logo (en JPG)
Le logo remplace les informations issues de la Gestion Commerciale.
Cela signifie que dans l'image du logo, il faudra y renseigner tous les éléments que vous jugez nécessaire :
L'adresse, le numéro de téléphone, l'e-mail, le numéro de SIRET, le numéro APE, le numéro de TVA intracommunautaire, etc.
C'est au client de fournir le logo personnalisé adéquat, de la meilleure qualité possible pour avoir un rendu acceptable.
Gestion Commerciale : Envoyer les documents par e-mail
Comment envoyer un document par e-mail ?
Pour rappel, l'envoi par e-mail est uniquement possible pour les devis, les bons commandes, les factures et les avoirs.
ATTENTION, l'adresse e-mail doit bien être présente dans la fiche Client avant la saisie du document. Sinon l'envoi par e-mail ne sera pas possible.
- Créer le document
- Faire l'édition réelle du document
- La fenêtre ''Génération des documents" / "Paramètres d'édition'' apparaît
- Cocher "Envoyer les documents par mail"
Si vous cliquez sur les flèches noir/blanc, il est possible d'ajouter des adresses e-mail CC et CCI, et même de modifier l'Objet par défaut.
- Un message d'information apparait ensuite en précisant combien d'e-mails ont été envoyé.
- Ensuite, l'aperçu du document apparait comme d'habitude.
E-mail type reçu par le client, avec le document joint
Pour information, cette trame n'est pas modifiable, elle a été créé par défaut.
Gestion Commerciale : Paramétrer l'envoi des documents par e-mail
Paramétrage dans la Gestion des structures
- Dans Administration -> Gestion des structures
- Choisir la section désirée en double-cliquant dessus
- Puis dans l'onglet Boite e-mail, renseigner les éléments suivants :
- Le serveur de courrier sortant SMTP
- Le port du serveur
- Authentification demandée : Oui/Non
- L'utilisation de SSL/TLS : Oui/Non
- L'e-mail utilisateur
- le mot de passe de cet e-mail
- Ainsi que :
- L'adresse de messagerie Devis
- L'adresse de messagerie Commandes
- L'adresse de messagerie Factures
- L'accusé de réception demandé : Oui/Non
Pour information, l'adresse Utilisateur peut-être différente des adresses d'envois des documents. L'adresse Utilisateur permet l'envoi du document mais celle-ci n'apparait nulle-part. C'est bien les adresses d'envois que verra le destinataire dans l'e-mail.
Gestion Commerciale : Dématérialisation - Gestion des structures
Déterminer dans l'onglet " généralités", le choix de l'entête
- Uniquement du texte
- Uniquement un logo ( le texte doit être inclus dans l'image du logo)
- Un format mixte avec le logo à gauche et le texte à droite limité à 9 lignes.
Définir dans l'onglet "facturation", le contrôle des SIRET clients
-
Interdire la validation d’une fiche client si le SIRET n’est pas renseigné
- Vérifier au niveau association que le client ne soit pas déjà existant via le contrôle du SIRET
Paramétrer dans l'onglet " commentaires", des informations complémentaires dans :
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Commentaire bas de page
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Dans le commentaire « instructions de paiement », vous pouvez indiquer : L’option de paiement de la TVA et/ou Vos coordonnées bancaires ( IBAN BIC)
Ces nouveaux commentaires sont disponibles uniquement dans les documents présents dans l'onglet " transmission en lot"
Indiquer dans l'onglet " dématérialisation", les informations suivantes :
- Le premier sous-onglet "Info demat" permet de saisir les informations nécessaires pour votre structure
- Vous pouvez ainsi indiquer sur cette écran le type de TVA et tus les champs nécessaire au bon remplissage des formats de facture dématérialisée.
- C'est sur cette écran également que vous allez pouvoir indiquer le dossier sur lequel les factures au format Facture-X vont être générée.
Cette information est essentiel si vous avez choisi un autre prestataire que Yooz comme plate forme agréée.
Dans le 2ème sous onglet"Mails":
- Dans la 1ère zone: Définir le serveur SMTP ( les informations sont remises par votre prestataire informatique)
- Dans la 2ème zone : Le contenu du texte renseigné dans la zone mail est pris en priorité. Si aucun texte n’est pré renseigné alors le programme génèrera par défaut un texte.
Dans le 3ème sous onglet"Plateforme Partenaire":
- Sous-Onglet API : Renseigner les informations de Yooz
- Sous onglet SFTP: Renseigner les informations du serveur
Gestion Commerciale: Dématérialisation-Fiche client
Identifier dans l'onglet " adresses" l'adresse principale et la liste des adresses complémentaires telles que les adresses de facturation.
Renseigner dans l'onglet " Comptabilisation", les informations suivantes
Dans le champ "e-mails du référentiel": Le programme renseigne par défaut l'adresse mail présente dans l'adresse principale de la fiche client.
L’ activation de cet item à côté du Numéro SIRET donne la possibilité de vous faire aider par le logiciel pour remplir correctement ces informations par :
- L’utilisation d'une API du service public (recherche-entreprises.api.gouv.fr) pour récupérer les données légales;
- Rechercher par : Raison sociale, par l’adresse ou par le SIREN
- La liste des SIRET trouvée est évaluée sur la pertinence des informations reçues et attendues via un score entre 0 (mauvais) et 100 (très bon)
- Le bouton Vérification du SIRET lance la recherche directement avec le SIRET préalablement saisi.
- La liste des SIRET affiche alors l'entité correspondant au SIRET saisie.
- Cette sélection ne comporte aucun score puisqu'il n'y a aucune ambiguïté possible sur la structure qui va être listée.
- Plusieurs choix s'offrent à vous :
- Vous pouvez valider une entité listée en double cliquant dessus.Dans ce cas, la fenêtre se ferme
et les informations Type Démat et Numéro de SIRET se reporte sur la fiche du client. - Sinon vous pouvez cliquer sur un autre critère de recherche afin de parfaire votre sélection.
- Vous pouvez valider une entité listée en double cliquant dessus.Dans ce cas, la fenêtre se ferme
L’ activation de cet item à côté du Numéro de TVA permet de de valider un numéro de TVA qui est calculé par rapport au SIREN de l'entité morale et vérifié par l’API VIES mise à disposition par la communauté Européenne.
Pour cliquer sur ce bouton, il faut avoir renseigner au préalable le numéro de SIRET ou SIREN ( à minima)
Le programme calculera alors le numéro de TVA et interrogera l’API pour savoir si ce numéro de TVA est valide.
Quel cas peut se présenter?
1er cas: Le numéro de TVA est valide ; il correspond donc bien au SIREN du client. Il est par conséquent renseigné dans la zone de saisie.
2ème cas: Le numéro de TVA n’est pas valide. Cela signifie que le client ne dispose pas de numéro de TVA et qu’il n’est donc pas assujetti. La case à cocher « Non assujetti » est alors sélectionnée et vous pouvez valider la saisie.
3ème cas: L’API est saturée par un trop grand nombre de requêtes. Un message vous en informe et vous pouvez cliquer à nouveau sur le bouton pour réessayer la validation du numéro de TVA. En cas d’échecs répétés, réessayez plus tard.
Un client (notamment une association) peut avoir un numéro de TVA valide sans pour autant être assujetti à la TVA. C’est au fournisseur de vérifier mais normalement votre PA doit être en mesure de vous aider.
La saisie en masse depuis la base client
La mise à jour des SIRET et des Numéros de TVA des clients présents dans la base de données peut se faire en masse par l’item suivant :
Une liste apparait comme suit:
Gestion Commerciale: Dématérialisation- Transmission des documents en lot
L'édition et la transmission des documents de facturation s'effectue dans un module à part de la saisie des documents.
Présentation du nouvel écran
Les boutons se trouvant en pied de fenêtre permettent de :
Sélectionner uniquement les clients professionnels.
Sélectionner uniquement les clients particuliers.
Sélectionner uniquement les clients du service public.
Imprimer les documents sélectionnés.
Envoyer les factures sélectionnées par l'intermédiaire de Yooz.
Envoyer les factures directement à Chorus Pro pour les entités publiques (livraison du développement prévue en 2026).
Dossier permettant de copier les documents générés au format Factur-X