Technique - Gestion commerciale
- Gestion Commerciale : Gestion des périodes
- Gestion Commerciale : Prérequis pour la mise en place d'un logo
- Gestion Commerciale : Envoyer les documents par e-mail - TCR
Gestion Commerciale : Gestion des périodes
La gestion des périodes vous permet de fixer le statuts les périodes mensuelles pendant laquelle la facturation peut être effectuée.
Une période peux être :
- Fermé : La période n'est pas encore active, aucun document (hors devis) n'a pu être saisie pendant cette période
- Ouverte : La période est active est les documents peuvent être saisie librement
- Close : Les documents (hors devis) ont tous été traités, édités et repris. Les factures comptabilisées.
Cette option doit être activée dans la gestion des structures au niveau de l'onglet Facturation. Cette option apparaît uniquement si les droits dans le configurateur ont bien été attribué à l'utilisateur courant.
Après activation de cette option et à condition d'avoir les droits activés dans le configurateur, un bouton supplémentaire apparaît dans le menu de facturation : Gestion des périodes
Ce module vous permet de gérer le statut des périodes comme indiqué précédemment.
En cliquant sur le bouton représentant le mois à traiter, vous avez la possibilités de changer le statut du mois choisi.
Chaque clic fait passer le mois choisi au statut suivant selon cette séquence
Mois Fermé (couleur vert doré) ===> Mois Ouvert (couleur vert clair) ===> Mois Clos (couleur rouge)
Pour valider votre saisie et fermer la gestion des Périodes, vous devez cliquer sur le bouton
Si vous cliquez sur le bouton
Vous fermez la fenêtre de la gestion des périodes mais toutes les modifications effectuées sur les mois seront annulées.
A noter que des contrôles sont effectués lors de la clôture d'un mois. Ces contrôles assurent le fait que tous les documents (hors devis) ont été édités en réel. Si ce n'est pas le cas le programme vous signalera l'anomalie et refusera de clôturer le mois.
Impact sur la saisie
Un mois fermé ou clos interdit toute saisie d'un document (hors devis) ayant une date de création compris dans ce mois.
Lorsque vous validez la saisie d'un document un contrôle est effectué sur la date de création du document. Si cette date n'est pas dans une période ouverte, la validation de la saisie ne sera pas possible. Vous pouvez alors corriger la date de création pour que la saisie soit validée.
Pour permettre à tous les utilisateurs de visualiser les périodes ouvertes, L'écran de saisie dispose d'un visuel sous forme de donuts sur l'état des mois de l'année en cours.
Vous pouvez modifier la date de création, soit en saisissant directement la date dans le champ "Date de création", soit en cliquant sur une période ouverte du donuts affiché.
Gestion Commerciale : Prérequis pour la mise en place d'un logo
Prérequis
En Gestion Commerciale, le logo doit être au format JPG. (dimension requise: 9.2*6)
Attention, si le logo est en format PNG, le logo sur l'export PDF sera en noir.
Pour l'intégrer dans l'applicatif
- Se positionner sur la section concernée et double-cliquer pour accéder à la modification du paramétrage.
Le répertoire où a été placé le logo doit être accessible par les utilisateurs de la Gestion Commerciale EIG. Le plus simple est de créer un répertoire "Logos". Exemple : C:\EIG\Logos ou D:\EIG\Logos.
Paramétrer l'en-tête de document
Au niveau de l'en-tête des documents (en haut à gauche), 2 choix possibles :
- soit c'est l'adresse par défaut, venant de la gestion des associations 
- soit c'est un logo (en JPG)
Le logo remplace les informations issues de la Gestion Commerciale.
Cela signifie que dans l'image du logo, il faudra y renseigner tous les éléments que vous jugez nécessaire :
L'adresse, le numéro de téléphone, l'e-mail, le numéro de SIRET, le numéro APE, le numéro de TVA intracommunautaire, etc.
C'est au client de fournir le logo personnalisé adéquat, de la meilleure qualité possible pour avoir un rendu acceptable.
Gestion Commerciale : Envoyer les documents par e-mail - TCR
Comment envoyer un document par e-mail ?
Pour rappel, l'envoi par e-mail est uniquement possible pour les devis, les bons commandes, les factures et les avoirs.
ATTENTION, l'adresse e-mail doit bien être présente dans la fiche Client avant la saisie du document. Sinon l'envoi par e-mail ne sera pas possible.
- Créer le document
- Faire l'édition réelle du document
- La fenêtre ''Génération des documents" / "Paramètres d'édition'' apparaît
- Cocher "Envoyer les documents par mail"
Si vous cliquez sur les flèches noir/blanc, il est possible d'ajouter des adresses e-mail CC et CCI, et même de modifier l'Objet par défaut.
- Un message d'information apparait ensuite en précisant combien d'e-mails ont été envoyé.
- Ensuite, l'aperçu du document apparait comme d'habitude.
E-mail type reçu par le client, avec le document joint
Pour information, cette trame n'est pas modifiable, elle a été créé par défaut.