Technique - Gestion commerciale

• Gestion Commerciale : Gestion des périodes
• Gestion Commerciale : Prérequis pour la mise en place d'un logo
• Gestion Commerciale : Envoyer les documents par e-mail - TCR

Gestion Commerciale : Gestion des périodes

La gestion des périodes vous permet de fixer le statuts les périodes mensuelles pendant laquelle la facturation peut être effectuée.

Une période peux être :

• Fermé : La période n'est pas encore active, aucun document (hors devis) n'a pu être saisie pendant cette période
• Ouverte : La période est active est les documents peuvent être saisie librement
• Close : Les documents (hors devis) ont tous été traités, édités et repris. Les factures comptabilisées.

Cette option doit être activée dans la gestion des structures au niveau de l'onglet Facturation. Cette option apparaît uniquement si les droits dans le configurateur ont bien été attribué à l'utilisateur courant.

Après activation de cette option et à condition d'avoir les droits activés dans le configurateur, un bouton supplémentaire apparaît dans le menu de facturation : Gestion des périodes

Ce module vous permet de gérer le statut des périodes comme indiqué précédemment.

Vous pouvez naviguer sur les différentes années avec les boutons << et >>

En cliquant sur le bouton représentant le mois à traiter, vous avez la possibilités de changer le statut du mois choisi.

Chaque clic fait passer le mois choisi au statut suivant selon cette séquence

Mois Fermé (couleur vert doré) ===> Mois Ouvert (couleur vert clair) ===> Mois Clos (couleur rouge)

Pour valider votre saisie et fermer la gestion des Périodes, vous devez cliquer sur le bouton

Si vous cliquez sur le bouton

Vous fermez la fenêtre de la gestion des périodes mais toutes les modifications effectuées sur les mois seront annulées.

 

A noter que des contrôles sont effectués lors de la clôture d'un mois. Ces contrôles assurent le fait que tous les documents (hors devis) ont été édités en réel. Si ce n'est pas le cas le programme vous signalera l'anomalie et refusera de clôturer le mois.

Impact sur la saisie

Un mois fermé ou clos interdit toute saisie d'un document (hors devis) ayant une date de création compris dans ce mois.

Lorsque vous validez la saisie d'un document un contrôle est effectué sur la date de création du document. Si cette date n'est pas dans une période ouverte, la validation de la saisie ne sera pas possible. Vous pouvez alors corriger la date de création pour que la saisie soit validée.

Pour permettre à tous les utilisateurs de visualiser les périodes ouvertes, L'écran de saisie dispose d'un visuel sous forme de donuts sur l'état des mois de l'année en cours.

Vous pouvez modifier la date de création, soit en saisissant directement la date dans le champ "Date de création", soit en cliquant sur une période ouverte du donuts affiché.

 

Gestion Commerciale : Prérequis pour la mise en place d'un logo

Prérequis :

En facturation commerciale, le logo doit être au format JPG.

Les dimensions sont :

En cm (L * h) : 9,2 * 6
En pixels (L * h) : 348 * 227

 

L'intégrer dans le logiciel :

Menu administration, gestion des structures.

Se positionner sur la section concernée. Double cliquer ou pour accéder à la modification du paramétrage.

 

 

Bon à savoir :

• Le logo remplace les informations issues de la gestion commerciale. Cela signifie que dans l'image du logo, il faudra identifier par exemple:

- l'adresse postale

-le numéro de téléphone

- E-mail

- SIRET, APE, ....

•  Si les documents ont déjà été validés ou édités en réels avant l'insertion du logo alors celui ci ne s'actualisera pas dans la trame.
• le logo ne sera actif que sur les nouveaux documents

 

 

 

 

 

Gestion Commerciale : Envoyer les documents par e-mail - TCR

Paramétrage dans la Gestion des structures

• Dans Administration, Gestion des structures
• Choisir la section désirée en double-cliquant
• Puis dans l'onglet Boite e-mail, renseigner les éléments suivants :
  • Le serveur de courrier sortant
  • Le port du serveur
  • L'utilisation de SSL/TLS
  • L'e-mail à utiliser pour l’envoi
  • le mot de passe de l’e-mail
• Ainsi que :
• • L'adresse de messagerie Devis
  • L'adresse de messagerie Commandes
  • L'adresse de messagerie Factures
  • L'accusé de réception demandé ou non

Pour information, l'adresse Utilisateur peut-être différente des adresses d'envois des documents. L'adresse Utilisateur permet l'envoi du document mais celle-ci n'apparait nulle-part. C'est bien les adresses d'envois que verra le destinataire dans l'e-mail.

• Renseigner l'adresse e-mail du client dans sa fiche
• Dans Fichiers de base, Clients
• Choisir le Client désiré en double-cliquant
• Saisir l'adresse e-mail dans la zone prévue à cet effet

Comment envoyer le document par e-mail

• Créer le document

Pour rappel, l'envoi par e-mail est uniquement possible pour les devis, les commandes et les factures.

ATTENTION, l'adresse e-mail doit bien être présente dans la fiche Client avant la saisie du document. Sinon l'envoi par e-mail ne sera pas possible.

• Faire une Édition réelle du document, et lorsque la fenêtre ''Paramètres d'édition'' s'ouvre
• Cocher "Envoyer les documents par e-mail".

• Un message d'information apparait ensuite en précisant combien d'e-mails ont été envoyé.
• Ensuite, l'aperçu du document apparait comme d'habitude.

E-mail type reçu par le client, avec le document joint

Pour information, cette trame n'est pas modifiable, elle a été créé par défaut.