Bilan Social
Ce chapitre présente les trucs et astuces pour codifier son bilan social à partir de la trame EIG.
- Paramétrer les absences du bilan social pour les indicateurs ANAP - TCR
- Bien démarrer le bilan social (inclus oui/non, les catégories) - TCR
- Optimiser la génération et éviter les anomalies de résultat - TCR
- Gérer les différentes étapes du bilan social - TCR
Paramétrer les absences du bilan social pour les indicateurs ANAP - TCR
Prérequis
Attention : toutes les codifications suivantes sont présentes dans la nomenclature de bilan social (Menu Bilan Social, 1er item, nomenclature du bilan social). Le but de cette page est de permettre d'ajuster le paramétrage. La formation au bilan social doit avoir été suivie.
Introduction
ANAP = Agence Nationale d'Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux
Depuis plusieurs années, les ESMS doivent founir des indicateurs aux ARS. EIG a développé une interface à partir du logiciel de reporting My Report. Ce qui présente 2 inconvénients :
- My Report est un logiciel externe à EIG. Son cout est élevé. Les petites structures ne peuvent pas en faire l'acquisition.
- Depuis peu, la société qui commercialise le produit a augmenté ses tarifs. EIG a décidé de ne plus le commercialiser.
Parmi les différents indicateurs, il y en a un qui concerne l'absentéisme du personnel selon différents critères décrits dans la page extraite du guide ci-après :
Les critères demandés sont les suivants :
- Nombre total de jours d'absence
- Nombre de jours d'absence pour maladie ordinaire (inférieur ou égale à 7 jours)
- Nombre de jours d'absence pour maladie de longue durée (supérieure à 180 jours)
- Nombre de jours d'absence pour maladie de moyenne durée (de 8 à 180 jours)
- Nombre de jours d'absence pour maternité / paternité
- Nombre de jours d'absence pour accident du travail / maladie professionnelle
- Nombre de jours d'absence pour congés spéciaux dont les congés sans solde (sans les congés légaux, conventionnels ou d'entreprise)
- Nombre d'ETP réels
Le guide complet est accessible à l'adresse :
La trame de bilan social EIG fourni certaines de ses informations conformément au texte du Journal Officiel :
- Nombre total de jours d'absence
- Nombre de jours d'absence pour maladie (en totalité)
- Nombre de jours d'absence pour maternité
- Nombre de jours d'absence pour accident du travail
- Nombre de jours d'absence pour autres causes
- Nombre d'ETP
Il convient de modifier certains éléments déjà fournis pour les faire coïncider avec la demande ANAP et d'en créer de nouvelles pour les 3 conditions sur la maladie.
Les modifications à effectuer
Attention, toutes les codifications fournies par EIG portent sur les rubriques EIG. En cas de présence de rubriques spécifiques des utilisateurs, il faut les ajouter dans les codifications. Ne pas oublier de valider par le V vert. Les exemples fournis ci-après sont ceux d'un jeu d'essai. Il faut les adapter à chaque gestionnaire de rubriques.
Nombre d'ETP
Cette ligne est décrite dans le 1er tableau Emploi, 1er sous-tableau Effectif. Il s'agit de la ligne 1111, effectif total au 31/12 en équivalent temps plein.
Elle est en lien avec la ligne précédente 1110, effectif total au 31/12. Pour cette ligne, le calcul s'effectue par personne :
La case Traitement par personne est cochée.
A contrario, celle de la ligne 1111 ne l'est pas. Cela indique se fait en fonction de chaque fiche contrat aussi bien pour les CDD que pour les CDI.
Il faut donc cocher cette case afin que le calcul soit effectué par personne comme suit :
Nombre de jours d'absence pour maternité
Cette ligne devient Nombre de jours d'absence pour maternité / paternité.
Dans le tableau 1, Emploi, il faut aller dans le sous-tableau 8, Absentéisme et modifier l'intitulé de la ligne 1850.
Avant
Après
Il faut modifier la sélection des rubriques. Dans la nomenclature, il faut sélectioner le sous onglet Absences et modifier la ligne ABSMAT.
Avant
Il faut modifier le libellé puis, à l'aide du caisson marron, ajuster le paramétrage des rubriques :
Quand la liste globale de toute les rubriques d'absence est affichée, dans la colonne de gauche, il faut cliquer sur une rubrique pour qu'une ligne bleue en surbrillance apparaisse. Taper aternité au clavier. Toutes les rubriques de maternité et partenité sont filtrées. Faire passer les rubriques manquantes dans la colonne de droite. Dans l'exemple ci-dessous, il s'agit de la paternité.
Après
Nombre de jours d'absence pour accident du travail
Reprendre la méthodogie décrite pour la maternité et l'adapter ici.
Dans le tableau 1, sous-tableau 8, il faut modifier l'intitulé de la ligne 1851 pour ajouter la mention maladie professionnelle. Attention, la longueur est limitée. Il faut ajuster la totalité du texte, par exemple :
Ensuite, dans l'onglet Absences, il faut modifier la ligne ABSJAT pour modifier l'intitulé et ajouter les rubriques correspondantes.
Par exemple :
Nombre de jours d'absence pour autres causes
Reprendre la méthodogie décrite pour la maternité et l'adapter ici.
Dans le tableau 1, sous-tableau 8, la ligne à modifier est la 1870. Il est possible de remplacer "autres causes" pour "congés spéciaux".
Dans l'onglet absences, c'est la ligne ABSAUT qu'il faut modifier. Il faut ajuster le libellé et dans les rubriques ajouter toutes les rubriques entrant dans cette catégorie.
Par exemple :
Il est possible d'affecter une consultation de l'historique de paye en sélectionnant les composantes du brut au niveau association ou d'effectuer une consultation des absences afin de vérifier les rubriques utilisées en paye.
Nombre de jours total d'absence
Reprendre la méthodogie décrite pour la maternité et l'adapter ici.
Il n'y a pas de lignes à modifier dans le tableau 1, Emploi.
Dans l'onglet Absences, il faut modifier la ligne ABSTOT. il convient d'ajuster la liste des rubriques à celles codifiées précédemment en incluant les rubriques maladie.
Codifier la maladie
Nomenclature bilan social : absences
Afin de codifier la maladie, il faut commercer par mettre à jour la ligne ABSJMAL de l'onglet Absences afin de codifier toutes les rubriques utilisées. Dans l'exemple ci-après, la rubrique _MALADIE est ajoutée aux rubriques de base EIG :
Il faut dupliquer 3 fois cet item afin d'obtenir 3 nouveaux items dans lesquels il faut ajouter une condition. Les informations suivantes dont décrites dans la documentation EIG du bilan social, pages 23 et 24.
La duplication s'effectue par le bouton 
.
Il faut créer 3 acronymes à votre convenance. Pour l'exemple, nous les dénommons ainsi :
- JMALORD, nombre de jours d'absence maladie ordinaire <= 7 jours
- JMALMOYD, nbre jours d'absence maladie moyenne durée de 7 à 180 jours. Attention, le libellé est limité à 60 caractères, il faut l'ajuster afin que toutes les informations soient notées.
- JMALLGD, nombre de jours maladie longue durée > 180 jours
Il faut cocher la case Fusionner les absences et laissser la condition Si la suivante débute le lendemain comme indiqué ci-dessous :
Pour ajouter une condition, il faut cliquer sur le bouton :
Pour la maladie ordinaire, JMALORD, il faut renseigner la ligne :
si (abs_duree_jrs < 8) alors (1) sinon (0)
Pour la maladie de moyenne durée, JMALMOYD, il faut renseigner la ligne :
si ((abs_duree_jrs > 7) et (abs_duree_jrs < 181) ) alors (1) sinon (0)
Pour la maladie de longue durée, JMALLGD, il faut renseigner la ligne :
si (abs_duree_jrs > 180) alors (1) sinon (0)
Il est possible de faire un copier-coller de ces formules à partir de cette page dans vos nomenclatures respectives.
Nomenclature bilan social
Ensuite, il faut retourner dans l'onglet nomenclature, tableau 1 Emploi, sous tableau 8, Absentéisme pour créer 3 lignes chaque ligne pointant sur un des 3 motifs ci-dessus.
Exemples :
Ligne 1153, N jours absence maladie ordinaire <= 7 jours
Ligne 1854, Nb jours absence maladie moyenne durée de 7à 180 J
Ligne 1855, N jours absence maladie longue durée > 180 jours
Une fois ces informations complétées, il faut générer le bilan social puis le calculer afin de constater le résultat :
Bien démarrer le bilan social (inclus oui/non, les catégories) - TCR
EIG propose de subdiviser le résultat en fonction de différentes catégories codifiées dans la gestion des libellés (Menu Paramètres généraux) :
Par défaut, lors de la création d'une fiche personne, la zone A inclure dans le bilan social est initialisée à Oui et c'est la première catégorie de la liste EIG qui est affectée.
Ces données sont enregistrées dans la partie Statistiques de la fiche personne :
Si les personnes qui saisissent les fiches personnes et les fiches contrats n'y font pas attention, en laissant la catégorie Administratif codifiée, le programme lors de la génération du bilan social considère les personnes et leurs contrats comme Administratif et les données sont comptabilisées dans cette catégorie. A tort ou à raison.
Par quelques regroupements, il est facile de vérifier la prise en compte des personnes et la véracité de la catégorie :
- Inclusion dans le bilan social
- Catégorie de bilan social
- Au choix, emploi, grille de convention ou code métier
Dans les exemples ci-dessous, nous avons choisi le code métier.
Dans la partie Inclus = Non :
Le résultat indique que les personnes exclues sont des adultes en ESAT. Ils ne sont pas considérés comme des salariés de droit commun et sont exclus d'office.
Dans la partie inclus = Oui, par catégorie :
Cette petite étude montre que des personnes sont mal classées. Les résultats par catégories sont d'ores et déjà faux. Il convient de corriger les fiches personnes afin de sécuriser les résultats du bilan social.
Optimiser la génération et éviter les anomalies de résultat - TCR
Cette page fait suite à plusieurs formations et mises en place du bilan social ainsi qu'aux tickets qui en ont résultés.
Les données sont issues d'une ancienne base client. Son bilan social est établi pour 2020.
Une des premières anomalies qui apparaît concerne le 1er tableau, Emploi et son premier sous-tableau, Effectifs.
La première ligne, 1110 effectif au 31/12, prévue dans la description du Journal Officiel, indique le nombre de personnes physiques présentes au 31/12.
Le JO :
Le deuxième ligne n'est pas prévue au JO mais est ajoutée par EIG car beaucoup de structures raisonnent en ETP.
Dans la 2ème colonne, catégorie éducatif, le nombre d'ETP (88,14) est supérieur au nombre de personnes (86). Ce qui n'est pas cohérent.
1er point d'attention
La première chose à faire est de contrôler le paramétrage de la ligne.
Ligne 1110, effectif au 31/12 (personnes physiques)
Ligne 1111, effectif au 31/12 en ETP
Dans le premier case, la case Traitement par personne est cochée. Le décompte s'effectue par personne physique.
Dans le 2ème cas, la case n'est pas cochée, le traitement s'effectue donc par contrat. Si cela n'a pas d'incidence pour une personne donc la fiche contrat dure toute l'année, dès qu'une personne a plus d'une fiche, ce sont les ETP de chaque fiche qui sont sommés.
Il convient donc de cocher la case Traitement par personne sur cette ligne. Mais ce n'est pas suffisant.
En effet, dans ce cas, c'est l'ETP de la première fiche de l'année qui est retenu. Donc celui de la fiche la plus ancienne.
Pour prendre en compte celui de la fiche la plus récente, c'est au niveau des options de la génération qu'il faut intervenir.
Il faut cocher la case Inverser l'ordre de traitements des contrats. De ce fait, c'est la fiche la plus récente qui est prise en compte.
2ème point d'attention
Mais ce n'est pas tout, si l'on n'y prend pas garde, la génération va appliquer la date d'embauche (celle qui figure sur le bulletin) pour constituer les données.
Par exemple, une personne embauchée le 28/08/2018 a eu un changement de situation au 07/08/2021
Au niveau des données bilan social, on obtient :
La fiche 1.2.0 qui débute le 07/08/2021 est présente pour le traitement du bilan social 2020. Ce qui est incohérent. C'est à nouveau dans les options de génération qu'il faut intervenir :
Il faut cocher la case Utiliser la date de début d'activité comme entrée pour obtenir :
3ème point d'attention
Il concerne la catégorie de bilan social.
Nous avons déjà consacré une page EIG wiki à la bonne codification des catégories de bilan social, accessible à l'adresse https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-grh/page/bien-demarrer-le-bilan-social-inclus-ouinon-les-categories-tcr
Si la catégorie est incorrecte lors de la génération, il est possible de modifier la fiche personne (dans le pavé Statistiques :
Mais, dans le bilan social, il est possible que la personne soit codifiée autrement :
Quelles que soient les manipulations effectuées dans la fiche personne, l'affectation bilan social de la personne reste erronée.
C'est parce que, lors du passage de décembre N-1 à janvier N, la fiche personne était mal codifiée et que les données de décembre N-1 sont archivées. Par défaut, la génération est établie à partir de la cette situation.
C'est toujours au niveau de la génération qu'il faut intervenir :
Il faut cocher la case Ne pas utiliser les données archivées pour le bilan social.
Quand toutes les conditions sont remplies, le résultat devient cohérent :
Contrôler le résultat
Il est possible, pour chaque ligne et chaque colonne, de cliquer sur le bouton 
pour obtenir les choix suivants :
L'édition de contrôle et l'extraction font référence aux données de la ligne :
La colonne G contient les prénoms et noms des personnes ; elle est volontairement masquée.
L'export des informations peut s'effectuer lors de la génération en cochant la case Exporter les données et en configurant l'export :
Les options de configuration sont :
Par défaut, toutes les options sont cochées. Il faut sélectionner les données voulues. Il y a un fichier par option :
Contenu pour les personnes :
Contenu pour les fiches contrats
Conclusion
Il est possible d'éviter les mauvais résultats de valorisation du bilan social en paramétrant correctement l'écran de génération.
Il faut cocher les cases :
- Inverser l'ordre de traitements des contrats
- Utiliser la date de début d'activité comme entrée
- Ne pas utiliser les données archivées pour le bilan social
Gérer les différentes étapes du bilan social - TCR
Rappel
Dans le document lié à la mise à jour de mars 2022, il y avait un paragraphe concernant la génération du bilan social en début d'année :
https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/mise-a-jour-mars-2022/page/bilan-social
1 - Dans le courant de l'exercice, créer la nomenclature de la nouvelle année (par exemple 2024)
Il faut vérifier que les items du bilan social N-1 (2023) sont toujours d'actualité.
La création de la nomenclature de la nouvelle année (2024) s'effectue par la duplication de la nomenclature N-1 (2023). Il est possible de créer la nomenclature 2024 pendant l'exercice. Il n'y a pas besoin d'attendre 2025 pour travailler rétroactivement.
Deux possibilités existent pour la mise à jour de la nomenclature.
- Effectuer les modifications dans la nomenclature 2023 avant de dupliquer. Avantage ou inconvénient, en régénérant et recalculant le bilan social 2023, selon les modifications, les précédents résultats peuvent être modifiés en conséquence
- Effectuer les modifications dans la nomenclature 2024 après duplication. Avantage, le résultat du bilan social 2023 n'est en aucun cas concerné par ces manipulations
Penser au requêtage sur les absences et/ou l'historique de paye :
Créer ces éléments pendant l'exercice 2024 permet de faire des tests et d'éviter les appels à l'assistance EIG en 2025.
Pour rappel, les clients qui dépendent de l'ARS doivent fournir, une fois par an, un tableau de bord de la performance dans le secteur médico-social dit "indicateurs ANAP" (ANAP = Agence NAtionale de la Performance sanitaire et médico-sociale). Parmi les différents critères demandés, il en existe un lié à l'absentéisme. Nous avons créé une page wiki expliquant comment paramétrer le bilan social en conséquence :
2 - Dès le mois de décembre 2024, vérifier la prise en compte des personnes
3 - De janvier 2025 au 15 avril, générer le bilan social
Même si le bilan social a déjà été généré en 2024, il faut le régénérer pour tenir compte de toutes les modifications effectuées dans la nomenclature. Conserver la génération 2024 ne tiendrait pas compte des nouvelles personnes entrées après cette génération. En régénérant le bilan social en 2025, il y a l'assurance que toutes les personnes présentes en 2024 sont bien prises en compte.
Nous avons également créé une page wiki concernant la génération : https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-grh/page/optimiser-la-generation-et-eviter-les-anomalies-de-resultat-tcr.
Cette phase consiste à générer des fiches personnes avec les données propres au bilan social. Il est possible d'intervenir sur ces données.
4 - 2025 - Calculer le bilan social
Cette opération intervient après la génération. Elle associe le contenu de la nomenclature et le contenu des fiches personnes du bilan social.
5 - 2025 - Analyser le résultat
Il faut, en effet, analyser le résultat par sondages. Cela permet de vérifier que les modifications apportées dans la nomenclature 2024 sont correctement interprétées. Si des tests ont été effectués en 2024 (paragraphe 1), alors, les résultats sont conformes. Sinon, en fonction de l'anomalie, il faut modifier soit :
- La gestion des personnes du bilan social avec la possibilité de bloquer le salarié. Si une nouvelle génération est effectuée, les données du salarié ne sont pas modifiées. Le salarié reste figé. Cependant, nous conseillons de conserver une liste sous format Word ou Wordpad pour noter les modifications effectuées dans le cas ci-dessous
- La nomenclature. S'il s'agit d'ajouter de nouvelles requêtes liées aux absences ou à l'historique de paye ou la modification des rubriques listées pour le requêtage, il est impératif de régénérer puis de recalculer le bilan social. Attention aux salariés figées, ils ne sont pas impactés par les corrections. En les débloquant avant la génération, ils bénéficieront des nouveautés mais perdront les modifications qui ont entrainé le blocage (d'où la liste évoquée ci-dessus). Si les modifications ne concernent que les lignes de la nomenclature, un simple calcul peut suffir
6 - 2025 - Générer, calculer et analyser jusqu'à délivrer le résultat
7 - 2025 - Insérer le bilan social dans la BDESE
Les chefs d'établissement utilisent parfois le bilan social pour établir leur rapport d'activité.
Avant la mise en place de la BDESE, les structures d'au moins 300 salariés devaient fournir le bilan social de l'année N (2024) au CSE à partir du 15 avril N+1 (2025).
Il faut vérifier les obligations liées à l'instauration de la BDESE.