Charges & journaux - TCR

Regroupe les informations liées au calcul des charges et journaux - 2 pages présentes : les écarts débit-crédit liés aux absences et personalisation du journal des salaires

• Ecart débit-crédit - Les absences - TCR
• Personnaliser le journal des salaires - TCR
• Créer / modifier la comptabilisation d'une rubrique - TCR
• Modifier les imputations comptables de la GRH

Ecart débit-crédit - Les absences - TCR

Il arrive parfois que des erreurs de comptabilisation débit-crédit apparaissent dans le calcul des charges et journaux.

Ces écarts peuvent être liés au paramétrage des absences.

Absence simplement Valorisée

Dans la codification de l’absence (Paramètres généraux, rubriques), la case Valorisée est cochée, les cases Déduite et Maintenue ne le sont pas. Comme dans l'exemple suivant :

Dans ce cas, la case Profil comptable située sous la mention Valorisée doit être décochée et aucun profil ne doit être renseigné.

En effet, comme les cases déduites et maintenues sont décochées, l'absence ne rentre pas dans le calcul du brut. Elle est juste affichée comme information sur le bulletin de paye :

Si la case était cochée et qu'un profil était renseigné, cela génèrerait un message d’erreur au lancement du traitement des charges :

Absence déduite et maintenue

Dans la codification de l’absence (Paramètres généraux, rubriques)), les cases déduite et valorisée sont cochées, comme dans l'exemple ci-dessous ;

Dans ce cas, il est obligatoire que les rubriques dans lesquelles le déduction et le maintien sont imputés doivent être renseignées, notamment le brut en - pour la déduction et en + pour le maintien. les 2 zones Profil comptable doivent être cochées

Elles sont situées sous la case Valorisée et sous la case Maintenue. Dans ce cas, les zones Profils comptables associées doivent être cochées et le profil d’absence doit obligatoirement être renseigné à chaque fois (sous les cases Valorisée et Maintenue).

C’est l’absence de profil qui génère l’écart débit-crédit.

Pour rappel, un profil de comptabilisation existe, fourni par EIG, de type proportionnel.

Le passage d’une rubrique simplement valorisée à une rubrique déduite et maintenue est généralement lié à la mise en place du maintien de salaire. Il faut donc s’assurer de bien codifier le profil comptable lors de cette mise en place.

Comment fonctionne le profil proportionnel ?

Le profil proportionnel "Absence" prorate le montant de l'absence en fonctions des profils comptables de chaque élément du brut. 

Supposons que :

• La personne (ETP 1) a un salaire de base de 2500 €, une indemnité mensuelle complémentaire de 500 € et le Ségur de 238 € soit un brut de 3238 €
• Les indemnités Ségur se comptabilise sur un compte spécifique 641128 (238 €) et les autres éléments du brut en 641100 (3000 €)
• La personne a une absence de 300 €
• Sur le compte 641100, le montant de l'absence affecté est égal à 300 * 3000 / 3238 = 277,95
• Sur le compte 641128, le montant de l'absence affecté est égal à 300 * 238 / 3238 = 22,05
• Et 277,95 + 22,05 = 300,00

Comptabilisation multiple

Très souvent, le compte de brut a une comptabilisation de type multiple. C'est à dire que différents comptes de classe 64 sont affectés selon une catégorie type catégorie comptable dans EIG selon la nomenclature M22bis 

Ce qui se traduit dans EIG par un profil comptable semblable à ceci :

Dans le cas du profil "Absence" proportionnel, le programme vérifie la catégorie comptable du contrat (pavé 10, comptabilisation) prend la valeur du compte 64 de la catégorie du contrat.

Par exemple, un apprenti a la catégorie comptable 5. C'est donc le compte 641700 qui est pris en compte. Donc dans l'exemple valorisé précédent, le compte 641100 est remplacé par le 641700 pour le prorata.

 

Personnaliser le journal des salaires - TCR

L’édition

C’est une édition obligatoire du traitement mensuel des charges et journaux, menu Traitements, option Charges et journaux.

Un pré-paramétrage est fourni par EIG. Il n’est pas figé et est adaptable en fonction des besoins.

Le paramétrage

Il se situe dans le menu Autres paramètres, option Paramétrage des éditions, onglet Journal des salaires.

Le programme affiche la liste des rubriques présélectionnées.

Pour modifier cette sélection, il convient d’utiliser le bouton Modifier    (attention : pas d’info-bulle quand on pointe la souris sur le bouton).

La liste de toutes les rubriques apparaît en superposition avec devant chacune, une case cochée (sélectionnée) ou non.

Il convient de cocher les cases des rubriques à ajouter dans l’édition et décocher celles qui ne doivent pas y figurer.

La validation s’effectue par le bouton Valider dans le haut à droite, représentée par un V vert.

L’affichage des rubriques

La liste des rubriques permet de taper en mode intuitif le texte ou acronyme de la rubrique recherchée.

Exemple : pour la rubrique Prime exceptionnelle de pouvoir d’achat, vous pouvez commercer à taper pouvoir et les rubriques contenant ce mot dans le libellé seront les seules affichées.

La liste est affichée dans l’ordre alphanumérique de l’alias. En cliquant sur les entêtes Catégorie ou Désignation, l’ordre est changé en fonction du critère sélectionné. En cliquant une fois, l’ordre est croissant ; en cliquant une seconde fois, il devient décroissant. L’ordre est repéré par un pointeur au-dessus de l’entête.

Par exemple :   l’ordre est alphabétique décroissant

Il est également possible de :

• Fltrer sur les types de rubriques (barre de sélection dans le haut de la grille d’affichage) soit en décochant le/les types/s de rubriques soit par le bouton de sélection rapide.
• N’afficher que les rubriques présélectionnées ou celles qui ne le sont pas.

Créer / modifier la comptabilisation d'une rubrique - TCR

Cette page explique la modification de comptabilisation d’une rubrique de GRH. La modification doit avoir lieu avant la comptabilisation de la paye. 

Ce mode opératoire s'adresse à l’ensemble des utilisateurs bénéficiant des droits de modification sur les paramètres généraux.

Prérequis : Veillez à ce que le compte comptable souhaité existe dans le dossier de référence comptable. Demander sa création s’il y a lieu.

Comment modifier la comptabilisation d'une rubrique ?

Sous le menu ‘Paramètres généraux, sélectionner ‘Profils comptables ’

Un profil comptable est rattaché à une rubrique. Il permet, lorsque l’on comptabilise la rubrique (de brut, de net et de cotisation patronale), de déterminer le compte que l’on va utiliser, voire les comptes.

Créer le profil de comptabilisation

1. Identifier si le profil n’est pas présent dans la liste.
2. Cliquer sur l’icône nouveau Profil s'il est absent ou double-cliquer sur celui existant
3. Définir le libellé du profil comptable
4. Définir le type de comptabilisation et les options souhaités
5. Valider la création du profil

Type de comptabilisation	Unique	Prise en compte d’un seul et unique compte comptable
	Multiple	Possibilité d’adapter un compte comptable en fonction des catégories comptables existantes
	Proportionnel	Ce type de profil s’adresse à une rubrique d’absence. La somme est répartie sur l’ensemble des rubriques qui compose la base à valorisation de l’absence

 

Options	Compte mensuel	Possibilité de créer un compte comptable par mois. Les deux derniers chiffres du compte sont remplacés par le numéro du mois en cours.
	Comptabilisation détaillée	Les lignes de comptabilisation sont détaillées avec le matricule du salarié et par rubrique (utile pour les acomptes ou les IJSS).

Affecter le profil comptable à la rubrique

Sous le menu ‘Paramètres généraux, sélectionner ‘Rubriques ’

1. Sélectionner la rubrique souhaitée (recherche par CTRL F ou recherche intuitive par frappe directe au clavier) 
2. Modifier la rubrique
3. Cocher la case ‘Profil comptable’ et sélectionner le profil de comptabilisation
4. Valider la rubrique modifiée

Remarque : Il est possible d’exporter le plan de comptabilisation de l’ensemble des rubriques de paye. En gestion des paramètres généraux – Rubriques ; sélectionner Plan de comptabilisation puis une fois la liste affichée, cliquer sur Exporter

                                                    

Modifier les imputations comptables de la GRH

Les imputations comptables sont définies dans la fiche contrat dans le pavé 10 - Comptabilisation, sur la ligne Imputations

En cliquant sur le bouton Modofier, le contenu de la codification s'affiche :

La partie haute, intitulée Affectation des postes, concerne la ventilation budgétaire liée au contrôle budgétaire des salaires (ou CBS) et au compte administratif, accessibles en GRH budget.

La partie basse, intitulée Ventilation comptable générale et analytique concerne la comptabilisation et donc la génération des écritures en comptabilité.

Toute modification faite à ce niveau concerne la génération des écritures à partir du mois de paye en cours ; dans notre exemple, le mois d'aout 2024 (surligné en jaune dans la 1ère copie d'écran de cette page). Cela n'a aucune conséquence sur des calculs rétroactifs de charges et journaux.

La paye est gérée mensuellement. les imputations comptables, analytiques et budgétaires sont stockées mensuellement en historique afin d'être modifiées en cas de besoin et ainsi régénérer les écritures des mois échus.

Comment procéder ?

Dans le base de la fiche contrat, dans la barre de boutons, figure un bouton avec une page blanche et un V rouge intitulé Modifier les ventilations historisées :

En l'activant, le programme affiche le contenu de l'historique des ventilations du contrat :

L'écran est subdivisé en 4 parties :

1. Cette partie concerne les rubriques ayant une ventilation spécifique affectée lors de la saisie de la variable et qui déroge à la ventilation du salarié
2. Cette partie concerne les affectations budgétaires liées au CBS
3. Cette partie concerne la génération des écritures comptables et analytiques
4. Cette partie contient dans les années passées et tous les mois d'historique du contrat

Pour modifier une ventilation rétroactive, il faut :

• Sélectionner le mois concerné
• Activer le bouton avec le crayon pour passer en modification (entouré d'un ovale jaune sur la copie d'écran). l'écran se présente comme celui de modification de la fiche contrat. Son utilisation est identique. Les parties 2 et 3 de l'écran précédent sont reprises comme suit : 

  

  Dasn la partie dédiée à la comptabilité, dans l'exemple ci-dessus, la personne a également une ventilation analytique, ligne "CHAR" et "0010 Médecins". En bas de page, nous rappelons comment saisir une ventilation analytique.
• Valider par le V vert quand la saisie est terminée
• Reproduire la saisie pour tous les mois concernés

Variante si toute l'année est concernée

Il faut utiliser le bouton Traitements complémentaires :

Cette option propose 5 choix différents :

• Appliquer la ventilation courante à tous les éléments de la fiche contractuelle
• Appliquer la ventilation courante à toutes les périodes de l'exercice pour l'élément sélectionné
• Utiliser l'établissement section actuel de la fiche comme établissement section de référence
• Utiliser l'établissement section historisé de la fiche comme établissement section de référence pour la ventilation courante
• Supprimer les ventilations de tous les éléments de la fiche contractuelle pour la période courante

C'est la deuxième ligne qu'il faut sélectionner. Le programme vous propose de dupliquer la ventilation sur tous les mois de l'exercice

Une fois le traitement terminé, le programme affiche :

Il faut utiliser le menu Traitements pour lancer la génération des écritures comptables des mois concernés par les charges et journaux.

Rappel : comment saisir une affectation analytique ?

Quand il faut ajouter une répartition analytique, la fiche se présente comme ceci :

Il faut cliquer sur la ligne de ventilation générale concernée et cliquer sur le bouton "Insérer une ligne" :

Le programme pose la question suivante :

Il faut répondre Non. Comme la partie du bas est consacrée aux imputations générales et analytiques, le fait de répondre Non à la ventilation générale permet de basculer sur la saisie analytique en proposant le premier traitement codifié en comptabilité et ouvert à la GRH

Si plusieurs traitements analytiques sont ouverts à la GRH, il faut utiliser l'ascenseur pour sélectionner le bon et valider par le V vert. Ainsi, une nouvelle ligne apparaît à l'écran :

Cette ligne est déjà présélectionnée. Il faut à nouveau cliquer sur le bouton "Insérer une ligne". Le programme affiche la liste des codes analytiques existants en se positionnant sur le premier. il faut utiliser l'ascenseur pour sélectionner le bon et valider par le V vert :

L'écran se présente comme suit :

 Chaque ligne est référencée par un code couleur expliqué par la ligne de commentaire.

Ne pas oublier de valider l'écran de codification des imputations pour enregistrer la modification.