Gestion des absences
- Gestion des absences - Rappel du réglementaire
- Comprendre les rubriques de valorisation et maintien des absences et congés
Gestion des absences - Rappel du réglementaire
Il existe plusieurs méthodes pour calculer la retenue des absences. Ces méthodes ont été dégagées par la pratique, la loi n’en définissant aucune.
Cependant la jurisprudence a imposé la méthode dites des « heures réelles » au détriment des autres méthodes en cas d’absences non rémunérée.
Dans les exemples ci-dessous, nous retenons un salaire à 1800 € et une absence d’une semaine entière (7 jours = 35 heures) au mois de mars.
Calcul en jours :
1ère méthode :
En 30ème : cela revient à définir une année sur 360 jours et considérer chaque mois avec 30 jours.
La retenue pour 7 jours en 30ème est de :
(1800 / 30) X 7 = 420 donc un salaire de 1380 €
2ème méthode :
En calendaire : on reprend le nombre de jours exact de chaque mois
La retenue pour 7 jours calendaires (en mars) est de :
(1800 / 31) X 7 = 406.45 donc un salaire de 1393.55 €
3ème méthode :
En jours ouvrables : on retient 26 jours que l’on obtient 26 = 6 X 52 /12
La retenue pour 6 jours ouvrables est de :
(1800 / 26) X 6 = 415.38 donc un salaire de 1384.62 €
4ème méthode :
En jours ouvré : on retient 21.67 jours que l’on obtient 21.67 = 5 X 52 /12
La retenue pour 5 jours ouvrés est de :
(1800 / 21.67) X 5 = 415.32 donc un salaire de 1384.68 €
Calcul en heures :
1ère méthode :
En heures moyennes : on retient 151.67 le nombre moyen d’heures mensuelles et on applique la solution la plus favorable au salarié entre les heures d’absences et les heures effectuées
- Si mois de 20 jours ouvrés :
La retenue d’absence est de :
(1600/151.67) X 35 = 415.38 donc un salaire de 1384.62 €
Les heures effectuées sont de : 7 heures X 15 = 105
(1600/151.67) X 105 = 1246.12 €
Le calcul de la retenue est plus favorable pour le salarié
- Si mois de 22 jours ouvrés :
La retenue d’absence est de :
(1600/151.67) X 35 = 415.38 donc un salaire de 1384.62 €
Les heures effectuées sont de : 7 heures X 17 = 119
(1600/151.67) X 105 = 1412.28 €
Le calcul des heures effectuées est plus favorable pour le salarié
2ème méthode :
En heures réelles : On retient le nombre d’heures réel contenues dans le mois
- Si mois de 20 jours ouvrés :
Le nombre d’heures retenues pour le mois est de : 20 X 7 = 140 H
La retenue d’absence est de :
(1600/140) X 35 = 450 donc un salaire de 1350 €
- Si mois de 22 jours ouvrés :
Le nombre d’heures retenues pour le mois est de : 22 X 7 = 154 H
La retenue d’absence est de :
(1600/154) X 35 = 409.09 donc un salaire de 1390.91 €
Compte tenu de la jurisprudence de la cour de cassation, il est recommandé d’appliquer la méthode des heures réelles, particulièrement dans les cas suivants :
- Entrée ou sortie en cours de mois
- Congé sans solde
- Arrêt de travail sans maintien de salaire
- Grève
Dans la GRH, il est possible de paramétrer les rubriques d’absence de plusieurs façons :
Par défaut, les rubriques d’absences sont paramétrées en jours (30ème ou calendaire). Cela ne pose pas de problème dès lors qu’il y a un maintien.
Par contre, pour les absences non maintenues, il faut s’appuyer sur le cycle horaire pour pouvoir codifier les absences en tenant compte des heures réelles du mois. Sinon, c'est au moment de la saisie de l'absence qu'il faut indiquer le nombre d'heures réel de l'absence.
Comprendre les rubriques de valorisation et maintien des absences et congés
Introduction
Les rubriques en question sont de type "Itérative", leur montant est égal à la somme de leur composants.
Plusieurs rubriques sont concernées :
- B_BASEABSM, base pour le maintien des absences standard
- B_BASEABSV, base pour la vamorisation des absences standard
- B_CP_ASSIETTE, assiette CP pour comparatif 10%
- B_CP_MAINTIEN, base pour le maintien de salaire des congés payés
- B_CP_VAL, base de valorisation pour congés payés
Il est également possible d'ajouter les rubriques ABSTOTALV, total des montants des absences standard et ABSTOTALM, total des maintiens des absences standard.
Toutes ces rubriques sont liées aux rubriques d'absence.
Les rubriques d'absence
Il en existe de 3 types :
- "Absence" qui regroupe toutes les rubriques ne faisant pas référence à un profil congé et n'étant pas du temps partiel thérapeutique (la majorité des rubriques d'absences)
- "Congés" qui regroupe toutes les rubriques liées à un profil de congés qui fonctionne selon le principe Acquisition - Prise = Solde
- "Temps partiel térapeutique" qui regroupe les rubriques liées au temps partiel thérapeutique
Pour qu'une rubrique d'absence soit éditée sur le bulletin, il faut qu'un des 3 éléments, durée, taux ou montant soit coché. Par défaut, c'est la formule "Montant" qui l'est. Mais pour qu'il y ait un montant, il faut que l'absence soit valorisée et donc que la case correspondante soit cochée (elle l'est par défaut)
Si la case "Valorisée" n'est pas cochée et que la case "Montant" l'est, la rubrique n'est pas imprimée sur le bulletin. De plus, lors de la saisie, un message d'erreur apparaît signalant une anomalie sur la rubrique :
Il est possible de passer outre ce message. Mais, il perdure à chaque nouvelle utilisation de la rubrique ou modification de l'absence déjà saisie.
La valorisation
Toute rubrique d'absence doit être valorisée afin que le montant soit édité sur le bulletin et stocké en historique de paye.
Afin de pouvoir gérer les particularités des conventions collectives ou des accords internes, EIG a prévu de créer deux bases distinctes de valorisation :
- La première pour les rubriques de type "Absence" et "Temps partiel thérapeutique", la base pour la valorisation des absences standard, B_BASEABSV
- La seconde pour la valorisation de toutes les rubriques de type "Congés", la base de valorisation des congés payés, B_CP_VAL
Dans la codification fournie par EIG, les deux rubriques sont codifiées de façon identique :
C'est la base du prix de l'heure qui est utilisée, B_PXHEURE. Elle sert à calculer le taux horaire qui apparaît dans le haut du bulletin, à valoriser le taux des heures majorées, supplémentaires ou complémentaires, à valoriser le cout d'une journée de travail.
Il est ajouté l'indemnité de carrière de la convention 51. Cette indemnité est liée à la rénovation de la convention (2003). A l'époque, la FEHAP avait indiqué que cette rubrique n'entrait pas dans le prix de l'heure mais qu'elle devait être prise en compte dans la valorisation des absences. D'où la codification ci-dessus.
il est donc possible de modifier le paramétrage de chacune de ces deux rubriques de façon indépendante.
Attention, si une rubrique est déjà présente dans la base du prix de l'heure et qu'elle est ajoutée dans cette codification, elle serait prise en compte 2 fois. A moins d'être en sens négatif pour l'exclure de la valorisation.
Cas particulier
Il arrive parfois, que, malgré les aménagements effectuées dans l'une ou l'autre de ces rubriques, le résultat semble figé et ne tienne pas compte des modifications. C'est lié à une case qui est cochée et qui tient compte d'une autre valorisation que celle codifiée dans l'absence :
Il s'agit de la case "Utiliser le prix de l'heure pour valoriser les durées en heures" et de son paramétrage qui prend en compte la rubrique décrite dans le paramétrage lié à la case. Par défaut, il s'agit de :
Pour être certains que les corrections apportées à B_BASEABSV ou B_CP_VAL soient prises en compte lors de la valorisation des absences, il convient de décocher cette case.
La déduction - Le maintien
Les cases ne sont pas cochées
Si elles ne sont pas cochées dans la rubrique d'absence, le montant apparaît sur le bulletin dans la colonne "Nombre ou base" et n'a pas d'incidence sur le brut :
Cette présentation fonctionne mais peut perturber les salariés.
Les cases sont cochées
En cochant les cases "Déduite" et "Maintenue", la présentation de la rubrique change sur le bulletin. Mais cela ne suffit pas. Il faut indiquer de quoi elle est déduite et dans quoi elle est maintenue. La rubrique modifiée se présente ainsi :
La rubrique est déduite du brut à 100% (la ligne avec le signe -) mais comme elle est maintenue également à 100%, elle s'y ajoute aussi (la ligne avec le +).
Dans les calculs, il y a parfois besoin de ne pas tenir compte des absences mais juste de leur maintien (indemnité de précarité, nombre d'heures à prendre en compte pour les allègements de charges, etc.). Au lieu de surcharger la liste des rubriques à ce niveau, EIG a créé deux rubriques qui cumulent, pour la première, le montant total des absences valorisées (ABSTOTALV) et, pour la seconde, le montant total des absences maintenues (ABSTOTALM). C'est, ensuite, la différence entre ces 2 rubriques qui est codifiée dans les rubriques concernées, déduction du montant des valorisations d'absences et ajout du montant des maintiens :
Revenons un instant sur la copie d'écran de la rubrique modifiée. Si elle reste en l'état, le calcul des charges et journaux va assurément générer des écarts débit-crédit. En effet, comme la rubrique a une incidence sur le brut, elle doit avoir un profil comptable.
Il existe déjà une page wiki expliquant cela :
https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-grh/page/ecart-debit-credit-les-absences-tcr
Dans la rubrique d'absence, il faut cocher les cases "Profil comptable" de la valorisation et du maintien (quand il y a maintien) et renseigner le profil concerné. Voici la rubrique correctement codifiée :
La valorisation du maintien
Comme il y a eu des bases de valorisation dédiées au montant de l'absence, il en est de même pour le maintien :
- La première pour les rubriques de type "Absence" et "Temps partiel thérapeutique", la base pour le maintien des absences standard, B_BASEABSM
- La seconde pour toutes les rubriques de type "Congés", la base de maintien de salaire pour les congés payés, B_CP_MAINTIEN
Dans la codification fournie par EIG, ces deux rubriques sont codifiées de façon identique: :
Ici aussi, c'est la base du prix de l'heure qui est utilisée, B_PXHEURE. A laquelle s'ajoute l'indemnité de carrière de la convention 51 pour les mêmes raisons que précédemment.
Particularité de ABSTOTALV et ABSTOTALM
Nous avons indiqué, dans l'introduction, le libellé de ces deux rubriques :
- ABSTOTALV = total des montants des absences standard
- ABSTOTALM = total des maintiens des absences standard
Ce sont toutes deux des rubriques itératives dont les montants correspondent à la somme de leurs composants :
ABSTOTALV
La rubrique ne contient que les formules "Montant" de chaque rubrique d'absence.
ABSTOTALM
La rubrique ne contient que les formules "Maintien" des rubriques maintenues. Les absences déduites à 100% n'y sont donc pas codifiées.
En aucun cas, il ne doit y avoir de variables de paye dans ces deux rubriques.
Utilité de B_CP_ASSIETTE
La loi oblige à comparer le maintien du congé avec 10% de la somme obtenue sur la période de référence. Cette somme est appelée "Assiette" et est générée tous les mois par le calcul de paye dans la rubrique de type itérative B_CP_ASSIETTE, assiette CP pour comparatif 10%.
La rubrique part du brut dans lequel elle ajoute les montants des IJSS et retranche les primes exceptionnelles pour obtenir un brut rétabli. Les avantages en nature qui continuent à être versés pendant la prise des congés doivent également être exclus (logement, voiture). Tous les éléments de paye ne sont pas à prendre en compte dans cette assiette. Nous vous invitons à consulter le lien ci-dessous :
https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F33359
Voici un exemple de codification :
Le déclenchement de l'indemnité
Il se paramètre dans le profil des congés annuels (Menu "Paramètres généraux", option "Congés" 
.
La mention "Déclenchement de l'indemnité de congés payés" doit être renseignée. Quatre choix sont proposés :
- Jamais. A ne pas utiliser car cela ne respecte pas la législation
- A chaque prise : le programme établit le comparatif entre la valorisation du congé et 10% de l'assiette pour le nombre de jours prix
- Au solde des droits : le prgramme établit le comparatif avec tous les congés de la période de référence quand le dernier jour est posé par la personne (le 25ème pour les jours ouvrés, le 30ème pour les jours ouvrables) avec 10% de l'assiette de l'année
- A la demande : c'est le gestionnaire de paye qui déclenche le comparatif d'une année précise lors d'un calcul de paye. Là encore, le comparatif s'effectue entre tous les montants des congés de la période et 10% de l'assiette de la même période
Exemple avec le paramétrage ci-dessus
Une salariée a pris 13 jours du 15 décembre au 5 jours soit 13 jours. La période est décomposée en deux, une partie pour décembre et une pour janvier. Les valorisations du congé et du maintien apparaissent. Mais, il n'y a pas d'indemnité différentielle :
L'explication est située dans le calendirer des absences saisies. Il faut y sélectionner l'absence, la ligne est soulignée en jaune et cliquer sur l'imprimante dans le bas à droite :
A la question suivante, prendre le choix 2, "imprimer l'absence sélectionnée"
Le programme affiche alors l'édition suivante :
La personne est en jours ouvrables, les dimanches, le 25 décembre (Noël) et le 1er janvier (Jour de l'an) sont exclus du décompte.
Comme sur le bulletin de paye, la période est décomposée en 2, décembre et janvier.
La valorisation du congé est égale à 1335,73 / 26 * 11 = 565,07 et 1335,73 / 26 * 2 = 102,74.
Pour le comparatif, le programme prend l'assiette de congés de la période de référence (14937,89) la divise par le nombre de jours acquis (30) et la multiplie par le nombre de jours pris (11) et prend 10%.
Donc (14937,89 / 30 * 11) * 0,1 = 547,72 et (14937,89 / 30 * 2) * 0,1 = 99,59. Ces deux chiffres apparaissent dans la colonne ICP. Ils sont inférieurs à la valorisation du congé (colonne Maintien) . Par conséquent, il n'y a donc pas de différentiel.
Tableau récapitulatif
| Type d'absence | Rubrique de base de valorisation de l'absence (la déduction) | Rubrique de base de valorisation du maintien |
| Absence | B_BASEABSV | B_BASEABSM |
| Congés | B_CP_VAL | B_CP_MAINTIEN |
| Temps partiel thérapeutique | B_BASEABSV | B_BASEABSM |
Ce tableau et les codifications des rubriques nous enseignent que si la base de valorisation est modifiée, il convient de reporter les mêmes modifications sur la base de maintien et donc :
- B_BASEABSV et B_BASEABSM doivent être codifiées à l'identique
- B_CP_VAL et B_CP_MAINTIEN doivent être codifiées à l'identique
Trucs et astuces
Afin d'éviter de modifier à chaque fois les deux rubriques de base de valorisation et de maintien, il est possible :
- D'affecter la base de valorisation non seulement à la déduction mais également au maintien
Dans ce cas, la rubrique de maintien n'est pas utilisée.
- Ou de modifier la rubrique de base maintien afin qu'elle fasse référence à la rubrique de base de valorisation et plus au prix de l'heure
Dans ce cas, quelles que soient les modifications effectués dans B_CP_VAL, elles sont reportées dans B_CP_MAINTIEN
