GRH Budget - TCR
Ce chapitre traite les informations spécifiquement liées au budget prévisionnel GRH avec ou sans hypothèse, au CBS et à la gestion du CA en paye (il sera possible de séparer et de faire 3 chapitres différents)
- Les différents modes de génération du budget prévisionnel GRH - TCR
- Gestion des postes - Valorisation N-1, valorisation N - TCR
- Création d'un poste enveloppe en GRH Budget - TCR
- Démarrer son CBS de l'année - TCR
- Corriger l'édition des primes en euros - TCR
- Valoriser les forfaits jours en GRH Budget
- Modifier les imputations budgétaires de la GRH
- Gérer les différentes étapes du CBS - TCR
Les différents modes de génération du budget prévisionnel GRH - TCR
La génération d’un budget prévisionnel ou d’un contrôle budgétaire des salaires (CBS) se situe dans le programme GRHBudget, identifié par l'icône 
sur l'écran d'accueil (de saisie du mot de passe EIG).
La génération s'effectue dans la gestion des budgets. Elle est accessible par le menu Paramètres Généraux, option Gestion des budgets ou en cliquant sur l’indication en bleu ciel dans le haut à droite (il s’agit d’un lien hypertexte qui pointe sur la même option).
Seules les personnes qui ont accès à l’ensemble des établissements ont accès à ce menu et à cette option.
Cliquer sur le bouton Générer un budget, le premier bouton 
à droite du terme Budget. L'écran de paramétrage s'affiche :
- Année du budget : Il s’agit de l’année du budget, qui doit être en phase avec l’année de paye. Il est possible d’avoir une année du budget différente de l’année de paye ce qui permet de créer des budgets différents selon les options envisagées. Par exemple, un budget 2023 de base, un budget 2123 avec une première option et un budget 2223 pour une deuxième option. Sachant qu’à terme, c’est l’option définitive choisie qui devra être en année du budget 2023.
- Année de valorisation : Elle sert de référence pour les calculs, notamment pour les progressions automatiques d’ancienneté. Elle correspond à l'année anticipée. Par exemple 2023.
Pour une même année de valorisation, il est donc possible de créer plusieurs budgets.
Il est important de conserver le lien entre les postes existants entre 2 années budgétaires afin de pouvoir comparer les données en ETP, nombre de points et valorisation entre le budget N et le budget N+1. Ce qui permet d'établir le tableau des effectifs où doit figurer les données N+1 et la variation par rapport à N (Annexe 11 du budget prévisionnel de comptabilité),
Entête de l'annexe pour les ARS (source classeur officiel)
Entête de l'annexe pour les Conseils Départementaux (source classeur officiel)
Génération à partir d'un budget
Cette option est cochée par défaut. Elle est indisponible en cas de démarrage d'un nouveau client. Il convient de sélectionner le budget origine en cliquant sur le texte en orange indiquant cette option :
Le programme propose alors les budgets prévisionnels précédents (Budget 20NN) ainsi que les CBS précédents (CBS 20NN).
La notion de budget contient le prévisionnel établi l'année précédente pour l'année N déposé au financeur le 31 cotobre de l'année précédente. Une fois déposé, il n'a pas à être modifié sauf à la demande du financeur.
Le budget CBS contient la copie intégrale du budget prévisionnel de l'année correspondante. C'est dans cette partie (le CBS) que les utilisateurs sont sensés mettre à jour les postes exécutoires, retour à la valeur de point réelle, suppression des mesures nouvelles non autorisées, ajustement par rapport au montant accordé au total du groupe 2 des charges (celui des salaires).
Duplication à partir d’un budget précédent
Cela permet de générer le budget N+1 à partir d’une copie du budget N. Seules les anciennetés sont modifiées. Cela permet de présenter exactement le même budget que l’année précédente. Les ajustements du gestionnaire de rubriques que l’on a effectué spécifiquement pour le budget sont conservés.
Duplication à partir d’un CBS précédent
Cette option complète la précédente. Elle offre l’avantage supplémentaire de récupérer le dernier budget autorisé puisque celui-ci est censé être saisi dans le budget du CBS, en revanche elle comporte les mêmes inconvénients. Une autre différence se situe au niveau de la gestion des postes qui est forcément identique à celle de la paye.
Le programme propose également 2 options
- Conserver les éléments de calcul. Il s'agit d'un copier-coller intégral du bugdet précédent ou CBS de l'année courante. Toutes les nouveautés de paye, valeurs générales, rubriques, taux, grilles de convention sont absentes et doivent être créées en cas de besoin.
- Intégrer les éléments de calcul de la paye. Le programme effectue un copier-coller des postes du budget précédent ou du CBS de l'exercicie actuel en intégrant à ce nouveau budget prévisionnel RH les nouveautés de paye (valeurs, rubriques, taux, etc.)
Génération à partir de la paye
Cette option n'est pas cochée par défaut. Comme il est indiqué dans la grille d'écran "Ce mode est à utiliser lors de la génération de votre premier budget.".
A partir des fiches contractuelles
La structure des postes est entièrement refaite par le traitement. Elle ne correspond plus à ce qui peut exister en paye. La numérotation se fait suivant l’ordre de tri des fiches (catégorie de personnel, ordre alphébétique, etc.).
Cette option est à utiliser éventuellement lors de la toute première génération d’un budget et permet la création automatique d’une gestion de postes.
Inconvénient : tous les postes créés sont de type section, il n’y a pas de postes partagés.
A partir des ventilations comptables
Cette option est à utiliser éventuellement lors de la toute première génération d’un budget et permet la création automatique d’une gestion de postes section ou partagés. Utile en cas de démarrage d’un client.
Avantages : les postes créés sont éventuellement partagés (en fonction de la ventilation comptable de chaque contrat).
Inconvénient : il ne peut pas y avoir de relation entre le budget N, le CBS N, et le budget nouvellement créé N+1 car les numéros de postes sont entièrement réaffectés. C’est pourquoi il n’est pas conseillé d’utiliser cette option lorsque l’on a déjà utilisé le budget.
A partir de la gestion des postes actifs.
La structure des postes utilisée en paye est dupliquée dans le budget. La génération de la fiche budgétaire est issue de la fiche contractuelle de la personne associée au poste (le titulaire).
Dans le cadre du démarrage d'un nouveau client et de la première génération de budget, il est nécessaire d'avoir créé l'architecture de postes dans la GRH (Menu Fichiers de base, option Postes).
Le budget N+1 est généré en utilisant la gestion des postes actifs en paye. Pour les clients ayant déjà pratiqué le budget GRH, la même que celle du CBS N, s'il existe, qui lui-même a été généré à partir du budget N.
Avantages : Le gestionnaire de rubriques, les conventions et grilles, les constantes générales, les régimes sont copiés à partir de la paye, et sont donc à jour. Si les postes actifs en paye sont ceux du CBS N, les valorisations N-1 (C'est-à-dire les valorisations ETP, nombre de point et valeur en euros du budget N) sont reprises.
Inconvénients : Les fiches budgétaires sont créées à partir du contrat du salarié affecté au poste. Les postes « enveloppes » (ceux qui n’ont pas de personnes associées) n’ont donc pas de fiche budgétaire, il convient de les ressaisir.
EIG préconise
Choix 1 : de dupliquer le CBS N en intégrant les éléments de calcul de paye
Choix 2 : de partir de la gestion des postes actifs en paye (A condition qu'ils soient à jour).
Gestion des postes - Valorisation N-1, valorisation N - TCR
Après la génération d'un budget prévisionnel , la valorisation N-1 des postes est automatiquement générée à partir des données du budget prévisionnel ou du contrôle budgétaire des salaires utilisé :
La valorisation N nécessite 2 actions :
- la valorisation du poste par le bouton
ou par le calcul du budget (menu Traitements) - l'édition 1A - Evaluation du nombre de points dans les éditions du budget (menu Traitements)
C'est cette édition qui met à jour la valorisation N :
Création d'un poste enveloppe en GRH Budget - TCR
Pour créer un poste enveloppe comme il faut en GRH Budget, vous devrez faire attention à plusieurs problématiques. En effet, il faudra que le poste enveloppe ne déclenche pas d'ETP, que les plafonds mensuels de tranche A de sécurité sociale et d'organismes complémentaires se mouvementent afin de faire tomber les cotisations qui en découlent. Par la suite, il faudra, lorsque cette rubrique de paye sera saisie en paye, que cette dernière alimente la partie réalisée du CBS du poste enveloppe.
Pour éviter de faire des postes enveloppe, vous pouvez directement saisir vos variables de paye dans les éléments constants de la fiche budgétaire du poste. Cette méthode est plus précise car les éléments constants sont pris en compte dans le salaire brut du mois et du coup dans le calcul de la réduction Fillon (ou AGCP). En effet, les dimanches et jours fériés par exemple viennent augmenter le salaire brut et donc diminuer la réduction Fillon.
1. Création du poste enveloppe
Si votre poste enveloppe est utilisé pour plusieurs catégories de personnel, nous vous conseillons de créer autant de poste enveloppe que de catégories de personnel concernées. Exemple : "Poste enveloppe Dimanches et JF Socio-éducatif" et "Poste enveloppe Dimanches et JF Services Généraux".
Bien sélectionner la Rubrique associée. Dans notre cas, c'est 66_DIM_JF.
2. Création de la fiche budgétaire
Onglet 1 : Général
Bien choisir en Type d'emploi : Temps partiel.
Onglet 2 : Horaires
Bien choisir en Situation horaire : Horaire variable (pour ne pas avoir d'ETP qui se déclenche pour ce poste enveloppe).
Si besoin, forcer l'ETP à 0 en activant las saisie personnalisée.
Onglet 3 : Eléments de salaire
Onglet 5 : Eléments constants
Valoriser la rubrique du poste enveloppe selon vos estimations.
3. Alimenter les plafonds mensuels de tranche A de Sécurité Sociale et d'Organismes Complémentaires (Prévoyance)
En l'état, après la valorisation de la fiche budgétaire, dans la valorisation détaillée, nous nous rendons compte qu'il manque plusieurs rubriques de cotisations :
- VIEILLESSE_TRA : Vieillesse sur tranche A
- ASSEDICBRUT : Assurance chômage
- FNGS : Association pour la Garantie des Salaires
- RET_COM_TU1 : Retraite sur tranche 1
- RET_CEG_TU1 : CEG sur tranche 1
- PREV_NC_TRA : Prévoyance sur tranche A
En effet, ces rubriques s'appuient sur le plafond mensuel de tranche A pour pouvoir se calculer comme il se doit. Étant donné qu'il n'y a pas d'heures travaillées, aucun plafond ne se déclenche et du coup ces rubriques là ne tombent pas.
Voici comment y remédier :
3.a) Création de la rubrique de paye : Plafond mensuel de tranche A forcé
Dupliquer la rubrique de paye d'acompte et créer la rubrique _PL_MENSA_FORCE : Plafond mensuel de tranche A forcé.
- Décocher Profil comptable
- Dans le MONTANT, supprimer la participation dans le le Net à payer 100 - et ajouter la participation dans le DIF_SOLDE en 100 +
Pour que cette rubrique fonctionne bien, vous êtes dans l'obligation d'avoir au moins une participation dans la formule MONTANT, même si vous ne voulez pas de participation. Pour contourner cela, vous pouvez ajouter une rubrique obsolète telle que DIF_SOLDE par exemple.
3.b) Modification de la rubrique Base de Cotisation PL_MENSA
Ajouter dans la formule de la rubrique Base de cotisation PL_MENSA, le montant de la rubrique _PL_MENSA_FORCE comme ci-dessous :
3.c) Création de la rubrique de paye Plafond mensuel OC forcé
Dupliquer la rubrique de paye d'acompte et créer la rubrique _PL_OC_FORCE : Plafond mensuel OC forcé.
- Décocher Profil comptable
- Dans le MONTANT, supprimer la participation dans le le Net à payer 100 - et ajouter la participation dans le DIF_SOLDE en 100 +
3.d) Modification de la rubrique Base de Cotisation PL_OC
Ajouter dans la formule de la rubrique Base de cotisation PL_OC, le montant de la rubrique _PL_OC_FORCE comme ci-dessous :
4. Saisir les plafonds mensuels de tranche A et OC
Ajouter dans les éléments constants les 2 rubriques de paye pour les plafonds mensuels _PL_MENSA_FORCE et _PL_OC_FORCE avec le montant brut du poste enveloppe. Dans notre exemple : 40h de dimanches x 3,93 de VP = 314,40 € brut.
5. Contrôler la valorisation détaillée du poste enveloppe
Bien vérifier que l'ensemble des cotisations patronales tombent bien dans la valorisation détaillée.
Nous remarquons qu'il n'y a pas de réduction Fillon (ou AGCP) dans la valorisation détaillée.
Démarrer son CBS de l'année - TCR
A chaque ouverture d'exercice, en GRH, un message suggère d'initialiser le Contrôle Budgétaire de Salaires (CBS) de l'année en cours). Ceci est lié au lien de la gestion des postes de la GRH avec celles de la GRHBudget.
En effet, à l'ouverture de la nouvelle année de paye, les postes N-1 sont remplacés par ceux de la nouvelle année. Dans la gestion des postes de la GRH, le message suivant est affiché :
Le budget prévisionnel est celui qui est déposé auprès du financeur en octobre pour les structures qui ne sont pas encore en CPOM. Le financeur répond plusieurs mois après. Son courrier détaille les montants alloués des 3 groupes de charges et de produits. Il fait parfois des commentaires sur les postes demandés en mesure nouvelle. De toute façon, il convient de modifier son budget exécutoire aussi bien en comptabilité qu'en GRHBudget.
Cependant, il faut éviter de modifier le budget déposé.
Le contrôle budgétaire des salaires contient lui aussi une gestion des postes. Cette gestion des postes est identique en tous points à celle du budget prévisionnel. En effet, pour générer le CBS, il convient de sélectionner le budget prévisionnel de l'année et de cliquer sur génée le CBS. Le programme duplique la totalité des données du budget.
C'est à partir de la gestion des postes du CBS que les écarts sont calculés entre le budget et le réalisé. C'est cette même gestion de postes qui est utilisée l'année suivante pour préparer le compte administratif. C'est donc cette gestion qui devient prépondérante en GRH.
Générer le CBS
La génération du CBS se situe dans la gestion des budgets des Paramètres Généraux de la GRHBudget.
Il faut sélectionner le budget dont il faut générer le CBS puis cliquer sur le bouton générer le CBS.
Le programme commence par dupliquer le budget 2023. Cette opération est assez longue. Pendant ce temps, l'écran est indisponible pour travailler sur le budget. A la fin de la génération, le CBS est chargé automatiquement.
Quand le CBS est généré, le message de la gestion des postes de la GRH est modifié.
Ce qui signifie que toute opération faite sur un poste en GRH est reportée dans le poste du CBS et vice versa.
La génération du CBS ne suffit pas. En effet, si les données sont toutes reprises, la valorisation ne l'est pas.
Si cette opération n'est pas effectuée, après le calcul du CBS, l'édition donnerait le résultat suivant :
La ligne budget n'est pas alimentée.
Il est donc nécessaire de calculer tout le budget dans la partie CBS. Mais, avant de procéder à cette opération, il faut ajuster la valeur de point de la convention (des conventions pour les structures pluriconventionnelles) à la valeur de point réelle.
Exemple pour la convention 66
En laissant 3,95, le budget serait valorisé à cette valeur et le total du brut ne correspondrait pas au compte ajusté en comptabilité. pour correspondre au total du groupe 2 des charges validée par le financeur. En renseignant la valeur réelle, 3,93 (septembre 2023), le total brut est plus proche du total groupe 2.
Il est alors possible de calculer le budget.
Une fois le budget calculé, il faut calculer le CBS.
Calcul du CBS
Le calcul se situe dans le menu Traitements, partie CBS. Ces boutons sont grisés lorsque le client travaille sur le budget prévisionnel. Lors du 1er calcul de l'année, il faut faire attention à bien décocher la case 'Ne générer que la partie réalisée'. Si elle reste cochée, le traitement du CBS donnera comme résultat à l'édition l'exemple présenté plus haut.
Cette case permet d'alimenter les lignes B (budget) du CBS avec les chiffres du budget précédemment calculé. Si cette case est cochée, le programme ne traite que la partie réalisée (lignes R) à partir de l'historique de la GRH.
Pour les calculs suivants du CBS, la case peut restée cochée. En effet, le budget est calculé pour l'année. Le premier calcul du CBS à mis les chiffres à jour dans le résultat. Il n'y a donc plus besoin de le refaire. Cela permet de gagner du temps dans le tratement.
En revanche, si des modifications sont effectués dans les postes, et que ces modifications entrainent une modification du brut ou de la répartition budgétaire, lors du 1er calcul suivant ces modifications, il faut recalculer le CBS en prenant soin de décocher la case de façon à ce que les nouveaux chiffres soient pris en compte dans le résultat.
Attention : pour que le budget soit apparent dans le CBS, le calcul du CBS doit se faire pour l'ensemble de la structure. La sélection d'une personne ne fonctionne pas dans ce cas comme il est précisé dans le bouton.
Récapitulatif des opérations à l'initialisation du CBS
- Générer le CBS
- Mettre à jour la (les) valeur(s) de point budgétaire(s)
- Calculer tout le budget
- Editer tout le budget mais seulement l'édition 1A évaluation du nombre de points afin d'alimenter les zones de valorisation N des postes
- Calculer le CBS en décochant la case 'Ne calculer que la partie réalisée'
Corriger l'édition des primes en euros - TCR
Cela fait quelques années qu'au moment des budgets de paye, que des clients appellent parce que des primes n'apparaissent pas dans l'édition de la GRH budget. Ce qui génère des tickets qui sont montés aux référents. Pour être précis, c'est l'édition du détail des primes en euros qui est erronée.
Voici un exemple de poste cohérent :
La personne bénéficie d'astreintes et de l'indemnité Laforcade.
Pour rappel, l'écran ci-dessus est obtenu en cliquant sur le bouton Valorisation détaillée
Mais le détail des primes en euros ne fait pas apparaître ces astreintes et majore l'indemnnité Laforcade :
Pour corriger cela, il faut aller dans le gestionnaire de rubriques de la GRHBudget et de consulter la rubrique d'astreintes :
La case 'Rubrique en Heure' est cochée. C'est cela qui pose le problème. Il faut la décocher et valider la rubrique.
Ensuite, il suffit juste de rééditer l'édition sans recalculer le poste et l'édition est correcte :
Pourquoi ?
Avant l'instauration des indemnités Ségur et Laforcade, les seules indemnités et primes qui étaient proratées au temps de travail étaient des rubriques en points ou liées à des rubriques en points. Aucune indemnité en euros ne l'avait jamais été.
Maintenant, les indemnités de type Ségur et Laforcade sont des indemnités forfaitaires proratées au temps de travail. Si le résultat de la valorisation est correct à l'écran, l'édition du détail des primes diffère. En effet, puisqu'un montant est proraté au temps de travail, il faut tenir compte non seulement des heures de la fiche budgétaire mais également des éventuelles heures qui sont ajoutées dans les éléments constants du poste. D'où la prise en compte de toutes les rubriques cochées comme 'Rubrique en heure'.
Attention, si ces rubriques sont codifiées de la sorte, c'est parce qu'en GRH, cette case à son utilité. En effet, Elle permet d'intégrer une rubrique dans le rappel de valeur de point. S'il convient de modifier le gestionnaire de rubriques de la GRHBudget, il ne faut en pas modifier celui de la GRH.
Comment l'éviter ?
Tout est lié à la génération du budget prévisionnel GRH. Nous rappelons que lors de la génération, EIG préconise de partir de la gestion des postes du CBS de l'année en cours. De ce fait, c'est le gestionnaire de rubriques de la GRHBudget qui est repris d'une année sur l'autre. S'il a été modifié, la modification est reconduite du prévisionnel au CBS puis au prévisionnel de l'année suivante.
En revanche, si la génération est effectuée à partir des postes de la GRH, c'est la codification effective en GRH qui est reprise dans le prévisionnel N+1. Le problème se pose à nouveau, il convient alors de modifier le gestionnaire de rubriques de la nouvelle campagne budgétaire pour éviter les aléas décrits ci-dessus.
Pour plus d'information sur la génération du budget prévisionnel GRH, nous vous invitons à consulter la page :
Valoriser les forfaits jours en GRH Budget
Prérequis
Procédure
Suite à plusieurs tickets et tests, nous avons constaté des différences de traitements des forfaits jours entre GRH et GRH Budget :
- La formule MTNBH35 de la rubrique libre SALBASEPTS ne se valorise pas. En effet, elle fait référence à la constante contrat du forfait annuel collectif. Cette donnée est présente en paye mais n'est pas reportée en GRH Budget. Il faut modifier la formule pour faire référence à la valeur de la liste des taux et valeurs
Dans cet exemple, la structure a un forfait jours annuel de 208 jours. la valeur est ajoutée, son code est 1001. A noter que la valeur 1, forfait du code du travail (= 218 jours) est fournie par EIG. Ci-dessous la formule d'origine avec la ligne concernée surlignée :
Et la modification avec la correction surlignée :
- La formule NBHCONV de la rubrique libre VP ne se valorise pas forcément. Il faut donc la forcer manuellement dans la rubrique. Par défaut, elle est initialisée à partir de la donnée de la convention collective :
et la formule d'origine de la rubrique est
Il faut la modifier manuellement pour renseigner 151.67
- Les variables de paye cochées à Prorater (saisie à l'horaire collectif) ne fonctionnement pas. Il faut soit cocher Pas de proratisation MAIS la proratisation est perdue pour les personnes à l'heure soit cocher A prorater (saisie à l'horaire contractuel) soit les dupliquer
Ces informations ont été transmises au service développement pour une prochaine modification de la GRH Budget (campagne 2025).
Modifier les imputations budgétaires de la GRH
Les imputations budgétaires sont définies dans la fiche contrat dans le pavé 10 - Comptabilisation, sur la ligne Imputations
En cliquant sur le bouton Modofier, le contenu de la codification s'affiche :
La partie haute, intitulée Affectation des postes, concerne la ventilation budgétaire liée au contrôle budgétaire des salaires (ou CBS) et au compte administratif, accessibles en GRH budget.
La partie basse, intitulée Ventilation comptable générale et analytique concerne la comptabilisation et donc la génération des écritures en comptabilité.
Toute modification faite à ce niveau concerne le calcul du CBS à partir du mois de paye en cours ; dans notre exemple, le mois d'aout 2024 (surligné en jaune dans la 1ère copie d'écran de cette page). Cela n'a aucune conséquence sur des calculs rétroactifs de charges et journaux.
La paye est gérée mensuellement. les imputations comptables, analytiques et budgétaires sont stockées mensuellement en historique afin d'être modifiées en cas de besoin et ainsi régénérer les écritures des mois échus.
Comment procéder ?
Dans le base de la fiche contrat, dans la barre de boutons, figure un bouton avec une page blanche et un V rouge intitulé Modifier les ventilations historisées :
En l'activant, le programme affiche le contenu de l'historique des ventilations du contrat :
L'écran est subdivisé en 4 parties :
- Cette partie concerne les rubriques ayant une ventilation spécifique affectée lors de la saisie de la variable et qui déroge à la ventilation du salarié
- Cette partie concerne les affectations budgétaires liées au CBS
- Cette partie concerne la génération des écritures comptables et analytiques
- Cette partie contient dans les années passées et tous les mois d'historique du contrat
Pour modifier une ventilation rétroactive, il faut :
- Sélectionner le mois concerné
- Activer le bouton avec le crayon pour passer en modification (entouré d'un ovale jaune sur la copie d'écran). l'écran se présente comme celui de modification de la fiche contrat. Son utilisation est identique
- Valider par le V vert quand la saisie est terminée
- Reproduire la saisie pour tous les mois concernés
Variante si toute l'année est concernée
Il faut utiliser le bouton Traitements complémentaires :
Cette option propose 5 choix différents :
- Appliquer la ventilation courante à tous les éléments de la fiche contractuelle
- Appliquer la ventilation courante à toutes les périodes de l'exercice pour l'élément sélectionné
- Utiliser l'établissement section actuel de la fiche comme établissement section de référence
- Utiliser l'établissement section historisé de la fiche comme établissement section de référence pour la ventilation courante
- Supprimer les ventilations de tous les éléments de la fiche contractuelle pour la période courante
C'est la deuxième ligne qu'il faut sélectionner. Le programme vous propose de dupliquer la ventilation sur tous les mois de l'exercice
Une fois le traitement terminé, le programme affiche :
Il faut ouvrir la GRH budget pour relancer le calcul du CBS de l'exercice concerné.
Gérer les différentes étapes du CBS - TCR
Rappel
A partir de juin et jusqu'en octobre, les utilisateurs établissent le budget prévisionnel de GRH qui est déposé au financeur.
Quand le nouvel exercice de paye est ouvert, la gestion des postes en vigueur au 31 décembre - celle du CBS de l'année échue - est remplacée par la gestion des postes du budget prévisionnel GRH de la nouvelle année. Quand les numéros de postes sont pérennes d'une année sur l'autre, tout va bien. Quand ils ne le sont pas, il faut intervenir, nous verrons un peu plus loin comment procéder.
Les différents modes de génération du budget prévisionnel sont traitée dans la page wiki suivante :
1 - Début janvier, générer le CBS
Courant janvier, dès que la DSN de décembre N-1 est envoyée en réel, générer le CBS.
Cette génération consiste à dupliquer le budget prévisionnel déposé au financeur dans les postes du CBS. C'est à partir de cette gestion que la comparaison avec la réalité de la paye est établie et les écarts calculés.
Il ne sert à rien de modifier le budget prévisionnel précédemment établi (sauf à la demande du financeur).
Une fois le CBS généré :
Si les numéros de postes sont différents d'une année sur l'autre, dans les fiches contrats, ce sont les postes en vigueur au 31 décembre N-1 qui y sont codifiés. Il faut donc les remplacer par les nouveaux numéros de postes.
Comment procéder ?
- A réaliser avant de calculer les payes
- Aller dans le menu "Traitements divers" de la GRH
- Sélectionner "Modification des ventilations"
- Laisser l'écran codifié tel qu'il est. C'est à dire avec la première partie cochée, "Mise à jour des ventilations des contrats à partir de la gestion des postes actuelle" et l'option "Modifications des ventilations budgétaires (par poste)" cochée
- Exécuter le traitement
Il est possible de contrôler :
2 - Début février, calculer le premier CBS de l'année
Une fois que la DSN de janvier est transmise en réel, il faut calculer le premier CBS de l'année :
3 - De février à avril, générer le CA N-1
- Se positionner sur le CBS de l'année précédente
- Aller dans le menu "Paramètres généraux"
- Sélectionner l'item "Gestion des reclassements"
- Procéder aux reclassements
- Aller dans le menu "Traitements"
- Sélectionner l'item 'Gestion du CA"
- Initialiser le CA
- Passer en modification pour toute intervention
3 - En cours d'année, calculer le CBS
Dès que la DSN du mois est envoyée en réel, calculer le CBS à la fin du mois précédent.
Reprendre la procédure décrite en 2. Mais, cocher la case "Ne générer que la partie réalisée". En effet, le budget annuel ayant été mis à jour dans le résultat lors du 1er calcul, il n'a plus besoin de l'y remettre. Le traitement est plus rapide.
4 - En cours d'année, recevoir le budget exécutoire et mettre à jour le budget
Comme il est stipulé dans le point 1, ce sont les postes du CBS qui servent à la comparaison avec la paye. Ce sont donc ces postes qu'il convient de mettre à jour :
- Supprimer les mesures nouvelles refusées en supprimant au moins la fiche budgétaire ou le poste à condition qu'il n'ait pas été affecté à une personne en GRH
- Faire coïncider le total du budget GRH avec le total du groupe II. Pour cela :
- Recalculer le budget, menu "Traitements" du CBS et item "Calcul du budget"
- Recalculer le CBS à la fin du mois précédent en décochant la case "Ne générer que la partie réalisée". Ceci permet de mettre les nouveaux chiffres du budget à jour dans le résultat
- Comparer le nouveau total du budget avec le total du groupe II et noter l'écart
- Sans obligation, créer un poste "Ajustement budgétaire" hors convention avec juste une variable de paye en élément constant. Par exemple, régularisation sur salaire (REG_SAL) et y saisir l'écart. Pour le contenu, plusieurs options possibles :
- Saisir l'écart en janvier. Ainsi, tout au long de l'année, l'écart général diminue
- Saisir l'écart en décembre. Ainsi, l'écart général ne s'applique qu'en fin d'année
- Saisir l'écart en douzièmes. Ainsi, l'écart est général proraté tout au long de l'année
Il ne sert à rien de modifier le budget prévisionnel précédemment établi. Ces modifications ne sont pas reportées dans le CBS. Il n'y a pas de passerelle entre les deux.
5 - En cours d'année, modifier les affectations des réalisés rétroactivement
Si des affectations de personnes en GRH sont incorrectes, elles génèrent un mauvais résultat de réalisé et un mauvais écart. Il convient donc de corriger. La procédure est décrite dans la page wiki https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-grh/page/modifier-les-imputations-budgetaires-de-la-grh
6 - En cours d'année, créer des postes
De façon générale, il n'y a pas lieu de créer des postes en cours d'année.
En effet, en cas d'arrivée d'un nouveau CDI, c'est soit pour remplacer quelqu'un qui est parti et donc le poste budgétaire existe déjà avec le nom du précédent titulaire soit c'est pour pourvoir un poste en mesure nouvelle. Dans le poste de la GRH ou du CBS, il faut associer le nom du nouveau titulaire au poste.
En cas de CDD de remplacement, nous préconisons d'affecter le CDD sur le poste du titulaire. Si l'établissement inclut dans son budget des postes de remplacement pour les congés d'été, il est possible d'affecter les remplacements de congés sur ces postes.
En cas de CDD pour accroissement temporaire d'activité, il est possible de créer un poste sans fiche budgétaire pour y affecter les personnes concernées avec plusieurs options :
- Créer un poste unique par établissement (à minima)
- Créer un poste par catégorie et y affecter les personnes concernées (recommandé)
- Créer un poste par personne (déconseillé)