Technique - Immobilisations
Renuméroter les immobilisations
La numérotation des immobilisations est définie au moment du démarrage avec le client.
Il est possible que le client veuille changer la méthode de numérotation ou qu'une structure ait été oubliée. Il faut donc renuméroter les immobilisations.
L'option se situe dans le menu Traitements, dans l'option Traitements spéciaux.
Déterminer le niveau de la structure pour l'intervention
Au niveau association
L'option est présente et va concerner tous les établissements (et donc toutes les sections).
Au niveau établissement
L'option est présente et concerne toutes les sections de l'établissement.
Au niveau section
L'option n'est pas présente. Bien que les immobilisations soient gérées par section, le paramétrage est défini au niveau supérieur association ou établissement ci celui-ci déroge à la règle générale.
Niveau de paramétrage
Le traitement s'exécute par le bouton 
dans le bas à gauche.
En se positionnant au niveau établiisement et que le paramétrage est défini au niveau de l'association, le message suivant s'affiche :
Deux options existent :
- Se positionner au niveau de l'association pour effectuer le traitement de façon générale pour l'intégralité des établissements.
- Modifier le paramétrage établissement pour descendre le niveau de paramétrage à son niveau
Dans ce deuxième cas, il faut :
- Se positionner au niveau association
- Sélectionner le menu Général
- Choisir Paramétrage Etablissement
- Cliquer sur l'établissement concerné dans la liste affichée, le nom est surligné en bleu
- Cliquer sur le bouton Modifier la Fiche courante
Dans la fenêtre qui s'affiche, cocher la case Utilisation des paramètres de calculs personnélisés et valider par le V vert
Il faut se re-positionner au niveau établissement et le traitement peut s'effectuer.
Fonctionnement
Il est interdit de renuméroter les imoobilisations selon le critère déjà paramétré (En clair, il n'est pas possible de rénuméroter des immobilisations en Compteur si elles sont déjà numérotées comme tel).
Le programme affiche la situation actuelle du niveau et permet d'automatiser la numérotation selon les critères suivants :
- Codification libre : la numérotation actuelle est supprimée et les gestionnaires doivent saisir un numéro immobilisation par immobilisation. Fastidieux, s'abstenir.
- Compteur : Le programme numérotera les immobilisations à partir de 0000000001 à condition que la case Compléter le numéro d'immobilisations par des zéros à gauche soit cochée (Elle l'est par défaut). Dans le cas contraire, la numérotation s'effectue sous la forme 1, 10, 11, 2, etc.
- Année + mois + compteur : l'année et le mois sont sur 2 caractères chacun et le compteur sur 6. Pour une immobilisation achetée en septembre 2022, le compteur devient 2209000001, 2209000002, etc. quel que soit le compte.
- 4 chiffres cpte + compteur : les 4 premiers chiffres du numéro de compte d'immobilisations sont pris en compte. Pour du mobilier, le numéro de 2184000001, 2184000002, etc. Pour des véhicules, 2182000001, 2182000002, etc.
- Année + compteur : l'année est prise en compte sur 4 caractères et suivie d'un compteur. En 2022, 2022000001, 2022000002, etc.
- La case Renuméroter les immobilisations actuelles n'est pas cochée par défaut. Cela signifie que la nouvelle numérotation commence dès la saisie de la première imoobilisation après cette activation ; les immobilisations déjà présentes ne sont pas modifiées, ce qui permet d'assurer la continuité. Si la case est cochée, toutes les immobilisations déjà présentes sont renumérotées suivant le nouveau critère ; il est plus difficile de suivre l'évolution d'une année à l'autre.
Quel que soit le mode choisi, il n'y a pas de retour en arrière permettant de récupérer l'ancien numéro.
Le bouton en forme d'éclair permet d'exécuter le traitement. Une confirmation est demandée.
Annuler une cession ou une réforme - TCR
Annuler une cession ou une réforme est possible pour les utilisateurs.
Pour cela, il faut la supprimer puis la recréer et à nouveau la céder ou la réformer avec les bonnes informations.
Il faut avoir accès au menu Traitements et à l'option Traitements spéciaux et sélectionner Suppression d'une immobilisation.
Supprimer une immobilisation
La liste des immobilisations du dossier est affichée par ordre alphabétique de la désignation. Des immobilisations sont présentées avec un surlignage de couleur. Celui-ci reprend la signalétique de la liste des immobilisations :
Il est possible de trier la liste selon chaque colonne dans l'ordre croissant ou décroissant. pour cela, cliquer sur l'intitulé de la colonne. Le triangle avec la point vers le haut indique l'ordre croissant, avec la pointe vers le bas, l'ordre décroissant.
Il faut repérer l'immobilisation à rectifier, la sélectionner pour qu'elle soit surlignée en bleu :
Et cliquer sur le bouton en forme d'éclair pour exécuter le traitement.
Le programme affiche les caractéristiques de l'immobilisation :
En cliquant sur suivant, le programme demande s'il faut générer les écritures d'annulation :
La liste des écritures est alors affichée :
En cliquant sur le bouton Terminer dans le bas à droite, le programme la confirmation du traitement :
En confirmant par Oui, le programme effectue le traitement et indique :
Il convient, ensuite, de recréer la fiche dans la Gestion des Immobilisations du menu Fichiers de base puis refaire la cession ou la réforme avec les bonnes informations.
Attention aux écritures d'annulation
Comme il est indiqué dans la liste des écritures présentée plus haut, seules les écritures de dotation de l'exercice sont annulées.
Lors de la sortie, la valeur d'achat et le cumul amorti sont automatiquement soldés, voir ci-dessous :
Les écritures qui ne sont pas annulées automatiquement doivent être contrepassées par OD en saisie comptable.
Eclater une immobilisation
Définition
il s'agit, à partir d'une fiche d'immobilisation unique (fiche "mère"), de créer plusieurs fiches d'immobilisations différentes pour des suivis différents ("fiches "filles"").
Exemple 1 : une fiche d'immobilisation est enregistrée pour un achat de 16 chaises. Après inventaire, il en reste 14. Il faut donc en réformer 2 (les mettre au rebut).
Exemple 2 : un véhicule est enregistré en tant que fiche d'immobilisation. Mais suite à un incident, il faut en changer le moteur. il faut avoir 2 fiches, une pour le moteur qu'il faut réformer, l'autre pour le reste de la voiture qui continue à être amortie.
Un éclatement n'entraine aucune écriture comptable.
Comment procéder ?
Il faut
- Se positionner sur la section où sont enregistrées les fiches d'immobilisations
- Aller dans le menu "Fichiers de base"
- Activer la "Gestion des immobilisations"
- Sélectionner l'immobilisation à éclater, sa désignation est surlignée en bleu
- Effectuer un double-clic pour en afficher le contenu à l'écran
- Activer le bouton "Eclater une immobilisation"
La fenêtre de codification est affichée, elle est composée en 4 parties :
- (1) : les informations de la fiche d'origine
- (2) : les critères permettant l'éclatement. Au début, les informations de la fiche d'origine sont reprises
- (3) : l'affichage des fiches isues de l'éclatement
- (4) : l'écran de vérification. Au début, rien n'est affecté, tout reste à éclater
Les critères d'éclatement sont au nombre de 3 :
- La quantité
- Le pourcentage
- Le montant. Cette donnée nécessite de reprendre le montant de la facture initiale (en espérant qu'elle soit détaillée) ou de considérer le montant du nouveau bien en remplacement
Cas 1 de la définition (les chaises)
Le cas présenté sur la copie d'écran correspond à ce cas. Un éclatement par quantité est le plus simple.
A partir de la fiche de 16 chaises, il faut obtenir une fiche de 14 chaises qui continue à être amortie et une fiche de 2 chaises qu'il faut réformer (mettre au rebut).
- Saisir 14 dans la case "Quantité" et cliquer sur le bouton en forme d'éclair. Les valeurs en % et montants à affecter sont mis à jour en fonction de la quantité
- Penser à modifier la désignation de la future fiche (il sera possible de le faire ultérieurement une fois l'opértion réalisée)
- Cliquer sur le bouton "Ajouter un éclatement"
- Noter que les valeurs en % et montant à affecter sont conformes aux données de la colonne restant et que la colonne affectée correspond aux données mises à jour en cliquant sur l'éclair après avoir saisi 14
- Saisir la quantité restante à affecter. Si la quantité n'était pas connu, il faudrait procéder par % selon une règle de 3, si 16 chaises font 100%, à combien correspondent 14 chaises ? Et 2 chaises ?
- Penser à modifier la désignation
- Dans le cas présent, la numérotation des fiches est automatique. Si elle est manuelle, une case supplémentaire apparaît demandant de saisir les nouveaux numéros
- Clqiuer sur le bourton "Ajouter un éclatement". La totalité des données en % et valeur est affectée et le reste est à zéro
- Cliquer sur le bouton en forme d'éclair (intitulé "Lancer le traitement") qui était grisé au départ et qui est devenu actif quand la totalité de la fiche d'origine a été affectée
- Répondre "Oui" à la demande de confirmation
- Un écran récapitulatif apparaît qu'il est possible d'éditer
Nous conseillons d'éditer cette page, elle justifie le changement d'une année sur l'autre
- Une fois revenu sur la fiche d'origine, celle-ci est ornée de la mention
- Une fois la fiche refermée, elle disparaît de la liste et et le nombre d'éclatement est augmenté de 1
- Les 2 nouvelles fiches apparaissent dans la liste
Il est maintenant possible de réformer la fiche des 2 chaises. La fiche des 14 chaises restantes va pousuivre ses dotations annuelles.
Cas 2 de la définition, éclater le moteur d'un véhicule
Ce cas est plus difficle à gérer. En effet, il n'est pas possible de procéder par quantité ou par pourcentage. Quel est le pourcentage du cout du moteur dans le cout global du véhicule ? Il faut reprendre la facture d'origine en supposant que le détail chiifré y est renseigné ou chercher dans le manuel du constructeur.
Il se peut également que le préjudice qui necéssite le remplacement du moteur soit pris en charge par l'assurance et qu'une valeur de remboursement soit possible.
il vaut mieux questionner son expert-comptable ou commissaire aux comptes pour leur demander le meilleur moyen de procéder.
il faut accéder à l'écran d'éclatement de la même façon que décrite précédemment.
il faut :
- Saisir le montant du moteur tel que défini et faire entrée. La valeur en pourcentage, les colonnes "Affecté" et "Restant" sont mises à jour
- Cliquer sur le bouton "Ajouter un éclatement". Les valeurs de la colonne "Restant" prennent place dans les cases "Valeur en %" et "Montant à affecter"
- Cliquer à nouveau sur le bouton "Ajouter un éclatement" pour activer le bouton en forme d'éclair d'exécution du traitement
- Le processus reste le même
Le tableau de contrôle
Dans les éditions annuelles, tableau de contrôle ou plan d'amortissement, ce sont les nouvelles fiches qui apparaissent en fonction de leurs parcours
