Technique - Immobilisations
- Renuméroter les immobilisations
- Annuler une cession ou une réforme - TCR
- Eclater une immobilisation
- Activer une nouvelle section en immobilisation
- Paramétrer la comptabilité générale en lien avec les immobilisations
- Générer le prévisionnel immobilisations
Renuméroter les immobilisations
La numérotation des immobilisations est définie au moment du démarrage avec le client.
Il est possible que le client veuille changer la méthode de numérotation ou qu'une structure ait été oubliée. Il faut donc renuméroter les immobilisations.
L'option se situe dans le menu Traitements, dans l'option Traitements spéciaux.
Déterminer le niveau de la structure pour l'intervention
Au niveau association
L'option est présente et va concerner tous les établissements (et donc toutes les sections).
Au niveau établissement
L'option est présente et concerne toutes les sections de l'établissement.
Au niveau section
L'option n'est pas présente. Bien que les immobilisations soient gérées par section, le paramétrage est défini au niveau supérieur association ou établissement ci celui-ci déroge à la règle générale.
Niveau de paramétrage
Le traitement s'exécute par le bouton 
dans le bas à gauche.
En se positionnant au niveau établiisement et que le paramétrage est défini au niveau de l'association, le message suivant s'affiche :
Deux options existent :
- Se positionner au niveau de l'association pour effectuer le traitement de façon générale pour l'intégralité des établissements.
- Modifier le paramétrage établissement pour descendre le niveau de paramétrage à son niveau
Dans ce deuxième cas, il faut :
- Se positionner au niveau association
- Sélectionner le menu Général
- Choisir Paramétrage Etablissement
- Cliquer sur l'établissement concerné dans la liste affichée, le nom est surligné en bleu
- Cliquer sur le bouton Modifier la Fiche courante
Dans la fenêtre qui s'affiche, cocher la case Utilisation des paramètres de calculs personnélisés et valider par le V vert
Il faut se re-positionner au niveau établissement et le traitement peut s'effectuer.
Fonctionnement
Il est interdit de renuméroter les imoobilisations selon le critère déjà paramétré (En clair, il n'est pas possible de rénuméroter des immobilisations en Compteur si elles sont déjà numérotées comme tel).
Le programme affiche la situation actuelle du niveau et permet d'automatiser la numérotation selon les critères suivants :
- Codification libre : la numérotation actuelle est supprimée et les gestionnaires doivent saisir un numéro immobilisation par immobilisation. Fastidieux, s'abstenir.
- Compteur : Le programme numérotera les immobilisations à partir de 0000000001 à condition que la case Compléter le numéro d'immobilisations par des zéros à gauche soit cochée (Elle l'est par défaut). Dans le cas contraire, la numérotation s'effectue sous la forme 1, 10, 11, 2, etc.
- Année + mois + compteur : l'année et le mois sont sur 2 caractères chacun et le compteur sur 6. Pour une immobilisation achetée en septembre 2022, le compteur devient 2209000001, 2209000002, etc. quel que soit le compte.
- 4 chiffres cpte + compteur : les 4 premiers chiffres du numéro de compte d'immobilisations sont pris en compte. Pour du mobilier, le numéro de 2184000001, 2184000002, etc. Pour des véhicules, 2182000001, 2182000002, etc.
- Année + compteur : l'année est prise en compte sur 4 caractères et suivie d'un compteur. En 2022, 2022000001, 2022000002, etc.
- La case Renuméroter les immobilisations actuelles n'est pas cochée par défaut. Cela signifie que la nouvelle numérotation commence dès la saisie de la première imoobilisation après cette activation ; les immobilisations déjà présentes ne sont pas modifiées, ce qui permet d'assurer la continuité. Si la case est cochée, toutes les immobilisations déjà présentes sont renumérotées suivant le nouveau critère ; il est plus difficile de suivre l'évolution d'une année à l'autre.
Quel que soit le mode choisi, il n'y a pas de retour en arrière permettant de récupérer l'ancien numéro.
Le bouton en forme d'éclair permet d'exécuter le traitement. Une confirmation est demandée.
Annuler une cession ou une réforme - TCR
Annuler une cession ou une réforme est possible pour les utilisateurs.
Pour cela, il faut la supprimer puis la recréer et à nouveau la céder ou la réformer avec les bonnes informations.
Il faut avoir accès au menu Traitements et à l'option Traitements spéciaux et sélectionner Suppression d'une immobilisation.
Supprimer une immobilisation
La liste des immobilisations du dossier est affichée par ordre alphabétique de la désignation. Des immobilisations sont présentées avec un surlignage de couleur. Celui-ci reprend la signalétique de la liste des immobilisations :
Il est possible de trier la liste selon chaque colonne dans l'ordre croissant ou décroissant. pour cela, cliquer sur l'intitulé de la colonne. Le triangle avec la point vers le haut indique l'ordre croissant, avec la pointe vers le bas, l'ordre décroissant.
Il faut repérer l'immobilisation à rectifier, la sélectionner pour qu'elle soit surlignée en bleu :
Et cliquer sur le bouton en forme d'éclair pour exécuter le traitement.
Le programme affiche les caractéristiques de l'immobilisation :
En cliquant sur suivant, le programme demande s'il faut générer les écritures d'annulation :
La liste des écritures est alors affichée :
En cliquant sur le bouton Terminer dans le bas à droite, le programme la confirmation du traitement :
En confirmant par Oui, le programme effectue le traitement et indique :
Il convient, ensuite, de recréer la fiche dans la Gestion des Immobilisations du menu Fichiers de base puis refaire la cession ou la réforme avec les bonnes informations.
Attention aux écritures d'annulation
Comme il est indiqué dans la liste des écritures présentée plus haut, seules les écritures de dotation de l'exercice sont annulées.
Lors de la sortie, la valeur d'achat et le cumul amorti sont automatiquement soldés, voir ci-dessous :
Les écritures qui ne sont pas annulées automatiquement doivent être contrepassées par OD en saisie comptable.
Eclater une immobilisation
Définition
il s'agit, à partir d'une fiche d'immobilisation unique (fiche "mère"), de créer plusieurs fiches d'immobilisations différentes pour des suivis différents ("fiches "filles"").
Exemple 1 : une fiche d'immobilisation est enregistrée pour un achat de 16 chaises. Après inventaire, il en reste 14. Il faut donc en réformer 2 (les mettre au rebut).
Exemple 2 : un véhicule est enregistré en tant que fiche d'immobilisation. Mais suite à un incident, il faut en changer le moteur. il faut avoir 2 fiches, une pour le moteur qu'il faut réformer, l'autre pour le reste de la voiture qui continue à être amorti.
Un éclatement n'entraine aucune écriture comptable.
Comment procéder ?
Il faut
- Se positionner sur la section où sont enregistrées les fiches d'immobilisations
- Aller dans le menu "Fichiers de base"
- Activer la "Gestion des immobilisations"
- Sélectionner l'immobilisation à éclater, sa désignation est surlignée en bleu
- Effectuer un double-clic pour en afficher le contenu à l'écran
- Activer le bouton "Eclater une immobilisation"
La fenêtre de codification est affichée, elle est composée en 4 parties :
- (1) : les informations de la fiche d'origine
- (2) : les critères permettant l'éclatement. Au début, les informations de la fiche d'origine sont reprises
- (3) : l'affichage des fiches isues de l'éclatement
- (4) : l'écran de vérification. Au début, rien n'est affecté, tout reste à éclater
Les critères d'éclatement sont au nombre de 3 :
- La quantité
- Le pourcentage
- Le montant. Cette donnée nécessite de reprendre le montant de la facture initiale (en espérant qu'elle soit détaillée) ou de considérer le montant du nouveau bien en remplacement
Cas 1 de la définition (les chaises)
Le cas présenté sur la copie d'écran correspond à ce cas. Un éclatement par quantité est le plus simple.
A partir de la fiche de 16 chaises, il faut obtenir une fiche de 14 chaises qui continue à être amortie et une fiche de 2 chaises qu'il faut réformer (mettre au rebut).
- Saisir 14 dans la case "Quantité" et cliquer sur le bouton en forme d'éclair. Les valeurs en % et montants à affecter sont mis à jour en fonction de la quantité
- Penser à modifier la désignation de la future fiche (il sera possible de le faire ultérieurement une fois l'opértion réalisée)
- Cliquer sur le bouton "Ajouter un éclatement"
- Noter que les valeurs en % et montant à affecter sont conformes aux données de la colonne restant et que la colonne affectée correspond aux données mises à jour en cliquant sur l'éclair après avoir saisi 14
- Saisir la quantité restante à affecter. Si la quantité n'était pas connu, il faudrait procéder par % selon une règle de 3, si 16 chaises font 100%, à combien correspondent 14 chaises ? Et 2 chaises ? Attention, en cas d'éclatement par pourcentage, la quantité reste à 1, il faut penser à la modifier
- Penser à modifier la désignation
- Dans le cas présent, la numérotation des fiches est automatique. Si elle est manuelle, une case supplémentaire apparaît demandant de saisir les nouveaux numéros
- Clqiuer sur le bourton "Ajouter un éclatement". La totalité des données en % et valeur est affectée et le reste est à zéro
- Cliquer sur le bouton en forme d'éclair (intitulé "Lancer le traitement") qui était grisé au départ et qui est devenu actif quand la totalité de la fiche d'origine a été affectée
- Répondre "Oui" à la demande de confirmation
- Un écran récapitulatif apparaît qu'il est possible d'éditer
Nous conseillons d'éditer cette page, elle justifie le changement d'une année sur l'autre
- Une fois revenu sur la fiche d'origine, celle-ci est ornée de la mention
- Une fois la fiche refermée, elle disparaît de la liste et et le nombre d'éclatement est augmenté de 1
- Les 2 nouvelles fiches apparaissent dans la liste
Il est maintenant possible de réformer la fiche des 2 chaises. La fiche des 14 chaises restantes va pousuivre ses dotations annuelles.
Cas 2 de la définition, éclater le moteur d'un véhicule
Ce cas est plus difficle à gérer. En effet, il n'est pas possible de procéder par quantité ou par pourcentage. Quel est le pourcentage du cout du moteur dans le cout global du véhicule ? Il faut reprendre la facture d'origine en supposant que le détail chiffré y est renseigné ou chercher dans le manuel du constructeur.
Il se peut également que le préjudice qui necéssite le remplacement du moteur soit pris en charge par l'assurance et qu'une valeur de remboursement soit possible.
il vaut mieux questionner son expert-comptable ou commissaire aux comptes pour leur demander le meilleur moyen de procéder.
il faut accéder à l'écran d'éclatement de la même façon que décrite précédemment.
il faut :
- Saisir le montant du moteur tel que défini et faire entrée. La valeur en pourcentage, les colonnes "Affecté" et "Restant" sont mises à jour
- Cliquer sur le bouton "Ajouter un éclatement". Les valeurs de la colonne "Restant" prennent place dans les cases "Valeur en %" et "Montant à affecter"
- Cliquer à nouveau sur le bouton "Ajouter un éclatement" pour activer le bouton en forme d'éclair d'exécution du traitement
- Le processus reste le même
Le tableau de contrôle
Dans les éditions annuelles, tableau de contrôle ou plan d'amortissement, ce sont les nouvelles fiches qui apparaissent en fonction de leurs parcours
Précision concernant la numérotation des immobilisations
Dans les exemples ci-dessus, la numérotation des fiches d'immobilisations est automatique. Le numéro contient 10 caractères, la numérotation automatique les utilisent tous. Elle est également active en cas d'éclatement. Donc les fiches résultantes de l'éclatement vont avoir la même racine que la fiche initiale mais le numéro du compteur est adapté à la réalité de la situation de la section.
Par exemple : une structure numérote ses biens par année d'achat sur 4 caractères et 1 compteur sur 6 caractères. L'immobilisation à éclater porte le numéro 2022000007 et le dernier achat de 2022 porte le numéro 2022000018. Si l'éclatement a lieu après ce dernier achat, les 2 fiches "filles" portent les numéros 2022000019 et 2022000020.
Exemples de numérotation à mettre en place pour conserver le dernier caractère disponible pour les éclatements
Tous les exemples qui suivent nécessitent d'être en codification libre. Une fois qu'une numérotation automatique est mise en place, il n'est plus possible de passer en numérotation libre sans compléter les numéros par des zéros à gauche de façon à conserver le 10ème caractère disponible.
Exemple 1
- Année d'achat sur 2 caractères
- Mois d'achat sur 2 caractères
- Compteur sur 5 caractères
- 2 + 2 + 5 = 9
- Le dernier caractère est libre
Exemple 2
- Année d'achat sur 4 caractères
- Mois d'achat sur 2 caractères
- Compteur sur 3 caractères
- 4 + 2 +3 = 9 caractères
- Le dernier caractère est libre
Exemple 3
- Code établissement sur 2 caractères
- Année d'achat sur 2 caractères
- Mois d'achat sur 2 caractères
- Compteur sur 3 caractères
- 2 + 2 + 2 + 3 = 9
- Le dernier caractère est libre
Exemple 4
- Code établissement sur 2 caractères
- Racine du compte d'immobilisation sur 4 caractères
- Compteur sur 3 caractères
- 2 + 4 + 3 = 9
- Le dernier caractère est libre
Il est possible de trouver d'autres exemples de nomenclatures de numérotation. Le dernier caractère étant libre, il est possible, lors de l'éclatement de reprendre les 9 caractères de la fiche "mère" et de lui ajoute un deernier caractère de 0 à 9 ou de A à Z pour gérer les éclatements et suivre chronologiquement les immobilisations.
En reprenant l'exemple d'éclatement 1, le lot de 16 chaises, dans le cas d'une numérotation libre, il possible de reprendre le numéro d'origine de la fiche et d'ajouter un caractère en position 10. En prenant l'exemple 3 de numérotation, nous ajoutons un A pour la première fiche "fille" puis un B à la seconde :
Activer une nouvelle section en immobilisation
Introduction
Une nouvelle section est ajoutée à l'arborescence. Elle doit bénéficier de la gestion des immobilisations.
Comment l'activer ?
- Activer le programme "Immobilisations"
- Se positionner au niveau association
- Aller dans le menu "Général"
- Activer le "Paramétrage établissement"
- Sélectionner l'établissement (il est surligné en bleu) et le faire glisser de la droite vers la gauche
-
Cliquer sur le bouton "Modifier la fiche courante" pour accéder au paramétrage de l'établissement
- Par défaut, la case "Utiliser des paramètres personnalisés" est cochée. Adapter le paramétrage en prenant exemple sur un autre établissement
- Valider par le V vert
- Fermer la fenêtre de paramétrage
- Se positionner au niveau établissement
- Aller dans le menu "Général"
- Activer le "Paramétrage section"
- Sélectionner la section (elle est surlignée en bleu) et la faire glisser de la droite vers la gauche
- Utiliser le bouton "Modifier la fiche courante" pour ajuster la codification
- Valider par le V vert
- Fermer l'écran de paramétrage
- Se positionner au niveau section
- Elle est prête à être utilisée
Paramétrer la comptabilité générale en lien avec les immobilisations
Certains aspects de la gestion des immobilisations nécessite une codification de la comptabilité générale :
- Les ventilations comptables sur plusieurs sections
- Les ventilations analytiques
- Les transferts d'immobilisations d'un établissement à un autre
La fiche d'immobilisation
Les zones surlignées en jaune sont celles concernées par la codification comptable
Cette page passe en revue les informations de la comptabilité générale à codifier. Toutes sont situées dans le menu "Fichiers de base".
Les constantes
Elles sont représentées par l'icône 
.
Dans les constantes, c'est l'onglet "Inter structure" qui nous intéresse.
C'est ici que toutes les autorisations de ventilations comptables sont définies pour chaque logiciel EIG.
Chaque logiciel y est représenté par un sous-onglet qui permet de codifier des comptes 18 indépendants par logiciel en fonction des pratiques internes. Les Immobilisations ont leur propre sous-onglet :
Le fait de renseigner une codification à cet endroit permet de :
- Ventiler les biens sur plusieurs etablissements et/ou sections
- Générer les écritures de dotation correspondantes
- Transférer un bien d'une structure à une autre
Les ventilations générales
Elles sont représentées par l'icône 
.
Elles sont créées pour la comptabilité générales mais peuvent être également utilisées dans la saisie des fiches d'immobilisations dans la zone "Clé de répartition". Ce qui évite de ressaisir une ventilation déjà existante.
Les traitements analytiques
Ils sont sont représentés par l'icône 
.
Pour que la codification analytique doit disponible dans la gestion des immobilisations, il faut que
- la ligne "Immobilisations" soit cochée dans l'onlget "Applications" :
- Il y ait la classe 6 de codifiée dans l'onlget "Comptes" ou la sous-classe 68 ou les comptes 68 de dotation aux amotissements
Présentation de la fiche d'immobilisation sans aucune codification comptable
Il n'y a aucun pavé ni onglet "Ventilation".
Générer le prévisionnel immobilisations
Introduction
Lorsque la nouvelle campagne budgétaire arrive, il faut générer le prévisionnel immobilisations.
Lors de la génération, 2 choix sont proposés
- La suppression du prévisionnel actuel et la création du nouveau prévisionnel
- La mise à jour du prévisionnel en cours
L'option 1 "Suppression et création" est cochée par défaut.
Option "Suppression du prévisionnel actuel et création du nouveau prévisionnel"
Comme il est indiqué dans le libellé, l'option 'Suppression du prévisionnel actuel et création du nouveau prévisionnel" consiste à SUPPRIMER le prévisionnel existant et à le RECREER à partir des immobilisations réelles. c'est à dire que le prévisionnel existant avant cette opération est purement et simplement EFFACE. Donc, toutes les immobilisations prévisionnelles pré-existantes sont DETRUITES.
Option "Mise à jour du prévisionnel en cours"
Cette option consiste à reprendre les immobilisations réelles et les mettre à jour dans le prévisionnel existant SANS IMPACTER les immobilisations prévisionnelles saisies.
Il s'agit de mettre à jour les immobilisations "réelles" du prévisionnel en fonction de l'état des immobilisations réelles à l'instant T. C'est à dire, en :
- Ajoutant les nouvelles immobilisations créées dans le prévisionnel
- Modifiant les immobilisations existantes en fonction des cessions, réformes, transferts et/ou éclatements
Cette option sert à REACTUALISER les immobilisations existantes à partir de la situation réelle.
Démonstration
Dans notre prévisionnel actuel, nous créons une immobilisation prévisionnelle test située entre les immobilisations 298 et 530. Noter le numéro qui commence par la lettre P :
Génération du prévisionnel avec la seconde option
Notre immobilisation prévisionnelle est toujours présente, mais elle est située entre 2 autres immobilisations, 595 et 582. Les immobilisations 298 et 530 ont été modifiées en fonction de leur situation réelle (sorties)
Génération du prévisionnel avec la première option
Notre immobilistion prévisionnelle a disparu :
Conclusion
Dans la pratique, pour démarrer la nouvelle campagne budgétaire, il faut utiliser la première option (celle cochée par défaut). Elle efface le prévisionnel de l'année précédente et génère celui de la nouvelle année à partir de la situation des immobilisations réelles à l'instant T.
Ensuite, pour la même campagne budgétaire, il faut utiliser la seconde option, la "Mise à jour du prévisionnel actuel" pour réactualiser les immobilisations existantes en fonction de leurs situations réelles.
Si toutefois, la génération du prévisionnel immobilisations était à nouveau effectuée en fonction de la première option, ce serait pour élaborer de nouvelles hypothèses d'investissements sans tenir compte des précédentes hypothèses. Ce serait en toute connaissance de cause par l'utilsiateur.