Technique - Immobilisations

Renuméroter les immobilisations

La numérotation des immobilisations est définie au moment du démarrage avec le client.

Il est possible que le client veuille changer la méthode de numérotation ou qu'une structure ait été oubliée. Il faut donc renuméroter les immobilisations.

L'option se situe dans le menu Traitements, dans l'option Traitements spéciaux.

Déterminer le niveau de la structure pour l'intervention

Au niveau association

L'option est présente et va concerner tous les établissements (et donc toutes les sections).

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Au niveau établissement

L'option est présente et concerne toutes les sections de l'établissement.

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Au niveau section

L'option n'est pas présente. Bien que les immobilisations soient gérées par section, le paramétrage est défini au niveau supérieur association ou établissement ci celui-ci déroge à la règle générale.

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Niveau de paramétrage

Le traitement s'exécute par le bouton image-1663943980555.pngdans le bas à gauche.

En se positionnant au niveau établiisement et que le paramétrage est défini au niveau de l'association, le message suivant s'affiche :

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Deux options existent :

Dans ce deuxième cas, il faut :

Dans la fenêtre qui s'affiche, cocher la case Utilisation des paramètres de calculs personnélisés et valider par le V vert

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Il faut se re-positionner au niveau établissement et le traitement peut s'effectuer.

Fonctionnement

Il est interdit de renuméroter les imoobilisations selon le critère déjà paramétré (En clair, il n'est pas possible de rénuméroter des immobilisations en Compteur si elles sont déjà numérotées comme tel).

Le programme affiche la situation actuelle du niveau et permet d'automatiser la numérotation selon les critères suivants :

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Quel que soit le mode choisi, il n'y a pas de retour en arrière permettant de récupérer l'ancien numéro.

Le bouton en forme d'éclair permet d'exécuter le traitement. Une confirmation est demandée.

 

 

Annuler une cession ou une réforme - TCR

Annuler une cession ou une réforme est possible pour les utilisateurs.

Pour cela, il faut la supprimer puis la recréer et à nouveau la céder ou la réformer avec les bonnes informations.

Il faut avoir accès au menu Traitements et à l'option Traitements spéciaux et sélectionner Suppression d'une immobilisation.

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Supprimer une immobilisation

La liste des immobilisations du dossier est affichée par ordre alphabétique de la désignation. Des immobilisations sont présentées avec un surlignage de couleur. Celui-ci reprend la signalétique de la liste des immobilisations :

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Il est possible de trier la liste selon chaque colonne dans l'ordre croissant ou décroissant. pour cela, cliquer sur l'intitulé de la colonne. Le triangle avec la point vers le haut indique l'ordre croissant, avec la pointe vers le bas, l'ordre décroissant.

Il faut repérer l'immobilisation à rectifier, la sélectionner pour qu'elle soit surlignée en bleu :

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Et cliquer sur le bouton en forme d'éclair pour exécuter le traitement.

Le programme affiche les caractéristiques de l'immobilisation :

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En cliquant sur suivant, le programme demande s'il faut générer les écritures d'annulation :

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La liste des écritures est alors affichée :

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En cliquant sur le bouton Terminer dans le bas à droite, le programme la confirmation du traitement :

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En confirmant par Oui, le programme effectue le traitement et indique :

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Il convient, ensuite, de recréer la fiche dans la Gestion des Immobilisations du menu Fichiers de base puis refaire la cession ou la réforme avec les bonnes informations.

Attention aux écritures d'annulation

Comme il est indiqué dans la liste des écritures présentée plus haut, seules les écritures de dotation de l'exercice sont annulées.

Lors de la sortie, la valeur d'achat et le cumul amorti sont automatiquement soldés, voir ci-dessous :

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Les écritures qui ne sont pas annulées automatiquement doivent être contrepassées par OD en saisie comptable.

 

Eclater une immobilisation

Définition

il s'agit, à partir d'une fiche d'immobilisation unique (fiche "mère"), de créer plusieurs fiches d'immobilisations différentes pour des suivis différents ("fiches "filles"").

Exemple 1 : une fiche d'immobilisation est enregistrée pour un achat de 16 chaises. Après inventaire, il en reste 14. Il faut donc en réformer 2 (les mettre au rebut).

Exemple 2 : un véhicule est enregistré en tant que fiche d'immobilisation. Mais suite à un incident, il faut en changer le moteur. il faut avoir 2 fiches, une pour le moteur qu'il faut réformer, l'autre pour le reste de la voiture qui continue à être amorti.

Un éclatement n'entraine aucune écriture comptable.

Comment procéder ?

Il faut

La fenêtre de codification est affichée, elle est composée en 4 parties :

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Les critères d'éclatement sont au nombre de 3 :

Cas 1 de la définition (les chaises)

Le cas présenté sur la copie d'écran correspond à ce cas. Un éclatement par quantité est le plus simple. 

A partir de la fiche de 16 chaises, il faut obtenir une fiche de 14 chaises qui continue à être amortie et une fiche de 2 chaises qu'il faut réformer (mettre au rebut).

Il est maintenant possible de réformer la fiche des 2 chaises. La fiche des 14 chaises restantes va pousuivre ses dotations annuelles.

Cas 2 de la définition, éclater le moteur d'un véhicule

Ce cas est plus difficle à gérer. En effet, il n'est pas possible de procéder par quantité ou par pourcentage. Quel est le pourcentage du cout du moteur dans le cout global du véhicule ? Il faut reprendre la facture d'origine en supposant que le détail chiffré y est renseigné ou chercher dans le manuel du constructeur. 

Il se peut également que le préjudice qui necéssite le remplacement du moteur soit pris en charge par l'assurance et qu'une valeur de remboursement soit possible.

il vaut mieux questionner son expert-comptable ou commissaire aux comptes pour leur demander le meilleur moyen de procéder.

il faut accéder à l'écran d'éclatement de la même façon que décrite précédemment.

il faut :

Le tableau de contrôle

Dans les éditions annuelles, tableau de contrôle ou plan d'amortissement, ce sont les nouvelles fiches qui apparaissent en fonction de leurs parcours

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Précision concernant la numérotation des immobilisations

Dans les exemples ci-dessus, la numérotation des fiches d'immobilisations est automatique. Le numéro contient 10 caractères, la numérotation automatique les utilisent tous. Elle est également active en cas d'éclatement. Donc les fiches résultantes de l'éclatement vont avoir la même racine que la fiche initiale mais le numéro du compteur est adapté à la réalité de la situation de la section.

Par exemple : une structure numérote ses biens par année d'achat sur 4 caractères et 1 compteur sur 6 caractères. L'immobilisation à éclater porte le numéro 2022000007 et le dernier achat de 2022 porte le numéro 2022000018. Si l'éclatement a lieu après ce dernier achat, les 2 fiches "filles" portent les numéros 2022000019 et 2022000020. 

Exemples de numérotation à mettre en place pour conserver le dernier caractère disponible pour les éclatements

Tous les exemples qui suivent nécessitent d'être en codification libre. Une fois qu'une numérotation automatique est mise en place, il n'est plus possible de passer en numérotation libre sans compléter les numéros par des zéros à gauche de façon à conserver le 10ème caractère disponible.

Exemple 1

Exemple 2

Exemple 3

Exemple 4

Il est possible de trouver d'autres exemples de nomenclatures de numérotation. Le dernier caractère étant libre, il est possible, lors de l'éclatement de reprendre les 9 caractères de la fiche "mère" et de lui ajoute un deernier caractère de 0 à 9 ou de A à Z pour gérer les éclatements et suivre chronologiquement les immobilisations.

En reprenant l'exemple d'éclatement 1, le lot de 16 chaises, dans le cas d'une numérotation libre, il possible de reprendre le numéro d'origine de la fiche et d'ajouter un caractère en position 10. En prenant l'exemple 3 de numérotation, nous ajoutons un A pour la première fiche "fille" puis un B à la seconde :

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Activer une nouvelle section en immobilisation

Introduction

Une nouvelle section est ajoutée à l'arborescence. Elle doit bénéficier de la gestion des immobilisations.

Comment l'activer ?

 

Paramétrer la comptabilité générale en lien avec les immobilisations

Certains aspects de la gestion des immobilisations nécessite une codification de la comptabilité générale :

La fiche d'immobilisation

Les zones surlignées en jaune sont celles concernées par la codification comptable

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Cette page passe en revue les informations de la comptabilité générale à codifier. Toutes sont situées dans le menu "Fichiers de base".

Les constantes

Elles sont représentées par l'icône image-1746526906707.png.

Dans les constantes, c'est l'onglet "Inter structure" qui nous intéresse.

C'est ici que toutes les autorisations de ventilations comptables sont définies pour chaque logiciel EIG.

Chaque logiciel y est représenté par un sous-onglet qui permet de codifier des comptes 18 indépendants par logiciel en fonction des pratiques internes. Les Immobilisations ont leur propre sous-onglet :

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Le fait de renseigner une codification à cet endroit permet de :

Les ventilations générales

Elles sont représentées par l'icône image-1746536436483.png.

Elles sont créées pour la comptabilité générales mais peuvent être également utilisées dans la saisie des fiches d'immobilisations dans la zone "Clé de répartition". Ce qui évite de ressaisir une ventilation déjà existante.

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Les traitements analytiques

Ils sont sont représentés par l'icône image-1746534219056.png.

Pour que la codification analytique doit disponible dans la gestion des immobilisations, il faut que

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Présentation de la fiche d'immobilisation sans aucune codification comptable

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Il n'y a aucun pavé ni onglet "Ventilation".

Générer le prévisionnel immobilisations

Introduction

Lorsque la nouvelle campagne budgétaire arrive, il faut générer le prévisionnel immobilisations.

Lors de la génération, 2 choix sont proposés 

L'option 1 "Suppression et création" est cochée par défaut.

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Option "Suppression du prévisionnel actuel et création du nouveau prévisionnel"

Comme il est indiqué dans le libellé, l'option 'Suppression du prévisionnel actuel et création du nouveau prévisionnel" consiste à SUPPRIMER le prévisionnel existant et à le RECREER à partir des immobilisations réelles. c'est à dire que le prévisionnel existant avant cette opération est purement et simplement EFFACE. Donc, toutes les immobilisations prévisionnelles pré-existantes sont DETRUITES

Option "Mise à jour du prévisionnel en cours"

Cette option consiste à reprendre les immobilisations réelles et les mettre à jour dans le prévisionnel existant SANS IMPACTER les immobilisations prévisionnelles saisies.

Il s'agit de mettre à jour les immobilisations "réelles" du prévisionnel en fonction de l'état des immobilisations réelles à l'instant T. C'est à dire, en :

Cette option sert à REACTUALISER les immobilisations existantes à partir de la situation réelle.

Démonstration

Dans notre prévisionnel actuel, nous créons une immobilisation prévisionnelle test située entre les immobilisations 298 et 530. Noter le numéro qui commence par la lettre P :

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Génération du prévisionnel avec la seconde option

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Notre immobilisation prévisionnelle est toujours présente, mais elle est située entre 2 autres immobilisations, 595 et 582. Les immobilisations 298 et 530 ont été modifiées en fonction de leur situation réelle (sorties)

Génération du prévisionnel avec la première option

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Notre immobilistion prévisionnelle a disparu :

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Conclusion

Dans la pratique, pour démarrer la nouvelle campagne budgétaire, il faut utiliser la première option (celle cochée par défaut). Elle efface le prévisionnel de l'année précédente et génère celui de la nouvelle année à partir de la situation des immobilisations réelles à l'instant T.

Ensuite, pour la même campagne budgétaire, il faut utiliser la seconde option, la "Mise à jour du prévisionnel actuel" pour réactualiser les immobilisations existantes en fonction de leurs situations réelles.

Si toutefois, la génération du prévisionnel immobilisations était à nouveau effectuée en fonction de la première option, ce serait pour élaborer de nouvelles hypothèses d'investissements sans tenir compte des précédentes hypothèses. Ce serait en toute connaissance de cause par l'utilsiateur.