Ouverture d'un exercice comptable

Rappel

On ne peut travailler que sur 2 exercices ouverts simultanément.

Pour ouvrir l'exercice N, il faut obligatoirement que l'exercice N-2 soit clos. Si ce n'est pas le cas, commencez par la clôture et la reprise des à nouveaux définitifs de N-2 sur N-1.

voir la page EIG wiki suivante à ce sujet : Clôture d'un exercice

Comment procéder

Il s'agit d'un traitement de niveau établissement (la ligne bleue dans les structures de comptabilité) à effectuer sur l'exercice courant.

Se positionner au niveau Etablissement
Se positionner sur le dernier exercice ouvert.
Dans le menu "fichier de base" choisissez l'icône "Constantes".
Si actuellement un seul exercice est ouvert, vous verrez en bas à gauche une page blanche pour créer un nouvel exercice. Si vous avez toujours deux exercices d'ouvert, cette icône sera grisée.

Dans la fenêtre de création de compte, plusieurs éléments sont à contrôler :

- La case "exercice" donne l'information sur l'année de celui-ci. Vérifier les dates de début et de fin de cet exercice. En général du 01/01/N au 31/12/N.
- La nomenclature comptable appliquée sur cet exercice. (Il est repris automatiquement depuis l'exercice précédent).
- La longueur des comptes (valeur de 6 à 10 caractères numériques). (repris automatiquement depuis l'exercice précédent).

Attention : L'extension de la longueur des comptes (jusqu'à 10) ne pose aucun problème.
Cependant le fait de rétrécir les comptes peux engendrer des soucis, effectivement il faudra s'assurer au préalable que les derniers chiffres aient été regroupé.

Exemple de compte à 7 caractères "6061234" la réduction sur 6 caractères viendra amputer le 4 à droite pour ne laisser que 606123. Les écritures passées dans le compte 6061234 seront perdues

- Les cases à cocher :

- Contrôle budgétaire
- Comptabilité analytique
- Comptabilité auxiliaire

Autorise ou non ces options.

- Case à cocher pour la création des comptes généraux et auxiliaires dans l'établissement actuel.
- Les menus déroulants concernant les nomenclatures par défaut.

A noter qu'une case à cocher "gestion des périodes" est également disponible. Dans ce cas les mois de saisie laisseront place au périodes comptables.

Après validation de ces choix, l'application affiche la page d'ouverture d'exercice, elle propose :

Deux options la reconduction et la duplication (cochée par défaut).

LA RECONDUCTION consiste à reprendre uniquement les comptes mouvementés en N-1.
LA DUPLICATION consiste à reprendre tous les comptes sans exception de N-1.
Reconduction des codes de saisie
Reconduction du budget
Reconduction des ventilations
Reconduction des pièces types
Reconduction des traitements analytiques
Reconduction des journaux automatiques

Tous les points bleus sont des reconduction par défaut.

Génération des à nouveaux provisoires
Reprise des nomenclatures

Génération des à-nouveaux provisoires
La génération des à-nouveaux provisoires n’est pas cochée par défaut. Si l'utilisateur souhaite une génération automatique, il doit cocher la case correspondante. Cette option est facultative : les à-nouveaux peuvent toujours être générés ultérieurement via le sous-menu « Traitements périodiques », autant de fois que nécessaire. Elle reprend les soldes N-1 des comptes de bilan (notamment trésorerie) et date les écritures du 1er janvier N.

Duplication des nomenclatures
Il est également proposé de dupliquer les nomenclatures de traitements de fin d'année (non cochées par défaut). Pour une reprise automatique, cochez la case ; sinon, elles devront être recréées manuellement.

Après validation, le programme procède aux différentes opérations, celles-ci sont affichées sur la droite et termine par l'information "Ouverture de l'exercice terminée"

Attention : ne pas se tromper d'exercice en saisissant. Il n'y a pas d'automate pour basculer les écritures d'un exercice à l'autre.

Attention : il est important que tous les exercices soient ouverts rapidement.
En effet, c’est dans les constantes de l’exercice comptable que les autorisations d’inter-structure sont définies application par application. Si les exercices ne sont pas ouverts, au moment de générer les premières écritures automatiques de GRH ou de facturation de l’année, des messages d’erreur apparaitront dans les modules de générations d’écritures de ces logiciels interdisant cette génération pour cause de droits non définis.

Il n'existe pas de traitement global pour traiter tous les établissements en une seule fois. Il convient de procéder établissement par établissement.

Le programme n'ouvre pas les mois de comptabilité. Il convient d'utiliser le menu "Traitements périodiques" et l'option "Ouverture des mois" pour ouvrir le mois de janvier.

Lettrage

Attention : le fait d'ouvrir le nouvel exercice n'active pas le lettrage sur ce nouvel exercice. Il convient de saisir une écriture sur un compte prévu en lettrage afin de l'activer.