Les Rubriques
Les rubriques sont classées par catégories (sur fond vert clair). Chaque rubrique peut être glissée/déplacée vers une autre catégorie. Sur l'écran récapitulatif, il est indiqué la rubrique, les code rubrique et le compte comptable ou la rubrique de paye. cela permet un contrôle de la codification. Elle est présente également sur l'édition.
Création d'une catégorie
Une catégorie contient un libellé et trois cases à cocher.
- Concerne des rubriques des kilométriques seules des rubriques de remboursement de frais kilométriques seront rangés dans cette catégorie)
- Concerne des rubriques liées à l'utilisation d'un véhicule de service
- Ne plus utiliser : si vous ne souhaitez plus voir cette catégorie; Il sera néanmoins de la faire apparaitre à postériori pour la rendre active de nouveau
Saisie d'une rubrique
Lors de la création d'une rubrique, il est possible de partager celle-ci au niveau associatif en cochant la case correspondante.Ensuite il est nécessaire d'ajouter une référence à 4chiffres. Cela servira de code pour la saisie et la visualisation des saisies de frais professionnels. Le code opération est soit « produit » (saisie d’un nombre) ou « pourcent » (saisie d’un montant dont un certain pourcentage sera remboursé).
Si vous souhaitez suivre cette rubrique en nombre, vous pouvez l’indiquer également en cochant la case correspondante de même si la rubrique est non payée (dans ce cas elle sera aussi par défaut suivi en nombre). Il est également possible de choisir si la rubrique apparaitra dans la zone cumuls du relevé de frais professionnels (en bas de page) en cochant la case « suivi sur l’édition du relevé ».
L’application permet par la suite de saisir le prix ou le pourcentage à proposer lors de la saisie des frais (par défaut 1€ rubrique en produit et 100% en montant).
Enfin selon le type d’interface choisi dans la fiche de la structure il est nécessaire de renseigner le compte comptable de destination (interface comptabilité) ou la rubrique de paye générée (interface paye).
Le choix du type de véhicule est possible pour les rubriques kilométriques (auto, moto ou cyclo) ce qui permet de laisser la codification libre par la suite (lors du transfert les rubriques auto vont dans le code 0300, moto dans le 0320 et cyclo dans le 0340).
Remarque 1 : Une rubrique kilométrique est obligatoirement suivie en nombre. Il est aussi nécessaire d’associer la rubrique à une grille kilométrique (barème).
Remarque 2 : Une rubrique portant la référence 9999 est une rubrique spéciale qui permet de renseigner un commentaire lors de la saisie d’un relevé de frais professionnel. Ce commentaire permet de préciser les motifs d’un déplacement par exemple.