Gestion commerciale

Le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022 prévoit de nouvelles mentions obligatoires à faire figurer sur les factures dans le cadre de la réforme :

le numéro Siren/Siret du client,
l’adresse de livraison si elle est différente de l’adresse de facturation,
le type d’opération : livraison de biens, prestation de services ou opération mixte,
l’option de paiement de la TVA d’après les débits.

La gestion commerciale donne depuis plusieurs années la possibilité de saisir le numéro de SIRET du client mais un retour d'expérience nous démontre que ces informations sont très peu saisi dans les fichiers clients de la gestion commerciale.

Or cette information est obligatoire pour pouvoir transmettre vos factures à l'échéance de la mise en application de la dématérialisation des factures.

Aussi et avant d'entamer les développements pour interfacer directement la gestion commerciale à Yooz, il nous a paru nécessaire de vous donner la possibilité d'alimenter cette information et plusieurs autres qui seront nécessaire à la bonne transmission de vos factures.

1. Fiche client

Dans la fiche client, onglet comptabilité, les informations de dématérialisation ont été revues afin de coller à ce que vous demandera votre plateforme agréée de facturation électronique.

Il est maintenant possible et nécessaire de saisir les informations suivantes

Exclu du référentiel : Cette case est a cocher pour exclure le client de tout référentiel. Il va de soit de que dans ce cas, vous ne pourrez pas facturer ce client via la plateforme.
Type demat : Cette information est à choisir dans une liste. Cette liste regroupe les différents type d'entité facturable. Elle est composée des items suivants :
- Association
- Secteur publique
- Entreprise
- Particulier
- Non applicable (pour les entités non concernées par la facture électronique)
- Service
Numéro de SIRET : Cette information est obligatoire pour toute entité morale de votre fichier client. Nous avons prévu plusieurs facilité décrite plus bas afin de vous permettre de saisir cette information
Numéro de TVA : Cette information n'est pas obligatoire mais fortement conseillé lors d'un envoi de facture avec TVA. Pour les entités non assujetties, vous avez la possibilité de cocher la case "Non assujetti" à la TVA se trouvant juste à côté.
E-mail du référentiel : Vous permet de remplir une adresse email qui sera transmise à votre plateforme dans le cas des particuliers par exemple
Code service et Engagement : Ces zones déjà présentes sont là pour la transmission vers Chorus qui pourra se faire par l'intermédiaire des plateformes agréés.

2. Aide à la saisie

A côté des zones Numéro de SIRET et Numéro de TVA vous avez la possibilité de vous faire aider par le logiciel pour remplir correctement ces informations.

Le logiciel utilise à cette occasion les API du service public mises à disposition par le gouvernement français et l'instance européenne. EIG ne saurait être responsable de la qualité des informations et surtout de la disponibilité très aléatoire de ces API, notamment en ce qui concerne la validation du numéro de TVA.

2.1 Numéro de SIRET

Lorsque vous cliquez sur la bouée, une fenêtre s'ouvre avec les informations nécessaire à l'identification du client (nom, adresse et SIREN). Ce sont des informations copié, vous pouvez donc les ajuster sans que cela touche la fiche client.

Vous avez la possibilité de rechercher par raison sociale, par l'adresse ou par le SIREN si vous l'avez déjà.

une fois cliqué sur le bouton de votre choix, une liste d'entités s'affiche avec pour chacune d'elle un score entre 0 (mauvais) et 100 (Très bon) qui a été évalué sur la pertinence des informations reçues et des informations attendues figurant dans les paramètres de recherche.

La liste s'affiche toujours trié par le score évalué

Plusieurs choix s'offre à vous :

Soit vous valider une entité listé en double cliquant dessus. Dans ce cas, la fenêtre se ferme et les informations Type demat et Numéro de SIRET se reporte sur la fiche du client.
Soit vous cliquez sur un autre critère de recherche afin de parfaire votre sélection

Le bouton Vérification du SIRET vous permet de lancer la recherche mais directement avec le SIRET saisie. La liste des SIRET affiche alors l'entité correspondant au SIRET saisie. Cette sélection ne comporte aucun score puisqu'il n'y a aucune ambiguïté possible sur la structure qui va être listée.

2.2 Numéro de TVA

Contrairement au numéro de SIRET le bouton bouée du numéro de TVA permet de valider un numéro de TVA qui est calculé par rapport au SIREN de l'entité morale. Il faut donc, pour pouvoir cliquer sur ce bouton avoir renseigner au préalable le numéro de SIRET. Le programme calcule alors le numéro de TVA et interroge une API pour savoir si ce numéro de TVA est valide.

3 cas se présente alors :

Le numéro de TVA est valide, il est donc le bon numéro de TVA pour le SIREN du client. Le numéro est donc reporté dans la zone à saisir.
Le numéro de TVA n'est pas valide, ce qui signifie que le client ne possède pas de numéro de TVA et donc qu'il n'est pas assujetti. La case à cocher "Non assujetti" se coche alors et vous pouvez valider la saisie.
L'API est saturé de demande, et c'est malheureusement la majorité des cas. Un message vous informe de la saturation et vous pouvez de nouveau cliquer sur le bouton pour réessayer de valider un numéro de TVA. En cas de multi récidive infructueuse, il est conseillé de retenter plus tard, notamment pendant les heures non travaillées de la journée.

3. Saisie en masse

Afin de vous éviter de revoir un à un tous les clients de votre base client. EIG, vous met à disposition un module qui va permettre une recherche en lot, pour tous les clients de votre établissement ou même de votre association.

Cette recherche vous permet d'alimenter les zones Numéro de SIRET, Numéro de TVA et Type demat nécessaire à la dématerialisation des factures.