Plusieurs versions de budget comptable
Il est possible de créer et de gérer jusqu’à 9 versions du budget comptable en plus du budget actif pour un exercice.
Dans cette documentation le terme budget actif fait toujours référence au budget réel immédiatement affiché dans les écrans budgétaires.
Chaque version de budget est indépendante et n’a aucune interaction avec le budget actif.
La chaine budgétaire est disponible pour chaque version :
Gestion du Budget
Contrôle budgétaire
Budget prévisionnel
Budget prévisionnel pluri-annuel
Contrôle budgétaire comparatif
Traitements regroupés
Afin de sécuriser les valeurs du budget actif un sous-menu spécifique est créé dans menu Budget
Gestion du budget
Dans les écrans concernés la version du Budget est toujours indiquée
Tant qu’une version n’est pas sélectionnée les boutons de gestion du budget sont inactif.
La sélection de la version du budget se fait en cliquant sur le bouton
La liste des versions s’affiche pour effectuer le choix :
Les 9 versions avec leur statut sont affichées.
La validation de la version sélectionnée permet de créer
une nouvelle version si elle n’existe pas.
L’intitulé de la version est modifiable dans cet écran.
Il est possible d’effacer une version existante.
La création d’une nouvelle version se fait par copie du budget actif ou d’une autre version
Le budget pour la version choisie est ensuite affiché
Toutes les actions qui sont réalisées sur les lignes budgétaires sont sauvées uniquement pour cette version.
Attention : les restes à comptabiliser sont communs à toutes les versions du budget.
Le bouton de cette fonction n’est pas proposé en gestion des versions de budget.
Il est possible de modifier le reclassement des comptes pour chaque version sans modifier le reclassement existant dans le plan comptable actif.
Le bouton permet de réaliser des regroupements de plusieurs lignes budgétaires existantes sur une seule en cumulant les valeurs et en modifiant le reclassement associé pour cette version.
Le regroupement se fait par un glisser/coller avec la souris en glissant une ligne sur une autre.
Cette dernière va cumuler les valeurs des deux lignes.
La ligne origine est affichée sous la ligne destination.
Chacune affiche le montant du budget dans la première colonne ; la ligne destination affiche le cumul des deux montants dans la deuxième colonne.
La validation de cet écran va effectuer les modifications dans la base pour la version choisie.
La consultation de la ligne budgétaire détail affiche le reclassement qui a été effectué
Le contrôle budgétaire
Il va être calculé sur la version du budget qui a été choisie fait en cliquant sur le bouton
Les montants du budget de la version choisie sont traités pour les colonnes budgets et les calculs des écarts mensuels et annuels.
Les reclassements budgétaires sont ceux de la version du budget choisie.
Rappel : les restes à comptabiliser sont communs à toutes les versions du budget.
Il est à noter que la consultation du contrôle budgétaire en mode situation pourra également exploiter la gestion des versions de budget existant.
L’icône de sélection des versions ne sera affiché que dans le cas où il existe au moins une version de budget autre que le budget actif.
Le contrôle budgétaire comparatif permet de sélectionner une version de budget pour chaque colonne du profil.
Une fois le contrôle budgétaire (standard ou groupes fonctionnels) du profil sélectionné calculé, en cliquant sur le bouton de consultation du profil la zone de sélection de la version du budget est affichée.
Dans cet écran en cliquant sur l’éclair le contrôle budgétaire est recalculé avec les nouveaux paramètres .
L’entête de colonne affiche la version du budget concernée
Les éditions indiquent également cette information.
En gérant habilement les paramètrages des colonnes et l’affichage des écarts entre celles-ci il est possible de créer un tableau des variations entre les différentes versions.
Le contrôle budgétaire comparatif regroupé fonctionne à l’identique.
Gestion du budget prévisionnel
Il est possible de créer et de gérer jusqu’à 9 versions du budget prévisionnel pour un exercice.
La sélection de la version du budget prévisionnel se fait en cliquant sur le bouton
Le budget prévisionnel sera généré à partir de la version du budget comptable correspondante si elle existe sinon la version active de l’exercice sera utilisée.
La mise à jour du bugdet réel N+1 va créer la version choisie dans cet exercice N+1.
Budget prévisionnel pluri-annuel
La génération d’une hypothèse de budget prévisionnel pluri-annuel peut être effectuée à partir d’une version du budget ou d’une version du budget prévisionnel.
Le bouton affiche un écran qui propose dans deux onglets la liste des versions du budget et celle des versions du budget prévisionnel.
Suite à la sélection de la version, le traitement de génération de l’hypothèse est affiché.
Il rappelle le numéro de version choisie et son type de données budgétaires (Budget ou BP)
Si le type choisi est le BP, la case à cocher
est affichée cochée et ne peut pas être changée
Si le type choisi est le budget, la case à cocher n’est pas affichée.
Le cacul de l’hypothèse est ensuite effectué avec les paramètres de taux saisis en prenant comme source de données la version choisie pour le premier exercice.
La version choisie et son type sont affichés dans le panneau d’informations de l’hypothèse.
Cette information sera affichée au prochain chargement de l’hypothèse.
Il est recommandé d’indiquer dans le libellé l’origine de l’hypothèse pour qu’elle soit identifiable au moment de sa présentation dans les écrans de génération des tableaux EPRD qui l’utilisent.
Les CRP et CRP_PGFP peuvent être initialisés depuis des hypothèses pluri-annuelles. En créant des hypothèses depuis un version du budget ces tableaux EPRD seront initialisés avec les données de la version choisie.
Traitements regroupés
Le contrôle budgétaire et le budget prévisionnel sont disponibles en mode regroupés avec les versions.
Le choix des versions n’est pas limité par l’existence de la version choisie pour toutes les structures du profil choisi.
Les structures qui n’ont pas de budget dans la version choisie seront calculées avec la version active du budget.
Dans l’affichage de la liste des versions, le statut Partiel indique que toutes les structures n’ont pas la version de budget existante.
Le détail du statut de la version par structure du profil est affiché en cliquant sur le nom de la version affiché et souligné dans les écrans.
Option GED sur extrait de compte
Une nouvelle option est proposée dans l’écran de paramétrage des Saisies pour afficher dans l’extrait de compte une icône sur les lignes pour lesquelles existe un document dans la GED des factures dématérialisées.
Si cette case est cochée, la consultation de l’extrait de compte ajoute l’information sur les lignes concernées.
Pour ces lignes le bouton est activé pour accéder depuis cet écran à la GED
Afin d’optimiser ce traitement il est fortement conseillé de ne l’activer qu’à la suite du compactage qui suivra l’installation de la mise à jour.
A défaut le temps d’accès à l’extrait de compte sera sensiblement ralenti.