Codifier un profil de virements fournisseurs*

Introduction

Le logiciel de ComptabilitéComptabilité permet de réglerrégler ses fournisseurs par virements. L'option est situéesituée dans le menu "Gestion Comptabilité"Comptabilité" et, est représentéereprésentée par l'icôneicône .

Lors de la créationcréation du virement, le programme propose d'utiliser un profil. En cliquant sur le carrécarré gris àà droite de la case, le programme propose une liste liste 

Dans le bas de cette liste, figurent 3 boutons permettant de créercréer (la page blanche), modifier (la page avec le crayon) ou supprimer supprimer  (la page blanche avec le X rouge) un profil.

UtilitéUtilité du profil

La codification d'un virement fournisseur est une suite d'écransécrans àà paramétrer.paramétrer. Selon la fréquencefréquence des virements, il peut êtreêtre parfois difficile de se souvenir de la codification précédente.précédente. Autant l'enregistrer et y faire appel quand il faut procéderprocéder aux virements. C'est le principe du profil.

ElémentsEléments de codification

Ecran 1 : identification

• "Code" : il faut attribuer un alias àà la codification. Ce code peut faire jusqu'àà 4 caractèrescaractères alphanumériques.alphanumériques. Une fois le profil enregistré,enregistré, ce code n'est plus modifiable et le profil est attribuéattribué àà tous les utilisateurs des virements fournisseurs. Cette saisie est obligatoire
•   "Type de virement" : SEPA. Ce mode est prépré codifiécodifié par défaut.défaut. Il n'y a pas lieu de le modifier
• "Désignation"Désignation" : àà saisir par l'utilisateur. C'est la désignationdésignation qui s'affiche lors de la sélectionsélection du profil. La saisie peut contenir 60 fois la lettre "W" (le caractèrecaractère le plus large). Cette saisie est obligatoire
• "Commentaires" : saisie facultative. L'utilisateur peut saisir un commentaire qui explique le contenu du virement. Elle peut s'avéreravérer utile en cas de présenceprésence de plusieurs profils de virements différentsdifférents

Ecran 2 : sélectionsélection des comptes

Il est possible de codifier la totalitétotalité des comptes d'un groupe auxiliaire en sélectionnantsélectionnant le groupe :

Une fois, le profil sélectionné,sélectionné, il est possible d'affiner la sélectionsélection en cochant :

• "Choix des comptes"
• Les comptes concernésconcernés
• Et les sélectionnantsélectionnant àà l'aide de la la flècheflèche gauche "<"

  

  La double flècheflèche "<<" permet de sélectionnersélectionner tous les comptes.

•   

    Attention : àà la validation du profil, le choix des comptes est figéfigé. Pour inclure d'autres comptes, il faut modifier le profil et sélectionnersélectionner les nouveaux comptes àà inclure. C'est pourquoi EIG préconisepréconise la sélectionsélection de tout le groupe sans cocher de comptes ; ainsi tous les comptes sont sélectionnéssélectionnés par défaut. défaut. 

Pour la suite de la description, nous décochonsdécochons le choix des comptes.    

Ecran 3 : la sélectionsélection des factures

• "Liste des codes de saisie àà inclure", en sélectionnantsélectionnant le code journal, tous les codes de saisie sont inclus, il est possible d'en désélectionner. désélectionner. 

• Attention, si les achats d'immobilisations sont séparésséparés des autres achats (comme c'est le cas ci-dessus), c'est qu'il existe un groupe auxiliaire dédiédédié aux fournisseurs d'immobilisations qui se centralise sur un compte de classe 4 autre que celui des autres fournisseurs. Il convient alors de créercréer 2 profils et de générergénérer 2 virements distincts.

• Pour rappel, le plan comptable officiel indique 2 comptes de classe 4 différents,différents, la racine 401 pour les fournisseurs et la racine 404 pour les fournisseurs d'immobilisations

  

• "Choix des factures", lors de la créationcréation du virement, ce sont les factures non encore lettréeslettrées qui sont incluses incluses 
  • "Toutes les factures" : pour chaque facture àà régler,régler, la date d'échéanceéchéance est calculéecalculée selon les informations saisies pour pour  le compte de tiers concerné,concerné, cette date est comparéecomparée àà la date de règlementrèglement du virement en cours pour savoir s'il faut faut  ou non l'ajouter àà la liste
  • "Fourchette de dates" : la date de saisie est vérifiéevérifiée par rapport àà la fourchette de date choisie pour savoir si il faut ou ou  non l'ajouter àà la liste

    

    

  • "Mois donné"donné" : Seules les factures dont la date de saisie correspond au mois saisi sont ajoutéesajoutées àà la liste sans contrôle contrôle  de la date d'échéance.échéance.

    

    A noter que l'écritureécriture de 13260,73 euros n'est pas prise en compte car elle a étéété saisie avec un autre code journal que les achats.

  • "ParamétrageParamétrage de la banque" : par défaut,défaut, c'est la section courante qui est proposéeproposée (il est possible d'en changer àà condition que l'interstructure soit décritedécrite dans les constantes), il faut renseigner le code de saisie dédiédédié aux virements fournisseurs. Ce code est àà nouveau demandédemandé lors de la générationgénération du virement pour l'envoi àà la banque. Pour rappel, la créationcréation d'un tel code de saisie est décritedécrite dans la page wiki https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-comptabilite/page/creation-dun-code-de-saisie-virements-fournisseurs-tcr

  • "Mode"  
    • "Lettre" : entraîneentraîne un cumul pour chaque fournisseur de toutes les factures et avoirs répondantrépondant àà la sélectionsélection et la générationgénération d'une seule ligne de virement pour le solde si celui-ci est positif
    • "Tableau" :  les différentesdifférentes factures ne sont pas cumuléescumulées et les avoirs ne sont pas pris en compte
    • "Les deux" : générationgénération d'une ligne de virement par facture ; mais en cas d'avoir, cumul sur un seul virement si si  le solde des factures et des avoirs est positif
• Cliquer sur le bouton "Terminer" pour valider la créationcréation du profil

Le profil est maintenant prêtprêt àà êtreêtre utilisé.utilisé.