Créer une nouvelle section, les incidences en GRH
La création d'une nouvelle section s'effectue par la gestion des associations. Pour que cette section soit exploitable sans anomalie, il existe un certain nombre de containtes à respecter selon les logiciels. Nous allons ici développer celles liées à la GRH et en particulier à la DSN. Car, c'est lors de la génération de la DSN que les anomalies apparaissent.
La Gestion des Associations
Sur l'écran de connexion EIG, une fois le mot de passe saisi et le bouton de connexion activé, les différents programmes disponibles apparaissent. La gestion des associations est représentée par l'icône 
.
En fonction des droits utilisateurs, il n'est pas accessible à tous.
Lors de la création de la nouvelle section, plusieurs champs doivent être renseignés :
La section peut être validée. Il n'y a pas de blocage.
Mais, si des salariés sont affectés à cette nouvelle section, l'adresse, le SIRET et le code APE apparaissent sur les bulletins de paye dans le haut à droite. exemple sur l'autre section du même établissement :
Sur la nouvelle section :
Les informations sont également manquantes dans la DSN de la personne, le SIRET de son lieu de travail n'est pas identifé :
De plus, la nouvelle section est déclarée comme étant une section déclarante. Si c'est vrai, elle doit avoir un SIRET indépendant. Si elle a le même SIRET que l'autre section, elle ne doit pas apparaître à part en DSN. Et la personne doit être déclarée par l'autre section.
Il faut renseigner le plus de données dans la gestion des associations. Ces données sont saisissables dans la codification de l'adresse. Une fois dans la gestion des associations, sur la fiche de la section; cliquer sur le bouton "Changer l'adresse"
A ce niveau, si l'adresse existe déjà, il faut cliquer dessus et valider. Les données sont actualisées dans la fiche de la section.
Si elle n'existe pas, il faut la créer :
Onglet "Adresse"
Le code INSEE est important car il est obligaoire en DSN. Il faut l'associer au taux de cotisation transport (le versement mobilité) mais également dans la description de la section pour la DSN. Pour connaître le code INSEE d'une commune, utiliser son moteur de recherche internet et y renseigner "code insee + nom de la commune". Le résultat apparaît tout de suite.
Onglet "Divers"
Nous renseignons le même SIRET et le même code APE que l'autre section du même établissement.
A ce niveau, c'est dans la codification de la DSN qu'il y a des manques et par conséquent, des anomalies :
C'est, ensuite, au niveau de la GRH, qu'il faut poursuivre les codifications.
La GRH
Les paramètres généraux, les structures
La fiche GRH de la section apparaît comme suit :
La section hérite du nom du directeur de l'établissement. Il est possible de le modifier
La nouvelle section est totalement indépendante
Les liaisons inter-sections
Si la nouvelle section dispose d'un SIRET indépendant, elle va effectuer sa DSN et ses déclarations indépendamment des autres (les lignes 1 et 5 sont correctes) et la comptabilisation de la paye va être dans une comptabilité indépendante du même nom (lignes 2 et 3).
Si elle dispose de son propre compte en banque pour les salaires, la ligne 4 est correcte. Si financièrement, elle est attachée à une autre structure, il faut codifier l'autre structure en ligne 4.
Les valeurs implicites
Il faut renseigner :
- Le taux AT par défaut de la structure. Il doit être présent dans la liste des "Taux des Valeurs" avec le bon code risque AT. La DSN vérifie que le taux AT et le code risque déclarés correspondent bien au SIRET. Si ce n'est pas le cas, la DSN est rejetée
- Le taux de transport par défaut de la structure. Il doit être présent dans la liste des "Taux des Valeurs" avec le bon code INSEE. La DSN vérifie que le taux de transport et le code INSEE déclarés correspondent bien au SIRET. Si ce n'est pas le cas, la DSN est rejetée. Si la structure n'est pas asujettie au versement mobilité, ne rien renseigner
- Le taux de médecine du travail. Il est rare que la cotisation de médecine du travail soit incluse dans la GRH. De plus, de plus en plus de structures ont affaire à des cotisations forfaitaires. Ne rien renseigner et s'adapter en cas de besoin
Les données suivantes sont reprises du niveau établissement, il est possible de les modifier à ce niveau.
Vérifier le contenu des autres onglets. Pour les AER, il est possible de reprendre la codification d'une autre section.
La nouvelle section n'est pas indépendante
Nous avons choisi de traiter notre nouvelle section comme une annexe. Il s'agit donc "simplement" d'une entité budgétaire et comptable.