Les codes journaux et codes de saisies
Dans cette page, Vous allez pouvoir ajouter ; modifier ou supprimer des codes journaux et des codes de saisie.
Les codes journaux sont représentés pas une icône représentant un journal, les codes de saisie sont représentés par la lettre "a".
Les codes de saisie son obligatoirement rattachés à un code journal, il peut y avoir plusieurs codes de saisie dans un même code journal, il n'est pas possible d'avoir deux codes journaux ou deux codes de saisie identiques sur le même établissement.
Les codes journaux
Pour ajouter un code journal cliquer sur la page blanche en bas à gauche, une fenêtre vous invitera à renseigner le code et le libellé de votre code journal.
La partie haute est réservée aux journaux de trésorerie (voir ci-après).
La partie basse vous permettra de paramétrer l'automatisation de la numérotation des pièces, avec les cases
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- Numération automatique (mise en place d'un incrément)
- RAZ mensuelle (Remise à zéro sur chaque mois)
- Racine des numéros de pièces
Dans cette cellule une codification est possible pour obtenir les informations automatiques suivantes :
- $A = Année sur 4 chiffres ex. "2025"
- $B = Année sur 2 chiffres ex. "25"
- $M = Mois sur 2 chiffres ex. pour janvier "01"
- 000 = la suite du numéro de pièce avec un incrément ou non.
Vous pourrez ainsi composer votre numéro de pièce selon votre choix ex. : $A$M-000 vous obtiendrez pour le mois de janvier 2025 => 202501-001 à 202501-999
La case "avec TVA" permettra de renseigner lors de la saisie sur ce code journal les informations codifiées préalablement dans le menu "Codif TVA".
La case à cocher "Pièce de banque" sera utilisée lorsque le code journal est codifié en journal de trésorerie ce qui ajoutera une cellule lors de la saisie pour y renseigner une référence ou un numéro de pièce de banque.
La case à cocher "n° de facture" sera utilisé sur des journaux d'achats et ajoutera une cellule afin de renseigner un n° de facture lors de la saisie. La case "échéance" devient accessible uniquement si la case N° de facture est cochée, elle ajoutera la cellule "échéance" afin de renseigner celle-ci lors de la saisie dans ce code journal.
A noter : si le tiers utiliser lors de votre saisie a été paramétrer en règlement automatique et avec une échéance, celle-ci se calculera automatiquement.
Enfin la case "Affichage dynamique du solde bancaire sur chaque ligne" vous permettra d'avoir une consultation du solde sur chaque ligne lors de la consultation du compte bancaire rattaché à ce code journal.
Particularité d'un journal de type "trésorerie" :
Les journaux de trésorerie (journaux de banques) ont une codification particulière, en effet, si vous cochez la coche journal de trésorerie, il vous faudra rattacher le compte de banque ou de caisse correspondant. Il faut ensuite signifier si vous souhaitez faire des rapprochements bancaires sur ce journal, dans l'affirmative, il sera possible de déterminer si ce rapprochement sera dématérialisé.
Si l'option dématérialisé est mise en place (paramétrage réservé à EIG), Vous aurez la possibilité de Générer les écritures de ce journal de banques à partir des relevés de banque.
La cellule "Radical du fichier" indiquera les premiers caractères de votre fichier d'importation de relevés bancaires.
Les codes de saisie
Il existe 5 types de code de saisie :
- Standard : Représente les codes qui seront disponibles pour la saisie standard des écritures
- Application : Représente les codes qui regroupent les écritures générées par les autres applications EIG
- Fugitif : Code spécifique servant à établir des situations comptable à une date. Les mouvements qui seront saisis dans ces codes journaux n'apparaitront pas dans la comptabilité réelle, mais uniquement dans les états de situation.
- Abonnement : Représente les codes pour les écritures automatiques, écritures de type REDONDANTES. Ces écritures sont générées automatiquement à l'ouverture de chaque mois.
- Permanent : Représente les codes pour les écritures automatiques, écritures de type REDONDANTES. Ces écritures sont générées par l'utilisateur à la date fréquences qu'il souhaite.
Lors de la création d'un code de saisie, il vous sera demandé : le code de saisie ; le libellé de ce code ; ensuite il faudra choisir le type (voir au dessus), et l'un des 5 masques de saisie qui peuvent être :
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- Bordereau standard (permet la saisie au kilomètre, plusieurs écritures sur un même bordereau)
- Pièce (permet la saisie pièce par pièce)
- Pièce type (code de saisie spécifique pour les pièces type)
- Pièce type avec TVA (code de saisie spécifique pour les pièces type avec TVA)
- Remise de traite (code de saisie spécifique pour les remises de traite.
Dans le cas ou vous avez un masque de saisie qui est différent de bordereau, sur la partie droite de la fenêtre vous aurez accès au paramétrage du n° de pièce comme indiqué en haut de cette page.
Sur la page suivante le choix du type d'écritures acceptées vous sera demandé.
La dernière page avant la validation va s'adapter un fonction du choix des masques.
- En bordereau standard vous pourrez définir le nombres de lignes de chaque folio ; la gestion des reports de ces folios et le premier numéro de folio ainsi que le remise à zéro mensuelle de cette numérotation.
- En pièce vous pourrez définir une fourchette de compte pour ce code de saisie avec la possibilité de prendre le débit uniquement ou le crédit uniquement des ces comptes ; ou encore de sélectionner compte par compte ceux qui peuvent être traités dans ce code de saisie.
- En remise de traite