Charges constatées d'avance
La génération des charges constatées d’avance (CCA) s’effectue à partir d’une pièce d’achat existante.
Seules les lignes de comptes de charge avec un montant débiteur sont traitées.
Toutes les lignes de comptes de charge débitrices de la pièce comptable sont candidates pour être traitées.
Il est possible de sélectionner des lignes à exclure du traitement.
Il est nécessaire de définir les dates de début et de fin pour la création des CCA réparties sur les mois suivants, sur un ou plusieurs exercices.
La date de fin doit être supérieure d’un mois au minimum.
La date de début de la CCA peut être supérieure à la date de la pièce d’achat d’origine.
Le code de saisie et le compte CCA de classe 486 à utiliser peuvent être codifiés et sauvegardés.
La charge est immédiatement extournée vers un compte 486 (par ex) dans le code de saisie renseigné, les imputations dans les comptes de charge sont comptabilisées en débitant le 486 et en créditant le compte de charge du montant initial.
Les pièces de répartition pour les mois définis pour la CCA sont immédiatement comptabilisées dans les mois de l’exercice selon le calendrier défini ; elles apparaissent au fur et à mesure de l’ouverture des mois.
Si des CCA sont datées de l’exercice N+1 et que N+1 est ouvert celles-ci sont aussi comptabilisées immédiatement.
Le solde du compte CCA en fin d’exercice est transmis par les à-nouveaux et le calendrier se continu sur le nouvel exercice (comptabilisation des pièces CCA suite à l’ouverture de l’exercice).
La comptabilisation du compte CCA peut se faire sur une autre section ou suivre les inter-sections des comptes de charge.
Génération des Charges Constatées d’Avance
A partir de l’écran de consultation d’une pièce comptable le bouton 
ouvre l’écran de Gestion des CCA
La pièce sélectionnée est affichée ; la partie droite de l’écran permet de définir les paramètres nécessaires à la génération des charges constatées d’avance.
Les zones date de début et date de fin déterminent la fourchette de date d'opération de la CCA.
Cette fourchette de date doit être supérieure à un mois.
Ces zones date sont immédiatement renseignées avec la date comptable de la pièce d’achat sélectionnée.
Les boutons radio ‘Calculer date de fin’ permettent de modifier rapidement la valeur de la date de fin.
Cette date de fin peut aussi être renseignée manuellement.
Le code de saisie est sélectionné dans une liste qui s’ouvre en cliquant sur le bouton … à droite.
Le compte CCA renseigné doit être dans la classe 4 et de préférence sous-classe 48
Les options Comptabilisation CCA permettent de définir comment seront comptabilisées les lignes du compte CCA renseigné.
- Comme la pièce d’origine : le compte sera comptabilisé en une ligne pour chaque pièce (CCA initiale et CCA ‘mensuelles’) dans la section de la pièce d’achat à l’origine du traitement CCA.
- Dans une section unique : le compte sera comptabilisé en une ligne pour chaque pièce (CCA initiale et CCA ‘mensuelles’) dans la section renseignée dans la zone Section CCA.
-
- IS CCA comme les charges : pour chaque section unique de la pièce d’origine qui comptabilise un ou des comptes de charge, une pièce comptable sera générée pour la CCA initiale et les CCA ‘mensuelles’.
Dans ce cas ces pièces ne sont pas générées dans la section de la pièce d’achat à l’origine du traitement CCA mais directement dans les sections concernées.
Il n’y aura donc pas de comptes de liaison entre ces sections ; mais le programme conserve les liens entre toutes les pièces comptables CCA générées et elles ne seront pas accessibles en modification ou suppression en dehors de la fonctionnalité CCA.
Ce mode de comptabilisation a pour conséquence de mouvementer des comptes de classe 4 dans des sections qui sont des sections d’exploitation.