Charges constatées d'avance
La génération des charges constatées d’avance (CCA) s’effectue à partir d’une pièce d’achat existante.
Seules les lignes de comptes de charge avec un montant débiteur sont traitées.
Toutes les lignes de comptes de charge débitrices de la pièce comptable sont candidates pour être traitées.
Il est possible de sélectionner des lignes à exclure du traitement.
Il est nécessaire de définir les dates de début et de fin pour la création des CCA réparties sur les mois suivants, sur un ou plusieurs exercices.
La date de fin doit être supérieure d’un mois au minimum.
La date de début de la CCA peut être supérieure à la date de la pièce d’achat d’origine.
Il est possible saisir une date de début de la CCA antérieure à la date de la facture d'origine tant que cette date est dans le même mois.
Le code de saisie et le compte CCA de classe 486 à utiliser peuvent être codifiés et sauvegardés.
La charge est immédiatement extournée vers un compte 486 (par ex) dans le code de saisie renseigné, les imputations dans les comptes de charge sont comptabilisées en débitant le 486 et en créditant le compte de charge du montant initial.
Les pièces de répartition pour les mois définis pour la CCA sont immédiatement comptabilisées dans les mois de l’exercice selon le calendrier défini ; elles apparaissent au fur et à mesure de l’ouverture des mois.
Si des CCA sont datées de l’exercice N+1 et que N+1 est ouvert celles-ci sont aussi comptabilisées immédiatement.
Le solde du compte CCA en fin d’exercice est transmis par les à-nouveaux et le calendrier se continu sur le nouvel exercice (comptabilisation des pièces CCA suite à l’ouverture de l’exercice).
La comptabilisation du compte CCA peut se faire sur une autre section ou suivre les inter-sections des comptes de charge.
Génération des Charges Constatées d’Avance
A partir de l’écran de consultation d’une pièce comptable le bouton 
ouvre l’écran de Gestion des CCA
La pièce sélectionnée est affichée ; la partie droite de l’écran permet de définir les paramètres nécessaires à la génération des charges constatées d’avance.
Les zones date de début et date de fin déterminent la fourchette de date d'opération de la CCA.
Cette fourchette de date doit être supérieure à un mois.
Ces zones date sont immédiatement renseignées avec la date comptable de la pièce d’achat sélectionnée.
Les boutons radio ‘Calculer date de fin’ permettent de modifier rapidement la valeur de la date de fin.
Cette date de fin peut aussi être renseignée manuellement.
Le code de saisie est sélectionné dans une liste qui s’ouvre en cliquant sur le bouton … à droite.
Le compte CCA renseigné doit être dans la classe 4 et de préférence sous-classe 48
Les options Comptabilisation CCA permettent de définir comment seront comptabilisées les lignes du compte CCA renseigné.
- Comme la pièce d’origine : le compte sera comptabilisé en une ligne pour chaque pièce (CCA initiale et CCA ‘mensuelles’) dans la section de la pièce d’achat à l’origine du traitement CCA.
- Dans une section unique : le compte sera comptabilisé en une ligne pour chaque pièce (CCA initiale et CCA ‘mensuelles’) dans la section renseignée dans la zone Section CCA.
-
- IS CCA comme les charges : pour chaque section unique de la pièce d’origine qui comptabilise un ou des comptes de charge, une pièce comptable sera générée pour la CCA initiale et les CCA ‘mensuelles’.
Dans ce cas ces pièces ne sont pas générées dans la section de la pièce d’achat à l’origine du traitement CCA mais directement dans les sections concernées.
Il n’y aura donc pas de comptes de liaison entre ces sections ; mais le programme conserve les liens entre toutes les pièces comptables CCA générées et elles ne seront pas accessibles en modification ou suppression en dehors de la fonctionnalité CCA.
Ce mode de comptabilisation a pour conséquence de mouvementer des comptes de classe 4 dans des sections qui sont des sections d’exploitation.
Sur l’écran de présentation de la pièce d’achat d’origine la colonne Exclure permet d’indiquer si des lignes avec des comptes de charges ne doivent être pas être traitées par la CCA.
L’exclusion d’une ligne se fait par un double click sur cette ligne.
La colonne Exclure affiche alors le statut Exclue.
Une fois les paramètres renseignés et conformes, le bouton Générer CCA va calculer le calendrier et les montants de répartition sur les mois définis pour la CCA.
Si les calculs de répartition appliqués aux montants initiaux produisent des lignes avec des montants à zéro, le traitement de génération est interrompu.
L’onglet Visualisation affiche ensuite les pièces CCA proposées.
En première position est affichée la pièce CCA initiale (ou les pièces en cas d’option IS détaillée).
Cette pièce est datée comme la pièce d’achat d’origine.
Les comptes de charge débiteurs sont extournés au crédit et le total est comptabilisé au débit du compte CCA renseigné.
Ensuite sont affichées les pièces CCA mensuelles en application du calendrier.
L’exemple suivant a été calculé avec une date de début au 01/01/2023 et une date de fin au 01/03/2024
Si les CCA mensuelles doivent être comptabilisées sur des dates hors exercice et que l’exercice concerné n’est pas ouvert, les pièces affichées ne contiennent pas de valeurs dans la colonne Codes journal/saisie et les lignes du compte CCA renseignées ne sont pas affichées.
La comptabilisation finale est effectuée en cliquant sur le bouton Valider. 
Après comptabilisation des pièces comptables CCA initiales et ‘mensuelles’ le programme effectue une historisation du traitement qui crée un lien entre toutes ces pièces.
Celles-ci ne sont pas accessibles pour modification/suppression standard.
La pièce d’achat d’origine conserve aussi un lien avec le traitement CCA et ne peut être modifiée ou supprimée.
Si la pièce a généré une CCA , dans l’écran de consultation d’une pièce comptable le bouton
ou le bouton 
de modification ouvre l’écran de Gestion des CCA.
Les paramètres qui ont été renseignés lors de la génération de la CCA sont affichés, et le détail des pièces est réaffiché comme lors de la génération.
Sur une CCA en consultation la seule action possible est la suppression de la CCA.
Une fois la CCA supprimée, la pièce d’origine redevient accessible en modification/suppression standard.
Tant que la pièce d’origine est liée à une CCA elle ne peut pas être supprimée.
A partir de l’écran de consultation d’une pièce comptable CCA initiale ou ‘mensuelle’, toute action modification/suppression renvoi un message interdisant ces actions.
Le bouton Imprimer permet l’édition d’un état qui présente les paramètres utilisés pour la génération de la CCA et liste toutes les pièces comptables créées par cette CCA.
Consultation de l’historique des Charges Constatées d’Avance.
Cette consultation est accessible depuis le menu Gestion Comptabilité par l'icône 
La consultation de l’historique des CCA de l’exercice permet d’accéder à une visualisation complète des traitements CCA et au détail de chacune d’elles.
La zone date ‘à partir du’ sert à indiquer une date pour filtrer les CCA à afficher.
Elle est renseignée par défaut à la date de début de l’exercice.
Le bouton ‘Afficher les CCA’ va rechercher les CCA de l’exercice à partir de cette date.
Si une CCA a été générée depuis la section active, toutes les pièces comptables associées à cette CCA sont affichées.
Si une section a reçu des pièces CCA générées depuis une autre section, seules les pièces comptables de la section active pour la CCA sont affichées.
Les CCA de l’exercice sont organisées par nœuds en fonction d’un leur code CCA unique (pour l’établissement et l’exercice) qui a été calculé au moment de la génération de chaque CCA.
La première ligne est celle du compte CCA (48600) de la CCA initiale.
La deuxième affiche le compte de tiers créditeur identifié dans la pièce à l’origine de la CCA
Ces deux lignes ont pour libellé celui du compte de tiers.
Ensuite sont affichées les lignes comptes de charge/section de la CCA initiale
Dans les nœuds suivants les CCA ‘mensuelles’ sont détaillées par dates calculées par le calendrier.
Les lignes qui affichent un icône rouge sont celles qui doivent être comptabilisées dans un autre exercice qui n’est pas encore ouvert.
Si l’exercice N+1 est ouvert un autre icône signale que les pièces ont été comptabilisées sur cet autre exercice
Sur la liste des CCA de l’exercice le bouton 
donne accès à la consultation détaillée de la CCA sélectionnée avec le même écran que depuis la consultation des pièces comptables.
Dans l’écran de consultation de l’historique des CCA, la partie droite affiche les CCA ‘mensuelles’ comptabilisées qui proviennent des exercices précédents.
La colonne Date affiche l’exercice d’origine de la CCA initiale.
Comptabilisation des Charges Constatées d’Avance en attente.
Si la date de fin renseignée pour la génération d’une CCA requiert de créer des pièces comptables dans un exercice suivant qui n’est pas ouvert, ces pièces comptables restent en attente de l’ouverture de cet exercice.
Une fois cet exercice ouvert les pièces CCA en attente peuvent être comptabilisées depuis la consultation de l’historique des CCA avec le bouton 
Cette comptabilisation se fait depuis la section d’origine de la CCA.
Si des pièces comptables sont avec des mouvements inter-section il est obligatoire que les exercices pour tous les établissements concernés aient été ouverts avant d’exécuter ce traitement.