En cours d'écriture - Choisir entre un changement de situation et un avenant

Dans quel cas utiliser l'un ou l'autre ?

Cette question nous est souvent posée. Nous allons essayer d'y répondre du mieux possible.

La première différence est que le changement de situation peut s'effectuer en cours de mois. L'avenant n'est possible qu'au 1er du mois.

Cependant, dans le cas d'un contrat démarrant en fin de mois qui n'est pas pris en compte dans la paye, celle-ci étant terminée, EIG a indiqué qu'il fallait procéder par un changement de situation au dernier jour du mois précédent et créer une nouvelle fiche suite au changement au premier du mois. Pour plus d'information sur cette procédure, il faut se référer à la page wiki ;

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/contrats/page/contrat-demarrant-le-mois-precedent

Pourquoi ne pas simplement modifier la fiche ?

L'obligation de procéder à une évolution enregistrée du statut d'une personne au sein de l'entrerprise est liée à la mise en place de la DSN.

Dans la DSN, l'identité de la personne est déterminée dans le bloc 30 (la fiche personne dans EIG, l'endroit où sont codifiés l'adresse, le numéro de sécurtié sociale, etc.). Le statut de la personne au sein de l'entreprise est déterminé dans le bloc 40 (la fiche contrat dans EIG avec la nature du contrat, la définition de l'horaire, de la grille de convention, du régime de cotisation, etc.)

Les changements de statut doivent être renseignés par des blocs 41 :

Changement de la nature de contrat, CDD devenant CDI
Changement de dispositif de politique publique, personne commençant un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation ou le terminant pour effectuer un autre CDD ou un CDI
Changement de poste, donc de grille de convention ou de coefficient, par conséquent de salaire, voire de profil de cotisations, non cadre passant cadre, apprenti passant au régime général
Changement de durée horaire, temps plein passant temps partiel ou l'inverse, temps partiel changeant d'ETP mais restant temps partiel

Il s'agit des pavés 1, généralités, 3, horaires, 4, éléments de salaire et 8, régime de la fiche contrat. Ils ont une influence sur le salaire et les charges.

Les différents organismes utilisent les informations des blocs 41 pour véfifier la véracité du brut, de la tranche A et réajuster leurs calculs en cours d'année. Si un changement est effectué dans une fiche contrat sans enregistrer l'avant et l'apprès, il n'y a pas de bloc 41 en DSN. Les organismes conservent alors le statut précédent de la personne et peuvent réclamer des ajustements, voire effectuer eux-mêmes une DSN rectificative.

Comparons les 2 méthodes en faisant dans le cas d'un CDD, une entrée en fin du mois précédent (octobre 2024) selon la page wiki EIG précédemment citée et pour une autre personne un avenant au 1er du mois.

L'entrée à la fin du mois précédent et le changement de situation

Une CDD entre à la fin du mois précédent

Conformément à la procédure EIG, il faut effectuer un changement de situation au 31 octobre et créer une nouvelle fiche suite au changement de situation

La nouvelle fiche est créée. La date est automatiquement initialisée au 1er novembre. La fiche d'octobre est numérotée 2.1.0, celle de novembre, 2.2.0.

A partir du mois suivant, la fiche 2.1.0 sera accessible dans les fiches antérieures.

L'avenant

Une persoone à temps partiel fait évoluer son temps de travail au 1er novembre.

La fiche avant les modifications

En enregistrant en tant qu'avenant, le programme nous indique les changements effectués :