Choisir entre un changement de situation et un avenant
Dans quel cas utiliser l'un ou l'autre ?
Cette question nous est souvent posée. Nous allons essayer d'y répondre du mieux possible.
La première différence est que le changement de situation peut s'effectuer en cours de mois. L'avenant n'est possible qu'au 1er du mois.
Cependant, dans le cas d'un contrat démarrant en fin de mois qui n'est pas pris en compte dans la paye, celle-ci étant terminée, EIG a indiqué qu'il fallait procéder par un changement de situation au dernier jour du mois précédent et créer une nouvelle fiche suite au changement au premier du mois. Pour plus d'information sur cette procédure, il faut se référer à la page wiki ;
https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/contrats/page/contrat-demarrant-le-mois-precedent
Pourquoi ne pas simplement modifier la fiche ?
L'obligation de procéder à une évolution enregistrée du statut d'une personne au sein de l'entrerprise est liée à la mise en place de la DSN.
Dans la DSN, l'identité de la personne est déterminée dans le bloc 30 (la fiche personne dans EIG, l'endroit où sont codifiés l'adresse, le numéro de sécurtié sociale, etc.). Le statut de la personne au sein de l'entreprise est déterminé dans le bloc 40 (la fiche contrat dans EIG avec la nature du contrat, la définition de l'horaire, de la grille de convention, du régime de cotisation, etc. Pour faire simple, tout ce qui détermine le salaire.)
Les changements de statut doivent être renseignés par des blocs 41 :
- Changement de la nature de contrat, CDD devenant CDI
- Changement de dispositif de politique publique, personne commençant un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation ou le terminant pour effectuer un autre CDD ou un CDI
- Changement de poste, donc de grille de convention ou de coefficient, par conséquent de salaire, voire de profil de cotisations, non cadre passant cadre, apprenti passant au régime général
- Changement de durée horaire, temps plein passant temps partiel ou l'inverse, temps partiel changeant d'ETP mais restant temps partiel
Il s'agit des pavés 1, généralités, 3, horaires, 4, éléments de salaire et 8, régime de la fiche contrat. Ils ont une influence sur le salaire et les charges.
Les différents organismes utilisent les informations des blocs 41 pour vérifier la véracité du brut, de la tranche A et réajuster leurs calculs en cours d'année. Si un changement est effectué dans une fiche contrat sans enregistrer l'avant et l'après, il n'y a pas de bloc 41 en DSN. Les organismes conservent alors le statut précédent de la personne et peuvent réclamer des ajustements, voire effectuer eux-mêmes une DSN rectificative.
Comparons les 2 méthodes en faisant la même modification avec un changement de situation d'une part et un avenant d'autre part.
Le changement de situation
Une personne à mi-temps augmente son temps de travail au 1er novembre et passe à 0,7 ETP. Nous clôturons la fiche actuelle au 31 octobre pour changement de situation et nous en créons une nouvelle, suite au changement de situation dans laquelle nous modifions les nouvelles données.
La fiche initiale, close
La nouvelle fiche créée suite au changement de situation
La nouvelle fiche est créée. La date de début d'activité est automatiquement initialisée au 1er novembre. La fiche d'octobre est numérotée 1.1.0. Elle est accessible dans les fiches antérieures. La fiche de novembre porte le numéro 1.2.0 ; c'est le 2ème chiffre qui évolue en cas de changement de situation.
La DSN
La personne a bien un bloc 41 indiquant le changement de durée horaire :
L'avenant
Une persoone à temps partiel fait évoluer son temps de travail au 1er novembre.
La fiche avant les modifications
En enregistrant en tant qu'avenant, le programme nous indique les changements effectués :
La fiche après les modifications
L'avenant est référencé, dans le numéro de la fiche par le 3ème chiffre, 1.1.1. L'état initial de la fiche est situé dans le bouton à droite "Liste des avenants". Les différents avenants sont présentés sous forme de fiches contrat. En ouvrant, les + devant chaque pavé, la situation précédente apparaît :
La DSN
La personne a également un bloc 41 indiquant le changement de durée horaire :
Conclusion
La finalité est la même. Déclarer les changements en DSN de sorte que tous les organismes en aient connaissance et en tiennent compte.
Comme vous le constatez, les deux opérations donnent le même résultat. Cependant, le service développement préconise, quand le changement a lieu au 1er du mois, de procéder par un avenant.