La déclaration de la TVA
Cette fonctionnalité se trouve dans le menu Traitements Périodiques.
Le calcul des valeurs nécessaires à l'établissement de la déclaration de la TVA s'effectue au mois.
En entrée du programme l'utilisateur sélectionne à quel mois s'effectue le traitement.
Les pièces comptables des mois précédents qui n'ont pas été prises en compte dans les déclarations des mois antérieurs sont recherchées et intégrées aux montants si elles répondent aux critères définis.
La même recherche sera effectuée sur l'exercice précédent si l'utilisateur coche cette option.
La détermination du montant de TVA à déclarer (à payer ou créditrice) sera calculée sur le solde entre le montant de la TVA Collectée à reverser et le montant de TVA payée Déductible ainsi que de l'éventuel crédit de TVA.
TVA Collectée
Pour la TVA encaissée le traitement recherche les pièces comptables qui contiennent de la TVA encaissée et leur exigibilité au regard de la nature de la facture et de la codification TVA de la section.
Les pièces candidates sont identifiées par recherche des pièces mouvementant des comptes de racine 4457 à l'exclusion des pièces de régularisation TVA et de règlement TVA.
Si la section est codifiée comme TVA sur les Débits, toutes les pièces comptables avec TVA non encore traitées pour le mois et les mois précédents (exercice N-1 compris si nécessaire) sont ajoutées à la liste proposée.
Si la section est codifiée comme TVA sur les Encaissements les pièces comptables avec TVA sont ajoutées à la liste proposée uniquement si elles ont été réglées à la date du traitement.
Pour déterminer si une pièce comptable est réglée, le traitement recherche si la pièce comptable a fait l'objet d'un lettrage par une pièce de type trésorerie.
Il est donc essentiel d'effectuer des lettrages pièce par pièce et non pas en un lot regroupant plusieurs factures différentes et plusieurs règlements.
La déclaration de la TVA nécessite de déterminer la base hors taxe pour chaque taux de TVA faisant l'objet d'un montant déclaré.
La détermination de ces bases HT par taux est le traitement nécessitant le plus d'attention.
Le calcul de la base HT par taux d'une pièce comptable avec TVA sera effectué en fonction de l'origine de la pièce comptable.
Une grande majorité des factures avec TVA peuvent provenir de la facturation commerciale EIG.
Dans ce logiciel il est obligatoire de codifier la comptabilisation des factures en mode détaillée afin de pouvoir identifier pour chaque facture le montant HT.
La génération des écritures comptables de la facturation commerciale EIG indique le taux de TVA concerné dans le libellé de la ligne mouvementant chaque compte de TVA.
Le taux et la base HT pour chaque facture doivent donc être identifiés.
Pour les factures qui contiennent plusieurs lignes de produits dont certaines ne sont pas soumises à la TVA, ou qui concernent plusieurs taux de TVA, le traitement va effectuer une recherche des valeurs correctes.
Si cette recherche ne permet pas de lier de manière certaine les montants TVA à leur base HT, la pièce est ajoutée à la liste des pièces nécessitant une intervention de l'utilisateur.
Les factures saisies dans le logiciel de comptabilité EIG avec utilisation du calcul automatique de la TVA contiennent tous les éléments nécessaires à la détermination du montant de la base HT.
Pour les factures avec TVA ayant une autre origine, le traitement effectue plusieurs types de calculs en fonction de la structure de la pièce; notamment selon le nombre de ligne de TVA et de produits.
Pour ces divers calculs le paramétrage du traitement de la TVA prévoit la possibilité d'indiquer un écart maximum autorisé lors des calculs de détermination des bases HT.
Un autre écart peut être renseigné spécifique pour la facturation commerciale EIG.
- 1 seul compte de TVA avec un Taux renseigné
La base HT doit être la somme des lignes des comptes produits.
Si un éventuel écart ne dépasse pas l'écart maximum autorisé, la pièce est acceptée.
En cas d'écart non autorisé, effectue le le calcul de la TVA pour chaque ligne; si la somme est identique au montant de la TVA de la pièce, celle-ci est acceptée.
Si l'écart persiste et qu'il n'y a que 2 lignes de produits, une des deux lignes est la base HT et l'autre est marquée comme exonérée.
- 1 seul compte de TVA mais pas de Taux renseigné
Tentative de calculer le taux à partir des lignes produits.
Si une seule ligne de produit, ou plusieurs sans lignes exonérée le taux peut être correct.
Le taux calculé est comparé aux taux définis, si il est trouvé la pièce est acceptée.
Si le taux n'est pas trouvé dans cette liste mais qu'il n'y a qu'une seule ligne de produit, il est accepté, ce qui peut donner un taux incohérent. L'utilisateur pourra le modifier ensuite.
- 1 seul compte de TVA sans Taux renseigné mais plusieurs lignes de TVA
Si il y a autant de lignes de produits que de lignes de TVA, effectue les différents appariements possible et la comparaison avec les taux codifiés.
- Plusieurs comptes TVA avec le Taux de renseigné
Recalcule le HT pour chaque compte à partir du montant et du taux.
Somme les HT et comparaison avec la somme des lignes produits de la pièce.
Si un éventuel écart ne dépasse pas l'écart maximum autorisé, la pièce est acceptée.
Si pièce de facturation commerciale EIG qui dépasse l'écart autorisé et que cette pièce contient des lignes de remises, le traitement tolère un écart augmenté.
Si l'écart ne dépasse pas 5 centimes et autant de lignes de produits que de lignes de TVA, effectue les différents appariements possible et comparaison avec les taux codifiés.
Si aucune solution de trouvée, l'utilisateur devra intervenir.
- Plusieurs comptes TVA sans le taux de renseigné
Aucune solution, l'utilisateur devra intervenir.
Pour chaque pièce acceptée, les montants HT et de TVA par comptes de TVA et taux identifiés sont ajoutés aux montants de totalisation de la TVA encaissée au mois sélectionné.
Les montants des lignes de produits exonérées sont aussi totalisés.
Les pièces avec TVA dont la base HT est incorrecte pourront être gérées directement par l'utilisateur.
En fin de traitement un tableau récapitule les valeurs calculées et leurs détails.
Total des Ventes HT (pièces avec ou sans TVA)
Montants des TVA encaissées (débit, crédit, solde)
Montants des TVA réglées (débit, crédit, solde)
Montants de la TVA correcte (taux et base HT corrects pour des pièces réglées)
Total des bases HT des TVA réglées.
Tableau des valeurs par taux de TVA identifiées
Taux, débit, crédit, Solde, base HT
Tableau des pièces exclues par TVA (suite à sélection de l'utilisateur)
Taux, débit, crédit, Solde, base HT
Totalise les valeurs pour les Pièces avec TVA sans taux identifié (base inconnue)
Taux, débit, crédit, Solde, base HT
Montants des ventes exonérées
Pour information les totaux par code de saisie des Pièces traitées sont affichés.
L'utilisateur peut intervenir sur les différents cas.
Un double clique sur une ligne de taux, fait passer en affichage détaillé des pièces qui ont des lignes de TVA pour ce taux.
Cet écran permet de voir le détail des lignes avec le statut réglée et en mode Encaissement le lettrage associé à ce traitement.
Une pièce avec plusieurs taux sera affichée en intégralité dans la liste de chaque taux.
Si mode Débit
Possibilité d'exclure une Pièce
Si mode Encaissement
Affiche dans la colonne Réglée son statut (valeur "oui" si elle est sélectionnée)
Possibilité de forcer une pièce à réglée ou de l'exclure.
Les lignes forcées ont OUI (majuscule) dans la colonne Réglée.
Si nécessaire il est possible d'annuler le traitement de préparation des bases HT pour une Pièce ce qui a pour effet de l'ajouter à la liste des pièces avec "bases inconnues".
Pour effectuer cette annulation il faut double-cliquer sur une ligne TVA de la Pièce et confirmer.
Gestion des bases inconnues
L'utilisateur accède à la liste de ces Pièces en cliquant sur le bouton "Gérer les bases inconnues"
Plusieurs situations peuvent être à l'origine des ces bases inconnues.
- Les taux sont identifiés mais le programme n'a pas pu calculer les bases HT.
Trop de lignes de produits ou montant HT incorrect ou présence de lignes non soumises à TVA.
Un double clique sur une ligne TVA fait passer dans un écran de sélection des lignes produits.
Si il y a plusieurs lignes de TVA, un message indique qu'il faut traiter toutes les TVA.
Il est impossible de valider les saisies si une pièce n'est pas totalement traitée.
L'écran de sélection affiche le compte, le taux et le montant de TVA.
Dans la liste des lignes de produits non encore traitées, l'utilisateur sélectionne celles qui constituent la base HT de cette TVA.
Le solde de la sélection doit être égal au montant de la TVA traitée.
Si le programme détecte un écart inférieur à 5 centimes il demande confirmation à l'utilisateur.
Quand toutes les lignes de TVA ont été corrigées la Pièce est acceptée.
- Aucun taux de TVA n'a pu être calculé
Cas d'une saisie avec un compte TVA sans utiliser la saisie TVA EIG par exemple.
Si il y a au moins un compte de produit l'écran de sélection s'affiche.
L'utilisateur doit renseigner le taux et sélectionner les lignes de produits de la base HT.
Le solde de la sélection doit être égal au montant de la TVA traitée.
Si le programme détecte un écart inférieur à 5 centimes il demande confirmation à l'utilisateur.
Si il reste une ligne de produit quand toutes les lignes de TVA sont correctes, elle est considérée comme une ligne exonérée.
Pour corriger les Pièces mal structurées l'utilisateur peut modifier le montant d'une ligne de produit pour ajuster les bases HT.
Cela ne modifie pas les lignes réelles en comptabilité mais permet de gérer les situations bloquantes.
Tant qu'il reste dans cet écran l'utilisateur peut annuler les saisies et recliquant sur une des lignes de TVA.
Suite à validation la consultation de ces Pièces dans la liste par Taux ajoute des indicateurs "Tx Forcé" sur les lignes TVA sont le taux a été saisi et "Modif." sur les lignes de produits dont le montant a été modifié.
TVA déductible
Pour la TVA déductible le traitement recherche les pièces comptables qui contiennent de la TVA déductible.
Les pièces candidates sont identifiées par recherche des lignes mouvementant des comptes de racine 4456 à l'exclusion des pièces de régularisation TVA et de règlement TVA.
Il n'est pas nécessaire d'identifier la base HT mais il faut distinguer les achats Immos des achats Biens.
L'exigibilité est la date de la facture pour les Biens et peut être la date de règlement pour les Services sauf si choix TVA acquittée sur les débits.
Il est obligatoire de respecter ce schéma comptable suivant :
Dans le cas TVA sur encaissement, la TVA est saisie dans le compte 445800 "TVA déductible sur les encaissements".
Lors du règlement le montant doit être mouvementé entre les comptes 445800 et 4456600.
Donc tous les mouvements non traités sur le 4456600 sont considérés comme à traiter.
Le bouton gérer la liste donne accès à un écran qui présente en détail les pièces comptables sélectionnées et pour chacune d'entre elles le type affecté "Biens ou Immos".
Sur chaque pièce comptable l'utilisateur peut modifier le type affecté.
Une pièce peut également être exclue de la liste pour le traitement en cours.
Comptabilisation de la déclaration de la TVA
Une fois les montants TVA Collectée et TVA Déductible sont correct, l'utilisateur peut effectuer la comptabilisation de la TVA au mois sélectionné.
La préparation des écritures comptables est effectuée en calculant le solde des lignes TVA Collectée et celles des lignes TVA Déductible l'ensemble étant équilibré par le compte TVA à payer ou Crédit de TVA comme indiqué dans les paramètres.
Le montant de ce solde est arrondi à l'euro, l'écart est comptabilisé en charge (658) ou produit (785).
Les pièces sélectionnées et régularisées sont validées par ce traitement, ainsi que la pièce de comptabilisation qui a été générée.