Suivre les différentes étapes du CBS - TCR

Rappel

A partir de juin et jusqu'en octobre, les utilsiateurs établissent le budget prévisionnel de GRH qui est déposé au financeur.

Quand le nouvel exercice de paye est ouvert, la gestion des postes en vigueur au 31 décembre - celle du CBS de l'année échue - est remplacée par la gestion des postes du budget prévisionnel GRH de la nouvelle année. Quand les numéros de postes sont pérennes d'une année sur l'autre, tout va bien. Quand ils ne le sont pas, il faut intervenir, nous verrons un peu plus loin comment procéder.

Les différents modes de génération du budget prévisionnel sont traitée dans la page wiki suivante :

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-grh/page/les-differents-modes-de-generation-du-budget-previsionnel-grh-tcr

1 - Début janvier, générer le CBS

Courant janvier, dès que la DSN de décembre N-1 est envoyée en réel, générer le CBS.

Cette génération consiste à dupliquer le budget prévisionnel déposé au financeur dans les postes du CBS. C'est à partir de cette gestion que la comparaison avec la réalité de la paye est établie et les écarts calculés.

Il ne sert à rien de modifier le budget prévisionnel précédemment établi (sauf à la demande du financeur).

Une fois le CBS généré :

Aller dans le menu "Fichiers de base" du CBS
Sélectionner l'item "Convention"
Repérer la (les) convention(s) utilisées
Faire un double-clic sur la 1ère ligne (celle qui contient le nom de la convention)
Cliquer sur l'onglet "Généralités"
Remplacer la valeur de point budgétaire par la valeur de point active en GRH
Valider
Aller dans le menu "Traitements"
Sélectionner "Calcul du budget" et exécuter le traitement. En effet, lors de la génération, si les données des fiches de postes et le paramétrage sont reprises, le résultat ne l'est pas, il faut le recalculer

Si les numéros de postes sont différents d'une année sur l'autre, dans les fiches contrats, ce sont les postes en vigueur au 31 décembre N-1 qui y sont codifiés. Il faut donc les remplacer par les nouveaux numéros de postes.

Comment procéder ?

A faire avant de calculer les payes
Aller dans le menu "Traitements divers" de la GRH
Sélectionner "Modification des ventilations"
Laisser l'écran codifié tel qu'il est. C'est à dire avec la première partie cochée, "Mise à jour des ventilations des contrats à partir de la gestion des postes actuelle" et l'option "Modifications des ventilations budgétaires (par poste)" cochée
Exécuter le traitement

2 - Début février, calculer le premier CBS de l'année

Une fois que la DSN de janvier est transmise en réel, il faut calculer le premier CBS de l'année :

Aller dans le menu "Traitements" du CBS
Sélectionner "Calcul du CBS"
Sélectionner le mois de janvier
Pour les structures avec Entreprise Adaptée et/ou ESAT, si des budgets prévisionnels sont établis dans le budget prévisionnel, cocher la(les) cases 'Inclure les Travailleurs Handicapés dans le calcul" correspondantes
Décocher la case "Ne générer que la partie réalisée". En effet, si elle reste cochée, les données recalculée du budget ne sont pas intégrées dans le résultat. Pour plus de précisions, se reporter à la page wiki : https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-grh/page/demarrer-son-cbs-de-lannee-tcr
Exécuter le traitement
Consulter et/ou éditer le résultat

3 - En cours d'année, calculer le CBS

Dès que la DSN du mois est envoyée en réel, calculer le CBS à la fin du mois précédent.

Reprendre la procédure décrite en 2. Mais, cocher la case "Ne générer que la partie réalisée". En effet, le budget annuel ayant été mis à jour dans le résultat lors du 1er calcul, il n'a plus besoin de l'y remettre. Le traitement est plus rapide.

4 - En cours d'année, recevoir le budget exécutoire et mettre à jour le budget

Comme il est stipulé dans le point 1, ce sont les postes du CBS qui servent à la comparaison avec la paye. Ce sont donc ces postes qu'il convient de mettre à jour :

Supprimer les mesures nouvelles refusées en supprimant au moins la fiche budgétaire ou le poste à condition qu'il n'ait pas été affecté à une personne en GRH
Faire coïncider le total du budget GRH avec le total du groupe II. Pour cela :
Recalculer le budget, menu "Traitements" du CBS et item "Calcul du budget"
Recalculer le CBS à la fin du mois précédent en décochant la case "Ne générer que la partie réalisée". Ceci permet de mettre les nouveaux chiffres du budget à jour dans le résultat
Comparer le nouveau total du budget avec le total du groupe II et noter l'écart
Créer un poste "Ajustement budgétaire" hors convention avec juste une variable de paye en élément constant. Par exemple, régularisation sur salaire (REG_SAL) et y saisir l'écart. Pour le contenu, plusieurs options possibles :
- Saisir l'écart en janvier. Ainsi, tout au long de l'année, l'écart général diminue
- Saisir l'écart en décembre. Ainsi, l'écart général ne s'applique qu'en fin d'année
- Saisir l'écart en douzièmes. Ainsi, l'écart est proraté tout au long de l'année

5 - En cours d'année, modifier les affectations des réalisés rétroactivement

Si des affectations de personnes en GRH sont incorrectes, elles génèrent un mauvais résultat de réalisé et un mauvais écart. Il convient donc de corriger. La procédure est décrite dans la page wiki https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-grh/page/modifier-les-imputations-budgetaires-de-la-grh