Les différents modes de génération du budget prévisionnel GRH - TCR

La génération d’un budget prévisionnel ou d’un contrôle budgétaire des salaires (CBS) se situe dans le programme GRHBudget, identifié par l'icône  sur l'écran d'accueil (de saisie du mot de passe EIG).

La génération s'effectue dans la gestion des budgets. Elle est accessible par le menu Paramètres Généraux, option Gestion des budgets ou en cliquant sur l’indication en bleu ciel dans le haut à droite (il s’agit d’un lien hypertexte qui pointe sur la même option).

Seules les personnes qui ont accès à l’ensemble des établissements ont accès à ce menu et à cette option.

Cliquer sur le bouton Générer un budget, le premier bouton   à droite du terme Budget. L'écran de paramétrage s'affiche :

• Année du budget : Il s’agit de l’année du budget, qui doit être en phase avec l’année de paye. Il est possible d’avoir une année du budget différente de l’année de paye ce qui permet de créer des budgets différents selon les options envisagées. Par exemple, un budget 2023 de base, un budget 2123 avec une première option et un budget 2223 pour une deuxième option. Sachant qu’à terme, c’est l’option définitive choisie qui devra être en année du budget 2023.
• Année de valorisation : Elle sert de référence pour les calculs, notamment pour les progressions automatiques d’ancienneté. Elle correspond à l'année anticipée. Par exemple 2023.

Pour une même année de valorisation, il est donc possible de créer plusieurs budgets.

Il est important de conserver le lien entre les postes existants entre 2 années budgétaires afin de pouvoir comparer les données en ETP, nombre de points et valorisation entre le budget N et le budget N+1. Ce qui permet d'établir le tableau des effectifs où doit figurer les données N+1 et la variation par rapport à N (Annexe 11 du budget prévisionnel de comptabilité), 

Entête de l'annexe pour les ARS (source classeur officiel)

Entête de l'annexe pour les Conseils Départementaux (source classeur officiel)

Génération à partir d'un budget

Cette option est cochée par défaut. Elle est indisponible en cas de démarrage d'un nouveau client. Il convient de sélectionner le budget origine en cliquant sur le texte en orange indiquant cette option :

Le programme propose alors les budgets prévisionnels précédents (Budget 20NN) ainsi que les CBS précédents (CBS 20NN).

La notion de budget contient le prévisionnel établi l'année précédente pour l'année N déposé au financeur le 31 cotobre de l'année précédente. Une fois déposé, il n'a pas à être modifié sauf à la demande du financeur.

Le budget CBS contient la copie intégrale du budget prévisionnel de l'année correspondante. C'est dans cette partie (le CBS) que les utilisateurs sont sensés mettre à jour les postes exécutoires, retour à la valeur de point réelle, suppression des mesures nouvelles non autorisées, ajustement par rapport au montant accordé au total du groupe 2 des charges (celui des salaires).

Duplication à partir d’un budget précédent

Cela permet de générer le budget N+1 à partir d’une copie du budget N. Seules les anciennetés sont modifiées. Cela permet de présenter exactement le même budget que l’année précédente. Les ajustements du gestionnaire de rubriques que l’on a effectué spécifiquement pour le budget sont conservés.

Duplication à partir d’un CBS précédent

Cette option complète la précédente. Elle offre l’avantage supplémentaire de récupérer le dernier budget autorisé puisque celui-ci est censé être saisi dans le budget du CBS, en revanche elle comporte les mêmes inconvénients. Une autre différence se situe au niveau de la gestion des postes qui est forcément identique à celle de la paye.

Le programme propose également 2 options

• Conserver les éléments de calcul. Il s'agit d'un copier-coller intégral du bugdet précédent ou CBS de l'année courante. Toutes les nouveautés de paye, valeurs générales, rubriques, taux, grilles de convention sont absentes et doivent être créées en cas de besoin.
• Intégrer les éléments de calcul de la paye. Le programme effectue un copier-coller des postes du budget précédent ou du CBS de l'exercicie actuel en intégrant à ce nouveau budget prévisionnel RH les nouveautés de paye (valeurs, rubriques, taux, etc.)

Génération à partir de la paye

Cette option n'est pas cochée par défaut. Comme il est indiqué dans la grille d'écran "Ce mode est à utiliser lors de la génération de votre premier budget.".

A partir des fiches contractuelles

La structure des postes est entièrement refaite par le traitement. Elle ne correspond plus à ce qui peut exister en paye. La numérotation se fait suivant l’ordre de tri des fiches (catégorie de personnel, ordre alphébétique, etc.).

Cette option est à utiliser éventuellement lors de la toute première génération d’un budget et permet la création automatique d’une gestion de postes.

Inconvénient : tous les postes créés sont de type section, il n’y a pas de postes partagés.

A partir des ventilations comptables

Cette option est à utiliser éventuellement lors de la toute première génération d’un budget et permet la création automatique d’une gestion de postes section ou partagés. Utile en cas de démarrage d’un client.

Avantages : les postes créés sont éventuellement partagés (en fonction de la ventilation comptable de chaque contrat).

Inconvénient : il ne peut pas y avoir de relation entre le budget N, le CBS N, et le budget nouvellement créé N+1 car les numéros de postes sont entièrement réaffectés. C’est pourquoi il n’est pas conseillé d’utiliser cette option lorsque l’on a déjà utilisé le budget.

A partir de la gestion des postes actifs.

La structure des postes utilisée en paye est dupliquée dans le budget. La génération de la fiche budgétaire est issue de la fiche contractuelle de la personne associée au poste (le titulaire).

Dans le cadre du démarrage d'un nouveau client et de la première génération de budget, il est nécessaire d'avoir créé l'architecture de postes dans la GRH (Menu Fichiers de base, option Postes).

Le budget N+1 est généré en utilisant la gestion des postes actifs en paye. Pour les clients ayant déjà pratiqué le budget GRH, la même que celle du CBS N, s'il existe, qui lui-même a été généré à partir du budget N.

Avantages : Le gestionnaire de rubriques, les conventions et grilles, les constantes générales, les régimes sont copiés à partir de la paye, et sont donc à jour. Si les postes actifs en paye sont ceux du CBS N, les valorisations N-1 (C'est-à-dire les valorisations ETP, nombre de point et valeur en euros du budget N) sont reprises.

Inconvénients : Les fiches budgétaires sont créées à partir du contrat du salarié affecté au poste. Les postes « enveloppes » (ceux qui n’ont pas de personnes associées) n’ont donc pas de fiche budgétaire, il convient de les ressaisir.

EIG préconise

Choix 1 : de dupliquer le CBS N en intégrant les éléments de calcul de paye

Choix 2 : de partir de la gestion des postes actifs en paye (A condition qu'ils soient à jour).