Démarrer son CBS de l'année - TCR
A chaque ouverture d'exercice, en GRH, un message suggère d'initialiser le Contrôle Budgétaire de Salaires (CBS) de l'année en cours). Ceci est lié au lien de la gestion des postes de la GRH avec celles de la GRHBudget.
En effet, à l'ouverture de la nouvelle année de paye, les postes N-1 sont remplacés par ceux de la nouvelle année. Dans la gestion des postes de la GRH, le message suivant est affiché :
Le budget prévisionnel est celui qui est déposé auprès du financeur en octobre pour les structures qui ne sont pas encore en CPOM. Le financeur répond plusieurs mois après. Son courrier détaille les montants alloués des 3 groupes de charges et de produits. Il fait parfois des commentaires sur les postes demandés en mesure nouvelle. De toute façon, il convient de modifier son budget exécutoire aussi bien en comptabilité qu'en GRHBudget.
Cependant, il faut éviter de modifier le budget déposé.
Le contrôle budgétaire des salaires contient lui aussi une gestion des postes. Cette gestion des postes est identique en tous points à celle du budget prévisionnel. En effet, pour générer le CBS, il convient de sélectionner le budget prévisionnel de l'année et de cliquer sur génée le CBS. Le programme duplique la totalité des données du budget.
C'est à partir de la gestion des postes du CBS que les écarts sont calculés entre le budget et le réalisé. C'est cette même gestion de postes qui est utilisée l'année suivante pour préparer le compte administratif. C'est donc cette gestion qui devient prépondérante en GRH.
Générer le CBS
La génération du CBS se situe dans la gestion des budgets des Paramètres Généraux de la GRHBudget.
Il faut sélectionner le budget dont il faut générer le CBS puis cliquer sur le bouton générer le CBS.
Le programme commence par dupliquer le budget 2023. Cette opération est assez longue. Pendant ce temps, l'écran est indisponible pour travailler sur le budget. A la fin de la génération, le CBS est chargé automatiquement.
Quand le CBS est généré, le message de la gestion des postes de la GRH est modifié.
Ce qui signifie que toute opération faite sur un poste en GRH est reportée dans le poste du CBS et vice versa.
La génération du CBS ne suffit pas. En effet, si les données sont toutes reprises, la valorisation ne l'est pas.
Si cette opération n'est pas effectuée, après le calcul du CBS, l'édition donnerait le résultat suivant :
La ligne budget n'est pas alimentée.
Il est donc nécessaire de calculer tout le budget dans la partie CBS. Mais, avant de procéder à cette opération, il faut ajuster la valeur de point de la convention (des conventions pour les structures pluriconventionnelles) à la valeur de point réelle.
Exemple pour la convention 66
En laissant 3,95, le budget serait valorisé à cette valeur et le total du brut ne correspondrait pas au compte ajusté en comptabilité. pour correspondre au total du groupe 2 des charges validée par le financeur. En renseignant la valeur réelle, 3,93 (septembre 2023), le total brut est plus proche du total groupe 2.
Il est alors possible de calculer le budget.
Une fois le budget calculé, il faut calculer le CBS.
Calcul du CBS
Le calcul se situe dans le menu Traitements, partie CBS. Ces boutons sont grisés lorsque le client travaille sur le budget prévisionnel. Lors du 1er calcul de l'année, il faut faire attention à bien décocher la case 'Ne générer que la partie réalisée'. Si elle reste cochée, le traitement du CBS donnera comme résultat à l'édition l'exemple présenté plus haut.
Cette case permet d'alimenter les lignes B (budget) du CBS avec les chiffres du budget précédemment calculé. Si cette case est cochée, le programme ne traite que la partie réalisée (lignes R) à partir de l'historique de la GRH.
Pour les calculs suivants du CBS, la case peut restée cochée. En effet, le budget est calculé pour l'année. Le premier calcul du CBS à mis les chiffres à jour dans le résultat. Il n'y a donc plus besoin de le refaire. Cela permet de gagner du temps dans le tratement.
En revanche, si des modifications sont effectués dans les postes, et que ces modifications entrainent une modification du brut ou de la répartition budgétaire, lors du 1er calcul suivant ces modifications, il faut recalculer le CBS en prenant soin de décocher la case de façon à ce que les nouveaux chiffres soient pris en compte dans le résultat.
Attention : pour que le budget soit apparent dans le CBS, le calcul du CBS doit se faire pour l'ensemble de la structure. La sélection d'une personne ne fonctionne pas dans ce cas comme il est précisé dans le bouton.
Récapitulatif des opérations à l'initialisation du CBS
- Générer le CBS
- Mettre à jour la (les) valeur(s) de point budgétaire(s)
- Calculer tout le budget
- Editer tout le budget mais seulement l'édition 1A évaluation du nombre de points afin d'alimenter les zones de valorisation N des postes
- Calculer le CBS en décochant la case 'Ne calculer que la partie réalisée'
